高校科研档案

高校科研档案（精选十篇）

高校科研档案 篇1

一、加强档案业务理论学习, 创新档案工作思路

档案信息化建设是档案工作发展的必然趋势, 是实现和拓宽档案馆功能的重要途径。国家档案局局长杨冬权在《档案部门怎样进一步贯彻以人为本, 建立两个体系》的工作报告中指出:“档案工作要进一步转变工作观念, 要创新工作手段, 改进服务形式。”这一要求落实到高校档案工作之中就是要实现跨越式发展和档案管理工作创新, 变革传统档案管理模式, 逐步实行现有馆藏数字化, 为建立信息化档案馆夯实基础。我国南方一些高校的档案信息化工作起步较早, 其推进深度和广度都优于北方高校, 形成了明显的南北不平衡状况。造成这一现状的原因是多方面的, 但观念上的差异应该是主要原因。我们应从深化档案信息化的高度, 重新审视档案馆传统的工作性质和任务, 不断强化服务意识, 创新高校档案馆的服务机制和服务方式。高校档案部门要适应信息革命带来的档案管理的巨大变革, 必须更新观念、开拓创新、顺应变革、推动变革。要确立与社会进步和学校发展需要相适应的档案工作观念, 树立服务学校的大局观、改革开放的发展观、面向社会的效益观, 学习和运用现代信息技术、网络技术, 管理和开发档案信息资源, 为学校教学、科研和管理服务, 真正实现档案馆的决策咨询、宣传教育、技术服务、信息传播、考证利用、学术交流等服务功能。

二、加强档案信息资源建设, 实现档案资源整合

档案信息资源建设作为档案信息化建设的核心, 就是要整合历史资源, 传递文化信息, 最大限度地发挥档案的历史价值。档案信息资源建设的目标就是使高校档案馆拥有较为完整的“特色明显、内容丰富、高度整合、充分共享”的档案信息资源库。高校档案部门只有在档案信息资源建设上下工夫, 在人员调配、设备配置和财力投入上给予保证, 才能实现档案资源最大限度地利用和共享。目前, 高校档案部门档案资源建设的主要任务:一是完成馆藏档案目录的计算机录入, 由案卷级向文件级过渡, 建立和完善计算机检索体系, 实现馆藏档案全部机检。二是有计划、分步骤地对馆藏档案进行数字化加工和处理, 逐步推进全文数据库和多媒体数据库建设, 实现档案全文信息查询。三是规范电子文件的归档工作, 加强对电子文件收集、整理、归档等工作的监督指导, 确保各部门产生的有价值的电子文件完整和及时归档。四是积极创造条件, 建立校园内的现行文件目录中心。

三、加强档案法制建设, 增强依法治档的力度和深度

高校档案信息化建设, 对高校工作产生划时代的影响, 对传统的思维方式和管理模式产生革命性冲击, 管理体制、管理手段、管理制度和法律保障都要进行变革、修改、健全和完善。为了防止科研管理工作与科研档案工作相脱节, 档案部门应及时地将档案管理方面的具体政策融入到科研部门制定的新的规章制度中, 保证高校科研档案的准确、完整、系统。

四、加强动态科研档案管理模式的建立, 推进高校档案信息化建设

一是档案部门要加强科研成果转化阶段形成材料的补充。在原有的科研档案管理基础上, 档案部门要注意收集科研成果开发推广阶段形成的材料, 主动与科研部门、课题组、科研开发部门联系, 参与到科研产业部门的工作中, 主动向科研开发部门提供有价值的档案, 使高校科研档案管理工作在动态的模式下运行并开展。二是运用数字化的服务方式加强高校科研档案管理工作。现代社会, 高校科研工作对档案管理工作数字化、网络化的要求不断加强, 对管理人员的要求也相应提高。档案管理人员应树立超前服务意识, 尽快使高校科研档案管理从经验管理向科学管理转变, 加强计算机、信息、网络等知识和技术的普及, 注重电子档案接收、保管等方法和技术的学习;利用互联网、多媒体技术拓展档案工作空间, 提高工作效率;利用校园网实现档案资源的共享, 更好地为学校发展服务。

五、加强档案专业人才, 全面提高档案工作者素质

高校科研档案内涵及规范化管理论文 篇2

关键词：高校;科研档案;规范化

1高校科研档案管理工作的内涵及作用

高校科研档案管理是指高等学校在科学技术研究过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源。它真实地记述了科研、生产活动的过程和成果及有关科研人员的科技思想、方法和经验，具有原始记录的基本属性，同时具有法律凭证、促进交流、提供资源再开发利用物质基础等作用。

2高校科研档案管理的归档范围

对于高校科研档案管理必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。目前，根据《科学技术研究档案管理暂行规定(1987)》高校科研档案管理包括五个阶段，即科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用。

2.1科研准备阶段

许多档案工作者会忽略此阶段的档案收集，往往此阶段的资料又存在一些重要信息。如:项目申报通知，项目申报书(含经费预算)、项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

2.2研究实验阶段

各种载体的重要原始记录(各类录音或录像资料、照片，电子或纸质笔记等)，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，同时，应注意收集项目的年度进展报告。

2.3总结鉴定验收阶段

工作总结，科研报告，科研成果(专利、论文、专著)，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料、验收材料的整套文件。

2.4成果和奖励申报阶段

成果和奖励申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2.5推广应用阶段

高校科研档案管理的现实思考 篇3

1 高校科研档案的作用及意义

开展科学研究是高校的三大职能之一，作为真实记录科研活动过程的科研档案，对高校开展科研管理具有重要作用和意义。

首先，科研档案是开展科学研究的基础与前提。高校科研档案是记录科研人员研究成果与历史史实的原始资料，是最可靠的情报源和信息源。任何科技进步均是在前人研究成果基础之上进行的继承和借鉴，高校搞科研亦是如此，通过科研档案了解过去和同期国内外对某课题的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是高校科研工作的重要基础。

其次，科研档案是提高教学质量的重要保证。培养德才兼备并适应社会发展需要的专门性人才是高校的重要任务，作为教师，不仅自身要及时掌握了解所教专业的最新前沿动向，还要不断更新教材，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验充实到教科书中，传授给学生，从而提高教学质量。

最后，科研档案是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要条件和依据。高校科研档案记录了高校教师、科研部门在科研实践和管理过程中，形成的各类具有保存价值的原始文字、图表及声像材料。一所高校科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。同时，科研档案也是科研人员辛勤劳动的结晶，为教师及科研人员的职称评定、考核、奖励起到了真凭实据的作用。

2 高校科研档案管理中存在的问题

2.1 制度不健全，权责划分不清，造成档案收集不齐全。《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出，科研档案是科研管理的重要组成部分，必须在单位科研管理工作中予以体现。然而，现实中，似乎只要沾上“档案”二字，工作就应划归档案部门。虽然，档案部门按照相关规定制定了科研档案管理办法，但缺少科研管理部门的配合约束，使得科研档案从开始便出现断链。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”，不仅对档案材料中出现的问题，不能做出解释，无形中，还增加了归档工作的返工率，并且，长期的传统粗放做法使得他们认为，档案材料的鉴定、整理均是档案人员的事情，只要将材料送达即可，给档案部门增加了很大工作量。档案部门与科研管理部门是平级职能部门，缺少必要的沟通，“隔行”造成了档案人员对科研项目管理及内容的认识不足，许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。

2.2 科研档案分类不适应新情况，档案整理不规范。随着高校科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。首先，体现在科研档案的分类上。过去，在计划经济体制下，科研项目种类少，来源相对单一，分类简单，归档范围不明确，除了科研管理综合类（KY11）外，即按科研项目（KY12）进行组卷。随着时间的推移，相继出现诸多科研类材料，如横向科研项目、科技奖励成果、学生科研项目、学术会议、行业标准、国家标准、学术论文著作，等等，没有明确可归入的类别，便鱼龙混杂归入一类。其次，体现在科研材料的整理不规范。因为前期的分类不明确，给科研档案材料的整理带来一定麻烦，如奖励证书、专利证书、各类标准、学术著作等是按卷整理还是按件整理？大小不一、材质不同如何装盒？

2.3 科研档案查询服务不灵活，资源利用匮乏。长期以来，科研档案的利用一直较为谨慎，主要是因为牵扯到保密和个人知识产权问题。作为科研项目，它的价值不仅是一个发明、创新，还可以创造经济效益。档案部门在管理科研档案时不愿承担责任，而将审批权全部推向科研管理部门。有时，科研管理部门一时没人，而利用者又急用，使个人查询极为不便。

正是因为科研档案的敏感问题，档案部门没有建立开放科研档案目录，从而造成科研档案信息资源长期被压制在档案馆内，而不能很好地发挥作用。

2.4 上级指导部门没有针对性地对科研档案进行专项检查。虽然，每年，上级档案部门组织了各项检查，但很少有针对高校档案内容的专项检查，尤其是高校科研类档案检查从未触及。通过对科研档案的检查，可以促进科研档案管理工作，及时发现问题、解决问题，并引起学校领导对科研档案工作的进一步重视。

3 解决对策

3.1 建立新的科研档案管理体制，完善科研管理网络，做到分工明确，责任到人。第一，为了利于科研档案的科学化管理，应从管理体制上进行改革，科研管理部门应为科研档案的主要负责部门，档案部门为辅助管理部门，即具体操作上，由科研管理部门利用行政管理职能完成科研材料的归档，档案部门则主要行使档案业务的指导、监督、检查和保管、利用工作。

第二，科研管理部门要与档案管理部门进行深入沟通，建立一套规范、可操作性强的科研档案管理制度，明确分工和职责，共同做好科研档案的各项管理工作。第三，通过全校各部门设立的科研秘书，形成科研档案管理网络。对科研秘书的职责中，要强调做好本部门科研档案的归档检查工作，同时，档案部门要定期对科研秘书进行档案业务培训和指导。第四，建立科研档案的收集行政制约制度。通过科研管理部门、人事部门与档案管理部门的联合，在涉及教职工切身利益的相关环节进行行政制度约束，进一步确保科研档案的收集齐全。如教职工的职称评定材料由档案部门审核盖章，年底科研工作量的报送材料由档案部门进行审核验收，凡未在档案目录登记之列的，均可将材料收集归档。同时，为了保证课题项目的每个环节材料齐全，可由科研部门按比例抽取课题科研经费作为档案材料归档保证金。

3.2 建立科学的分类标准，细划归档范围，规范操作流程，严把档案整理标准。科学研究类档案在我国没有统一的分类标准，作为高等院校的科研档案分类，主要是参照《高校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理规范》两个规定，但其也只是对高校科研档案的分类作了一个泛泛的基本要求。

为了适应现实科研发展的需要，如想较全面地收集齐全各类科研档案材料，必须对原来的科研档案分类进行细划，如“KY12”为纵向科研项目，“KY13”为横向科研项目，“KY14”为奖励证书，“KY15”为论文、论著，“KY16”为专利证书，“KY17”为学生科研项目等，根据需要，可再分三级目录。归档范围上，可针对学校产生的科研项目种类，按类别划分归档范围，使立卷人能更好地把握归档内容，确保档案材料的齐全。整理上，在参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案管理规范》的基础之上，可采取卷件结合的整理方式，科研课题项目以卷整理，科研管理类文件材料以件整理，奖励证书参照实物档案管理，按件保管；专利证书、行业标准、学术论著等按件整理保管。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度，后期的成果、获奖材料按相应年度划入相关类目下。

做好归档流程的设计和规范化工作很必要，科研管理部门为科研档案的主要归档单位，而各课题项目组为具体立卷人，只有设计一套具体可行的归档流程，既保证归档管理工作的规范化，又通过实现科研管理行政职能的约束力，确保档案材料的收集完整。

3.3 建立科学系统的科研档案信息数据库。为适应现代信息化管理的需要，无论是科研管理部门还是档案管理部门，科研档案电子信息资源对其而言都十分重要。二者可以通过信息对接处理，完善科研档案数据库，实现双赢作用。

科研管理部门利用科研管理软件在行使工作职能的过程中，建立了大量的科研管理档案数据库，通过与档案管理部门的管理系统对接，一方面，实现了科研管理中的电子文件信息的归档，并完成了科研项目的网络归档工作。档案管理部门则通过对纸质科研档案的扫描录入处理，建立馆藏科研档案资源信息数据库，与前期科研管理部门的信息数据通过二合一对接，形成一个大科研档案数据库，从而保证了科研档案数字化信息的完整性。大信息库的建立，方便了科研管理部门的工作，从而实现互惠互利的良好效果。

3.4 确保科研档案安全的情况下，提高科研档案的服务利用方式。《高等学校档案部门业务建设规范》11.3中指出：“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。”该条也应适用于科研档案。可以组织相关人员对学校馆藏科研档案进行认真鉴定，建立开放科研档案目录，以方便更多的人来使用查询科研档案。

因科研档案的自身特殊性，科研档案的查借阅上要求较为严格，可根据实际情况，对科研档案查询利用审批的权限上进行详细划分，分等级进行。如本校教职工查询翻阅已开放科研档案，档案馆人员即有权限办理；如需查阅复印没有密级的一般未公开档案材料，可与课题负责人联系，征得同意后办理。作为科研档案一般是不应外借的，如特别需要，则需经科技部门领导审批。同时，为方便利用者查询，在服务方式上，可采用较为先进的电子信息审批方式，通过网络、电话或短信等形式，实现审批权，免去查询利用者的来回奔波。

（作者单位：河南工业大学档案馆 来稿日期：2011-11-22）

浅析高校科研档案的管理 篇4

科研档案是高校档案的有机组成部分, 其规模和质量是一个高校研究水平的重要体现, 也是高校科研实力的具体体现。在新时期科研事业快速发展的背景下, 对高校科研档案的管理是科研工作得以发展的关键, 加强对高校科研档案的管理, 能推动高校科研工作的发展, 提高高校的科研实力。

一、高校科研档案管理的重要意义

高校的科研档案管理对高校的科研工作具有非常重要的意义。首先, 高校科研档案是高校开展科学研究的重要基础。我国的高校科研档案记录了高校科研人员对科学技术研究成果的原始资料及研究过程, 是比较客观的情报资源。现阶段多有的科研工作都要依靠大量的科研资料进行, 高校的科研档案对科研工作具有很大的促进作用, 能实现科研工作的创新与发展, 是科研工作顺利开展的重要保障。

其次, 高校的科研档案是高校教学质量得以提升的重要保证。高校的人物是培养具有高素质的人才, 作为培养高素质人才的教师, 必须具备一定的科研能力, 教师通过阅读和学习大量的科研档案资料, 获得自身专业领域的发展, 才能更好的将科研成果运用到教学中, 为国家培养出高素质的人才。

最后, 高校的科研档案是记录高校科研工作开展情况的重要凭证[2]。高校的科研档案客观真实的记录了高校从事科研工作的情况, 使高校的科研工作具有清晰的脉络, 对其进行科学的管理, 有助于高校科研事业的进一步发展。

二、现阶段高校科研档案管理工作中存在的问题

对高校科研档案进行有效的管理能促进高校科研工作的发展, 但在其管理的过程中始终存在一些问题, 制约着科研工作的发展。

(一) 科研档案的收集不及时、不完整

高校科研档案管理的工作人员缺乏对科研档案的认识, 在具体的工作中不重视科研档案的管理, 日常的档案资料积累工作往往形式大于内容, 认为科研档案的管理是学校档案部门的工作, 与自己没有太大的关系, 导致高校的许多科研档案流失或出现残缺, 阻碍了科研工作的开展。

(二) 从事高校科研工作的人员缺乏档案意识

由于个人的原因, 一些科研工作人员忽略科研档案的公共性和完整性, 将科研档案自己保管, 在科研工作结束后不愿将档案上交给管理部门, 导致科研资料的共享困难, 部分的珍贵的科研资料不能及时的进入数据库被保存下来, 影响了高校科研档案的完整性和公共性[3]。

科研人员档案意识的缺乏阻碍了高校科研工作的长期稳定的开展, 不利于高校科研工作的开展。

(三) 缺乏对高校科研档案管理的宣传

部分高校档案管理部门缺乏对科研档案管理部门的培训, 不能开展针对性较强的学术报告, 对科研档案管理人员进行有效的档案管理知识普及, 导致高校的科研档案管理人员的专业知识不清, 工作意识不强, 缺乏有效管理科研档案的能力。其对应及时归档的科研档案并不清楚, 造成科研档案出现严重的不完整现象。

三、加强高校科研档案管理的有效策略

针对高校科研档案管理工作中存在的问题, 积极探究加强高校科研档案管理的策略, 促进高校科研工作的顺利开展, 保证高校各项工作的正常进行。

(一) 建立健全高校科研档案管理机制

高校科研档案是高校进行科研工作的客观反映, 是在课题、研究成果以及专业深造上的综合成果的反映。在具体的管理工作中, 基于高校科研档案专业性、整体性以及时期性的特点, 建立完善的科研档案管理机制, 制定有效的管理制度, 引导科研人员按照规章制度使用和存放科研档案, 避免档案的流失或残缺[4]。提高管理人员的责任意识, 缺失做好科研档案的管理工作。

(二) 调整并控制科研档案额完整性和系统性

在高校科研工作的运行下, 一些科研项目增加了研究时间, 并且不断有新的研究人员的加入, 这样的情况对科研材料的完整性和系统性产生了极大的影响。因此, 及时调整并控制科研档案的管理工作, 运用不同的方法对档案资料进行实时的管理, 保证科研档案的完整性和系统性, 促进高校科研工作的发展。

(三) 切实做好科研档案的保密工作

一些高校的科研工作会涉及到国家机密性的研究课题, 需要高校在档案管理的过程中严守机密, 将此类科研成果的档案进行特殊的保护, 及时存放并采取一定的加密措施。档案管理人员要加强防范工作, 对电子版或纸质版的资料进行实时有效的管理, 确保其机密性。

结语

在长期的高校科研档案管理中, 认识科研档案对高校科研工作的重要性, 明确现阶段高校科研档案管理中存在的问题, 探究加强高校科研档案管理工作的有效策略, 促进我国高校科研工作的稳定健康发展。

参考文献

[1]邹洁.浅谈高校科研档案的管理与保护[J].黑龙江史志, 2014, (11) :136-136.

[2]闫莉书.浅谈高校科研档案的管理[J].科技信息, 2012, (3) :342.

[3]黄方今.浅析加强我国高校科研档案的管理途径研究[J].科教导刊, 2012, (25) :165-165, 167.

科研档案管理暂行办法 篇5

为使学院科研工作稳步、快速、有序地发展，规范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研资源，进一步形成学院以教学为中心，教学、科研相互促进的良好机制，特制定如下暂行办法。

一、建档的主要目的（一）科研成果建档是高校档案工作的重要组成部分，是实施产、学、研三结合的重要工作内容。对科研档案进行规范化管理是提高教学科研整体水平、完善科研管理工作的必要条件。

（二）分时段、分类别、系统收集我院教职员工科研成果，并进行统计分析，为学院及上级领导机关准确、有效地提供相关信息作好基础工作。

（三）对科研成果的全面收集、系统整理、归档保存、建立调档、提档、保密等管理条例，是有效、充分利用科研资源，实施科研成果转化的有力措施。

二、科研档案管理原则

（一）我院科研档案实施院、分院二级建档，由科研处统一管理。

（二）凡分院（部）建档的材料均需上报一份给科研处。科研处负责全院科研档案的收集、整理、分析。各分院（部）负责本分院（部）的科研成果建档管理工作。

（三）科研成果以保存原始材料为主，至少应有成果的复印件。

（四）应尽量分时间、分类别、分对象按照本单位的特点设立建档项目，做到完整不漏，分类清晰、简明易查。

（五）考虑到档案的变化情况，要实行静、动结合的档案管理模式，年内要动态地不断修改充实原有档案，年终都要综合整理核查一次后归档静态保存，任何修改都要履行严格审批手续后方可进行。

（六）科研档案管理应遵循保密原则。凡属保密的科研成果必须履行严格的审批手续方可调阅或借阅，原则上禁止外借。

三、科研档案归档范围

凡具有指导性、理论性、学术性、技术性、应用性、科普性、检索性的文、理、工、艺等领域的文章、论文、有学术价值的自编教材和实验报告、专利及教学科研成果的系统资料均属重点归档范围，具体作如下分类：

（一）科研文书档案

1．上级机关有关科研工作文件、通知。

2．本院（分院、部）科研管理条例、制度、办法。

3．本院（分院、部）科研工作文件、工作计划、总结。

4．本院（分院、部）科研成果的统计分析资料。

5．科研项目的申请及批复。

6．科研成果的评审结果和获奖情况登记。

7．科研学术活动审批存单。

8．科研项目、学术活动、财务核算清单。

9．本校教职员工在各类学术组织任职情况。

（二）科研信息档案

1．国内外相关专业的科研动态。

2．国内外高校管理及教育研究动态。

3．高等职业教育专业设置、课程改革、学科建设、产学研结合动态。

4．全国职业本科院校系列学术交流活动动态。

（三）科研成果档案

1．有一定学术价值的自编教材、实验指导教材和实验报告的原稿或印制品。

2．已出版的著、译作或主要部分的复印件。

3．国内外各类报刊上发表的论文、文章的复印件（包括刊物封面、目录、英文目录、正文、英文摘要、封底）。

4．在省级以上各类学术会议上发表的论文复印件。

5．获省级奖励多媒体课件。

6．各类相关科研的省市级以上的奖励证书奖品原件或复制品、照片

7．专利证书、编文证书复印件。

8．科研成果转让协定书复印件、成果利用或推广的使用资料。

四、归档要求和程序

（一）归档材料由个人或项目组负责人收集提供，材料必须真实可靠，最好提供原始资料。

（二）归档资料纸质要优良，字迹要清晰，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，纸张规格统一为16开（或A4）书写纸。

（三）归档材料必须一年进行一次系统整理，按卷、册、袋、盒组成保管单元系列，并贴上封面标识，由有关人员撰写好归档序言或归档说明。

（四）一般成果归档一份，重要的使用频繁的归档两份。

（五）学院科研归档材料由科研处第一负责人审核后归档；分院（部）科研材料由分院（部）主任审核后归档。

（六）档案要妥善保管，防止泄密和遗失。

五、档案管理与交接

（一）档案不仅仅是为了保存，更重要的是为了利用，要充分发挥科研档案的应用功能，档案工作者应尽量满足、方便利用者的需要。

（二）档案主要为校内教师和职工服务，一般不对外。

（三）调档或借阅要经过主管部门领导批准后办理调档或借阅手续，并在规定时间内迅速退还，不得拖延。

（四）不论何种原因造成泄密、遗失事实，要追究有关人员责任并给予必要处理。

（五）院、分院（部）两级要指派行政领导和具体工作人员负责档案管理工作。主管领导或工作人员变动时，必须履行交接手续，并将交接双方签字的交接手续存档备查。

民办高校科研档案管理的思考 篇6

1 民办高校科研档案管理现状

1.1 制度不健全：国家对于民办高校开展科研活动不重视，主要体现在申报省部级以上课题方面有种种限制，与公办学校相比，民办高校教师申请省部级、国家级等课题处于劣势。因为职称的限制，青年教师根本就没有申报资格，只能依附于从高校退居二线的老教师，不能充分发挥自己的科研潜能。民办高校的教师中级职称以上的很少，科研队伍不健全。

1.2 科研兴趣淡薄，缺少积极性。为了做好教学工作，完成教学任务，教师基本无暇顾及科研，更谈不上开展科研。虽然一些教师意识到科研的重要性，但不知从何入手，或是由于科研经费等问题中途放弃，或是认为最后发表几篇论文，就取得了科研成果。再者，有些教师在科研上缺乏团队合作意识，对参与的科研项目积极性不高。有的青年教师存在偷懒心理，考博以后或者等到晋升职称需要的时候再做科研，眼前还没有把科研提到日程上来。高校中论资排辈的现象和观点普遍存在，与公办学校相比，独立学院青年教师申请省部级、国家级等课题处于劣势。

1.3 科研档案意识不强。从政府和学校层面上说，由于历史和成长过程的原因，民办高校大多只重视招生人数、校园建设、规模扩大等硬件建设，普遍没有开展足够的科研活动。另外，和公办高校相比，政府对于民办高校科研工作不重视，没有提出硬性要求。很多申报的科研信息均将民办高校排除在外。在高层次的课题申报和论文发表方面，对于民办高校教师均有限制，导致了民办高校科研档案管理工作经验缺乏、较为落后的局面。近几年，许多民办高校开始重视科研工作，鼓励教职员工大力开展科学研究，但也没有充分认识到搞好科研档案建设与搞好科学研究工作的必然关系。再者，大部分教师认为参加科研目的是就是为了晋升职称，不注意资料的积累，甚至担心科研课题文件资料特别是技术成果泄密对自己造成损失，不愿上交或不主动上交给档案部门。

1.4 科研人才缺乏，科研档案无连续性。相对于公办高校来说，民办高校一般只能吸引刚毕业的年轻教师和年龄普遍在55岁之上的离退休老教师，以及从公办高校聘请的兼职教师。这就使得民办高校从一开始就在科研建设方面存在着严重的滞后：一方面离退休教师大多数都以授课为主，且在本专业的理论研究方面已经和当前前沿问题脱节，无法对年轻教师在科研方面进行“传、帮、带”；另一方面，兼职教师还要兼顾本单位的任务，在教学方面未能全身心投入到民办高校的教学工作中，科研方面更是贡献甚微。近几年，绝大多数民办高校已经大批引进具有硕士研究生以上学历的毕业生，以及少数博士生。但由于民办高校待遇相对较低，以及社会保障、住房等方面的担忧，导致高学历者心理失衡，一旦有机会找到更理想的工作，就会辞职。这就导致本应成为民办高校科研队伍的中坚阶层的人才流失，缺乏有层次的科研梯队，仅有一些校级厅级等级别较低的项目，省部级以上的项目少之又少，更有甚者，很多课题刚立项，主要参与人员就已离职，导致科研成果没有连续性。科研档案的不完整、不系统，影响其开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

1.5 科研工作缺乏组织和制度保证，科研档案管理人员缺乏相应的专业知识。一方面，机构设置不完善。专门科研机构及科研管理机构是科研工作的组织保障。目前设有独立科研管理机构的民办高校很少，大都依附于教务处或者信息中心等一些校级的行政部门。学校的科研制度也不规范，比如，关于科研课题和经费的申请、科研考核制度、科研奖惩制度和科研档案管理等方面，基本缺乏明确的规定和管理。这些都制约了科研工作的进一步开展。另一方面，科研管理人员配备极少，大多数民办高校的科研干事都是兼职，主要工作还是教学，没有太多精力收集、整理归档材料。与档案工作相关内容的培训更是没有参与过，对档案工作管理意识不强，许多科研档案管理人员认为，科研档案管理就是把科研活动的资料收集起来，递交给学校综合档案室就行。无视法律规定，常常以复印件应付归档。我国《科学技术研究档案管理暂行规定》中明确规定：归档的科研材料必须是原件，根据需要可复印若干份。但是有些科研人员却将原件据为己有，以复印件交档案管理部门应付了事，容易给一些人造成舞弊的可乘之机。

1.6 科研经费投入不足。民办高校科研经费普遍不足。其主要原因：一是民办高校的科研工作没有纳入主管部门的统一管理，不像普通高校那样每年都有数量可观的科研经费下拨，实行专款专用，为科研工作的顺利进行提供较多的经费支持。二是民办高校经费来源主要靠收取学生学费，科研投入相对不足。三是自身对科研工作重要性认识不足。

1.7 科研材料收集不齐全，科研档案难以集中管理。由于民办高校师资较为紧张、教学任务繁重，有能力的教师即使挤出时间来从事科学研究，但缺少时间对科研过程形成的原始资料进行收集、整理和有序上交。有人认为科研档案的收集、归档是档案部门的事，与自己无关。因此，档案部门收集到的常是项目申请、立项表格、鉴定材料等一般性资料，而真正的科研原始记录材料很匮乏。由于学校知名度和科研水平不高，承接不到重要的科研项目，不少教师常会以个人身份参与强校、外单位的科研工作，这就构成本校科研项目的“流失”，导致本校科研档案的收集困难。

1.8 缺乏行之有效的管理手段和规章制度。由于民办高校科研档案管理工作一般起步较晚，再加上档案管理意识不强，管理手段和规章制度不健全，因此，档案部门经常难以收集到建档所必需的完整的原始资料，这就造成科研档案中一般性技术资料多、关键性技术资料少。由于科研档案的不完整、不系统，影响了它的开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

2 民办高校科研档案建设的对策

增强师生员工的科研档案意识，提高对科研档案价值的认识。

2.1 学校方面。首先，重视科研档案管理工作，提高对科研档案管理的意识。民办高校要改变只重视课题项目立项数量和论文的数量，而忽视科研档案整理的局面。要对校领导到全校师生加强对科研档案的重要性的宣传。科研档案不仅是申请立项、研究课题、调研、总结研究成果、发表论文、结项等具体工作，也包括了科研成果的推广应用、总结、积累的过程。科研档案的整理也并不是单纯的某个部门或某个人的行为，而是所有做科研的师生在研究的同时，要有意识地积累科学研究的过程稿，包括调研材料、研究报告、应用证明等资料。这样才能使得科研档案起到应有的知识传承的作用。其次，要健全科研机构，制定完善的科研制度，加大对科研工作的奖惩力度。以黄河科技学院为例，从2008年本科评估开始，就专门设置科研处，并在二级学院设立科研干事，以方便科研工作的展开和科研档案的收集整理。2010年成立经济研究所、纳米研究所等九个研究所，由主管教学校长主抓。在制度方面，先后制定《黄河科技学院科研项目经费资助管理办法（试行）》和《黄河科技学院科研奖励办法（试行）》。最后，给予必要的设施支撑。科研档案的整理，并不是单纯地收集资料就行了。需要配备计算机、扫描仪、网站网络环境、储存载体等，才能够保证科研档案工作的顺利开展。

2.2 师生层面。首先，要转变思想，重视科研工作，正确认识科研和教学的关系。一方面，教学可以促进科研发展，在教学过程中能发现教学内容、教学手段、教学方法、教学管理等一系列问题，科研活动可以围绕这些问题有的放矢地开展研究活动；另一方面，科研活动能促进教学水平的提高，教师在科研活动中能接触到更多的新思想、新知识和新信息，并在教学活动中传播给学生，这有助于改进和丰富教学活动，提高教学水平。其次，在做科研的同时，要注意资料的收集。完善的科研档案为其他研究者提供有价值的参考，成为本领域前期的研究成果。其他科研工作者可以在不违反知识产权的前提下利用和借鉴这些成果，能够避免重复劳动，减少各方面的浪费。

2.3 业务层面。民办高校要配备与业务工作相适应的专兼职科研档案管理人员，同时要加强对全校师生宣传科研档案业务的培训和指导。要明确各类人员对科研档案收集的范围，以及其归档范围。

2.3.1 学校科研档案管理要综合管理的是科研的准备阶段、研究阶段、结项阶段、成果推广利用阶段的各类材料资料，但是，并不是所有的资料都要归档。主要包括上级科研部门关于科学研究课题的题目征集、课题的批准立项的文件、任务书、委托书、项目结项证书、获奖证书等，学校内部的科研规划、各类科研成果的统计报表、总结材料，学校组织承办或师生个人参加科研交流、学术会议的会议材料等。

2.3.2 科学研究的课题组或论文发表者要收集整理的包括：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，课题研究计划，经费预算，方案论证和协议书、合同等文件。另外，重要的是研究阶段中，各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件，研究工作年度进展报告等。总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段中的工作总结，科研报告，论文，专著，技术鉴定材料，科研投资情况，经费决算材料、成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。最后是项目的推广应用阶段，包括推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，转让合同，用户反馈意见以及专利证明等。对于这些较详细的资料要求装订成册，制成统一形式交给科研部门或档案部门存档，需特别注意的是归档材料的系统性、完整性和原始性，要以原件归档。

2.3.3 学校的科研档案管理人员将文书档案收集整理后，要设立案卷目录、全引目录等。要严格按照相关档案管理规章制度进行科研档案管理。由于文书档案存储有限，各类科研工作的文书档案收集整理分工完成后，就需要科研管理人员利用互联网和多媒体技术管理档案，记录科研信息。对于科研档案管理人员，要注意档案整理技术的学习，使用完善的检索工具。特别是需要专业的档案人员与科研人员密切配合，做好科研档案的收集、鉴别、归档、和保管。电子档案的建立更能使得科研档案整理工作信息化、网络化。以黄河科技学院为例，在学校网站中专设科学研究专栏，内设科研公告、科研信息、科研动态等子专栏，同时科研信息管理系统的建立更有利于个人科研信息的积累和查询。

高校科研档案管理创新服务 篇7

高校是教学、科研和培养人才的重要基地,高校科研档案集教学、科研、管理于一体,是高校完成历史使命,为社会发展提供人才、智力支持的丰富的信息资源。做好新时期高校档案创新服务工作,进而为促进教育事业及经济社会的协调发展服务。

1 规范档案管理,建立科研档案服务机制

档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。高校档案管理部门应在不断完善传统的管理服务的同时有针对性的进行一些特色服务;改变使得档案信息管理滞后的服务方式,采取网上服务和主动服务相结合的方式使得档案信息获得超前服务;使得管理的文档资源得到充分的利用,需要采取各种各样的宣传方式,比如内部或公开的出版物、公开的新闻报道等;为了促进文档资源更好的服务学生和教职员工,需要实行相关的服务措施比如:代查代检、代复制、文献传递等;使得信息成果得到高效的利用,需要更深层次的研究和分析成果;为提高服务的效率需要充分利用现代信息技术;为档案管理积累资金需要适当采取有偿服务;适当进入市场,积极参与科研成果的转让。

1.1建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。目前,国内许多档案馆(室)采用便利的因特网进行网上服务,这样的方式对于可以更加方便的搜集和共享社会和单位提供档案资源。

档案工作者为了达到信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,需要基于互联网快速的建设更加的完整和系统档案信息资源数据库;为了实现档案工作的自动化管理,档案信息的法制化管理。就要在建立健全电子文件全文数据库的同时,在因特网上按时监管处理好电子文件以备利用。

1.2“电子文件(档案)数据管理中心”具备广阔的覆盖面积,丰富多彩的内容,很高的实用性等相关的优点。因为它的建立能够使得电子文档数据管理中心统一监管和处理授权给网站的各单位的归档电子文件,与此同时,各单位可以共同分享该网站上发布加密的或者是有限制的电子文件,使得电子文件的查询、利用服务变得更加的便利,促进了资源共享。

1.3电子文件的自动上传收集。当前档案管理部门工作的不可小看的一个关键环节就是如何收集整理在单机上形成的电子文档。相比较于传统纸质档案的收集整理,他们的最大区别在于,目前档案部门早已摒弃了浩海如烟的纸质文档收集整理,而是在互联网上设置电子文件自动上传的工作窗口,采取下载和上传的方式完成文件的电子文件形式的传输,这样的方式能以最快的速度收集实时的文档,并快速的归档于档案馆(室)的服务器,

1.4开展在线服务。当下是现代信息技术应用飞速发展的时代,它在各个领域都不断地改变着人们工作、学习和生活的环境。现在各种各样的信息系统和信息网络能够及时滚动的转达准确、有效、全面的信息使得人们获得实时的信息。因此手工式的档案收集管理、利用服务方式完全落后于现代化的档案服务方式。档案部门仅仅是利用电脑,在网页上汇编好专题,设置好相关的数据库查询窗口和提供相关服务的电子邮箱就可以使得利用者与档案馆(室)以电子邮件的通讯方式交流信息,实时对文档资料的真实性和价值性提供咨询,提供查询和资信服务。

2 创新高校科研档案管理模式,提高科研档案服务水平

模式创新是高校科研档案管理创新的手段和重要途径。长期以来受计划运行和行政模式等特点的影响,高校科研档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向,其管理方式或手段是手工的,这对高校科研所带来的影响,已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变,应成为高校科研档案管理改革的重点。

2.1 建立高校科研档案集中统一的管理模式

《高等学校档案工作规范》明确规定:科研档案必须实行集中统—管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发和利用。科研档案集中统一管理是档案工作发展的必然趋势,也是最基本的要求。不能也不允许将一类完整、系统的科研档案人为地割裂分散,把一个项目的科研档案分成几部分,分为几个部门管理,否则,将严重制约高校科研档案的开发利用。为了做到集中统一管理,必须按照分级负责的原则,制定和完善行之有效的科研档案积累和归档的各种规章制度。理顺高校档案部门、科研管理部门、科研档案形成部门之间的工作关系,共同构成一个相互联系、相互制约、相互渗透的联合体。明确各级各类人员在高校科研档案工作中的职责对高校科研档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁和移交等做出具体的规定并加强检查、监督、评估与验收工作,只有这样,才能做到有章可循,从而形成有机的完整的高校科研档案管理体系。实行科研档案集中统一管理的要求是:(1)对归档范围进一步细化,如各级各类研究基地及科研机构的年度检查表、总结报告、成果简报、工作简报、学术会议备案报告;各学院(系、所)主办或协办的重要学术会议的材料等列入归档范围。(2)明确档案部门、科研管理部门、二级院(系、所)等各部门的管理职责,科研档案集中统一管理、部门立卷的原则。各学院(系、所)负责本单位科研档案的收集、整理、立卷。并将相关科研归档材料按学校综合档案管理系统的要求,严格填写案卷归档的内容,立卷成册,于每年上半年6月和下半年12月两次上报科研主管部门,经过严格审核后移交学校综合档案部门集中统一管理。(3)各学院(系、所)要建立健全科研文件材料管理制度,实行科研项目立卷归档责任制,明确科研立卷归档负责人;建立完善的教研人员科研项目成果登记审核程序,确保科研材料的完整、准确和真实。(4)学校要将科研档案归档情况作为考核各单位科研工作的重要依据之一。凡提供虚假科研档案或丢失重要科研档案造成严重损失者,学校将追究有关人员的责任。

2.2 建立科研与科研档案动态的管理模式

档案部门要加强科研成果转化阶段形成材料的补充。在原有的科研档案管理基础上,档案部门要注意收集鉴定后成果开发推广阶段形成的材料,主动与科研部门、课题组、科研开发部门联系,介入科研产业部门的工作中,主动向科研开发部门提供有价值的档案,使高校科研档案管理工作在动态的模式下运行并开展。

2.3 建立开放式的科研档案管理模式

开放式的管理模式是在建立丰富、完善的高校科研档案资源库的基础上,主动出击,在纷纭复杂的档案中,发掘出当前高校科研工作最迫切需要的信息,并进行各种加工,从而凭借计算机、网络等多途径、多渠道、开放式地为高校科研工作提供高效、便捷的服务

2.4 建立数字化的服务模式

当前的社会的信息化数字化急速发展,对高校科研工作和管理人员的要求也随之提高。不断的促进档案要数字化、网络化管理;档案管理人员不能停留在传统和滞后的服务意识里不断的学习相关的计算机互联网知识、相应的网络信息处理技术、电子文档的接受上传和管理措施和技术,以及拓宽文档资源工作的空间需要的网络媒体技术等。这样才能够提高文档管理的工作效率,使得校内各个部门能够通过校内网分享非加密文档资源以促进学校的发展,使得档案检索、查询、传输系统的自动化得以更快的建立健全。这样的高校科研服务的数字化方式发展就大大的促使高校科研档案管理从传统的经验管理向科学管理转变。

3 做好科研部门的桥梁和跟踪服务工作

3.1 立足档案,拓宽服务领域

档案管理者把企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务早已成为的共识。因为档案部门的服务工作面临的对象是多方面的,一方面需要服务党政机关、各种企事业单位等的一切社会活动中也许会使用相关文档资源的单位和个人,另一方面也要服务于对文档资源有特殊用途的组织和个人。在经济全球化发展的今天,为了促进科学发展观的落实,社会主义现代化的建设,开展党和政府的的管理工作越来越离不开高效的信息服务。传统的档案信息的单一需求已经被综合了档案、文件、图书、情报检索资料为一体的需求取代。

3.2 兴办服务实体,发展档案产业

从信息资源开发的角度看,档案人员是档案的保管员,还是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆是收藏机构,也是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。档案工作者应当树立服务意识和产业意识,促进档案信息的开放和开发。

3.3 加强横向联合,实现信息资源共享

随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心。

3.4 注重“反馈”,深层次开发档案信息

通过反馈信息资源开发利用所产生的结果,进行分析研究,可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

总之,档案管理资源的充分利用,是时代的要求,是我们基层从事档案管理工作者面临的一个必需要尽快解决的问题。档案工作的数字化建设和创新服务也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对,我们要不断学习科学知识,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务。

参考文献

[1]田锋杜.地方高校科研激励机制探索与实践[J].科技管理研究,2004(3),57.

[2]蒋华.网络环境下的档案管理创新研究[J].兰台世界,2005,(6):6-7.

[3]丁进.论高校档案工作的创新[J].洛阳师范学院学报,2009,(01):200-201.

[4]赵明丽.新升本高校科研档案管理与利用初探[J].中国成人教育,2009(1):35-36.

[5]全国档案信息化建设实施纲要[M].国家档案局中央档案馆,2002.

浅析高校横向科研档案的管理 篇8

一、高校横向科研档案的内容与特点

大多数高校一般将除纵向项目、校级项目以外的, 由政府部门、企事业单位、团体或个人以合同委托的形式, 进行的研究或协作研究的各类科研项目, 界定为横向科研项目。按其性质来划分, 主要有技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询等四类。根据不同类型的项目, 横向科研档案收集的内容就应该包括:科研准备阶段的招标书、委托书、任务审批文件、方案论证、调研报告、协议书、合同文本和合同认定登记档案;科研开展阶段的各种载体的重要原始记录 (包括技术咨询和服务类的录音、录像等) , 研究过程中产生的电子文件、实验记录和进展报告、图纸、关键工艺文件等;研究总结鉴定验收阶段的项目总结报告、论文、专著、技术鉴定记录、科研投资情况、决算材料、成果应用推广的经济效果和社会效益方面的证明材料、转让合同、委托方生产或使用情况以及后继服务情况等材料。

由此可见, 与纵向科研项目相比, 高校横向科研档案管理具有如下特点: (1) 材料来源的分散性。横向科研项目开展涉及甲乙两方及委托者和受委托者, 参与的研究人员较多, 研究场地也分散, 档案材料分布较广, 收集难度大。 (2) 档案管理的特殊性。主要有两个方面:第一是由于经济利益驱使, 横向科研存在很大的竞争性, 核心材料的收集与管理具有其特殊性;第二由于知识产权的归属一般在横向科研合同或协议中都有规定, 因此横向科研档案的服务对象或服务时限有其特定的要求, 一旦管理疏忽, 容易造成经济纠纷。

二、高校横向科研档案管理的现状及问题

1. 高校横向科研存档资料不够齐全。

这主要是两个方面造成的:其一, 由于现行机制下高校的科研定位, 造成高校对横向科研项目档案不够重视。一般对高校科研实力的评定往往主要看学校拥有的政府级别的科研项目数量, 为了能在科研实力竞争上占有一定影响, 高校往往会花大力气争取高级别的政府科研项目, 比如国家社科基金项目、国家自然基金项目等都是高校争取的热点, 因此高校科研档案管理中对纵向科研档案的管理投入了大量的人力、财力。而横向科研项目对高校科研排名的影响并不大, 且大多数高校是按照横向科研项目到校经费来折算工作量的, 因此对横向科研重视度也由研究经费来定了。对档案工作也是如此, 对重大科研经费来源项目的档案可能就重视一些, 对一些经费不太多的可能就没有那么重视了, 档案管理上也就松散得多了。其二, 由于经济利益的影响, 横向科研项目材料归档难。前面也提到横向科研项目存在着很大的竞争性, 经济利益成为横向科研活动的主要动力, 因此科研人员往往将科研材料当成自己的材料, 将核心材料留在自己的手中, 造成了横向科研材料的归档难, 而且随着科研人员的外流, 核心材料被带走, 导致学校知识资产流失。

2. 横向科研档案管理制度不够完善。

虽然大多数高校在其《横向科研项目管理办法》中要求须将有关的课题材料交科研处存档或备案, 但那都只是对于科研工作管理方面来订立的, 而对于横向科研档案管理并没有专门的制度, 对横向科研档案的收集范围与初步鉴定标准也没有相应的规定。这就容易造成横向科研档案管理上的随意性较大, 监管力度因缺乏制度支持不能发挥, 档案收集的成套性和完整性无法保证, 从而使收集来的横向科研档案的价值大打折扣。

3. 档案管理人员本身的专业素质不够。

目前, 多数高校没有配备专门的科研档案管理人员, 基本上由科研管理人员兼职档案管理。由于是兼职管理, 对相关的业务知识不甚熟悉, 加上横向科研项目本身就不够受重视, 兼职档案管理人员的精力有限, 归档意识薄弱, 横向科研档案管理就更有可能处于被动状态了。

三、做好高校横向科研档案管理工作的对策

1. 提高档案意识, 适时加强宣传力度, 加强与高校各院 (系) 、科研部门及科研人员的沟通。

首先是高校的档案管理者自身必须提高对横向科研档案管理的意识。应该看到, 横向科研将是高校科研发展有力的推动器。由于所有横向科研都不会只停留在基础理论上, 最终都将经过社会实践这一环节, 特别是合同期满后的跟踪检查、技术指导、技术更新等资料对于今后的科研活动开展有着不可预测的价值, 因此其档案有着纵向科研档案无法替代的强大的社会服务功能, 这一点也正是现今档案管理所追求的。有条件的高校档案馆 (室) , 可以设立专门的横向科研项目分类进行专项管理。其次, 档案管理人员要定期主动与高校各院 (系) 、科研部门及科研人员沟通。一方面, 了解科研项目的进展情况, 及时督促科研档案的收集, 指导对科研档案的分类整理;另一方面, 适时进行横向科研档案归档、收集的宣传, 使全校的科研部门及科研人员了解其重要性, 自觉增强档案意识, 自觉自愿地帮助档案管理者维护档案的完整性与系统性。

2. 建立完善的横向科研档案管理制度, 进行规范化管理。

制度管理是科学管理的重要组成部分。俗话说, “无规矩, 不成方圆”, 没有制度就没有标准和约束。高校的档案管理部门应当结合高校的特点, 制定出《高校横向科研档案管理办法》, 明确横向科研档案的收集范围、分类标准、归档原则、组织领导、法律责任等, 运用制度手段, 对各类横向科研项目进行监管, 保护好知识产权。同时, 要沟通好学校科研部门, 要求其在签订横向科研合同或协议时, 将横向科研档案的管理权问题写入条款, 并指定专人管理。另外, 要建立有效的激励机制, 制定一系列奖惩措施。比如, 横向科研中, 档案管理评定为“优秀”的, 在计算科研工作量时可以予以加分, 被评定为“不合格”的予以减分等等, 将档案管理纳入科研工作的职责中, 与科研人员切身利益挂钩, 促使其认真执行有关规定, 使横向科研档案的规范化管理得到有力保证。

3. 加强对档案管理人员的继续教育, 提高其专业素质。

随着社会发展, 档案分类越来越细化, 专业性也越来越强。为适应时代变化, 高校档案管理部门应当制订经常性的培养计划和短期培训计划。经常性培养计划是对于从事档案管理工作的专职人员进行的, 通过组织专职人员参加定期或不定期的科研档案法律、法规和档案知识培训, 不断提高科研档案建设与管理的业务水平, 有条件的高校也可采用外派委培、脱产学习等方式进行知识更新。而对于兼职横向科研档案管理人员, 因为他们大多都还有科研任务在身, 没有太多时间进行培训, 因此可以采用短期培训计划, 有针对性地对兼职管理人员进行继续教育, 提高其档案管理的专业素质。比如, 在横向科研合同或协议签订之初, 正式研究尚未开始之前, 高校档案管理部门可根据科研项目的类型、内容, 依据《高校横向科研档案管理办法》中的要求, 对指定的兼职档案人员进行两到三天的集中培训, 提高其档案管理水平, 树立其敬业意识。

4. 建立横向科研档案管理的电子通道。

运用现代技术手段管理档案是新世纪提高档案管理质量和服务效率的必然要求。在做好保密工作和保护知识产权的前提下, 建立横向科研档案管理电子通道, 实现信息的网络传输、接收与筛选, 不但可以保证档案收集的及时性, 也可提高档案管理的工作效率。

摘要：随着横向科研在高校所占比重越来越大, 如何做好横向科研档案管理逐渐被提到档案管理工作日程上来。

高校涉密科研档案管理工作探讨 篇9

1 高校涉密科研项目档案的内涵和特点

1.1 高校涉密科研项目档案的内涵

高校涉密科研项目档案是高校科研人员在国防科研、军工项目以及国家哲学社会科学领域等研究过程中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、实物等各种载体,并按一定的归档制度作为真实历史记录集中起来的科学技术文件材料。它包含一个涉密科研项目从立项开始到成果开发、推广、应用所形成的具有保存和利用价值的文件、材料,是涉密科研成果的直接体现。涉密科研项目档案所蕴含的具体信息,能为科研管理机构和科技人员在科研管理、科技决策、科学研究等方面提供信息和依据,对于今后的科研工作具有积极的借鉴意义。其内容主要包括[2]:涉密科研项目准备阶段形成的依据性材料、研究阶段形成的过程性材料、总结鉴定阶段形成的结论性材料、成果申报奖励阶段形成的文件材料、成果后期的开发性推广应用性材料等。

1.2 高校涉密科研项目档案的特点

涉密科研项目档案除了具有记录性、原始性、唯一性等档案共性特征外,无论在内容还是在其形成规律方面都有着其鲜明特点。

1.2.1 档案内容具有保密性。

涉密科研项目内容涉及大量国防预研、基础研究项目以及军工生产等国家重要课题研究,通常体现着一国最为高、精、尖、新的科学技术水平,极具价值。因此形成的成果档案大多属于尖端知识产权和高技术成果,具有很强的前瞻性和创新性,是敌对势力和谍报机关关注的重点,因此对于档案的内容要做好保密管理。

1.2.2 归档主体的多口性。

受管理体制的支配,涉密科研项目建档材料形成的主体较多,包括项目负责人、参加人、科技处、财务处、人事处、国资设备处等。项目负责人和参加人是科研项目档案材料形成的主体,特别是原始记录形成的主体。项目管理部门对项目进行管理所产生的具有行政性质的管理文件(包括项目批准通知、经费拨付通知、研究内容变更批复文件、项目负责人变更批复文件、处罚或奖励文件等)往往都需归档[3]。这些来源不同却又是产生于同一涉密科研活动中的材料,共同构成一个涉密科研项目的全部档案。

1.2.3 档案形式的多样性。

高校涉密科研项目不但包括国家、省、市的纵向项目,也包括高校与国防军工企事业单位的合作项目;既有诸如国防基础研究、尖端项目等国防军工科研和生产项目,又有涉及国家秘密的统计数据、舆情动态、民族宗教等研究的哲学社会科学领域涉密科研项目。其多层次性和科研方向的多样性,决定了涉密科研项目档案来源广泛,课题研究内容丰富、形式多样。形成的档案材料既包括纸介质(如文件、资料、试卷、图纸、数据报表等)、磁介质(包括计算机硬盘、软盘、录音带、录像带等)、光电介质(电脑光盘、VCD、DVD碟片等),又有实物(如试样、半成品、仪器设备、工程设施等)。

1.2.4 档案收集周期性长。

从事的研究项目类型不同,研究对象和采用的研究手段各异,涉及的专业学科广泛,因而使得记录其研究活动的项目档案也不同[4]。涉密科研项目的研制周期一般相对较长,特别是一些高校承担的大型国防科研项目或重点军工型号项目,由于从立项开题到研究成果取得,每个环节都需经过反复研究和试验,取得最终成果往往要耗费很长时间,这就使得档案资料的收集整理跨度较大,周期长。

2 涉密科研档案管理工作中存在的问题

2.1 涉密科研人员归档意识淡薄

高校多数涉密科研人员重视科研项目的申请、立项以及科研成果的发表与奖励等,轻视科研档案资料的积累、归档[5]。档案意识的淡漠甚至缺失使不少科研人员认为科研成果是自己辛勤劳动的果实,形成的科研文件材料属于自己,留在手中是理所当然的。也有些科研人员认为将科研材料交到档案馆后,今后查找麻烦,不如放在自己身边以便今后晋职称、评奖用,于是以研究项目涉密或关键核心技术资料保密为借口,不愿上交应归档的资料。还有一些科研人员对科研成果能否得到有效保护存在顾虑,担心自己的科研项目特别是实验记录、数据等原始资料归档后被别人利用。诸如种种原因就造成了涉密科研档案材料归档不完整。

2.2 涉密科研档案管理制度不健全或执行不严

目前,虽然许多高校参照《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》建立了档案工作的管理制度,但是由于都是借鉴常规性的科研档案管理办法,缺乏相应的涉密科研档案管理制度和实施细则,在某些工作环节中缺乏配套和有效的制约手段,存在管理失控问题。一般来讲,高校科研档案的归档管理是由科研管理部门对项目档案进行检查验收,然后在一定期限内由科研管理部门统一向学校档案管理部门移交归档材料。这种管理模式使得许多高校科研管理部门只能要求有关责任人把相关科研活动材料归纳整齐、上交齐全,但责任人交与不交根本无法控制;再加上一些档案管理部门工作人员责任心不强,不愿意深入课题组检查、指导和督促科研人员作好技术文件的积累工作;对上交的材料不认真审核整理;有的发现材料不全也听之任之,不及时责成课题组补交。这样难免造成高校涉密科研档案管理不可能真正实行“三把关”、“四同步”制度,使科研档案管理工作方面失去了行之有效的制约手段,不能做到上、下集中统一管理。

2.3 合作涉密科研项目的档案系统性难以保证

由于各高校的专业优势不同,对于一些重大涉密项目的攻关仅靠一家单位的力量显然不够,需要两家甚至两家以上的高校或研究所等,利用多方的资源和优势联合攻关。这类项目因研究内容较多、研究人员庞大、周期较长,形成的原始材料种类多、数量多。按照国家关于档案集中统一保管的原则,这类项目应以主持单位为档案集中保管单位,其他合作单位形成的档案材料必须交由主持单位保存[3]。然而在实际操作过程中,合作单位所形成的建档材料往往在合作单位保存,造成档案的归属与保管产生了分歧。加之现在有些涉密项目发包单位也未对项目档案材料的形成和完整性等有严格规定要求,不需出具涉密科研档案归档材料完整性证明即可鉴定验收[6],导致科研档案归档工作难以顺利进行。

2.4 涉密科研档案一“定”终身

目前,大多数高校档案馆对其所保管的涉密科研档案,只标明密级而没有相应的保密时限,更不用说定期解密,多数都是超期“服役”。档案工作中定密不准、保密范围过宽、密级偏高等问题没有得到妥善解决,存在重保轻用的现象,影响了档案作为一种有价值社会资源的开发利用,造成档案资源浪费。

2.5 档案管理硬件投入不足,管理人员保密意识淡薄

许多档案馆由于经费匮乏,投入不足,在涉密科研档案管理上存在着涉密科研档案和普通科研档案同一库房保管的现象。门、窗、保险柜、监控器、防盗报警器以及专用打印机、碎纸机等库房的硬件设备不足,对档案的安全保密造成威协。另外一些档案管理人员没有充分认识到涉密科研档案保密的重要性,保密意识淡薄,对档案的定密、传阅、使用、存放、销毁等各个环节没有认真履行核查、登记、审批等手续,甚至有一些档案管理人员缺少职业道德,对上交的材料随意堆放,直接导致了档案的遗失甚至泄密。

3 高校加强涉密科研档案管理的对策

3.1 加强档案法规的宣传,提高涉密科研人员归档意识

高校科研人员是涉密科研档案形成的主体,科研人员档案意识的提高,将会使科研档案的管理工作走上规范化、科学化的良性循环轨道。高校可通过网络平台、讲座等多种方式开展档案宣传教育,使科技人员认识到“国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有”,增强科研人员在科研档案方面的法定权利与义务意识,从而使其从思想上重视科研档案工作,并在日常的管理中自觉积累科研档案资料,把“三纳入”、“四同步”的档案工作原则自觉融入到行动中。

3.2 建立健全涉密科研项目档案管理制度,理顺归档程序

建立健全管理制度既是档案工作顺利进行的可靠保证,也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳[4]。高校应在认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《档案法》等有关规定的基础上,建立与本校相适应的规章制度,如涉密科研项目立卷归档制度、档案保密制度、档案借阅制度等,制度内容应涵盖涉密科研项目从开始到结题的过程材料管理,明确涉密科研档案的归档操作方式,如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等,明确在科研档案管理过程中涉及到的单位或个人的责、权、利,使各个业务环节都要有章可循。同时,档案部门应加强与科研管理部门的沟通与协调,建立协调机制,从科研管理工作的角度提出建议或者共同制定有关制度措施,建立一定的约束机制和监督机制[7]。

3.3 提高档案管理人员的业务素质和责任心

涉密科研档案工作者不同于普通文书档案管理人员,不仅要有档案管理专业和一些科研知识,还要掌握相关保密知识,以便了解、管理、利用科研档案。一方面要通过定期培训努力提高档案管理人员的思想素质与业务素质,牢固树立档案信息安全保密意识;另一方面要坚持“谁主管,谁负责;谁操作,谁负责;谁出问题,谁负责”原则,建立起明确的岗位责任制,使各项具体工作责任到岗、责任到人,以切实提高档案管理人员的责任感和保密意识。另外,档案管理工作人员要多渠道、多形式加强对涉密项目档案收集、整理、归档的指导工作,强化涉密科研档案的归档工作并保证齐全完整。

3.4 加强对重大涉密科研项目与协作配套项目的档案管理

由于重大科研项目研究时间较长,往往每一阶段中都有一些阶段性成果和新技术进步,这些档案材料既是学校的历史见证,又是新技术、新创新的基础,因此对重大涉密科研项目,在立项开始实施时,档案人员应当经常到各个课题组之中,了解课题组的工作进度及完成情况,对每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补充到科研档案中去,以免遗漏。另外,由于重大科研项目研究投资规模大,涉及事务多,有的还包含基础设施建设、购置大型设备等事项,所以其产生的档案文件除科研技术资料外,还包括基建、设备等方面的文件、图纸、电子文件等。如果按门类管理档案的模式,会破坏重大科研项目档案的系统与完整性,为日后的利用带来不便。所以,可以把同一重大科研项目的档案材料集中立卷管理[8]。

对于高校与其他单位分工协作完成的涉密项目,高校档案机构应当保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交高校档案机构保存。几个单位协作的涉密科研项目的归档可按《科学技术档案工作条例》第二十二条规定或协议条款立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益,应在协议书或委托书中明确涉密科研材料归档和归属,协作单位应将承担项目的档案目录提供给主持单位。

3.5 加大资金投入,完善档案馆硬件设施

加强和规范涉密科研档案的保密工作,必需改变设备不足、保管条件简陋等硬件设施落后的状况。高校要重视档案馆硬件设施建设,加大资金投入,保证专款专用。涉密科研档案室作为保密要害部位,从保密的角度考虑,不宜设在底层,应与非密档案分开保管,且存放涉密科研档案的库房与阅览室应分开。库房应安装铁门、防盗门窗,配备防盗报警器、保险柜等相应技术防范设施,购置保密专用打印机、碎纸机、复印机等设备,并做到专人负责、专柜保存、专门管理。此外,还要做好防火、防盗、防光、防潮、防蛀、防高温等“六防”工作,最大限度地减少人为和自然因素对档案的损坏,使涉密档案的管理条件和办公条件达到科学化管理的水平。

3.6 与有关职能部门的配合,加强对档案保密和利用的监督检查

涉密科技档案是档案馆中核心的材料,无论是保密还是利用都与国家利益息息相关,须予以高度重视[9]。涉密科研档案在归档前,档案管理部门要联合科技处等部门对科研项目密级和保密期限重新进行鉴定。符合解密、降密或变更保密期限条件的,应当按规定程序进行解密、降密或变更保密期限后再归档保存。涉密载体在立卷归档时经过鉴定仍然属于国家秘密的,应当在档案卷宗适当位置做出与卷内涉密载体相同的密级标志,并在卷盒上加盖“秘密”、“机密”等印章进行标识,以便于档案人员和其他人员准确识别。另外,档案管理部门还要加强与其他职能部门的联系与沟通,定期或不定期地对科技档案保密和利用情况进行检查,包括利用范围、目的、效果等,及时堵塞失、泄密的漏洞,防患于未然,确保党和国家利益不受损害,使档案随时处于受控范围内。

3.7 加强技术防范,做好网络环境下的科研档案保密工作

科研档案管理信息化是科研档案管理规范化的重要手段。随着计算机存储和网络技术的发展,大量的涉密科研档案信息存储在光、磁介质上,稍有不慎,就会造成失、泄密,介质的安全保密防范形势逼人,防范技术要求更高。高校档案馆要结合本部门档案信息网络安全管理的实际,开发利用好自己的软件系统,在确保涉密科研档案安全保密的情况下,建立健全高校科研档案信息资源管理机制。同时,制定和完善档案信息网络安全保密的规章制度,认真落实各项保密措施,对上网档案信息要有专人负责进行保密检查,确保涉密科研档案信息的安全。

摘要：涉密科研档案是高校科研档案的重要组成部分,是高校涉密科研活动的真实记载。由于科研人员以及管理人员档案意识不强、管理制度欠缺等诸多原因,涉密科研档案的管理水平和保护措施滞后。针对目前高校涉密科研档案管理中存在的普遍问题,依据涉密科研项目的特点,提出加强高校涉密科研档案管理工作的具体对策。

关键词：高校,涉密科研档案,管理,对策

参考文献

[1]杨晨光.高校成为我国自主科技创新重要力量[N].中国教育报,2010-01-13

[2]侯丽丽.浅析高校科研课题档案的特点及管理[J].云南档案,2008(11):49-50

[3]孙站成,傅裕贵,许炎生.试论高校科研项目档案收集工作存在的问题及措施[J].科技创业月刊,2008(10):96-97

[4]农燕玲.高校科研项目档案管理研究[J].中国高校科技与产业化,2009(7):83-84

[5]柯翠英.高校科研档案管理问题探讨及对策[J].科技创业月刊,2009(2):94-95

[6]孙天波.加强地方高校科研档案管理工作的对策[J].重庆三峡学院学报,2008(4):151-153

[7]孙厚娟,王震,李涛.以保密资格审查认证为契机加强涉密档案管理[J].兰台世界,2009(1):51-52

[8]任海英.如何做好重大科研项目档案管理工作[J].机电兵船档案,2005(6):14-15

高校科研档案归档工作新问题探析 篇10

一、高校科研档案归档工作遇到的新问题及产生原因分析

(一) 部分科研课题项目实行网上申报、审批, 没有形成科研准备阶段纸质材料

随着计算机网络办公的普及, 多数科研课题项目都是通过网络进行申报和审批的, 整个过程不用产生纸质材料也可以顺利完成。因此, 科研人员也不打印申报的相关材料科, 科研部门在部门立卷时忽视这个阶段的纸质材料在所难免。这是高校科研档案归档工作中遇到的一个新问题。然而, 科研准备阶段材料是科研档案中重要的组成部分, 它体现科研人员提出项目申请前所做的查新检索工作和积累的有关资料或做的一些相关的预备试验, 没有申报阶段的纸质材料必然造成归档材料不齐全、不完整。

(二) 部分科研课题项目只有申请、审批材料, 没有总结鉴定材料

在科研课题项目归档工作中发现:“有的课题只有科研项目立项批文, 而没有立项合同;有的科研课题只有申请材料, 而没有成果鉴定材料;尤其缺少核心部分技术内容和科研阶段的材料。”这是在高校科研档案归档工作中遇到的又一新问题。究其原因, 一部分是因为有的教师只注重申请科研课题项目的数量而不注重科研课题项目的质量, 导致科研课题项目半途而废;一部分是因为有的教师不愿意将自己的科研课题项目成果放到档案馆, 最终导致归档的科研档案不完整, 不齐全。

(三) 纸质材料档案与其电子版无法同时归档

现在高校科研档案的归档材料全部都是打印的, 必然都有电子版。而科研部门归档时往往只注重归档纸质材料, 很少有电子版。而电子文件归档与管理规范要求, 归档材料的纸质版和电子版应同时归档。这是高校科研档案归档工作中遇到的又一新问题。分析原因主要还是科研人员在整理归档材料时忽视了电子版的重要作用, 而没有及时完整的保留, 科研课题的研究周期往往又比较长, 致使到课题研究后期时, 前期的电子版已经丢失。

(四) 高校重点实验室、研究 (工程) 中心的科研档案不归档

高校各级重点实验室、研究 (工程) 中心承担了很多的重要的研究课题和项目, 他们形成的科研档案应是最系统和最具有长效机制的。为了方便利用及保密, 实验室形成的各种档案往往按其要求独立保管, 不向档案馆移交。这些科研档案的价值不言而喻, 若不能及时进馆, 必然对科研档案的流失埋下隐患。随着高校实验室、研究 (工程) 中心数量的不断增加, 这些重要的科研档案不归档的情况也将逐渐变得严重起来。

二、做好高校科研档案归档工作的对策

(一) 加大宣传力度, 提高科研部门、科研人员的档案归档意识

首先要加大工作力度, 利用各种途径广泛宣传、贯彻《档案法》及高等学校归档工作相关法规, 对科研部门、科研人员进行深入细致的指导, 如网上申报的相关材料, 要求必须转化为纸质材料与其电子版一同收集;在科研过程中凡是形成的纸质材料有电子版的一并配套整理等。使他们了解纸质版和电子版同时归档的重要性和必要性, 从根本上理解和支持科研档案的归档工作, 确保科研档案归档工作顺利进行。

(二) 争取领导的重视, 把科研档案归档工作纳入到学校的工作计划中

学校领导要从人力、物力、财力等方面对科研档案归档工作给予支持。科研部门的领导要把科研档案的归档工作列入岗位职责。在科研部门立卷时, 尽可能的保证科研材料和电子版配套整理立卷, 完整归档。

(三) 制定管理制度及相应的制约手段

科研课题项目从准备阶段到最终完成, 需要的时间可能较长。如果不及时收集整理, 很容易造成科研材料的不齐全或不完整。要避免这些问题, 制定相关管理制度和管理办法以及相应的制约手段, 以确保科研材料的归档及时、完整。如在成果报奖和职称评审中, 申报者的科研课题项目必须要完整归档, 否则不予受理和认定;在实行结题报销前, 科研课题项目归档材料整理符合归档要求再予以报销等等。

(四) 重点实验室、研究 (工程) 中心的科研档案可灵活归档

根据重点实验室、研究 (工程) 中心的特殊性, 因地制宜, 高校可以在重点实验室、研究 (工程) 中心设立档案分室。重点实验室的科研档案放在档案分室中, 由实验室兼职档案员负责保管和利用, 但科研档案目录应移交档案馆。档案馆负责定期对分室档案进行检查, 以确保科研档案及时整理归档和充分利用。

摘要：高校科研档案归档工作是高校科研档案管理的重要组成部分, 它不仅直接反映了学校教学科研发展的历程, 也是进一步从事科研工作的基础。本文针对高校科研档案归档工作新问题加以研究, 分析其产生原因并提出相应对策。

关键词：高校,科研档案归档,对策

参考文献

[1]高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[S].国家教委办公厅, 1994.

[2]白惠林, 贾树梅.高校科研档案归档的问题与对策[J].晋中学院学报, 2011 (2) .