基层医院档案管理工作

基层医院档案管理工作（精选十篇）

基层医院档案管理工作 篇1

基层医院的档案管理记载了基层医院的发展历程, 反映了基层医院不同发展阶段的重大事件和重要工作。因此, 档案管理对基层医院的发展有非常重要的作用, 表现在以下几个方面:

(一) 能够提高医院管理层的重视程度

基层医院的中心工作是为社会提供优质医疗服务, 档案管理部门则应服务于该项中心工作, 为医院发展和改革做好准备。档案管理工作能够为基层医院的管理者提供信息决策的依据, 发挥出档案管理工作的作用, 提高医院管理层的重视程度。

(二) 信息技术的发展提高了基层医院档案管理工作的作用

随着计算机技术的发展, 现代科学技术在基层医院管理中的应用也逐渐增多, 基层医院管理制度也更加规范化, 各种文件的数量不断增加, 基层医院档案管理工作的内容也相应的增加, 档案管理工作的作用也日益突出。

(三) 档案管理的利用范围不断扩展

档案记载了基层医院不同发展的情况, 能够为基层医院领导者提供决策的依据, 还能对全体医务人员在进行医疗、教学、科研、行政管理中提供服务。科学技术的发展, 使基层医院档案的利用范围将不断扩展。

二、基层医院档案管理工作存在的问题

(一) 档案管理的条件落后

档案管理部门由于经费有限, 基础设施的建设比较落后, 因而导致档案管理工作难以顺利开展。同时, 档案保管室与日常办公区域没有隔开, 对档案管理的封存性和完整性都产生了较大影响。同时, 在档案保管室内没有配备消防设备和清洁设备, 如灭火器和吸尘器等, 对档案管理的风险没有采取必要的预防手段。

(二) 档案管理人员的素质较低

从目前来看, 由于档案管理制度不健全, 归档意识和建档意识不高, 管理部门对档案管理工作的重视程度不够, 档案管理人员的素质较低, 大量兼职管理人员的存在, 造成档案管理工作的混乱。以某基层医院为例, 档案管理总共有5人, 但仅有1人是档案管理专业毕业, 且受过专门的医院档案管理培训, 有2人是其他科室的医生, 有1人是兼职人员, 对档案管理工作并不十分熟悉。

(三) 档案资料落后, 没能及时更新

档案管理工作是对使用部门的经营情况进行统计整理的过程。市场经济的发展以及体制改革进程的加快, 社会生产生活的内容也相应地发生变化, 档案资料的内容也会随之变化。这就要求更新档案资料的数据。从档案资料的实际情况来看, 由于档案管理经费有限, 加之管理人员素质不高, 影响了档案资料的完整性和准确性。

(四) 利用率比较低

从档案利用情况来看, 由于缺乏科学有效的信息检索系统, 加之用户不熟悉档案信息利用方式, 影响了档案资料的利用率。同时, 由于档案资料的开放程度较低, 保管的成分居多, 档案用户能查阅的档案资料有限。根据我市2010年度对辖区内各基层医院的调查研究资料来看, 医院档案资料的利用率一般仅在20%, 且85%以上的是传统的文书资料利用, 对电子档案的利用效率还比较低。

三、基层医院档案管理的措施分析

(一) 管理理念与管理制度的创新

目前, 基层医院档案管理还存在着“重管轻用”的现象, 管理的被动性和封闭性较强, 档案管理仍然存在着“等、靠、要”的管理模式, 影响了档案管理的工作效率。随着科学技术的发展, 档案管理工作的挑战也日益严峻。档案管理中的电子光盘和缩微胶片的应用也不断增加, 这些都需要改变传统的档案管理理念, 以多层次、多角度的工作方法来指导档案管理工作。例如, 我市某镇街医院就通过将数字化管理理念引入档案管理工作的方式, 实现了对档案管理立卷制度及操作流程的简单化。通过此种方式, 在数字化档案管理立卷制度实践1年之后, 该医院的档案管理利用效率实现了20%比例的提升, 效果显著。

(二) 突出档案管理的服务特色

档案管理是医院管理的重要组成部分, 档案管理工作是为医院的中心工作服务的, 因此, 在档案管理工作中, 应突出其服务的性质和特色。档案管理是对医院经营情况的全面而真实的记载, 需要医院各个部门的相互配合和相互联系。因此, 档案管理工作不能闭门造车, 而应该积极主动的与各个部门进行联系与交流, 在信息服务上应努力改变被动服务的现象, 充分利用现代科学技术实现信息的共享。在知识经济时代, 信息的传播更加快速, 档案管理工作应适应医院发展的信息需求, 建立档案机构的联网系统, 拓展服务的范围和层次。如我市的基层医疗机构, 可以按照社区卫生站→卫生服务中心→镇街医院三级层次的方式, 构建基于档案管理机构的网络连接系统, 在整个网络连接系统当中, 不单单能够实现对各层级医疗单位档案的编研工作, 同时还能够实现对上述医疗单位档案管理工作成果的交流共享, 以及相关问题的咨询与解决。借助于上述方式, 使得基层医院档案管理工作的社会影响力得到了极为显著的发展与提升, 实现医院档案管理信息的共享。

(三) 档案管理人员应树立创新意识, 不断提高管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质对档案管理工作的质量和效率都有重要影响。目前, 档案管理人员专业性不强, 专职档案管理人员数量有限, 管理人员对档案管理工作并不熟悉。管理人员素质参差不齐, 在业务水平、理论水平、文化程度等方面也有很大差异, 加之管理人员知识结构不合理、现代科学技术知识贫乏、专业知识老化, 档案管理工作不能适应当前形势的变化。因此, 在档案管理工作中, 应重视档案管理人员的综合素质, 加强管理人员的培训和教育, 提高管理人员的专业水平。档案管理工作是一项专业性的业务工作和管理工作, 需要综合素质高的管理人员才能胜任。随着科学技术的快速发展, 档案管理信息化不断增强, 档案管理人员应改变过去的工作方法和工作理念, 学习现代科学技术, 拓宽工作思路, 积极创新, 以适应我国经济发展的需要。在知识经济时代, 信息共享成为全球经济发展的新形势和新特点, 社会经济发展对复合型人才的需求不断增加, 档案管理工作的服务范围和服务水平也有了新的拓展, 档案管理人员不仅应具备较高的业务素质, 还应该不断充电, 拓展自己的视野, 把握社会变化的现状和未来的发展情况, 充分利用档案学科的新理论和新技术来创新档案管理工作, 提高档案管理工作的利用效率。

(四) 推进医院档案管理信息化建设

现代科学技术的应用, 不仅能实现档案管理工作的信息共享, 还能极大提高档案管理工作的效率, 保证档案管理的质量。目前, 医院的信息化建设为档案管理工作提供了便利, 档案管理工作能够通过计算机网络来实现信息的实时更新和维护。在档案管理工作中, 以档案管理软件来实现文件的形成、报送、编目、整理、利用等, 建立档案数据库, 以扫描录入的方法将医院的档案和文件进行统一管理, 为全体医务人员的查找提供便利。同时, 将医院的图书、文档、声音、图片等信息资源录入计算机系统, 以医院局域网实现医院档案信息的共享。

四、结束语

随着计算机技术和网络技术的发展, 基层医院档案管理发生了很大的变化。从我国基层医院档案管理的现状来看, 虽然取得了较好的成绩, 但也存在很多问题, 主要是因为档案管理意识不强, 档案管理的信息化水平较低, 影响了档案的利用率。

摘要：在新的形势下, 如何创新基层医院档案管理工作, 满足基层医院体制改革对档案信息的多方位、多层次的需求, 为基层医院的发展提供高效而优质的服务, 成为当前基层医院档案管理的中心内容。本文从基层医院档案管理的必要性出发, 分析目前档案管理工作存在的问题以及如何解决这些问题, 为当前基层医院档案管理工作提供相关借鉴。

关键词：基层医院,档案管理,问题,措施

参考文献

[1]肖荣芬.当前基层医院档案管理存在问题及对策[J].中国医药科学, 2011, 01 (14) :149, 161.

基层档案工作 篇2

浙江省档案局 签发人：王立忠 浙江省档案馆 2007年6月8日

第1期(总第1期)

目 录

按 语 本期关注

全省山林延包档案工作取得显著成效…………………………（）绍兴市全面完成山林延包档案工作……………………………（）桐庐县档案局建立山林延包工作档案全文数据库……………（）

兰溪市档案局积极介入山林延包档案的验收工作……………（）

余姚市档案局在延长山林承包工作中获先进集体称号………（）业务调研

加强民生领域档案工作 为构建和谐社会服务………………（）经验交流

规范社保档案管理 方便参保对象利用………………………（）工作动态

杭州市制定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

审批流程…………………………………………………………（）金华市档案局认真贯彻国家档案局8号令……………………（）宁波市档案局调研社保档案工作………………………………（）嘉兴市构建市、区二级婚姻登记档案电子目录数据中心……（）淳安县档案馆接待移民档案查阅形成热点……………………（）简讯二则……………………………………………………………（）按 语

基层单位档案工作是档案事业发展的重要基础，对于发挥新时期档案工作服务大局、服务社会的功能，加强档案资源建设，促进档案事业又好又快发展，具有十分重要的意义。为了深入贯彻落实†国家档案局关于加强对基层单位档案工作监督、指导的意见‡，建立全省基层档案工作绩效反馈渠道，搭建档案工作业务交流平台，完善档案行政管理部门监督指导机制，我局决定将从本月起组织编印†基层档案工作‡简报。

这里所称的基层单位，主要指县及县以下机关、团体、城市社区、行政村和各类企业、事业单位等。†基层档案工作‡反映的重点是以民生领域档案建设为主要内容的基层档案工作情况，计划设置以下栏目：

本期关注：以专题的形式反映当下基层档案工作的热点、重点问题；

业务调研：刊登档案工作业务调研文章； 经验交流：刊发基层单位档案工作成功案例； 工作动态：反映各地档案业务工作的做法和进展情况； 新部署：通报国家局和省局有关基层档案工作的最新部署； 省外信息：摘登省外基层档案工作的新鲜经验和成功做法； 统计反映：以数据的形式反映各市档案业务工作的进展情况 简讯：刊登基层档案工作的简要信息。

†基层档案工作‡具体编务由省局业务指导处负责，各市、县档案局业务（监督）指导处（科）为稿件报送责任部门。本刊不定期编印，报送省有关领导和国家档案局，分发对象为各市、县（市、区）档案局。

本期关注

全省各级档案部门服务山林延包工作取得显著成效

林权改革是农村改革的继续和深化,是关系农村生产资料再分配和利益再调整的一场深刻变革,对解决‚三农”问题、推进新农村建设、构建和谐社会、实现经济社会可持续发展具有重要意义。档案管理是林权改革工作的一项十分重要的基础性工作。根据省委、省政府的部署和国家档案局、林业部有关做好延长山林承包期和集体林权制度改革档案工作的要求，我省各级档案部门积极主动地参与延长山林承包期工作，为之提供档案信息服务和建档指导服务，取得了显著成效。

一、高度重视，将档案工作纳入山林延包工作整体格局 在山林延包工作试点阶段，省档案局就积极做好宣传争取工作，将档案工作纳入到延长山林承包期工作的整体部署。2006年1月，省委办公厅、省政府办公厅印发的†关于切实做好延长山林承包期工作的通知‡中对档案工作提出了明确要求：‚各地要建立健全承包合同档案管理制度，把山林承包的政策、山林丈量明细清单、示意图、承包合同、协议等资料，以村为单位，立卷归档，连同其他林业‘三定’资料，永久保管，确保证册齐全。有关档案资料应一式四份，分别存县（市、区）林业主管部门、档案馆、乡镇、村归档，并要逐步实行数字化管理，向社会公开，便于群众查询。‛ 2月，省委、省政府成立了延长山林承包期工作领导小组，省档案局为成员单位，省档案局业务处负责人为联络员。随后，省里举办了由各市、县（市、区）林业局长参加的全省延长山林承包期工作培训班，延长山林承包期工作领导小组办公室领导在培训班强调：‚由于林业生产责任制的长期性，决定了林业生产责任制档案资料的重要性，它不仅是农村工作的重要成果，更是直接关系到农户切身利益的宝贵资料。因此，各地对山林延包资料保存要高度重视，要确定专门人员负责长期稳定山林承包责任制工作各种档案建立、整理、装订和保管工作，确保县、乡镇、村长期稳定山林承包责任制各种档案的完整性和规范性。‛8月，省延长山林承包期工作领导小组办公室又把山林延包档案工作的要求纳入了†浙江省延长山林承包期工作验收办法‡，规定‚认真按照省林业厅、省档案局联合下发的浙林策[2006]68号文件要求归档‛，在百分考核中占4分。

二、明确要求，对全省山林延包档案工作作出周密部署 2006年6月，省档案局在调查研究的基础上，与省林业厅联合印发了†关于做好延长山林承包期有关档案管理的通知‡（浙林策[2006]68号），对全省山林延包档案工作进行了周密部署，提出了五个方面的具体意见：一是要求各级林业部门和档案部门充分认识抓好延长山林承包期档案管理工作的重要性，把山林延包档案工作摆上重要议事日程；二是要求各地认真做好档案的收集、归档以及移交进馆工作；三是明确了延长山林承包期档案材料归档范围和保管期限要求；四是要求档案部门依法加强对延长山林承包期档案工作的指导监督；五是要求各级国家档案馆为延长山林承包期工作积极提供档案利用服务。今年，†国家林业局国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的意见‡（林策发“2007”61号）下发后，我局再次与省林业厅进行研究部署，要求各地认真贯彻实施。

三、全程服务，推进全省山林延包档案工作迅速开展 各级档案部门根据省档案局省林业厅†关于做好延长山林承包期有关档案管理的通知‡精神，依法履行职责，围绕山林延包工作提供全程服务。一是各级档案馆充分利用保存的首轮山林承包档案，为山林延包工作提供各项查阅利用服务，大力提高了山林确权发证工作的进度和质量，解决了大量的山林权属纠纷。据不完全统计，2006年全省各级档案馆共接待查阅山林‚三定‛档案就达5余万人次，提供档案利用15余万卷次，平均每个档案馆复印相关的档案资料达几万页。二是举办山林延包档案业务培训班。为了保证山林延包档案的归档质量，各级档案部门与林业部门联合举办了多种形式的专题培训班。如杭州市共计培训30余次，受训人员达500余人；临海市共组织培训20多批次；仙居县举办培训会40次，受训业务骨干达3500余人。三是积极开展业务指导。各级档案部门组织业务骨干深入乡镇、行政村开展指导服务，确保延长山林承包期各种档案的完整和规范。许多地方的档案部门还以山林延包工作为契机，积极推进山林承包档案全文数字化建设。

四、接收进馆，确保山林延包档案的安全保管和长远利用 延长山林承包期工作时间跨度长达50年，是事关广大林农的切身利益，事关农村和社会稳定的一项重要的基础性工作。针对首轮林业‚三定‛档案分散保管又多有遗失的情况，我省在这次山林延包工作中明确要求，在山林延包工作验收后，各级综合档案馆提前接收山林延包档案，为集体和林农利益提供一份保障。据统计，目前，杭州市全市已有42个乡镇（街道）的3142卷山林延包档案移交当地综合档案馆。宁波市各地共计接收山林延包档案3953卷。绍兴市各地共计接收山林延包档案4329卷。金华的武义、东阳、磐安等地共计接收山林延包档案1603卷。舟山市共收集装订‚统管山清册‛598册，‚林权登记申请表‛1068份，林权证登记台帐123份，还有一批影像资料和光盘档案。台州市全市山林延包档案工作已经完成，共形成档案18234卷、11038件，输入电脑条目295440条，已接收进馆档案为2200卷、165件。（省局业务指导处）

绍兴市全面完成山林延包档案工作

至今年4月30日，绍兴市已基本完成山林延包工作任务。据统计，全市532.64万亩林地，涉及107个乡（镇、街道）2694个村（居委会）94万户农户，签定山林承（延）包合同11.8万份；核发中华人民共和国林权证43.53万余本。近期，经省山林延包办核查验收组验收，全市辖6县（市、区）各地措施到位、程度到位、资料归档完整，主要指标均达到标准。

绍兴市档案局于2006年初就主动与市山林延包办公室取得联系，经协商，6月份联合出台了†绍兴市关于在延长山林延包期工作中切实加强档案管理的通知‡，分别对抓好山林延包档案管理工作的重要性认识，规范山林延包档案工作的依法管理，密切配合主管部门，列入工作考核，加强指导监督等各方面提出了要求。文件下发后，绍兴市辖档案部门积极与当地的山林延包办主动联系，协助做好各地区的山林延包工作。通过列入各市县山林延包工作领导小组成员名单，上门蹲点指导或开展业务培训，参与工作成效考核验收等途径，确保了山林延包工作的顺利完成及其活动中形成档案的齐全完整。

绍兴市各县（市）档案局按照市局的统一部署，积极为山林延包工作做好服务。绍兴县档案馆为林农确认山林权属调阅档案614卷、复印共计13余万页，不收取任何费用。县山林延包办的领导在最后的工作总结中充分肯定的提出：‚假如没有县档案馆的馆藏档案，山林延包工作不可能完成。‛诸暨市档案馆专门新购买了2台复印机，对馆藏的旧山林延包档案进行全部复印，共计28余万页，提供给林业部门。嵊州市档案馆派专人负责切实做好各项查档工作，期间共接待150人次、查阅档案300余卷次。目前，全市山林延包档案归档工作已基本完成，全市各档案馆已接收山林延包档案4329卷。

（绍兴市档案局）

桐庐县档案局建立山林延包工作档案全文数据库

2006年4月到10月，桐庐县开展了全县延长山林承包期工作。县档案局全程参与此项工作，提供了旧的山林定权档案复制件7万余页，指导山林延包纸质档案的制作、整理以及档案信息全文数字化加工，建立了包括县山林延包政策性文件、4.4万个自留山、责任山和统管山山林权证及其它档案的全文数据库，此举获得了县山林延包工作领导小组的高度赞誉和社会群众的广泛好评。

全县山林延包试点工作启动后，作为县山林延包工作领导小组成员单位之一的县档案局，在调查研究的基础上向县山林延包工作领导小组提出了‚全县山林延包档案保留两套原始纸质档案（县档案局和村民委员会各存档一份），其余中间管理环节（县林业局、各乡镇）的改作电子版档案‛的建议，得到了县政府分管领导和领导小组成员的赞同。县档案局与县山林延包办一起对电子档案的制作成本进行了分析，结果测算出来的电子档案制作成本不仅没有超过需多做2套纸质档案的费用，甚至更少。县档案局马上起草了†关于改进延长山林承包期工作档案管理的建议‡，提交县山林延包工作领导小组会议进行讨论，得到顺利通过。

为了确保档案整理符合纸质档案全文数字化的要求，县档案局又制定了†桐庐县延长山林承包期档案整理基本规范‡，并深入到全县14个乡镇（街道）和库区，对档案工作人员根据规范要求进行现场业务指导。同时，将档案工作纳入县山林延包工作验收标准，同检查，同验收。在全县山林延包工作结束以后，县档案局将相关档案接收进馆，统一进行分类、鉴定和编号，委托档案服务中介机构对档案进行全文数字加工，分别建立了全县山林延包工作综合数据库和乡镇（街道）、库区分数据库，分别导入相关职能部门、乡镇(街道)的档案系统软件，从而实现了全县山林延包工作档案全文数据库的查询和利用。（桐庐县档案局）

兰溪市档案局积极介入山林延包档案的验收工作

为确保延长山林承包期工作能圆满完成，山林延包档案能及时、完整的接收进馆，兰溪市档案局主动联系市林业局，参加林业局组成的验收小组，积极介入山林延包档案的验收工作。从去年10月中旬至11月底对全市15个镇乡（街道）的山林延包档案进行检查、验收。市档案局验收人员根据上级下发的有关文件要求，针对归档材料是否齐全，材料有无少装、漏订，目录抄写的正确性，保管期限的准确性，有无页码或合同号等逐一对照检查，发现错误，及时指出并反馈给各镇乡（街道）林技员、档案员，同时对四套延包档案的流向作了说明，力求我市的延长山林承包期档案能齐全、规范、按时接收进馆。今年5月份，市档案局与市林业局完成了档案交接手续，共计接收了山林延包档案476卷。（兰溪市档案局）

余姚市档案局在延长山林承包工作中获先进集体称号

近日，余姚市政府对延长山林承包工作中的先进集体和先进个人进行通报表彰，余姚市档案局荣获先进集体称号。自2006年3月余姚市开展延长山林承包工作以来，市档案局制定和实施了一系列新措施、新办法，全力做好各项服务工作。如采取简化查档手续和流程、增设查档窗口接待人员、延长查档窗口工作时间等，积极主动地为山民和有关单位提供优质服务，促进了余姚市山林延包工作的顺利开展。（余姚市档案局）

业务调研

加强民生领域档案工作 为构建和谐社会服务

省局业务指导处

民生问题自古以来就是关系国家民族稳定和谐、经济社会繁荣昌盛的头等大事。温家宝总理曾经指出：‚关注民生，重视民生，保障民生，改善民生，是我们党全心全意为人民服务宗旨的要求，是人民政府的基本职责。‛ 省委书记赵洪祝刚到浙江不久，就深入基层调研民生问题，他强调民生问题是构建社会主义和谐社会的首要问题，各级党委、政府要担负起实现好、维护好、发展好人民群众根本利益的根本任务，为构建和谐社会尽到自身的政治责任。建设和谐社会，解决民生问题，需要我们各行各业的共同努力。关注民生，保障民生，解决民生问题，离不开档案和档案工作。

一、近年来我省民生档案工作的主要成效

1、民生领域的建档管理进展迅速。近年来，浙江省各级档案部门全面落实科学发展观，按照构建社会主义和谐社会的要求，大力加强民生领域的档案建设，努力做到让关系群众利益的事件件都有档可查。开展了行政村规范化档案室创建活动，表彰了首批90个‚浙江省行政村示范档案室‛，1318个行政村档案室达到规范化标准，90%以上的行政村建立了档案室。指导镇村档案室做好‚千村示范、万村整治‛工程材料的归档工作，为受训的200多万农民建立了技能培训档案。在全国率先开展农民专业合作社建档工作，全省有456个农民专业合作社和农业产业化龙头企业规范建档。指导各地做好二轮土地承包和山林延包建档工作，全省二轮土地承包档案验收合格率100％，去年各级档案馆提前接收山林延包档案2万多卷。按照‚建档对象一个不漏、归档材料一份不少‛的要求，推进社会保障档案建设，34个社保（医保）中心档案工作通过目标管理认定，为600多万个社保（医保）对象建立了规范的档案。加强对移民档案工作的指导，为接收安置的2104户三峡移民、2万多户滩坑移民建立了完整的档案。部署城市社区档案工作，全省1849个城市社区建立了档案室。

2、档案馆开始重视民生档案的收集。‚十五‛以来，我省各级综合档案馆开始关注民生档案的接收，通过接收、寄存、代管等多种形式，提高民生档案馆藏比例。一是加强破产和转制企业档案接收工作。据统计，‚十五‛期间，全省有70多家档案馆开始接收或寄存国有企业转制档案429万多卷，占全省国有企业转制档案总数的52.6%，成为维护国有企业下岗和退休职工的合法权益的有效凭证。二是加大了婚姻、房产、土地、知青等民生档案的接收力度。全省各级国家档案馆都开展了民生档案接收，其中接收婚姻档案的21家，接收地籍、房产和山林存根档案的34家。三是创新档案管理体制，整合社会民生档案资源。上虞市、长兴县等档案馆抓住新馆建设契机，创新档案管理体制，实现了对房产、土地等多种民生档案的整合和共享。目前，长兴县已将15万卷城建、土地档案移交档案馆统一保存，有近4万卷房产档案以目录管理的形式纳入县档案馆管理范围。上虞市档案馆将全市12卷房产档案和全部婚姻档案移交进馆，以统一查阅窗口对社会公众提供档案利用服务。

3、档案利用为解决民生问题发挥了重要作用。近年来，浙江省各级档案馆坚持以人为本的理念，大力开发利用民生档案资源，在解决民生问题方面发挥了重要作用。一是优先实施民生档案信息化项目。各地把民生档案信息化项目放在档案信息化建设的优先位置，建立了一批涉及婚姻、房产、土地等民生档案专题数据库，全省共建立档案目录数据库条目6000余万条。二是简化手续，为公众查档提供便利。2006年，全省档案馆共接待查档20余万人次，提供档案资料60余万卷次，其中公民个人利用占总利用总量的50％以上，有的甚至达到95％。三是建立已公开现行文件查阅服务中心，让普通百姓也可以看到‚红头文件‛。浙江省档案馆现行文件查阅中心的服务机制和手段不断创新，2006年，各级现行文件中心提供利用17560人次，提供现行文件查阅33911件次。四是提供档案和文件的网上查询服务。全省各级国家档案馆都在互联网和政务网上开通了档案网站，去年，全省档案网站访问量达200万多人次，网上现行文件全文点击达24.9万件次。

在肯定成绩的同时，我们也应该清醒地看到，我省民生档案工作中还存在许多问题，如对民生档案工作规律的认识需要进一步深化；有些地方和部门对民生档案建设还不够重视；民生领域建档管理在有些地方和部门工作不到位，发展不平衡；各级国家档案馆收藏民生档案的比例还不高；档案工作服务民生的机制和措施还不健全，成效还不显著等。

二、进一步加强民生档案工作的对策

1、开展调研和宣传，形成重视和共建民生档案资源的良好氛围。做好民生档案工作，首先要做好调查研究工作。加强民生档案工作是构建社会主义和谐社会的新任务对档案部门提出的一个新课题。调研的重点包括民生档案的形成规律、范围、特点，现状、存在问题和成功经验，管理原则与方法、开发利用的机制和措施等。做好民生档案工作，还要做好宣传工作。各级档案部门应从宣传工作着手，要采取形式多样的宣传手段，加强对民生档案工作的宣传，提高各级领导和有关部门对民生档案工作重要性和必要性的认识，形成重视和共建民生档案资源的良好氛围。

2、加强指导和检查，推进民生领域的建档管理向深度和广度拓展。我省民生领域的建档工作虽然一定的成绩，但从总体上看还处于起步阶段，无论是广度上、还是在深度上都需要进一步的拓展。一要总结推广典型。近年来，各地各部门在推进民生领域的建档管理方面有许多好的做法，创造了不少成功经验。在全省总结推广这些典型经验，发挥典型引导和示范带动作用，是推动民生领域的建档工作向深度和广度拓展的有效办法。二要加强培训指导。社保、移民、婚姻、土地、房产等民生档案大多属于专门档案，实施规范化的管理，需要一定的专业知识和业务技能。因此，各级档案部门要组织举办民生档案业务培训班，对形成和保存民生档案的部门档案人员进行培训，提高他们的业务水平。三要开展执法检查。通过执法检查，发现并查处民生档案工作中存在的违法现象，增强依法管理民生档案的意识，推动民生档案的建档管理逐步走上法治化的轨道。

3、重视接收和整合，发挥国家档案馆保存民生档案资源的主渠道作用。档案馆要注意收集与人民群众生活密切相关的档案信息，优化馆藏档案结构，提高馆藏信息的实用性。一是档案接收工作要突出民生这个重点。切实加强婚姻登记、山林定权、土地、社会保障等与老百姓利益密切相关的档案的收集，加强民间保存的档案、记录普遍百姓生活工作状况的档案资料的收集，使档案馆真正成为既保存政府信息，又保存社会公众信息的综合档案馆。二是积极推进区域民生档案资源的整合工作。民生问题涉及的领域很广，民生档案形成的主体有很多。与此相对应，目前，民生档案资源也分散保存不同的部门，给民生档案资源的共建共享带来了一定的障碍。各级国家综合档案馆作为保存党和国家重要档案的基地，应在收藏民生档案资源方面发挥主渠道作用。要积极推广借鉴长兴县、上虞市档案馆的经验和做法，创新档案管理体制，科学整合各类民生档案资源，逐步建立健全民生档案资源共建共享的长效机制。

4、创新手段和机制，努力为解决民生问题提供优质的档案信息服务。各级档案馆要坚持以民生需求为导向，面向社会服务大众，努力实现档案信息资源的社会共享。一要大力推进档案服务利用社会化。各级综合档案馆要进一步增强服务大众意识，促进公开档案信息资源的广泛利用和深度开发，推进控制使用档案信息资源在规定范围内合理使用，努力满足社会公众对档案信息的利用需求。二要加快档案信息化建设步伐，推动档案信息服务手段的创新。有序推进数字档案馆工程，优先完成民生档案数字化任务，逐步在全省建立起区域性、多层次、分布式、规范化的各类民生档案数据库群，并通过各类信息网络平台实现民生档案信息资源共享。三要深化档案信息资源的开发和利用。要围绕关系人民群众切身利益的重大专题，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，建立一批直接服务公众的重要专题数据库和档案编研产品。四要推进现行文件查阅中心向政府信息查询服务中心转变。†政府信息公开条例‡将综合档案馆指定为政府公开信息的查询场所。我们要从政府公开信息的角度，将已公开现行文件、档案、政府机关的各种公开信息（如法规汇编、书刊、宣传画册等），全部纳入政府信息查询服务中心的服务内容，保证政府信息查询服务中心的信息完整性和权威性。

经验交流

余姚市社会保险事业管理处 规范社保档案管理 方便参保对象利用

余姚市社会保险事业管理处于1990年建立综合档案室，随着改革开放的不断深入和我市经济社会的日益发展，我市的社会保险事业不断向前推进，我处的档案管理工作也逐步走上了规范化、标准化、制度化的轨道，通过为企业和参保对象提供档案查找服务，在保护参保对象的权益方面发挥了积极作用。

一、落实人员，明确职责，加强社会保险档案管理工作的领导 我市现有参保企业28500家，养老、工伤、企业住院医疗保险和被征地人员养老保障、企业退休人员的总人数已突破44万人次，其中参加城镇职工基本养老保险的人数突破19万人，参加工伤保险的人数突破16万人，参加女工生育保险的人数已达到1.8万人，参加被征地人员养老保障的人数已有8万余人，要确保这些社会保险业务经办工作的正常运行，要维护好这么多人民群众的切身利益，做好社会保险档案管理工作成为我们提高工作效率和服务质量的重要基础工作之一，成为维护社会保险历史真实面貌的一项重要业务工作。一是明确分管领导。成立了由处领导及各股室负责人组成的、由处领导为组长的档案管理工作领导小组，由办公室主任任档案室主任，负责协调档案的管理、鉴定和销毁工作。二是落实档案管理人员及工作职责。配备七名专兼职档案管理人员（每个股室一人），根据各自职责和业务经办范围，分别负责做好日常经办资料的收集、整理工作，各股室在每年6月底前将上的档案资料统一移交到处综合档案室。三是加强档案业务培训。选派档案人员进行专业培训，定期请来市档案局的业务人员来我处指导档案工作，提高档案工作队伍的业务水平和管理能力。

二、健全制度，落实措施，提高社会保险档案管理工作水平社保处综合档案室于1998年底即达到了档案工作国家二级标准，在硬件设施和软件配置上较为科学、规范和合理。在档案业务管理方面：一是健全制度。我们制定了包括档案综合管理规定、综合档案室工作责任制、综合档案室档案管理人员工作职责、档案借阅制度等一系列完整的规章制度。二是加强日常管理。根据处制定的档案管理员岗位责任制要求，由管理员每天察看库房的温湿度等情况，为确保档案保存的永久性和完整性做好日常维护工作。三是建立分类方案、归档范围和保管期限表。根据档案管理的要求，结合社会保险经办工作实际，我们规定综合档案室的档案主要分文书、会计、业务、声像、照片、设备等六大类，其中业务档案又分养老保险、工伤保险、女工生育保险、退休人员养老金和非统筹费、被征地人员养老保障等类别，每一类业务档案按责任者或问题等特征再细分若干类。如养老保险类业务档案，先按单位和参保人员分布结构，确定事业单位、三资企业、个体私营企业、个体工商户、自由职业者等类别后（有的地方是按乡镇、街道等行政区划来划分的），根据业务经办工作实际，对人员增减表、补缴表、转移表、终止情况表等材料进行整理和立卷归档。在对档案材料的收集上，我们除了主要收集社会保险经办业务资料外，还对涉及公民参保者权益的档案材料进行分类归档，充分体现参加社会保险人员档案资料的完整性。

三、改善设施，内扩外拓，加强和改进档案室库房硬件建设 社保处综合档案室现实际使用面积为120平方米，其中库房90平方米，阅览室、办公室30平方米，购置档案箱150只，防光布100米，空调机3台，去湿机1台，装订用缝纫机1台，并配置防盗门、防盗窗和灭火器等设备，库房配置严格按照国家二级标准规定，其中我处2005年新建的档案室采用密集架放置档案，可放置档案12000卷，能满足近十年的业务发展需求。我处综合档案室档案的案卷严格按照标准要求进行整理、立卷和归档。

四、开发利用，提高效益，增强档案信息资源的服务能力 目前我处有文书、会计、业务、声像、照片、设备等档案共8253卷，其中业务档案5010卷，发挥了重要作用。由于企业改制和参保者档案遗失等原因，近3年来到我处查找社保档案、要求出具相关证明材料的人数日益增多，仅去年我处为参保企业和职工免费提供档案查阅就达5000余人次。为使社会保险档案更好地服务于社会保险参保人员，服务于社会，同时为提高社会保险档案服务层次，我处在去年5月份还将1986年至1998形成的业务、会计、文书、声像等670卷档案建立了电子目录数据库，并移交到余姚市档案馆保存。

工作动态

杭州市制定机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定审批流程

国家档案局第8号令†机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定‡（以下简称†规定‡）发布以来，杭州市档案局高度重视，认真贯彻，积极落实，把实施†规定‡作为今年的一项重要任务来抓。具体推出了以下举措：一是印发了†关于贯彻„规定‟的意见‡，对进一步贯彻实施†规定‡的各项内容提出了要求。二是在认真调研的基础上，结合杭州本地实际，在市直属单位中选取了市政府办公厅、市政协办公厅等共18家档案工作基础较好的单位作为试点单位，先行开展机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的修订审批工作。三是明确了市直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批程序，并详细制定了相关的审批办理流程及审批表，以确保修订审批工作的顺利开展。（杭州市档案局）

金华市档案局认真贯彻国家档案局8号令

为贯彻好国家档案局8号令文件精神，使各机关单位做好本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作，市档案局做了如下几项工作：一是文件的学习，以三个业务处责任人为主讲，组织了三次局（馆）人员参加的业务学习会，并通过召开协作组会议的形式加以贯彻；二是对文件贯彻作了部署，确定市外贸局、罗店镇政府、源东乡政府三个单位为试点单位进行了重点指导，并要求试点单位6月底以前、其它130余家单位于12月15日前完成文书档案保管期限表的编制工作，年底前完成审批工作，规定2008年1月1日实施；三是采取培训班的形式，辅导各单位档案人员做好保管期限表的编制工作，市本级和部分县（市）都举办了培训班；四是加强同各县（市）档案局的业务联系，以统一业务口径，使文件的贯彻市县同步。

（金华市档案局）

宁波市档案局调研社保档案工作

3月下旬，宁波市档案局副局长金绍珠、业务处处长王熙明等一行3人专程到象山县调研社会保障档案管理工作。调研组听取了县劳动和社会保障部门有关领导就档案工作的开展情况，还现场查看了综合档案室，对档案整理和保管、利用等情况进行了详细的了解。调研组肯定了象山县的社会保障档案工作取得的成绩，能按照†浙江省社会保障档案管理办法‡的要求依法开展，全面推进，使社会保障档案得以规范管理，同时，提出了下一步工作要求：希望象山县劳动和社会保障部门继续重视社会保障档案工作，继续与县档案部门积极合作，以档案目标管理为抓手，按照市级档案目标管理标准，争取在今年开展档案目标等级认定，以积累经验，抓出成效，更好地为社会和广大公民服务。（宁波市档案局）

嘉兴市构建市、区二级婚姻登记档案电子目录数据中心 婚姻登记档案管理和利用工作，是一项关系民生，维护社会稳定，有利于构建和谐社会的基础性工作。嘉兴市档案局根据†婚姻登记档案管理办法‡要求，在总结嘉兴市档案馆馆藏婚姻登记档案电子目录数据库建设，以及数据利用经验的基础上，从便民、利民角度出发，开展了市、区二级婚姻登记档案电子目录数据中心建设探索工作。为切实保障嘉兴市、区二级婚姻登记档案电子目录数据中心数据的完整性和数据采集的及时性，数据中心组建工作采取由档案、民政部门联手共建的方式。市档案局、市民政局和南湖区、秀洲区民政局及婚姻登记档案中心共同组成了数据中心联络小组，具体开展数据采集交换，并由市档案局最终完成电子目录数据合成工作。

近日，嘉兴市档案局、市民政局联合发文，明确了有关具体实施细则。嘉兴市婚姻登记档案电子目录数据中心建设完成后，嘉兴市婚姻登记档案查询将形成一种资源、几个窗口共同利用的服务体系，基本做到一站式服务。（嘉兴市档案局）

淳安县档案馆接待移民档案查阅形成热点

淳安是一个移民大县，在这片4427平方公里的土地上，从1957年至1970年，先后有289951位移民克服种种困难，携儿带女，远走他乡，为建造新安江电站作出了巨大的牺牲。其中迁移到江西64680人，安徽5630人，本省安置219641人。在移民过程中形成的原始材料经县移民办整理成册，共计2232卷（册）。据统计，从2006年9月至2007年1月淳安县档案馆共接待移民查档达3万余人次，为做好移民后期扶持工作，维护社会稳定，构建和谐社会，发挥了积极作用。（淳安县档案局）

简讯二则

★根据省档案局关于开展行政村规范化档案室建设的工作要求和部署，绍兴市、金华市、萧山区、奉化市、江北区、鄞州区、南湖区、秀洲区、长兴县、路桥区、黄岩区、椒江区等档案局于近期分别开展了行政村档案员培训工作，系统讲解了“行政村档案管理软件”的安装、系统操作等，共有约2000名行政村档案员参加了培训，为行政村档案工作规范化管理打下了良好的基础。（省局业务指导处）

★5月中旬，萧山区档案局举办了镇、街分管档案工作领导培训班，全区26个镇、街分管档案工作的副书记参加了此次培训。萧山区委副书记谭勤奋为培训班作了动员，他在讲话中指出，做好档案工作要做到四点：一是要提高认识，进一步增强做好档案工作的责任感和使命感；二是要拓展领域，进一步强化档案公共服务功能；三是要练好内功，进一步提高做好档案工作的水平；四是要加强领导，进一步优化档案事业的发展环境。（萧山区档案局）

本期责任编辑：陈慧瑛

发：各市、县（市、区）档案局

浅谈基层医院图书档案管理 篇3

现代医疗设备的迅猛发展，促进了医学的进步和医学技术、临床医学新老学科的建设，顺应了社会进步和健康需求，推进了医学科学的进步，加速了医院现代化的进程，是医院现代化主要标志之一。为了提高诊疗质量，各医院积极引进医学高新技术及其设备，使之成为医疗服务的重要手段，但目前有的医院只注重引进和使用，却忽略了对高新技术和其设备本身技术资料的科学管理。因而适时调整、加强医院技术档案管理，有利于实现医院管理的现代化、科学化，有利于医疗质量和服务水平的提高，有利于医教研的顺利开展和医学科技的推广应用，有利于医患双方合法权益的维护。

1医疗技术档案的作用

医疗技术档案真实地记载了人们的医疗技术思想、医疗技术方法和医疗技术经验，是广大医务人员劳动的结晶，它能为科研管理机构和医疗技术人员在进行科研管理、医疗技术决策、科学研究、技术交流、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

2科技档案管理的现状

2.1分解管理及其弊端

目前医院的病案管理是由医务科所辖的病案室管理。这种管理是建国以来的传统管理办法，目前已积累了经验，管理得比较好。

发表在各级杂志上的论文，不同级别的科研项目、科研成果、获奖成果、证书编著的各种医学著作均归医院科研科管理。

医院为提高医疗水平和学术水平所订阅的各种杂志和医学书籍归医院图书馆管理。

由于医院的制度不完善，机构不健全，有的同志担心各种论文或证书存放在职能科室会丢失，因而自行保管。

人事档案的管理及人才的管理在医院人事科。

此类分解管理产生的弊端为：

病案及图书馆现行的管理办法是可行的，但值得提出的是人事档案和科技档案的分解管理却存在很多弊端。不管是人事档案还是科技档案，就其性质归属而言同属个人档案，因而对同属一个人的档案分别存放是没有必要的，它对档案的管理和使用都是不利的。

对档案的提供利用不利。由于人事档案和科技档案的分别存放，所存放的位置、索引的方式都会有所不同，因此，为档案的提供和利用带来很大的不便。例如，组织要全面了解某个人的政历和业务技术情况，或者晋升职务，晋升职称，往往需要周旋奔跑于各职能科室之间，需要二次、三次或多次阅档程序，这样对利用者和提供者都存在着不同程度的重复劳动现象，更重要的是降低了档案的利用率，同时也降低了工作效率。有时还要向拥有者本人索取材料，更显得烦琐、复杂，不利于组织上的考核，不能及时、迅速、有效地反映出被考核者的全貌。

对档案的存放保管不利。人事档案和科技档案分别存放不符合档案集中统一管理的原则，同时浪费了大量的存贮空间，从人力和物力上都是一种浪费。两种档案要有两套贮存设备（档案箱、档案袋、档案硬皮）；要建两套索引;有关材料要重复制作双份;档案工作的重复劳动;档案管理需要两套人马，造成人员的浪费。

容易造成科技档案的丢失。由于人事档案和科技档案的分别存贮与管理，在调出人员的转递过程中，容易出现两种档案不能同时转出的现象，往往使科技档案长久滞留在原单位，易造成丢失。

2.2管理人员的现状

知识结构偏低。无论是从事病案还是科研管理的人员、图书馆的工作人员及人事管理干部，他们中的绝大多数是护士或中等专业技术人员。高等医学院校毕业后从事科技档案管理的人员为数甚少，他们的知识结构偏低，知识面狭窄，文化程度、工作能力很难适应医院科学技术飞速发展的需要。

管理队伍不稳定。从事科技档案管理的工作人员，尽管是由从临床第一线抽调来的思想素质好、作风正派，责任心、事业心较强的同志担任，但由于有些政策不落实，在某种程度上造成了管理队伍不稳定，人心思动。如来自护理队伍的某些工作人员由于从事管理工作后没有护龄津贴，奖金也比从事工作时少，她们的自身价值没有得到应有的体现，因而要求归队。来自医疗第一线的高等医院院校毕业生由于晋升职称受到影响，也不安心工作，要求归口。

3加强医院科技档案管理的对策

领导重视，增强档案意识要加强医院科技档案管理，首先要解决认识问题。要深刻地认识到：加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要。邓小平同志曾指出：“科学技术是第一生产力”，我们要想使科学技术转化为生产力，首先重视科学技术，要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果，各级领导必须增强档案意识。

加强医疗技术档案的收集与归档

医疗技术档案的收集。材料的收集是医疗技术档案工作的起点和基础。档案管理部门要让医疗技术人员充分了解集中统一管理的意义，使医疗技术人员不因图个人工作上的方便而将档案材料据为已有，或因工作的不慎而使材料丢失和泄密。档案管理部门还应根据医疗技术档案管理工作的特殊要求，制定有关的规章制度。具体规定归档范围、归档时间，使医疗技术人员在医疗技术活动过程中自觉地配合做好材料的收集与归档工作。保证医疗技术档案收集质量的关键在于医疗技术材料的完整和准确性。

医疗技术档案的归档范围。医疗技术档案的归档范围要贯穿医学研究、临床医疗和医疗设备维修等医疗技术活动的全过程。

抓好医院技术档案的鉴定医疗技术档案材料经收集与整理后，应根据一定的验收标准，对其科学性、准确性、完整性、历史和现实价值、保管期限等组织认真的鉴定。鉴定委员会由医院领导、有关部门、医疗技术人员、档案人员组成。对已经失去价值的技术档案，经领导批准后销毁。凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有永久利用价值的技术档案都应当永久保存。凡是在一定时期内具有利用价值的技术档案，可以确定保存期。

提高基层医院档案管理工作认识 篇4

关键词：基层医院,档案管理,现状,对策

基层医院是直接面对人民群众的服务窗口, 而基层医院的档案是医院各方面需要的佐证材料, 所以, 基层医院的档案是医院不可缺少的参考依据, 它反映出整个医院在建设和发展中具有保存价值的各种资料, 是检查医院和评估医院工作能力的重要依据。如何合理开发和有效利用医院档案信息资源, 服务于医疗改革和卫生事业改革发展具有重要意义, 更有利于发挥医院各项工作的推动作用。以下是本人多年从事档案管理工作的体会。

一、基层医院档案管理工作的现状与现象

(一) 对基层医院档案管理工作认识不够

医院对档案管理工作重视不够。档案管理意识薄弱, 医院总是以医疗发展为中心、往往忽略档案管理工作、认为档案管理没有多大的价值。认为档案管理是属于医疗辅助科室, 没必要投入很大的资金, 它不能产生直接经济效益。这样一来由于医院对档案管理工作的偏见认识, 就造成当年用完之后应上交的归档材料, 不主动交档案室, 觉得好像是自己科室用完不要的材料才交档案室保管。平时不用档案就认为档案室保管的都是无价值的东西, 但要想需要利用档案参考时, 又觉得档案室就是人们需要利用的“百宝箱”。档案本来就是作为医院领导和职工在工作中利用价值最高的佐证材料, 更是医疗、科研、院史、职工晋升、病人就医等各方面利用的重要参考依据, 更是医院发展的真实写照。因为种种对档案管理工作意识薄弱的观念, 就使得档案管理工作失去了利用的重要性。造成档案管理对医院发展历程原始记录的不负责任, 所以, 基层医院档案管理工作长期处于被动状态。

(二) 对基层医院档案管理基础设施投入不够

因为没有认识到档案保管、利用的重要性, 没有对档案管理工作进行必要基础设施投入, 缺乏对档案保管的基本维护设备, 所以有时就造成了对档案的损坏、丢失、霉变等现象。这样一来就给档案利用者造成了很大的阻力, 无法利用其档案。这些情况都是平时对档案管理工作的轻视, 使档案在有用的价值方面得不到更好的利用, 档案就变成了有名无实的牺牲品。医院的行政、医疗、科研、教学、设备、基建、会计等各项工作中所形成的具有保存价值的文件, 各种图表、簿册、录音、录像、光盘等各部门的载体档案就失去了它的历史意义及利用价值。

(三) 对基层医院档案管理人员专业重视不够

档案管理作为一个独立学科, 既有它的重要性也有它的独特性, 由于领导档案管理意识浅, 对档案管理工作不重视, 造成了档案管理人员不是兼职就是不专业的人员来搞这项工作, 长期处于没有经过档案专业培训的人员从事档案管理工作, 因为业务不熟练, 工作起来不知从何下手整理, 经常出现不正确的分类方法等, 造成了档案管理工作不规范现状, 更谈不上在工作中依照贯彻实施《中华人民共和国档案法》及档案管理规范等工作的开展, 极大的影响档案管理工作的正常发展。

二、对策与措施

(一) 加强基层医院档案管理工作的认识

领导应高度重视档案管理工作。增强医院职工对档案的管理意识, 医院档案管理工作的水平、质量与医院领导层的重视息息相关。首先, 医院领导要改变对档案管理工作的认识, 积极支持档案管理工作, 把医院档案管理工作摆上应有的位置, 其次, 医院要成立档案管理领导小组、由院领导负责、分管领导主抓, 办公室主任、档案管理人员具体管理的办法、使档案管理工作走向正常化的轨道, 要大力宣传《中华人民共和国档案法》, 及档案管理工作的法律法规, 定期开展档案管理业务学习, 当年产生的档案资料急时交档案室归档保管, 必须充分认识档案管理的重要性, 对医院有关的档案资料要进行加以完善的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、鉴定、利用等工作。合理开发和有效利用档案信息资源, 加强档案管理和编研工作的作用, 提高档案管理水平, 更好地发挥档案管理工作应有的效能,

(二) 加强对基层医院档案管理基础设施的投入

完备的管理设施是做好档案工作的前提和基础。基层医院首先要建立独立的档案室, 要设立专门的纸质档案库房和电子库房, 为库房安装门禁、电子监控设备、自动消防报警器、自动恒温恒湿、密集柜、电子档案防磁柜、低湿杀虫消毒柜等设施, 保障档案的安全。要着眼于档案管理现代化的要求, 对档案工作要配备相应的硬件设备, 以提升档案管理工作水平。如档案管理平台、服务器、电脑, 打印机、扫描仪等, 是运用现代技术实施档案管理的有效保障。另外, 必须要做到档案库房、查阅室、办公室三分开。库房设施要做到“九防”, 即防火、防潮、防尘、防盗、防光、防高温、防虫、防鼠、防有害气体。要坚持日常的库房管理, 坚持监督与检查相结合, 定期组织对库房的安全检查, 及时发现和消除档案库房的安全隐患。

(三) 加强对基层医院档案管理人员的专业知识培养

加强企业基层单位档案管理工作 篇5

摘 要：随着社会信息化时代的到来，信息管理越来越多样化。作为原始信息凭证，基层单位档案的存在有着重要的意义，企业档案是企业在各项实践活动中形成的真实可靠的原始依据，记录了企业的发展历程。良好的企业基层档案的管理规划在维护企业健康发展的方面具有战略意义，本文就如何加强企业基层档案的管理工作，结合实际谈一些见解。

关键词：基层；档案管理；规范

就企业而言，档案可以说是一个企业的丰碑，记录着一个企业的成长过程。档案工作的好坏，直接或间接地影响着一个单位的工作质量、工作效率和服务质量。因此，如何做好基层档案管理工作是当今管理者必须考虑的重大问题。目前基层档案管理分析

1.1 管理者管理意识不强

当今，许多的企业基层单位由于管理者管理意识不强，忽视了档案的管理工作，即使有一些单位把档案管理提到了日程上，但是在管理的时候，由于管理人员身兼数职、人事经常变动原因经常会出现档案整理不及时、档案质量不高、业务素质欠缺、服务标准降低等情况，从而造成企业单位档案管理不到位。

1.2 管理体制不够完善

随着经济改革的不断深化，企业内部机构和单位的撤并、重组、迁址逐渐增多。在单位撤并的交接过程中，领导把主要精力都放在安全稳定和平稳交接上，对基础的档案移交工作重视不够，没有纳入议事日程，没有建立健全完善的档案交接体制，加上个别人员对档案的集中管理的意识不够强，致使交接程序简化，交接事项不清、交接手续不严而造成档案信息丢失，为以后的档案利用造成了很大的不便。

1.3 企业单位档案管理的不规范

在档案管理中，档案管理者对基础档案管理的重要性和必要性没有足够的认识，对档案管理不积极，仅仅是为了应付检查、应付差事，对档案的管理没有建立严密有效的档案管理制度、对信息的收集整理到保存没有做到系统规范，甚至有些管理者把文件随意丢放，没有尽到一个管理者的责任。

1.4 提高档案规划质量，加强档案信息化管理

随着信息化时代的到来，许多基层单位档案的管理体系并未创新，由于长期未更新档案信息系统的版本，造成了目前企业的电子信息档案管理混乱，加之单位在档案的管理方面没有制定相应的规定，许多档案没有进行合理的范围划分，导致了文件的保管的混乱，从而降低了档案的管理质量。

1.5 档案管理环境恶劣

为了档案能够完整的存放，档案的存放环境是极为的重要，档案室最好能保证良好的通风条件和干燥条件。除此之外，防止蛀虫也是重中之重。在目前的档案管理工作中，基层单位并未重视这些问题，档案室的温度和干燥度经常不达标，在防止蛀虫方面，目前的企业单位多采用药物杀虫，这种方法虽然能抑止蛀虫，但对管理人员的身体也造成了很大的伤害。加强基层档案管理工作的具体措施分析

2.1 优化档案管理制度，提高档案管理者专业能力

为了能够改变当前的档案管理弊端，管理者积极了解当前的档案管理现状，积极与其他档部门沟通讨论，改革管理体系，制定相应的管理规章，其中主要分以下几个方面。

（1）加强培养档案管理者的责任心和职业道德素质，为企业树立良好的形象，为档案利用者提供更好的查询服务，在档案的管理中，管理者不但要坚持实事求是的思想，保证档案的真实性，完整性。还应该具有保密意识，以确保档案的政治安全。

（2）档案的管理人员不仅要具备专业的理论知识，还应该熟悉档案的管理工作，熟悉现代化信息技术，使传统的档案管理逐渐向现代信息化管理靠拢。此外，要注重提高工作人员的实践能力，规范管理流程。

2.2 提高档案管理者的综合能力

档案的管理好坏在很大程度上都是与管理者的能力直接挂钩，所以档案管理工作人员的综合能力是十分重要的，这对档案管理工作质量上的影响非常显著，为了提高档案材料的收集效率，档案管理人员要具备几下几个方面的条件。

（1）档案管理人员除了对档案管理的理论知识的全面了解以外，档案管理人员还必须了解其他各个学科的知识，如信息、分类、编辑等方面都要有一定的了解。当今社会，计算机的应用已经无处不在，计算机的存在为人类的工作和生活都带来了极大的便利。档案管理者不但要对传统文化熟记于心，还要对计算机操作了如指掌，只有管理者不断地学习新知识，并加以创新改革，才能更好地推动档案管理的健康发展。

（2）企业应该鼓励档案管理人员多参加一些创新、直观、生动的培训课程。企业也可以定期的组织一些多媒体教学课程，为档案管理人员提供与其他企业相互学习相互交流的平台，以提高档案管理人员的管理技术水平。

（3）企业应培养档案管理人员的自学能力，培养档案管理人员的管理能力，提高管理人员的责任心和社会感。

2.3 加强检查力度，提高管理质量

（1）在档案管理工作中，管理者应加强检查的力度，实行年检制度，把检查结果同年终考评、先进评选结合起来，从而强化档案管理的规范性。

（2）企业各基层单位间要联合检查，相互督促，主动汇报实施状况。

（3）严格检查，严格执法，对于检查发现的问题要立即通知单位，对于情节极为严重的情况应追究其法律责任。

（4）积极沟通。在检查工作结束以后，应立即与检查单位就检查问题进行沟通讨论，向有关领导和人员通报，积极整改。

2.4 充分使用当前信息化技术，合理管理

随着信息化技术的提高，纸质档案已逐步被电子信息所替代，电子档案不但弥补了纸质档案不易长期保存的缺点，还具有便于快速检索和远距离传输的优点，提高了工作效率，节省了人力、物力、时间和空间，实现了具有现代特色和规律的办公自动化科学管理与人工管理的有效结合。

2.5 普及档案知识，提升档案质量

档案质量的提高与机关工作人员对档案工作的认知程度、档案知识密不可分，针对当前机关工作人员对档案工作认知匮乏、知识欠缺问题需要做好以下两点。

（1）充分认识档案宣传工作的重要性，加强领导，配足必要的宣传设施设备，提高档案宣传工作的质量和效率。

（2）利用档案宣传展板、知识竞赛、档案知识揭挂、成立档案QC小组方式进行档案知识学习。结束语

随着社会的不断发展，信息化已经是当今发展的主题，作为原始的信息资源，我们应该充分认识到信息的重要性，档案管理的重要性。只有充分的认识到当前档案管理所存在的弊端，才能去更好的去管理，为档案的保管与利用提供了强有力保证，让“历史的丰碑”古今可鉴。

参考文献

[1]葛玉芹.新形势下如何加强基层档案管理队伍建设[A].建设工程理论与实践（第二辑）[C]，2005：2.[2]潘忠，黄泓泽.信息时代基层档案工作数字化管理体系建设研究[A].国家档案局.档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（下）[C].国家档案局，2012：5.[3]郭艳华，孙秀玲.推进经济系统基层档案管理数字化[J].科技致富向导，2012，20：267.[4]崔洁.从基层档案管理现状谈如何做好基层档案管理工作[J].兰台世界，2012，S2：102-103.作者简介

基层社保档案管理工作初探 篇6

一、社保档案的特点

社保档案是指人事劳动和社会保障部门、民政部门及相关社会群团组织、企业、事业单位，在进行劳动就业管理、社会保险经办、处理民政事业、推广劳动者权益、扶助社会弱势群体过程中形成的专业社保档案，作为一项专业的管理工作，社保档案具有以下的特点：

全民性。全民性是指社保档案涉及我国社会各方面的人员，覆盖社会每个角落。现在我国的养老、医疗等社保措施主要针对城市居民，伴随着我国社会保障体制的改革，我国参与社会保障体制的人口将逐渐扩大到农村，最终目标是全社会的所有公民，每个人在办理社会保障时都会形成社保档案。

动态性。动态性是指社保档案是与社会发展同步进行，随时处在动态地变化之中。每个人在其参与社会保障后，其社保档案也会随着工作单位的变动而发生关系转移，各项社会保障数据也会依据职工的实际情况而相应变化，有些社会保障保险项目，如住房公积金、医疗保险等还会经常发生支用、给付等情况，这些变化情况都要在其社保档案中形成相应的记录，社会保障工作的这种动态变化决定了社保档案的动态性。

普惠性。普惠性是指社保档案是以人为基本服务对象来建立和办理的。个体的人是社保档案的最基本的形成单位，在参与社会保障后，每个人都会形成相应的档案，社保档案是个人参与社会保障原始凭证，也是维护个人权益的重要证据。如干部的人事档案一样，随着人的变化，个人社保档案也会产生相应的变化，这些档案记录一直要保存到当事人亡故之后。以人为本，记录一生，服务一生。

标准性。标准性是指社保档案是按国家的有关法律法规与相应规范来办理的。具体表现在：一是办理活动的规范，即各类社会保障保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是形成材料有相应的标准，即各类社会保障保险都有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

二、社保档案管理工作中存在的问题

社保档案是实现社会保障信息交流与共享的保证，是人民维护自身合法权益的重要凭据，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件，社保档案管理应与社保体制发展相适应，并能促进社保事业的发展。但是，在目前的社保档案管理工作中还存在许多问题，影响了社保事业的健康发展

1.部分领导干部和单位对社保档案重视程度不够，档案工作人力物力财力投入不足

由于社保档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社保档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，普遍存在，有些部门没有专门的档案室，该归档的档案没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重。

2.档案管理机制不顺，社保档案管理政出多门

社保档案由于涉及的面比较广泛，不同的类别社保档案分别归属不同的部门管理，一个人的保险资料分别保存在不同的机构，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社保档案信息。

3.社保档案管理的相关国家标准和规范亟待健全

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。

4.设施落后，方法陈旧，管理粗放，跟不上社保制度改革的快节奏

大部分社会保险机构仍然沿用过去手工操作的陈旧管理模式，效率十分低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展。同时，档案装具不统一，标识不规范。在档案行政管理部门的协助下，各地启动社保业务档案管理工作的时间不一，起点不同，由于没有统一的标准，导致档案装具不一致，装具标识不规范。在工作开始初期，根据当地档案行政管理部门的建议，部分地区在社保业务档案管理方面基本采用文书档案管理的通用做法，与《社会保险业务档案管理规定(试行)》(3号令)的规定有较大的差距。

5.社保档案人员业务培训较少，业务素质亟待提高

社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。

三、加强社保档案管理的措施和方法

根据社保档案的特点和社保工作的发展，改进和完善我国的社保档案工作，将是社保工作和档案工作的一项重要内容，笔者认为，当前社保档案工作可以从以下几个方面进行一些改进：

1.加强宣传，争取领导重视，加大投入力度

在全社加大社保档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社保档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社保档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社保档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，为建设和完善社保档案工作创造良好氛围和有利条件。

2.完善管理机制，健全管理体制

理顺社保工作管理机制，尽可能将社保的职能工作，集中在一个职能单位完成，即实现养老、医疗、工伤、失业、生育等社会保障工作的统一管理，推行一条龙式的服务模式，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社保档案的集中管理，充分体现社保档案的人本性特点，实现社保档案“记录一生，服务一生”的管理目标。

3.加强档案标准化建设，实现科学化管理

大力加强社保档案的科学化、标准化、制度化、规范化建设，实行社保档案的管理科学规范。加强对社保档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社保档案管理规范，努力促进社保档案信息资源的整合与共享，提高社保档案的管理效率，使其成为开展社会保障工作的有力工具。

4.努力创新管理模式，创造性地开展社保档案工作

在以人为本的指导思想下，树立档案为人服务的新观念，努力开创新的管理模式。如长春市社保局建立了退休人员档案管理中心，解决了退休人员的养老金发放、社保档案管理问题；南宁市推出了社保档案托管服务。这些新的服务形式的开创，进一步推动了社会保障工作社会化的进程，使社保档案的管理不再依赖于企业，使职工不再为企业的破产和自己的退休而担心社保档案的管理问题，同时也给社保档案管理带来了新的活力。在社会保障工作社会化的大背景下，数量庞大的社保档案管理必然会成为社会保障部门的一项重要开支，单纯由政府出资来建立的社保档案信息中心已经很困难，社保部门可以以公共产品理论为指导，积极探索新的形式，如采取政府相关部门领导，第三方出资建立的方式，建立社保档案信息中心，实现社会档案的保管、利用集中统一管理。

5.加强档案管理信息化建设网络化的建设

要推进社保业务档案管理信息化，实现社保业务档案管理信息化与社保经办业务处理信息化实时对接，做到业务档案归档实时化，管理电子化。通过采取自动化手段，改进社会保险业务档案管理、服务方式，在实现社保业务档案规范化管理和不断提高业务档案服务效能的同时，充分发挥业务档案主动防范风险、保证社保经办整体安全的职能，以实现建设统一的社会保险档案信息化管理体系模式，不断提高社保业务档案管理水平。积极利用计算机网络，社保部门可以实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付，可以利用社保档案信息网了解社保工作状态，实现无纸化办公，提高工作效率；用户可以通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社保号就可以查询到自己的社保缴费等情况，轻松完成缴费、支付等所有的工作环节；通过网络，可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互，实现更大范围的信息资源共享。因此，各地社会保障部门要重视社保档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社保档案信息网络。

6.加强社保档案管理队伍建设

各地要组建专门的档案管理队伍，根据工作需求，配备专门的社保业务档案管理人员，同时加强对社保档案管理人员的业务培训，提高管理人员的整体素质，以提升社保业务档案的管理水平。

基层医院血库档案资料管理探讨 篇7

1 医院血库资料归档管理的重要性

医院血库资料归档属医疗档案管理内容之一, 血库资料归档往往被忽视, 由于它不完全等同于医院的病例管理, 也就不十分规范, 但血库资料归档的重要性并不亚于医院病历, 甚至更为重要。因为血库资料是临床输血资料信息, 包括献血者条码与受血者资料信息、标本采集接受、交叉配血方法与过程、检测结果与相应责任人追踪的整个过程, 以及所使用的检测设备、试剂等的真实记录, 也是科研的原始资料, 同时又是处理医疗纠纷、医疗事故的原始依据, 它还是民事诉讼的有力证据。对血库资料进行归档, 应符合国家相关规定, 原始资料应至少保存10年, 防止篡改、丢失、老化、损坏、非法复制等, 对资料应进行分类管理, 在保存期限内应能随时调取查用, 使其具有可追溯性。

2 医院血库资料归档的分类

在医院血库资料归档的过程中, 主要形成的资料包括各级部门发来的输血相关法规文件、会议形成的文件、报表业务总结等, 医院血库质量管理体系、血库人力资源管理、血库仪器设备档案、血库工作中的质量控制, 血液的保存、检验、发放等资料进行分门别类的归档。

2.1 医院血库资料的文书档案

文书档案是医院血库在各种管理活动、业务往来中形成的有保存价值的文件材料, 也是各级机关、主管部门或本单位以发文形式上传下达的各种文件, 在传达业务精神、指导业务开展中发挥作用。

2.1.1 归档以发文形式即“红头”文件上传下达的那些针对医院血库工作的规定通知、条例、法规、操作规范等, 把它们归档到文书档案, 如《献血法》、《临床输血技术规范》等。然后根据文件性质分出外来文件、内部文件类别, 打上文件目录、编号后进行登记归档, 最后装入标签档案盒。

2.1.2 对于会议形成的文件、报表、考核达标、数据统计和业务总结等, 这些资料的类别归档就有较大难处, 还应包括医院输血管理委员会定期召开的会议记录, 血库每次应有会议记录。

2.1.3 对临床科室用血定期或不定期进行的《合理用血评价》、年用血量报表、血库年度工作计划、工作总结、考核达标等反映业务情况的资料, 特别是考核达标结果、工作计划总结, 一般都包含有医院输血管理委员会的监督、督导工作, 考核结果, 输血调查报告及对业务开展的分析和总结, 把这一类资料归为一个档案盒并贴上年度标签。

2.2 医院血库质量管理体系

医院血库质量管理体系即标准化操作规程 (SOP文件) , 我院是遵照青海省血液中心《临床输血质量管理体系》制定SOP文件, 把它装订成两册, 一册为《管理文件》, 一册为《操作文件》。它们具有较强的专业性、针对性和标准化的特点, 用于工作中指导血库日常工作, 以及具体的标准化操作规程, 由于它在业务开展中的特殊性, 把它一般摆放在桌面上的文件夹中, 便于在工作中随手能拿到。

2.3 血库人力资源管理

建立健全血库所有工作人员的技术档案, 主要内容包括:个人简历材料、学历/学位、上岗证/专业技术职称证书、培训证书等复印件。工作人员每年度关于经血传播病原体感染情况的检测记录, 建立工作人员健康档案。对医院输血相关业务年度培训计划、培训效果的评估以及培训资料进行管理。血库新进、转岗及在岗人员输血相关知识和技能的培训、评估考核记录。将该类资料存放在一个档案盒内, 在档案盒上打标签“血库人力资源管理”。关于这方面的资料, 查看时会一目了然。

2.4 血库仪器设备档案

对血库设备进行控制和管理, 所有仪器进行登记填写《设备档案明细表》, 其中包括仪器名称、型号、厂家地址、售后服务联系方式、初使用日期等内容, 并将血库仪器设备进行序列编号, 按顺序排好目录, 有使用、维护和校准记录, 并将使用说明书一并归档, 以便日后进行查阅。

2.5 医院血库的质量控制

包括三部分内容。一是血型、交叉配血试剂的质量控制。每批入库的试剂均应做效价、亲和力、特异性确认实验, 每10d制作红细胞悬液以及每日开展的血型实验特异性鉴定。二是仪器设备与环境维护和持续监控记录, 如储血冰箱、低温储存 (血浆) 冰箱、融浆机等的温度监控, 血库环境温湿度、空气消毒等均应有详细记录。三是储存血的质量问题, 如发生溶血变质、细菌污染以及在临床输血时出现的不良反应、事故、差错记录。这些内容都是血库重要的长期保存资料, 应以每月为单位进行归档, 在每月首页注明所包含使用日期, 并于每年度为一档案盒, 便于查阅与综合性回顾分析。

2.6 血液的保存、检验、发放等资料进行分门别类的归档

每袋血的入库、检验、发放直到输给受血者的整个过程中始终有完整详细的记录与责任人签名。其中包括如下内容: (1) 血液入库、出库、血袋交回记录, 有血液条形码信息、受血者信息, 检测者、取血者及日期时间。 (2) 《临床输血申请单》, 凡进行临床输血的患者, 主治医生均应规范填写好申请单递交血库, 要求每份输血病历、申请单的完整性是100%。 (3) 交叉配血实验记录, 包括血袋条形码、受血者信息、检测方法、检测结果及检测报告签发的整个过程记录。 (4) 交叉配血送检样管交接及其处理记录。以上内容均以每月为单位进行统计归档, 把当月的资料全部归整在一个档案袋中, 在档案袋上注明资料的日期范围, 再以年度或月份装在档案盒内, 档案盒标签上应注明资料的年份与日期为佳。此类资料内容多牵涉面广, 占医院血库资料归档内容的90%。要求档案盒标签编号 (分出长期资料和短期资料) 简洁、清晰、方便, 这样便于长期保存, 查找资料十分方便。

3 医院血库资料归档注意事项

收集完整的资料并进行系统归档整理、装订, 虽工作量不大, 但要求工作的专业性很强, 工作中必须认真: (1) 资料完整并能进行系统归档, 所有资料不能遗漏。 (2) 资料不得进行涂改、使用圆珠笔或铅笔填写。 (3) 归档整理后进行编号, 根据资料内容选择存放位置, 档案盒应统一大小、字体, 标明年份、类别, 一是整齐, 二是便于长期保存查找。 (4) 资料保存室内要通风、干燥, 避免阳光直射, 防止字迹褪色, 更利于长期保存。

虽然我院血库资料归档已有初步成效, 但还有一些问题没有解决:一是分类没有明确的标准, 规范化管理还待进一步完善。二是使用手工书写记录, 还未实行计算机信息管理系统。管理好医院血库资料, 为医院提供真实的分析资料和凭证作用, 能更好地为输血工作服务。

浅淡基层医院医疗设备档案的管理 篇8

1 建立医疗设备档案的重要性

1.1

在医院准备购置医疗设备时, 可以为医院领导及专家和使用科室提供各种有据可查的资料, 如生产商、售后服务、设备价格等有力证据, 同时也可为同类设备的功能升级提供可靠信息。

1.2

医疗设备档案也是工程师对设备进行维修、保养以及管理的一个重要依据, 并且可以在保修期内对厂家提出相应的要求, 为医院节省不必要的开支。

1.3

医疗设备档案是设备正常使用的技术资料, 不仅能为设备的有效使用, 保养维修提供科学的依据, 而且可为使用科室提供准确有效的技术支持, 使科室在使用设备的过程中有章可循, 有据可查, 避免因不规范操作造成各种事故, 为医疗安全提供了有力的保障。

2 医疗设备档案资料收集的原则

医疗设备档案资料的收集是医疗设备档案管理的重要环节, 只有将档案资料的收集与医疗设备的综合管理同步进行, 才能保证医疗设备档案的齐全、准确。其收集的原则主要表现为四个方面:一是设备档案资料收集与设备购置管理同步;二是设备档案资料收集与设备验收、安装调试管理同步;三是设备档案资料收集与设备使用管理同步;四是设备档案资料收集与设备检修管理同步。

3 医疗设备档案归案的基本内容

3.1 随机的文件资料:

主要包括有安装图纸、设备操作规程、维修手册、合格证以及其它的相关随机资料等。

3.2 申购过程中形成的文件资料:

主要包括设备申请材料、可行性论证报告、政府采购计划报批表、大型设备生产厂家三证、购销合同、协议书、发票复印件以及各种原始凭证。享受国家免税政策的进口设备, 除上述资料处, 还应包括电机设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、商检报告、安装调试及验收报告等等。

3.3 设备运行过程中形成的文件资料:

包括人员培训、计量校准、使用记录、折旧报表、收益报表、故障维修、维护保养、设备报废等各种记录。

4 医疗设备档案的管理

医疗设备档案是医疗设备的全部历史记录, 其管理工作应随着设备的变化跟踪收集相关资料, 认真归档。为了建档的完整性, 应该实行医院、科室、操作人员三级管理网络, 强调以购置、验收、使用、维修、报废为基本内容的归档原则, 根据医疗设备档案的管理要求和各阶段设备文件的形成规律, 收集设备全部历史过程所产生的文件资料, 明确归档内容, 确定归档范围, 完成相关资料的分类整理工作, 确保设备档案文件资料的齐全、完整、准确、系统和安全, 进而发挥其应有的作用。

5 医疗设备档案管理的应用

医疗设备档案的有效利用是医疗设备档案管理工作发展和提高的根本基础。建立医疗设备档案, 不仅是为设备的有效使用、保养和维修提供科学的依据, 而且也为使用科室提供准确有效的技术支持, 同时, 还可以使各个部门能够及时、完整、方便地查询医疗设备的原始档案和相关资料, 发现问题, 实行动态化的跟踪管理, 保障医疗设备的正常运作, 为临床提供更好的服务。

医疗设备档案管理是医院档案管理和信息管理的一个重要组成部分, 在医疗、护理、科研、教学及医院管理中均起十分重要的作用, 这一点在基层医院显得更为突出。建立和完善医疗设备档案的管理, 不仅可以为医疗设备的正常运行维护大修、状态检修等提供技术数据, 而且可在提高医疗水平、降低医疗成本, 进而提高医院的经济效益和社会效益方面发挥更大的作用。

摘要：医疗设备档案的管理是医院管理的重要内容之一。本文从医疗设备档案管理的重要性、管理的内容及如何管理和应用等几个方面进行了浅述, 为基层医院在医疗设备档案管理提供了有益的借鉴。

关键词：基层医院,医疗设备,档案管理

参考文献

[1]陈小丽, 浅谈如何加强医院医疗设备档案管理[J].医疗设备, 2012年2月第25卷第二期。

基层医院档案管理工作 篇9

一、目前基层医院档案管理现状

（一）重视程度不够，档案利用率低

近年来，各级医院在实现档案管理现代化方面虽然做了一些工作，取得了一定成效，但总体来看，现代化程度并不高，基层医院还比较落后，主要是医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，档案管理意识比较淡薄，并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很易受到冷遇。由于对档案工作重视程度不够，档案设备投入不足，信息资源开发不充分，造成档案利用率不高。

（二）档案管理标准和模式不统一，制度不健全，范围不明确

由于历史的原因和医院行业管理的要求，医院档案管理一般由行政办公室兼综合档案室职能。综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，人事档案由人事科管理，医疗病历档案由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。这不符合集中统一管理原则，不利于档案的保管，也给利用者带来不便，同时也增大管理成本的投入。而且各科室没有专职档案员，档案管理业务知识缺乏，档案整理不规范又没有时限性，没有形成一整套科学统一的管理制度、标准，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。在档案立卷装订方面，仍然主要依靠手工操作，这样做不仅程序繁琐，手工劳动量大，而且案卷质量因人而异。在档案保管方面，记载医院发展的档案资料在不断地大量产生，要全面完整地保存好这些资料，需要建造大量的库房，而且还很难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。在建立档案检索工具方面，耗时耗力地进行人工制作，在利用时还要通过人工找寻，手续十分烦琐，效率十分低下。档案工作服务方式仍然是一种封闭式、局限于利用者上门查阅档案，大部分不能方便地为广大的医护人员所利用，也就谈不上充分发挥档案信息资源服务大家的作用了。

（三）档案专业人员整体水平偏低

表现为档案专业出身的人员较少，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏。在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响整体档案管理水平。

（四）档案管理不能与医疗业务建设同步规划，同步发展

在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规划。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用OA办公系统管理档案的基层医院较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。

（五）应对环境变化，服务方式转变难

在计划经济条件下，档案室处在一种封闭的环境下，收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等，没有对信息进行深层次的开发和加工，至今有的基层档案管理者仍然思想观念陈旧，墨守陈规，无所作为，致使应变能力不强，竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的，是背靠背的服务，服务方式是公开的透明的全方位的。这就要求我们要更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质量。

二、基层医院档案管理标准化、信息化重要性

（一）社会信息化决定了医院档案管理信息化的进度

随着医药卫生体制改革的深入进行和医院服务模式的转变。涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等，不仅在医疗、教学、科研等活动中的作用显著，而且关系到人民群众的健康和医学科学的发展，成为档案事业发展的新动力和新主题，档案管理日渐成为医院管理工作中的一个重要组成部分。电子文件的大量产生和应用，使得档案信息快速向数字化方向发展，传统的档案管理方式和技术手段已越来越不适应信息化的发展潮流。因此，加强医院档案信息化在医院管理中有着非常重要的意义。

（二）实现医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要

医院档案信息化便于开展远程服务，为医院职能科室和业务科室提供网上利用平台，利于检索，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命，提高工作效率和科学水平。长期以来，许多医院一直使用传统人工的方式管理人事档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差;另外，时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。为能迅速、准确、全面系统地提供人事档案材料，实现档案管理现代化就显得十分迫切和必要。医疗事业发展需要发现、培养和造就大批的建设人才，而人事工作是做人的工作，只有详实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，才能确保实现医院事业的可持续发展。实现档案管理现代化可以充分为医院业务、医院管理及患者服务。同时，档案管理人员可以从繁琐的手工劳动中解放出来。以充分的精力学习研究新的科学技术和业务知识，进一步提高科学管理水平，促进档案事业的发展。

三、基层医院档案管理信息化几点思考

医院档案信息化建设的根本，是为了适应医院信息化发展要求，及时有效地为医院管理和临床第一线服务。

（一）管理者思想的创新是实现档案管理信息化的关键

1. 领导重视

领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展，根据医院发展规模和需要，不断增加投入，提高档案管理的建设力度。要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。

2. 全面树立以信息化改造传统工作模式的观念

以信息化建设提升和改造传统的医院档案管理和利用方式，带动和促进医院档案业务基础工作和档案室工作。

（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立相应科室，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围，落实专人收集。树立信息化条件下档案信息与实体可以相分离的观念，扩大档案室的信息量，特别是那些医院管理急需的档案信息量。这是在信息化环境中档案工作的一大显著特点，同时也是档案工作进步的标志。

（三）加强人才队伍建设是关键

1. 重视人才培养，提高人员素质

在医院管理信息化建设过程中，档案工作中出现了层出不穷的新问题、新技术，因而对档案工作人员自身知识的补充与更新提出了更高的要求。档案管理信息化不仅取决于工作人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的知识的补充和更新的速度。因此，要对在职人员进行应用新技术、新设备、新方法的继续教育、岗位培训等各种形式的再教育，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握现代信息网络技术知识，提高应用信息网络技术的水平，以适应新技术发展的需要。

2. 引进一些有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作

从实际情况来看，目前紧缺的是那些既懂得现代档案管理基本知识，又懂得计算机技术，能熟练操作微机，掌握网络知识，灵活使用档案管理软件，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。只有加强人才队伍建设，才能使档案信息化工作能够得以顺利开展。

（四）加强保护档案信息资源

1)信息技术使得信息的利用更加方便的同时，也带来信息的安全、保密、知识产权保护以及电子文件的永久真实保存等问题，对档案管理来说，既是促进，也是压力。在医院信息化建设中要重视并加强对档案信息的数据安全和管理，处理好档案信息资源开发与创新管理中对电子文件电子档案的安全和保护的关系。

2)建立电子档案与纸质档案一致性保障措施。原有纸质档案要安全保管，要确保档案的长期真实有效性，使医院档案信息化建设健康发展。

我国正在进行的医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度的改革，对医院的管理工作提出了更大的挑战。这也要求我们医院档案工作者不断学习、不断进取，以完善的专业知识和丰富的自身素质修养，满足社会进步和医院发展对档案管理的不断提高的要求，为建设有中国特色的社会主义医院档案事业、为更好的服务于社会主义和谐社会建设作出贡献。

参考文献

[1]沈海霞.加强医院档案管理促进医院持续发展[J].中华现代医院管理杂志, 2004.

[2]赵斌.新时期加强医院档案管理工作的对策[J].中华现代医院管理杂志.2004.

[3]何小媛.关于实现医院档案管理现代化的几点思考[J].中国当代医学, 2005.

基层医院档案开发与利用初探 篇10

一、基层医院档案管理存在的问题

(一) 领导不重视, 档案发展严重滞后。在我国从计划经济走向市场经济的过程中, 医院被推入市场, 国家虽然将非营利性医疗机构定位于公益性质, 但由于各级政府投入不足, 为保证其运转, 追求利益最大化自然成为各医疗机构的基本原则, 医院的工作重点是如何解决其生存问题、如何发展医疗技术, 领导无暇顾及档案室的建设, 不产生直接经济效益的档案室被边缘化已成必然, 档案工作发展严重滞后。

(二) 档案管理人员更换频繁, 影响了档案工作的顺利开展。 处于市场经济大环境中的医院, 对职工价值的肯定是通过效益考核来体现的, 收进医院的多, 个人得到的就多, 亏损科室基本工资都难以保证。对于收入低的档案室愿意来的人并不多, 即便来了也不长久, 档案管理人员更换频繁, 甚至出现空缺的现象。档案工作人员在接手档案工作之前, 未经过档案专业知识的培训, 即不清楚档案工作的重要性, 也不明白该干些什么, 工作未作长久打算, 学习专业知识积极性不高, 严重影响了档案工作的顺利开展。

(三) 档案管理粗放, 开发利用缺失。由于档案工作发展滞后, 人员更换频繁, 造成管理粗放, 将每年的文档收集、不遗失、不损坏认定为最高标准, 一旦卷宗建立, 永远束之高阁, 成为名副其实的 “死档案”, 开发利用的缺失, 让医院看不到档案的存在价值, 认为可有可无, 造成“工作得不到支持难以开展, 不开展工作更得不到支持”的恶性循环。

二、档案开发与利用的必要性

档案的价值具有隐蔽性, 只有开发利用, 才能使档案的潜在价值变为现实价值。加强档案信息资源的开发, 使档案信息资源得到利用, 最终促使档案信息资源转化为社会生产力, 实现其经济效益和社会效益, 是档案室的职责所在, 也是开发利用档案的最终目的。

(一) 档案的开发利用, 是实现档案价值的重要手段。医院档案是医院从事医疗服务活动的真实记录, 是医院工作的经验总结, 档案再现了医院发展进程, 人们可以通过档案来认识医院的发展史, 借鉴过去的经验和教训来指导现在工作, 开发利用档案为今人服务。开发利用档案最本质的必要性, 来自于档案本身, 档案的凭证作用和参考作用, 对当今工作的影响是多方位、多层次的。

(二) 进一步能满足人们对档案信息资源的需要。档案的开发利用, 实则是对档案信息资源的开发利用。档案信息资源的开发是指档案信息资源开发主体对档案信息资源的搜寻、发现、研究、 确认、然后进行组织、著录、标引、加工、汇编等的学术行为。档案信息资源的利用是档案信息资源的开发的延续, 二者是相辅相成的, 档案信息资源的利用能力和水平受到档案信息资源的开发水平的制约, 开发是利用的前提, 利用为开发提供动力和方向。

三、档案信息资料开发的意义

(一) 档案信息资料开发是实现档案自身价值的根本途径。档案具有分散性、历史性、原始性等特性, 因此, 档案信息资源的开发不是简单地把库房作为阅览室, 而是要对各种档案信息进行分析、 整理、归纳、加工, 提取对现实有用的信息。

(二) 档案信息资料开发是发展档案工作的必备条件。只有开发档案信息资料, 使“死档案”变成“活信息”, 被医院其他部门广泛地、反复地、多角度、全方位、连续不断地利用, 才能充分发挥档案的凭证、参考、研究等方面的作用, 才能增强医院的档案意识, 取得领导和全院的支持, 使档案工作得以顺利开展并稳步发展。

(三) 通过档案的开发与利用, 检验档案管理存在的不足。档案的开发利用是以室藏档案为基础的, 通过对室藏档案的深入研究, 查寻资料, 发现档案在收集、整理、保管中出现的问题, 对下一步调整工作方法, 弥补工作中的不足, 具有现实的意义。

(四) 档案信息资料开发能使档案工作更好地为医院现代化建设服务。充分发挥档案室保存大量档案资料的优势, 将这些资料根据现实需要, 系统、有序地开发出来, 将固定的、沉睡的档案转化为动态的、增值的, 才能更好地为医院现代化建设服务。

四、档案开发利用的原则

(一) 统筹原则。档案的开发利用是一项系统工程, 需要统筹规划, 一是要了解档案室所藏资料, 二是要对档案进行鉴别工作, 从大量的档案中挑选出合适的部分进行开发, 三是进行人、财、物的统筹规划, 需要什么人、多少资金、什么设备, 都要有一个清晰的考虑。

(二) 优势原则。在进行档案开发利用过程中, 充分发挥档案室室藏特点和优势, 是档案开发利用的基础和前提。

(三) 慎重原则。选题要慎重, 编研材料要慎重, 采用何种载体要慎重。

(四) 服务原则。档案开发的出发点, 是按服务对象的需求来进行的, 为现实服务, 为用户服务。

五、档案的开发与利用, 是体现档案价值的重要途径

档案的开发利用, 需通过一定的途径并运用恰当的方法来实现。基层医院档案室馆藏虽不丰富, 但可以利用有限的资源, 做好档案的开发利用。

(一) 档案复制服务。档案复制服务, 是指档案室根据其他部门的需求, 通过复制、摘录等方式, 向其提供档案复制品的服务。 在提供档案复制服务时, 应对复制范围、审批权限做出明确规定, 同时在复制品上加盖档案室的印章。

(二) 档案外借服务。档案外借服务, 是指为满足某些特殊需要将档案原件暂时借出档案室外使用的服务。外借档案不可控因素太多, 因此要严格控制外借的数量, 要健全外借制度, 实行外借责任制, 认真履行交接手续, 做好登记和记录, 登记记录应包括:借阅部门、借阅人 (责任人) 、案卷题名、档号、件数、页数、借阅日期、 归还日期、归还签收人等。档案外借时间不宜太长, 对到期不归还者, 档案管理人员要及时催交。归还档案时, 档案人员应认真清点, 如发现损毁、遗失、抽换等, 应及时向相关部门和领导汇报, 对其进行处理。

(三) 档案阅览服务。档案阅览服务, 是指档案室在特定的场所, 设置专供查寻、使用档案的阅览室, 为其他部门提供档案信息的服务。将日常的被动服务变为主动服务, 体现档案的存在价值。 作为基层医院, 档案管理人员一般都是兼职, 不可能也无条件长期设专人在档案阅览室提供服务。可以借助医院开展的大型活动, 配合活动主题, 提供与主题相关的档案查寻、使用服务。借助医院OA办公系统, 建立电子阅览室, 将纸质档案扫描为电子形式, 供全院职工查阅。

(四) 档案陈列服务。档案陈列服务, 是指档案室按照一定的主题, 以展出档案原件的方式, 系统地介绍室藏中有关档案的内容的服务。医院数量庞大的实物档案是各种奖状、奖牌、奖杯、锦旗等, 以此设立荣誉陈列室, 彰显医院光荣的发展历史, 对弘扬正气, 鼓舞人心具有重大的作用。

(五) 制作现行文件汇编。现行文件汇编也称为档案文献编纂, 按照一定的专题、时间或文种等特征, 把档案文献选编成册, 在一定范围内公开。根据《三级综合医院评审标准实施细则》中的要求, 将工作制度、职责及应急预案汇编成册。档案管理人员应积极投身到等级医院创建活动中, 运用室藏资料丰富的优势, 主动配合相关部门承担任务, 制作《规章制度汇编》、和《职责汇编》《应急预案汇编》, 不做旁观者, 让领导和其他部门看到档案室在医院重大活动中的价值。

(六) 编辑档案简报。档案简报是以室藏档案为基础, 通过档案管理人员对档案内容的研究, 对档案文献进行的开发利用, 可以将原件复印件、文摘、研究作品、口述史料、甚至回忆录等编入简报中。为增加可读性, 简报内容可以灵活多样。医院档案室在目前医疗环境下, 人员变动频繁, 档案管理不规范是普遍存在的现象, 档案在收集过程中, 漏收时有发生, 通过编辑档案简报的形式, 征集档案资料, 补充室藏。定期编辑档案简报, 不但能促进档案室自身的发展, 也是向领导和职工汇报工作成绩的较好方式, 为争取领导支持档案打下良好的基础。

六、档案开发利用时注意的其他问题

(一) 档案开发利用的选题。要依据室藏情况, 结合医院的中心工作, 深思熟虑、权衡利弊, 选出既切合实际, 又对医院整体工作有帮助的题目。

(二) 努力查找大量的档案文献。除查找档案室的卷宗外, 还可以在全院范围内征集与主题相关的文献资料, 既充实了材料, 又扩大了影响力, 可谓一举两得。

(三) 选材是关键。有高质量的选材, 才有高效能的运用。在选材时, 要注意把握政策尺度, 注意保密要求, 尽可能地选择原件。

医院档案管理存在诸多问题, 究其原因, 有领导不支持, 人、 财、物得不到保障的原因, 但档案管理工作的不到位是更直接的原因, 领导看不到档案与当前工作有何帮助, 感觉不到档案的存在价值, 要将大量的人、财、物投入到看不到经济效益和社会效益的地方, 是不现实的, 只有通过档案的开发利用, 将档案的价值显现出来, 基层医院档案工作的发展才能付诸实践。

参考文献

[1]冯惠玲, 张辑哲.档案学概论 (第二版) [M].中国人民大学出版社, 2006.

[2]刘耿生.档案开发与利用 (第二版) [M].中国人民大学出版社, 2010.