如何做好高校教学秘书

第一篇：如何做好高校教学秘书

教学秘书如何做好高校教学管理工作

提高教学质量离不开高水平的教学管理队伍，教学秘书作为高校最基层的教学管理人员，是学院领导的参谋，是高校二级学院(系)与教务管理部门之间的联系纽带，其工作的质量直接或间接影响到学校的教学质量和教学效果。教学秘书高效细致的工作，是保证教学工作正常运行的基础，在教学管理中起着不可或缺的作用。重视教学秘书工作，对维护高校教学秩序，加强教学管理、提高教学质量起着至关重要的作用。

1.教学秘书的作用

1.1参谋和助手作用

教学秘书是高校教学工作的基层管理者。作为基层的教学管理人员，一个重要的作用就是当好所在院系领导的参谋和助手。他们要根据学校的教学要求，协助领导制订出具体的教学计划和教学工作安排。在课程安排、教材选用、确定任课教师、考试安排、教研室活动计划和教学工作考核等方面，给领导科学决策提供必要的准确信息、依据和建议，当好领导的参谋和助手。

1.2沟通和协调作用

教学秘书因工作需要经常与学校教务处及各院系、各部门进行联系，特别是与本院系的教师和学生联系，在这些联系中要学会有效地沟通。只有与人良好地沟通，才能得到他人的理解与支持，才能得到重要的信息。协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、院系领导所布置的各项工作，另外要学会借助有效的沟通手段协调与各部门、各学院之间的关系，更为重要的是经常协调本院系教师与学生有关教学的事宜，并在协调中摆正自己的角色定位，处处以集体利益为重，自觉维护院系的形象和声誉。

1.3监控和提高作用

教学秘书作为基层管理人员，要对教学过程、教学质量进行监控，最终的目的是提高教学质量。教学秘书要积极协助院系领导进行教学质量检查，经常了解教学情况，加强教学信息反馈工作的管理。另外，教学秘书在教务处的指导下，协助院系领导对教师教学质量和学生学习质量定期展开评价。开展教学工作评价，要明确目标，抓好基础，突出重点，坚持以评促建、重在建设的原则，坚持教学工作评价经常化与制度化，实现教学工作与日常教学管理相结合。

2.教学秘书工作的特点

教学秘书在高校整体工作中具有非常重要的作用，直接影响院系工作的开展。因此，对教学秘书的工作特点必须有深刻的认识和正确的理解，这对进一步做好教学秘书工作，具有非常重要的意义。

2.1服务性

教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书需配合院系领导和教务处制定、修改大纲，安排各项课程的教学进度，整理汇总学生各科成绩，保管各类与教学工作有关的文件、档案。其一，教学秘书要为院系领导服务，做其教学参谋，对日常信息进行筛选和整合，为其提供参考性意见。其二，教学秘书也要为教师和学生服务，向上汇总传递教师和学生在具体教学过程中所遇到的问题，向下落实和完成院系领导制定的各项教学政策，并监控和管理日常教学工作有序进行。

2.2管理性

教学秘书从事的是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从每学期的开学初至期末，始终围绕教学，负责处理具体的教学事务，从而保证教学活动正常、有序地开展。

2.3灵活性

教学秘书主要是协助院系领导管理全院的教学工作，院系领导是决策者，而教学秘书是执行者。院系领导在管理上不可能面面俱到，那么，教学秘书在执行决策，以及处理一些突发性、偶发性事件时，应根据当时的情况，在不违背原则的情况下做灵活处理。

2.4繁杂性

从工作的内容来看，教学秘书工作几乎涉及全院系教学管理的各个方面，范围广，工作量大，具有繁杂性的特点。从教学工作安排，教案、教学日志等情况的检查，到学生重修与补考、教师调课与代课、考试与监考安排及督促教师命题、管理试卷，等等，既有常规性的教学管理工作，又有突发性的教学异常情况，工作面面俱到，繁琐而复杂。这就要求教学秘书面对多样和复杂的工作，能沟通协调，合理安排，使得每一项工作都顺畅、正常地进行。

2.5责任性

教学秘书工作是一个对责任心要求非常高、容易出责任事故却很难出成绩的岗位。在这个岗位上，各项工作琐碎、繁杂，必须认真负责，稍有不慎就会影响教学秩序，甚至造成教学事故。因此，教学秘书必须具有很强的责任心。

3.教学秘书应具有的基本素质

教学管理不只是一般的行政管理，而是兼有学术管理和行政管理的双重职能。因此，作为高校的教学秘书必须具有较高的素质。建立一支高素质、高水平、相对稳定的教学秘书队伍是确保高校教育教学改革得以顺利进行和实施的重要保障。

3.1应具有过硬的政治素质

思想是行为的先导，什么样的思想决定什么样的行动。这就要求教学秘书要具有较高的政治觉悟，具有坚定的信仰和信念，正确理解党的路线、方针、政策，正确认识自己所从事工作的意义。在思想上和行动上与党中央保持高度一致，热爱教育事业，不怕辛苦，脚踏实地，立志献身于教育事业。其次，教学秘书必须站在一定的高度去理解和思考问题，摆正自己的位置，认清自己所从事工作的重要性，要有严肃认真的工作态度和甘为人梯的事业心和敬业精神。

3.2应树立良好的教学服务意识

教学秘书应该做到：首先，要尊重教师，保持良好的工作态度。高校的本质是培养人才，培养人才的根本在于教师。给教师创造良好的工作环境，尊师重道，不仅体现在学生要尊敬老师，更重要的是教学秘书应树立尊敬老师的观念。无论是在教学工作的布置和执行中，还是在为教师提供服务的过程中，都要始终尊重教师，保持良好的工作态度。其次，应简化工作流程，提供高效服务。教学管理的本质是面向教师，开展好教学工作服务。因此，在教学管理中需要始终将服务放在管理的首位。一是尽量为教师分担;尽量满足教师的合理要求。对于教师因故不能按正常教学计划授课而请假或调课的申请，应严格按照教务处要求申请并报批，记载要及时确切。教学工作量列表要让人一目了然，有理有据。服务学生，应抱着一种平等友好的心态，耐心地为学生解答问题。

3.3应具备良好的心理素质

教学秘书作为联系院系与学校教务管理部门之间的纽带，其工作任务重，涉及面广，管理和服务的对象主要是人，这就要求其必须具备良好的心理素质。在工作中，遇事不慌、不烦、不怕，要善于调节、控制自己的情绪，使自己经常保持稳定、开朗、乐观的心境。用积极向上的工作态度、任劳任怨的服务精神感染老师和学生，建立良好的互动合作关系，形成宽松愉悦的工作氛围。

3.4应具有较强的业务素质

一个好的教学秘书，必须熟悉教学工具，具备良好的协调沟通能力、信息处理能力、档案归纳整理能力、计算机应用能力等。工作要耐心细致，善于计划统筹，总结经验，摸索规律，不断提高业务水平。一方面要善于协调沟通各方面的关系，沟通各类人员的联系，从而形成合力，顺利完成各项工作。另一方面要善于了解教师的教学情况、学生的学习情况，并从中收集第一手资料，为学院领导及上级教学主管部门提供可靠的信息，为领导决策提供依据。此外，还要熟练掌握现代化的教学手段，即熟练掌握现代办公自动化信息处理技能，使信息更加系统化、科学化和规范化。此外，要勤于学习专业知识，熟悉本院系各专业的基本情况，促进教学工作创新。

总之，教学秘书工作是高校教学管理工作中的重要环节，教学秘书的工作质量直接影响学校的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。随着高等教育事业的不断发展，教学管理工作将更加繁重和复杂，教学秘书将面临更大的挑战，在实际工作中要不断提高自身的综合素质和管理水平，为高等教育事业的发展作出贡献。

第二篇：浅谈如何做好高校党政办公室秘书工作

【摘要】高校党政办公室是为党政领导和全体师生员工服务的综合办事机构，是学校内外交流的门面和窗口，职能的特殊性对党政办公室工作人员的素质提出了更高的要求。秘书岗是办公室一个非常重要的岗位，秘书人员要与时俱进，夯实基础素质，提升关键能力，培养优良的工作作风。

【关键词】高校;办公室;秘书

高校党政办公室是为党政领导和全体教职员工服务的综合办事机构，是学校进行内外交流的门面和窗口。办公室秘书是领导和基层之间重要的沟通渠道和信息桥梁，地位重要，?C合素质要求更高。如何做好党政办公室秘书工作，是新形势下党政办公室秘书人员必须要深入思考的问题。下面，笔者结合自己多年的工作感悟，谈谈体会和思考。

一、夯实基础素质

(一)先做人，后做事。“德品不正，言行必歪”，作为秘书人员，在领导身边扮演着重要的角色，首先要从思想道德上端正自己，才能在做事的工作过程中见贤思齐、从善如流，特别在高校，知识分子相对集中，只有培养良好的品格才能真正成为领导可以信任的人，才能更好地发挥参谋作用，才能胜任传达领导意图的岗位，得到群众认可。

(二)敏于知，慎于言。“敏于知”就是要具有敏锐的洞察力和高度的政治敏感性，要把日常工作想周全，计划做周密，切实起到拾遗补缺的作用。“慎于言”，就是要以高度的责任感，谨言慎行，谦虚谨慎，不夸夸其谈，根据工作需要言之有物，言中有理，言而有信。

(三)博于学，笃于行。秘书工作要有前瞻性、系统性和创新性，要勤于学习、善于学习、自觉学习，“纸上学来终觉浅，绝知此事要躬行”，学以致用才是最终决定秘书工作质量的关键因素，只有这样才能适应新形势的更高要求。

二、提升关键能力

(一)要有较高的文字水平。秘书人员应该具备扎实的文字功底，不但需要精通各类文种、语法、逻辑知识，还应该具有较强的把握领导意图的能力，在撰写材料的过程中，首先必须要领悟领导的意图，尽量写出领导心中所思、口中欲言的内容，这就要求秘书人员要随时注意积累资料，不断加强写作实践。一份好的材料绝不是一蹴而就的，它需要系统巧妙的构思、条理清晰的逻辑以及反复的修改和精细的淬炼。

(二)要有较强的组织能力。组织协调是党政办公室的重要职能，秘书人员甚至每天的工作都离不开组织协调，经常需要按照领导的意图和要求来组织各类会议以及活动。因此，要加强科学的组织能力，统筹安排，提高办事、办会、办文效率;同时，要注重提前沟通，加强过程汇报，重视事后总结，使得组织工作既符合领导意图，又能让领导随时了解工作进展，并感受到你做事的用心。

(三)要有较强的沟通能力。沟通、协调对于秘书人员来说同样重要，在传达和布置领导意图的时候，往往需要协调各个部门，自身的沟通能力就显得非常重要，在很大程度上能够克服阻力，提高办事效率，这样在实际工作中才能更好地为领导当好参谋助手。

三、培养优良的工作作风

(一)忠于职守，自觉履职。秘书人员要忠于岗位，热爱本职工作，要自觉履行工作职责，辅助领导做好各项工作。要有强烈的责任感和事业心，不可以擅权越位，不能够掺杂私念，不渎职。秘书经常要在领导的授权下，代为处理一些日常事务或工作事项，这很容易使秘书人员产生权利错觉，一定要明白，即使是领导授权办理的事情，遇到问题时，也应该及时请示，办完后及时汇报。如出现差错，一定要耐心听取领导的批评和指导。

(二)服从领导，当好参谋。秘书作为领导工作的参谋和助手，要严格按照领导的指示办事，可以在服从领导的前提下发挥个人的积极性和创造性，但可以用个人不成熟的想法影响和干扰领导决策。对领导交办的每件事，不管急缓，都要周密思考，认真负责，做到心细如发、一丝不苟，把每一个细节都做细做精做到位，不能敷衍塞责，应付了事。时间允许的情况下，还要把关键认真检查几遍，尤其是对一些文字性的工作，更要不厌其烦地去推敲、修改和充实，把最好的“作品”呈现给领导。但要注意，服从不是人身的依附，不是唯唯诺诺地趋附，即服从而不盲从。

(三)勤奋刻苦，勇于创新。秘书岗位地位重要，责任重大，头绪多、规矩多，影响面广，因此不得有丝毫懈怠、草率和疏忽，这种工作性质要求秘书必须具备刻苦努力、踏实勤奋、不计个人得失的优秀品质;同时，更应具有强烈的创新意识和开拓精神，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子，既做思想上的先行者，又做实践方面的实干家。

(四)谨言慎行，办事公道。《淮南子?人间训》中有

“圣人敬小慎微，动不失时”之说。意思是，要用谨慎的态度对待细小的问题，以防造成较大的错误和损失。切忌因为在领导身边工作而自命不凡，自以为是，要虚心听取职能处室的意见，戒骄戒躁，热情服务。要善于协调矛盾，团结协作，一视同仁，秉公办事，把为领导服务、为各职能部门服务以及为群众服务当作自己的神圣职责。总的来说，就是要：自尊自强，谦虚谨慎，态度和蔼，平等待人。

(五)诚实守信，严守机密。诚实守信，就是要“言必信、行必果”，通俗点儿说，就是说话算数，行动落地。事情一经允诺，就要尽力办到，遇有变化，必须要事先说明原因，取得理解，让人信服。严守机密，是秘书人员最基本的职业要求，自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德。

【参考文献】

[1]周永凤.浅议怎样做好高校党政办公室秘书工作[J].科学咨询(科技?管理)，2014(02).

[2]袁慧.试论如何加强秘书人员的职业素质[J].职业技术， 2011(05).

[3]温都拉.现代社会秘书角色错位问题及对策分析[J].前沿，2012(15).

[4]楚廷峰.办公室工作无小事[J].办公室业务，2010(01).

[5]刘英才.如何发挥央企党委秘书参谋协调作用[J].办公室业务，2013(03).

第三篇：新时期如何当好高校教学秘书

吴燕丽 何宝国

(仲恺农业技术学院环境科学与工程系 广东 广州 510225)

摘要：本文从面临高校教学水平评估的大局出发，就教学秘书的作用进行了简要论述，进而探讨如何提高综合素质，做好教学秘书工作。 关键词：高校教学水平评估 教学秘书 素质

随着国家教育部对全国高等院校进行本科教学水平评估工作

的全面铺开，各高校围绕评建工作，不断加强教学管理和教学建 设，大力推进教育教学改革。教学秘书作为教学管理和教学服务 的组织者和直接参与着，其工作成效直接影响到高校教学工作能 否正常、有序地进行。因此，怎样才能跟上时代的步伐，适应教 学的发展，做好本职工作，是作为高校教学秘书须认真思考的问 题。

1.教学秘书在教学工作中的作用

1.1 桥梁纽带作用

教学秘书工作是高校工作的一个重要环节，是连接学校教务工作与院( 系) 教学工作的桥梁和纽带，是师生沟通的桥梁，起着上令下达、下情上奏、协调各部门以及师生之间关系的作用，是信息传递、反馈的重要渠道。[ 1 ]在日常工作中，教务处下达任务、提供教学信息，本单位执行情况、意见和建议的反馈，教师调(停)课、教学安排、学生的意见和建议等，都由教学秘书联系和传递。

1.2 助手参谋作用

教学秘书的主要职责是根据领导的工作要求，协助完成教学管理的各项任务，保证日常教学井然有序，促进各项教育教学活动的健康发展。同时，教学秘书是领导决策的执行者，还起到为领导当好参谋的作用。

[2]因此，教学秘书要及时收集、整理各类信息并向领导汇报，还要积极调查新情况，研究新方案，给领导多提出合理化的好建议，达到提高教学质量、改善教学环境、增进师生关系的目的。

1.3 监控和研究作用

教学秘书作为基层管理者，还要对教学过程、教学质量进行监控。这就要求教学秘书检查教学计划的执行情况，协助检查教学质量、评估教学效果，并根据所掌握的情况进行总结和研究，积累经验教训，研究分析问题，在教学管理中形成自己的建议和意见，一方面促进教学管理工作取得新的进步，另一方面为教学管理、教学手段和教学方法提出建议和意见，出谋划策，以保证教学秩序的顺利进行和教育教学质量的不断提高。

2. 当好教学秘书应具备的素质

2.1 必须深刻理解教学水平评估工作的内涵和意义

高校教学水平评估是以教育部的教高厅[2004]21 号文件颁布的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》为依据，根据" 以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设" 的方针，通过一定的指标体系，引导高校在评建过程中，改善办学条件，加强教学管理，深化教学改革，提高教学质量和办学水平，推动学校的全面建设。其目的是通过评估进一步加强国家对高等学校教学工作的宏观管

理与指导，促使各级教育主管部门重视和支持高等学校的教学工作，促进学校自觉地贯彻执行国家的教育方针，按照教育规律进一步明确办学指导思想、改善办学条件、加强教学基本建设、强化教学管理、深化教学改革、全面提高教学质量和办学效益，办人民满意的教育。

2.2 必须具有较强的事业心和责任感

教学秘书工作是一项看似简单、实际上是非常细致、复杂的工作，是为教学服务的，其直接影响着本单位甚至全校教学活动及教务管理工作，稍有疏忽，就可能会引起严重的后果，甚至造成教学事故。如学生在大学四年里刻苦求学，为的就是学好本领，顺利拿到毕业证书和学位证书，教学秘书在审核他们的毕业资格时敷衍了事，马虎应对，就可能影响了学生的一生，造成无法挽回的后果。所以说，" 教务工作无小事，有事必定是大事" 。因此，教学秘书应热爱党的教育事业，热爱本职工作，树立全心全意为师生服务的思想，全身心投入到工作中去;要认真履行管理育人职责，具有高度的责任感和严谨的工作态度，工作要认真、细致，主动、负责，减少失误[ 3 ]。

2.3 必须掌握较强的专业知识和技能

高校教学管理逐步走向现代化、科学化、规范化，这要求教学管理者必须具有先进的教育管理理论知识和技能。本校的教务管理，大到教学计划系统、学籍管理系统、排课系统、各级各类考试报名系统，小到日常教务信息、文件传输及各类电子档案等，都通过计算机网络平台进行。针对老师、学生经常上网的特点，平时笔者将教务通知主要通过E-mail 或QQ 发给老师和学生，可以大大提高工作效率;通过建

立教务Q Q 群，可方便指导学生注册、订购教材、重修、重考、请假等的办理，网上选课、评教、四六级报名，以及学生日常考试、成绩、借用教室的管理等。因此，教学秘书应了解和熟悉本系各专业的培养目标、课程结构及各教学环节的有关内容，同时不断地提高计算机应用能力，才能适应工作的要求。

2.4 必须具备良好的心理素质

在工作过程中，教学秘书需要与不同的教师打交道，每个教师的工作方法和态度各不相同，难免会产生一些摩擦和冲突，从而感到委屈;大量教学材料的收集、整理、总结等工作压在教学秘书身上，使其忙得分身乏术，容易产生怨愤、消极的思想;而且相对来讲，学校领导对教学秘书素质的提高、职务的晋升、岗位的流动、生活条件的改善等比起一般教师和科研人员来显得重视程度不够，这也会促使其产生悲观、失落的情绪。这就要求教学秘书要具备一定的心理承受力，保持乐观、积极的心态;要善于从平凡中积极进取，淡泊名利;从大局、长远利益考虑，学会自觉制怒摆脱苦恼，这样不仅可以从心理上进行自我疏导，消释工作中的不良情绪，而且能把埋怨客观环境转化为挖掘主观潜力，把埋怨别人转化为反省自己，把埋怨别人转化为动力。从而，以一个良好的心态投入到工作中去[ 4 ]。

2.5 必须具有较强的统筹和沟通能力

教学秘书任务繁杂，要分清工作的主次关系，合理统筹好每个时间段经常性的事务，做到有的放矢;要经常与各相关职能部门保持密切联系，及时反馈信息，尽力解决教学过程中出现的各种矛盾和问题;同

时，协调本院、系教师与学生有关教学的事宜，处处以集体利益为重，自觉维护系领导与院、系的形象、声誉;要了解院系的教学状况及发展势态，与教师和学生进行充分交流，为教师与学生、教师与教师、教师与学校、学生与学校提供一个相互进行信息传递交流的平台。信息通过教学秘书集中反映给学校，学校再根据这些意见出台更合理的管理措施。

2.6 必须注重教学档案的建立

建立科学、准确、齐全的教学档案是教学秘书必须做好的工作。教学档案真实地记录了学院教学史，是教师教学工作内容、方法和效果等方面的真实反映，也是教师和学生教学状况的原始记录。对于教学部门总结过去、指导现在、规划未来，具有独特作用[5]。教学秘书必须加强教学档案的管理力度，有步骤地收集、整理、上交每学期的教师授课计划、教书育人计划、教案、调(停)课记录、教学总结，学生成绩、学生毕业论文(设计)、试卷、实习报告、试验报告等，在评估专家到校检查时发挥其应有的重要作用。

2.7 要与时俱进，不断开拓创新。

在教学管理的实践中，教学秘书不能仅满足于应付一般性的日常教学管理工作，要有开拓创新的精神，对教学管理工作要有自己的见解，善于发现问题，积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法。例如，如何合理安排教学内容与教学时数?如何建立科学的教育质量监督保障体系?如何改革现行的教学管理措施才能适应教学改革的需要?等等。只有不断开拓创新，教学管理工作才能跟上教学改革的

步伐，才能做到与时俱进、不断提高。除此之外，教学秘书在工作中要经常和学生打交道，其自身的言行举止和工作态度会不可避免地对学生产生潜移默化的影响。所以教学秘书在做好本职工作的同时，还要时刻注意自身的形象，做到为人师表，自觉担负起育人的责任。 3 、结语

每个教学秘书，要明确自己的岗位职责，掌握与人交往沟通的技巧、学会自我心理调节、提高自身操作技能，在工作中不断探索，努力寻找工作规律和工作方法，不断地总结经验，从而全面地提高自己的综合素质，在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中发挥出应有的积极作用，使高等院校的教学管理队伍建设迈上一个新台阶。

参考文献：

[1] 胡辑。论教学秘书的作用与素质要求。时代经贸。下旬-2007 年04X 期。

[2] 李文斌：高校教学秘书在教学管理中的定位与功能。陕西 铁路工程职业技术学院学报。2007 年5 月。第5 卷第1 期。

[3] 王玉月。如何当好教学秘书。大连教育学院学报。2006 年 l2 月。第22 卷第4 期。

[4] 左颖。加强教学秘书业务水平的几点思考。语文学刊。2004 年第4 期。

[5] 唐艳。教学秘书如何在高校教学管理工作中发挥作用。南 宁职业技术学院学报。2006 年第1 1 卷第3 期。

第四篇：如何做好秘书

1. 接听、转接电话;接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。

14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。

15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16. 接受其他临时工作.秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法，试就"办事"的学问作一番探讨。

一、如何办好领导交办事项

(一)接受工作任务要弄清"三要素"

领导交办工作任务，大体都有"三要素"：一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量， 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把"三要素"搞清楚，为把事情办好创造前提条件。

(二)优化办事成果"三比较"。

办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小"。

(三)把握好办事"三形式"

办事可能出现三种形式：1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。

(四)检验办事效率"三标准"

秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l.工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。

(五)向领导复命"三注意"

工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1.不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。

3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。

二、如何办好请办事项

做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。

(一)精心准备，提出合理建议

(二)讲究方法，选择适当形式

(三)注重程序，坚持逐级请办

(四)提高艺术，优化请办效果

(五)以缓应急，避免紧张出错

对秘书工作有专门研究的田金昌先生早就归纳总结过给领导当秘书的五大注意事项，我们擅自按照男女性别的差异，逐条对比了一下，怎么看怎么觉得，男性在秘书这个职位上不仅极具竞争力，而且还有先天的优势。

一、谋事不传事

“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀。勤于思考，把有用的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议提供给领导，超前地、有效地为领导当好参谋。

“嘴巴要少用”，就是说领导秘书说话必须要保持谨慎，克服随意性。

歪嘴点评：女人能让自己脑子不转的比较多，但能让自己嘴巴不出声儿的很少见。所以，在这一项上，只要男人的智商正常，基本上就能胜出了。

二、干事不铲事

必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。

歪嘴点评：你问问去，有几个女秘书没被骂哭过。她们一掉眼泪，领导立刻乱了手脚……男孩子在这项上的优势是来自于生理原因———脸皮天生厚一点，领导使着没负担。

三、抹事不激事

作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但位置特殊，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关系以及主要领导与其他班子成员的关系中，起着非常重要的作用。因此，秘书必须要信守“抹事不激事”的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”;切不可持有“鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。

歪嘴点评：这一点上，关键在于人，不在于性格，所以男女有可能打个平手。

四、揽事不躲事

领导秘书本身任务繁重，完成好职责范围内的工作已属不易。尽管如此，对于一些与领导密切相关，领导又顾及不到的事情，也要主动承揽，不能一推了事或是一躲了之。即使是非常严重的问题，非领导出面不可，也要通过秘书这一关得到缓冲。“揽事”与“揽权”不同，“揽事”体现了工作的责任心，“揽权”则体现了一个人的虚荣心，这是做领导秘书的大忌。

歪嘴点评：正常女人一般都不爱揽事儿，因为她们自己的琐事已经就一大堆了。但偏偏男人一般都爱揽权，因为他们看见权力的时候往往对自己的位置十分健忘。所以，挑男还是挑女，你都会有得有失。

五、成事不败事

主要领导公务缠身，对于一些日常小事、家务琐事根本无暇顾及。而越是这些小事越能体现一些秘书的“成事不足，败事有余”。秘书给领导败事的主要情况有两种，一种是“假公济私”，打着办公事的旗号为领导办私事，另一种是“假私济私”，就是借给领导办私事的时机办自己的私事，谋个人的私利。给领导办个一，自己得个十;给领导办个十，自己得个百。好处我得，责任你担，借领导之名，谋个人之利。一些领导秘书“翻船”的深刻教训，值得我们认真借鉴和深思。

歪嘴点评：私心是谁都有的，但女孩更容易沉不住气，往往因为一些小小事儿，小小便宜，就败了大事。男性虽然也好不了哪儿去，但现实中的小小事儿往往比小事更多一点，所以领导栽在女秘书手里的概率也就更大一些。

一、什么是秘书?

秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书，应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司，对自己的工作驾驭自如，善于创造和保持一种独特的氛围，使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感，恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合，心领神会地配合上司应对各类人士，处理各项事务。

二、你适合做秘书吗?

首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候，最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。

即使受过良好的教育和培训，秘书也不是人人都能胜任的。一名优秀的秘书，应当具有一些优秀的品质，主要体现在以下几个方面：

(一)分寸感：一名好秘书，从言谈举止到为人处世都要掌握分寸。那怎样掌握分寸呢?

A。这样为人处世有分寸：自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。

做秘书的确不能事事较真，但一定要真诚，处理各种人际关系，必须从长计议，与人方便，与己方便。同在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽，心情就舒畅，这不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。

B。这样说话有分寸：坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。

病从口入，祸从口出。因此，上班时，尽量多做事少说话。这样做，可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外，也不要对同事评头论足，谁是谁非，自己心中有数。

C。这样办事有分寸：谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。

(二)礼貌。

面对一个有教养的人，有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能，做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵，有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往，因此，有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作，只有温和善良才是真正的礼貌。

(三)谦虚

谦虚有三个好处：既能使你在别人心里感觉良好，又不会树大招风，更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话，他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等，只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。

(四)敏感：对周围的人或事物具有敏感性，可以提高秘书工作的准确性和对事物的判断。反应迟钝会影响工作效率，但过分敏感也会让自己过于紧张，因此，敏感也要恰到好处。

(五)自制：善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现，但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己，而不应该是性情中人。我们常说办公室里有“六不”原则：不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之，急躁会影响人的判断力，秘书，切忌躁火攻心，失去理智。

三、秘书的职业道德

我认为秘书的职业道德最重要的有三点：忠诚感、敬业心、责任感

(一)忠诚感：古往今来，秘书最接近领导层，知晓和掌握大量机密，甚至参与机密的运作。如果秘书的职业道德沦丧，造成的伤害将无法估量。

有时，忠诚是一个两难的选择。从员工的责任讲，如果上司有问题一定要检举揭发;但从秘书的职业道德讲，又应该严守机密。如果你顾及了前者，以后可能会被上司封杀，在这个公司再也做不成秘书;如果你顾及了后者，可能又有损于公司的整体利益。那么到底孰轻孰重呢?我曾经就这个问题问过一些朋友，有的朋友说“要看我和上司的关系如何再决定”有的朋友说“打死也不说”还有的朋友说“以公司大局为重”，褒贬不一，公说公有理，婆说婆有理。这确实是一个两难的选择，我个人认为要具体情况具体分析，如果领导工作出现偏差，可以及时提醒，

避免导致不可挽回的错误，成为领导真正的左膀右臂，而不一味随声附和，这是更高层次的忠诚。

(二)敬业心：秘书的职业特点，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动，做到招之即来，来之能干，在具体紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

(三)责任感：

有了忠诚感，说明你品质好;有了敬业心，说明你干得好;而负责任，说明你可以让人依赖。

责任分为两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作，这是秘书的本份;做好不明确的工作，则会受人重用。一个好秘书，一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，遇到突发性的意外事件，秘书应沉着、从容地应对，变通地解决。责任感不仅在危难时候需要，在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。

四、秘书的自我完善。

(一)保持身心健康

秘书人员由于所处位置特殊，工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高，在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定，乐观向上，具有爱心，善解人意，态度现实，责任心强，灵活多变，适应力强，人际关系和谐，善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围，在这种良好的人际关系中自如地工作，压力得以缓解，苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲惫感以此而消失，从而达到心理平衡。

(二)努力做到出力而不“越位”

我们强调，要准确地认识自己的社会角色，摆正自己的社会位置，目的是为了防止和克服“越位”现象，找到一个稳定的出力方式。“越位”是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。

发生越位的原因很多。从秘书角度来说，有的人属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，这种人为数极少;而就多数有这方面错误行为的人来说，是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此，秘书人员应正确认识自己的角色地位，出力而不越位。

第五篇：如何做好总裁秘书

总经理秘书职位

职位概要：协助总经理完成日常事务性工作。 工作内容：

1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿;

2、起草公司股东会和董事会的会议材料;

3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理;

4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件;

5、协助行政部经理做好来宾的接待工作;

6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录;

7、掌握总经理的日程安排，为总经理借鉴访客做好预约工作;

8、收发传真，并即使交给总经理处理;

9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。 任职资格： 教育背景：多种专业背景本科以上学历。 培训经历：受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。 经验：2 年 以上高级秘书工作经验。 技能技巧：

1、熟悉公司文档管理;

2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。

3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。 态度：

1、良好的组织沟通协调能力;

2、工作细致认真，谨慎细心，调理性强;

3、责任心强，勇于承担挑战性的工作;

4、具有开拓精神和团队精神。 工作条件：

1、 工作场所：办公室

2、 环境状况：舒适

3、 危险性：基本无危险，无职业病危险。

总经理秘书工作概述

一、办公室内务

1、 办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆 放整齐。

2、 每天准时上班、开窗通风。

3、 清洁办公室：每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次;

4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5、 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)

6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。

二、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。

1、 对所有文件进行识别，并分类登记，在分别办理;

2、 外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。

3、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。

4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放

置在待处理文件夹内) 。

5、 内部通知、报告：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理 文件夹内) 。

6、 公司各部门(单位)送交总裁签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、 重要的和紧急的文件，需及时提醒总裁。

8、 每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9、 根据文件积累

的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查询。

三、来宾接待：彬彬有礼、热情接待。

1、 笑脸相迎，茶水相待。

2、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等;

3、 索要名片;

4、 及时向总裁请示。

5、 按总裁意见引见，接待(按情况给予续茶水) 。

6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

如何做好总经理秘书工作? 如何做好总经理秘书工作?

没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到 位，还没做好。那么要怎么做到位呢，个人认为：

1、 必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间;

2、 常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记;

3、 要学会摆弄文件，学会档案管理，重要文件能随时拿出来，需哦保存的文件能在 2 分钟之内找 到，近期(半月南北)过手的文件要迅速知道其去处;

4、 学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住气容貌和姓名，最好能在 下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的;

5、 应酬活动，场合允许要站在总裁身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、 做什么的;

6、 学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用;

7、 开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记 录记全面，尤其是重要发言和会议决议;

8、 对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但卖友指令权，若传达上司的指令一定要 在下达之前说明;

9、 为了写东西，多做标准文本，以备不时之需;

10、对其他同事不可有骄骄之气;

11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢” ;

12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以;

13、手机永远是振动，网上 QQ 也不要有唧唧的叫声;

14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场;

15、上司的失误要适时地提示，温和地提醒;

16、常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心;

17、任何场合不议论公司、同事是非;

18、不是上司问及，不议论同事的不好;

19、少喝酒，不能醉; 20、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题;

21、穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服;

22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人;

23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头;

24、上司的任何安排或者指示，一定

定要在上司说完后，记录好，没挺清楚一定要问或者请上司重复 一次;

25、事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。

总经理助理的三种类型

岗位分类：秘书型总助(基层) 、谋士型总助(中层) 、副总型总助(高层) 对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个：细致耐心/有条理(因工作繁杂之 故) 、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪(需经常陪同老总参加对外上午活动) ，文笔好(代为起草各类重 要文件) 、悟性强/外向善沟通和表达(为上传下达之必需) 、服从性高/执行力强(将高层意图严格落 实) 、学习与适应/压力承受能力(需主动应对困难和压力) 。换言之，秘书型总助工作的突出特点是 单向性的命令执行和任务达成，基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能。 对于谋士型总助来说，其应具备的主要能力与素质包括：某一专业职能领域丰富的实操经验 (如：财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等) 、有大局观/视野独特(兼顾整体利益与个人 优势) 、心胸开阔/不恃才傲物(豁达、谦虚与能力同等重要) 、极强责任感和事业心(以企业发展为 己任) 、团队管理能力(能充分发挥集体合力) 、具有监理在理性框架上的激情(理性为先，激情内 敛) 、始终与公司立场保持高度一致(忠诚是事业长久的保证) 。 对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了：资深行业与专业 经验(领导者的基本资历要求) 、卓越眼光(对未来趋势的领先预测优势) 、博大胸怀(能容忍，也 能承认错误) 、决断魄力(当机立断而勇于担责) 、信念坚定(方向明确而百折不挠) 、勤于学习(对 新生事物保持好奇心) 、善于反思(永远从多个角度来考虑问题) 。

总经理助理岗位职责

1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力做好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认 真做到全方位服务。

2、在总经理领导下负责具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。

3、协助总经理做好经营服务各项管理并督促、检查落实执行情况;

4、负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理。

5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。

6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议记录。做好决议、决定等文件的起草、发布。

7、做好企业内外文件的发放、等记、传递、催办、立卷、归档工作。

8、负责保管使用企业图章和介绍信。

9、负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。

10、负责上

级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。

做好总经理助理之“八要” 做好总经理助理之“八要”

总经理助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管” ，是总办这一运转 中枢的“首脑” 。总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责 地履行自己的职责，富有成效地做好总办工作。当好总经理助理，主要应在以下 8 个方面努力： 一要认清自己，处事有原则。找不准未知，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作 起来也就找不着“感觉” ，总经理助理处于“总管家”和“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作， 上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去 管。总经理助理要把握所应扮演的角色，把握好工作畈村，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权， 不越位，不缺位，工作要到位。 二要耳聪目明，做好参谋工作。从大的方面来说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督察服 务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分 析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳钧策意见，还要制定决策备选方案。备选方

案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优， “拍板定案” 。决策制定后要采取得力措施抓落实， 并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。 三要善于长袖善舞，做好个部门之间的“润滑油” 。首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而 不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。 ” 在实际工作中，不看领导颜色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不惟命是从。待 下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺上瞒下。再是协调好内外关系， 外求支持协作，内求团结向上。 四要高效快捷处理有关事务。总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风 行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有效的时间里办好应办之事。要善于“分身” ，明确该干什 么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为，为好应为之事。该别人代劳之事， 要分解任务到人，并明确授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工 作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事， “亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作 有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是