充分利用时间提高工作效率

2022-09-10

1 时间是一种特殊的资源

如何充分利用时间, 提高工作效率, 当代著名的思想家, 一代管理学宗师德鲁克教授的《卓有成效的管理者》一书进行了论述。该书核心是管理的有效性。“管理有效性”的关键, 不在于有效地“管理别人”, 而在于有效地“管理自己”;不在于“如何管理他人”, 而在于“如何管理自己”。管理者的有效性, 强调的是“做正确的事情, 把事情做正确”;强调的是“按时做完自己该做的事情并产生成果”;强调的是把“知识转化为成果”。

要做到管理卓有成效, 首先要做的第一步就是掌握自己的时间。时间是上帝给人类每个人同等的待遇, 在时间面前人人平等。时间又是最稀有的资源。中国的古话说一寸光阴一寸金, 寸金难买寸光阴, 现代的说法“时间就是金钱”。一位科学家说过, 最浪费不起的是时间, 说明了时间的价值。时间也是最特殊的一项资源。只有时间, 是我们租不到, 借不到, 也买不到, 更不能以其他手段来获得的。时间完全没有替代品, 没有任何东西可以替代已失去的时间。时间的供给, 丝毫没有弹性, 时间稍纵即逝, 根本无法贮存, 昨天的时间过去了, 永远不再回来, 也就是说时光不会倒流。做任何事情都少不了时间, 时间是必备的一个条件。任何工作都是在时间中进行的, 都需要耗用时间。但是对时间这项最特殊的、无可替代的和不可或缺的资源, 绝大多数人却以为可以取用不竭。有效的管理者与其他人最大的区别, 就是他们非常珍惜自己的时间。最善于管理自己的时间。有效的管理者绝不浪费时间。

2 时间是常量也是变量

时间既是常量也是变量。一年有365天、一天有24小时、1小时有60分钟是一个常量, 对每一个人都是一样的。但在相同单位时间内的工作效率是不一样的, 所以时间也是一个变量。用单位时间1为常量, 每个人的时间效率:时间效率≥1≥时间效率, 有的时间效率大于1, 有的时间效率小于1。管理者自己掌控的时间受外部的影响大于一般员工, 要掌握好时间, 用足常量, 用活变量, 提高效率, 用只争朝夕的精神去干工作, 提高工作的有效性。如何提高时间的有效性:

2.1 用足常量

一年的工作时间有多少:一年有365天, 扣除按国家规定公休日 (104天) 、法定节假日 (11天) 、带薪休假日 (5~15天) , 实际正常上班时间最多245天, 而真正有效工作时间大大低于正常上班时间。一天工作时间, 全年理论工作时间是1960小时。有的人不珍惜岗位, 不珍惜时间, 有的人工作责任心不强, 有混日子的现象, 正如毛主席在《反对自由主义》一文中指出的办事不认真, 无一定计划, 无一定方向, 敷衍了事, 得过且过, 做一日和尚撞一日钟。如果有的人对时间管理不到位, 迟到早退、上班出工不出力、办个人的私事、聊天打电话、上网看与工作无关的内容等, 每个人仔细算一下, 有效的工作时间到底有多少。不充分利用好工作时间, 正如鲁迅先生所说, 浪费别人的时间就像谋财害命, 浪费自己的时间就等于慢性自杀。对于员工来说, 上满勤、干满点, 用足上班时间是最起码的要求。

2.2 用活变量

管理者比非管理者个人实际可掌握的时间少, 个人可自由支配的时间更少, 在提高单位时间效率同时, 用活变量对管理者有更大的作用。一是延长常量工作时间。作为从事智力劳动的管理者, 所从事的是创新性工作, 有效的工作时间不只在8小时以内, 很多的工作思路、创意、灵感等都是在8小时之外产生, 所以延长常量上班工作时间, 加班加点是管理者工作的特点, 而仅限于上好8小时班不是一个优秀管理者。二是合理安排工作时间和工作节奏。个人把握好时间段的分割, 本着要事优先的原则, 用最好的时间段干最重要的工作, 用分散的时间干事务性工作, 用整块的时间思考和解决重大问题, 利用每半天工作时间最有效的90分钟内集中解决主要工作。三是提高职业素质和工作能力。职业素质的高低, 对提高效率至关重要, 在相同单位时间内, 从事同一岗位工作, 工作效率相差N倍。建立学习型组织, 不断加强业务学习, 提高个人从业素质和管理水平, 这是提高效率的根本。

2.3 抓住节点

从管理工作的规律性都有时间节点问题。五年规划是一个单位发展的重要节点, 再细化每年完成目标的节点, 每年工作计划确定了当年完成重要任务进度和节点, 再细化当年每月工作节点。管理部门的节点是服从于上级部门的需求和本单位工作节点需求。完成既定目标的节点都已确定, 计划好完成任务的时间节点, 提前做好计划, 掌握规律, 对提高效率可以起到事半功倍的作用。不同的岗位对时间节点的掌控上差异性, 单位领导更多的考虑长远发展战略, 考虑3~5年或更长的发展问题;中层领导考虑本部门1~2年的发展问题, 员工主要考虑本年度完成任务的计划, 做到月有安排, 周有具体时间表, 当天有具体工作。

3“四象限”法

“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论, 把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分, 基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要 (如上级指令性任务、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等) 、重要但不紧急 (如正常人才队伍建设、制订制度、人员培训等) 、紧急但不重要 (如临时工作安排、电话铃声、部门临时会议等) 、既不紧急也不重要 (如上网、闲谈、邮件、写博客等) 。

学习运用好“四象限”法, 提高时间管理水平。紧急又重要的事马上做, 尽量以最短最快的时间内完成这些事情, 最能体现工作效率。其次是做重要而不紧急的事, 这一类的事情影响深远, 是基础建设, 它的效益是中长期的, 一个好的管理者重点是把主要的精力和时间集中地放在处理重要但不紧急的工作上。紧急但不重要的事, 要学会说“不”。一个人的时间和精力是有限的, 如果确实需要自己来完成, 那么就使用最短的时间完成这些工作。对于不重要也不紧急的事, 尽量不去做。如果确实需要做, 那么要严格限定时间, 千万不要被无聊的人和无关重要的事缠住。

4 办好会议, 提高时间利用效率

会议的主要功能是交流信息、决策问题, 是管理工作中不可缺少重要环节。会议是集体活动, 参加人员多, 如何办好会议, 是提高会议的有效性管理好时间重要一环。坚持可开可不开的会不开, 参加会议的人员与会议内容直接相关, 能分散的会议不集中召开, 能开短会不开长会, 掌握好开会的有利时机。在召开会议前一定要明确会议的主题, 提前通知相关人员, 做好充分的准备 (主持人现场准备、主持程序准备;会议主讲人的内容准备;参加会议人员的思想准备) , 保证会议按预定方案进行。参加会议人员要有大局意识, 按时参加会议, 准时开会。会议的组织者提前做好相关的工作, 营造会议良好环境, 保证会议顺利召开。