采购部操作手册范文

第一篇：采购部操作手册范文

电商采购新模式操作手册

<集团物资网络竞价采购>

操作手册

中铁十七局集团有限公司

2016年1月

目 录

1、新模式运行概况 .............................................3

2、账号注册及认证 .............................................5

3、子账号权限设置 ........................................... 21

4、发布询价信息 .............................................. 26

5、选择供应商 ................................................ 31

6、下单操作 ................................................... 32

7、提取付款单 ................................................ 33

8、付款操作 ................................................... 36

9、发票的收取 ................................................ 42

10、确认收货及售后事宜 .................................... 43

11、邀约既有供应商 .......................................... 45 附件一： ....................................................... 47

2

1、新模式运行概况

1.1手册目的

应集团公司传真电报16-5号文件要求，网络竞价采购模式进行了相应调整，于2016年2月1日起实施。本手册旨在明确新模式下的集团物资网络竞价采购的使用者,指导使用者正确地、有效地来使用这些功能，规范新模式下的网络采购业务流程。 1.2手册范围

本手册的使用范围是中铁十七局集团有限公司。 1.3.新模式流程简述

网络竞价采购新模式流程：项目部发布询价单，待报价完毕后填写网络竞价采购付款申请书并提交子分公司审核，子分公司审核无误后在阿里巴巴平台下单，同时项目部根据审批通过的网络竞价采购申请单在财务共享系统上提交付款单。共享中心审核通过后，子分公司财务部根据财务共享系统的付款通知书在阿里巴巴平台和网银页面制单付款，项目财务部在网银页面复核后，该笔订单支付完毕。待项目部收到货物后，对货物和发票进行验收，合格的请子分公司物资部在阿里巴巴平台确认收货，不合格的请子分公司物资部

3 在阿里巴巴平台做售后处理。

中铁十七局网络竞价采购新模式流程图

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2、账号注册及认证

由子(分)公司物资部在阿里巴巴平台注册，具备对各项目部的网上竞价、成交、到货、支付、确认付款等信息的监督、操作功能。子(分)公司账号是独立的阿里巴巴企业账号，需绑定企业支付宝，具有最高权限,。子(分)公司阿里巴巴账号申请好之后需将账号及密码报电子商务中心备案。

2.1阿里巴巴账号的注册及认证 2.1.1阿里巴巴账号的注册

1) 点击阿里巴巴首页(:8003/

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2) 输入用户名密码及验证码登陆，进入主界面。

3) 选择上方的报账系统，并双击打开付款单页面

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4) 填写付款单

【支付方式】填写【0107第三方电子平台支付】 【收款人类别】填写【供应商】

【业务大类】填写【预付账款类的支付】 【科目】填写【预付账款预付购货款】 【供应商】填写网络订单的发货供应商 【金额】填写需和订单金额一致

【银行账号】填写阿里巴巴交易订单号 【收款人户名】填写订单供应商全称

【账户类型】、【银行大类】、【收款省份】、【收款地市】、【收

35 款行名称】均不填写。

5) 随后填写附件张数及付款行信息，保存提交即可。扫描时需附上以下资料作为单据附件：

 子(分)公司审批通过的网络竞价采购付款申请书(附件一)

 阿里巴巴平台上打印出的订单详情

注意：仅限于网络采购付款单可以一个付款单支付多笔订单;仅限于网络采购付款单预付款不需附承诺函;仅限于网络采购付款单不需引用采购合同。

8、付款操作

目前支持支付宝的企业网银银行有：中国工商银行、中国建设银行、中国农业银行、招商银行、中国银行、浦发银行六家银行，支付限额以在银行设置的限额为准。请各项目部在实施付款前开通企业网银的网上支付功能，确保网络订单顺利支付。 8.1支付方式

项目部开户行为上述六大行。在公司物资部下单后，由项目财务部在财务共享中心提交付款申请单，待付款申请单审批通过后，项目财务部登录阿里巴巴账号，对该订单点击

36 付款。

项目部开户行不是上述六大行。需提付款申请单付款到公司本级账户，由公司本级财务人员登录阿里巴巴账号，点击付款。

8.2具体付款操作流程

1) 在【我的阿里】下的【已买到货品】找到订单，点击【付款】。

2) 在支付界面选择【使用企业网银】并进行选择，选择【登录到网上银行付款】

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3) 在界面中输入客户识别码。(注：用户识别号是网银端登陆的号码)

4) 输入客户识别号，确认信息无误后，选择【立即支付】

38 5) 支付时登录网上银行B2B系统

6) 在【电子商务】——【网上支付】——【网上支付制单】下进行操作，若订单内容正确，点击【确定】进行制单，若不正确，【删除该笔单据】，重新制单。

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7) 制单成功标识;

8) 复核员登录网上银行B2B系统。

9) 在【电子商务】——【网上支付】——【网上支付复核】下选择订单进行复核。

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10) 复核员核对信息无误，复核通过，则支付过程结束，网上支付完成;若信息有误，选择复核不通过，并通知机关财务部重新制单。

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9、发票的收取

项目相关人员应联系供应商索要合法有效的票据并附上相应发货清单。

9.1营改增前可收取的发票： 1) 17%的增值税普通发票 2) 13%的增值税普通发票 3) 3%的增值税普通发票 4) 通用机打发票

9.2营改增后可收取的发票

1) 17%的增值税普通发票(发票联和抵扣联) 2) 13%的增值税普通发票(发票联和抵扣联) 3) 3%的增值税普通发票(发票联和抵扣联)

42 9.3注意事项

1) 如果发票票面不能打印全部物资明细，应附上相应发票清单。

2) 请项目人员准确填写所在单位的发票信息，专票需填写企业名称、税号、地址和开户行信息。

3) 营改增前收取低税率增值税普通机打发票可以降低采购成本;营改增后应尽量收取17%的增值税专用发票，增值税普通发票和其他税率的专用发票会减少公司可抵扣进项，无形中增加采购成本。

4) 营改增后，如项目部在询价单注明需开具17%的增值税专用发票并且后期与供应商协商确定开具17%的增值税专用发票而供应商无法开具相应发票的情况，项目部应与供应商协商退回税差，降低采购成本。

10、确认收货及售后事宜

货到现场后,项目部现场业务人员及时验货、确认数量、质量，填写物资验收记录。发现与订单不符，有数量、质量问题的，要在物资验收记录标明清楚，及时和供应商沟通、协商处理，并同时通知子(分)公司物资部网上退货并申请退款处理。

43 10.1确认收货

1) 在【我的阿里】下的【已买到的货品】中，对订单进行【确认收货】、【申请退款】等操作。

2) 确认收货的产品，点击【确认收货】，此时会跳转到支付宝的输入支付密码页面。由子分公司物资部核实后进行付款确认。

10.2售后事宜

申请退款的产品，点击“申请退款”，根据实际情况选择退款货品，并提供相应的凭证进行退款。

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注意：项目退款或退货前需与供应商沟通协商达成一致，方可实施操作;如遇到纠纷无法解决，可提交退款或退货申请后，请阿里巴巴客服介入协调处理。

11、邀约既有供应商

为满足发布规则【需求信息在线上完成采购】的要求，可邀请既有线下供应商参与网络采购报价。在采购管理中选择【供应商管理】，对供应商进行报价邀请。供应商一旦报价，报价视为响应需求，报价有效。

45 注意事项：

1) 既有供应商要先注册阿里巴巴免费账号，并且注册企业支付宝。

2) 注册好后点击新增供应商，然后可以定向发送询价单。

46 附件一：

ⅹⅹ项目网络竞价采购付款申请书

ⅹⅹ公司：

我单位(项目或单位名称)(物资品种)网络竞价采购，2015年 月 日已报价结束，已确定供应商，为由低到高报价排名第X名的 (供应商名称) ，总价 (不是最低价的供应商需在此注明原因)，请审批。

发票信息(各单位视自己情况选择填写)： 名 称 纳税人识别号 地址、电话 开户行及账号

审批结果(子分公司填写)：

审批通过 审批不通过

订单号： 原因为： 子(分)公司物资部公章 子(分)公司物资部公章

XXXX年X月X日

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第二篇：用友T3业务(采购、销售、仓库)操作手册

T3财务业务一体化操作手册

采购管理

(采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论是工业企业还是商业企业，“采购”业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企业产生下列不良影响：

一、产生额外的库存管理费用，如：仓库租赁费、保险费等。

二、造成资本的僵化，使周转资金紧张。

三、过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。 虽然库存发生的原因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法计算的损失。

采购管理追求的目标是：密切供应商关系，保障供给，降低采购成本。)

1) 如何进入采购管理

1. 采购订单

当与供货单位签定采购意向协议时，可以将采购协议输入计算机，并打印出来报采购主管审批。

1. 在进入采购管理系统主选单后，用鼠标单击【订单】下的【采购订单】或按下[Alt+O]键，用光标移动键↓选择【采购订单】，即可输入采购订单。屏幕显示采购订单格式。 2. 用鼠标单击工具栏的〖增加〗按钮或按下[F5]快捷键，增加一张采购订单。 5. 按[F12]功能键可以从单据表头进行标题，或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的〖增

行〗按钮或按下[Ctrl+I]快捷键，增加一行订单货物。输入采购订单表体各项内容。如：货物编号、数量、单价、金额等项。)

2) 采购订单增加：

输入采购订单表头各项内容。

输入采购订单编号、订单日期、供货单位、账期管理等项。

如果该订货业务需要对方单位开具增值税抵扣发票，那么应该输入税率。

3) 采购订单保存：

4) 采购订单修改：

审核过的单据不允许修改，需要修改单据应先弃审，然后才能修改

5) 采购订单删除

审核过的单据不允许删除，需要删除单据应先弃审，然后才能删除

6) 采购订单审核

2. 采购入库单

(采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：入库单、退货单;按业务类型划分为：普通业务入库单。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。

在实际工作中，用户可根据到货清单直接在计算机上填制采购入库单(即前台处理)，也可以先由人工制单而后集中输入(即后台处理)，用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。 【操作流程】

1. 填制采购入库单。

.如果采购入库货物是根据采购订单产生，那么可以用复制原采购订单方法填制入库单; .如果采购发票先收到并且已输入计算机，那么入库单可以用复制原采购发票的方法填制; .如果本次入库的货物以前已有相同的入库单，那么可以用复制以前入库单的方法填制。 2. 如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，否则可以由采购人员审核。 3. 交给采购结算会计进行结算处理。或者在采购入库单生成发票并直接结算。 4. 查询各入库单的实际入库成本。)

7) 采购入库单增加

单击上图红色部分进入采购入库单，单击下图增加按钮增加采购入库单

点击增加按钮后，右侧选单下拉框可以选择参照采购订单生成，录入仓库以及收发类别

8) 采购入库单修改

9) 采购入库单保存

10) 采购入库单删除

11) 采购入库单审核

对于商业企业，一般指商品进货入库时，填制的入库单，采购入库单是企业入库单据的主要部分，因此在本系统中，采购入库单也是日常业务的主要原始单据之一。 采购入库单是采购人员在采购系统录入的，库管员只需在库存管理系统中对采购入库单进行审核即可，不需再录入采购入库单。

1,单击进入库存模块—2,单击采购入库单审核进入采购入库单审核界面—3,审核采购入库单

采购入库单审核

12)

采购入库单弃审

3. 采购发票

13) 采购发票增加

如何进入采购发票

单击进入采购发票

1.发票的增加

点击增加按钮后，右侧选单下拉框可以选择参照采购入库单生成，检查各个栏目是否无误

14) 发票的修改

15) 发票的保存

16) 发票的删除

17) 发票的结算

参照入库单生成发票可以点击上图结算按钮直接结算，也可以手工结算

手工结算

自动结算

4. 付款单

18) 付款单增加

如何进入付款单

单击进入付款单

(您可以通过增加功能，增加一张收款单或者付款单)

先选择供应商后再点击增加按钮，录入必要信息保存

19) 付款单的修改

(根据不同的状态，修改收款单/付款单也有两种不同的方法，核销过的付款单需要取消核销才能修改)

20) 付款的保存

21) 付款单的核销

22) 采购管理月末结账

销售管理

(销售是企业生产经营成果的实现过程，是企业经营活动的中心。由于销售管理与库存、核算的紧密联系，销售管理系统主要以与库存管理、核算等单元并用的形态出现，一起组成完整的企业管理系统。)

1. 销售订单

(销售订单是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据。订单作为合同或协议的载体而存在，成为销售发货的日期、货物明细、价格、数量等事项的依据。企业根据销售订单组织货源，并对订单的执行进行管理、控制和追踪。在先发货后开票业务模式下，发货单可以根据销售订单开据;在开票直接发货业务模式下，销售发票可以根据销售订单开据。

1) 如何进入销售订单

单击即可进入

2) 销售订单的增加

3) 销售订单的修改

4) 销售订单的保存

5) 销售订单的删除

6) 销售订单的审核

7) 销售订单的弃审

2. 销售发货单

(发货单是普通销售发货业务的执行载体。在先发货后开票业务模式下，发货单由销售部门根据销售订单产生，客户通过发货单取得货物的实物所有权。在开票直接发货业务模式下，发货单由销售部门根据销售发票产生，作为货物发出的依据。在此情况下，发货单只作浏览，不能进行增删改和审核等操作。本系统允许先发货后开票和开票直接发

货这两种模式同时存在。根据不同的参数设置，销售出库单的生成，可以在销售系统发货单审核时自动生成，或由库存系统调阅已审核的发货单生成。)

8) 发货单的增加

9) 发货单的修改

10) 发货单的保存

11) 发货单的删除

12) 发货单的审核

13) 发货单的弃审

3. 销售发票

(销售发票是指您给客户开具的增值税专用发票、普通发票及其所附清单等原始销售票据。销售发票可以由销售部门参照发货单生成，即先发货后开票业务模式，也可以参照销售订单生成或直接填制，即开票直接发货业务模式。本系统中先发货后开票和开票直接发货这两种模式可以同时存在。参照订单生成或直接填制的销售发票经复核后自动生成发货单，并根据参数设置生成销售出库单，或由库存系统参照已复核的销售发票生成销售出库单。一张订单/发货单可以拆单或拆记录生成多张销售发票，也可以用多张订单/发货单汇总生成一张销售发票。销售发票经复核后通知财务部门应收账款。客户通过发票取得货物的实物所有权。)

14) 销售发票的增加

15) 销售发票的修改

16) 销售发票的保存

17) 销售发票的删除

18) 销售发票的复核

4. 收款单

19) 收款单的增加

20) 收款单的修改

21) 收款单的保存

22) 收款单的核销

23) 销售系统月末结账

库存管理

(库存管理是用友通管理软件的组成部分之一，该系统为企业管理者提供一个在新的市场竞争环境下，使资源合理应用，提高经济效益的库存管理方案，满足当前企业利用计算机进行库存管理的需求。本系统着重实现工商企业库存管理方面的需求，覆盖目前工业、商业的大部分库存管理工作。本系统适用于各种类型的中小型工商业企业，如制造业、医药、食品、批发、零售、批零兼营等。)

1) 采购入库单审核

5. 销售出库单

(对于商业企业，一般指商品销售出库时，填制的出库单。无论是工业企业还是商业企业，销售出库单都是企业出库单据的主要部分，因此在本系统中，销售出库单也是进行日常业务处理和记账的主要原始单据之一。 库存管理系统和销售系统集成使用，销售出库单是销售系统根据销售发货单或发票生成的。)

发货单审核后自动生成，不能在库存管理里面增加，修改，保存，删除(要修改的话只能修改发货单)

2) 销售出库单的审核

3) 销售出库单的弃审

6. 盘点单

4) 增加盘点单

盘点日期可以选择当前日期，也可以选择之前日期，录入完以上数据点击盘库，系统列出盘点时间点的系统库存。入下图

5) 盘点单保存审核

实际盘点数量录入完毕后保存并审核，审核后根据盘亏数量生成其他出入库单调整系统账面数量

7. 调拨单

6) 增加调拨单

录入需要调拨的存货以及数量，金额在单据记账的时候根据系统结存自动反写

7) 保存调拨单

调拨单保存后生成一张其他出库单和一张其他入库单调整存货对应的仓库

8) 库存管理月末结账

第三篇：询价采购操作流程

一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目。

(二)询价采购操作流程

1、采购单位根据政府采购预算和计划进行政府采购项目立项。

(1)采购单位根据政府采购预算和计划进行政府采购项目立项;

(2)采购单位须填写《朝阳区政府采购立项表》;

(3)采购单位须书面报送项目详细需求或采购清单，工程类项目还须提供项目设计概算、图纸等资料;

(4)由业务科室出具资金证明;

(5)追加或调整的项目还须报送经业务科室批准的立项说明;

(6)采取询价采购方式的详细说明。

2、立项申请经区采购办批复后,委托政府采购代理机构实施的单位按规定需在三日内与政府采购代理机构签订《朝阳区政府采购项目委托代理协议》，并于七日内向政府采购代理机构提供详细的采购项目技术需求。

3、政府采购代理机构接到采购单位技术需求后，重大项目要组织相关专家就项目技术需求进行论证，并出具专家组论证意见。在论证基础上经采购单位确认后制定项目询价文件。政府采购代理机构将经采购单位确认后的询价文件送采购办备案。

4、确定参加询价的供应商。必须在市指定媒体以及朝阳区政府采购网上发布资格预审公告(公示期为三个工作日),符合条件的供应商都可以报名，由资质评审专家推荐三名以上作为被邀请参加询价供应商或由采购单位在符合条件的供应商名单中随机抽取并发售询价文件。

5、采购单位或接受委托的政府采购代理机构按询价文件要求组织询价小组并组织询价活动(询价小组为5人以上单数;原则上从市采购办专家库中抽取)。

6、询价活动应遵循以下原则:

(1)在规定时间内递交报价文件;

(2)只能一次报出不得更改的价格,并对询价文件所列出的全部商务、技术要求做出承诺;

(3)询价小组需对询价文件作实质性变动的,应以书面形式告知所有被询价的供应商;

(4)询价小组对在报价截至时间内供应商提交的报价进行评审,如有疑问的,可以书面形式或者当面向供应商进行质询,质询内容不得涉及对询价文件或报价作实质性变更。

7、询价小组按照询价文件规定的评定标准进行评议,根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价小组询价结果确定后,按照“北京市政府采购中标成交结果确定有关问题的通知”(京财采购【2004】1664号 文件)执行。

8、项目资金的拨付按照竞争性谈判采购流程中(二).6 的规定执行。

第四篇：询价采购操作流程

(一)询价采购是指采购单位或接受委托的政府采购代理机构直接向三家以上供应商就政府采购项目询价采购文件或询价函让其报价,在此基础上确定成交供应商的采购方式。询价采购适用于所采购的货物规格、标准统

一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目。

(二)询价采购操作流程

1、采购单位根据政府采购预算和计划进行政府采购项目立项。 (1)采购单位根据政府采购预算和计划进行政府采购项目立项; (2)采购单位须填写《朝阳区政府采购立项表》;

(3)采购单位须书面报送项目详细需求或采购清单，工程类项目还须提供项目设计概算、图纸等资料; (4)由业务科室出具资金证明;

(5)追加或调整的项目还须报送经业务科室批准的立项说明; (6)采取询价采购方式的详细说明。

2、立项申请经区采购办批复后,委托政府采购代理机构实施的单位按规定需在三日内与政府采购代理机构签订《朝阳区政府采购项目委托代理协议》，并于七日内向政府采购代理机构提供详细的采购项目技术需求。

3、政府采购代理机构接到采购单位技术需求后，重大项目要组织相关专家就项目技术需求进行论证，并出具专家组论证意见。在论证基础上经采购单位确认后制定项目询价文件。政府采购代理机构将经采购单位确认后的询价文件送采购办备案。

4、确定参加询价的供应商。必须在市指定媒体以及朝阳区政府采购网上发布资格预审公告(公示期为三个工作日),符合条件的供应商都可以报名，由资质评审专家推荐三名以上作为被邀请参加询价供应商或由采购单位在符合条件的供应商名单中随机抽取并发售询价文件。

5、采购单位或接受委托的政府采购代理机构按询价文件要求组织询价小组并组织询价活动(询价小组为5人以上单数;原则上从市采购办专家库中抽取)。

6、询价活动应遵循以下原则: (1)在规定时间内递交报价文件;

(2)只能一次报出不得更改的价格,并对询价文件所列出的全部商务、技术要求做出承诺;

(3)询价小组需对询价文件作实质性变动的,应以书面形式告知所有被询价的供应商;

(4)询价小组对在报价截至时间内供应商提交的报价进行评审,如有疑问的,可以书面形式或者当面向供应商进行质询,质询内容不得涉及对询价文件或报价作实质性变更。

7、询价小组按照询价文件规定的评定标准进行评议,根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价小组询价结果确定后,按照“北京市政府采购中标成交结果确定有关问题的通知”(京财采购【2004】1664号 文件)执行。

8、项目资金的拨付按照竞争性谈判采购流程中(二).6 的规定执行。

第五篇：政府采购操作流程

同事们：

由于政府采购刚进入油站，为了方便大家操作，将政府采购操作流程告知大家：

1、 在系统中(即BPOS)按实际加油金额结算。例：09号油枪93#汽油200元，选中“09”按“政府采购卡”，不用考虑优惠金额。

2、 政府采购刷卡操作步骤：(1)按“取消”开机

(2)提示输入“操作员号码：01;密码：0000”

(3)按“消费”键→选择“0消费”→选择“1政府采购卡”→刷卡

刷卡后提示输入“商品编号”。如：油品为93#请输入“0093”，提示输入数量时，请输入加油升数。切记确认是否将数量输入正确!

(4)按“结算”键→选择“5结算”每天交班时需将结算打印出来!

(5)长按“取消”键关机

政府采购必须核对车牌号码，只能消费油品，一旦发现不核对车牌信息按信用卡套现处理!