浅析物资验收

2022-10-25

引言

物资验收工作是物资管理中一项非常重要的工作, 一直以来, 物资人员坚持物资验收合格后进场, 在物资验收过程中, 存在一些影响因素, 导致物资验收不规范、数据失真等。加强物资验收工作, 对于物资管理有着重要的意义。由于进场的物资种类、规格型号偏多, 包装质量不等, 以及各厂商对材料尺寸公差的控制水平不一, 可能对物资在运输途中会产生某种损坏及丢失, 并对其数量和质量产生一定影响。为了确保进场物资在数量上的准确与质量上的完好, 物资进场必须进行认真细致的验收工作。

一、物资验收存在的问题

(一) 数据失真

数据失真的一种可能是抽检数量不足, 从而导致验收数据来源不真实。这一现象虽然存在的原因多种多样, 但数据失真会给物资验收工作带来极大的财务风险。物资验收数据是指物资在进场时建立的档案管理, 这是进场物资可查的凭证;在物资检测时, 必须对物资规格、型号、价值、数量等数据进行记录, 甚至需要逐物逐个地进行清点与检测。因此, 数据失真作为影响物资验收的首要风险。数据失真的另一种可能是由于收货方检测水平偏低, 导致验收数据不可靠, 结果不具有代表性。这一可能亦是造成验收数据失真的一大影响因素。我国许多部门物资验收缺乏相应的检测, 尤其是在清点造价高昂的高科技设备时, 由于物资人员缺乏相应的技术与知识, 因此极其容易出现检测方失误的情况, 从而影响到验收数据[1]。

(二) 缺乏规范

物资验收缺乏规范一般是指以下三个环节:

1、检测记录填写不规范;

检测记录不按要求填写, 不能简单地填写合格或不合格, 而应该连同实际的检测数据一同填写。检测记录填写不规范, 有可能会造成检测产品的误判。

2、材料质量证明文件缺少相应参数;

有部分供应商的质量证明文件缺少相应的参数, 导致验收缺少依据。

3、验收流程不规范。

一般情况下, 物资验收的工作环节都有相应的基本要求与规范原则。但很多时候由于工作人员的疏忽或其他因素的影响, 导致物资在验收环节的流程缺乏规范, 从而影响到物资验收工作, 甚至造成一定的财务损失或风险。

物资在进场时必须进行验收, 严把物资验收关, 可以保障进场物资的质量和数量。物资在验收过程中存在以下现象:

1、质量证明文件索取不够及时;

文件信息传递的不够快, 容易造成材料先进场后登记;

2、应该送检的物资没有送检。

缺少送检环节的物资, 可能存在质量隐患, 可能会给公司造成财务损失[2]。

二、物资验收存在问题产生的原因

(一) 缺少检测手段与专业技能

许多企业的物资部门在验收物资过程中造成的数据失真, 其根本原因是缺少检测手段与专业技能, 主要分为:

1、物资部门在验收过程中投入不足, 缺少专业检测仪器设备;

设备资金投入不足, 非常容易在对专业器材与化合物品质的检测过程中出现问题, 例如化合物纯度、专业器材的焦距齿轮等等。这些细小的区别却是非常关键的地方, 往往是由于设备落后的原因造成的。

2、物资验收人员专业水平不高。

例如在对一些新材料进行验收时, 由于物资验收人员缺乏对新材料的了解以及新材料验收标准的及时了解, 导致物资验收工作存在一些弊端[3]。

(二) 缺少规范的验收流程

许多企业的物资部门验收环节存在验收流程不规范的现象, 主要表现在部分物资, 尤其新型材料验收标准及规范不完善, 缺乏对验收过程的规范, 以及缺少对材料进行复检的规范, 都是导致物资进场出现错漏的原因。许多新型材料正处于一个待开发的阶段, 如果验收人员没有按照行业最新标准去进行检验, 往往容易对公司财务安全造成一定的危险, 甚至会出现相应的事故。

(三) 思想认识不到位

思想认识不到位, 认为名牌企业的产品质量没有问题, 认为以前合作过的有良好供货史的企业产品质量没有问题。

例如奥凯电缆也是名牌企业, 质量缺出现了问题。不同批次的产品质量不一样, 所以有良好供货史的企业供的产品也有可能会出现质量问题。

(四) 沟通不到位

和厂家没有进行及时的沟通, 验收时与厂家进行及时的沟通可以减少验收疏漏, 缺少沟通使得物资验收信息无法有效及时传达, 从而可能损害公司财务[4]。

三、物资验收存在问题的解决措施

(一) 提升检测水平及意识

企业物资部门首先应当增强验收人员的专业意识, 加强工作人员关于业务方面的学习水平。企业物资部门可以以物资培训的方式, 来增强验收人员的责任心与工作意识, 使物资人员充分认知物资验收的必要性和重要性, 从而保证工程质量。除了通过培训方式外, 还可以设立相应的激励机制。如在对物资检测流程过程中, 对细小典型错漏的地方做出相应的惩处或奖励。这样一来, 工作人员不仅可以得到更高水平的薪资奖励, 还能在一定程度上, 避免物资工作人员出现懈怠的情绪。同时, 还杜绝了工作人员借用职务之便, 对供应商大开方便之门。

(二) 规范检查数据及记录

首先, 企业可以根据产品信息配置专业测量工具;其次通过网络查询、厂家沟通等形式掌握产品的特征, 从而对产品的具体特征与表现有了一定的了解;再次, 建立物资标准群, 完善物资验收标准, 这一环节实现了物资标准资源共享, 给大家创建了一个交流的平台, 从而进一步完善物资验收标准;最后, 对于新型材料的验收, 物资管理部门需向厂家索取制造图纸, 以便进行检测, 从而严格把控质量。在检测方面, 首先应当严格按照GB2828进行抽样检查, 保障工作人员能够真实记录检测数据。另一方面, 在对于检测不合格产品的处置上, 物资部门应当建立不合格品台账, 并且做到单独存放标识醒目, 并及时与供应方联系处置。在整个检测环节中, 工作人员应当做到完善记录, 做到可追溯。在物资验收过程中, 物资部门可以通过权威的第三方检测机构进行检测, 做到以检测数据为依据, 从而规范物资验收工作。

四、结束语

综上所述, 物资验收是保证物资质量的重要环节, 因此在物资验收过程中需要抓重点、抓细节, 明确物资验收过程中出现的问题, 减少数据失真, 避免不规范的操作, 物资验收部门需要不断提升验收检测水平及意识, 并规范检查数据及记录, 不断完善验收细节, 从而提升物资验收的质量。

摘要：物资验收是物资管理中重要的基础管理工作。严把物资验收关, 杜绝不合格的物资进场, 确保进场物资质量、数量得到保障。近年以来, 随着科技日新月异, 不少企业物资验收已经建立了相对完善的体系。首先物资验收人员核查来货数量与来货清单是否一致, 核查质量证明文件是否齐全;其次, 对需委外送检的物资, 开具试验委托单, 委外送检。最后做好物资验收记录, 做到可追溯。这一系列措施, 虽然保证了企业物资验收的基本安全, 但在实际工作中还存在一些问题。因此本文从当今物资验收存在的问题出发, 分析了物资验收存在问题产生的原因, 并对物资验收存在的问题提出了解决措施, 希望对企业物资验收工作起到积极作用。

关键词：物资验收,验收流程