商务档案管理论文

摘要现代社会经济发展的多元化管理形势下，档案管理已经成为各项事务管理的重要形式。商务档案是经济主体在各种商务活动过程中直接形成的原始记录。新形势下，商务档案管理对于促进各项商务活动的健康运行举足轻重，同时又与社会各个阶层密切联系，相互促进相互发展，商务档案管理，在国际贸易活动中发挥了积极作用。下面是小编为大家整理的《商务档案管理论文(精选3篇)》的相关内容，希望能给你带来帮助!

商务档案管理论文 篇1：

电子商务档案管理的智能化现状及趋势探究

一、电子商务档案管理智能化现状

（一）电子商务档案管理流程

借助于数字信息以及存储介质可以将电子商务档案完成，而在进行电子商务档案管理的时候，是没有办法直接做到手动进行关于电子商务档案的操作或者是管理的，这个时候，计算机系统就是最不可或缺的存在。正是计算机科学技术以及网络的不断发展以及智能化的深入，当电子商务档案其信息是存储在不一样的储存介质上时，对于其中的信息规范与格式要求也会有所不同。因为不同的网络服务商而导致的传输协议或者网络链接方式的差异，同样会让其储存形式、数字化程度以及计算机功能都不一样，这些情况的存在让电子商务档案信息变得复杂起来。电子商务档案信息和过去的纸质档案信息存在很不一样的地方，首先是其未被单一的数字，或者文字信息局限，并且可以让信息得到系统的、全方位的存储。无论是图像信息还是音频视频之类的音像信息，都是可以用合适的形式在文件当中进行完整记录的。在查找读取信息的时候，这要打开文件夹就可以完成，并且可以记录得更加详细与真实。

（二）电子商务档案管理的缺陷

电子档案并不会受到时间或者是地点的限制就能够做到查找信息或者是信息共享，并且和纸质档案对于保存的环境与条件要求高不一样，电子档案其在进行保存的时候主要是对防磁性以及温湿度要求高，但是其保存所需空间并不大。只不过，在对电子商务档案进行管理的时候，关于电子文件的归档管理存在复杂性，也就让其档案管理工作变得更有难度。这是因为很多负责电子文件档案处理的工作人员其在工作的时候，受到关于纸质档案管理思想的影响，对于电子文件归档管理意识不够高。或者是有的工作人员为了减轻自己的工作负担，并没有主动关注关于电子文件的归档工作。还有可能是工作人员其本身的技术不足，对于计算机的使用操作并不熟练，既无法对电子文件在归档管理当中遇到的问题做好正确处理，也没有办法做好点子文件的归档管理工作。

对于档案而言，其原始记录性是很重要的属性，并且体现在了档案的内容与形式上，正是因为档案具有原始记录性，它才拥有法律凭证的作用。电子商务档案属于电子文件，它的形式和内容之间是相对对立的，而其内容很容易被改动，固有形式会有所变化，也就会影响到其原始记录性。和纸质档案不同，电子档案不但容易被篡改，且篡改之后還可以不留下痕迹，因而在进行管理的时候，容易造成一些问题。电子文件本身还存在虚拟性，那么关于原件的界定就会很困难。即使信息技术发展迅速，但是数字签署技术并没有得到普及，要在电子文件上进行盖章或者签名也并不存在可行性，那么在对电子文件进行真伪鉴别的时候也就会变得艰难。正因如此，在讨论电子商务档案其原始記录性的时候，必须有全新的概念才行。

在电子文件越来越多的现在，对于文件原始顺序的来源原则得到了更多的关注。想要做好电子档案管理，尊重其来源是非常重要的一点，也能够更好的从行政管理与法律责任的角度去对电子文件归档管理问题进行处理。在实际使用当中，工作人员可以根据需要来进行电子文件的随时复制，又再对其信息内容进行重新的组合，这么一来，电子文件原有的顺序就很容易被打乱。这样的情况就意味着，当电子文件在运转期间，要把握好它的原始性并不容易，而在进行文件整理的时候，关于文件原始联系的说明不可或缺。要让来源原则变得更加丰富，也可以以所有生命周期当中的文件其组合变化以及电子文件管理实践作为基础与依据。只是这样的方式对于电子文件来源的明确判定要求比较高，不单单是将档案与文件维护好，在进行整理时要根据原始顺序来进行。

二、电子商务档案管理的发展趋势

（一）信息存储智能化

1.借助智能存储设备 电子商务档案在进行信息保存的时候需要借助于电脑、服务器和相关的移动存储设备等，而在对电子档案文件进行访问的时候也离不开这些设备的支持。电子商务其发展方向在于信息提取的及时性、便利性，以及不受到时间地点等的约束与限制，能够达到随时获取档案信息的标准。对于将来的智能化存储设备来说，这是基本的要求，对电子档案进行智能化管理的一个特征也在于电子档案存放之后的提取方式的转变。当智能化信息存储在进行输出的时候，应该是能够对不同的智能化设备都支持的，而且对于拥有权限的智能化设备还应该给与其关于电子档案信息的编辑、备份、安全管理等特别操作的权利，这也是为了让档案信息可以得到更好的保护。

2.存储设备智能化管理 未来信息储存的发展方向就在于信息存储智能化，这种电子档案管理模式让存储和管理结合在了一起，也让计算机系统、工作模式以及连接方式都发生了很大的改变，也将一些不必要的行为省略了，还可以让电子商务档案信息其安全以及实时访问得到保证。实际上，电子商务档案存储的智能化是由计算机系统当中的软件与硬件来进行决定的，而所谓智能化存储就需要让计算机其部分的运算以及控制功能可以下放到存储设备当中，让存储设备不只是能够进行数据存储，还可以拥有一定的运算与控制的功能。借助于智能存储技术，电子商务档案管理可以获得更多效益，不但可以让人工操作得带减少，也能够让过去对于档案管理所需空间得到节约，更能够缩短时间以及让运输、仓储相关费用得到节约。智能化存储管理技术能够实现对于存储系统当中存在的问题相关监控与调整工作，从而第一时间发现问题与潜在隐患，并且采取一定的措施进行处理，让数据存储的安全与持续得到保证，也让电子商务档案存储智能化水平得到提升。

（二）信息检索智能化

1.智能检索 对于诸多档案信息而言，电子商务档案信息只是其中之一，也是电子商务的兴起才出现的。通常情况下，对于档案信息的检索主要发展在于自然检索、手动检索、计算机辅助检索以及计算机智能检索，对于电子商务档案信息其检索来说，也是类似的。计算机的智能技术不断带动着电子商务档案学信息检索的智能化，而面对拥有各式各样信息存储方式的电子商务档案，因为其信息内容可能包含文字、数字、图片、图像、声音等，还可能有加密信息与不加密信息的区别以及本地存储与其他存储等情况，关于电子商务档案信息有关的智能检索就拥有了更为重大的意义。对于智能检索而言，其基础就在于文献以及检索词的相关度，并且对文献重要性进行综合考察作为指标，再对检索的结果进行排序，从而让检索效率得到提升。

2.相关性分析 在进行智能检索结果排序的时候，相关性与重要性都是需要考虑的，而相关系选择各个字段其加权混合索引能够分析得更加准确，而重要性则是与文献来源权威性有关系。通过这样的方式，让检索结果得到更加准确的排序，也让检索的效率得到提升。电子商务的发展快速也让其活动越来越具有全球化特征，而电子商务档案信息其全球性、信息管理系统的分布性、交易语言复杂性以及交易方式多样性等特点越来越显著。这样的事情势必导致过去的档案信息检索工具无法让用户需求得到满足，而智能检索工具开发的必然性与必须性也得到了凸显。

（三）档案应用智能化

1.客户管理智能化管理 电子商务档案其应用智能化，首先在于客户关系管理的智能化。对于电子商务档案而言，客户档案是重要的组成部分，而电子商务档案也相当于是让商家客户之间有了新的交流方式，那么企业的管理者在对客户关系进行管理的时候也应该变化思维方式。智能化的客户关系管理可以让企业对客户的服务得到加强，也让客户的满意度以及忠诚度得到提升，更能够让企业的效率与效益得到提升，这同样需要加强关于客户关系管理系统以及智能化的客户数据库开发以及应用。

2.商业数据智能分析 商业价值的实践以及商业需求的满足，只是智能化数据分析以及数据处理系统的部分效用，关于对于市场以及客户的不断学习的过程，让企业的商业流程重新进行塑造，更是让企业管理者拥有更加智能化决策分析工具的重要方式。智能化的营销策划，需要利用到智能化营销策划其管理系统，而企业借助于此可以对产品以及市场信息做到全面分析，对高效的营销计划进行制定，而销售与服务指标应该切实可行，从而让企业管理得到优化。

作者：都业慧

商务档案管理论文 篇2：

商务档案管理在国际贸易中的作用

摘要　现代社会经济发展的多元化管理形势下，档案管理已经成为各项事务管理的重要形式。商务档案是经济主体在各种商务活动过程中直接形成的原始记录。新形势下，商务档案管理对于促进各项商务活动的健康运行举足轻重，同时又与社会各个阶层密切联系，相互促进相互发展，商务档案管理，在国际贸易活动中发挥了积极作用。

关键词　商务档案　档案管理　国际贸易　作用分析

商务活动，是企业为实现相关生产经营目的而从事的各类有关资源、知识、信息等交易活动的总称。商务档案是微观经济主体为了自身发展的需要，根据相关原则标准，在各种商务活动过程中直接形成的，具有保存价值的原始记录资料。它是企业商务活动的基础信息资源，包括图片、文字、影音、录像等等信息材料。由于商务档案材料的形成复杂多元化，商务档案管理成为新时期社会经济发展及企业正常生产运作的重要管理手段，是现代企业商务管理工作的重要组成部分。在国际贸易活动中，商务档案的科学有效管理，为国际贸易的发展运行起着重要的推动作用。本文针对商务档案管理的特点及作用，分析了它对国际贸易活动的积极作用，阐述了国际贸易中商务档案管理的发展建议。

1　商务档案与商务档案管理的内涵

1.1商务档案

商务档案，是指企业等经济主体在各项商务活动过程中，根据需要形成的各种具有保存价值的原始文字、图表、影像等信息资料。根据资料属性的不同，商务档案主要包括各种商务文书、商业法律文件、客户市场信息、策划方案等。具有以下特征：

1.1.1主体性、过程性

商务档案的形成者是微观经济主体，政府机关和非营利性的社会组织一般不会形成商务档案，商务档案是在商务活动过程中直接形成的，或者是由商务文书直接转化形成的。

1.1.2针对性、价值性

商务档案的涉及领域是各种经济主体的各项商务活动，具有一定的针对性，商务档案是具有保存价值的历史纪录，没有保存价值的商务文书经过一段时间后就会被销毁。

1.1.3客观性、原始性

现代商务档案的主要载体是纸张或磁盘、光盘等电子载体，商务档案的记录形式具有客观性，商务档案的本质属性是原始记录性。它是一种原始的历史纪录，具有客观真实性特点。

1.2商务档案管理

商务档案管理，是现代企业管理的重要组成部分，是企业等经济主体针对企业自身的长远发展需要，根据商务档案潜在的社会经济效益，将商务档案进行归类、储存、保管以及再利用的管理过程。商务档案管理，是现代社会经济高度发展的管理需求，是相关经济主体企业管理的科学系统性规划。商务档案管理具有以下特点：

1.2.1时代性、科学性

任何企业经济主体的运行，都要适应社会经济的发展，具有一定的时代气息，企业主体的商务活动也应与时代经济发展同步接轨，商务档案管理要体现科学规划性，以便适应时代发展需求。

1.2.2规范性、系统性

商务档案管理作为企业管理的有机构成，具有其他档案管理的一般特点，商务档案材料的采集汇编与存储复杂繁琐，在管理过程中需要科学的规划，严格规范管理和系统的归类整理。

1.2.3高效性、实用性

商务档案管理的最终目的，是针对商务档案自身潜在的社会经济效益，进行合理的管理与开发，提供有效便捷的参考凭证作用，促进企业经济主体自身的长远规划与健康运行，具有一定的实效性。

2　商务档案管理与国际贸易活动的联系

国际贸易是指不同国家或地区之间的经济主体进行有关商品、服务和生产要素商业交换的活动，是各国之间经济合作分工的表现形式。经济主体是实现贸易国际转移的跨国公司或组织。

国际贸易是贸易活动与国际接轨的融合，商务档案管理直接而集中地体现了商务活动对国际贸易格局的影响，商务档案管理是经济主体各项工作的橋梁与纽带，是国际贸易企业管理的重要环节。加强企业商务档案的管理工作，对国际贸易活动具有极其重要的意义：

2.1商务档案管理，是企业国际贸易活动的重要组成部分

不同的经济主体，在其发展过程中，都会形成一定的档案材料，国际贸易活动，商务档案作为企业管理的重要成分，构成了国际贸易活动的管理内容，特别是现代社会经济全球化发展的环境下，商务档案管理，成为国际贸易活动管理的有机形式。

2.2商务档案管理，是国际贸易企业可持续发展的历史见证

对于国际贸易企业来说，商务档案资料如同电影回放，它能够详实地再现国际贸易实体商务活动的历史轨迹；是企业商务活动的原始再现，是员工智慧与经验的结晶；是企业把握商业规律、规划企业主体创建贸易蓝图的重要依据。

2.3商务档案管理，为国际贸易活动发展提供了正确导向

商务档案材料是企业主体之间在各种商务交流活动中，形成的各种有价值的商务原始材料。现代经济的全球性合作，推动了国际贸易企业商务档案资源的开发与管理，商务档案的参考凭证作用为国际贸易活动提供了正确导向。

2.4商务档案管理，推动了国际贸易活动的有序健康运行

国际贸易企业的发展，与时代接轨。规范的商务档案管理，是衡量企业主体核心竞争力的重要标准。商务档案资料的科学实效性，确保了贸易发展历程的再现与参凭，构建了国际贸易活动发展的稳定氛围，促进了国际贸易活动的健康有序运行。

3　商务档案管理在国际贸易中的作用

商务档案是企业管理的重要组成部分，是企业针对性收集的商务活动中最原始可靠的信息。它是企业预测商情、进行营销策划的决策依据，是履行企业商业管理职能的工具，是维护企业或者经营者合法权益的法律凭证，是记录和研究企业商业活动历程的宝贵资料。相对于国际贸易来说，商务档案管理具有以下作用：

3.1商务档案管理随国际贸易的参考凭证作用

商务档案，能够为国际贸易活动提供真实可信的依据资料。商务档案的参考凭证作用，是由档案的形成规律和它自身的纪实性特征决定的。商务档案是从商务文件直接转化而来，是客观事实的真实记录。从档案本身的物质形态来看，文件上保留着真实的历史标记，所以，商务档案对指导国际贸易活动具有广泛的参考作用。

3.2商务档案管理对国际贸易的推动促进作用

商务档案管理工作的中心就是围绕工作实际，为改革和发展提供优良服务。因此，做好商务档案管理对促进国际贸易发展尤为重要。在国际贸易活动中，商务档案管理可以为国际贸易提供先进的商务信息和管理动态，通过开发档案信息资源，为国际贸易管理提供优质服务。探索符合国际贸易发展的管理模式。

3.3商务档案管理对国际贸易的基础保障作用

商务档案管理是涉及多学科的综合管理形式，表现为工作程序复杂量大、技术要求严谨。国际贸易活动过程中，商务档案材料的原始积累采集、整理归类与存储维护，要求档案管理者运用科学的方法对这些文件资料进行有效管理，为以后的国际贸易商务活动，提供及时准确的基础性参凭资料。

结束语

总之，现代全球化经济合作的运行环境，推动了社会经济管理模式的多元化发展。商务档案管理，作为经济主体企业管理的有效手段，对于促进企业实体的经济发展，具有重要功能。国际贸易活动中，商务档案管理更是体现了极其重要的推动作用。

参考文献：

1　《商务档案管理探析》张伟科技致富导报2006

2　《影响国际贸易的要素分析》李会利国际贸易信息2008

作者：韩清芬

商务档案管理论文 篇3：

电子商务档案管理的探讨

摘要：电子商务蓬勃发展需要电子商务档案来证实各方的权益，提高电子商务企业内部管理效率。当前企业电子商务档案管理不能满足各方需要，需要通过建立电子商务档案监管体系、提高社会利用电子商务档案意识、提高企业电子商务档案管理人员的素质等措施来完善电子商务档案管理。

关键词：电子商务 档案 监管

1 加强电子商务档案管理的动因

1.1 提高电子商务企业管理效率需要加强电子商务档案管理。自本世纪初以来，电子商务迅速发展为当今世界的主要商业形态之一。根据中国电子商务研究中心发布的《2012年度中国电子商务市场数据监测报告》，中国电子商务市场交易规模达7.85万亿，同比增长30.83%。2012年12月底国内B2C、C2C与其它电商模式企业数已达24875家，实际运营的个人网店数量达1365万家。电子商务服务企业直接从业人员超过200万人，间接带动的就业人数超过1500万人。随着电子商务的发展，电子商务企业之间的竞争也趋于激烈。电子商务企业需要提高内部的管理效率和效果，才能取得和巩固自身的竞争优势。电子商务开展业务的优势是信息化带来的业务运行的高效率。电子商务企业内部管理效率需要高效率的信息系统，包括对已完成业务的档案信息。在电子商务营运过程中，有大量的业务档案形成。如何加强电子商务档案管理，形成有效的档案信息服务体系，为业务管理提供有用信息将是未来电子商务企业面临的重要问题。可见提高电子商务企业管理效率需要加强电子商务档案管理。

1.2 维护电子商务活动各方权益需要加强电子商务档案管理。电子商务是现代社会中十分重要的经济活动，涉及各行各业和众多的消费者。法律法规是调整各种社会关系的行为规范，在社会主义市场经济条件下，依靠法律法规调节和保护各种经济行为尤为必要。目前，在我国，电子商务活动适用的法律主要有《合同法》、《公司法》、《反不正当竞争法》、《消费者权益保护法》、《产品质量法》、《电子签名法》等等法规。由于电子商务经营活动具有较大的时空距离，各个主体在经济活动过程中信息的时效性和可靠性就尤其重要。利用电子商务档案完整的地记录电子商务活动过程，能够在发生业务纠纷的情况下提供业务发生过程的真实情况，从而为各方主张自身的权益提供重要证据。在这种情况下，电子商务档案不仅是企业内部管理的需要，也是维护电子商务活动各方权益的重要凭据。

2 当前企业电子商务档案管理存在的问题

2.1 企业电子商务档案管理意识淡薄。我国的很多电子商务企业业务档案管理意识淡薄，没有认识到在市场竞争中电子商务档案管理对于企业业务发展的重要性。有的企业认为电子商务档案可有可无，根本就没有自己的电子商务档案管理制度和管理机构；有的企业虽然有了电子商务档案管理制度和机构，但是按照一般非电子商务档案的方式来进行管理，结果不是电子商务档案信息容量小而无法支持管理，就是自电子商务档案过于庞大而无法形成有效的档案信息，从而把好不容易收集整理的业务档案束之高阁；有的企业认为建立电子商务档案之后就可以高枕无忧了，没有加强对业务档案的后续开发，造成档案利用率低，浪费企业宝贵资源。还有的企业不重视对电子商务档案的监管和保护，给不法分子以可乘之机，致使电子商务档案信息外泄，给侵权、假冒行为等违规的现象提供了可乘之机，使企业的形象受到了严重损害，给企业造成了巨大的损失。

2.2 企业电子商务档案管理工作混乱。对于所有的企业来说，凡是管理比较优秀的企业，其业务档案都由专人管理，并且业务档案方面的问题都设有专门的机构进行负责解决，进而对重要的业务档案进行保护，维护企业的合法权益。然而我国的电子商务企业对于业务档案的管理却没有给予高度的重视，主要表现为：管理模式不统一，工作归属不一致，管理混乱。目前，我国规模较大、效益较好的电子商务企业，都没有设置专门的机构或部门，对电子商务档案进行管理，其电子商务档案由一些职能部门兼职管理，或者与企业的其他档案进行合并，实施统一的管理。这些职能部门，由于人员流动性较大，在交接电子商务档案的过程中，经常会出现空档，进而在一定程度上使得电子商务档案管理工作出现断层；有的企业虽然设置了相应的部门，并配备了专门的管理人员，对电子商务档案进行专门的管理，但是在档案管理的专业知识、相关的法律知识方面，这部分管理人员比较缺乏，无法有效地开发电子商务档案信息资源，难以有效地提升电子商务档案管理工作的效率，不能充分发挥电子商务档案的价值。当他人侵犯企业的电子商务档案时，也不懂得维护自己的权利。另外，没有建立和完善电子商务档案管理制度，缺乏必要的约束和规范，对电子商务档案的收集、整理、保管、利用等工作进行管理，在一定程度上造成电子商务档案管理文件材料出现分散、无序，甚至遗失的现象，进一步影响和制约了电子商务档案的开发与利用。

3 加强电子商务档案管理的措施

3.1 提高社会利用电子商务档案意识。社会各界应该重视电子商务档案的商业价值。可以通过新闻媒体、电子商务档案管理协会、消费者协会等组织和机构，对电子商务档案的价值进行广泛地宣传，使人们充分认识并重视电子商务档案的巨大作用。电子商务企业一定要消除过去对电子商务档案管理的片面理解，充分认识到电子商务档案这一无形资产的潜在价值，搞好企业的电子商务档案管理。

3.2 提高企业的电子商务档案管理意识。首先，在电子商务档案管理方面，需要强化领导的意识。只有充分意识到电子商务档案管理是企业重要的资产，并且关系到企业的生存与发展时，在这种情况下，电子商务档案管理才能受到领导的重视，进而在一定程度上给予大力支持，同时解决电子商务档案管理过程中遇到的各种问题，为电子商务档案管理工作的开展奠定基础。其次，帮助企业员工树立电子商务档案的管理意识，在日常生活中，号召员工注重管理、保护企业的电子商务档案。通常情况下，有关人员只有意识到维护本单位的知识产权的重要性，并且对有关档案理论及法律条文进行认真学习并掌握时，自身的素质才能不断提高，在日益复杂的电子商务档案工作中，才能处于主动地位，避免侵害企业、客户等权益。

3.3 建立科学的企业电子商务档案管理制度。在日常管理工作中，电子商务档案的系统性、完整性，直接关系到电子商务档案受到保护的程度。对于企业来说，无论是设置专门的管理机构，还是配备专门的管理人员，都要建立健全一套与自身的发展情况相适应的电子商务档案管理制度，对电子商务档案管理的目的、任务，以及对电子商务档案进行收集、整理、保管、利用等工作作出具体的规定，同时对有关部门的职责和权限进行明确，进一步规范有关人员的管理行为，在一定程度上提高电子商务档案管理的水平，确保电子商务档案管理工作有章可循，电子商务档案收集、整理、开发服务等文件材料有案可查，对电子商务档案实现科学的管理。

3.4 提高企业电子商务档案管理人员的素质。对于企业来说，其电子商务档案人员，一方面需要具备一定的科学文化水平和组织协调能力，另一方面需具备档案管理、现代企业经营、信息技术等方面的综合知识。企业为了提高档案管理人员的业务素质和管理水平，需要对电子商务档案管理人员加大培训的力度，进一步适应形势发展的需要。对于电子商务档案利用、保护等最新消息，企业应当及时向社会公布：通过订购、交换、索取等多种渠道，积累有较强现实作用和广泛使用价值的国内外电子商务档案资料，提高电子商务档案利用效率。

3.5 建立完善的电子商务档案专门监管法律体系。由于电子商务时空距离比较远等特点，电子商务的业务档案管理有着自身的特点，因此电子商务档案作为电子商务活动中十分重要的文件资料，应该建立专门的法律制度，来规范电子商务档案的形成和使用，从而促进电子商务发展。

目前的电子商务档案工作水平较低，基础较差，手段较落后，还囿于整理和保管的被动局面，无法满足电子商务档案管理发展和文档利用高效化的需要。因此，应进一步提高我国电子商务档案工作的水平，使电子商务档案管理人员将更多的时间投入到编制电子商务档案检索工具、开发电子商务档案信息资源、提供电子商务档案咨询服务、协助利用者开展调查与预测等工作中，从而充分发挥电子商务档案的价值和作用。

参考文献：

[1]李蕙名.商标档案及其管理研究[D].山东大学，2010（04）.

[2]司家斌，魏应彬，符策红，严丽丽.电子商务专业中高职三二分段衔接问题探讨[J].电子商务，2014（01）.

[3]李娜.中国电商交易规模接近八万亿元[J].中国工商报，2013（03）.

基金项目：

本课题受到2012年广东省高职教改工程项目（20120201008）、广东工贸职业技术学院重点项目（GDGM 2011-ZZ-02）的资助。

作者：李惠红