档案检索与信息输出论文

摘要随着信息技术的快速发展，计算机技术在人们的日常生活与工作中发挥着越来越重要的作用，对于档案管理工作而言也是如此。本文先对档案计算机检索的涵义进行了简单介绍，然后重点分析了档案计算机检索的特点和过程，并在最后呼吁针对档案计算机检索在存在的薄弱环节和问题进行整改与创新。下面小编整理了一些《档案检索与信息输出论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

档案检索与信息输出论文 篇1：

档案检索体系的理论分析与发展原则探讨

摘 要： 本文通过对档案检索发展模式及地位的叙述，从哲学、心理学角度分析档案检索体系理论范式和原理发展轨迹，进一步探讨档案检索体系在网络信息化时代的发展原则和保障方法。

关键词： 档案检索体系 理论分析 发展原则

1.档案检索模式演变及地位

1.1档案检索模式发展

档案检索经历了传统档案检索模式、计算机半自动档案检索模式及网络档案检索模式等阶段。传统档案检索依赖档案工作者预先著录，在预先著录的基础上进行人工直接检索。传统模式人工著录效率低下，人工因素参与较多，依赖档案著录项目的档案检索的查全率和查准率会受到直接影响。计算机半自动档案检索模式指在同一台计算机上进行档案数据存储、人机交互，按多种方式检索和输出检索结果。网络档案检索模式是利用网络技术，将档案信息制作成网页，在网络上传输，用户只要在搜索栏中填入所查档案的相关信息，就可以通过网络方便地查到档案信息，大大提高档案的时效性。另外，档案部门还可以从网上搜集有关网站网址，对其档案信息进行著录标引，建立网上档案检索体系，使众多网址和网上档案信息条理分明、便于使用。

1.2档案检索地位

档案检索是档案工作的重要环节，是档案基础工作向利用转换的环节，做好这个环节，就能把档案工作整个链条牵动起来。档案检索作为提供档案利用的基本途径，其基本要求是在繁杂的档案资料文件中找到有效信息。馆藏档案资料信息无法与社会需求形成有效的沟通路径，档案检索工作就无法推进，丰富的馆藏与利用效率成反比，提高档案需求效率和效用，取决于检索手段的优劣。由此可见，检索是提供档案信息的必经途径。档案检索是开启档案信息资源利用的一把钥匙。档案拥有丰富的知识信息资源，是积累、贮存、反馈档案信息的阵地。

2.档案检索体系的理论分析

2.1档案检索体系的理论范式

档案检索研究的理论基础经历了从理性主义传统向基于认知观点的档案检索理论的过渡，其基本原理经历了从相关性判断到适用性判断到用户满意度判断的革新。

档案检索的理性主义观点的研究者在一个模拟档案检索作业的人工或虚拟环境中进行标引方法、表征手段、检索理论和方法的开发、应用、比较及效果评价。在理性主义的研究范式下，档案检索研究的重点是检索方法和文献表征的开发、改善、受控环境下的科学验证、检索结果的相关性评价、新媒体的应用等。

档案检索认知观点主张认知过程发生在任意信息交流系统的两端，强调人的知识结构、认知能力等对检索信息的接收、感知及创造活动的媒介及互动作用。其主要汲取认知科学的基本思想和有关理论，研究人对信息处理的原理，以达到设计支持和改善对信息利用和吸收的检索系统和检索服务的目的。

2.2档案检索体系的哲学基本原理发展

从传统角度来看，档案检索体系的相关性原理指的是文献与用户提问之间的相符（或一致）程度，这种相关性反映的是档案检索系统的检索能力。相关性判断由专家判定，因而这种相关性判断是片面的、不确切的。档案检索的认知观点对相关性原理进行了扩充和修正，提出了适用性判断原理。

档案检索体系适用性原理指档案与用户需求之间的匹配程度，适用性原理的判定者是用户本人。适用性判断具有强烈的即时性特征，带有极强的主观主义偏向，用户对档案资料适用与否的判断，会因条件、时间的不同而有所变化。适用性原理判断反映的不是信息检索及检索系统的客观评价，而是信息检索系统的服务能力，即检索系统能否满足特定用户需求，适用性原理是反映检索系统功能和效率的最主要指标。在网络环境下，档案检索人员角色转换，用户直接在网上获得自己所需的各种信息资料。档案检索人员和用户都可以接触和利用信息系统，在档案检索人员无法介入的情况下，档案检索效率依然存在，只是衡量其效率的指标不再是查全率和查准率。在关键词检索加模糊检索的浏览方式下，如何提供少量而适用的信息，成为衡量搜索引擎功能的主要指标，所以人们提出用户满意度的概念。这实际上是对适用性的一种扩展，用户满意度越高，说明检索系统的效率越高。

3.档案检索体系的发展原则与方法

3.1档案检索体系的发展原则

标准化原则是档案检索体系发展最关键的原则，直接影响档案检索质量，关系档案检索能否实现真正的有效共享。档案检索的发展标准主要包括：档案著录格式的标准化、描述与标引语言标准化、档案信息元数据标准化、数据库管理标准化等。

档案检索体系的安全性原则包括不危害国家安全、集体与个人利益，在档案检索体系建设和使用过程中，必须做好网络安全问题的处理工作，当出现系统缺陷、黑客或者病毒攻击、非法调用档案信息等问题时，应及时解决，防止档案信息遭到破坏。

档案检索体系化发展是为了整合档案资源、实现共享，更好地为用户提供服务，如果只有理论基础却不具有可操作性，就违背了档案检索的初衷。档案检索体系化发展应降低成本，避免资源的闲置浪费。

3.2档案检索体系发展的保障方法

档案检索体系的发展建设涉及诸多环节及因素，宏观政策的指引、充足的资金来源、最新的技术支持、高素质的人才培养，必然成为成功实现档案检索体系化发展的有力保障。

档案检索体系是一项复杂的系统工程，需要国家政策、法律法规进行引导与规范。国家档案领域相关政策、法律法规对档案检索体系工作起着宏观指导和控制作用，标准体系的建立能微观指导档案工作者的具体工作。档案检索体系化是一项巨大的系统工程，从档案检索数字化建设到管理和利用都需要大量资金投入，档案工作者在依靠政府财政支持的同时，还应该开拓思路，积极利用有效的社会资源，扩展资金渠道，同时可以研发增值服务，实现资金的自我补偿。

档案检索体系的构建需要高新科学技术的支撑，除了档案工作者，还需要计算软件开发、网络技术等领域的专业人才。能否拥有优质的人才队伍，关系到档案检索体系建设的成败，档案人才队伍的素质是推动档案事业发展的关键。档案检索体系具有很强的信息技术依赖性，信息技术的先进与否直接关系档案检索体系的开发利用程度和效果。

参考文献：

[1]邓绍兴.档案检索[M].北京：档案出版社，1985.

[2]陈丽.档案信息检索[M].成都：四川人民出版社，2010.

作者：高楠

档案检索与信息输出论文 篇2：

浅谈档案计算机检索的特点和过程

摘 要 随着信息技术的快速发展，计算机技术在人们的日常生活与工作中发挥着越来越重要的作用，对于档案管理工作而言也是如此。本文先对档案计算机检索的涵义进行了简单介绍，然后重点分析了档案计算机检索的特点和过程，并在最后呼吁针对档案计算机检索在存在的薄弱环节和问题进行整改与创新。

关键词 档案计算机检索 特点 过程

档案计算机检索是以电子计算机作为检索设备，将档案信息以二进制代码形式记录在磁性载体或光学载体上，由计算机检索软件进行控制，对输入的档案信息进行整形、存储、输出、统计等操作的一种检索。它与其他手工检索的差别在于档案检索系统是以计算机作为检索设备，档案信息不是以汉字形式记录在计算机上的，而是以计算机能识别的语言，也就是所谓的0、1形式的二进制代码形式记录的。计算机检索是档案部门与用户互动的楔口。建立档案计算机检索系统能充分提示和开发档案信息资源，将静态的“死”档案转变成动态的“活”信息，并向社会各界提供利用，有助于推动档案信息化事业的繁荣与发展。

档案计算机检索工作是一项专业面广、技术性强、难度大的信息咨询服务工作，其质量控制受到诸多因素的影响，几乎每个环节都对计算机检索产生作用。但对其起关键作用的因素主要是两方面：硬件即数据库质量，软件即档案检索人员的综合素质。其中，数据库是计算机检索系统中的信息源。数据库中存储的信息数量和质量，对于检索系统性能的优劣具有决定性影响。查全率、查准率是衡量检索系统性能的基本指标，也是决定用户满意度的关键因素。

一、档案计算机检索的特点

档案计算机检索在检索方法、检索性能上与手工检索相比，具有以下特点：

（一）信息储存量大，检索途径多

计算机具有一次输入、多次输出的特点。凡是输入计算机的检索项目均可成为检索入口，产生众多的检索点。因此，在档案检索时，既可以按单个著录项目检索，也可以将若干个著录项目组合起来检索；既可以用人工语言检索，也可以用自然语言检索，有效地提高了档案信息的检出率。

（二）检索速度快，检索效率高

由于计算机具有强大的数据处理能力，只要输入检索词即刻就会得到检索结果，真正实现了“一索即得”，快得用秒、分来计算，极大地提高了检索效率。特别是按专题批量查找档案材料，其快速效果更为明现。

（三）检索灵活方便，检索质量高

由于计算机系统具有逻辑运算功能，检索词之间可以灵活组配，以准确地表达档案主题概念，只要使用质量较好的软件，就能迅速准确地检索到所需档案信息，有较高的查全率和查准率，较低的漏检率和误检率，性能大大优于手工检索。

（四）检索方式新，音、像、意结合，直观生动

手工检索限于档案人员在现场使用目录索引查找档案，而计算机检索则实现了目录索引检索与档案内容检索的结合，现场检索与远程检索的结合，档案人员检索与利用者检索的结合，是一种全新的检索方式。

（五）检索用户广

通过计算机网络，可以为分散的、远距离的合法用户提供联机检索，不受时空和人数限制。

二、计算机检索系统的作业过程

计算机档案检索与手工档案检索的基本原理是一样的，都是由存储与查找两部分组成，只不过在计算机档案检索系统中，通常称为输入和输出。

（一）档案信息的输入

在档案检索系统的构建过程中，工作量最大、最难于完成的是数据的采集与录入，建立起科学合理的数据库。

利用计算机完成档案信息的输入，可分为两步进行：

第一步，建立档案目录数据库。即对档案信息进行收集、加工、著录、标引，生成检索条目，存入档案目录数据库。标准化是档案信息著录标引的基本要求，这既是共享档案信息的需要，也是持续建设档案目录数据库的要求。

数字档案著录与传统档案著录既有联系又有区别。其特点是著录范围广、发挥作用多、著录周期长、实现手段全。

第二步，建立数字档案信息资源系统。通过著录标引生成的检索条目与相应的数字档案信息挂接，形成目录数据库与全文、多媒体等数据库有机联系的数字档案信息资源系统。

（二）档案信息的输出

利用计算机完成档案信息的输出，也可分为两步进行：

第一步，选择检索入口。根据用户的提问，进行具体分析，形成检索词或检索词组合，输入计算机。

第二步，搜索。计算机根据检索词或检索词组合，在数据库中进行相符性比较，将相匹配的条目查找出来，形成输出结果。

知识与信息经济催生档案管理工作的现代化，档案管理部门和档案管理人员在运用计算机技术提高档案管理水平的同时，也要注意运用检索过程中存在的问题，并针对其中薄弱环节和不足之处，进行有针对性的整改与创新。

（作者单位：山东省招远市供电公司）

作者：邹秀梅

档案检索与信息输出论文 篇3：

计算机技术在文件与档案管理中的应用

摘要：计算机技术引入文件与档案管理工作后，加快了文件档案管理工作的革新步伐，帮助员工摆脱烦琐、重复性的工作，减轻了他们的工作压力。计算机技术在文件与档案管理中的应用可以分为三个阶段，本文主要分析不同阶段文件与档案管理对于计算机技术的具体运用，并结合当前实际状况提出优化建议。

关键词：计算机技术;文件与档案管理;运用

文件与档案作为信息数据的一种，仅仅依靠人力进行管理很容易出现问题，并且工作任务大，而计算机技术在数据分析与存储方面具有较大优势，通过计算机技术管理文件与档案，能够为档案信息的时效性以及完整性提供保障，实现信息共享，保障信息的安全性，为信息查找与统计提供便利。

1 运用计算机技术进行文件与档案管理的意义

1.1 有利于保障文件与档案信息的完整性

在传统文件与档案管理工作中，以纸质文件保存信息，随着工作人员的不断更换，信息很容易被遗失，影响后续的档案查阅工作。但是将计算机技术应用到文件与档案管理工作中能够有效避免文件和档案记录遗失，为信息的完整性提供保障。有关负责人可以通过计算机技术进行信息核对与搜集，对文件和档案记录的信息进行及时更新，确保信息的连贯性。

1.2 有利于提升文件与档案信息的安全性

过去记录档案信息主要采取纸质形式，但是纸质文件的保存有时间限制，很容易因为各种外界条件被损毁或腐烂，威胁文件与档案的安全。与之相比，借助于计算机技术保存文件与档案，不仅能够避免外力因素给文件带来的损毁，还能够延长文件与档案的使用时长，使文件的安全性得到保障。但是也需要注意，通过电子手段保存档案存在网络技术风险，甚至会造成文件信息泄露，所以，有关部门需要制定安全管理制度，不断优化档案管理系统。重视电子文件的保密管理，如果信息比较重要，还应当予以加密处理，定期对信息的安全性进行检验，如果发现档案管理系统存在漏洞，需要及时修补。

1.3 有利于充分发挥文件与档案的使用价值

在传统档案管理模式中，文件数量多，存放形式比较复杂，而且随着存放时间的延长，档案室工作人员需要负责的文件数量不断增多，有关人员若想要调取某一方面的信息较为困难，花费较长时间后也很难获取到自己所需的信息，档案的使用价值无法充分发挥出来。采用计算机技术可以有效解决这一问题，通过检索，能够迅速获取到所需信息，提升档案的使用价值。

2 文件与档案管理应用计算机技术的不同阶段

2.1 文件与档案管理分别运用计算机技术

计算机技术引入到档案管理中后主要在统计、检索以及整编等工作中发挥作用。具体涉及以下几方面：首先，用计算机对档案检索工具进行设计，将其划分为专题目录、案卷目录等。再者，利用计算机展开档案检索工作，根据档案入库时所标记的形式特征与内容特征，检索出所需的档案以及档案所在的具体位置，方便相关人员查阅。最后，通过计算机技术掌握档案管理阶段产生的各种数据信息，例如档案出库以及入库情况、档案的归还情况以及库存空间等。

2.2 文件与档案管理综合运用计算机技术

文件和档案管理联系紧密，是前后相承的两个时期，无论在哪一阶段运用计算机技术开展工作都会另一阶段的工作造成影响，此外任何一个阶段发生变化都会给系统功能的发挥产生影响。着眼于这一层面进行分析，为了确保在文件与档案管理阶段都能够实现信息共享，避免信息被重复录入，提升工作效率，对各个系统的数据接口进行规范化，就应当根据目前文件与档案管理工作的具体状况，研发一体化系统软件。现如今，我国诸多公司都自主研发或者购买了文档与档案管理一体化的系统软件，实现文件与档案的科学管理。无论不同公司所实施的文件与档案管理软件在功能设计上存在哪些区别，但是这些软件基本都能够满足文件与档案管理工作要求，使得工作更为系统化。

2.3 电子文件阶段

电子文件指的是依托于电子技术实现文件存储、传递以及处理。电子文件凭借其在信息传递以及工作效率方面的优势替代了纸质文件的地位。随着电子文件的不断发展以及改进，过去传统的文件分类手段也被革新，依据模块以及流程建设信息集成系统，同一份档案被收纳到不同的管理系统中，计算机能够根据具体的指令对档案的类目做出调整。虽然不同单位的档案分类模式不一致，但是一般都符合单位的实际需求，采用计算机技术使得文件与档案分类的科学性得到了提升。

3 运用计算机技术开展文件与档案管理工作存在的问题

3.1 缺乏对电子文件与档案的全面认识

在传统文件与档案管理模式中，工作人员一般是将贴条贴在档案上，并将其放在档案室中，这种档案存储方法并不利于档案信息的公布，人们使用档案时面临较大的困难，档案的经济效益以及社会效益无法充分发挥出来。伴随着商品经济以及市场经济的不断完善，大众的价值观念也在与时俱进，开始认识到经济社会发展过程中档案的重要作用。但是也有一部分人看法比较片面，将档案当作私有财产，不能被公开，导致电子文件与档案的开放受阻。

3.2 文件与档案管理标准带来的限制

档案管理标准是档案管理工作人员开展工作的前提，比如为了对机关档案工作予以规制，政府制定了《机关档案工作业务建设规范》，但是各级机关在落实这一规范时陷入了困境。很多机关部门由于规范中所要求的分类法落实难度高，只分析了所在单位的相关情况，践行单位规定的分类要求，缺乏全局意识，并不清楚档案分类规范化对未来档案管理工作的影响，各个机关部门各自为政，阻碍了文件与档案管理工作的标准化。

3.3 计算机技术还未全覆盖文件与档案管理工作

诸多档案管理部门受到物力资源、人力资源的限制，甚至连计算机都未配备，或者尽管档案管理部门已经配备了计算机，并且将比较重要的文件和档案通过电子技术进行保存，但与此同时档案管理部门也未放弃纸质档案，形成电子档案、纸质档案并存的局面。由于电子文件在档案管理部门的运用还停留在初级阶段，一些档案管理人员缺乏电子文件与档案管理的专业培训，尚未掌握档案管理系统的功能，无法将计算机技术的作用充分发挥出来。

4 计算机技术在文件与档案管理中应用的优化建议

4.1 提升文件与档案管理员工的专业水平

将计算机技术运用到文件与档案管理工作中，唯有文件与档案管理人员具备一定的计算机知识才能够充分发挥计算机技术的作用，因此管理人员需要不断提升自身的专业水平。与传统文件与档案管理工作人员进行比较，在新的工作环境下，员工需要有适应新环境的能力，尽快胜任信息环境下文件与档案管理工作。首先，文件与档案管理工作人员应当学习计算机知识，了解档案管理软件的详细操作要求，掌握档案管理软件各部分的功能，提高专业技能。再者，文件与档案管理人员需要革新自身的思想观念，培养现代化的文件与档案管理意识，推动档案管理工作顺利开展。最后，需要对文件与档案管理员工的工作态度进行培训，档案工作要求员工能够秉持严谨、认真的态度，并且具备较高的职业操守，档案信息涉及人们的隐私，工作人员需要摆正态度，做好信息保密工作。

4.2 进一步完善文件与档案信息数据库建设工作

在文件与档案信息管理工作中，计算机技术最初仅仅运用于信息检索方面，这几年，随着大容量存储技术以及图形处理功能的发展，开始在原文图形信息管理方面发挥作用，能够对全文信息进行检索。此外，电子存储技术以及数字化信息处理技术也有了较大进展，这为文件与档案信息数字化奠定了技术基礎。工作人员可以用这些技术获取存储文件的任何信息，例如照片等。纸质文件在存储过程中很容易变形，将这些文件信息通过数字手段予以储存，通过扫描仪、计算机等设备，将纸质信息电子化，构建专业的文件与档案信息库，为相关人员的检索与查询提供便利，还可以有效保存档案内容。分析现阶段我国的文件与档案管理系统，可以发现全文检索正在成为未来的发展趋势。文件与档案管理未来的主要职能就是数字化处理文件内容，构建信息存储库。

4.3 运用多媒体技术辅助文件与档案管理工作

多媒体化是我国文件与档案信息载体今后的发展方向，随着声像技术、电子图文显示技术的不断发展，文件信息高密度、大量容、数字化已成为可能。CD-ROM光盘由于在信息检索、存储方面的优势成为档案管理人员的重要存储工具。多媒体技术能够储存并管理图像、图形等信息，还可以借助于编辑功能对保存时间过长而破损的文件原件进行修补，复原文件信息。文件与档案管理人员可以根据单位的实际需求构建多媒体档案信息管理系统，充分利用各种媒体形式，发挥各类型的媒体在存储以及显示方面的优势，提升文件与档案信息的表示形式，根据人们的习惯对多媒体界面进行设计，方便使用者的信息输入与输出，使不精通计算机的使用者，也能够根据屏幕的提示进行操作。

5 总结

现如今计算机技术在各行各业都得到了广泛应用，甚至成为行业发展的重要动力，所以档案管理工作也应当顺应发展趋势，科学运用计算机网络技术，提升档案管理工作效率。尽管我国诸多单位以及公司都引入计算机技术开展档案管理工作，但是在档案管理实际工作中还存在很多不完善之处，本文对此提出了相应的改善建议，希望为相关部门提高档案管理效率提供参考。

参考文献：

[1] 范思源.探析计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].商品与质量，2019（38）：72.

[2] 秦俊玲，丁虹.试论计算机技术在现行文件与档案管理中的应用[C]//创新驱动，加快战略性新兴产业发展——吉林省第七届科学技术学术年会论文集.长春，2012：394-395.

[3] 赵幸彬.浅析计算机技术在企业文件与档案管理中应用的三个阶段[J].华章，2012（7）：272.

[4] 杜鹏远.浅谈计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].科技经济导刊，2017（32）：16.

[5] 苏延霞.计算机技术在文件与档案管理中的应用探讨[J].信息系统工程，2010（7）：47，58.

【通联编辑：李雅琪】

作者：钟易廷