企业人才队伍高校档案管理论文

2022-05-01

摘要：基于智慧城市、智慧校园等智慧理念提出背景下，智慧档案馆应运而生，更好整合了档案馆资源，优化服务模式，本文重点探究的是数字档案馆的施工企业档案智慧服务模式，旨在促使智慧档案馆更好履行社会公共服务职能，加快提升施工企业档案智慧服务水平。下面是小编精心推荐的《企业人才队伍高校档案管理论文(精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

企业人才队伍高校档案管理论文篇1：

江苏省高校人事代理制度运行的现状与困境分析

摘要：近年来，随着我国市场经济、高等教育事业的全面发展以及高等学校人事制度改革的不断深化，越来越多的高校选择实行人事代理制度来缓解日益严重的人才队伍紧缺和用人成本问题。如今，逐渐扩大的人事代理人员数量已成为高校人力资源的重要组成部分。因此，探讨和研究高校人事代理制度的发展和完对于优化人力资源配置、推动高等教育事业的发展具有重要意义和价值。

关键词：高校；人事代理制度；现状；分析

高校人事代理制度是指政府人事部门所属的人才服务机构在国家人事相关法规政策的指导下，接受高校或个人的委托，为其在人事管理方面提供综合性、社会化服务的制度，此类服务包括人事档案管理、职称评定、社会养老保险金收缴等。这一制度最显著的优势就是充分尊重高校人才录用的自主权以及人才择业的自主权，从而实现人力资源的优化配置。与劳务派遣制度最主要的不同是高校人事代理人员直接与用人单位签订聘用合同，而不是与第三方劳务派遣公司签订劳动合同。此外，受限于《劳动合同法》中关于劳务派遣一般在临时性、辅助性、替代性工作岗位上实施的规定以及教育行业特殊性，目前高校使用劳务派遣用工的比例普遍较低，较为常见的做法是安排劳务派遣用工在后勤服务等基础性岗位上工作，对其学历和专业技术要求也较低。

1 高校实施人事代理制度的必要性

1978年以前，我国的用工制度分为干部和工人两种，实行干部统一调配和工人统一招工的制度，高校的人事管理制度不可避免的具有计划性和单一性。1978年以后，我国的用工制度分为国家行政机关的公务员制度、事业单位人员分类管理制度和企业单位的劳动合同制度。1995年12月，原国家人事部正式提出在国内推行人事代理制度。2000年6月，中组部、人事部、教育部联合发布的《关于深化高等学校人事制度改革的实施意见》明确提出在高校试行人事代理制度，并提议有条件的高校可以通过在校内设立人才服务交流中心或者委托所在地政府人事部门所属的人才服務机构代理人事服务的方式实行人事代理制度。近年来，随着全国高校大规模的扩招以及现行机关事业单位人事制度框架的限制，许多高校开始陷入师生比例严重失调、人力资源紧缺的困境，于是有的高校就开始尝试利用市场经济的资源配置规律来优化人才队伍的做法。

人事代理制度的建立进一步拓宽了高校的用人渠道和方式，有效缓解了高校编制受限的问题，高校可以通过同工同酬的薪酬福利待遇招贤纳士，即能满足高校学科建设、教育事业的发展，也能让学校从繁杂的人事工作中解脱出来，一定程度上减少了单位的负担。

2 江苏省高校人事代理制度的运行现状

2.1 在岗位招聘方面

江苏省高校普遍实施的是保存人事档案关系为主的人事代理制度，根据高校自身的发展需求和办学特色，自主确定非事业编制工作人员的招聘计划和用工层次。为了推动学科建设和学术水平发展，各高校教辅、管理、辅导员岗位的人员大多采用人事代理的方式招聘，借此提升相应岗位人才队伍的专业化水平、优化现有岗位的人员结构，此类人事代理人员在学历分布上大多以硕士研究生及以下为主；专任教师则普遍采用事业编制的用人形式进行招聘，一般要求学历为博士研究生。

2.2 在薪酬待遇方面

我国的工资分配制度应当遵循同工同酬、按劳分配的原则，其中同工同酬是指用人单位对于从事相同工作，付出等量劳动且取得相同劳绩的劳动者，应支付同等的劳动报酬，可以理解为：劳动报酬除了工资以外，还可能包括奖金、津贴、住房补贴等一切与劳动关系有关的权益和福利待遇。然而，目前江苏省各高校之间人事代理人员的薪酬待遇差异较大，并未完全实现真正意义上的“同工同酬”。受到经费来源以及财政状况等因素的影响，部分高校的人事代理人员在薪酬待遇尤其是福利待遇上与事业编制人员相比仍然“相去甚远”，较为常见的差距为交通补贴、住房补贴等福利性收入。少数高校则考虑学校和谐发展和人才队伍的稳定性，对人事代理人员实行与事业编制人员统一的薪酬待遇，其主要目标就是激励人事代理人员的工作动力和创新潜能。

2.3 在社会保障方面

在机关事业单位工作人员养老保险制度改革前，我国公立高校一直采用的都是事业单位的退休养老制度，退休人员的待遇统一由财政支付，职工本人无需缴费。2015 年国务院发布的《关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》提出机关事业单位从2014年10月起实施与城镇职工一致的基本养老保险制度。2015 年国务院发布的《机关事业单位职业年金办法》提出要建立起资金来源多渠道、保障方式多层次、管理服务社会化的机关事业单位工作人员养老保险体系，在机关事业单位基本养老保险制度的基础上，同步建立职业年金制度。作为基本养老保险制度的重要补充，职业年金采用的是个人账户完全积累的管理方式，单位和个人按一定比例共同缴费，这对高校养老保险制度改革的平稳推进起到至关重要的作用。

目前，江苏省高校事业编制人员的社会保障一般包括基本养老保险、职业年金、工伤保险、住房公积金，医疗保障方面则实行公费医疗制度。人事代理人员的社会保障则是与企业职工一致的“五险一金”。一方面，由于不同高校人事代理人员之间的薪酬待遇存在较大差异，导致高校之间人事代理人员社保的参保水平也出现差异；另一方面，由于江苏省各高校人事代理人员的企业年金制度尚未全面实施，目前仅有少数民办高校正在试点推行，眼下高校人事代理人员与事业编制人员在社会保障方面仍然存在较大差距。

3 江苏省高校人事代理制度面临的困境

随着事业编制非教师人员的自然退出岗位，江苏省各高校人事代理人员的数量日益壮大，如何科学、合理的管理人事代理人员、实现用人数量最小化、人员结构最优化、人员效益最大化是各高校都将面临的实际问题。

3.1 人事代理人员身份认同感和归属感不强

虽然高校人事代理人员与事业编制人员都与单位建立劳动关系，并且在相同岗位上所从事的工作也一致，却仍存在薪酬待遇和社会保障水平上的差别，这种身份、待遇和保障水平上的差别，极易导致人事代理人员产生心理上的压力，认为自己不是学校的正式人员，从而对自身的身份认同有疑惑，对所工作的环境缺少归属感。

3.2 人事代理人员转事业编制的政策受限

不受现有编制局限的灵活招聘的方式在一定程度上造成了人事代理人员转事业编制的困难。由于高校在招聘人事代理制人员时并未经过人社部门的审批和备案，因此当人事代理人员申请转为事业编制人员时，必然要严格按照人社部门的准入标准执行。目前，江苏省人社部门关于进编的相关政策明确规定申请转编的人员必须满足编制外工作满3年，且條件符合副高及以上职称、博士学位等条件才能通过审批。转编门槛高、难度大无疑是人事代理人员难以逾越的现实困境，势必会对高校人事代理人员队伍的稳定性造成影响。

3.3 人事代理人员退休待遇问题日益凸显

尽管江苏省部分高校人事代理人员与事业编制人员在职期间的薪酬待遇已实现同工同酬，但由于机关事业单位与城镇企业社会保障体系仍存在“双轨”运行的事实，根据现行的退休待遇相关政策，在江苏省高校尚未全面实行人事代理人员企业年金制度的前提下，高校中同岗位、不同身份类别的人员退休后待遇必然会存在较大的差距。随着各高校人事代理人员数量的不断扩大，未来退休人数将逐年增长，其退休待遇问题也亟待解决。

4 对江苏省高校人事代理制度发展的思考

4.1 规范和完善人事制度的建设，保障人事代理人员的合法权益

高校人事代理制度是一项复杂而系统的工程，其发展和完善与事业单位聘用、薪酬等制度建设密切相关。部分高校人事代理人员与事业编制人员在岗位聘任、薪酬待遇等方面存在较大差异，高校应当从政策、体制机制等方面着手，按照国家政策法规出台与本单位实际情况相适宜的人事代理制度框架，保障人事代理人员享受与事业编制人员同等薪酬待遇和社会保障水平，从而打消其心理上的隔阂，激发工作的积极性和主人翁意识。

4.2 坚持以人为本的基本理念，关注人事代理人员的发展诉求

日益壮大的人事代理人员是高校可持续发展的重要力量，高校应关注和重视每一位教职工的发展诉求，为人事代理人员和事业编制人员建立“一视同仁”的职业发展规划，给予人事代理人员同等的进修和学历提升的机会，进一步开放职称评审通道，鼓励人事代理人员在完成本职工作的同时培养和提升自身的专业技能和工作竞争力，积极参与高校职务评聘，实现个人发展的同时为今后的人事代理转编创造更有利的条件。

4.3 建立企业年金制度，解决人事代理人员的后顾之忧

由于绝大多数高校人事代理人员所享受的是企业职工的基本养老保险，而事业编制人员所享受的是机关事业单位基本养老保险和职业年金，这必然导致两类人员退休待遇的差距。目前职业年金制度是机关事业单位在基本养老保险制度的基础上建立起来的强制执行的补充养老保险，除了单位和个人承担的缴费，其投资运营的收益较为稳定。企业年金制度则是面向大中小型企业、社会组织建立的非强制性的补充养老保险制度，受限于各个高校的经费、财政状况以及市场运营的环境，目前仅有少数高校试点推行。但不可否认的是，建立补充养老保险对于保障和改善员工退休后可享受的待遇标准具有重要的意义，因此高校应当按照国家关于企业年金制度的相关政策规定积极探索建立适应本单位实际的企业年金制度，更好的解决人事代理人员的后顾之忧。

参考文献

[1]王宏原.人事代理与高校人事管理制度创新[J].北京邮电大学学报，2004，（7）.

[2]周长征.劳动法原理[M].北京：科学出版社，2004：159.

[3]韩烨，于淼 .从单一层次走向多层次——高校建立职业年金制度的思考[J].黑龙江教育学院学报，2015，（1）：35.

[4]刘伟，朴雪涛.高等学校人事代理制度的现实困惑与发展思路[J].教育科学，2013，29（02）：5660.

[5]胡燕.高校人事代理制度的实践与思考[J].黑龙江高教研究，2011，（04）：4649.

作者：沈云

企业人才队伍高校档案管理论文篇2：

基于数字档案馆的施工企业档案智慧服务模式探析

摘要：基于智慧城市、智慧校园等智慧理念提出背景下，智慧档案馆应运而生，更好整合了档案馆资源，优化服务模式，本文重点探究的是数字档案馆的施工企业档案智慧服务模式，旨在促使智慧档案馆更好履行社会公共服务职能，加快提升施工企业档案智慧服务水平。

关键词：数字化;档案馆;施工企业;智慧服务

智能化技术发展推动下，为智慧档案馆建设发展提供助力，促使智慧档案馆在技术支持下，构建了智慧一体化新型管理和服务模式。因此，数字化档案馆要想加快向智慧档案馆过渡转变，要切实优化自身的管理和服务模式，加快实现施工企业智慧档案服务模式，提高对施工企业档案资料的管理水平，实现无纸化档案转换，为施工企业具体施工提供参考和保障。

一、智慧档案馆服务模式下传统档案管理面临的挑战

1.施工规模不断扩大，加剧了纸质档案管理难度

传统档案管理主要依托人工方式，在施工企业工程范围不断拓展的情况下，纸质化档案管理工作更加繁杂，文件数量不断增加，加剧了档案整理、存储难度，数字化档案馆的诞生，给施工企业档案管理带来一定的冲击和影响。同时，也带来一定的发展机遇。然而部分施工企业在数字化档案建设和应用上还存在认识不足问题，电子管理系统、相关硬件设备等基础设施建设不到位，仍沿用传统的档案管理方式，耗时耗力，降低了档案管理工作效率;在档案文件存储、管理等环节尚未形成一体化的智慧服务模式，一定程度上制约了施工企业发展。

2.档案质量难以把控

受信息技术、人员素质等多方面因素的影响，施工企业档案管理成效不佳，施工企业过于追求经济效益，忽视了档案管理工作在企业发展中的重要作用，忽略了企业内部框架的调整和优化。甚至部分施工企业未设定专门的档案管理室，档案管理人员出现身兼数职的现象，加之档案管理工作者自身的专业素质参差不齐，部分是通过转岗过来的，自身的专业性不强，难以满足新时期智慧档案管理服务模式对人员专业素质的要求。另外，施工企业尚未建立完善的档案管理制度，无法有效监督和管理人员的行为动态，因此施工企业管理者要树立数字档案馆建设理念，提供智慧档案服务，进而提高施工企业档案管理水平。

3.海外施工量加大

经济全球化背景下，施工企业工程项目逐渐向国际化趋势演变，不断走出国门，开拓国际市场，进而在工程项目建设过程中，带来海外档案管理困境问题。施工企业在档案管理工作上，一旦出现监督不力，将导致档案管理工作处于无序化状态，加剧施工企业风险，甚至造成经济损失。通常，在海外档案管理工作中，需要基于对方视角，加强对档案管理合规性的考量。海外档案管理工作受多种因素影响，在资金成本费用上需求较大，基于此，施工企业加快数字化档案馆建设，构建档案管理一体化服务模式，会进一步强化海外档案管理成效，提高工作效率，并在信息化档案管理系统搭建下，实现工程档案信息共享，保证工程档案远程传输，实现施工企业对档案的监督和管理，保证施工企业档案管理质量。

二、施工企业智慧档案服务模式的构建

1.档案管理中心建设内容

在智慧理念影响下，施工企业结合本企业档案管理实际情况，积极转变了思维理念，加强对数字档案馆的认识，为提高本企业智慧化服务，借助信息技术、人工智能技术、大数据技术、云计算技术等前沿技术，加快施工企业智慧档案管理中心的构建，并在各项技术支撑下，掀起智慧档案管理革命。档案管理中心建设下，将施工企业各项业务集成到统一平台中心，实现对各项业务信息数据的整合，保证信息数据的完整性，实现纸质化档案向无纸化档案形式转变，生成电子版档案文件，存储在档案管理中心，突破传统档案管理局限，加快档案资源整合，在档案管理中心支持档案信息的添加和修改，有效避免了档案信息丢失和损坏问题，保密性更强。尤其在网络支持下，实现了档案文件传输共享，高效推动施工企业各项业务有序化开展，彰显了智慧档案管理中心的技术优势，驱动施工企业更好提供智慧档案服务模式，并逐渐向新业态方向发展。

2.档案管理中心模式特点

施工企业要想提高档案整体管理水平，必须基于数字化档案馆构建下，创设档案智慧服务模式。在本单位内部实现电子化档案全覆盖目标，借助档案管理中心拓展业务，实现档案管理与实际施工协同发展目标。基于档案管理中心充分依托了云计算技术，提供了强大的支撑平台，有效实现为企业附属单位提供服务的目标，加强对档案管理工作的指导。档案管理中心集成化程度高，可将施工企业及下级单位集成到档案管理中心。同时，档案管理中心专业化程度高，弥补了传统档案管理模式弊端，贯穿在档案管理全过程中，实现电子化档案企业业务全覆盖目标，大大提升了施工企业整体发展建设水平。另外，档案管理中心具备了高效能优势，在强大的互联网支持下，促使档案管理中心与企业业务平台之间的衔接，降低了档案管理成本，优化档案文件存储空间，将档案管理工作人员从繁重的工作中解放出来，提高了档案管理工作效率。尤其在海外档案管理工作中，实现了网络远程传输，提高了档案信息传输时效，实现档案信息资源共享，大大提高了档案资源的利用率，切实发挥了档案管理中心在档案资源整合中的价值，更好提升施工企业档案智慧服务水平。

3.档案管理中心模式建设相关建议

基于数字档案馆建设视角下，施工企业档案管理工作逐渐向专业化、标准化方式转变，树立新思维、新理念，加快档案智慧服务模式的构建和调整，积极推进本企业信息化建设进程，借助信息技术平台统筹规划、科学部署，逐步完善信息系统应用的规范性。相关施工企业在档案信息化建设过程中，加强对软件、硬件系统的開发，制定相关的技术标准和规范，提高了档案管理中心与业务平台的整合度。就数字档案馆建设发展趋势看，国家在信息资源规划等方面的关注度较高，鼓励和引导相关企业搭建一套集成程度高的信息系统。基于此，施工企业在档案信息化建设过程中，需要加强对信息化平台的整体规划，逐步发展为一体化档案管理运行模式，实现档案文件的共享。在大数据技术支持下，加快信息存储、处理和分析，更好保证档案信息的完整性，促使档案纸质化和无纸化之间的衔接。施工企业构建的档案管理中心实现对前端业务的控制，加强对本企业业务流程的梳理，简化了业务流程，省去诸多不必要的环节，有效避免了重复录入问题，实现企业业务高效开展。在施工企业档案信息化建设过程中，实现了数据标准统一、业务流程统一等环节的协同，并在施工企业业务不断拓展过程中，积极研发新型业务系统，搭建智慧服务交互机制，确保施工企业提高档案智慧服务水平。

从档案管理人员专业素质提升角度出发，加快施工企业人才建设，打造专业化人才队伍，做好档案管理人员业务培训，培养其信息化素养，熟练操作档案管理中心。制定完善的档案管理制度，明确划分人员的岗位职能，将具体的责任意识落实到个人，切实将档案智慧服务模式搭建理念落到实处。相关档案管理工作者，要加强自身专业知识的学习，扎实理论基础、履职尽责，做好本级档案管理工作，提高智慧服务水平。另外，施工企业要加强对下级单位档案管理工作的指导，制定完善的人才培养计划，培养大批量复合型、技能型档案管理人才，充分发挥企业档案管理中心效用，进而提升企业利润增长空间，更好均衡施工企业经济效益和社会效益，提高企业在市场大环境中的竞争力水平。

三、数字档案馆功能

1.信息资源整合功能

在大数据技术、云计算技术、计算机技术等技术支持下，实现了数字档案馆建设，建立了电子文件资源库，高效收集信息、处理信息，实现施工企业工程档案资源信息的传输，保证档案信息传输时效。在数字档案馆建设下，依托互联网实现对信息资源的整合，搭建档案信息管理平台，协助企业更好监控档案管理动态，加强对档案文件取向的监督和管理，规范施工档案传输行为，加强对档案信息内容的保密，保证数字档案馆资源信息存储、传输、管理的安全性，避免因档案信息泄露造成施工企业经济损失，损害企业形象和口碑。在实际运用数字档案管理系统过程中，有效地划分电子文件类型，加强对信息数据的校验，在系统自动优化的基础上，保证电子文件真实性、可读性和真实性。

2.信息发布功能

数字档案馆自身的优势作用十分明显，有效弥补了传统档案管理缺陷，提供信息查询功能和检索能力，满足用户实际应用需求。同时，提供了查询结果打印处理技术，为用户提供了便捷性的服务。智慧档案馆作为档案管理和资源开放平台，积极践行智慧理念的提出，在未来发展中前景广阔，为智慧城市、智慧档案馆建设夯实了基础。在档案智慧服务模式下，搭建了多样化档案信息服务体系，更好向社会提供高质量的智慧服务，充分发挥了智慧档案馆的公共职能。

四、施工企业档案智慧服务管理策略

1.创新施工企业档案管理模式，加快向智慧化服务模式转变

施工企业要想提升企业整体发展水平，必须要优化档案管理工作环节，采取多元化的管理手段，为企业档案管理提供助力。加快完善企业信息化建设水平，借助现代化信息技术加强档案智慧服务模式的构建，丰富档案工作内容、优化档案工作手段，施工企业从纸质化档案向电子化档案管理模式的转变，提高了档案管理智能化水平。在互联网依托下，实现档案资源整合，实现了档案建档、存储、管理与实际施工同步发展，施工企业更好认识到档案管理价值，利用档案管理优势，强化企业整体发展。

2.加快校企之间的合作，拓展档案管理领域

产学研合作背景下，施工企业可加强与相关高校之间的合作和交流，为高校提供重要的人才培养载体，更好弥补高校实践教学缺失的部分，为高校实习生提供真实的工作场景，加强专业指导。在学生实习过程中，将在校所学的理论知识运用到实践中，优势互补，驱动施工企业档案管理工作水平提升的基础上，加快人才培养质量。同时，高校在人才培养过程中，要明确掌握企业档案管理工作标准，以及对人才的专业化要求，积极调整和改进教育教学模式，更好为企业输送大量专业化人才夯实基础。某施工企业在开展校企合作活动中，深入高校进行调研，相互了解内部资源情况，并做好档案管理对接工作，制定明确的电子文件归档流程，创新档案管理办法，旨在最终实现高校档案管理工作和施工企业档案管理工作双赢的目标。为进一步加快档案信息化工作，施工企业在智慧档案馆建设中，邀请相关高校参与其中，高校积极提供咨询服务，协同完成档案管理系统的搭建，并加强网络建设，投入软件、硬件等，包括档案馆结构布局、功能划分、软硬件功能需求等，进一步助推智慧档案馆建设。

产学研合作有效实现资源共享，实现对优质资源的整合，基于校企“共赢”理念下，在合作中要注重优势互补、利益共享、相互支持的原则，施工企业要尽可能多地为高校提供实际机会，通过信息平台加强交流和沟通，旨在实现技术优势互补、资源互补等互补目标。通过深化校企合作模式，高校学生积极参与到档案工作中，增强自身实践学习体验，强化自身对档案管理工作的重视程度，尤其对于档案管理专业学生来说，为其提供了与专职人员学习交流的机会，促使高校学生理论与实际相结合，并在日后步入档案管理岗位时，更好适应档案管理工作。

3.切实提高服务意识

施工企业要基于档案智慧服务质量提升的视角下，优化企业内部管理模式，制定明确的档案管理流程，树立创新型的思维理念，简化电子档案归档流程，加强对电子文件的校验和质检，按照专业负责人重点校验档案编号、目录、内容等要素，保证电子档案管理质量。在档案管理中心支持下，简化了档案归档环节，降低档案管理工作者工作强度，提高了档案检索效率，实现档案资源的优化配置，提升了档案资源的利用率，最大化提升施工企业经济效益。同时，档案管理人员要进一步优化电子档案目录资源，及时更新电子档案信息数据，完善档案名称、归档时间等环节，保证电子目录的清晰度，规范施工企业档案管理各个环节。另外，为提高智慧服务水平，要加强对互联网技术的运用，做好企业业务平台与档案管理中心的衔接，为用户提供档案查阅便利的同时，保证企业管理效能。

4.挖掘档案价值，助力企业发展

智慧化档案馆建设趋势下，施工企业档案管理工作上要积极与时俱进，紧跟智慧理念发展，加快档案信息内容的整合，档案管理工作者要不断创新工作思路，突破档案管理工作局限。企业要定期开展人员专业化培训工作，切实强化档案管理工作者的行为意识，更好为档案智慧服务水平的提升夯实基础。另外，施工企业要积极学习国内外先进的档案管理工作方法，引进新型技术、设备，保证企业档案管理基础设施建设，加快推动企业升级转型，参与到档案事业改革中。企业在人员培训过程中，扎实档案工作者专业化能力的基础上，要大力渗透思想政治有关方面的内容，提升相关工作人员的职业道德素养，从思想层面上强化档案管理工作人员的行为意识。

五、结论

综上所述，智慧档案馆建设，推出智能化服务发展模式，将各项前沿技术融合到智慧档案馆建設中，搭建了档案实体资源与虚拟资源，在数字化档案馆向智慧档案馆转化过程中，加快优化了施工企业档案建设问题，借助智能化技术驱动施工企业档案智慧服务水平的提升，加强工程信息档案资源的整合，实现远程传输目的，形成智慧服务交互机制，助推施工企业健康发展。

参考文献：

[1]张凤丽.智慧档案馆的兴起及发展模式探寻[J].兰台内外，2020

[2]师宝玉.档案智能管理的特点与智能服务模式分析[J].档案管理，2020

[3]贺奕静，杨智勇.智慧档案馆的智慧服务功能及其实现[J].档案与建设，2019

（作者单位：中交第二公路工程局有限公司）

基金项目：陕西省档案局2020年度科技项目：大型施工企业智慧档案管理模式研究（项目编号：SX-2020-R-06）。

作者简介：韩佳丽（1989 —），女，汉族，陕西渭南人，研究生，馆员，研究方向：档案管理。

作者：韩佳丽

企业人才队伍高校档案管理论文篇3：

大数据视域下事业单位档案管理的优化路径研究

摘要：档案管理是我国事业单位最基础、最重要的工作任务之一，贯穿于事业单位业务体系之中。随着大数据时代的到来，传统档案管理模式已不适应社会发展的需求，对事业单位档案管理进行优化是信息技术发展的题中之义和必然要求。同时大数据对于事业单位档案管理的作用不言而喻。基于对事业单位档案管理的SWOT分析有利于深入了解事业单位档案管理并得出有针对性的优化路径。大数据视域下，优化事业单位档案管理的路径必须加强对档案管理的重视、建立健全档案管理机制、提高档案管理人员的专业素质。

关键词：大数据;事业单位;档案管理;路径

档案管理是国家档案事业最基本的组成部分，亦是我国事业单位最基础的管理工作之一，其水平直接關乎事业单位发展的持续性与稳定性。随着互联网的迅猛发展，包括大数据、云计算、区块链在内的各类信息技术都取得了翻天覆地的进步，各行各业均与大数据等信息技术产生了一定程度的结合，事业单位的档案管理工作亦不例外。这恰好为破解事业单位档案管理面临的困境，以及优化路径提供了思路。新时期，高度重视事业单位档案管理，以全新的视角创新事业单位档案管理路径，本质上是我国社会发展的根本需求，是推动国家发展、社会进步的关键举措。

一、大数据视域与事业单位档案管理概述

（一）大数据与事业单位档案管理

1.大数据

数据已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡。对于“大数据”，麦肯锡全球研究所给出的定义是：“一种规模大到在获取、储存、管理、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。”[1]随着云时代的来临，作为高科技时代产物的大数据吸引了越来越多的关注，应用到社会各个领域并越来越彰显其优势。

2.事业单位档案管理

我国事业单位的档案管理始于上世纪70年代，在数十年的发展实践中形成了相对完善的管理机制，积累了丰富的实践经验。

事业单位是我国经济社会发展中非常重要的组成部分，是推动社会发展的重要力量，而档案管理则是事业单位高质量发展的基础支撑。作为事业单位最基础、最重要的工作任务之一，档案管理工作贯穿于整个事业单位业务体系当中。“事业单位中档案管理工作能否有序地开展，对于事业单位发展、社会经济稳定，都有着非常重要的作用。只有不断地提升档案管理水平，才能够确保事业单位实现顺利、稳定的发展。”[2]

（二）大数据建之于事业单位档案管理的重要意义

1.降低事业单位档案管理成本

传统的档案管理需要使用纸张保管，尽管每张纸的成本很小，但大量使用纸质档案仍然带来两大问题，首先是因为纸张用量巨大而导致成本上升，其次是因为纸质档案的保存占据存储空间巨大也会增加成本。然而在大数据时代，数据存储借助各种移动介质以及网络空间，不仅使档案管理成本就显著下降，而且因占用空间小带来消耗的空间成本大幅降低。尤其是在当前一些移动介质已经能够进行批量化生产和一台服务器的储存空间也非常大的前提下，前期不需要进行大量投资，过程中很少使用甚至不使用纸张，在纸张方面的成本也大大下降。因此，在大数据的支持下，建立数字档案能够为事业单位降低档案管理成本。

2.保证事业单位档案保存质量

在大数据时代之前，我国事业单位的档案以纸质保存方法为主，部分采用数字档案。这种保存方法的安全风险系数较高，特别是纸质的档案容易受风化破损等影响而出现纸张老化，这种情况很难对纸张进行修复。另外，档案的特殊性质决定其不可以任意复制更改。数字档案尽管存储在硬盘、U盘等空间，但依旧不可避免如移动存储介质空间较小的问题，有时也容易因为格式化等问题导致数据损坏、丢失等情况。不过在大数据时代，云储存很好地解决了这个问题，云存储使用安全性能很高的专用服务器，档案的保存时间无限延长，充分保证了档案的保存质量。

3.提高事业单位档案利用效率

在过去很长一段时间里，我国档案的主要管理方式采用纸质档案管理方法。尽管纸质档案是对信息的原始的精准记录，但是随着事业单位的发展，档案数量激增，这种方法使档案的整理和档案的查询难度加大，不仅浪费大量的时间，不利于工作的开展，还会影响生产力的提升。而在大数据时代，利用大数据分析等技术手段，档案信息的录入、管理、分类、整理查询都变得方便快捷，流程大部分都是自动化，准确率很高。信息资源的纵向及横向连接，进一步增强了档案信息分析的深度及广度，大大提高了档案资源的管理与利用效率。

二、事业单位档案管理SWOT分析

SWOT分析应用广泛，是人们最熟悉的战略分析工具。它通过运用系统分析思维，使研究特定对象的资源、能力与外部环境达成战略性匹配。SWOT分析能让研究对象聚焦内部优势、利用外部机会，规避内部劣势、抵消外部威胁，在自身“能够做的”和“可能做的”之间进行矩阵分析，以制定适宜自身的发展战略和对策。[3]运用SWOT分析事业单位档案管理，有利于聚焦当前事业单位档案管理中的问题，提出有针对性的优化路径。

（一）事业单位档案管理的优势分析（strengths）

首先，我国事业单位的档案管理经过数十年的历史发展过程，在此实践过程中积累了丰富的经验，为将来的档案管理提供了经验积淀。其次，从客观的角度出发，我国事业单位档案资源是文化、教育等事业发展的基础，各类档案不仅记载着人事信息、科研信息等，更记录着我国社会发展中产生的各种信息资源，是社会发展的重要信息载体。档案资源的应用与事业单位档案管理工作的开展关乎我国社会主义事业的健康、稳定、长远发展。

（二）事业单位档案管理的劣势分析（weaknesses）

事业单位在过去很长一段时间内主要采用传统的纸质档案管理方法。然而，随着社会发展发展，我国事业单位内各项事务日益增多，事业单位发展过程中产生出大量的重要信息资源需要被归档管理。这种情况下，传统档案管理方法的弊端逐渐突显，无法满足社会及事业单位自身发展的需要。

（三）事业单位档案管理的机遇分析（opportunities）

1.大数据技术的发展为档案管理提供技术支撑

大数据技术自产生之日起，就迅速渗透到社会的各个领域。现在无论是事业层面还是企业或者个人都离不开大数据技术的支持。大数据技术的应用普遍以后，档案管理工作也在大数据技术的支持下实现了云计算、跨界存储，并能够进行深入数据挖掘等工作，以大数据为基础的云计算，为档案管理工作的效率提升提供了技术支撑。特别是近几年，大数据、云计算、区块链等技术的创新发展，使政府部门积极推进网上政务服务，大量的政务活动记录保存在云端的各类政务信息系统当中，更加方便利用和数据共享。这些活动记录的形式多样，早已不是传统的仅以数据的形式存在。可以说，信息技术的飞速发展已完全颠覆了传统的档案形成形式与管理理念。

2.事业单位的发展为档案管理提供内在需要

从微观的角度出发，事业单位的高质量发展为档案管理提供了内在需要，“进一步加强事业单位档案管理工作，是实现一个组织或机构各项事业长效运营的基础。”[4]一方面，事业单位是我国国家机构的重要组成，因此，事业单位各项工作事务的开展与国家利益、人民群众的利益息息相关。做好事业单位档案管理尤其是对于事业单位的人事档案管理、科研档案管理等等，是确保事业单位发展的基础保障。另一方面，事业单位发展需要档案资源提供信息支撑，各个单位之间的人员流动、事务对接、资源互换等都需要档案管理。因此，做好事业单位档案管理工作，是保证事业单位各项事务开展的基石。

（四）事业单位档案管理面临的威胁（threats）

1.对档案管理工作重视不足

事业单位中普遍存在不重视档案管理工作的情况，并且这种意识上的欠缺，在档案管理工作中具备相对比较明显的针对性。在这种情况下，很容易导致相关工作人员的工作态度消极、工作质量和效率低下。从当前事业单位中开展的档案管理工作情况来看，虽然在事业单位从业的人员专业知识、文化水平等方面都相对较强，但是大部分人员在管理能力上都存在一定的不足。[5]当前我国事业单位正处于比较关键的转型期，而档案管理工作的薪资情况并不具有一定的诱惑力，在事业单位中也不是重要的岗位。因此很多从事档案管理的人员工作意识比较薄弱，严重影响了档案管理工作的有效开展。

2.档案管理机制不完善

档案管理是一项系统化、复杂化的工作，必须要严格执行相应的工作程序，遵守相应的规章制度，然而从事业单位档案管理现状来看，部分事业单位缺乏完善的档案管理机制以及规范的工作程序，导致档案管理人员在实际工作中缺乏相应的参考依据，随意性较强。[6]部分事业单位虽然档案管理相关机制建设比较完善，但执行力度不足，在实际工作过程中缺乏有效的监管，违规操作，未能按照规章制度办事，出现问题相互推诿，严重降低了事业单位档案管理效率。

3.档案管理人员专业素养不足

由于历史原因，档案部门和档案工作受重视程度相对于中心工作获得的关注度和重视程度不高，对档案工作人员准入标准不高，档案人员缺少专业技术理论，对档案工作重要意义认识不足、对档案管理的相关业务标准和业务技能掌握不牢、业务能力不强。特别是在档案信息化工作方面，缺乏既精通信息技术又熟悉档案业务的专业人才，造成现有档案管理人员对于现代新技术的适应与接受能力较弱，使得现代化档案开发、收集、管理等工作推进缺乏必要的人力与人才支撑。

三、大数据视域下事业单位档案管理的优化路径

（一）加强对档案管理的重视

第一，要转变事业单位领导对于档案管理工作的观念。正确认识档案管理工作的必要性与重要性，提高档案管理的效率和水平，充分挖掘利用档案资料，为事业单位各项业务的开展、人员调动、岗位调整以及其他决策提供重要参考，对强化事业单位的公共服务能力具有重要作用。只有事业单位领导高度重视档案管理工作，才能带动事业单位内部自上而下对档案管理工作给予足够的重视。第二，要提高档案管理工作人员的思想认识水平。正确认识档案管理的重要性，积极学习先进的档案管理理念并落实到实际工作中，全面提升档案管理水平。严格重视本职工作，摒弃得过且过、敷衍了事的心态，保持积极的工作态度。

（二）建立健全档案管理机制

新时期事业单位档案管理工作的开展需要建立建全档案管理机制，构建促进事业单位档案管理标准化与规范化的管理机制，健全档案管理办法，进而促进档案管理工作的规范化、科学化、标准化、现代化。第一，事业单位档案管理要建立统一的工作标准，把档案管理工作落实到每一位管理成员身上，使单位内部的档案管理工作实现人人参与、人人维护。对于已经建立起的档案数字化平台，要进一步加快档案数字化安全系统的建设。在档案数字化系统上增设密码保护机制、信息防盗系统、系统登录验证功能等，保证档案管理的系统平台安全、可靠。第二，事业单位档案管理要加大监管力度，完善的制度只有落实在实际工作中才能充分发挥作用，否则只能浮于表面，流于形式，难以起到实质性的作用。[7]对此，事业单位内部要加强监管力度，监管与审核档案管理工作的各个环节，确保档案管理人员严格遵守相关规章制度。

（三）提高档案管理人员的专业素质

事业单位要重视档案管理人员专业素质的培养，打造一支素质过硬的管理队伍。第一，要在内部建立完善的培训体系，为档案管理工作人员提供必要的培训平台和机会，使其接受专业化的培训，从而提升专业知识技能。同时事业单位要建立相应的激励机制，鼓励档案管理人员自主学习深造和提高自身业务能力，对取得相应资质的人员给予一定的奖励。第二，事业单位要重视档案管理团队建设，积极从外部吸纳新鲜血液，通过引进高校档案管理专业的毕业生来扩充档案管理人才队伍，为实现档案管理现代化创造条件。

参考文献

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[2]李英.新时期事业单位档案管理工作的策略[J].科技经济导刊，2021，29（16）：247.

[3]周巧生.重庆抗战文化资源在对台工作中发挥优势作用的对策---基于SWOT的分析[J].重庆社会主义学院学报，2016（03）：83-88.

[4]谷莉.事业单位档案管理的现状及有效措施.黑龙江档案[J].2021（03）：218.

[5]孙佳.新时期事业单位档案管理工作的创新及优化研究[J].现代经济信息，2020（07）：26+28.

[6]张亚玲.关于事業单位档案管理中存在的问题分析及对策探讨[J].数字化用户，2017（32）：175.

[7]刘美莲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].科教导刊：电子版，2014（05）：20.

[8]鄢明芳.“互联网+”时代事业单位档案管理优化策略[J].科技风，2021（10）：68-69.

[9]李莉.大数据背景下档案管理信息安全问题及对策[J].科技经济导刊，2021，29（22）：196-197.

[10]张丽娜.事业单位档案管理存在的问题与解决对策[J].档案管理，2021（05）：96-97.

[11]柳江.如何加强基层单位的档案管理[J].现代农村科技，2021（09）：103.