公文的种类和适用范围

第一篇：公文的种类和适用范围

机关常用公文种类及适用范围

有8种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要。

1、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

4、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。

6、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

7、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

8、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第二篇：公文的种类和作用

第一章公文的种类和作用

公文就是公务文书，也被称为机关应用文。是党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。

第一节公文的分类

为了认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准，从不同角度，对公文分类。

一、按形成和使用的公务活动领域划分

1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。

2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。

二、按公文的来源划分

1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。

2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。

3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。

三、按公文的行文关系和行文方向划分

1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。

2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。

3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。

四、按公文的秘密程度和阅读范围划分

从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：

1.绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。

5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。

6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。

五、按公文处理时限的要求划分

1.特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。

2.急件(党的机关公文作加急件)指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。

3.平件平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文。

如系电报，可分为特提件、特急件、加急件、平急件。

六、按收文机关对收到公文的处理方式划分

1.阅件即阅知性公文，指只需按规定交有关部门、有关人员阅知的收文。

2.办件即承办性公文，指必须交有关部门、有关人员及时办理(或答复、或贯彻执行)的收文。

七、从物质载体的角度划分

1.纸质文件用纸张印制、书写的文件。

2.感光介质文件以感光胶片、像纸等感光材料为物质载体的文件，如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。

3.磁介质文件以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件以及磁光盘文件等。

4.电子文件指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件等。

他们的制作方式、处理方法和保管要求均各不相同。

八、按公文性质和作用划分

在通用公文和专用公文的不同范畴内，都可以有不同的类型。我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度，可将通用公文分为若干类型。

第二节通用公文的类型

我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度将通用公文分为以下类型。

一、党政机关主要公文类

这是《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)和《国家行政机关公文处理办法》

(以下简称《办法》)中规定的党的各级机关、国家行政机关正式文件常用的主要文种。企事业单位、人民团体也常酌情比照使用。也有人称之为机关公文、法定公文、正式公文。

党的各级领导机关常用主要公文14种，国家行政机关常用主要公文13种，综合起来，可分为几个小类。

(一)领导指导性公文

命令(令)用于依照有关法律发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。法定的国家机关，才有权在规定的权限和范围内，依法发布命令。(党的各级机关通用公文无此文种。)

指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。(国家行政机关常用主要公文无此文种。)

决定用于对重要事项或者重大行动做出安排及决策，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决议用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。(国家行政机关不用此文种。)

通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

批复用于答复下级机关请示事项。

会议纪要用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。

(条例、规定，系党的各级机关通用公文，当属此类。但从国家行政机关的行文规范和从写作规律看，将其列入法规和规章文体为宜。)

(二)呈报性公文

议案用于各级人民政府(或者法定人数的人民代表)按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表天会常务委员会提请审议事项。(党的各级领导机关不用此文种。)

请示用于向上级机关请求指示、批准。

报告一用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

(三)公布性公文

公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

飞党的各级领导机关主要通用公文无以上两文种。)

公报用于公开发布重要决定或者重大事件。

(四)商洽性公文

函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

(五)兼容性公文

意见行政机关用于对重要问题提出见解和处理方法。(党的机关使用意见就是下行文了。)

二、行政法规、规章和管理规章

条例用于对某一方面的行政工作作出比较全面、系统的规定的法规。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得用条例(但党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的党规，用条例)，也不能用于管理规章。

规定用于对某一方面的行政工作和事务制订出带有约束性的措施和部分的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。

办法用于对某一项行政工作作出比较具体的、可操作性的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。

章程管理规章的一种，用以规定一个组织或团体的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员及其权利义务、活动规则等事项。

守则管理规章的一种，用于在一定范围内对有关人员作出行为准则、道德规范。

规则管理规章的一种，用于在一定范围内对某项工作或活动作出行为规范。

准则管理规章的一种，用于在一定范围内对组织的成员，或者限定的有关人员作出的行为规范。

细则规章、管理规章的一种，用于具体执行实施有关法律、法规和行政规章而制定的一种解释性、操作性的规章。

规范管理规章的一种，用于对某项工作质量标准、质量要求作出的规定。

规程管理规章的一种，用于对某项工作、某项活动的操作过程、实施办法作出的有序的规定。

制度管理规章的一种，用于对某项具体工作、具体事项制定出一些切实可行而又必须遵守和执行的纪律、规定。

公约管理规章的一种，某一组织、群体为了做好某一工作，正常开展某项活动或维护正常的工作、生产、学习、生活秩序，经过商量确定的、必须共同遵守的行为规则。

三、会议文书

开幕词与闭幕词有关领导人在庄重、严肃的大型会议开幕时和闭幕时的短篇讲话稿。

会议工作报告主要领导人在代表会议、工作会议上代表领导机构所作的，说明成绩和经验、问题和教训，介绍形势与工作情况，提出任务与措施的全面性报告。

专题讲话有关领导人在会议上围绕形势与任务，就某方面工作、某一专门问题所作的指导性讲话。

提案与会代表按规定向某些重要会议提出并提请大会讨论或处理的书面意见和建议。多用于各级政协会议。

会议记录当场记录会议基本情况、即会议组织情况、会上的报告、讲话、发言以及会上讨论的问题、议定的事项等内容的书面材料。

四、计划、决策与反馈文书

可行性分析(研究)报告领导机关、部门、单位对某项工作作出重大决策前，对决策方案进行比较、分析等可行性论证，根据论证结果写出的报告。

计划机关、单位、团体预先对一定时期内的工作提出目标、要求、措施和安排的公文。通常说的安排、方案、设想、打算、要点、纲要、规划等，都属计划。

总结是对前一阶段的工作回顾、检查和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用以指导今后工作的一种公文。

答复是各级政府办公厅(室)及有关部门，对人大代表建议(批评和意见)、政协提案办理之后，将办理意见或处理结果直复提出建议、提案的有关人员和组织的公文。

五、公务信息文书

调查报告对客观事物调查研究后写成的反映调查结果的公文。

简报机关、单位、团体用来反映情况、传递信息、交流经验的一种公文。

信息快报及时反映公务活动运转情况和社情民情，供领导和有关部门决策和指挥工作参考的一种短篇公文。

信访摘报信访部门对群众来信来访内容摘要整理而成的报告。

信访分析报告信访部门对一段时间内群众来信来访反映的问题，作出综合分析研究而写出的分析报告。

六、日常事务文书

这是党政机关、单位、团体在处理机关日常具体事务时所使用的、格式很固定的公文。它的种类较多，可分为如下类型。

(一)公务书信

种类较多，机关日常工作中常用的有：

介绍信用于证实单位有关工作人员的身份，介绍其工作使命，凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。

证明信用于证明有关人员身份或有关事情真相的一种证明性函件。

公开信机关、单位、团体就某项重要工作或者某个重大问题，向一定范围的有关人员公开发布的书信。

倡议书机关、单位、团体或会议、或某一群体就人们所共同关心的事情，向社会或有关方面首先提出的带有号召性建议的一种专用书信。

慰问信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示安慰和问候的一种专用书信。

感谢信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示感谢的一种专用书信。

贺信向取得成绩或遇上喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的一种专用书信。

邀请书(请柬)在举行某项活动、开展某项工作、召开某个重要会议时，向有关单位、有关人员发出邀请而使用的一种专用书信。

聘请书机关、单位、团体招聘、聘任某些专门人员所使用的一种专用书信。

(二)告启文书

启事机关、单位、团体需要公开向大家说明某项事情或者希望公众协助办理某件事情而使用的文书。

海报机关、单位、团体向公众公布有关文艺、体育、科技、学术、展览等方面活动消息的文书。

声明国家、政府、政党、团体、机关或有关人员对重大事件和问题表明立场、态度、主张而发表的一种文书。

广告有关单位通过一定的舆论媒介，进行有关商品或劳务智力服务的公开宣传、传递市场信息的文书。也属经济文书的一种。

公示机关、单位、团体领导机构，需作出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等等重要事项的决定，在事前征求一定范围公众意见的一种周知性公文。

(三)条据

单位之间、单位与个人之间，在收、领、借钱财物品时所写的凭据。如收条、领条、借条、欠条等。

(四)大事记

按时间顺序连续记载某个机关、单位在一定时期的重要工作、重大事件、重要活动的书面材料。

(五)丧事礼仪文书

讣告机关、单位、团体把某人不幸去世的消息告知亲属好友和有关方面的一种文书。

唁函(电)机关、单位、团体向死者家属或死者所在单位发出的、向死者表示哀悼、向其家属或所在单位表示慰问的专用书信(电报)。

悼词领导人代表机关、单位、团体在追悼会上对死者表示悼念与哀思的致词。

值得注意的是，日常事务文书的不少文种(如启事、条据、讣告等等)，具有兼容性的特点，它们用于私人时则不属公文而是私人文书了。

第三节正确使用公文文种

一、文种的涵义

在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。

二、正确标明文种的作用

1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。

2.为公文的撰写提供方便。《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。

3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。

撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。

三、选择文种的依据

1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。

2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。

3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。

4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。

四、正确区分一些易混淆的文种

公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。

(一)决定与决议

他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。

从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。

1.成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。

2.发文机关(组织)不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。

3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定(简称部署性决定)、处理具体事项的决定(事项决定)和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。

4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如

《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》;有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。

5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。

(二)公告与通告

公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。

1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。

2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。

3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。

4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。

特别要注意不滥用公告。

(三)请示与报告

它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。

1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。

2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。

3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。

4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。

5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。

6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。

正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。

(四)请示与函(请求批准函)

这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。

1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。

2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。

3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。

4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函(审批函)表明是否批准或作出答复。

(五)批复与函(审批函)

这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。

1.类型不同。批复是下行文，函是平行文。

2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。

3.内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。

(六)规划与计划

规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。

规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。

计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，内常用计划;从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务(做什么)、工作措施(怎么做)、步骤时间(什么时候谁做)、督促检查(检查计划执行情况)。

(七)法规、规章与管理规章(规章制度)的区别

尽管法规、规章与管理规章(规章制度)在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。

1.效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为;规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章(规章制度)就是违政违纪行为。

2.作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定;地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市(专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市[一般为计划单列市])的人民代表大会及其常务委员会制定;民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。

行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章;省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。

而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。

3.制发程序不同。法规有法定的严格的立法程序。行政法规须经国务院有关部门报请立项、国务院组织起草、国务院法制机构进行审查、国务院常务会议审议或者由国务院总理审批，然后由国务院总理签署国务院令公布。地方性法规制定程序的预案提出、审议和表决程序，要按《组织法》、

《立法法》及相关规定执行;省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会制定和颁布地方法规，须报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案;较大的市制定地方法规、民族自治地方制定自治条例和单行条例，都须报省、自治区的人民代表大会常务委员会批准后施行，并由省、自治区人大常委会报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案。

行政规章应按《组织法》、《立法法》《规章制定程序条例》、《法规规章备案条例》等有关规定，经立项、起草、审查后决定并公布、上报备案。其中部门规章应当经部务会议或者委员会会议决定，地方政府规章应当经政府常务会议或者全体会议决定。

管理规章只须经相应的党政机关、单位、团体领导审批，或者经有关会议通过即可发布施行。

4.文种不同。法规规定用条例、规定、办法等文种，其中条例只能作法规(党内文件中的条例例外)。行政规章一般用规定、办法。而可作管理规章的文种比较多，如规定、办法、章程、守则、规则、准则、细则、规程、制度、公约等。

正因为法规、规章与管理规章文书有这些不同，因此不能把他们混为一谈笼统地称为法规性文件。

第四节公文的作用

公文中不同类型文书的作用各有侧重。但总的来说，作为实施领导和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。

一、明法传令，指挥工作

公文的许多文种，不同程度地规定了有关机关、团体和单位的办事准则和行为规范。特别是各级党政领导机关的指挥指导性公文、法规规章、规章制度、计划决策类文书，常常是发布法律、法规和规章，传达党和国家的方针、政策，传达领导意图、决策，实施领导管理职能，布置、指挥、指导工作的载体，具有申明法度、传达政令、指挥、指导工作的作用。

二、联系公务，沟通信息

机关、团体、单位联系公务、沟通信息有多种渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。无论是同一系统的，或者是不同系统的各级各类机关、团体、单位，都经常利用公文与上下左右互相联系有关事宜，商洽工作，协同处理问题。离开了公文，上下左右就无法更好协调，工作就不能正常运转。而在信息工作越来越重要的当今社会，机关、团体、单位常凭借它互通情况，交流经验，取长补短，促进工作开展;凭借它向领导、向上级反映民情、社会动态和其他重要情况，使下情上达，为领导决策提供信息。

三、宣传教育，引导舆论

机关、团体、单位常常利用下行公文、会议报告、专题讲话等公文，宣传形势，宣讲政策，提出任务，以动员群众，提高认识，统一思想，推动工作。常常把它作为重要的、特殊的舆论工具，凭借公文特有的权威性和上下左右通达的传播渠道，正确引导舆论。同时，也通过公务信息、调查报告、信访摘报、信访分析报告、议案、提案等公文，对各级领导机关和领导人的工作进行舆论监督，促使机关工作高效、廉洁地进行。

党政领导机关常在报刊上发布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基层群众传达一些重要文件，都是为了达到上述目的。

四、记录记载，以为凭据

公文常常是领导意图、决策的载体，因而它往往是执行公务、安排工作、解决问题、办文办事的依据。例如，凭借上级的政策性通知，下级就明确该怎样去实施;依据一份请示，丘级机关就会作出相应的批复;双方签订了经济合同，就会据此明确各自的权利、义务和责任;一份资历证明，本身就是一种具有直接效力的凭证。

公文又总是公务活动的真实记录和单位工作的历史见证。不少公文在其现实效用消失后，仍具有历史效用、档案效用。

第三篇：2.公文的体式和种类

第二章 公文的体式和种类

第一节 公文的体式

公文的体式即公文的内容项目(体)及其结构格式(式)。

《国家行政机关公文处理办法》第十条：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”

国家质量技术监督局 《国家行政机关公文格式 》第八条：“公文中各要素标识规则：本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版芯，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。”

一、眉首部分

包括版头、发文字号、秘密等级、紧急程度、文件份号、签发人等。眉首一般占文件首页的三分之一到五分之二，用红色横线(党内公文在红线中间加红色五角星)与主体部分隔开。

(一)版头

是制发公文的机关在印制公文的首页纸上方专门设置的表明公文所属机关的固定标识。位于眉首上部正中央、发文字号之上。

版头的样式有二：

一是由发文机关全称或其规范化的简称加“文件”二字组成。这是最常见的版头样式。如“中共中央文件”、“广东省教育厅文件”。不过，这种样式的版头不可用于报告、请示、批复和一般性通知。

二是在发文机关名称后加圆括号并在其中标注所发公文的文种名称。这种样式的版头比较适合一般机关单位使用。如“广东省总工会(批复)”。

几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，主办单位排在第一位。 印有版头的纸称为“版头纸”，简称“头纸”。一个单位一般印有两种头纸，即上行文头纸和平行(下行)文头纸。

(二)发文字号 简称“文号”，是一个机关制发公文的顺序号。它可作为某一机关之某一公文的代称。发文字号的作用有三：一是便于对收文和发文分类登记及分送交办;二是便于查找引用和检查处理;三是便于收文单位与发文单位之间的联系。

发文字号包括机关代字、年号、顺序号。其样式有三： 一是“××发〔××××〕×号”。用于党政领导机关的下行文，如“中发〔2006〕 2号”、“粤府发121〔2006〕8号”等。

二是“××字〔××××〕第×号”。常用于职能部门制发的公文，如“劳政字〔2006〕第9号”等。

三是“××函〔××××〕×号”。这种样式的发文字号中机关代字后紧接带文种性质的字样，函、议案、批复之类的公文常用之，如“国办函〔2006〕8号”;批复也可用“××批〔××××〕×号”的发文字号样式，如“粤府批〔2006〕2号”。

发文字号置于文件名称之下、横线中央上面。几个机关联合发文，只标明主办机关的发文字号。没有版头的公文文号，一般标注在公文标题的右下方。

编写发文字号要注意：

(1)机关代字要避免混淆。如“计划生育委员会”和“计划经济委员会”，就不可都用“计委”作为机关代字。

(2)机关代字要做到与版头、落款、印章四统一。

4 (3)发“通知”时，不可将“通”字纳入机关代字，如“×厂通字〔2006〕第2号”。 (4)年号不可简省。如"1998"不可简为"98". (5)年号外应使用六角括号或方括号而不能用圆括号，以便于引用。 (6)顺序号前不可加“0”，以免显得累赘。如“×府发〔2006〕06 号。 (7)机关代字、年号、顺序号的次序不可颠倒。

(8)正式公文都要编排发文字号。某些文种如令、公告、通告、布告等可以省略机关代字和年号。

(9)联合发文的文号，编主办机关的即可，不必罗列各机关的文号。因为罗列各机关的文号，一是过多地占用版面，显得繁杂;二是看不出主办单位;三是转发、引用时累赘。

(三)文件份号 也叫“编号”，是同一公文的印制份数的顺序号。通常由六位阿拉伯数字组成，标注于眉首的左上角，一般的写法是：“编号：××××××”或"NO.××××××”。秘密公文要求标注份号，且在发文时予以登记。标注份号的目的是便于发文和查对。

(四)秘密等级 简称“密级”。凡是秘密公文，都要标明密级。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三等。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为普通件。给秘密公文确定密级，要注意准确，既不要过严，也不要过宽。密级标注于眉首左上角、份号下适中处，使用3号黑体字。标识是“★”，★前标密级，★后标保密年限，如“机密★10年”、“秘密★六个月”、“绝密★长期”。如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为30年，机密件保密期限为20年，秘密件保密期限为l0年。

有密级的文件在发送时，应在封套上加盖与文件密级一致的印记。为了保守国家秘密，带密级的文件要由机要通讯部门传递，禁止用平信或挂号信邮寄。

(五)紧急程度(缓急时限)

这是指对公文送达和办理所规定的时限要求，分为“急”和“特急”两级，还有限时送达的，也归入特急件一类。紧急程度标于眉首左上角、密级之下，采用3号黑体字。同时在寄发公文的信封上也要标明。不需标注紧急程度的公文称作“平件”。

公文紧急程度的确定，应力求恰当，尤其注意不要滥用。如果都是急件、特急件，办公部门不能一下子印制出来，反而影响真正急件的及时处理。

(六)签发人

向上级党政机关报送审批的公文，重要的要由本机关、本部门的主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发;一般事务性的，可由主持日常工作或分管该项工作的领导人签发。联合行文，需由所有联署机关主管负责人会签。签发人姓名印在发文字号同一行的右端，与发文字号之间空两个字，打印“签发人：×××”，字体与正文相同。

二、主体部分

主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、发文范围等内容项目构成。

(一)公文标题

公文标题是公文的具体名称，要求准确简明地概括公文的主要内容。完整的标题，由发文机关、事由(用介词“关于”领起)、文种三部分组成，这三部分统称为公文标题的“三要素”。也有的公文标题或省去发文机关，或省去事由，或将发文机关和事由都省去。这或者是由于版头中已出现过发文机关名称，或者是为了突出发文机关或事由，或者是因事由单一而篇幅又短小，故不宜或不必在标题中写明发文机关或事由。要注意的是，如果是重要公文，即使版头中已有发文机关名称，也不宜在标题中省略发文机关，这是为了使标题更庄重，以显示公文的重要性。而报告、请示等上行文和函件之类的平行文则一般不在标题中标明发文机关名称，只在正文之后署名，以表示对受文机关的尊重。

公文标题位于眉首横线之下居中的位置(若无横线则居于眉首下正中)。

5 公文标题的优劣直接关系着公文能否得到及时、有效的办理，因而我们要予以足够的重视。具体地说，拟制公文标题要注意以下几点：

(1)发文机关要写全称或规范化的简称。 (2)“事由”部分要简明。例如有一份公文的标题是《民政部、财政部、国家劳动总局关于国营农牧场和劳改农场精简退职的老弱残职工是否由民政部门办理原标准工资百分之××救济问题的批复》，一个标题多达六十余字，虽明却不简，既难以醒目，又影响人们对公文内容的理解，同时看一个标题要花费许多时间，也必然会影响人们使用公文的速度。其实，这一标题中起码可以删除“是否„„百分之××”一段，这并不损害标题的内容。当然，明而不简不行，简而不明也不行。例如有这样一个公文标题：《××大学关于××厂废气污染校园的请示》。这个标题就存在简而不明的毛病。本想说“解决××厂废气污染校园的问题”，却由于表述过简，造成辞不达意，使人们从标题中误解成该大学想要某厂废气污染校园。该标题若改为《××大学关于解决××厂废气污染校园问题的请示》就简明了。

公文标题中最常见的毛病是在文种前加上一些不必要的词语，这有两种情况：一种情况是在文种前加修饰词，如《关于××公司经营亏损和违纪问题的审计报告》、《关于认真抓好抗旱备耕的紧急通知》、《××、××关于下达2007年××分配指标的联合通知》等。其实这完全是画蛇添足，去掉这些修饰词，并不影响对题意的理解。尤其是第二例，误用公文的紧急程度充当修饰词，更为不妥。因为倘若“紧急”，可按国务院办公厅2001年发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，在文件名称(版头)的左上角注明“急”或“特急”字样并在信封上作相应的注明，文件处理部门自然会根据其紧急程度选择其传递方式。第二种情况是在“关于”后并列几个意思相关的短语，如《××市政府关于大力发展钢铁工业，筹建××钢铁公司的请示》、《××市教育局关于开展向×××同志学习，争当×××式模范教师的活动的通知》等。其实，这前一个标题中删除“大力„„工业”，后一个标题中删除“争当„„教师”，题意不但不受到丝毫影响，反而显得言简意赅。

(3)几个机关联合发文的标题，如果几个发文机关的名称都写全称，这个标题势必很长，在这种情况下，可以用简称，主办机关名称写在最后，如《××市经贸局、农业局、城建局、科技局、档案局关于加强科学技术档案工作的报告》。如果市政府批转这个报告，各机关的名称都写上，标题过于冗长，则可采取写主办单位的办法，如《××市人民政府转发市档案局等〈关于加强科学技术档案工作的报告〉的通知》，或将原发文机关的名称都省略，如《××市人民政府转发〈关于加强科学技术档案工作的报告〉的通知》。

(4)在标题和正文内引用其他机关来文的标题，应加书名号，并且要注意把原发文机关的名称放在书名号内，如《国务院关于当前工作的意见》，而不应写成：国务院《关于当前工作的意见》。因为我们引用的是一个公文的标题，而不是某机关关于某方面的工作活动。

(二)主送机关

又叫受文机关，是指发文机关要求对所发公文的内容进行答复或办理的对方机关。除直接面向社会的“公告”、“通告”等之外，一般公文都要写明主送机关。

上行文、平行文和下行文“批复”等，只写一个主送机关。

请示件的主送机关必须是能够正式批复的机关。如某厂写了一份要求对某项产品进行定价的请示，主送给商业部财务司价格处，这个主送机关就不符合有关规定。因价格处只是部机关的一个办事机构，尽管这项工作由其主办，但最终批复必须以部的名义行文，因此该请示应主送商业部。

向所有下级机关发送的公文，称为普发性公文，它有多个主送机关，这类公文的主送机关可写通称，如“各„„”;主送下级并列的机关，一般按党、政、军、群的顺序排列;联合发文要主送几个机关的，机关之间的标点符号要准确，其规则是同类各单位之间用顿号，不同类的各单位之间用逗号，如“广州市、深圳市外贸局，东莞市、惠州市经贸局”，不能写成“广州市、深圳市外贸局、东莞市、惠州市经贸局”。此外，任何公文都不得主送个人，例如“××市长”、“××书记”.之类。

确定主送机关的原则有二：一是隶属关系，二是文件内容和工作确实需要。 主送机关在标题之下、正文之上的左端顶格书写，并加冒号。

下列公文一般不写主送机关：①直接面向广大群众的，如通告、公告等;②通报情况的，如简

6 报等;③非直接对下行文的，如决定、决议、会议纪要等。

(三)正文

正文是公文的主要部分，它叙述文件的主要内容，传达发文机关的意图。

从内容来看，正文一般可分为开头、主干、结尾三部分。从结构形式来看，正文有三种类型：一是“一统式”，即全文只有一层意思，形式上也只有一段，像颁布令、批复、复函、转发性通知等篇幅短小的公文都采用这种结构形式;二是“因果式”，即全文分为两层，第一层为制发本公文的原由(包括根据、目的、原因、背景、意义等)，第二层为施办事项或要求等，多数篇幅较长的公文都采用这种结构形式;三是“完整式”，即开头、主干、结尾三部分齐全，这类公文比较正规，篇幅也较长，像请示、报告、决定、决议、通报等采用这类结构的较多。

正文中使用标点符号要注意：①三种标号(引号、括号、书名号)前半边不能放在一行的未尾，后半边不能放在一行的开头;七种点号(顿号、逗号、分号、冒号、句号、问号、感叹号)不能放在一行的开头。②省略号、破折号占两格，行首、行尾都可放置，但不可分作两半而将一半置于一行的末尾，将另一半置于下行的开头。③间隔号不能放在行首第一格，且须位于一格的正中央，如“卡尔·马克思”，不能写成数学上的小数点(.)。④不能把括号写成单书名号。⑤半字横线

(一)用于产品等编号，如“粤-168"等;一字横线

(一)用于标准号之间的连接或地点的起止，或表示相关人物、事物的联系等，如“GB9704一88"，“广州一北京”，“欧洲一地中海地区”;双连横线用作破折号。三者不可混用。⑥由低限到高限的范围号应用“~”，如“168~668号”，而不可用一字横线“一”。

正文中序次语和层次序数后面用的标点符号：①“首先”、“其次”、“再次”、“最后”或“第一”、“第二”、“第三”„„或“其一”，“其二”、“其三”„„等序次语后一律用逗号。②用汉字“一”、“二”„„作序次语时，后面用顿号，顿号占一个字的位置;用汉字加括号如“

(一)”、“

(二)”„„作序次语时，则后面不加标点符号。⑧用阿拉伯数字“1”、“2”„„作序次数码时，后面用圆点(.);用“1)”、“2)”„„或“①”、“②”„„作序次数码时，后面不加标点符号。

下列情况，在文中不可拆排为两行：①用缩写字母表示的名称，如“DGLG”等等;②整个数据，如99885;③数据前后有附加符号，如一

55、80%、一40℃等。

另外，正文中的分数或分式，为避免多占一行位置，应尽量不用叠式，而用斜式(如2/5)。

(四)附件

附件是附于正文的材料，是整个公文的重要组成部分。常见的附件有两类：一类是用于补充说明主件主要内容的，其名称可作为事由列入标题。如发布、转发、印发、批转的文件，可直接附在主件之后，不必在主件里再作标注;另一类是用于补充说明主件某一方面内容的附件，其名称在标题中反映不出来，如所附调查提纲、计划、报表、名单等等，需要在主件里标注清楚。之所以要标注附件，一是便于公文的收发、办理和整理立卷;二是避免因正件与附件分散，难于查对和收集，以致影响档案的完整与利用。

要注意的是，附件必须是不附录就会影响公文正件的办理、执行的不可缺少的材料。因此，不是所有的公文都有附件。

公文如有附件，在正文之后，发文机关之上空两格写明：“附件：”，然后按顺序把附件的标题完整地写上。其格式是：

附件：1.×××××

2.×××××

附件名称不加书名号，末尾也不用标点符号。

附件应与主件合在一起装订，如附件因故不能与主件合在一起装订，必须在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样，同时在附件首页左上角注明文件的发文字号，与主件同时发送。

(五)发文机关

一般称为落款或署名。通常由机关或某一组织署名，少数情况下也可以个人名义行文，如“中华人民共和国主席令”，就署上主席的姓名。如果是两个以上机关联合行文，落款要将行文机关一一列出，并应将主办机关排列在前。发文机关要写全称或规范化的简称。如果是以领导人个人名义行

7 文的，必须把领导人所代表的单位及职务写上。发文机关写在正文下面(如标注附件，则在附件下面)右侧，最后一个字比正文缩四个字。

有固定版头的文件，落款处可不署发文机关名称，只在成文日期上加盖发文机关印章即可。

(六)成文日期

成文日期是一项很重要的内容，不容忽略。例如有些法令的颁布生效日期关系到在此之前违法和在此之后违祛的不同处理问题;某些有关劳保待遇的公文，其日期直接关系到有些人能享受到有关待遇而另一些人则不能享受的问题。但是，一份公文从起草到发出会出现许多日期概念，到底以哪一个日期作为成文日期呢? 一般地说，凡例行公文如请示、报告、批复、一般性通知、函等以打印成文并发出的日期为成文日期;凡属于命令、决定或重要通知，因其事关重大，故以领导签发日期为成文日期，同时在公文末页底端注明实际发出日期;联合行文，以最后的签发机关的签发日期为成文日期;凡属会议通过的文件，以会议正式通过的日期为成文日期;一些法规生效或执行日期晚于成文日期的，则须在文末注明生效或执行日期。

除“决议”的成文日期以“题注”的形式放在标题下面并用圆括号括住外，其余文种的日期均写在发文机关名称的下面。成文日期应该用汉文数字书写，且年、月、日齐全。

(七)机关印章

机关印章跟发文机关、发文时间一起组成公文的生效标识系统。只有两种情况下的外发公文可不盖机关印章：一是需要人民群众广为知晓而采取登报、张贴等形式公布的公文;二是通过机要渠道下发并且有专门版头的公文。其余各种外发公文一律要加盖机关印章，否则视为无效。机关印章要求盖在发文机关名称和日期上，俗称“骑年盖月”。现在复印技术普遍应用，人们常常会将那些对己有用或与己有关的公文复印若干份备用，为了使复印件的日期清晰可见，公文盖章时就得注意，宜将印章下部无字、无图案的空白部分盖在年月日上。盖章是对公文正确无误和严肃负责的一种表现，因而要盖得端正清晰，不能歪斜或颠倒。

机关印章是由上级机关制发的，表示授予它以法定的职权。机关改换或启用新印章，上级机关要发改换或启用印章的通知给各有关单位，同时在《通知》末尾盖上蓝油印模，告知印章的式样， 以便各单位了解、确认。

(八)发文范围

又称为阅读、传达范围。是指限定文件的发送范围和规定阅读对象。

发文范围是根据工作需要和保障机密安全两个方面确定的。标注发文范围的情况有二：一是党和国家的高级领导机关下发的某些特别重要的机密文件，需要在一定时期内限定阅读对象和传达范围;二是下属机关层次较多的机关，文件又不只发给下一级时。一般的决议、通知、通报等文件，以及通常的行政性、业务性文件，都不需要特别规定发文范围。下级机关对上级机关行文或平行机关相互行文，不能规定发文范围。

发文范围一般在成文日期左下方、主题词之上加圆括号注明，如“(此件发至××级)”或“(此件发至××级，传达到党内外群众)”，字体字号与正文相同。

三、版记部分

版记部分用于对公文的印发情况加以说明，是公文的附加部分，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数等。公函只有主题词、抄送机关和印刷份数三项。会议纪要改抄送为“分送”，以示不分机关大小和职务高低。

(一)主题词

主题词又称叙词，是代表公文内容特征和归属类别的最关键性的词语，也是公文信息输入计算机中的一种信息符号。

标注主题词采用黑体字，—般三到五个，位置在公文版记部分横线之上，词与词之间空一格，不用标点符号。函、通报、会议纪要所标主题词，与抄报抄送栏之间不用横线隔开。

标注主题词，要注意三点：①不要任意生造主题词。如果任意生造主题词，将导致不能用计算机对文件进行主题检索，从而失去标引主题词的意义。②在标引地名，单位名时不要使用非主题词

8 表中的简称，如将“乌鲁木齐市”简称为“乌市”之类，这同样会导致不能用计算机对文件进行主题检索而使主题词的标引失去意义。⑧主题词的标引要准确、全面。所谓准确，是指标引的主题词能明确地表达公文的主题;所谓全面，是指标引的主题词能完整地表达公文的主要关节。例如：“××省人民政府关于做好粮油收购资金供应工作的通知”，主题词标为“粮食

油料

通知”就不能明确地表达主题，应标为“粮食

油料

收购

资金

通知”;“中共××市委关于×××等同志职务任免的通知”，主题词标为“市委

任职

通知”就不全面，漏掉了“免职”这一关节，应标为“市委

任免

通知”。

(二)抄送机关

抄送机关是指需要了解公文内容或者需要协助承办的机关。 抄送机关位于主题词的下面，用横线与主题词隔开。

(三)印发机关、日期

印发机关是指负责印发公文的机关。一般说来，印发机关是发文机关的办公部门。印发日期指办公部门接稿后打印完成的日期。印发机关、日期位于抄送栏下，左端署印发机关的全称，右端署印发日期。如：“×××办公室××××年×月×日印”。若是翻印公文，则须分别在印发机关、印发日期栏下署明翻印机关的全称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期隔开。

(四)印刷份数

印刷份数是指该件公文的总印数，位置一般在印发机关及日期下一行的右端，写(印)作“共印××份”，用横线与印发机关及日期隔开。公函、会议纪要的印刷份数放在抄送或分送栏下一行的左端，不用横线隔开。翻印公文份数置于翻印机关及日期栏下一行的右端，用横线与翻印机关及日期隔开。

印刷份数是按分发范围包括上报、下发、抄送、留用、存档等计算出来的。印刷份数要计算准确，既不能少印，又不能多印。少印了不够发，多印了则造成浪费，又不便管理，还容易失密。

第二节

公文的格式

公文的格式是指公文的规格样式，亦即公文的外观形式。包括公文的纸张尺寸规格、书写形式和公文各内容项目的排列顺序、区域划分、字体字号等。通过对公文页面规格样式的统一设计、合理安排，使公文有一个庄重、鲜明、整齐、美观的外貌，给人以清新悦目之感，既方便阅读，又方便处理与保管。

一、公文的用纸和印装

《国家行政机关公文处理办法》第十二条对公文用纸和装订做出了明确规定：“公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。”

要特别说明的是，如果“附件”是图纸、表格等，无法使用A4型纸张，就要将过长、过宽的部分设法折叠起来，使之等于或小于A4型公文纸张。

公文根据纸质，可单面也可双面印刷。

公文用钉书机装订，一定要钉两处，且要间隔适当距离。

二、公文的排印

公文的文字从左到右横排。少数民族文字按其书写习惯排版。 各部分项目选用固定的不同型号的字体排印。 份号、密级、紧急程度采用三号黑体字印刷。

版头用醒目、整齐、庄重的大号仿宋长方字体套红印刷;联合行文的版头，可使用小初号宋体字套红印刷。

下面正中是发文字号和签发人，用四号宋体字印刷，发文字号与签发人之间空两个字的空间;平行文和下行文不标注签发人，则发文字号位于版头下正中位置。

再下面是一条红线，红线占一行;如果是党内文件，则红线中间缀以红五角星，红线也就以红五星为中心一分为二。

9 红线下是公文标题。公文标题使用2号宋体，副标题使用3号宋体印刷。标题字数较多，分两行排列时，两行要上短下长或上长下短(排列成整齐的两行看上去显得呆板)。如果字数更多，则应考虑分三行排列，排成二短一长，或二长一短，或一短一长一短，或一长一短一长。

正文通常用4号宋体或仿宋体字印刷，两行之间应间隔一个字的距离，左右各留出约2cm的边白。

版记部分，主题词用3号黑体字印刷，其余各项用4号宋体字印刷。 各页页面的天头(上)宜略大于地脚(下)。

第三节

公文的种类

由于分类的标准和依据不同，因而分出的公文种类也随之不同。

按其是否对外发送，我国现行公文大体上分为两大部分：一是对外发送的，即《国家行政机关公文处理办法》中确定的十三种公文，我们称之为“通用公文”，包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等;二是机关内部系统使用、一般不对外发送的，我们称之为“常用公文”，包括调查报告、简报、大事记、计划、总结、章程、条例、规定、规则、细则等。下面我们就从不同的角度对上述公文进行适当的分类。

一、按特点、作用分

按照公文的特点和作用，可以将公文划分为指挥类公文、报请类公文、知照类公文、规范类公文、会议材料类公文、调研记录类公文、计划总结类公文等。

(1)指挥类公文，包括：命令(令)、批复、决定等。 (2)报请类公文，包括：报告、请示。

(3)知照类公文，包括：公告、通告、通知、通报、函、意见等。 (4)规章制度类公文，包括：章程、条例、规定、规则、细则等。 (5)会议材料类公文，包括：议案、会议纪要等。

(6)调研记录类公文，包括：调查报告、简报、大事记等。 (7)计划总结类公文，包括：计划、总结等。

二、按行文方向分

按照公文的行文方向，可以将公文分为上行文、下行文、平行文、不运行文。 (1)上行文，指下级机关呈送给它所属的上级机关的公文。如：报告、请示等。

(2)下行文，指领导机关发送给下属机关的公文。如：命令、决定、批复、公告、通报等。 (3)平行文，指同级机关或不相隶属(即没有领导或业务指导关系)的机关之间的来往公文。如：函、通告等。

(4)不运行文，指机关内部常用公文。如：总结、大事记等等。

三、按发送与处理的时间要求分

按照公文发送与处理的时间要求，可以将公文分为特急件、急件、平件三类。

四、按秘密程度分

按照公文的秘密程度，可以将公文分为绝密件、机密件、秘密件和普通文件四种。这里要注意的是，我们通常所讲的“内部文件”，是指机关内部常用公文，而不是指秘密公文。

上述四种公文分类法在秘书日常工作中经常使用，故略作介绍，至于其他一些分类法，如按作者性质分、按公文来源分等等，因过于琐细，实践意义不大，故此不再赘述。

第四篇：公文的概念、特点、作用和种类

一、 概念、特点和作用

(一)概念：公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。

(二)公文具有三个特点：

1、权威性。首先，由法定的作者制成和发布;其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。

2、规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

3、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。

(三)公文的作用有五个：

1、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。

2、管理作用。公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。

3、规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法规文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。

4、沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。

5、凭证作用。公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。

二、 公文的种类

(一)从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。

1、上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。

2、下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。

3、平行文。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。

(二)从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法 》的规定，有下列文种。

1、命令(令)。适用于依照有关法律公布行政法规和规章、宣布实行重大的强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。

2、决定。适用于对重大行动或者重要事项作出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

4、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

7、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

10、 批复。适用于答复下级机关的请示事项。

11、 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12、 函。适用于不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

13、 会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

(三)1996年5月3 日，中共中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定了党的机关使用的主要公文为：

1、决议、

2、决定、

3、指示、

4、意见、

5、通知、

6、通报、

7、公报、

8、报告、

9、请示、

10、批复、

11、条例、

12、规定、

13、函、

14、会议纪要。

公文主要有以下几个方面的作用：

(1)法规行政约束作用。各种法规是以文件的形式制定和发布的。如国家行政机关发布的命令、公告、通告，作出的决定，或制定的章程、条例、规定、办法、细则等等。这些公文一经制定和发布生效，就必须坚决执行，具有法规约束作用。法规文件在没有修改和宣布作废之前，始终有效。在它有效的范围内，人人必须遵守，不得违反。

(2)领导指导作用。国家机关为了行使管理国家的职权和处理社会事务的职能，总要通过制发公文的形式制定方针政策，进行工作部署，对一些主要事项提出意见、措施和办法，而这些公文都具有领导指导作用。这种领导指导作用，正是公文制发机关的性质和职能决定的，也是上下级机关本来具有的领导指导关系的一种体现。公文中的决定、通知、批复、意见等都起这个作用。

(3)联系公务作用。公文除用于有隶属关系的上下级机关之间的公务联系之外，还具有与同级部门和不相隶属的机关之间互通情况、商洽工作的作用。如通过“函”的形式，互相了解情况，请求批准等。

(4)宣传教育作用。贯彻执行党和国家的路线方针政策，首先要对干部群众进行宣传教育，提高他们的自觉性。党的十一届三中全会以来，我们党确立了以经济建设为中心、坚持四项基本原则、坚持改革开放的基本路线;党和国家就经济、政治、教育、科学、文化体制等方面的改革政策，发出了一系文件，教育了广大干部和群众，调动了他们建设有中国特色的市场经济的积极性。这就是公文的宣传教育作用。如决定、通知、通告、公告等。

(5)沟通信息作用。随着社会的现代化，政务、经济信息量迅猛增长。各级机关在日常工作中，经常利用公文与上下左右的机关单位进行联系，沟通信息，解决问题。例如，发通知、通报，报送工作计划，报告、请示问题，总结工作经验，发送公函、信息快报等。诸如此类公文和文书显然对于领导掌握信息、科学决策和沟通上下信息有关十分重要的作用。

(6)依据凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，收阅机关以此作为处理工作的根据，这类公文就具有依据作用。有些公文，如会议纪要、函等，还具有某项活动和公务联系的凭证作用。

第五篇：公文种类和公文格式[最终版]

行政公文种类和公文格式

一、公文种类

行政公文主要有十三种，分为上行文(含报告、请示)、平行文(函、议案)、下行文(命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议记要)。

1、命令(令)

适用于县级以上国家行政机关依照有关法律公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性..

行政措施，嘉奖做出特殊贡献、取得卓越成绩的有关单位及人员。国家行政机关工作部门不适用此文种。

2、决定

适用于国家行政机关(或企事业单位)对重要事项或者重大行动做出安排，奖励做出重大贡献、取得优异成绩的单位及个人，惩处有关单位及个人，变更或者撤销下级机关(单位)不适当的决定事项。

3、公告

适用于国家行政机关(或企事业单位)向国(或企事业)内外宣布重要事项或者法定事..

项。

4、通告

适用于国家行政机关(或企事业单位)公布社会(或企事业)各有关方面应当遵守或者..周知的事项。 ..

5、通知

适用于国家行政机关(或企事业单位)批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6、通报

适用于国家行政机关(或企事业单位)表彰做出较大贡献、取得显著成绩的单位及人员，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告中不应加有请示内容。

8、报告

适用于国家行政机关(或企事业单位)向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关..

的询问。报告中不应加有请示内容。报告是陈诉性的、上级无须回复。

9、请示

适用于国家行政机关(或企事业单位)向上级机关请求指示、批准。请示应当一文一事，.............只写一个主送机关，需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。请示........

是陈请性、审批性的，上级机关必须批复。

10、批复

适用于国家行政机关(或企事业单位)答复下级机关的请示事项。 ......

11、意见

适用于国家行政机关(或企事业单位)对重要问题提出见解和处理方法。 12、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 ....

13、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不需印章，但需参加人员签字。

二、公文格式

1、公文用纸为A4纸，公文版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)，上页边距为37mm±1mm，左页边距为28mm±1mm。公文印刷时，黑色应达到色谱所标BL100%标准，红色应达到色谱所标Y80%、M80%标准。

2、公文标点符号为全角形式，公文数字除成文日期、部门、结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般用半角阿拉伯数字。结构层次序数第一层为“

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“⒈(数字序号)”，第四层为“(1)”。

3、公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线(含)以上的份数序号、秘密等级★保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素统称眉首;置于红色反线以下至主题词(不含)之间的公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素统称主体;置于主题词(含)以下的抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、版记反线等要素统称版记。

4、公文份数序号为3号黑体字，位于版顶处第一行(相对3号字而言，下同)左角，左侧顶格;秘密等级★保密期限与份数序号同行同字体，位于版顶右角，右侧无空字，秘密等级和保密期限用3号黑体“★”连接在一起;紧急程度为3号黑体字，位于份数序号(或秘密等级★保密期限)下一行右侧，右侧无空字。上行文份数序号(或秘密等级★保密期限)在发文机关标识上二行位置。

5、发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成(单排)，字体一般应小于15mm×22mm，红色仿宋字体。平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘(版顶线)为25mm;上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘(版顶线)为80 mm。

6、发文字号由所在行政区域代字、机关代字、年份(应标全4个数码并用六角括号“„‟)”括起)、序号(不编虚位，既1不编为001，不加“第”字)组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，在红色反线(156mm长)之上4mm处，平行文或下行文时居中排布;上行文时居左排布，左侧空一字,且与签发人同排(有多个签发人时,与最后一个签发人同排)。

7、签发人姓名一律在红色反线之上4mm处(与发文字号同行)居右标注，右侧空一字，“签发人”三字为3号仿宋字体，后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。平行文和下行文无签发人姓名。有多个签发人时，主要签发人在第一排，其余依次排在

二、三排，所有签发人上下对齐。

8、公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、公文种类三部分组成(如咸阳市人民政府关于提请审议咸阳市城市整体规划的议案)。公文标题在发文字号下空一行居中标注，公文标题整体可分一行或二行分别居中标注(每行词意应完整且居中)，公文标题为2号加粗小标宋体。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，词组、短语之间一般也不空格。

9、主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关一般在公文标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格;当主送机关若干个，排列时，同类型、相并列的机关名称用顿号间隔，非同类型、不并列的机关名称用逗号间隔，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

10、公文正文用3号仿宋字体，每行一般28个字，行距为3号字体高度再加7/8倍的3号字体高度，每页一般排22行。正文内第一级标题用3号黑体字，第二级标题用3号

楷体字。公文正文在最后一个主送机关名称下一行，每自然段开始行左空2字，后续行均回行顶格。正文中数字、年份不回行。公文首页必须显示正文。

11、附件是指补充公文正文内容的材料，与公文正文具有同等效力，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。公文仅有1个附件时，附件名称前不标识序号;有多个附件时，应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号(如“附件”：⒈××××)。附件应当在公文成文日期之后另起一页与公文一起装订，并在附件首页左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号(如附件1”)。

12、成文日期以机关负责人签发日期为准。成文日期右空4字，用3号仿宋字体标识，日期中“零”用“○”标识。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

13、印章包括发文机关印章和行政首长名章，是发文机关对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应当加盖印章。加盖印章时上弧线应距最后一行正文(或附件)在一行(或4—7mm)以内，印章下弧无文字时，印章下弧线压在成文日期上，印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。加盖后的印章应端正、居中。采取调整行距、字距办法，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”方法解决。

14、附注用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。请示件应在附注处注名联系人的姓名和电话。

15、主题词用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。公文除电报外都应当标注主题词。各级行政机关标注主题词应按《行政机关通用公文主题词表》进行标注。主题词一般按一级类别词、二级类别词、具体说明公文内容的类属词、说明公文种类形式的类属词顺序排列;每件公文标注的主题词目最多不得超过5个。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。企事业单位的主题词应统一提前编制，原则为：将单位所有日常事务按部门(或业务性质)分几大类，每大类名称就为该单位一级类别主题词(如工程单位分施工管理、施工技术、安全质量、后勤保障、财务、材料等一级类别主题词);一级类别主题词根据实际需要又可下分若干具体种类，每具体种类名称就为该单位某一特定一级类别主题词的二级类别主题词(如一级类别主题词施工技术可分测量、路基、桥涵、隧道、合同计量、计划等六个二级类别主题词);具体说明特定一级类别主题词和二级类别主题词(既概括说明特定公文主要内容)的词称为特定一级类别主题词和二级类别主题词下的具体说明公文内容的类属词，同一公文该类属词可有多个(如施工技术桥涵下可分为桩基钢筋两个类属词);公文具体的种类形成称特定一级类别主题词和二级类别主题词下的说明公文种类形式的类属词(如通知、请示、报告等公文形式)。公文《桩基钢筋施工有关问题的请示》的主题词为“施工技术桥涵桩基钢筋请示”。

16、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关(不分上下级)，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送机关，在主题词下一行;左空1字用3号仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号;用3号仿宋字体标识抄送机关名称，抄送机关名称用顿号隔开，右空1字，回行时与冒号后的抄送机关对齐;当主送机关若干个，排列时，同类型、相并列的机关名称用顿号间隔，非同类型、不并列的机关名称用逗号间隔，在最后一个抄送机关名称后标全角句号。

17、印发机关一般指各发文机关的办公厅(室)或文秘部门。印发日期以公文付印的日期为准，用半角阿拉伯数码标识。印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发日期右空1字标识“××××年×月×日印发”。

18、印发份数置于印发机关和印发日期横线下右下角，右空1字，小括号内标识“共印××份”。用3号仿宋字体。

19、版记反线宽度为156mm，黑色，版记中各要素之下均加有一条反线。版记应置于公文最后一页，且最后一个要素置于最后一行。

20、页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4嚎一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右且右空1字，双页码(双面印刷时)居左且左空1字，空白页和空白页以后的页不标识。

三、信函格式

发文机关全称上边缘距上页边30mm，用小标宋字体，红色。发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两线均长170mm，红色。