行政前台工作内容

2022-07-23

第一篇：行政前台工作内容

行政前台工作内容

一、电话接听和来访接待

1、接听电话

①听到铃响，至少在第三声铃响前接听;接电话中，要常使用：您、请、对不起、请讲、请问、请稍等、不好意思、对不起、谢谢、麻烦您、谢谢、等语言。

②拿起话筒应注意微笑，先主动问好并自报公司名称(“您好，XX公司!”)。

附：注意倾听对方的话—→确认对方身份，委婉地探求了解对方来电的目的是什么—→相应的灵活做出回答

③礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒;

2、来访者接待

有访客来时—→立即起身—→向来访者微笑致意：“您好，请问„„?”—→确认对方身份、来访目的、找的是谁—→请来访者在休息区入座稍等—→为来访者倒好茶水—→立即帮其联系。

①如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，或者把公司的简介、杂志等拿给他阅读，不要扔在那里不管。

②如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。

③如果来访者是面试，问清所要应聘的职位，请来者填写“应聘登记表”，填写完后找相关经理给其面试

二、办理入职、离职手续及名片申请

1、入职：该部门经理确认可以办理入职时间—→前台处领取并填写“入职登记表”和相关人事表格 —→填好后连同所需资料交回前台—→录入考勤指纹—→领取办公桌抽屉钥匙及办公用品—→阅读公司《规章制度》，无疑义后在上面签字

2、离职

前台处领取填写“员工离职申请表”和“员工离职汇签表” —→交回完整工作牌、钥匙、未使用完的名片等等—→在相应表上签字确认—→依表内容填写完整，汇签—→交回前台处

3、名片申请

如需申请名片(已办理入职手续的员工)—→前台出领取并填写“名片申请表”—→填写好后本部门经理签字—→交回前台处

三、办公品申请和库管

1、申请

月底由各部门经理填写“办公用品请购单”—→前台依单汇总—→经理审核—→购买

2、发放

清点检查文具店送来的物品—→无误后到财务室填写现金或支票报销表—→付款给送货文具店—→填写“办公品账本”和入库单—→依照各部门所需申请量填写出库单—→各部门经理在出库单上签字确认—→发放

3、库存

发放完后所剩办公品整理收回库房，以备用

四、保持接待区域和培训室的整洁干净

1、上班前整理一遍：把桌子摆正、椅子摆齐;烟灰缸清洗透亮

2、若有客户来访，客户走后5分钟之内：

收拾纸杯、桌椅归位;烟灰缸清理

附：检查备用的饮用水的数量，不够的话要及时联系送水。

五、考勤

1、打开 “考勤管理系统” —→连接设备后下载所有员工的打卡数据—→并以此为据在“考勤表”上记录相关符号

2、如果特殊情况没事先请假—→回岗后要及时到前台处领取并填写“请假条” —→本部门经理签字—→人力资源部经理签字—→交回前台处存档

六、辅助招聘

1、更新“XX招聘网”发布信息、搜索相关人员简历

2、通知符合要求的人员参加面试

七、打印机、复印机

多关注打印和复印机的状态，及时联系维修

八、邮件快递及传真的收发

九、其他

上级领导交办的事务和公司同事请求协助的事宜等

第二篇：行政前台工作细则

1、上班时间必须在岗。

1.1.如需外出，经直接领导批准可离岗。

1.2.外出期间，由直接领导安排前台人员，必须保证前台无空岗。

1.3.如无法安排人员，前台接待人员不得外出。

1.4.私事一般不得离岗。

2、每天早到晚走。

2.1.鉴于行政前台的工作性质，前台人员须保证每天早于正常上班时间到岗，晚于正常下班时间下班。

3、前台及大厅的清洁工作。

3.1.包括公司大厅、前台及附属两张办公椅的清洁卫生，必须保持整洁、干净，无灰尘、无污渍。

3.2.除公司个人茶杯、基本办公物品外，前台不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。

3.3.前台只能由接持人员坐，公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨可进入前台，时间不宜过长。

3.4.协助保洁人员做好前台的清洁工作。

4、接待来访客人。

4.1.公司有来访客人，前台接待必须起身微笑相迎，说礼貌用语， 1

询问客人来访意图，并指引其填写访客登记簿。

4.2.来客提出要找公司员工时，前台接待应先问有无预约。并请来客做好登记，再打电话致要找的员工，询问是否带进。

4.3.如来客不听要求，想要硬闯办公室，呼叫秩序维护员协助拦截。如事态紧急，可呼公司员工协助。

4.4.客人离开时，请客人再登记，并微笑致意，“欢迎下次再来”。

5、接待频繁往来的相关人员。

5.1.做好公司往来信件、快递。报纸等收发工作。公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。

5.2.物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。

5.3.送水公司，工作主要包括及时联系送水，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

6、电话接听及转接。

6.1.来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。

6.2.接电话不得先于来电人挂机。

7、电费统计表的录入。

7.1.每日上班前下班后至地下车库抄写电表示数并及时录入电费统计表。

7.2.定期将电费统计表发至经理邮箱。

8、网络视频监控。

8.1随时注意网络视频的监控，尤其是各重要通道处。

8.2发现异常及时联系相关人员前往处理。

9、前台人员的礼仪。

9.1.仪表妆容、行为举止礼仪。

9.1.1上班时穿着得体，妆扮适当。

①上班应摘除多余的饰物，不梳披肩发型，不得浓妆艳抹，时刻保持整洁、规范。

②自觉佩带好工牌。

9.1.2面带笑容，保持开朗心态。

9.1.3保持唇部润泽，口气清新，以适合近距离交谈。

9.1.4保持良好的站、坐、走姿。

①站时挺胸收腹沉肩。

②坐时不得前仰后靠、摇头晃脑、东张西望。

③走时水平向前，平稳适中，如无紧急情况，不得在公司内奔跑。

9.2.日常接待礼仪。

9.2.1迎客礼仪。

①宾客进门后，接待人员应主动起立并热情地说“您好/早上好/下午好，请问有什么可以帮到您?”/“请问您找哪位?”②要配以微笑和恰当的肢体语言，不得毫无反应或语气冷淡。

9.2.2引导礼仪。

①引领客人时，应用“请跟我来”、“这边请”、“里边请”等礼貌用语。

②为宾客引路时，应走在宾客的左前方，距离保持2-3步，随着客人的步伐轻松地前进。

③如需要把宾客引导到楼上，如宾客不熟悉怎么走，服务接待员要先行上楼在前引导，如宾客知道怎么走，可以请其先上楼，并保持适当距离。下楼时候，要请宾客先下。

④遇拐弯或台阶处，要回头向客人示意说“请当心”。

9.2.3应答礼仪。

① 应答宾客的询问时要起身站立说话，思想要集中，不能心不在焉。

②交谈过程中要始终保持面带笑容、亲切热情，不能表情冷漠或垂头丧气，必要时还需借助表情和手势沟通来加深理解。 ③ 如果宾客的语速过快或含糊不清，可以说“对不起，请您说慢一点”或“对不起，请您再说一遍好吗?”，绝不能表现出不耐烦的神色，以免造成不必要的误会。

④ 对于一时回答不了或回答不清的问题，可先向宾客致歉，待查询或请示后再向问询者作答，凡答应宾客随后作答之事，届时一定要守信。

⑤ 回答宾客问题时还要做到语气婉转，口齿清晰、语调柔和、声音大小适中。遇到多人问询时，要从容不迫的一一作答。 ⑥ 对宾客的合理要求要尽量迅速作出答复;对宾客的过分或无理要求要能沉住气，婉言拒绝，可以说“恐怕不行吧”，“很抱歉，我们无法满足您的这种要求”，“这件事我需要去同领导商量一下”等，要时时处处表现出热情、有教养、有风度。

9.2.4 送客礼仪。

①客户告辞时，应主动起身送至门口，并说：“再见/您慢走/欢迎再来。”

9.3.电话接听礼仪。

9.3.1接电话时的声音要不急不慢，始终保持轻松、愉悦的声调。

9.3.2接电话中，注意力要集中，勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

9.3.3在电话铃响的第

二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，XX公司”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

9.3.4如果是广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借

口挡驾，或者转到相关部门处理。

第三篇：行政前台工作交接

行政前台工作计划

每天必做事宜：

◇ 早上来公司，开门窗(包括总经理办公室、楼道等);检查办公室员工是否有佩戴工牌;◇ 保持前台周围环境、台面清洁，物品摆放整齐;

◇ 下班时检查办公区域电脑、空调、门窗是否有关好;

每天不定期事宜：

◇ 监督办公区域的环境卫生及盆景的管理;

◇ 接听电话及信息的传达;

◇ 收发快递、单据整理、存档、收发传真、复印文件;

◇ 办公用品的发放、登记、申请购买;

◇ 处理前台其他大小事宜;

◇ 来访客人接待，通知相关同事会客;

◇ 饮用水管理，及时叫水;

◇ 各类打印机、传真机加粉、换硒鼓、维修等

◇ 名片印刷;

◇ 手机卡管理与发放;

每月必做事宜：

◇ 快递公司每月单据整理、录入表格、统计费用，账单核对、确认无误、经各部门经理签名后拿

给财务;(单据统计应在每月的1—5号完成)

◇ 每月填写各类付款申请;(每月收到付款通知后写付款单)

每季度必做事宜：

◇ 每个季度盘点一次文具，填写文具采购申请单;

◇ 每个季度盘点一次固定资产，损坏的要做好记录。

第四篇：行政前台工作内容细则

一、日常接待

1. 接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。2. 接待客户来访会议，若有客户来访，应及时请示安排相关工作人员接待会议。3. 接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接;接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询是谁，直接将电话信息留下反馈至相关部门处。4. 接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。5. 面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知人事主管或相关部门领导进行面试。6. 接待频繁往来的相关人员：a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司内部。b) 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。若周

六、周日公司要开重要会议或者加班提前与物业处联系，按照物业管理标准计算相关设备费用c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，填写请款单提交走流程，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

二、办公用品管理盘库，购买，领用，结算 1. 盘库：每月对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充;2. 购买：每月通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报部门主管审批。3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放;4. 结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。

三、日常事务

1. 保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题;2. 每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应及时更新3. 名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人;4. 公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;5. 收发传真，协助各部门员工收发业务传真;6. 协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。7. 积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。

四、接待工作

1. 接待前准备工作a) 来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备;b) 会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位;(大会议室:6瓶矿水，一台电话，一盒纸巾一个计算机，一些办公文具;小会议室：3瓶矿水，一个计算机，一包纸巾c) 茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;d) 订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房;e) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系XXX酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。

2. 会议中服务工作

a) 为开会人员添加茶水;(约15分钟一次) b) 按照领导要求提供会议支持;

3. 会议后完善工作：会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用;