行政前台工作内容细则

第一篇：行政前台工作内容细则

行政前台工作内容细则

一、日常接待

1. 接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。2. 接待客户来访会议，若有客户来访，应及时请示安排相关工作人员接待会议。3. 接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接;接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询是谁，直接将电话信息留下反馈至相关部门处。4. 接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。5. 面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知人事主管或相关部门领导进行面试。6. 接待频繁往来的相关人员：a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司内部。b) 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。若周

六、周日公司要开重要会议或者加班提前与物业处联系，按照物业管理标准计算相关设备费用c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，填写请款单提交走流程，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

二、 办公用品管理 盘库，购买，领用，结算 1. 盘库：每月对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充;2. 购买：每月通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报部门主管审批。3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放;4. 结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。

2.

三、日常事务

1. 保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题;2. 每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应及时更新3. 名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人;4. 公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;5. 收发传真，协助各部门员工收发业务传真;6. 协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。7. 积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。

四、 接待工作

1. 接待前准备工作a) 来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备;b) 会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位;(大会议室:6瓶矿水，一台电话，一盒纸巾一个计算机，一些办公文具;小会议室：3瓶矿水，一个计算机，一包纸巾c) 茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;d) 订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房;e) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系XXX酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。

2. 会议中服务工作

a) 为开会人员添加茶水;(约15分钟一次) b) 按照领导要求提供会议支持;

3. 会议后完善工作：会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用;

第二篇：前台文员工作规范细则

目录

一、目的 ..................................................................................................... 1

二、岗位职责............................................................................................. 2

三、工作具体要求： ................................................................................ 3 岗位职责1-电话接待： ...................................................................... 3 岗位职责2-来访接待： ...................................................................... 3 岗位职责3-面试接待： ...................................................................... 4 岗位职责4-其他接待： ...................................................................... 4 岗位职责5-前台办公区域管理： ...................................................... 4 岗位职责6-考勤管理： ...................................................................... 5 岗位职责7-订票管理： ...................................................................... 6 岗位职责8-文印管理： ...................................................................... 6 岗位职责9-会议室管理： .................................................................. 6 岗位职责10-表单管理： .................................................................... 7 岗位职责11-办公用品管理： ............................................................ 7 岗位职责12-宿舍管理： .................................................................... 8 岗位职责13-协助行政人事工作： .................................................... 8 岗位职责14： ..................................................................................... 9

四、仪容仪表要求 .................................................................................... 9

五、礼貌礼节 ......................................................................................... 10

一、目的

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公司前台作为公司涉外窗口，须经常性与客户接触，具有较重大的责任，前台接待直接代表企业形象和服务质量，因此，公司的前台接待人员必须严格遵守接待工作规范。同时，公司前台还需要协助行政部处理好考勤管理、办公文具管理及宿舍管理等工作以及相关人事行政工作。有鉴于此，特制定前台文员工作规范细则，对前台岗位工作进行细化、具体化。

二、岗位职责

前台工作职责可大致分为以下12项主要工作职责：

1、负责前台接待工作。接待工作可分以下为三类：

1.1 负责接听来访电话，记录电话内容，并做好记录与传达工作。定期维护、保养电话机。

1.2 负责进入公司办公场所的来客的接待、登记、导引，对无关人员、上门推销和无理取闹者，阻挡在外或协助有关人员处理。

1.3 负责面试人员的接待、登记、导引，通知人事专员进行面试接待。

2、负责公司邮件、包裹、传真的收发与转交。

3、负责公司考勤管理工作。考勤管理工作可分为以下四类： 3.1负责员工考勤数据、单据管理。 3.2 负责考勤/门禁系统的管理。 3.3 负责人员外出及出差管理。

3.4 负责每日、每周、每月的考勤统计汇总及每月的考勤确认。

4、负责车票、机票、酒店的预定。

5、负责公司文件打印，协助复印等工作。定期对打印机、复印机进行维护及管理。

6、负责会议室的管理。做好会议室预约、使用登记，协调会议室的使用，会议室的仪器设备及场地卫生的管理。

7、负责办公用品的采购、领用管理、库存管理及盘点管理，饮用水的采购。

8、负责人事行政表单管理。及时更新相关表单，做好表单的打印、复印及发放管理。

9、负责宿舍管理。包括：管理《住宿申请单》、宿舍入住人员管理及名单更新、宿舍财产及卫生的监督及管理等。

10、负责前台办公区域的固定资产、盆栽及卫生的管理，保持前台区域环境干净、整洁。

11、协助人事行政部门办理相关人事行政工作。包括但不仅限于： 11.1面试人员的接待及引导。

11.2入职手续办理。包括入职人员的接待，相关资料的收集，花名册信息录

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入，工牌制作的跟进及发放等。

11.3离职手续的办理。包括《离职申请表》的管理及发放、指纹信息的删除、收回工牌、相关办公用品的清点及收回、离职员工考勤统计等。 11.4 协助公司会议、生日会等活动的筹办。 11.5 部门领导安排的其他临时性工作。

12、公司及相关部门领导安排的其他工作。

三、工作具体要求：

岗位职责1-电话接待：

1、铃响三声内接听，如超过三声后接起电话，则应说“不好意思，刚才有事走开了，请问有什么可以帮到您?”

2、接听电话时应讲普通话，口齿清楚、语气热情并用规范的语气说：“您好，大帝科技!”或“您好，前台!”内线电话接听标准语：“您好，前台”，外线电话接听标准语：“您好，大帝科技”

3、来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。

4、接电话时必须注意礼仪，语速平和，保持自然、得体、大方的形象，话机与脸庞成45度角，身体不得倾斜，不得嘴里吃东西，不得前仰后合。说话时控制音调，不得过于吵闹。

5、接电话尽量长话短说，如遇客人投诉电话，需安排客人情绪的，应耐心安抚。私人电话不要超过三分钟。

6、接电话不得先于来电人挂机(私人电话除外)。

为公司来客设立登记本，所有来公司人员均须登记，(老板的熟朋友或施工部人员可免登记)。登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。 岗位职责2-来访接待：

1、上班时间必须在岗。即上午8:30-12:00、下午2:00-5:30。如因公务需外出，经直接领导批准可离岗。外出期间，由直接领导安排前台接待人员，必须保证前台无空岗。如无法安排人员，前台接待人员不得外出。私事不得离岗。

2、公司有来访客人，来客行至门外，前台接待必须在2秒之内为来客开门，来客行至前台一米以内，前台接待必须起身微笑相迎，说礼貌用语，招呼客人就座。客人坐下后，前台接待方可就座。

3、来客提出个人要求时，前台接待必须认真聆听，有必要时做好笔记，如遇无法处理的投诉，则请客人稍等，请客户服务部经理出面解决。

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4、来客提出要找公司员工时，前台接待应先问有无预约。并请来客做好登记，再打电话致要找的员工，询问是否带进。如回答需要马上带进，则应行前领路，如需迟些才带进，请客人在接待室就坐，为客人倒水，请客人稍待。等可以带进时，再将客人带进。带进办公室后，再为客人倒水。(七分满)。

5、如来客不听要求，想要硬闯办公室，呼叫行政部人员协助拦截。如事态紧急，可呼公司办公大厅员工协助。

6、客人离开时，请客人再登记，并微笑致意，“欢迎下次再来”。 岗位职责3-面试接待：

1、应聘者到访时，请应聘者在《面试人员签到表》上登记，请初次应聘者提供简历或帮助打印简历，并递上《面试员工问卷》，通知人事专员进行面试接待。

2、带领或指引应聘者前往接待区等待，给应聘者倒水，并通知人事专员进行接待。

岗位职责4-其他接待：

1、负责收取所有公司来往邮件、包裹、报纸、资料，并进行登记后，通知相关人员到前台处理邮件、包裹及快递的邮寄及领取，不得让快递员进入办公大厅。

2、负责对送水人员进行监督，指引送水人员将桶装水放到指定位置，并对桶装水及空桶进行清点核对，在送水登记本做好登记，定期要求送水公司提供发票进行结算。

3、负责传真接收及发送，及时对传真进行分类处理，并通知相关人员到前台领取传真。对传真机的日常维护、管理负责，及时更换硒鼓、打印纸，协助相关人员进行传真的发送。

岗位职责5-前台办公区域管理：

1、前台包括整个前台及附属两张办公椅必须保持整洁、干净，无灰尘、无污渍。

2、除办公电脑、打印机、电话机、传真机、复印机、公司宣传单、个人茶杯、台历、盆花外，不得放置其他物品。不得堆放食物、杂物，不得在前台吃食物。

3、前台只能由前台文员、行政文员坐，其他人员不得进入前台就座。前台不得借用电脑给其他员工使用，并负责指引确有需求者到公用电脑处使用公用电脑。

4、公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨可进入前台，但不得超过十分钟。需超过十分钟的，应改在其他办公室进行，前台接待人员向上级领导申请安排。

5、协助清洁工做好前台的清洁工作。管理前台区域盆栽、沙发及办公桌椅卫生，保持前台区域环境干净、整洁。

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岗位职责6-考勤管理：

1、负责员工考勤管理。

1)负责考勤原始数据及单据的管理。要求：每天下班前统计并处理上一个工作日的下班卡打卡数据及当日的上班卡打卡数据，及时向人事专员汇报每天员工迟到、早退及缺失打卡记录情况。

2)负责考勤汇总表制作。要求：①负责各部门员工《请假申请表》的管理，按部门分别夹放，保证有序、完整，放在柜子中归档;②员工有请假需求，能迅速找到对应的《请假申请表》交给员工，为员工提供请假、休假咨询;③对填写完毕的《请假申请表》进行初步判断、处理，在相关部门领导签核同意后及时交人事专员处理;④在收到相关领导审批同意的请假单后，及时处理请假员工的考勤，并将每周对各部门的考勤数据及请假单进行整理、汇总，将原始数据及单据交人事专员。

3)考勤管理相关流程：

2 、负责考勤/门禁系统的管理。要求：①负责员工指纹的录入、员工信息录入考勤门禁系统，及时将离职员工信息删除。在接到人事专员通知后，及时将涉及人事调动的员工的信息在考勤系统中进行修改;②负责考勤管理系统及考勤机的维护以及联系考勤系统供应商处理考勤系统故障等，保障考勤机、考勤系统稳定运行。

3、负责人员外出及出差管理。

1)负责人员外出登记管理。①保管各部门的《外出审批表》、《外出登记表》，并进行按部门分类管理;②核对《外出审批表》相关领导签字，监督外出人员在《外出登记表》上进行外出及返回登记。

2)负责出差人员登记及考勤管理。①负责《出差审批表》、《出差登记表》的管理;②负责核对《出差审批表》，确保相关签核完整无误，监督出差人员在《出差登记表》上进行出差登记;③负责出差人员电话考勤管理，监督及核实出差人员每天电话进行签到;④负责根据出差人员返回的车票、机票进行出差返回时间核对及监督出差人员进行登记。 3)出差审批流程

4、负责每月月底提交当月考勤汇总表，次月月初通知员工进行考勤确认、签字。

5、确保以上相关原始单据无涂改、遗失，对有涂改的，要求相关人员在涂改处签名确认。

岗位职责7-订票管理：

1、负责为公司领导的飞机票、火车票、酒店的预订。

2、负责为公司安排出差的人员订票。

3、要求：原则上，出差人员需提前5天和前台说明出差时间、出差地点、选择的出行方式，费用是否由财务支付或先垫付后报销，提供身份证及联系方式，收到订票信息后及时跟前台反馈。若需要订票人员未进行相关信息说明，前台必须及时提醒。了解到相关信息后，及时进行记录、确认，并将订票结果及时反馈给相关人员，确保准确无误，不延误相关人员出行。 岗位职责8-文印管理：

1、前台日常工作以前台接待为主，复印、打印工作为辅。协助人事、行政专员进行复印、打印以及帮公司领导进行打印、复印。

2、必须掌握复印机、传真机、复印机、扫描仪的使用方法。负责上述仪器的管理及维护，及时更换纸张及打印碳粉、硒鼓。指导复印、打印者严格按照操作规范进行，如在使用过程中遇到不会处理的故障，要及时向行政部反应，以便及时请专业人员进行维修出现故障时及时报行政部相关领导处理。

3、注意保密，未获得允许，不得翻看他人的打印、复印资料。对可能涉及公司秘密、会议、报告、通知及员工人事资料、联系方式等信息的单面纸及废弃纸张及时交行政专员处理。

4、负责每天上班开机，下班前检查是否关机，是否切断电源，以免发生事故，若下班后有复印、打印者，必须做好复印登记，并在使用完后关机。

5、为防止复印、打印机卡纸，禁止使用非复印纸、已皱折或超出复印、打印尺寸的纸。卡纸时，及时按操作规程进行检查处理。

6、做好打印耗材的管理，及时申购打印纸、传真纸、碳粉、硒鼓等耗材。

7、复印多份时，应先复印一份，检查无误后再复印。注意环保节约，避免浪费。

8、不得帮他人打印、复印与本公司工作无关的资料。 岗位职责9-会议室管理：

1、负责会议室管理，实行会议室使用预约登记制度，需要使用会议室者必须在前台处做好相关登记。前台必须及时核对、确认登记的日期、时间是否会使用到相关仪器、设备等相关信息，有提醒及指导如何正确登记的义务。(公司各部门使用会议室须提前1天告知行政部)

2、负责协助行政部协调会议室的使用，遇到会议室使用有时间上的冲突时，及时向行政专员及申请使用者说明情况。原则上按照"先预约先使用"安排会议室的

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使用，但需要视具体情况的紧急重要程度而定。如会议室已经排满，公司高层领导需要临时使用会议室时，由行政部负责协调，以保证公司高层领导的正常使用。

3、在会议开始前15分钟，检查会议室的使用、会议室的环境、相关设备及茶水摆放等具体状况。必要时，请求行政部相关领导进行协调，行政部成员或大厅办公人员协助做好会议室的准备，避免会议室准备不充分，影响会议的召开。

4、在会议室使用完毕后，及时对会议室进行检查。确保会议室环境干净、整洁，会议室财物无损坏，空调及电灯在无人使用时保持断电状态。 岗位职责10-表单管理：

1、负责公司表格、表单管理，及时将收到的表格、表单进行更新、替换，保证所管理的表格、表单最新有效，每周定期跟人事专员、行政专员及行政部领导确认表单更新情况。

2、各类表格、表单的变更需行政部经理审核认可，方可进行更换。同时需将更新后的表格发放给各分公司相关人员，提醒各分公司及时更新，确保公司各类表格、表单保持一致。 岗位职责11-办公用品管理：

1、负责办公用品的申购、库存管理及领用管理，建立办公用品领用台账、库存台账。

2、公司员工需要领用办公用品需要向前台提出申请并填写《办公用品登记表》，前台审核后发放，并及时进行库存销账处理。

3、每月25-30号进行办公用品盘点，盘点前将《办公用品登记表》、领用台账、存库台账提供给行政专员，由行政专员监督盘点。完成后，与领用台账、库存台账进行核对，确保准确一致。然后将结果向行政部经理汇报，《办公用品登记表》、领用台账、存库台账、盘点清单交行政经理审核。

4、根据存库台账，视情况及时进行办公用品申购，填写《办公用品采购单》交予行政部经理审核，审核通过后方可联系采购人员进行采购或联系供应商供货。

5、新购买的办公用品达到公司后，及时通知行政专员，在行政专员监督下对物品进行清点，确认无误后，进行入库管理。

6、如部门所需的物品之前不属于常用、常备办公用品，则需在在每月30日之前填写《物品采购单》交部门领导审批，审批通过后交至行政部审批汇总，然后进行物品采购、入库、领用管理。

7、办公电脑的领用由行政专员负责，如需采购新电脑，则需要在前台处领取《办公电脑申请表》，按要求填写完毕后交至部门领导审批，部门审批通过后交至行政部，由行政部交总经办审批后由财务部拨款购买。如对所需电脑配置有特别要

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求，则需要在《办公电脑申请表》后附带相关备注、说明。

8、相关流程及表单： 1)办公用品管理流程 2)物品采购申请表 3)办公电脑申请表 4)桶装水订购流程 岗位职责12-宿舍管理：

1、公司员工有住公司宿舍需求时，可到前台处领取《住宿申请单》，填写完成后，由前台交行政部相关领导进行审批，前台根据《公司宿舍明细表》中各宿舍的实际情况提供床位安排建议。

2、负责《宿舍管理制度》发放签收。将《宿舍管理制度》发放给新入住员工，并要求签收。下班后带领新入住员工到公司宿舍，告知具体房间及床位。

3、负责宿舍钥匙管理，确保公司宿舍每个房间的钥匙都有备份，员工退宿时收回宿舍钥匙。负责给新入住员工分配宿舍钥匙，钥匙不足时则提供钥匙给新员工自己配钥匙。若发生宿舍钥匙遗失，则立即报行政部经理，并及时更换宿舍门锁、钥匙，确保宿舍财务安全。

4、住宿人员搬入、搬出宿舍时，必须按要求进行监督、检查，并及时更新《公司宿舍明细表》，将变更后的表格发人事专员、行政专员。

5、负责宿舍环境卫生监督、检查，有非公司员工入住宿舍时，需及时报行政专员、行政部经理处理。

6、负责宿舍水电维修意见，资产采购意见收集汇总，将收集到的意见并反馈给行政专员、行政部经理处理。

7、负责分公司相关人员回总部期间的住宿安排。在接到公司相关领导通知后，确认需安排的人员姓名、住宿时间等信息，安排好床位及床上用品。如需要购买相关生活必需品，则及时向行政专员、行政部经理汇报。事后，及时将床位进行整理，将床上用品等收纳到指定的铁皮柜中保管。

8、若前台不再住公司宿舍时，则由行政部指定宿舍管理员，由宿舍管理员负责以上内容。

岗位职责13-协助行政人事工作：

1、负责面试人员的接待及引导。

应聘者到访时，需按来访接待标准进行接待，了解来意后，请应聘者在《面试登记表》上登记相关信息，请求应聘者提供个人简历，并通知人事专员进行接待。若访客为复试者，则在请求复试者登记后直接通知人事专员接待。若人事专

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员不在或暂时不方便接待应聘者，则负责指引应聘者到对应的接待区等候，并为应聘者倒水，表达歉意。

2、协助入职手续办理。

1)在接到人事专员的新员工入职通知后，及时准备相应的入职资料。 2)新员工接待及资料收集、相关表单发放。新员工到达前台后，请新员工在《新员工入职登记表》上进行登记，通知人事专员进行入职手续办理。根据人事专员提供的入职手续办理流程清单进行相关入职资料的收集，然后将准备好的表单及对应的“填写指南”交给新员工，将新员工指引到培训室填写相关资料。 3)按人事专员检查、整理完毕后提供的人事资料，在《新员工花名册》中录入相关信息，分配工号，扫描新员工相片。帮新员工录入指纹，并及时在考勤管理系统中录入相关信息。

4)将新员工的信息、电子照片发给利先生进行工牌制作，并跟进工牌制作情况，负责将工牌发放给新员工。

3、离职手续的办理。

1)在收到人事专员的通知后，及时制作出离职员工的考勤统计表，提供给人事专员。

2)在见到审批后的《辞职申请表》、《离职交接表》后，对离职员工的相关办公用品的清点及收回，将工牌收回，并在《离职交接表》上签字，并及时将离职员工指纹信息在考勤系统中删除。

3)若离职员工有使用公司宿舍，则需要跟进、监督离职员工搬离宿舍事宜，收回宿舍钥匙，并在《公司宿舍明细表》中备注该员工实际搬离时间。

4、协助公司会议、生日会、公司年会等活动的筹办。

5、行政部领导安排的其他临时性工作。

6、相关表单及流程： 1)人事行政相关表单 岗位职责14：

公司领导安排的其他工作。

四、仪容仪表要求

1、公司订制制服的，须穿着制服上班。无订做制服时，须穿职业装，即套装上班。保持清洁卫生整齐

2、不得穿牛仔裤、T恤、露肩装、吊带等非正规衣服上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。裙装下摆不得低于膝下三公分。不得穿着“三截腿”。

3、头必须经常洗，梳理整齐，不得有头皮屑。不得披头散发，发长不得过肩。

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常剪指甲，保持清洁，不得留长指甲，不能涂指甲油，指甲内不得有黑色物状。

4、保持口气清新自然无异味。

5、上班期间应化淡妆，除戒指外不得佩戴饰物。不得在前台化妆。

6、保持良好的站、坐、走姿。站时须挺胸收腹沉肩。坐时不得前仰后靠，不得摇头晃脑，东张西望。走时保持站的基础上，水平向前，平稳适中，无紧急情况，不得在小区内奔跑。

7、在客人面前，不得修指甲、剔牙、掏鼻、打嗝、伸懒腰、唱歌、哼小调、化妆。

五、礼貌礼节

1、接待宾客要自然大方、稳重热情、有礼貌，熟练运用“十一字”礼貌用语，做到微笑服务，用好敬语。做到：迎宾有问候声、说话有称呼声、离别有致谢声、工作出现差错有道歉声。不以肤色、种族、信仰、衣着、相貌取人。

2、与客人相遇要主动让路，会见客人时不主动握手，特别是女宾。若宾客先伸出手来握手，应面带微笑与客人握手。握手时姿态要端正，腰要直，上身稍前倾，力度不能大，不能用左手与客人握手。

3、与客人交谈应站立端正，讲究礼貌，不左顾右盼，低头哈腰。要用心聆听客人的讲话，不与客人抢话，不中途插话，不与客人争论，不强词夺理，说话要有分寸，语气要温和，语言要文雅。

4、不询问客人的年龄，特别是女宾。不要询问客人的履历、工资收入、衣物价格。对奇装异服的人不围观，不交头接耳。对残疾或身体有缺陷人士不歧视，热情帮助，服务周到。

6、不得有对来客有过分随便、过分亲热的举动，不得勾肩搭背、不得嘲笑来客不小心的现象，不得对来客指指点点。

第三篇：前台接待工作规范细则

公司前台作为公司涉外窗口，经常与客户接触，前台接待工作直接反映企业形象和服务质量，鉴于以上原因，特制定前台接待工作规范细则，对接待工作进行细化、具体化，公司的前台接待必须严格遵守接待工作规范。

一、岗位设置：

1.前台设置主管一名，负责前台日常管理及考核工作。 2.前台设置文员接待三名，负责前台日常工作。

二、前台主管岗位职责：

1、做好前台接待工作。

2、负责前台人员纪律、考勤工作。

3、每月中核对各部门EMS、申通快递费用，并报销。

4、每月初负责计算公司各部门手机、固定电话费用，并请款交费。

5、每月购买会议室用的糖、茶叶及纸巾。

6、办公用品、办公耗材费用的核对及报销，同时进行费用控制。

7、负责报刊订阅工作。

8、帮助公司同事，订火车票及飞机票，并做好记录。

9、协助行管部长做好前台管理工作。

三、文员岗位职责： 岗位职责1：

1、负责进入公司办公场所的来客的接待、引领，对无关人员、上门推销和无理取闹者，阻挡在外或协助有关人员处理。

2、上下班要起身站立与上班或下班的同事致意。

3、公司有来访客人经过大厅时，前台接待必须起身微笑相迎，使用礼貌用语。客人离开后，前台人员方可就座。

4、上班时间以半小时为交换时间，始终有一名前台保持站立，另一名前台坐下休息，坐下休息的前台负责除迎接来访人员以外的工作。

5、来客提出个人要求时，前台接待必须认真聆听，必要时做好笔记，如遇无法处理的投诉，则请客人稍等，请专门负责人出面解决。

6、来客提出要找公司员工时，前台接待应引导客人进入会议室并通知具体相关人员; 如遇来客不听要求，想要硬闯办公室，呼叫行管部人员协助，如事态紧急，可求助公司办公大厅员工协助。

7、客人离开时，应微笑致意，使用“请慢走”等礼貌用语。

岗位职责2:

1、负责前台电话的接听，传真的收发，并做好记录与传达工作。

2、铃响第二声时接听，不得超过第三声。

3、接听电话时用规范用语：“您好，北玻股份!”

4、来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项，及时转达。

5、接电话时必须注意礼仪，语速平和，保持自然、得体、大方的形象，身体不得倾斜，嘴里不得吃东西，不得前仰后合。说话时控制音调，不得过于吵闹。

6、接电话尽量长话短说，如遇客人投诉电话，需安抚客人情绪的，应耐心安抚。私人电话不要超过三分钟。

7、接电话不得先于来电人挂机。(私人电话除外)。

8、定期维护、保养电话机。

岗位职责3：

1、前台包括整个前台及办公椅必须保持整洁、干净，无灰尘、无污渍。

2、除公司宣传单、个人茶杯、台历、文件框外，不得放置任何物品，不得堆放食物、杂物，不得在前台吃食物。

3、前台只能由接持人员坐，其他人员不得进入前台就座。公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨可进入前台，但不得超过十分钟。需超过十分钟的，应改在其他办公室进行，前台接待人员向上级领导申请安排。

岗位职责4：

1、日常工作以前台接待为主，复印、打印工作为辅。

2、必须掌握复印机、传真机的使用方法。

3、监管复印机的日常维护及保养。

岗位职责5

1、贵宾接待室、会议室的卫生清洁及桌椅摆放的监督，保持常态整洁干净。

2、会议室用的糖、茶叶及纸巾的摆放。

3、公司需进行培训或召开会议时，须提早半小时到现场，协助做好一切准备工作。 岗位职责6

1、根据各部门需要，订购、维修办公用品、耗材。

2、负责收取所有公司来往邮件、报纸、资料的收发与转交工作。

3、工作日每天08：00-17：00播放背景轻音乐。

4、监管公司大厅的清洁与卫生。

5、遵守公司相关保密条例。

6、接受行政中心工作安排并协助其它部门其他工作。

四、工作纪律要求

1、每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开，以考勤机记录为考核依据。

2、 上班时间必须在岗。即早上7:50-12:00、下午13:00-17:10。如因公务需外出，经直接领导批准可离岗。外出期间，由直接领导安排前台接待人员，必须保证前台无空岗。如无法安排人员，前台接待人员不得外出。因私事未请假不得离岗。

3、每个月请事假累计不得超过2天，请病假2天以上须有正规医院开具的病假条。

五、着装仪表要求

1、公司订制制服的，须穿着制服上班。未订做制服时，须穿职业装， 即套装上班。

2、衣着保持清洁卫生整齐，不得穿露肩装、吊带等非正规衣服上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。

3、头须经常洗，梳理整齐，不得有头皮屑，不得披散头发。

4、常剪指甲，保持清洁，不得留长指甲，不能涂抹指甲油，指甲内不得有黑色物状。

5、保持口气清新自然无异味。

6、上班期间应化淡妆，除戒指、手表、项链外不得佩戴饰物。

7、保持良好的站、坐、走姿，站时须挺胸收腹沉肩，坐时不得前仰后靠，不得摇头晃脑，东张西望。不允许趴在桌子上。

8、在客人面前，不得修指甲、剔牙、掏鼻、打嗝、伸懒腰、唱歌、哼小调、化妆。

六、礼貌礼节

1、接待宾客要自然大方、稳重热情、有礼貌，运用礼貌用语，做到微笑服务，用好敬语。做到：迎宾有问候声、说话有称呼声、离别有致谢声、工作出现差错有道歉声。不以肤色、种族、信仰、衣着、相貌取人。

2、与客人相遇要主动让路，会见客人时不主动握手，特别是女宾。若宾客先伸出手来握手，应面带微笑与客人握手。握手时姿态要端正，腰要直，上身稍前倾，力度不能大，不能用左手与客人握手。

3、与客人交谈应站立端正，讲究礼貌，不左顾右盼，不双手抱前，低头哈腰。要用心聆听客人的讲话，不与客人抢话，不中途插话，不与客人争论，不强词夺理，说话要有分寸，语气要温和，语言要文雅。

4、不询问客人的年龄，特别是女宾。不要询问客人的履历、工资收入、衣物价格。对奇装异服的人不围观，不交头接耳。对残疾或身体有缺陷人士不歧视，热情帮助，服务周到。

5、不得有对来客有过分随便、过分亲热的举动，不得勾肩搭背、不得嘲笑来客不小心的现象，不得对来客指指点点。

七、监督人

本工作细则的直接监督人为前台主管，上一级监督人为行管部，公司其他部门主管以上人员协助。

八、本《工作细则》对前台接待的各项工作内容提出具体要求，如有违反要求的，将视情节轻重予以处理：

1、违反上述各项规定，一个月内达到三次以上(含三次)不满五次的，当月绩效考评列为不合格，扣罚现金100元。

2、违反上述各项规定，一个月达到五次以上(含五次)不满十次的，当月绩效考评列为不合格，扣罚现金200元。

3、违反上述各项规定，一个月内达到十次以上，或一个季度累计超过二十次的，当月绩效考评列为严重不合格，岗位工资下调一级。

4、年终考核当年累计三个月绩效考评成绩严重不合格，根据公司规定，予以开除。

5、整年中考评未出现严重不合格，或当年违规未超过十五次，下一岗位工资自动上调一级。

6、前台接待所有在岗位职责范围内应当负责的工作，如果出现失职，导致公司出现重大损失，即使本细则未予制定，也可追究其必要的失职责任，具体处罚由行管部视情节决定。

第四篇：维修前台接待工作细则(1)

宏利汽车维修前台接待

工作细则

一、出迎以及确认来意(确认做;维修保养;钣金喷漆的情况下)。

1、顾客到达车间或停车场时应主动出迎并对顾客进行热情问候。 (标准问候语：您好!欢迎光临，请问您需要帮助吗?)。

(出迎需携带三件套：方向盘套、脚垫、座套、)。

2、明确客户需求：定期保养、一般维修、钣金、喷漆或其它。

经确认客户为对车辆进行维修保养的，即为正式受理车辆，应在顾客面前对车辆安装三件套。

3、仔细倾听顾客对车辆故障的陈述，在施工单上做好记录(见施工单添写注意事项)，以便自己清楚了解故障的原因，能够作出适当判断。通过与客户交流，确信自己了解全部情况，并复述给客户，再一次确认问题。如确定为来厂保养车辆的，填写施工单服务单。

4、在客户陪同下对车辆外观进行检查(包括：损伤痕迹、凹陷等)检查顺序应从左前→左后→右后→右前的顺序进行，并在施工服务单上做相关记录，最后起动发动机、检查有无异响、仪表显示、油表等项。(注：注重油表层行驶公里数)

5、提示客户在车内、行李箱内有无贵重物品(包括：手机、相机、现金、电脑等)如有相关物品，还需顾客自行保管。

6、锁好车门，引导顾客前往维修接待前台，并为顾客提供饮品。 重要提示：

1、说“您好、欢迎光临”时要鞠躬行礼。

2、在安装三件套时，应先把脚垫安装好，然后将“施工单表夹”置于脚垫

切勿将“施工单表” 置于其它处，以免伤及车内其它物品。

(“施工单”见厂-1)

3、倾听客户陈述故障时不要轻易打断，(如客户不是来对车辆进行维修保养的，也要对客户的要求予以积极的解决)

4、以右手五指并拢自然平伸指引方向，遇有门时需为客人开门.到达座位时应以双手为客人拉出椅子，示意客人坐下。

5、一定要检查顾客车辆的备胎，如确实因为客观原因不能进行检查的应在单据中注明(完好、缺失或损坏)，并请顾客签字确认。

6、在单据中应注明顾客车辆原定的收音机频率和座椅位置，要求维修技师作业完毕后予以复原。

7、注意圆珠笔画脏座椅等内饰件。

二、费用估计

1、制作“报价单”包括作业项目，列出所需要零部件、油脂类，估价工时费，确认所需要零部件库存状况，计算估价金额。

(“报价单”单见表

-2)。

2、为你所制作的估价单对顾客进行必要的解释(包括：用料用工情况，预计完工时间，在客户了解后，请客户在估价单上确认。

3、引导顾客到客户休息室。

重点提示:

在制作报价单时，应对车间工位有所了解，并在系统中对车辆进行合理派工(注：在打印报价单时，“作业卡”也是一并打印的)“作业卡”见表-3。

三、作业管理

将车辆安全移至车间，把钥匙与“作业卡”交由车间班组长，并做简短维修说明。

重点提示：

如在维修过程中发现除作业内容以外的问题，接车员应及时与顾客沟通，取得顾客意见后进行相应处理，并在DMS系统中，对该客户的作业内容进行及时的修改，重做估价单后再次让顾客签字确认 四：完工检查

车间质检员(主管)对车辆进行终检，并把车辆移到交付区中，将作业卡与钥匙交到接待员手中，接待员也应对手中维修项目进行核对，并对外观、内饰进行重新检查，车辆是否整洁、功能是否正常。

五：结算

1、制作“结算单、会计帐单、车历卡”，完成后请顾客到前台办理结算手续，并对结算金额进行合理解释。良好的计费应达到三个标准： ①精确：服务部门应在估价范围内计算费用(上下不超过10%)。 ②迅速：当车修好，收款单也应在马上准备好。

③清楚：顾客能够很容易了解做了哪些工作，用了什么零件，这些工作和零件收费多少(“结算单、会计帐单、车历卡”见表-

4、

5、

6)。

2、陪同顾客到财务结帐。

3、财务收取费用后，并开具发票及出门条。

4、及时调整作业管理(施工进度表)板。

重要提示：

陪同顾客到收银台结算时应陪在顾客身旁，如顾客在刷卡输入密码时身体应转向一侧。

进行结算说明时结算单应面向顾客，要善于使用保养确认单向顾客解释工时费用问题，以减少顾客对价格方面的抱怨。

六：交车

1、对顾客用车注意事项进行提示，包括：下次保养的时间或里程，以及其它的附加服务内容)。

2、对顾客能来店维修或保养表示感谢。

3、把自己的名片交给顾客。

重点提示：

1、如车辆系意外事故前来做维修的，在交车送别时不要说类似于“欢迎您下次光临”这类话，可使用较体贴的话语作为告别，充分体恤顾客的心情。

2、陪同顾客到车前，打开车门取下三件套请顾客上车，并目送顾客离店。

(标准服务用语：祝您驾车愉快。再见!)

总经理。

2012-10-25

第五篇：行政前台工作内容

前台行政工作

一、卫生清洁

会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生

1、上班第一时间根据当天情况调整空调，整理会客室跟上级的办公室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。

2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。

需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁;

3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，即刻联系送水(客户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够，及时添置;

4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;

5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。

6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整洁度。

7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。

二 会议

1、例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.

得到准确会议通知时，在会议开始5分钟前通知参会者，准时到达;会议开始前做好会议签到，无法及时参会者，需得到领导批准。 需要进行会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。三 文印、传真、快递、电话管理工作

1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行维修，确保不影响各部门正常使用。

传真工作

传真件必须按照公司已有的模板传送。

3、快递工作

收发快递，按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。

四 办公用品采购与管理

1、各部门需求计划收集

每月25日前收集各部门下月的物品需求计划，进行汇总，同时根据库存情况编制采购申请表，交由副总审批;

2、其他公共物品采购计划

公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品，以及其

他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时采购，如果非急用，可在每月25日前汇总需求计划，进行集中采购。

3、采购流程

一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购，流程如下：A、首先编制采购申请表，交由副总审批;

B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;

C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、采购结束后，填写报销单(含价格)，整理好票据，交由财务审批; E、做好办公用具入库;

五、办公用品发放

1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后，月初予以集中发放;

2、办公室内物品领取均需登记。

3、每月定时对办公用具进行盘点。

六、办公用品使用管理,

1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间;

2、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;

七 来客接待

接待流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、登记《客户来访登记薄》 ，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访， 不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式;

3、倒水

4、通知相关工作人员有人来访;

5、来客告辞时起身道别;

6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;

7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来， 则需在《客户来访登记簿》上注明;

8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回 复;

9、《客户来访登记薄》需做好归档。

八档案管理、公文制定、文件收发等工作

1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。

2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用途做好记录。

3、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。

九 通讯录管理

1、熟悉公司人员的及通讯电话，及时更新公司内部员工的联系方式，负责公司电话的接听与转接。

2、需为新员工申请邮箱，同时更新公司内部员工联系方式。

十 车辆管理

一、车辆申请使用管理

1、备有《车辆使用申请表》，由用车人在用车前填写此表，并交由相关负责人签字，行政部留存;若使用人在使用前未能填写，则交车后补填。

2、使用人凭申请表到管理员处取车。

十一、网络维护

1、办公室网络维护：若遇上IP地址重复情况，可按以下步骤更改

步骤：A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框，输入cmd

B、输入ipconfig(输入法为英语即单击，为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。

C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标)，打开网络和共享中心，点击“更改适配器配置”，右击本地连接，选择属性，双击tnternet 协议版本4，选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。

2、如仍无法解决问题，可致电联想公司(鲁先生：15681322101,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号：NO.2011010006.十二、公司钥匙的管理：公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排，需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。

十三、考勤

考勤记录：下载考勤设备的记录，根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。

1、人员外出登记

人员外出登记工作流程：A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等，并由相关领导签字批准方可外出;

B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况;

C、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登;

D、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月将外出情况汇总，与 考勤统计核对。

2、请假：如有员工请假，需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意，需注明理 由再返回申请人。若特殊情况，未能提前提出假期申请，需及时致电相关领导说明事由，征求领导的同意方视为正常请假，回公司要及时补登。

3、考勤统计工作流程：A、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情况 统计考勤，交由财务部;

十四、招聘

十五、完成领导交代的其他临时性工作。

附：日常工作所需要的联系方式一份。

制作者：卡卡