秘书学复习材料提纲

2022-08-20

第一篇：秘书学复习材料提纲

三级秘书——《文书基础》复习提纲

第一节应用文书的概念与制发程序

一、应用文书的含义与分类

应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。

应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书

行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。

2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。

事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、讲话稿等。

商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。

商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。

二、通用分文的制发程序

制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发

草拟公文的要求

三、事务文书、商务文书的制发程序

所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

第二节应用文书的格式

一、通用公文的格式

概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—1999)

(一)通用公文用纸和印装规格

(二)通用公文中各要素标识规则

1、眉首：红色反线以上的各要素。包括：公文份数序号;秘密等级和保密期限;紧急程度;发文机关标识;发文字号;签发人;红色反线。

2、主体：红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。

3、版记：主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。

(三)通用公文的特定格式考试大编辑整理

三种格式：信函式，命令式和会议纪要式

二、事务文书、商务文书的格式

特点：灵活性，多样性。

表现形式：表格式、文章式、书信式、条款式等。

第三节应用文书的要素

应用文书的四要素：材料(血肉)、主题(灵魂)、结构(骨骼)和语言(细胞)。

一、材料：

材料运用的4个环节：占有、鉴别、选择和使用。

(一) 选择材料的4项原则

1、围绕主题选择材料

2、选择典型材料

3、选择真实准确的材料

4、选择生动新颖的材料

(二) 材料的使用注意事项

1、恰当安排材料的先后顺序

2、确定材料的详略程度

二、主题

(一)确定主题的依据

1、以写作日的为立意依据

2、以材料本身的立意为立意依据

(二)对主题的要求

正确、深刻、新颖、集中(一文一事)

三、结构

(一)结构的内容

1、标题。标题的基本模式：公文式(发文机关+事由+文种);一般文章式

2、开头。常用的开头方式：概述式;目的式;开门见山式;引述来文式

3、层次。常用的层次方式：总分式;并列式;递进式;因果式;时序式;三段式

4、段落。常用的段落方式：提行式;条款式;篇段合一式

5、过渡。常用的过渡方式：过渡词;过渡句;过渡段。

6、照应。常用的照应方式：首尾照应、文题照应;行文前后照应

7、结尾。常用的结尾方式：强调式;期求式;希望式;说明式;秃尾

(二)对结构的要求

严谨、自然、完整、统一

四、语言

运用语言的标准：准确、简洁、平实

应用文书常见专用语言：开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、经办用语、表态用语、结尾用语

第四节应用文书的表达方式

应用文书的主要表达方式：叙述、说明、议论

一、叙述

完整的叙述六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果

叙述的人称：第一人称;第三人称

叙述的方式：顺叙;倒叙

二、议论考试大提供

议论的三要素：论点、论据、论证

议论的类型：立论;反驳

论证的方法：例证法;分析法;引证法;对比法;因果法

三、说明

常用的说明方法：定义和表述;分类和比较;数字和图表

第二篇：三级秘书——《企业管理基础》复习提纲

第一节企业管理常识

1、公司登记注册的两种程序：公司进行的申请登记注册程序;公司登记机关对公司进行的核准登记注册程序/有时也包括第三种，即设立审批程序或审批程序。

2、申请设立登记程序：有限责任公司的设立和股份有限公司的设立。

3、注册成立个人独资企业、合伙企业程序：五步骤

4、现代企业制度概念：以完善的企业法人为基础，以公司制企业为主要形式的新型企业制度。

5、现代企业制度的基本内容：现代企业法人制度;现代企业组织制度;现代企业管理制度

6、现代企业制度的基本特征：产权清晰;权责明确;政企分开，管理科学

7、企业融资的方式：内部融资和外部融资(股权融资和债务融资)

8、企业年检常识：内资企业年检程序和外资企业年检程序

第二节企业文化知识

1、企业文化的结构：物质层，制度层和精神层(核心)

2、企业文化精神层6方面：企业最高目标，企业哲学，企业精神，企业风气，企业道德，企业宗旨。

3、企业文化制度层3方面：一般制度，特殊制度，企业风俗。

4、企业文化的特征：独特性，普遍性，可塑性。

5、企业文化的功能：激励，导向，约束，凝聚，稳定，辐射

6、CIS(企业形象识别系统)3层次：企业理念识别(MI)，企业行为识别(BI)，企业视觉识别(VI)。

7、CIS策划的原则：全方位推进;以公众为中心;实事求是;求异创新;两个效益兼顾。

第三节企业的人事管理知识

1、高性能团队所具备的条件：共同的愿景;队员间开放的交流;队员间的互相信任和尊重;高效的工作程序;团队里求同存异，队员做事共同的方法和工作流程。

2、人事档案保管制度的基本内容：归档;核查;保卫保密;统计;转递制度。

3、人事档案利用的手续：查阅;外借;出具证明的手续。考试大整理

4、人事档案利用的方式：查阅;外借;出具证明。

5、人员招聘流程：计划----信息发布------测试-------人事决策--------职工入职------招聘报告

6、人员招聘方式：笔试(论文式和测验式)，面试(模式化，非指导性，状况，压力)和心理测试

7、人员公开招聘原则：公开，竞争，平等，能级，全面，择优原则。

8，职工培训两个重要内容：培训需求分析，制定培训计划

第四节企业公共关系知识

1、企业公共关系基本特征：以社会公众为工作对象，以塑造形象为工作目标，以传播沟通为工作方式，以互惠互利为工作原则，以真实诚恳为工作信条，以注重长远为工作方针。

2、企业公共关系的职能：信息管理，参谋决策，媒介宣传，协调沟通，促进销售职能。

3、企业公共关系原则：真实信用，互惠互利，全员公关，为社会服务，科学指导，社会规范原则。

4、企业公共关系的工作程序：调查，计划，方案实施，效果评估。

5、企业形象的重要性：(良好的企业形象)有助于企业的产品和服务赢得消费者的信赖;有助于增强企业的凝聚力和吸引力;有助于企业获得社会各界的支持以及政府部门的重视;有助于企业在竞争中赢得优势。

6、企业形象的塑造和维护：阐明企业当前策略;确定企业形象;制定沟通目标;拟定沟通计划，持续执行计划。

7、企业公共关系危机的预防：预测分析，制定计划方案，加强危机训练，建立处理危急事件的关系网络。

8、企业公共关系危机的处理：采取紧急措施;积极处置危机。

第五节企业经营常识

1、会计基本职能：核算(记帐，算帐和报帐)和监督

2、会计要素：资产，负债，所有者权益，收入，费用，利润

3、会计科目：资产类，负债类，所有者权益类，损益类

4、会计核算方法7种：设置会计科目和账户，复式记帐，填制和审核凭证，登记账簿，成本计算，财产清查，编制会计报表。

5、会计凭证：原始凭证和记账凭证。考试大提供

6、会计账簿：包括总账，明细账，日记账和其他辅助性账簿。

7、出纳工作权限：现金管理，银行事务，货币结算

8、税收的基本职能：筹集国家财政收入

9、税收的基本原则：公平，效率，适度，法治原则。

10、税收的基本特征：强制性，无偿性，固定性

11、税制的3个基本要素：纳税人，征税对象，税率

12、我国的税收征收程序主要有：税务登记制度，发票管理制度，纳税申报制度，税务稽查制度

13、税收分类标准：(见课本261页5-8图表)

14、我国现行的货币政策工具：存款准备金率，利率，再贴现，中央银行再货款，公开市场操作和贷款规模等。

15、社会保险的主要项目有：养老社会保险，失业社会保险，医疗社会保险，工伤社会保险，生育社会保险等。

16、股票的构成：面值，市值，股权，股息，红利

17、股票的基本特征：时间性，价格波动性，投资风险性，流动性，有限清偿责任，无期性，权责性

18、我国两个社会个人股证券交易所：上海，深圳

19、以法律形式确认的金融机构体系包括：中央银行，商业银行，专业银行，非银行金融机构，外资银行。

20、国际金融机构：(按地域)全球性(国际货币基金组织，世界银行)和区域性金融机构

21、国际结算：贸易结算和非贸易结算

22、国际结算方式：汇款结算方式，托收结算方式，信用证结算方式，保函结算方式。

23、利息的计算方法：单利计算法，复利计算法

24、汇率的表示方法：直接标价法，间接标价法，美元标价法

第三篇：行政管理专业《秘书学与秘书工作》课程期末复习提纲（xiexiebang推荐）

2011年春季学期行政管理专业《秘书学与秘书工作》课程期末复习提纲

苏海波

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。秘书学就是以秘书工作为研究对象，研究其主体与客体及其相互关系的一门学科。它研究秘书工作的产生与发展、职能与环境、性质与作用、规律与特征、原则与要求、程序与环节、方法与艺术、机构与人员，以及秘书工作规范化、科学化、现代化的发展趋势等问题，以促进秘书工作适应社会发展的需要。

本门课程主要围绕迟行刚老师主编的《秘书学与秘书工作》这本书，从秘书与秘书学的发展、秘书的素质能力、秘书的基本职能、秘书活动的特征、文书工作、保密工作、信息工作、会务工作、接待工作、信访工作等10个章节安排进行深入学习。

秘书学具有实践的应用性、理论的兼容性、时代的发展性等学科特征;同时，秘书学是一门横跨多个学科的综合性的学问，它不仅有自身形成的特有内容，而且融入其他学科的某些内容，如管理学、领导科学、公文写作、社会学、政治学、心理学等。因此，鉴于学科的特点，我们除了掌握知识点外，最重要的是结合实际切实提高解决问题的能力，尤其是棘手、复杂问题的艺术。

【复习方法】

1、在复习过程中，同学们应以教材为主。首先通读课程教材，本课程共10章，内容不多，大家可以利用半天时间参照目录对知识框架有一个总体认识和了解。

2、在此基础上，大家参照《秘书学与秘书工作》课程学习指导，对重点知识点和核心概念进行理解、思考并掌握。

3、认真完成作业，作业中涉及的知识点都是本课程重点知识点，不排除部分题目会作为期末考题。

4、参与课程答疑(2011年6月7日)，期待大家参与课程论坛的互动交流。

5、对一些疑难或者晦涩的知识点，大家提出，我会及时解答，希望大家广泛参与讨论。

6、课件作为教学的一种补充，大家可参考，以促进对教材内容的学习理解。

7、可充分利用网络资源，通过观影、阅读传记和案例等，用轻松愉悦的方式拓展自己知识存量和视野，同时也可提高自身分析、解决问题的能力。

【总体要求】

1、“秘书学及秘书工作”核心知识体系的掌握;

2、结合所学知识点，提升个人解决实际工作中的问题的能力和艺术。

【参考资料】

1、教材

秘书学与秘书工作1

《秘书学与秘书工作》，迟行刚著，为北京大学远程(网络)教育内部使用教材。

2、课程论坛

在课程论坛中定期会有专题和案例，希望同学们积极参与，并思考讨论。

3、对学有余力的同学，也可以阅读学习指导中推荐的参考书目。

【课程考核】

满分为100分，每一位同学的最终成绩由四部分组成：作业(20分)+答疑参与(5分)+论坛参与(5分)+期末闭卷考试(70分)。

期末试题来源：知识点全部来源于课程指定的教材(迟行刚老师的《秘书学与秘书工作》);案例来源于论坛。

【试卷结构】

本门课程采取闭卷考试方式。

考试题型分为三类，即：简答题(3道)，论述题(1道)，案例分析题(1道)。

注：

1、简答题和论述题考核的知识点均来源于教材;

2、案例分析题来源于平时课程论坛中讨论的案例(选取一个)，同学们务必关注论坛，积极思考并踊跃讨论。

3、案例分析题没有固定、统一的答案，结合《秘书学与秘书工作》课程相关的知识和理念，根据自己的理解，

最好结合实际情况，加入个人独到的认知和见解。

4、案例题的解答一般分三个步骤，即：首段阐明个人的立场观点，第二部分结合课程知识和案例进行阐释，

最后总结(可适当结合工作等实际)，最好能按段落展示，会更清晰明了。

【各章节知识点】

本课程共10章，各章重点及主要内容如下：

第一章绪论

1、秘书的层级与类别;(概念)

2、秘书工作的发展趋势、作用、范围和原则;(概念)

第二章秘书的素质能力

1、秘书的T型知识结构;(重点)

2、秘书的职业道德;(理解)

3、秘书的个性心理;(理解)

4、秘书的性格要求;(理解)

5、秘书工作能力的结构;(定义、运用)

第三章秘书的基本职能

1、秘书辅佐决策的特点和方式;(重点)

2、秘书参谋决策的方法;(概念、运用)

3、秘书检查督办的要领;(运用)

4、秘书实务管理的特点和方法;(概念、运用)

5、秘书沟通协调的特点和方法;(重点、运用)

第四章秘书活动的特征

1、秘书综合辅佐原理的集中表现;(难点)

2、系统中介原理及其运用;(难点、运用)

3、间接效益原理及其运用;(难点、运用)

4、对立统一原理及其运用;(难点、运用)

第五章文书工作

1、公文撰拟对象、原则和文风;(理解、运用)

2、公文办理的程序和要求;(理解、运用)

第六章保密工作

1、保密的特点 ;(概念)

2、秘密的范围;(概念)

3、保密的方法;(重点、运用)

第七章信息工作

1、秘书调查研究的原则 ;(定义)

2、秘书强化信息运用效果的方式;(定义、运用)

第八章会务工作

1、重大会议的组织安排 ;(重点、运用)

2、会议文书的撰写;(运用)

第九章接待工作

1、接待工作的一般程序;(概念)

2、外事接待工作的一般程序;(重点、运用)

3、接待内宾的方法;(运用)

第十章信访工作

1、信访部门的基本任务;(概念)

第四篇：秘书学考试复习材料与模拟试题

《秘书学》课程平时作业题与参考答案论述题(第一章到第三章)

1. 秘书的涵义是什么?秘书的类别和层次是什么?

答：秘书：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。(参考《现代汉语词典》) 类别：1)机关秘书2)企业秘书3)私人秘书4)商业秘书5)涉外秘书层次：1)高级秘书2)中级秘书3)初级秘书 2. 秘书工作的主要内容是什么?其主要特点是社么?

答：主要内容：1)文书撰写2)文书制作3)文书处理4)档案管理5)会议组织6)调查研究7)信息资料工作8)信仿工作9)接待工作10)协调工作11)督查工作12)日程安排13)日常事务14)办公室管理15)其他临时交办事项

特点：1)辅助性2)综合性3)机密性4)服务性 3.什么是秘书学?秘书学主要研究哪些内容?

答：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科，是一门综合性，应用性的科学。秘书学研究内容：(1)研究我国秘书工作的现状，了解内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法;

(2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求;(3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遣产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求;(5)研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

4.秘书工作机构设置原则是什么?秘书工作机构的性质是什么?

答：设置原则：一是精简原则;二是纵向层次量少;三是横向幅度可适当加大。性质：1)机密性2)辅助性3)综合性4)服务性

5.秘书工作机构是的职能是什么?秘书工作机构的原则是什么?

答：职能：1)助手职能2)参谋职能3)枢纽职能4)协调职能5)保密职能6)公关职能工作原则：1)明确职责、权限、目标、任务2)制定秘书工作的各项制度和标准3)分清主次，有条不紊4)科学地安排工作程序5)准确细致，切实无误6)迅速果断，讲求时效7)忠到职守，安于职分8)加强教育、管理，不断提高素质、能力 6.秘书班子怎样才能做到群体优化?

1 答：秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。

7.秘书部门管理包括哪些内容?

答：1)机构与部门职责2)岗位责任制3)工作程序和工作方法4)信息系统5)办公自动化 8.秘书应具备哪些能力?

答：1)写作能力2)口头表达能力3)听知能力4)阅读概括能力5)社交活动能力6)协调能力7)观察分析能力8)应变能力9)使用先进办公器械的能力10)预测能力 9.秘书应当具有哪些职业道德?

答：1)忠于职守2)严守机密3)恪守信用4)文明礼貌5)廉法奉公 10.秘书处理人际关系一般准则有哪些?

答：1)尊重 2)礼貌 3)乐于助人 4)赞美他人 5)宽容与体谅 6)公允论述题(第五章至第六章)

1. 秘书人员的办公室管理有哪些方面?

答：广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。 2. 秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则?秘书人员应当怎样做好日程安排工作? 答：原则：1)文明礼貌 2)负责 3)与人方便 4)讲求时效 5)按制度办事 6)遵守纪律安排工作：1)服从于组织的总目标和整体计划 2)区分轻重缓急 3)随时补充、调整 4)提示和督促 5)酌留弹性、劳逸结合 3. 督查工作应遵循哪些原则和程序?

答：原则：1)领导负责 2)分级负责 3)实事求是 4)不直接办案 5)讲求时效

程序：1)查办立项 2)查办通知 3)催办 4)直接调查 5)商讨处理 6)结案反馈 7)立卷归档 4. 秘书保密工作主要有哪些方面?有什么意义?保密工作的方针是什么?

答：方面：(1)文件保密 (2)会议保密 (3)通迅保密 (4)电脑保密 (5)涉外保密意义：(1)在政治上，保障国家安全 (2)在军事上，确保战争胜利 (3)在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件

2 方针：(1)积极参与防范 (2)突出重点 (3)既确保国家机密，又便利各项工作。 5. 秘书应怎样管理并使用公章和介绍信?

答：公章的保管：公章由单位主管指定专人(一般为秘书)保管并使用。公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上,应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。公章的使用：盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。

介绍信的保管：正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍 2 7.秘书部门管理包括哪些内容?

答：1)机构与部门职责2)岗位责任制3)工作程序和工作方法4)信息系统5)办公自动化 8.秘书应具备哪些能力?

答：1)忠于职守2)严守机密3)恪守信用4)文明礼貌5)廉法奉公 10.秘书处理人际关系一般准则有哪些?

答：1)尊重 2)礼貌 3)乐于助人 4)赞美他人 5)宽容与体谅 6)公允论述题(第五章至第六章)

1. 秘书人员的办公室管理有哪些方面?

答：原则：1)领导负责 2)分级负责 3)实事求是 4)不直接办案 5)讲求时效

程序：1)查办立项 2)查办通知 3)催办 4)直接调查 5)商讨处理 6)结案反馈 7)立卷归档 4. 秘书保密工作主要有哪些方面?有什么意义?保密工作的方针是什么?

3 答：方面：(1)文件保密 (2)会议保密 (3)通迅保密 (4)电脑保密 (5)涉外保密意义：(1)在政治上，保障国家安全 (2)在军事上，确保战争胜利 (3)在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件

方针：(1)积极参与防范 (2)突出重点 (3)既确保国家机密，又便利各项工作。 5. 秘书应怎样管理并使用公章和介绍信?

介绍信的保管：正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。

介绍信的使用：凡领用介绍者须主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自己填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人,否则,出了事故秘书要负责任。 6. 秘书为什么要做好值班工作?

答：一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行8小时工作制。白天工作，夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样，一年365天，有52个星期

六、日，再加上10天法定假日，共有116天是非工作日。可是交通、生产、医疗、安全等部门都是每日24小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。在节假日也安排人员值班，以维持机关、单位不停地运转，各项工作不至于中断或延误。 7. 秘书写作有哪些特点?其过程是怎样的? 答：特点：1)代单位立言，非个人意愿 2)集体成果，非个人创作

3)内容真实、实用、客观、符合政策 4)语言要求流畅、平实、简洁、规范 5)讲究文体格式

过程：1)立意 2)选材 3)结构 4)文字表达 5)修改 6)审核 8. 秘书写作的原则和要求是什么?文书处理的原则和要求是什么?

答：秘书写作的原则：1)符合方针、政策、法令、法规;2)二是忠于机关制文意图;3)是坚持实事求是的精神。

4 秘书写作的要求：1)信息量大，措施具体，指示性强 2)内容高度概括，语言表达实用、精确 3)用材精要，语言深入浅出，主题富有个性 4)讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

文书处理的原则：文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。

文书处理的要求：1)必须准确、周密、确保质量 2)必须及时、迅速、注重时效 3)必须做到安全、可靠，确保国家机密 4)必须加强集中统一管理。

5)必须坚持实事求是，按要求和规定进行。 6)精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。 9. 收文和发文的办理程序是怎样的?

答：收文办理程序：1)签收、拆封和登记 2)分办和传阅 3)拟办与批办4)承办、催办和注办。发文办理程序：1)拟稿、审核、与签发 2)缮印与校对 3)用印、登记与封发 10.怎样进行公文立卷?怎样进行案卷归档? 答：公文立卷的基本方法：

1)根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。 2)“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。

3)适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的(保管期限为16-50年)、短期保存的(15年以下)三种形式。

案卷归档：文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案集中保管，称为“归档”。 1. 归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料(包括照片、图表、印模、录像带等)。

2. 归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交。 3. 归档要求：

5 应归档的文件材料必须齐全、完整;

文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷;

归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。

机关档案室在接收案卷时，应按照时以上要求对案卷检查验收。

移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。论述题(第七章至第九章)

1. 会议的要素是什么?会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作? 答：会议的要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

会前准备：1)会议计划和成本预算 2)文件准备 3)会场准备 4)会议议程、程序的似定 5)会议通知的发送

会间准备：1)会场的组织与服务 2)会议信息的收集与编发 3)会议文件的起革会后工作：1)会后事务 2)会议文书立卷 3)会议传达 4)会议决议的催办 2. 试拟一份跨地区的工作会议通知。

答：通知的构成：标题、主送机关、正文、落款和日期 3. 某公司要召开董事会，试拟会议议程和程序表。答案略

4. 信访工作的要素是什么?信访工作有哪些用作用?

答：信访工作由信访者、信访受理者、信访关系、信访工作四个要素构成。

信访工作的作用：(1)参政议政作用(2)监督控制作用(3)信息反馈作用(4)化解矛盾作用(5)公关形象作用

5. 信访访办理和信访处理应遵循怎样的原则?

答：1)办理原则，信访工作的办理原则是：“分级负责，归口办理”

2)处理原则，信访的处理原则是“以事实为根据，以党的政策和国家的法律为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。

6. 信访处理的程序和方法是怎样的?

答：程序：1)受理、登记 2)立案、呈批 3)承办、交办、转办 4)调查、处理5)催办、回告 6)审查、结案 7)复信、督查 8)总结、综合研究工作 9)立卷

6 7. 沟通有哪些类型和方法?

答：沟通的类型：1)单向沟通 2)双向沟通 3)多向沟通

沟通的方法：1)直接沟通 2)间接沟通 3)明示沟通 4)暗示沟通 8. 协调的哪些作用?应当遵循哪些原则?

答：作用：1)缓解矛盾 2)消除误会 3)积极平衡 4)融洽关系

原则：1)政策指导原则 2)公正无私原则 3)平等、尊重原则 4)统筹兼顾原则 5)随机应变原则

9. 秘书协调有哪些主要内容?

答：1)政策协调 2)地区关系协调 3)部门关系协调 4)工作关系协调 5)会议协调 6)领导关系协调 7)人际关系协调 8)股东关系协调 9)职工关系协调 10.秘书协调的主要步骤和方法是怎样的?

答：主要步骤：1)摸清情况 2)找出症结 3)提拟方案 4)反复磋商 5)督促落实 6)检查反馈方法：1)信息沟通法 2)宣传教育法 3)中介法 4)在同存异法 5)冷处理法 6)避虚就实法 7)先易后难法 8)步步为营法 9)场景变换法 10)交谈法《秘书学》模拟试题

(一)

一、名词解释 1.秘书学 2.平行 3.秘书工作机构 4.协调 5.督查 6.保密 7.印信工作 8.文书工作 9.信访工作 10.沟通

二、简答题

1.秘书应当具有哪些能力?秘书处理人际关系的一般准则有哪些? 2.秘书写作有什么特点?其原则和要求是什么? 3.会前、会间、会后应做好哪些准备工作? 4.信访处理的程序和方法是怎样的?

5.秘书协调有哪些主要内容?其主要步骤和方法是怎样的?

三、多项选择

1、秘书的职业特征是( )

A.服务的直接性 B.服务的稳定性 C.知识化 D.年轻化 E.女性化

2、秘书工作的特点是( )

A.辅助性 B.直接性 C.综合性 D.机密性 E.服务性

3、秘书工作机构的设置原则是( ) A.精简原则 B.横向层次尽量少

C.横向幅度可适当加大 D.纵向层次尽量少

4、秘书人员的自我管理包括( ) A.工作管理 B.人员管理 C.行为管理 D.时间管理 E.办公环境管理

5、秘密按照范围可以分为( ) A.军事秘密 B.商业秘密 C.国家秘密 D.组织秘密 E.个人秘密

6、秘书写作的内容( )

A.公文 B.法规类 C.经济类 D.事务类 E.礼仪类

7、公文立卷的意义是( )

A.保持文件之间的历史联系 B.维护文件的完整与安全

8 C.便于查找 D.便于保管 E.为档案工作打下基础

7、案卷标题的拟写要注意( ) A.字体的美观 B.政治上的正确性

C.文字表达要概括准确 D.案卷标题的结构要完整

9、信访的办理原则是( ) A.分级负责 B.归口办理 C.以事实为依据 D.实事求是

10、协调的主要作用是( )

A.缓解矛盾 B.消除误会 C.积极平衡 D.融洽关系 E.信息沟通

四、论述题

1.秘书保密工作的意义?

五、秘书实务题

1.梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并学会栽培技术，帮助农民发展生产。本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。

王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择： (1)将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起，就推说忘记了。 (2)将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。 (3)在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。 (4)直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。请你对上述4种方式判断正误，并逐条说明理由。

2.福侨区政府拟于五月中旬召开一次区乡镇企业深化改革经验交流会，会期3天，各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加，预计150人左右。

9 请根据上述条件拟制一份会议预案。试卷代号：

秘书学试题答案及评分标准 (供参考)

一、名词解释(每小题3 分，共 30 分)

1.秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

2.平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。

3.秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

4.协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统

一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

5.督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

6.保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。 7.印信工作是指机关、单位公务和介绍信的管理、使用工作。

8.文书工作是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

9.信访工作是指人民群众以写信和上访(包括电话)的方式向党和政府机关、企事业单位反映情况、申述困难或冤屈、提出批评或建议、检举或控告等，而党政机关、企事业单位由专设部门、专职人员或秘书部门、秘书人员予以受理、处理的一系列活动过程。

10.现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。从行政管理学和秘书学角度看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。

二、简答题(每小题5 分，共 25 分)(以下是要点)

1.(1)写作能力(2)口头表达能力(3)听知能力(4)阅读概括能力(5)社交活动能力(6)协调能力(7)观察分析能力(8)应变能力(9)使用先进办公器械的能力(10)预测能力准则：(1)尊重(2)礼貌和礼仪(3)乐于助人(4)赞美他人(5)宽容与体谅(6)公允

2.(1)代单位立言，非个人意愿 (2)集体成果，非个人创作(3)内容真实、使用、客观、符合政策(4)语言要求流畅、平实、简洁、规范(5)讲究文体格式

10 原则(1)符合方针、政策、法令、法规(2)忠于机关制文意图(3)坚持实事求是的精神秘书写作的要求(1)信息量大，措施具体，指示性强(2)内容高度概括，语言表达实用，精确(3)用材精要，语言深入浅出，主题富有个性(4)讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味 3.会前准备(1)会议计划和成本预算(2)文件准备(3)会场准备(4)会议议程、程序的拟定(5)会议通知的发送

会间工作(1)会场的组织与服务(2)会议信息的收集与编发(3)会议文件的起草会后工作(1)会场清理(2)人员离会(3)会议决算(4)会议文书立卷(5)会议传达 (6)会议催办

4、(1)受理、登记(2)立案、呈批(3)承办、交办、转办(4)调查、处理(5)催办、回告(6)审查、结案(7)复信、督查(8)总结、综合研究(9)立卷

5、内容：(1)政策协调(2)地区关系协调(3)部门关系协调(4)工作关系协调(5)会议协调(6)领导关系协调(7)人际关系协调(8)股东关系协调(9)职工关系协调

步骤：(1)摸清情况(2)找出症结(3)提拟方案(4)反复磋商(5)督促落实(6)检查反馈方法：(1)信息沟通法(2)宣传教育法(3)中介法(4)求同存异法(5)冷处理法(6)避虚就实法(7)先易后难法(8)步步为营法(9)场景变换法(10)交谈法

三、多项选择题(每小题2分，共20分，选多或少选均不得分) 1.Abcde 2.Acde 3.Acd 4.acde 5.cde 6.abcde 7.Abcde 8.bcd 9.ab 10.Abcd

四、论述题(共10分)(要点) (1)保密工作关系到国家的安全与利益; (2)保密工作关系到社会的稳定; (3)保密工作关系到经济和科技的发展; (4)保密工作关系到领导工作的成效。

五、秘书实务题(第1小题8分，第二小题7分，共 15 分)

1.第一种方式是错误的。秘书知情不报，封锁消息，违背了秘书工作“上传下达，下传上达”的职责和信访工作制度，是绝对不能允许的。

第二种方式也是错误的。秘书出于私心或私情，明知副经理与本案有关，按规定应回避，却丧失原则，明知故犯，违反了《信仿条例》有关规定，应受到处罚。

11 第三种方式也是错误的。秘书四处讨好，处事圆滑，违背原则，最终结果是害人又害已。第四种方式才是唯一正确的选择。秘书应坚持领导人亲自处理来信来访的制度，将信访中的重要问题向主要领导人汇报，并根据有关规定提出处理建议，供领导人选择，这才是秘书应坚持的正确原则。

2.(1)会议名称：“福侨区乡镇企业深化改革经验交流会”。

(2)会议主题：总结交流乡镇企业深化改革的经验，促进乡镇企业的发展。 (3)会议时间和地点：5月11日至20日内任选3天。地点在福侨区范围内任选。 (4)会议规模：150人左右。

(5)各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加。

(6)会议议程和日程：第一天上午开大会，由区政府领导人作报告，下午分组讨论;第二天全天进行经验交流，由指定的乡镇企业负责人大会发言;第三天上午组织参观，下午召开总结表彰大会。(具体内容自定) (7)成立会议机构，由秘书组、材料组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。 (8)与会人员的食宿安排，包括规格和标准。° (9)会议经费预算和开支办法。《秘书学》模拟试题

(二)

一、单项选择题

1、秘书学的特定研究对象是( )，它要研究秘书工作所特有的矛盾及规律性。 A.秘书人员 B.秘书机构 C.秘书工作 D.秘书历史

2、设置秘书机构宜采用( )

A.钝角三角形模式 B.锐角三角形模式 C.梯形模式 D.菱形模式

3、秘书的涵义，有一个( )的演变过程

A.由人到物 B.由小到大 C.由物及人 D.由上到下

4、秘书学，从学科大类来说，属于( )范畴 A.社会科学 B.人物科学 C.管理科学 D.综合科学

5、秘书撰拟文书主要运用( )

12 A.直觉思维 B.抽象思维 C.形象思维 D.灵感思维

6、代表大会的会场布置要体现的是( )气氛 A.庄严隆重 B.热烈喜庆 C.庄严肃穆 D.自由活泼

7、高校招生工作会议属于( )

A.规定性会议 B.专业性会议 C.日常性会议 D.纪念性会议

8、信访问题的性质大多属于( )

A.人民内部矛盾 B.敌我矛盾 C.经济利益矛盾 D.干群矛盾

9、秘书部门在较大规模的接待活动中主要任务是( ) A.安全保卫 B.陪同参观 C.协调和督查 D.迎接和送别]

10、秘密文件资料使用后须存放在( ) A.保密室 B.资料室 C.档案室 D.阅文室

二、简答题

1.保密的意义和作用 2.会前准备的环节 3.怎样做好日程安排 4.协调的原则

三、论述题

1.秘书写作的特点是什么?其写作过程是怎样的? 2.秘书协调主要有哪些内容?

四、实务题

1.你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作? 秘书学试题答案及评分标准 (供参考)

一、单项选择

13 1.C 2.A 3.C 4.A 5.D 6.A 7 .B 8.A 9.C 10.A

二、简答题

1.(1)关系到国家的安危

(2)关系到经济、科技、文化教育事业的发展 (3)关系到领导工作的成败 (4)关系到社会的安定团结。

一、会议计划和成本(1)会议计划(2)会议成本预算

二、文件准备(1)开幕词(2)工作报告(3)发言稿(4)其他会议文书(5)会议文件的准备程序

三、会场准备(1)会场布置(2)主席台席位(3)会场设施(4)其他准备

四、会议议程、程序的拟定(1)议程(2)程序(3)日程表与作息时间表

五、会议通知的发送

一、日程安排的原则和要求(1)服从组织的总部标和整体计划(2)区分轻重缓急(3)随时补充、调整(4)提示和督促(5)酌留弹性、劳逸结合

二、订约事宜(1)事先征求上司意见(2)再次确定，及时提醒(3)善用台历和备忘录

三、差旅事宜(1)做好准备工作(2)旅途服务(3)随时联络

4.(1)政策指导原则(2)公正无私原则(3)平等、尊重原则(4)统筹兼顾原则(5)随机应变原则

三、论述题 1.特点：

代单位立言，非个人意愿 (1)集体成果，非个人创作

(2)内容真实、实用、客观、符合政策 (3)语言要求流畅、平实、简洁、规范 (4)讲究问题格式

过程(1)立意(2)选材(3)组织结构(4)文字表达(5)修改(6)审核

14 2.(1)政策协调(2)地区关系协调(3)部门关系协调(4)工作关系协调(5)会议协调(6)领导关系协调(7)人际关系协调(8)股东关系协调(9)职工关系协调

四、实务题

1.外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。《秘书学》模拟试题

(三)

一、不定选择题

1、秘书撰拟法定公文首先要熟悉( )

A.行文规则 B.业务知识 C.语体特征 D.公文法规

2、某公司拟召开十周年成立大会，会场布置应体现的气氛是( ) A.庄重 B.简朴 C.热烈 D.严肃

3、会议成功召开的前提是( )

A.安全保密 B.勤俭节约 C.周到服务 D.充分准备

4、传真英文的缩写是( ) A.fax B.tel C.EMS D.telex

5、秘书人员：( )

A.领导的下属人员 B.秘书性工作人员

C.秘书工作的专门人员 D.机关工作的服务人员

6、秘书学是一门：( )

A.研究秘书活动的学科 B.研究秘书活动规律的学科 C.研究决策技术的学科 D.研究文书工作的学科

7、秘书是：( )

A.社会主义国家工作人员职务名称之一

B.掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员

15 C.是一种行政职位

D.在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员

8、秘书的类型有：( )

A.公关秘书 B.特殊秘书 C.公务秘书 D.私人秘书

9、秘书工作的作用有：( )

A.沟通协调 B.监督审查 C.总管 D.督促检查

10、秘书工作的原则有：( )

A.统一原则 B.快速原则 C.准确原则 D.及时原则

二、简答题 1.接待工作的原则 2.印章保管的要求 3.秘书学的研究内容 4.秘书督查工作的原则 5.秘书工作机构的职能

三、论述题

1.秘书工作机构的工作原则与要求是什么? 2.秘书人员应当怎样进行自我管理?

四、案例分析题

1.你是一家大型私营企业的总经理办公室秘书，最近公司即将与德国的一个同行企业签定技术合作业务，共同研制一种新产品，并拟于近期签定合同，总经理请你负责筹划这次签字仪式，请谈谈你的筹划程序。

秘书学试题答案及评分标准

一、不定项选择，(每小题3分，共30分，错选、多选、少选均不得分) 1.d 2.c 3.d 4.a 5.bc 6.ab 7.bd 8.cd 9.ad 10.Cd

二、简答题(每小题5 分，共 25 分)

16 1.(1)文明礼貌(2)负责(3)与人方便(4)讲求时效(5)按制度办事(6)遵守纪律 2.(1)公章的启用(3)公章的保管(3)公章的使用(4)公章的停用与销毁

3.(1)研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法。 (2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求

(3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分

(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求 (5)研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

4.(1)领导负责(2)分级负责(3)实事求是(4)不直接办案(5)讲求时效

5.(1)助手职能(2)参谋职能(3)枢纽职能(4)协调职能(5)保密职能(6)公关职能

三、论述题(每小题 10 分，共20分) 1.(1)明确职责、权限、目标、任务 (2)制定秘书工作的各项制度和标准 (3)分清主次，有条不紊 (4)科学地安排工作程序 (1)准确细致，切实无误 (2)迅速果断，讲求时效 (3)忠于职守，安于职分

(4)加强教育、管理，不断提高素质、能力

2.(1)工作管理(2)行为管理(3)时间管理(4)办公环境管理

四、案例分析题(共25分)

(1)参加签字仪式的签字人一般是参加谈判的首席谈判者，有时也可能是本组织更高一级的领导，这样方能显示其庄重性。一般参加谈判的人员均一起参加签字仪式，签字仪式一般在谈判最后进行。 (2)签字仪式前，首先要准备好签字文本和签字时用的文具和国旗，还得安排好双方的助签人员。 (3)签字仪式，一般在签字场内设置长方形签字桌，并覆盖台布，桌后安排签字人的双方坐席。左方为主方，右方为客方。签字桌前放置需签的文本和签字用的文具，中间放旗架，作为悬挂双方组织的标志。

17 (4)签字仪式开始，双方签字人员进入签字厅。签字人入座时，其他出席人员各列于各自的签字人座位之后，双方的助签人分别站立于各签字人的外侧，以协助自己的签字人翻开文本、指明签字处。当签字人在本方文本上签完字后，由双方助签人互相传递文本，由签字人再在对方保存的文本上签字。之后，双方签字人交换文本，互相握手，有时还互相举杯祝贺。《秘书学》模拟试题

(四)

一、名词解释 1.办公自动化 2.公文立卷 3.沟通 4.协调 5.秘书学

二、简答题

1.秘书学的研究内容有哪些? 2.秘书的职业道德主要有哪些内容? 3.日程安排的原则和要求 4.秘书写作的原则 5.秘书写作的要求

三、论述题

1.保密工作的意义和作用 2.公文的行文规则 3.论协调工作的主要作用秘书学试题答案及评分标准

一、名词解释

1.办公自动化是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动

2.是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷

18 3.现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。从行政管理学和秘书学角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。

一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

5.秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

二、简答题

1.(1)研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法。 (2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求

(3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分

(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求 (5)研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。 (1)忠于职守(2)严守机密(3)恪守信用(4)文明礼貌(5)廉洁奉公 3.(1)服从于组织的总目标和整体计划 (2)区分轻重缓急 (3)随时补充、调整 (4)提示和督促

(5)酌留弹性、劳逸结合

4.(1)符合方针、政策、法令、法规 (2)忠于机关制文意图 (3)坚持实事求是的精神

5.(1)信息量大，措施具体，指示性强 (2)内容高度概括，语言表达实用、精确 (3)用材精要，语言深入浅出，主题富有个性 (4)讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

三、论述题

1.(1)保密工作关系到国家的安全与利益; (2)保密工作关系到社会的稳定; (3)保密工作关系到经济和科技的发展; (4)保密工作关系到领导工作的成效。

2.(1)各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定 (2)行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围 (3)在一般情况下，党政机关不得越级行文 (4)行文必须正确确定主送机关和抄送机关

(5)各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决，一律不得各自向下行文 (6)同级机关可以联合行文

(7)凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。“请示”不得直接送领导者个人，不得在报告中夹带请示事项。

(8)主送机关与文件名称要互相呼应

(9)经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文 (10)各级党政机关的办公厅(室)向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。 3.(1)缓解矛盾(2)消除误会(3)积极平衡(4)融洽关系《秘书学》模拟试题

(五)

一、不定项选择

1、文件致发对象不同，撰写文件的内容、口气、用词也不同。如上行文件( ) A.多提出请求和意见 B.多指令和通知 C.多指出行动原则 D.多是商量 2.公文协调属于( )

A.关系协调 B.会议协调 C.上下协调 D.业务协调

3、向有关主管部门提出请求用( )

20 A.请示 B.函 C.报告 D.指示

4、联合行文，需由所有联署机关主管负责人( ) A.起草 B.审核 C.会签 D.执行

5、办公自动化系统实际上是一种( )

A.计算机系统 B.通信系统 C.U&C系统 D.终端系统

6、秘书工作的方针是( )

A.追求效率 B.保密 C.实事求是 D.及时 E.准确

7、秘书所需要的才干有( )

A.办事 B.撰文 C.公正 D.技术 E.沉着

8、除主送机关以外，对需了解文件内容的其他机关可根据隶属关系或职权范围分别使用(A.抄录 B.抄报 C.抄送 D.抄发 E.抄存

9、联合行文应注意的要求有( ) A.党政军机关应尽可能减少联合行文

B.联合行文时，一般只标注文件主办机关的发文字号 C、应将主办机关排在前面

D.可用文件主办机关一家版头，也可并用几家版头 E.起草要征求各联名机关的意见或共同起草

10、新时期的秘书工作应从被动服务转变为( ) A.主动服务 B.力争主动服务 C.科学服务 D.综合服务

二、简答题

1.信访工作的作用是什么? 2.会务工作礼仪的基本要求是什么?

3.异常情况下处理信访的礼仪基本要求是什么? 4.文书礼仪的基本要求是什么?

5.秘书写作的要求

三、论述题

1.怎样理解秘书人员个人礼仪的基本要求? 2.秘书接待工作的原则与要求是什么? 3.秘书人员应当具有哪些能力?

四、实务题

1.某石化集团将举行一次1500人的总结表彰大会，会期半天，请问该总公司的秘书在选择会址时要考虑哪些因素?

秘书学试题答案及评分标准

一、不定项选择

1.a 2.d 3.b 4.c 5.c 6.abe 7.abd 8.bcd 9.abcde 10.B

二、简答题

1.(1)参政议政作用(2)监督控制作用(3)信息反馈作用(4)化解矛盾作用(5)公关形象作用

2.(1)周全考虑(2)周密安排(3)周到服务 3.(1)维护本单位的形象(2)头脑冷静，按章办事 4.(1)准确、恰当(2)真情、积极(3)明确、规范 5.(1)信息量大，措施具体，指示性强 (2)内容高度概括，语言表达实用、精确 (3)用材精要，语言深入浅出，主题富有个性 (4)讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

三、论述题

1.(1)遵守TPO原则(2)掌握PAS原则(3)坚持健康原则(4)用好自然本色原则 2.(1)文明礼貌(2)负责(3)与人方便(4)讲求时效(5)按制度办事(6)遵守纪律 3.(1)写作能力(2)口头表达能力(3)听知能力(4)阅读概括能力(5)社交活动能力(6)协调能力(7)观察分析能力(8)应变能力(9)使用先进办公器械的能力(10)预测能力

四、实务题

(1)交通便利;(2)会场的大小应与会议规模、主题相符;(3)会场要有良好的设备配置;(4)应尽量避开闹市区;(5)应考虑有无停车场;(6)场地租借的费用必须合理。

第五篇：秘书学提纲

绪论

1、产生：20世纪80年代. 发展：三次爬坡，目前仍处于困境。

第一次始于20世纪80年代，主题：“开创”

第二次“爬坡”始于20世纪90年代初，主题：“拓展”

第三次“爬坡”，始于新旧世纪交替之际，主题：“突破

第一章

1、古代秘书一词的含义:宫中秘藏之书;谶纬图录等一类书籍 ;指官职名称如：秘书监、秘书令、秘书丞; 官署名(机构名)如：秘书寺、秘书省、内秘书院

2、现代秘书：是指直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。///是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 (注意：不同的时期人们对秘书的认识、理解是不同的。秘书工作有一个不断发展的过程，不同时期，不同国家，秘书在实践中的形态也不相同。)

Eg：

“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。——国家职业标准

“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”——国际秘书联合会

“秘书就是帮助上司处理杂务的工作人员。”——日本城西大学教授堀江光

第二章

1、秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用，是从事秘书工作的人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和。秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活动中的行为规范。

具体包括敬业爱业，甘于平凡;任劳任怨，不辞辛劳 ;服从领导，当好参谋;摆正位置，自尊自重，平等待人;甘居幕后;严守机密，提高警觉;严谨细致，迅速敏捷;

2、知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。

秘书人员的知识结构的总体应体现：

一、丰富性(宽阔性)

二、动态性

三、层次性(整体合理性) 如 “通才型”(复合型)的秘书，其知识结构应由以下几个部分构成。基础知识,专业知识,行业知识,边缘相关学科知识.

能力要求:表达能力:书面表达、口头表达等;理解和领会的能力“想他人之所想，凭自思而办事;分析综合能力;沟通协调能力;应变能力; 交际能力;操作能力.

秘书培养途径：

1、学历教育;

2、短期专业培训;

3、岗前培训与在职培训;

4、自我培养

职业资格认证：国家秘书职业资格证书;全国商务秘书(CBSC)资格证书——考试分五个等级;国际商务秘书职业资格证书(IBS)——考试分二个等级，考试内容：国际贸易理论基础、国际商务秘书实务;信息化商务秘书——考试级别分标准级、高级两个级别;中国秘书岗位资格证书——由中国高等教育学会策划，由中国高等秘书学会秘书学专业委员会组织实施和颁发;伦敦工商会(LCCIEB)秘书证书——考试分三个等级，考试内容：商务英语商务管理、商务实践、文本产生;剑桥办公室管理国际证书——考试分三个等级;IAAP秘书资格证书——在业内被称为“博士级”的资格证书。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。

第三章

什么是领导同秘书的和谐关系?

三个一致：政治思想上相一致 ,工作上一致,兴趣爱好一致,亲密有度，情感有节工作上的主从性(上下级关系)+人格上的平等性+私下的朋友关系(不要忘了你是谁--任何时候不要替老板做决定,过分亲密使不得,秘书不是老板的家奴)

1、秘书与领导的关系：

2、充分了解领导,并理解、尊重领导，注意维护领导的威信(正确的看待领导);做好本职工作及领导交办的工作，尽心协助领导;善于处理各种特殊情况。

(1)、发现领导人间有矛盾时：

1、正确定位，把握好平衡全局的度。

3、正确判断领导人之间矛盾的类型。

4、妥善处理。即把握原则，灵活处理，合理化解，减少矛盾，而不是制造矛盾。不要到处宣扬领导的矛盾。

5、(以利于团结为目标，保持中立和不介入的原则，采用沟通、折中、回避等方法来妥善解决)

(2)、发现领导有缺点、出错时：

1、不要毫不留情地揪住不放，应尽可能多方面帮助他(她)

2、应运用说话的技巧和适当的方法在适当的时机向其点明，或委婉规劝其改正

3、切不可用刻薄的含沙射影的语言给领导某种暗示，不要背后批评领导。

(3)与领导意见相左时：

1、首先应考虑一下自己的想法是不是真的有道理。

2、提出自己想法，应针对不同领导采取不同方法(因人而异)

3、注意不同的场合，选择好时机，选择好方法。

(4)、领导误解你时：

1、主动沟通，积极接触。

2、“理不讲不清，话不说不明”

3、佯作不知，用行动表白

4、不要心存不满，在背后批评领导。

(5)、自己做错时

1、应想到纸包不住火，千万不要掩饰。直接向领导承认你的过失，比别人向领导汇报你的过失好得多。

2、领导可能原谅秘书犯错误，并允许秘书改正错误，但不能允许秘书的欺骗。

3、承认过失前，要分析犯错原因，寻求补救的办法。

4、诚心接受责备并道歉，切勿强辩或带着情绪工作。

(6)、当领导人发火时：

1、秘书要谅解领导的心情和处境，保持镇定，想办法让其冷静下来。(不要火上浇油)

2、一般情况下，不要过分介意。不必与上司赌气，甚至还以颜色，或与领导闹情绪

3、根据不同情境和不同原因，采取具体对策。

2、秘书与一般同事的关系：

(秘书与一般同事关系的特征：工作上的合作关系，平等的相对稳固的业缘关系) 不可盛气凌人，能真诚地关心别人

要求：热情助人，广结善缘

2、广交朋友路子宽

3、得理且饶人.(一视同仁，同等友好维护上下级及同事间团结，正确对待“敲边鼓”和“小报告”问题。)

第四章

1、秘书工作的主要内容：

主要职能：办公程序。

(1)文件的拟、收、发、存(归类、立档);

(2)召开会议、会议纪要;

(3)掌印：开具企业一切对外证明，加盖公章(需授权);

(4)检查：检查公司的一切程序是否得到执行;

(5)负责所有文件的打字、复印;

(6)制作总经理会议邀请信，并担当该会议接待员;

(7)保持办公室整洁，做好来宾的接待工作;

(8)传达总经理的各项工作指令，及时检查是否得到执行，迅速反馈信息，同时提出解决的意见。

兼管职能：

(1)公司大事记;

(2)统计：为企业提供各项统计数字;

(3)司机管理;

(4)参加合同条款的讨论和签约;

(5)市场分析、市场调查;

(6)公司宣传、促销活动，P0P广告设计、制作

(7)不管部。

总则：程序化、科学化;规范、高效;

细心、创造性。小事不过日，大事不过周。

工作内容：政务性工作;业务性工作;事务性工作。具体包括文书撰写与文字记录;文书处理;档案管理;会务工作;日程安排;出差服务、安排落实领导活动;接待工作;信息资料工作;调查研究;参谋咨询;督查工作;协调工作;信访工作(处理人民来信、来电，接待人民群众来访的工作);保密工作。

2、秘书工作的性质：

(1)辅助性

秘书工作围绕领导工作展开(为领导活动提供直接或间接的服务)

秘书工作要服从于领导工作(领导工作处于主导地位，秘书工作处于从属地位)

秘书工作行为的发生多具有被动性(遵命而作，受制于领导的意图和指示的精神)

(2)、综合性

领导工作的综合性决定了秘书工作的综合性。

秘书部门通过综合性的统筹协调工作，可以加强各职能部门之间的有效联系，发挥最优的行政效益。

(3)、机密性

秘书工作部门往往都是一个单位机密信息的集散处。秘书部门很多工作都会涉及到单位的机密与领导的隐私。

(4)、事务性

“务虚”与“务实”(工作目标同一，但职权任务有差异)

只有搞好事务工作，才能使领导从事务中摆脱，更高效地进行领导。

3、秘书工作的特点：

(一)被动性与主动性的统一(如何做：常规性工作，形成规范，明确程序，不必吩咐即应

按惯例主动做好。(将一些工作制度化、规范化);在充分了解领导，了解领导工作需要的基础上，能有效预测、主动提供一些超前服务。(想领导之所想，急领导之所急);强烈的责任心，主动工作的精神，积极去发现问题，有效拾遗补缺;做事灵活，注意分寸把握。(注意主动性的“度”，既不越权，也不失职);被动与主动的矛盾统一，在被动中寻求主动)

(二)机要性与群众性的统一(甚至于与辩证地处理好两者的关系，既保持警惕性，保守机密，又不能以强调机要性拒群众于千里之外，脱离群众，群众格格不入。)

(三)事务性与思想性的统一(秘书部门既要参与政务，又要管理事务。前者具有很强的思想性与政策性，后者具有很强的事务性。)

(四)综合性与专业性的统一(“杂家”与“专家”的结合)

(五)经常性与突击性的统一

辅助地位决定工作中的被动性。工作性质的辅助性，工作要求的主动性

被动中寻求主动，做到被动与主动的矛盾统一

4、秘书工作的管理：指用现代科学的管理方法和手段，使秘书工作达到规范化、制度化和科学化。

规范化:指各项秘书工作程序、工作方法都符合约定俗成或明文规定的标准，也就是标准化。制度化：指在各项秘书工作中，大家都要共同遵守一定的办事规程或行动准则，严格按规章制度办事。

科学化：指遵循秘书工作规律，选择符合这些规律的最佳方案进行工作，以取得质量最好，效率最高的效果。

规范是基础，制度是保证，科学化是目标。

秘书工作的管理涉及的内容很多，如机构的设置，秘书的岗位职责设置，秘书工作任务分配，秘书具体工作的制度规范，工作方法，人员的选用、考核培训、奖惩等多方面。具体包括对秘书人员的管理;对秘书工作的管理;建立系统科学的秘书工作规范和制度;完善秘书任用、考核、奖惩、培养等机制;建立岗位责任制，实施目标管理;设置合理有效的组织机构，合理分工;

第五章

1、古代文书制度：古代秘书名与实不符，主要从现代秘书的基本职能去考察。(保密制度、文书制度、三剩制度)

传说中的黄帝时代：仓颉造字，任黄帝的史官。《汉书.古今人表》

奴隶社会时期的秘书工作：

1、随着国家职能的发展，秘书工作逐步完善、成型

2、出现了一些处理行政事务的专门文书，形成了最初的文书工作

3、逐步形成了一些秘书工作制度封建社会时期的秘书工作：

(一)秘书人员、机构：秦以后从中央到地方(郡、县)形成了一支庞大的秘书队伍和秘书机构;

(二)主要秘书工作：文书工作和档案管理工作

1、参谋言谏

2、上下信息传递沟通工作

3、社会调查(了解民情)