第一篇：秘书学概论复习题
秘书学概论复习资料
第一章：秘书学概述
现代秘书发端于清代的幕学，作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期。经过30年的发展，秘书学明确了自身的学科性质和研究对象，初步形成了学科体系，具备了比较明确的研究领域，但学科地位还待进一步提高。秘书学与多门学科存在相关性，而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合。 幕学
核心：刑钱之学
本质：佐治之术
秘书人的标志性工作：文书工作，档案管理
秘书学的发展状况主要特征
建立了秘书学科，但未发展为常规学科 关注基础理论，但没有获得实质性突破
成立研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常
创立了秘书学学科体系，提出秘书学分支学科，但学科体系还有待进一步完善，分支学科优待进一步规范
有了自己的专业期刊，但期刊档次不高
秘书工作是秘书学研究对象
秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究，发现隐藏的本质规律，为人们从事秘书工作提供科学的理论指导。秘书工作的构成要素(秘书人员，秘书工作方法，秘书工作的内容，秘书工作的对象和环境)
秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释。 秘书学的研究方法
(一)理论联系实际 1，理论来源实际 2，理论应用于实际
3，理论与实际之间需要构筑顺畅的通道
(二)重视经验性研究
秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学额
经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了于实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性
秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值。 第二章
秘书和秘书角色
你眼中的秘书
工作要求：察言观色，基础知识，专业知识，素养素质
秘书本身：上司的助手，为上司出谋划策。 国际职业秘书协会所下的定义：具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手
秘书的定义：
狭义：掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员 广义：在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务
秘书的职业定义：
从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物，为决策及实施提供和服务的人员
秘书的分类
二分法：公务秘书和私人秘书 公务秘书：在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。由组织人事部门考察选用，由国家支付薪酬。
私人秘书：就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员
横向分类___根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类 秘书工作的业务分工(行政秘书) 秘书工作的行业特征(商务秘书)
纵向分类：按照秘书业务水平为标准的分类
秘书角色
定义：是一种具体的角色，是由秘书在社会中的活动内容方式决定的，要白兔社会的依附性，应该更加重视自己的后成地位(复杂性、多样性、开放性) 社会公众对秘书角色的认知偏差
秘书是花瓶
秘书是“二首长”
秘书是领导的家奴 秘书角色的定位(领导的助手) 秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中
助手是秘书职业产生的根本原因 助手是配角的具体内涵
助手与参谋之间并不存在对立关系
助手角色的重要性
1，是参谋不是二首长 2，是事物处理者不是家奴
3，是“公关”者不是“交际花”“花瓶” 4，是文书处理者不是“作家”“秀才”
秘书角色的把握?
具备明确的秘书意识
协调好秘书角色冲突或者角色矛盾 根据角色规范合理调适角色，避免角色失当(角色越位、角色失责)
第三章
秘书机构
秘书机构
是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分 是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构 是为行政组织。行政领导服务的，是行政组织的一部分
秘书机构的组织形式
因人设置(综理制)
因事设置(分理制)
混合设置
秘书机构的设置原则
适应性原则 精简高效原则
1 秘书机构人员要精干
2 要减少秘书机构的内部层次，内部机构要科学，保证秘书机构规范有效 3 分工合理，重视秘书机构的群体优化
秘书机构的性质(机密性)
(一)综合辅助性(是秘书机构的本质属性)
1 辅助决策中的综合性 2 管理职能的综合协调
(二)系统中介性
1 系统中介的兼顾性 2 系统中介的沟通性 3 系统中介的协调性
(三)组织关系的相对封闭性
1 上下级秘书机构之间具有业务指导关系 2 横向秘书机构之间的互相交流关系
秘书机构的管理(p47~52)
第四章
秘书的职业素养
定义：秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和，秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件
所谓职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。
秘书的基本职业道德规范是：忠诚领导 秘书的职业道德 忠诚守信 甘居幕后 洁廉自律 谦和谨慎
一位称职的秘书：须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向
秘书的知识结构
(一)基础知识
1 科学文化基础知识
2 哲学和政治经济基础知识
(二)专业知识
1 秘书专业知识 2 行业业务知识
(三)相关知识
1 法律类知识 2 管理类知识 3 心理学知识
秘书能力结构
(一)基本能力
观察力
思维力
记忆力
注意力
想象力
记忆力:记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力。良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一。秘书部门是信息的枢纽站、集散地。信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程，都需要秘书具有良好的记忆力 ，以确保信息的保真度和传递的有效性。如果没有良好的记忆能力，就会产生信息沟通障碍，也可能错失良机
(二)职业能力
秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能。需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。 1 表达能力 2 办事能力 3 信息处理能力 4 人际交往能力 5 管理能力
人际交往能力：妥善处理与组织内外相关人员关系的能力，包括周围坏境建立广泛联系以及正确处理上下左右关系的能力。秘书工作需要和不同的人打交道。秘书在上传下达、协调关系、迎送接待等。因此，学会处理人际关系，提高社交能力，是秘书人员必备的能力要求
(三)操作能力
1 现代化办公设备的操作能力 2 书法和快速记录技术 3 计算机和网络技术 4 文案处理技能
秘书的个性心理
秘书的性格：稳健、乐观、内敛、豁达、幽默 秘书常见的心理障碍：压抑 依赖
厌倦
秘书心理障碍的调适
1 正确认识秘书职业，培养职业兴趣
2 提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质。 3 掌握人际关系方法，建立良好的人际关系环境 4 寻求适合的途径，消除心理压力
第五章 秘书工作的内容和特征
秘书工作是秘书学研究的主要内容。秘书工作内容比较广泛，不同时期不同性质的组织，秘书工作的侧重点不同。秘书工作的本质属性和基本特征是既有联系又有区别的两个问题 秘书工作的内容
秘书工作是为了完成辅助领导实施有效的决策和管理而在一定范围内的劳动 主要内容：文书撰拟
文书处理
信息工作
协调工作
会务工作
接待和信访工作
档案管理
办公室日常管理工作
随从工作
交办工作 文书处理
文书处理指的是对文书的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联。衔接有序的工作。关于文书处理工作的归属问题，《党政机关公文处理工作条例)(中办发(2012)14号，2012年4月)第六条、第七条明确规定，“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组识领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理作”、“各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作 会务工作
会务工作就是各种会议的筹备、组织和服务工作。会务工作作为秘书工作的基本 内容，与文书工作一样有极高的认可度。会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是领导活动基本的方式。任何形式和规模的会议，都需要相应的会议组织工作，如会议计划的拟订、会议文书的制作、会议场所的布置、会间活动的安排与协调，以及会后的收尾工作，同时，需要说明的是，会务工作还涵盖了各种仪典的组织工作，如开幕仪式、签字仅式以及会见与会谈的安排等。会议的筹备、组织和服务工作通常由格书人员和秘书部门承担，大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构，秘书人员也会参与其中、因此，我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能。
秘书工作的本质属性(辅助性) 秘书工作属性对辅助性的限制原因
首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最且标些性的总书工作涉及领导工作的方万面面。
其次，秘书工作的输助具有直接性。起书工作的输助是一种直接的辅助，秘书工作直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。 再次，秘书工作的辅助具有非独立性。秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产的。它的使命要求它始终从属于、服务于统治着和领导者。
秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征，在这些特种中，综合性特征是最典型、最本质的。
秘书工作的特征
一 被动性与主动性的对立统一 二 事务性与思想性的对立统一 三 常规性与随机性的对立统一 四 保密性与随机性的对立统一 五 综合性与专业性的对立统一 常规性与随机性的对立统一：体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征。常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作，这些活动往往事先有预见、有计划的，活动内容常常有规可循的，秘书人员只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作正常运转。较典型的如文书处理活动，文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作，因此我们认为秘书工作有常规性的特征。
所谓随机性，是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料等等。
第六章 秘书工作的基本规律和发展趋势
规律是在物之间内在的本质联系秘书工作作为一种客观存在的社会现
象，工作在运行中有着本质的、固有的联系。“双线”规律、辅助领导工作律、 跟踪辅助领导活动说是比较有代表性的规律总结，其中辅助领导工作律的表述更为清晰严密。目前，秘书工作正向职业化、现代化、智能化、规范化、国际化的趋势发展。
“双线”规律：发掘最基本矛盾辅助领导工作律：科学的结晶跟踪辅助领导活动说：基本规律
第七章 秘书的基本职能
秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。各种教材对秘书职能的认定各不相同。我们认为秘书的基本职能应该是辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务。四大职能各有侧重，但是相互联系、相互渗透，共同构成秘书职能的基本内涵。
辅助决策： 所谓辅助决策就是在决策的全过程中，在知识(包括理论)，能力(包括技术)，经验和经历等方面予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。
辅助决策的职能基础
1 秘书辅助决策的职能是领导工作的需要 2 秘书综合性地位能为领导提供有效的依据 3 秘书的中枢性特征能为辅助决策提供便利条件 辅助决策的过程和内容
决策准备阶段的秘书工作：确定目标、拟定法案指导领导决策前的整个过程 决策确定阶段的秘书工作：协助领导对决策方案进行判断和选择，做出决策的过程
决策实施阶段的秘书工作：协调者 秘书辅助决策的特点： 辅助的全过程性 辅助的经常性 辅助的协调性 参谋咨询
特点：从属性 随机性 权变形 秘书参谋咨询职能的体现 1 辅助决策中参谋咨询 2 信息工作中的参谋咨询 3 文书工作中参谋咨询 4 协调和查办中参谋咨询 5 事务性工作中参谋咨询
秘书发挥参谋咨询职能中的注意问题
(一)强化参谋意识，主动参谋咨询。意识决定行为，秘书如果没有参谋意识自然就不会有参谋行为。对秘书而言，谦虚谨慎是工作本色，但并不是事事谨小慎微，处处墨守成规。尤其在参谋服务上，更要敢为人先，勇于参谋，主动参谋，在参谋过程中不夹个人好恶，不过多考虑成败得失，以良好的心态进谏、进言。
(二)摆正位置，谋而不断。秘书人员始终都处于辅助的位置，做到既参谋，又不越位。秘书部门的参谋作用是为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是指秘书人员单纯地为领导“出谋划策”。秘书人员在参谋咨询的过程中只有发言权而无表决权，更无决定权。“谋而不断”是秘书参谋活动的根本准则。
(三)讲究参谋咨询的方法和艺术。参谋咨询的方法和艺术常常能决定参谋咨询成败。秘书人员要努力提高自身的素质，适时、适地、适度地实现参谋咨询的职能注意因人而异，因势利导，选择恰当的时机与领导交流。要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故让领导心情舒畅地接受建议和意见。
沟通协调
特点;综合性 疏导性 随机性 沟通协调的技巧
1 善于运用感情调控 2 把握好语言技巧 3 善于抓住时机
处理事务
特征：广泛性 随机性 围核性
秘书处理事务的类型
1 日常程序性事务 2 随机偶发生性事务 3 领导交办性事务 4 部门不管事务
第八章 秘书工作方法
秘书的工作方法，指的是表书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段。科学会理的方法有利提高工作效率，优化效果。秘书的工作方法应该遵循规范性、适应性、灵活性的原则。常见的秘书工作的方法有挡驾过滤、参谋进谏、请示报告、沟通协调，时间管理法等。
秘书的工作法指的是秘书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段，秘书工作的方法是与秘书的目标、任务和职能紧密联系在一起的。
秘书确定工作方法的原则
规范性原则
适应性原则
灵活性原则
秘书工作方法的获得
1 在实践中总结经验形成方法
2 掌握秘书工作方法需要与理论与实践相结合 3 秘书的工作方法要不断创新中提高效率
秘书工作方法举要
(一)挡驾过滤的方法 1 文件资料的过滤 2 来访的挡驾
在秘书的日常接待工作中，为领导挡驾是非常重要的工作内容之一，合理挡驾可以保证领导能拥有一个良好的办公环境，集中精力静下心来考虑一些大事要事，秘书可能每天都会遇到无约到访的人，这些无约到访的人不管出自什么目的都会影响和干扰领导的工作节奏。因此，秘书必须根据具体情况，权衡利弊，采取必要的挡驾的方法。
秘书挡驾的范围主要有;1.身份不明者和无关人员。对于无约来访且急找额导者 秘书不能不假思索地直接引见，而应模清情况，做到该见则引见，不该见则不引见，进行合理挡驾。
2.产品推销、事务纠纷，消费投诉之类的来访者。对于产品推销人员，秘书人员应根据本单位的具体情况，或直接谢绝，或引导他们去相关的部门。对于事务纠纷或消费投诉之类的来访者，秘书更不能将矛盾上交，直接请出领导人。 3.涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，在引见给领导之前，事先都必须征得领导同意。不得直接将来访者引入领导办公室。
(三)来电过滤
(四)领导公关事务活动的过滤
二 参谋进谏的方法
1 坦诚直言法 2 暗示法
暗示是指秘书不直白地表达自己的观点，而是用含蓄、间接的语言影响领导的心 理，使其对影书的本意能够心领神会。工作中，有时难免会遇到主观性很强、不大喜欢别人提不同意见的领导。也有时会遇到不能直言的特定场合。秘书要善于观察、曲线求进，采用暗示的方法点到即止，让领导心领神会。
(三)因势利导法
(四)引经据典法
三 请示报告的方法
1 合理选择请示报告的内容 2 灵活把握轻视和报告的时机 3 找准报告的对象
四 沟通协调的方法
1 文件协调法 2 回忆协调法 3 信息协调法 4 时间管理法
时间表控制法 ABC工作法 合理使用零碎时间法 统计时间法 ABC工作法：是指按工作轻重缓会排序，把要做的工作分为四类，既紧迫又重要且不需要花费太多时间的事情、紧迫但不重要的事情，紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情，秘书工作任务繁重，如果完全被动地按事情发生或者任务下达的时间先后次序，可能会顾此失位，而运用AIC工作法，能够抓住工作的关键，保证重点工作能及时完成，
秘书事务性工作处理艺术 1 建立台帐法：使工作从杂乱无序中走向规范有序
2 追根溯源法：主要是用于领导交办的各类特殊事项处理 3 触类旁通法：举一反三，为领导提供受高层次的服务。
4 个人日志法：作为一名秘书，每天必须处理大量的事务性工作，只有将有限的时间和精力集中处理重要事务，达到事半功倍的效果。
5 综合处理法：将事务性工作按照轻重规急的原则进行排到，优免处理重要的急事。
6 授权委托法
第二篇：秘书学概论复习资料
1、秘书的涵义 P1 (1)宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料 (2)辅臣
(3)行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书是事务类公务员 (4)社会职业：属于第三产业(限服务性行业)，处理文书、事务的知识与能力，管理能力
2、秘书的层次 P4 中国：
①省、厅两级为高级秘书
②处、科两级为中级秘书
③科员级一下为初级秘书
(基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。三资企业是例外) 国外(英国)自己看书P5 ①行政级：名牌大学且专业训练，不得参与政党活动 ②执行级：文官学院或行政学院 ③文书级：大专毕业生
④助理文书级：高中毕业生经过短期职业培训
3、秘书的工作内容
(办文、办会、办事)P7 (1)文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等 (2)文书制作：打字、复印、编排、装订等
(3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等 (4)档案管理：归档、鉴定、管理、提供等 (5)会议组织：准备、记录、文件、善后等 (6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等
(7)信息资料工作：收集、整理、提供、储存等 (8)信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等
(9)接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等 (10)协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等 (11)督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等 (12)日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等 (13)日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等 (14)办公室管理：环境、设备、经费等 (15)其他临时交办事项
4、秘书工作的作用 P10 (1)助手作用 (2)参谋作用 (3)协调作用 (4)信息枢纽作用 (5)公共关系作用
5、秘书学的研究对象
P14 ①秘书工作：内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法 ②秘书人员：知识、技能、素质、职业道德
6、我国秘书工作职能的转变 P19 (1)支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案
(2)辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制 (3)处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息 (4)计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划
7、秘书与秘书工作的起源 P28 (1)古代秘书的工作名不符实，只能从现代秘书的基本职能去考察。从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到黄帝时代。上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。 (2)文书工作随着文字的出现、国家的产生而产生。最初的文书工作是有人去制作、处理和保管国家进行管理需要的有内容、有条理、有一定形式的文书。夏朝出现公务文书——典志，管理典志的官职为——太史令;《尚书》是现存我国最早的政治文件汇编，其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。信访工作此时也有了起端
8、外国秘书工作的特点和趋势 P43 特点：普遍化(辅助性强工作适应面广)、年轻化、女性化 趋势：
①由事务型转为智能型(办公自动化程度提高，许多事务型工作如记录、誊写、校对、报表、档案使用电脑
越来越多的秘书进入高级秘书阶层) ②秘书工作日益专业化：分工日细，技术要求越来越高 ③秘书人员高学历、秘书工作的永业化
9、秘书工作机构的设置原则 P50 (1)精简原则(提高工作效率，避免人浮于事)
(2)纵向层次尽量少(上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义) (3)横向幅度可适当加大(秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂) 这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的
9、秘书工作机构的名称与组织形式P51 名称：
①秘书长或办公厅主任领导下的办公厅(室)，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成(国务院办公厅)：通关政策研究、日常行政与机关事务
②以“秘书”命名的局、处、科、室、股，统辖于机关、单位或办公厅之下，负责文书、会务、联络、接待 组织形式：分理制或综理制
①分理制：中央的秘书工作机构“办公厅”(部级机构)国务院办公厅分设秘书局、机要局、信访局
省、部的秘书工作机构“办公厅”(厅局级)市政府办公厅分设秘书处、机要处、信息处
余下等级为“办公室”
②综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理。。下面不在分设部门(工作量不太大的机关)
社会团体的秘书工作机构
10、秘书工作机构的职能 P54 (1)助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间;帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转;承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况;经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命;还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
(2)参谋职能：表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策;参与研究情况，提出分析或预测意见;应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案;对下属组织或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见;对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划或弥补措施;收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。
(3)枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令;向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件;向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件;向领导部门呈报下级的书面请示和报告
(4)协调职能：秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。具体表现见书
(5)保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现见书
(6)公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公关关系的职能。秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关系
11、秘书工作机构成员P58 ①不同层次要求：高、中、基层
②群体优化：科学组合应遵从“异质结合” ; 合理分工，密切合作 ; 不仅在组合之际，还要在运用过程中优化
12、秘书人员的自我管理P62
一、工作管理：
首先要有明确的工作计划。其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。但无论做什么都要高标准、严要求。
二、行为管理：
秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。秘书要做事干净利落，动作准确到位。秘书还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。
三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。 大段或小段时间应用，控制工作时间的弹性幅度
四、办公环境管理;
秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理(提前15分到办公室打扫)。
13、气质与性格 P74 现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。
气质表现为人的感受性(感觉能力的大小)、耐受性(感觉的强化或消退)、敏捷性(言语、动作、记忆、思考、注意力转移的快慢)、可塑性(根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度)、兴奋性(情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度)、倾向性(情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内)。 气质和性格的关系
气质部分地决定或构成了人的性格。胆汁质的人勇猛、果断、顽强，但是暴躁粗心;多血质的人热情、开朗、活跃，多变、缺乏毅力;粘液质的人温顺、随和、文雅，但胆小、犹豫不决;抑郁质的人冷静、细心、坚定但固执己见。
气质是先天性的、遗传的，性格虽与气质有关，却在更大程度上受后天影响，也即，性格可以改变，可以有意识培养。
气质、性格与秘书职业的关系 p75
14、心理调试
P77 ①博览群书、开阔胸襟
②培养广泛兴趣、丰富业余生活 ③善于反省、自我调适 ④倾诉、宣泄、调节情绪
15、秘书的考核
P87
1、考核内容：①德:政治思想品德。政治态度、思想作风、遵纪守法、廉洁奉公、遵守职业道德和社会公德
②能：工作能力。管理、办事、操作、业务和技术
③勤：工作出勤率和工作态度
④绩：工作业绩。工作任务的数量、质量、时间。终点考核工作实绩
2、考核标准：①直接量化
②比率化
③综合指标化
④类比指标化
3、考核方法：①平时考核：每月一次
②年终考核：自我评价、办公室或业务部门民主评议、主管领导审定
16、秘书的角色意识
P92 ①共性意识和个性意识 ②角色组合
③配角意识与主角意识
17、人际关系的内容和方式
P93 人际关系的含义：这里所讨沦的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系
影响因素：①距离的远近 ②交往的频率
③态度相似性 ④需要的互补性 ⑤情景因素 ⑥中介因素 障碍： ①心理障碍(自卑感、羞怯感) ②语言障碍(语言、语义) ③地位障碍
④物理障碍 方式： ①语言 ②体态或身势 ③物质 自主性：强调行为目的、基本态度的独立自主以及也不违反社会制约的条件下有自己独立的行为方式和独特的魅力。 适应性：根据社会的共同要求，采取人们普遍能接受的方式以表现自己的行为态度.达到自己的行为目的。
18、礼貌和礼仪
P97 入际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅;与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。
礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。如与客人见面时应抢上一步，顿首、微笑、主动伸手、问好，以示敬意，握手对应真诚地注视对方，并稍稍用力。但与异性见面时要看对方是否有握手的意图和习惯，不宜鲁莽。称呼也要得体，不知对方姓名、身份时，可一般称“先生”、“小姐”。已知时，可用姓名加姓氏或职称、学衔称之，比如“张经理、李科长、王教授”等等。作自我介绍时应简明扼要，姓名、单位及部门、职务即可。送名片时应双手递上，文字应正向对方;接名片后应注意先看或轻读一遍方可收好，同时应说：“久仰久仰。”为人做介绍时，应注意先客人后主人，先女土后男士，先年龄、地位高者后低者，诸如此类等等。
19、秘书与上司关系的处理原则
P100 (1)主动配合、适应 (2)服从，但不盲从 (3)委婉提醒，适时规劝 (4)维护上司间的团结
20、办公室的布局和布置
P107
办公室一般有两种类型：一种是出多间的小办公室(每间16平方米左右)组合而成*另一种是大办公室(40平方米以上)。
1.小办公室
由多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制秘书机构。主管人员拥有单独的办公室是必要的，有利于保密和工作不受干扰。其他办公室也适于设置各个科室，有利于分部门办公。秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。接待、倍访等部门应安放办公桌椅、文件橱、电脑、电话机等必不可少的家具和设备。文件橱应靠墙放置以节省空间，留出足够的通道。单人使用的办公室桌椅应面向门口;多人使用的办公室办公桌最好不要面对面放置，以免相互干扰，应各自有一定的空间。
2、大办公室
现代企业多采用大办公室。大办公室空气流通和采光较好，又便于工作的配合，不利之处在于人声喀杂，来往走动，相互干扰。大办公室应在一侧或中间留出通道，办公桌倚靠另一侧或两侧排列。可以文件柜橱背靠背排列或用隔板、屏风将办公室隔成若干工作单元。各工作人员都有自己的办公桌椅，使用的文件柜橱、办公设备，既相对独立，又便于联系。每个工作单元应避免直接的阳光照射，又有足够的电器插座。如果主管人员与工作人员同在一大办公室，则主管的桌椅应置于其他办公人员的最后部，用玻璃门隔开，既避免干扰，又利于监督下属工作。各工作单元的流程要求呈“I型”“L型或“O”型，不要呈“Z”型、“M”型或“x”型。
3、接待室、会议室
接待室不必过大，能放置二至三套沙发，同时能接待七八倍客人即可。会议室则视单位规模而定，一一以容纳二二十人开会为宜。接待室和会议室内除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置府比办公室讲究一些。如铺设地毯，安装空调器.挂置夏冬两套窗帘，四角放置盆景，墙卜并些格调高雅的油画或国画等等。
21、整洁
P108
办公室的首要要求是整齐和清洁。整齐要求办公桌椅和柜橱等尽量采用同一尺寸、同一颜色(主管人员的桌椅可以特殊一些)，排列尽可能有规则或朝同一方向。办公桌上除必要的文件、电脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽斗或小橱内。各种笔和裁纸小刀应放在笔筒或文具盒内，墨水、胶水、修正液、胶纸、回形针、钉书机等小型文具都应归在一个盒内，既不易碰翻，又不会摊得满桌都是零星东西。办公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。柜橱书架要经常清理，文件、
图书、报纸、杂志要放得井然有序，不可乱放乱塞，既杂乱无章又不便寻找。
清洁和整齐是不可分的。清洁要求窗明几净，地面应天天打扫，桌椅柜厨府天天揩拭，门窗应定期擦洗。每张办公桌边都应有废纸篓，废纸物品不可乱丢，但不放烟灰缸，办公室内应禁止吸烟。地毯虽有美观、保暖、减少噪音之利，但也是藏污纳垢之所。人员较多、走动频繁的大办公室内不宜铺设，小办公室铺设后应经常清扫。打字机、电脑、复印机也应保持整洁，长期不用者应加罩盖。
22、光线、空气与温度
P108 办公室要求光亮运区，空气清新，温度适宜。
白天办公最好自然采光，太阳光不直射办公桌为宜。办工桌不靠窗摆放，，或以白色或但颜色活页窗帘调整光照。 台灯有灯罩，以20到25w为宜。也可采用整体灯光，光线柔和的日光灯，安置在室頂或天花板四周，采用顶部反光，柔和均匀，保护视力。用磨砂或乳白玻璃面集中光源，不宜采用五颜六色的光线。
春秋季节经常开窗，夏冬季节使用空调器，在上班前，中午用餐时，下午下班时至少三次打开门窗换取新鲜空气。晚上下班将绿色植物搬出办公室，早上搬进来，或者一早通风5到10分钟。 人体最舒适的温度是在20至25.在夏冬季节不要将室内温度调到和室外反差太大
23、接听电话的程序与要求
P111
电话铃响两遍以后，四五遍以内就应接听电话。
接听电话首先应说“您好”，紧接着白报家门，再说“请讲”，避免问来问去浪费时问。
秘书应养成一手摘机，—手拿笔，随时准备记录的习惯。电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间(准确到几点几分)，最后是接话人签名。六个要素一个也不能缺少。电话记录单图示如下：
重要的内容，特别是人名、地名、时间、数字等一定要记录准确，并由接听人复述一追，让对方核实元误。
通话完中，应说“谢谢”或“再见”，接听人等对方先挂断电估才可挂断，应贯彻“谁打出电话谁先挂断”的原则。
重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。
如果电话是打给上司的，秘书应先厂解对方的身份、意图，然后决定是否转给上司;或者先请对方稍等，将外线电话闭音，用内线电话请示上司后再作处理。转接的电话托通以后，秘书应立即挂断，不应再听。
如果电话是订给同事的，秘书府轻轻放下话筒走近同事通知，或者用于捂住话筒叫人，切不可大声喊叫。
如果秘书刚接听一个电话，另一个电话铃声又响，秘书应请前者稍等，并闭音，再接另一个电话，区分轻重缓急，分别及时处理，切不可让一方听见秘书与另一方的谈话。
24、邮件收进的程序和要求
P113 (1)分类。邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类，然后按其轻重缓急分别处理。A电报、特快专递、航空信等急件;B政府部门或上级公司文件;c业务往来公函D写明上司亲启的信函;e汇票、汇款单人包裹、印刷品;g.报纸、杂志;h.同事的私人信件。
(2)拆封。私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。万一无意拆开，应立即封口并注明“误拆”，还需秘书签字，一般会取得谅解。
(3)登记。除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理日期 (4)分送。
(5)阅办。重点部分可用红笔划出，以提醒上司注意，还应为上司处理提供有关依据。复杂的长信应做摘要，提出拟办意见置于信前。每份信笺、信封及附件等应乎整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，也便于办毕保管备查。
25、邮件发出
P113 ①内容校核：格式正确，文句无错意，无错、别、漏字;签名、盖章清晰无误。
②信封、封皮查对。地址、收件人姓名或单位、邮政编码、寄方单位地址、邮政编码，以及附加符号。纸笺及附件折叠时应小于信封周边各—‘公分左右，个uJ撑满，以免对方拆封时损坏。 ③邮件寄发
26、日程安排的原则和要求
P120 (1)服从于组织的总目标和整体目标 (2)区分轻重缓急 (3)随时补充、调整 (4)提示、督促
(5)酌留弹性、劳逸结合
27、订约事宜 P121 指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分 (1)事先征求上司意见 (2)再次确定，及时提醒 (3)善用台历和备忘录
28、督查工作的原则和程序
P124 督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效
督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档
29、公章的样式 P129
1.公章的样式
公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。
(1)质料。近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶和塑料刻制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的钢印。近几年还有
将色油或固体色料热压而成的“原子印”和“渗透印“，无须印泥可连续使用万次以上。
(2)形状。古代官印为正方形。现代机关、单位公章则为正圆形，用于其他公务(如收发、校对、财务等)的印章也有长方形、三角形或椭圆形的。领导人和法人代表的印章一般仍为方形。
(3)印文。按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。
(4)图案。县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国微;党的各级机关印章刊有党微;企事业单位公章则刊有五角星图案。
(5)尺寸。按国务院规定：国务院的公章，直径为6厘米;省、部级政府机关，直径5厘米;地、市、州、县机关为4.5厘米;其他机关、部门、企事业单位公章直径一律为4.2厘米(包括边框)。 30、公章的使用 P131 自己看
凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使章印完榴、印文清晰
31、值班工作的制度和要求
P138
1.交接班制度
值班人员必须认真做好值班记录，并严格执行交接班制度。在每个班内来访的客人、打进的电话、收受的文件、电报.以及发生的事故等，值班人员都要将内容、情况、处理方法记录在案;需要下一班做的事情或注意的问题也应写明。接班人员应提
前20分钟左右到达。交接的内容有来客登记表、电话记录、文件及登记册，原有的设备、器材、资料以及钥匙等。交接时双方应查明实物与记录是否相符.确认无误后，交班人员方可离开。
2.请假制度
当班人员如有病、事，应提前向主管请假，以便安排替代。接班人员如果迟到，上一班人员应继续坚守岗位，并电话请示
主管，万得擅自离岗。
3.安全、保密制度
在值班时应集中精力，保持警惕，与安全保卫人员密切联系，共同负责整个机关、单位的安全、保卫工作。 除值班室外，其他关闭的办公室不得擅自进入，上锁的柜橱抽屉不得开启。不得把家属带入值班室，也不得接受私人来访，更不可在值班室内打牌、喝酒等。
值班室的电话号码表也属于保密范围，不得外传。
32、信息的形式
P143 ①文字形态：文字、数字、图形、表格。一次文献(报纸、杂志、图书)价值较高;二次文献(词典、名录)信息量大，综合性强
②声像形态：图书、照片、录像带、录音带、电影片、模型、实物。缺点是往往不够全面、深刻，有些观念、心态、思想等抽象的内容以及未来的、想象的、预测的事物不能很好地体现。所以，秘书最好是将声像信息与文字信息配合使用，可可相补充、相得益彰。
③记忆形态：即存在于人们脑海中的信息，被称为“零次文献”或“零次情报”。秘书收集这类信息只能通过来访、交谈。其优点是尚未发表过，有新鲜感;缺点是往往不成熟，具有不确定性。
33、调查的类型
P152 ①普遍调查：资料全面客观、精确;对象多，工作量大。只能采用书面问卷和数学统计方法
②典型调查：选择有代表性的单位调查，适用于经验性调查。侧重于定性分析，有特殊性，适用于思想道德方面 ③个案调查：例如突发事件或事故调查，有明显针对性，涉及历史、社会背景因素，不能单单就事论事 ④重点调查：就决定性单位进行调查，典型是人为选择的，而重点是客观存在的。
⑤抽样调查：在现代社会最普遍，例如课题“状态性”“倾向性”调查。又分为随机抽样和非随机抽样
34、访问法P154 对象是个体(记者采访当事人或知情人)，群体(召开座谈会：能分析、评估的人，一般以三五人，至多十来人)
首先：必须态度诚恳、和蔼、谦虚，与被访者建立良好的人际关系。
其次，根据提出的直接和明确程度有结构式访问、无结构式访问、半结构式访问三种。
结构式访问就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟悉或有了一定基础的被访者，用于与被访者没有直接利害关系的问题。
无结构式访问就是调查者将问题做些隐蔽，或采用委婉的方式提出.或以聊家常的形式交谈。这种方式可使被访者少些顾忌，适用于比较生疏的被访者或是比较敏感的问题。
结构式访问可以当场记录，非结构式访问则不宜当场记录，而只能事后作回忆笔记。
访问法的优点是与被访者面对面地交谈，可以追问，可以讨论，了解情况能够全面、深入。又是边问边看，察言观色，容易辨别情况的真伪程度。缺点是费时费力，难以作大规模的调查;而且问题难行统
一、科学的标难，所 得情况不易作定量分析。
35、秘书写作的特点 P165 ①代单位立言，非个人意愿 ②集体成果，非个人创作
③内容真实、实用、客观，符合政策 ④语言流畅、平实、简洁、规范 ⑤讲究文体格式
36、公文的行文方式P182 1.下行文
(1)逐级下行文，如“批复”，只用于对“请示”的直接下级。
(2)多级下行文，如“决定”、“通知”，可同时用于不同层次的下级。 (3)直达基层组织和群众的下行文，如“公告”、“通告”。 2.上行文
上行文通常有两种情况：
(1)逐级上行文，如“请示”，一般只用于向直接上级行文。
(2)越级上行文，如“报告”和“请示”，在一些特殊必要的情况下才可以采用。严重的自然灾害，长期没有解决问题，指定越级上报的问题，对上级机关进行检举、控告，直接上下级机关间有争议无法解决 3.平行文
指凡是互相没有隶属关系的机关、单位之间或同级机关之间的一种行文，如“函”、“通知”。
37、公文的行文准则
P182 1.各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定。 2.行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围。 3.在一般情况下，党政机关不得越级行文。 4.行文必须正确确定主送机关和抄送机关。
5.各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决.一律不得各自向下行文。 6.同级机关可以联合行文。
7.凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。直接送领导者个人，不得在报告中夹带请示事项。 8.主送机关与文件名称要互相呼应。
9.经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。 10.各级党政机关的办公厅(室)向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。
38、收文办理程序
P183 (1)签收、拆封和登记
签收
(1)查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收;
(2)查清信封号码与递送人在签收登记簿所登的号码是否一致;
(3)查清文件封口是否破损，包装是否牢固;
(4)查清文件的登记件数与实有件数是否相符。
拆封
只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封;写明某某领导人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领
导人本人拆封或由其委托的人代拆。
拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。对于重要作者的
亲笔信封.应予以保存。对封内文件的发文机关、发文日期不祥的.应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以 注明。
登记
(1)便于管理和保护文件，防止积压和丢失;
(2)便于检查和检索文件;
(3)便于文件的统计和催办工作;
(4)作为核对与交接文件的凭据。
收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式 (2)分办和传阅
分办
(1)属于方针政策性的，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;
(2)属于机关日常事务性的已明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工
范围分送给有关部门或承办人阅办;
(3)分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批;
(4)便函、请柬、介绍佰、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理;
(5)在文件份数少，问办问知部门(或领导)多的情况下.应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、
后副职的次序分别审阅处理。
传阅
(1)文件传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读
(2)所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。
(3)文件在传阅过程中或文件传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示
意见进行处理;
(4)每份传阅的文件，都应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。
大中型机关设有“阅文室”，凡属传阅的文件，成文书人员送到阅文室。用“阅文通知革”通知有关人员
到阅文室看文件。
(3)拟办和批办( 提出初步意见;如何处理做出的批示) (4)承办、催办和助办
39、公文立卷的基本方法
P188 ①根据文件的特征组卷(问题特征、时间、文种、作者、地区、通讯者)
②“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。
③适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的(保管期限为16—50年)、短期保存的(15年以下)三种形式。
40、电子文件信息安全的技术措施P202
①签署技术 ②加密技术 ③身份验证 ④防火墙 ⑤防写措施
41、会场布置
P218
小型会议可安排在一般会议室，会议室右方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议空的小央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可放置一两盆鲜花，四边供与会者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量 视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。(见图
1、
2、3)
多边会议应采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。
大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上捕白色、天蓝色或其他颜色桌布。台上方或后方悬挂会标。会标—般用红底白字，企业或用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景。
研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。(见图
9、10) 会场大小与其过大，不如偏小。工作会议或同一系统会议，与会者的席位以职务高低为序，职务高者离主席席位越近。两边席位，左高右低，前高后低。研讨会之类与会者随到随坐。 主席台席位：
第一排席位应为单数，次序以职务高低，重要程度而定。第一排正中央为首席，其次左位，之后右位。 会场设施: 会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音且大小)， 其他准备：
就餐、住宿，医护人员值班，接送车辆，宣传提纲，安全保卫人员和保密措施，提前为参观，考察做准备。
42、会议议程、程序的拟定
P221
1.议程
会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，便称为议程，印成文书，就是议程表，会前发给与会人员。
2.程序
一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把每一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。
3.日程表与作息时间表
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。
日程表，是将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成长格。
作息时间表，是将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。
43、会议通知的发送 P223
本单位的小型会议，可采用口头、电话、书回签加等方式通知。
外单位的跨地区的会议必须奇送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。
通知上写明会议召开的时间、需用时间或会期、地点、会议名称和主要议题，参加对象，做什么准备，报道日期、地点、接站办法，最后有召集单位名称，联系地址和电话，通知发出日期，公章。
通知提前7天以内并附加回执。回执中需有受邀请者姓名、性别、年龄、工作单位及地址、职 务或职称、是否参加会议、预订住房标准、提交论文题目或资料名称、问程车船机票登记等。
会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者的考虑和推备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。
44、报道与签到 P223 一是秘书点名。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉 二是本人签到。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义 三是凭证件报到。这适合大中型会议
四是电子签到。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议
45、会议信息的收集与编发P225 会议信息具有交流、深化、反馈、决策依据、储存备查等作用。 程序和方法：记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送和归档
编发的形式：会议简报，具有“简、真、新、快”的特点，字数在二三千字左右
46、会议传达P230 ①内容与程度
②范围与层次：会议传达对象的范围大小和层次高低
③时间：一是传达所需的时间：传达时间总是小于会议时间;二是传达的时限;紧急会议，抗洪 ④方式
47、会议催办P231 发文催办、电话催办、派员催办
48、信访工作的原则P244 (1)属地管理、分级负责，谁管理、谁负责原则
①原办理原则
②新办理原则
(2)依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则 (3)标本兼治、预防和化解矛盾相结合的原则
治标：采取认真负责的态度，及时解决已经发生的信访问题，化解矛盾和纠纷
治本：严格依法行政，从源头上减少和防止侵害群众利益行为的发生 (4)公开便民的原则：为信访人提供便利条件;建立全国信访信息系统 (5)双向规范的原则：
对信访受理者的要求：建立健全信访工作责任制
对信访人的要求：对其提供的材料内容的真实性负责;集体走访应选取代表;不得非法集聚，殴打国家机关工作人员，冲击国家机关，阻碍交通，扰乱公共秩序。
49、受理、登记P249 受理 对于来访者，信访人员首先应热情、礼貌地招呼、接待，然后问明来意。如果来访者所谈之事不属于受理范围，应向来访者说明，并尽可能地介绍到对口的单位去符合范围，先填写登记表，然后进行详细接谈。
来信不论是否属于受理范围，都应予以登记;不可将信退回，而应登记后将信附以简明函件转到对口单位。 各级任命政府信访工作机构不予受理：
①各级国家权力机关、审判机关、检察机关职权范围内的信访事项 ②对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议的途径解决的
③信访人对已经受理或者正在办理的事项在规定期限内向上级机关再提出同意信访事项 ④信访人对复核意见不服，仍然以同一事实提出诉讼请求。 登记;
登记内容大体分四部分：
一是来信来访者的姓名、性别、年龄、民族、工作单位、职业、通讯地址、电话号码、同信或统访人、信访次数等基本情况;
二是信访的内容摘要：即事情的时间、地点、当事人、起因、过程、结果、性质、人证、物证，信访人的要求或建议，有关部门的意见等等;
三是领导批示、处理意见;
四是处理结果、答复情况、接待人、接待时间等。来信中已写明白的，前两部分即可按原信登记，某些未 写明的还得去信或去人间清。
对来访者，先请本人填写第一部分，待详细接谈后由信访人员填写第二部分，领导批示后及处理结束时才填写第
三、四部分。
50、调查、处理 P252
调查、处理是信访工作的中间阶段，也是最关键的阶段。 调查：
查清事实是信访处理的前提，信访工作人员应按照原件提供的线索和上级批示的意见，采用适当的方法进行调查。 处理：
查清事实，得出结论以后，信访承办者才能以党的方针政策和国家的法律、法规去衡量，提出具体的处理意见。但又不能机械地照搬照套，还应遵循“区别情况，实事求是”的原则，既要考虑到合法性、合理性，也要考虑到合情性、可能性
51、催办 P253 催办，作为信访工作的一项制度而得到保证。催办的形式可以是通过电话，可以发文，也可以直接派人去。形式和时间均以信访件的重要和缓急程度而定，但一定要楔而不舍，务必要在规定的时间(如一般信访案的限期为三个月)之内催出结果来。
收到信访事项后，不能当场答复的，应在收到事项之后15日内书面告知信访人。信访事项应当自受理之日起60日内办结;情况复杂的演延长期限不得超过30日，告知理由。
52、沟通的类型和方法 P263 类型：单向沟通、双向沟通、多向沟通(多渠道的单向沟通，多渠道的双向沟通) 方法：
①直接沟通：即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。这种沟迥比较快速、明晰，适用于已经打开渠道又不存在任何障碍的对象之间。
②间接沟通：即通过第三方中介或媒介所转达的沟通。这种沟通相对来讲比较缓慢，不够明晰，甚至可能造成曲解，但它适用于初次沟通，或无去寻找到沟通对象，或存在着其他种种障碍的对象 ③明示沟通：即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通意图，这是常用的、基本的方法。具有熟练、正确使用常用沟通工具，如电话、电传、电脑输出，文字拟写的能力等等。
④暗示沟通：当沟通存在某种障碍时，秘书只能采用暗示沟通，它包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等等。
案例题重点：
P99秘书与主管上司的关系 关系特征：
P97礼貌 第18题
P116 接待的方式、原则与要求 P127保密工作 P71职业道德 P131公章的使用 P135介绍信的使用
凡领用介绍信者须经主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自已填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系何业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人。否则，出了事故，秘书要负责任。 P145信息工作的程序和方法 P218会场准备 第41题
P222会议通知的发送 第43题 P223会间工作
P225会议信息工作的程序和方法 P227会议记录 论述题重点：
P11秘书工作的作用
P59秘书班子的群体优化 P66秘书的能力要求
P96秘书处理人际关系的准则
P124督查工作的原则和程序 第28题 P216会议成本预算 P222会议通知如何写
http:///p-273339063978.html
第三篇：商务秘书概论复习资料
商务秘书是秘书的一个分支。
在正常情况下，商务秘书应向领导请示或汇报工作，按照他们的意图开展工作。 信息检索过程的本质，就是对信息检索工具的利用过程。
发文办理的第一个环节是拟稿。
文件保密包括绝密、机密和秘密几个等级的文件、资料的保密。
秘书的道德修养包含道德意识修养和道德情感修养两方面。
公文发文办理包括交拟、核稿、签发 、缮印、用印等环节。
语言沟通是建立在语言文字的基础上，可将其细分为口头沟通和书面沟通两种形式。赞美是人际交往的润滑剂，不仅能改变人际关系，而且能改变一个人的精神面貌和精神世界，鼓励人的斗志。
商务谈判是在遵循价值规律的基础上进行的。
请示不得直接送达领导者个人，也不得夹带在报告中
计划正文主体包含目标、措施和步骤
“秘书”同教师、律师、护士等一样是一种职业的称呼，在授权范围内，为领导提供辅助性、事务性和决策性服务的专业人员。
代替正本供传阅、参考和备查使用的文本是副本
信息初级加工的主要工作，就是对原始信息的分类排序和选择。
根据秘书的职能能力划分，秘书可以分为初级秘书、中级秘书、高级秘书。 公开发布重大事件或重要决定事项用公报。
下列文种属于平行文的是函 。
下列受我国《著作权法》保护的客体是工程设计图、产品设计图纸。
知识产权是指公民、法人对自己创造性的智力活动成果依法享有专有权利。 用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份和接洽事项等情况的一种专用书信是介绍信。商务谈判中最常见和最基本的谈判是价格。
商务秘书应遵循的礼仪原则有平等原则、真诚原则、谦和原则和宽容原则等。 商务秘书应具有善于与领导相处的能力、分析综合能力、培养观察预见能力、勇于创新。商务谈判策略有价格策略、时间策略、空间策略、情态策略。 发送信息的含义表达不清属于主观障碍。
商务秘书工作考核的原则包括透明原则、公正原则、实用性原则、可行性原则
管理中的控制工作包括确定标准、衡量结果、纠正偏差三个基本步骤。
商务秘书进行的所有职能活动都有公共事务操办性特征。决策是一个动态的过程。水平沟通可以简化办事程序、节省时间、提高工作效
率。选择谈判人才时，应选幽默爽朗者，而非城府较深者。商务秘书在协调工作中可在加强联系、沟通和交流，在顾全大局的前提下，通过
协商解决问题和矛盾。 计划是管理的首要职能，在各个管理职能中占有领先地
位。 机场或车站迎接到来访团体时，主人一方应该先作自我介绍。立项的基本要求是坚持可操作性原则。信息获取的过程就是信息积累的过程，它有一定的环节。管理是指在一定组织中的管理者，运用一定的职能和手段来协调他人的劳动，使
别人同自己一起高效率地实现组织既定目标的活动过程。管理作为一种行为过
程，有一系列重要职能。
成本谈判涉及构成成本的各种要素，它是由交易双方共同商议价格如何确定，成
本如何计算，怎样以最低的总成本生产出所需要的产品或提供服务的备选方案。
商务谈判是指不同的经济实体各方为了满足自身的经济利益和需要，彼此通过沟
通、协商、妥协、合作、策略等各种方式，达成交易的行为和过程。
道德修养是个人在道德意识和道德行为方面，自觉按照一定社会或阶级的道德原
则和规范进行的自我锻炼、自我改造、自我提高等行为活动，以及经过这种努力
所形成的相应的道德品质和所达到的道德境界。
保守秘密指国家、公民、法人或社会组织对关系自身安全和利益，公开后会对自
身利益造成损害的秘密信息，控制其知悉范围，对其采取保护措施，保障其安全
的一种保护行为。
所谓素质，就是人的先天禀赋和后天努力所形成的能力、品行和心理特征，是一
切行为和后天成长的基础。所谓修养，是指个人在政治、道德和知识技能等方面，
经过长期锻炼和培养所达到的一定水平以及在待人处事等方面的正确态度。
公文是公务文书的简称，是法定机关和组织在公务活动中按照规定的格式、经过
一定的处理程序制成的书面文字材料，是实施领导、处置公务、管理政务、加强
联系、沟通信息的重要工具。
.所谓管理职能(Management functions)，是管理过程中各项行为的内容的概
括，是人们对管理工作应有的一般过程和基本内容所作的理论概括。
.商务秘书是各类从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商业性事务。
.管理是指在一定组织中的管理者，运用一定的职能和手段来协调他人的劳动，使别人同自己一起高效率地实现组织既定目标的活动过程。管理作为一种行为过程，有一系列重要职能。
商务秘书与领导相处有哪些基本原则?摆正位置，甘当“配角”的原则;维护领导，忠于职责的原则;适应领导，有效服务的原则;顾全大局，维护领导团结的原则;为领导拾遗补漏洞原则。
市场调查和研究既有区别，又有联系。调查是通过各种方式和手段，有目的地收集各种资料，了解和掌握客观事物实际情况的一种感性认知活动，它是研究的前提和基础，没有调查，研究就无法开展;研究是对调查所获得的信息资料进行科学的分析综合，从中把握客观事物的内在的、本质的、必然的联系及其发展规律，从而得出正确的结论的一种理性认知活动，它是调查的发展与升华，没有研究，缺乏深入的提炼，调查也就失去了意义。调查和研究是不可分割、互相贯通、彼此渗透、协调运行的有机整体。
避免过早地作出录用决定。主观性强，仅凭几分钟的印象就作出决定，可能会录用华而不实的人。
面试主考官要了解所聘岗位，以便在面试时准确掌握对应聘者的衡量标准。面试主考官要掌握好面试节奏。
在面试过程中，主考官应主要多看、多听应聘者的表现，总结性的话语应少些。面试主考官不要掺杂个人偏见，不要以貌取人和只注重文凭。
诚实是做人的基本原则，是美好道德的核心，是各种良好品格的基础。 管理的过程就是沟通的过程，沟通贯穿于管理始终
所谓偏差信息，就是实际成效与标准间的差距，这种偏差是客观的。
商务秘书协调的范围有 内部协调：秘书机构根据领导组织的授意或授权，去调整与改善职能部门之间的各种关系;纵向协调(上下级协调)：秘书机构根据领导组织的授意或授权，去调整与改善同级组织与下级组织，或下级组织与其下级组织之间的各种关系;横向协调：秘书机构，根据领导组织的授意或授权，去调整与改善同级组织或不相隶属组织之间的各种关系。
商务秘书应做好本组织与上级关系的协调工作：上下级间因所处的地位不同，分析思考问题的角度也存在差异，就容易产生分歧和矛盾，他们之间产生矛盾的原因主要有：一是上级领导向本组织下达的任务、提出的要求、方法不大合理，或不具备完成任务的必要条件;二是由于本组织对上级决策的重要性认识不足，理解不深入，到这执行不到位。这类矛盾的协调，应由上级组织去完成，但本组织商务秘书部门应从大局出发，主动做些协调工作，比如按领导指示、实事求是地反映本组织的实际困难，提出切实可行的意见和建议等。这类问题和矛盾的产生，都需要商务秘书做好上下级之间的关系的协调工作，既要使本组织能正确及时地
贯彻落实上级领导的意图，又要使上级领导及时全面地了解本组织的实际情况，从而使本组织与上级领导保持高度的协调一致
市场调查和研究既有区别，又有联系。调查是通过各种方式和手段，有目的地收集各种资料，了解和掌握客观事物实际情况的一种感性认知活动，它是研究的前提和基础，没有调查，研究就无法开展;研究是对调查所获得的信息资料进行科学的分析综合，从中把握客观事物的内在的、本质的、必然的联系及其发展规律，从而得出正确的结论的一种理性认知活动，它是调查的发展与升华，没有研究，缺乏深入的提炼，调查也就失去了意义。调查和研究是不可分割、互相贯通、彼此渗透、协调运行的有机整体。
对个人，沟通可满足个体之间的互动的人际需要，可以加强和肯定自我;对组织，是协调各个个体、各个要素间的关系，是人际交往的润滑剂，能使组织更加牢固，是领导者激励下属进行有效决策、实现领导职能的基本途径，沟通也是组织与外部环境之间建立联系的桥梁.
确定决策目标，商务秘书的主要任务是协助领导者进行调查研究，收集整理信息，发现需要决策解决的问题，为领导者正确决策目标服务。2.拟订方案，秘书人员要协助领导者调查研究，为领导者收集整理各种决策的参考信息，为领导者的决策提供各种事实依据、理论依据、法律依据、政策依据和经验依据等。3.评估和优选方案，商务秘书在这个过程中主要是为领导者进行选择方案提供优选服务。.典型试验，商务秘书要协助领导者选定试验点，并为试验决策做好各项组织服务工作，对试验情况及时进行反馈，以便试验的顺利进行。5.普遍实施，需要商务秘书协助领导做好各项准备、计划工作。
根据现在用人单位的要求，应聘材料主要有：
• 学历证明：毕业证书、学位证书等。
• 求职信，是交际的一种形式，它可以反映出一个人的专业水平，一封恰到好处的求职信可以展现出求职者的长处，能增加获得面试的机会。撰写求职信时要注意实事求是、简练准确的原则。
• 履历材料：可以是表格，也可以是文章材料。
• 证明材料：能证明自己某方面知识、能力的佐证材料。如技术等级证书、英语和计算机等级证书等。
• 推荐信：这视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定，一般涉外企业机构比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表。
• 求职申请表：有的招聘单位印制了此表，要求应聘者事先填写。
做好面试准备。正确进行自我评价，明确求职方向和目的;尽可能地了解招聘单位的情况;注意仪容仪表。
商务秘书是企业工作的枢纽桥梁。
信息高级加工的步骤，大体可分为综合分析、预测分析对策研究。
桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准右高左低，近高远低。
企业是以营利为目的、具有法人资格、实行独立核算的经济实体。
办公室环境包括人文环境自然环境。
商务秘书工作具有很强的综合性，这需要秘书人员掌握基础知识 、专业的知识 和秘书工作相关知识。
与总结相对应的文种是计划。
谈判时如主场干扰太大，应选择中立地点。
语言沟通是建立在语言文字的基础上，可将其细分为口头沟通书面沟通两种形式。商务谈判是在遵循价值规律的基础上进行的。
会前检查除了由领导人听大会筹备处各组汇报的形式外还有现场检查。 在发文办理阶段，体现领导人行使职权的重要环节是签发
我国党政领导的专职秘书属于公务秘书。
代替正本供传阅、参考和备查使用的文本是副本。积极防范是保密工作的着眼点和立足点。沟通是一种信息传递与交流的过程。
下列关于握手次序的做法应握手的礼仪次序要遵循“尊者决定”、一般要根据握手人双方的地位、年龄、性别和宾主的身份来决定由谁先伸手 、主人与客人之间，应由客人先伸手的原则。不属于商务沟通的方式是水平沟通的原则 信息被传递出去，但没有被对方接受和理解，就不能称之为有效沟通。 回价中，如果项目较小其报价水分不大，则还价的台阶应不宜太多。 态度不是商务礼仪的具体表现。
商务秘书做好上下级关系协调工作，既要使本组织能正确及时地贯彻落实上级领导的意图，又要使上级及时全面地了解本组织的实际情况，从而使本组织与上级领导保持协调一致。
处理信息就是对各种信息的收集、加工、传递、利用、反馈和储存等进行系统处理的工作。
通货膨胀指在纸币流通条件下，因货币供给大于货币实际需求，也即现实购买力大于产出供给,导致货币贬值，而引起的一段时间内物价持续而普遍地上涨现象。
通货膨胀其实质是社会总需求大于社会总供给，是一种极为有害的经济现象，它会破坏生产发展、扰乱流通秩序、引起国民收入盲目分配并造成信用危机等。 所谓常规式谈判，是经反复往来，各方交易条件已经基本固定，主客之间以过去交涉的程序、条件、经验为基础所进行的谈判。
所谓修养，是指个人在政治、道德和知识技能等方面，经过长期锻炼和培养所达到的一定水平以及在待人处事等方面的正确态度。
信息收集有哪些渠道
主要有大众传播媒介，如广播、电视、报纸、期刊等，这是现代社会获取信息的重要途径;图书馆;网络;供应商和客户;贸易交流;信息机构;人际关系;调查等。另外，商务秘书还要善于在上级主管部门的指导、监督工作中把握信息;在会议、会谈中收集信息;在有关收文、承办的文书、电报中获取有价值的信息。 如何克服沟通障碍，改善沟通方法?
答：合理准确的运用反馈，选择最恰当的沟通渠道，了解对方的意图，语言表达要尽量简单、准确，学会倾听，学会控制情绪，注意非语言的暗示，经常参加沟通训练。
合同在什么情况下才能正式成立?
当事人采用合同书形式订立合同的自双方当事人签字或者盖章时合同成立。承诺生效的地点为合同成立的地点。法律、行政法规规定或者当事人约定采用书面形式订立合同，当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。采用合同书形式订立合同，在签字或盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。
秘书工作的两大职能是办事和决策。
目前保护知识产权的国际性组织是“世界知识产权组织”
专利权是一种无形产权，具有独占性、时间性和地域性等特点
按照《专利法》规定，动物和植物品种作为产品不予保护，但对制造产品的方法，则授予专利权
商务秘书是秘书的一个分支。
在正常情况下，商务秘书应向领导请示或汇报工作，按照他们的意图开展工作。 会前现场检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫等。 发文办理的第一个环节是拟稿。
信息初级加工的主要工作，就是对原始信息的分类排序和选择。
“将计就计，投其所好”是利导式谈判中的常用谋略。
问卷有开放式 、封闭式和混合式三种类型。
商务秘书工作的重要原则是服从领导工作的需要。
商务沟通的方式有商务谈判沟通 、团队沟通和网络沟通等。
企业制度以规范和完善的法人制度为主体，是市场经济为基础，以产权制度为核心，以股份有限公司为重点。
.商务谈判是指不同的经济实体各方为了满足自身的经济利益和需要，彼此通过沟通、协商、妥协、合作、策略等各种方式，达成交易的行为和过程。
第四篇：秘书学概论教案
第一章 绪论
教学目标：掌握秘书的涵义和职业特征、秘书工作的内容、特点和作用、秘书学的涵义、研究对象和研究方法
教学重点：秘书的涵义、秘书工作的内容、特点和作用
第一节 秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
秘书的涵义，众说不一，下面介绍一下学术界较普遍的四种说法
1、 宫中秘藏之书：在我国古代，秘书一词最早出现在汉代，是指皇宫里秘密珍藏的图书资料，秘书在这那时候指的是书而不是人。到了东汉桓帝时，设秘书监，是负责管理图书密籍的官职，相当于国家图书馆或档案馆的馆长。唐代名臣魏征在当宰相之前就任过秘书监这个职位。中国古代历史上许多相当于现代秘书的职位，不被称为秘书，而被称为史官、御史、尚书、翰林学士等等。我国现代意义的秘书、秘书机构和秘书工作，是始于1912年南京临时国民政府时期。以孙中山为首的临时政府参照欧美正体，实行总统制，在总统府下设秘书处，配备有秘书长和秘书。
2、 辅臣：秘书一词源于拉丁文，sectretary有两种中文译义，S大写的为“辅臣”，S小写的则为“帮助上司处理文书和事务的人员”。在欧美国家，设有国务秘书(The Secretary of State)也可以译为“国务大臣”。日本有一个实权很大的职位为“内阁官房长官”，英文译名是(Chief Cabinet Secretary),中文也可译为“内阁首席秘书”。
3、 行政职位：在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分。在公司里，秘书一般都归于行政部门，受行政部门管辖和领导。
4、 社会职位：就世界范围而言，秘书是一个广泛的社会职业之一，属于第三产业，即服务性行业。秘书是以处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。不仅服务于政府机关、企事业单位，也服务于私人，也就是我们通过所说的私人秘书。在欧美许多国家，教授、科学家、医生、律师、演员都雇佣私人秘书作为自己工作或生活的助手。
二、秘书的类别和层次
1、 秘书的类别
秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体以下几种分类：机关秘书、企业秘书、私人秘书、涉外秘书等。
美国对秘书的分类比较明确，主要有：行政秘书(在机关或企事业单位内处理函件、收集资料、管理档案、办理会务，管理办公设备等);公司秘书(也称董事会秘书、执行秘书，招待董事会决议或董事会指示、与公司各部门经理保持公务联系，做好协调工作，向董事会汇报公司财务、人事情况等);通讯秘书(普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业，负责办公室电话、电报、电传、信件等通讯事务);技术秘书(服务于政府技术部门或工程技术公司，从事记录、编写技术资料、文件、科技合同、绘制图表等);医学秘书(服务于医院或私人诊所，负责与病人的联系，挂号、收费、打印病史资料和医疗护理记录等);法律秘书(服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员)。
2、 秘书的层次 我国政府机关的秘书，因其职务、职责而有相应的行政级别。如中央的秘书可达正部级，省、部的秘书可达厅局级，地、市、厅、局的秘书可达处级，县、团、处的秘书可达科级。通常人们把省、厅两级的秘书人员称为高级秘书，把处、科两级的秘书人员称为中级秘书，科员级以下的秘书人员称为初级秘书。
在北京秘书界有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书层次的划分。
在英国，秘书分为四个等级：行政级(政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问，相当于秘书长或办公厅主任);执行级(直接指导、处理日常行政、事务工作，相当于办公室主任、秘书处长或科长);文书级(按照法规记录、撰写、制订文件、统计资料);助理文书级(打字、速记、接待等工作人员)
在英联帮，有个国际性组织“特许秘书与行政人员公会”(The Institute of Chartered Secretaries and Administrators)专门负责培训政府机关以外的秘书人员培训。每年在全球举行两次统一考试。凡参加17门课程考试全部及格，又有5年以上秘书工作经验者，可取得秘书证书，工资可六即提高40%以上。
三、秘书的职业特征
1、 服务的直接性：服务的直接性主要体现在三方面，一是秘书工作的内容与领导工作是一致的;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。
2、 服务的稳定性：秘书工作的稳定性是相对于其它职业的“偶然性”而言的。比如营业员与顾客之间，商品交易完成了，关系就结束了，这就是业缘性和偶然性。但秘书与其服务对象却有相对的固定性，可能直到秘书自己辞职或被解聘才告结束。
3、 知识化：秘书以处理书面信息为主要工作内容，以现代化设备(打印机、电脑等)为办公手段。秘书必须具有一定的文化水平和专业知识，属于知识分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。
4、 年轻化：秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20-35岁。从主观上讲，很大年轻人认为秘书待遇好、工作环境和条件好，是锻炼能力的好职业，是通过管理层的最好阶梯。从客观上讲，秘书工作繁忙、对脑力、体力要求都较高，而这些正是年轻人的优势，因此秘书的职业年龄较短。但一些高级秘书和秘书官员不局限于年龄的限制。
5、 女性化：从世界范围上看，女性秘书占大多数。许多心理学家研究表明，大多数女性温柔、体贴、善于管理、善于形象思维、乐于做程序性和重复性工作，所以女性做秘书工作的较多，但一般多是中、初级的秘书工作。
第二节 秘书学的涵义、研究对象和研究方法
一、秘书学的涵义和研究对象
1、 秘书学的涵义
关于秘书学的涵义与性质，众说不一，有学者认为它是写作学和管理学的边缘学科，还有人认为它是管理学的一个分支，也有人认为它是一门综合性、实践性很强的新兴学科。
我们认为：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
秘书学的研究对象包括两方面：一是秘书工作，如内容、规律、要求、职能、方法、程序等。二是秘书人员，知识、技能、素质、职业道德等。
2、 秘书学的研究内容
(1) 研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法; (2) 研究中央秘书机关对秘书工作的批示、规范与要求;
(3) 研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分;
(4) 研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求;
(5) 研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。
二、秘书学研究的兴起
过去，我国只是对文书档案和公文、应用文写作有所研究，只是最近20年以来，才把秘书学作为一个独立的整体加以研究，并建立起科学体系。
1979年召开中央宣传工作会议，一位领导人指出：我国不仅在自然科学方面、在社会科学方面也落后于西方。为适应改革开放和中国特色社会主义中国的需要，他建议教育部门查一上高教育的社会科学学科有哪些缺门，尽快补上。1980年，上海大学、南开大学、成都大学率先开设了秘书学专业，对秘书学的研究也开始了。
1983年，上海大学首先创办了《秘书》杂志，此后又《秘书工作》《文秘》《企业秘书》《领导与秘书》等杂志也相继出版，这为全国秘书学研究成果的发表，也为秘书学界学术交流，提供了广阔的天地。
1984年，上海召开了“全国高等院校秘书教学经验交流会”，会后又成立了“中国高等院校秘书学学会”，省市级地方性秘书学会也相继成立，推动了秘书学研究工作的进一步发展。
1984-1985年，第一批秘书学专著问世，具有代表性的有：李欣的《秘书工作》，翁世荣等的《秘书学概论》，王千弓等的《秘书学与秘书工作》，它们为中国秘书学的创立奠定了基础。
此后，美国、前苏联、欧洲和日本的秘书学著作也被翻译、介绍进来，这些著作加深了秘书学内涵的研究，扩大了秘书学的研究领域、促使秘书学形成独立的完整的学科体系。
三、秘书学研究的发展方向
秘书学研究的发展方向有三个方面：
1、 秘书学教学理论
主要研究秘书专业的培养目标，即秘书应该是怎样的人才。80年代初是传统的看法，认为学好了中文，能写好文章，就能当秘书。也有些地区认为秘书是“文员”，他们要档案系开设秘书专业，重点课程在于文书与档案学。经过几年的实践，人们开始认识到秘书应有较宽的知识面，不仅要通晓中文、写作、文书，而且要懂得经济、法律、社会、心理学等。秘书应该是“通才”。研究者不再把秘书看作是纯中文、文书或纯文科知识，而看作是文理交融的应用性、综合性学科。，这是秘书学研究的第二阶段。九十年代以来，进入第三个阶段，认为秘书不仅是文员，也不只是通才，更主要的应该是管理人才，是综合性、辅助性管理人才。秘书的知识结构中还应补充行政管理、企业管理、公共关系学、市场营销学等，秘书的能力除了写作、打字、处理事务之外，还应具有演讲、使用电脑、处理人际关系等。而且，社会需要不同层次、不同业务侧重的秘书人才，秘书教学也出现中专、大专、本科等不同层次，对秘书的培养也朝着专业化的方向发展了。
2、 秘书工作理论
它主要研究秘书工作的特点、性质、作用、方法、程序和改革方向、措施等。只有对些内容进行了深入的研究与探讨，才能把秘书工作做得更好。
3、 秘书学相关学科研究 最初研究秘书学所包容的学科有文书学、档案学、应用写作等，以后扩展到更多领域，开始研究管理学、领导科学、以深入理解和阐述秘书辅助管理、辅助领导决策所起的作用;研究社会学、公共关系学以探讨秘书在工作中如何更好地处理各种人际关系等等。
四、秘书学研究的方法与方式
1、 从实际出发，由经验上升为理论的方法
实践出真知，秘书学是新兴学科，最初的理论也只能源自于实践。秘书学研究者大多是从实践工作中取得第一手资料和感性认识，从中概论、提练经验性的理论与规律，上升为理性认识。还有些经验丰富的秘书，他们或是自己著书立说，或是被请上大学讲台，研究并传播秘书学的知识。
2、 运用其他学科的先进方法研究秘书学
秘书学是一门综合性的学科，与其他学科有着必然的联系。运用其他学科的先进方法来研究秘书学，可以少走弯路，取得成果。比如，有人以控制论原理来解释秘书工作在行政管理中的作用;以管理学中的“五大职能”来阐述秘书学的计划、组织与协调职能;以传播学的原理来阐明秘书信息工作如何提高效率等等。
3、 有经验的秘书人员与理论研究人员相结合
这也是理论与实践相结合的原则。许多经验丰富的老秘书，缺少理论概论能力，而一些专业教学和理论研究者又缺乏实际经验，两者相结合，取长补短，例如不少政府机关和大中型企事业单位邀请高校教师去讲课、培训中职秘书;同时教师们的理论知识又会受培训秘书人员的补充并使之完善。总之，秘书学研究中实际工作者和理论工作者的密切结合，较其学科尤为明显，这也说明秘书学是一门应用性极强的学科。
第五篇：秘书学概论试题及参考答案
一、单项选择题(在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答案的序号填在题干的括号内。每小题1分，共15分)
1.“秘书”的涵义，有一个(C)的演变过程。
A.由人到物 B.由小到大 C.由物及人 D.由上到下
2.秘书学，从学科大类来说，属于(A )范畴。
A.社会科学 B.人文科学 C.管理科学 D.综合科学
3.( B )，朝廷中出现了最早的秘书机构——太史寮。
A.东周 B.商末周初 C.秦末汉初 D.隋末唐初
4.秘书机构的设置，必须遵循(B)、精简、高效的特点。
A.创新 B.适应 C.求实 D.综合
5.秘书工作的辅助性主要体现在地位的(C)与工作的被动性两个方面。
A.被领导性 B.中介性 C.从属性 D.隐秘性
6.智能结构即(D )和能力的综合反映。
A.智力 B.智商 C.知力 D.知识
7.( A)是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。
A.性格 B.兴趣 C.意志 D.毅力
8.调查研究是一项严肃的科学工作。在具体实践中，科学的调查研究活动必须遵循(A)性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。
A.客观 B.真实 C.谨慎 D.实事求是
9.按信息形式分，可分成(B )信息和物化信息。
A.内化 B.内储 C.内存 D.内蓄
10.广义的公文，包括了通用公文、(C )与公务常用文。
A.常用 B.专业 C.专用 D.业务
11.平行文，指(B)机关之间往来的公文。
A.本 B.不相隶属 C.平级机关 D.领导
12.档案就其作用来说，可以概括为(A)作用和参考作用。
A.凭证 B.查阅 C.史料 D.利用
13.协调工作的内容主要是(C)协调、关系协调和事务协调。
A.组织 B.领导 C.政策 D.法律
14.督查工作的原则是：
一、实事求是;
二、突出重点;
三、分流承办;
四、(D);
五、坚持科学有序。
A.相信群众 B.坚持原则 C.注意协调 D.注重时效
15.办公自动化的发展方向可以用四个“I”来概括：第一是信息服务;第二是人机对话;第三是智能化;第四是(C )化。
A.大型 B.集合 C.集成 D.集约
二、是非判断题(判断下列各题，正确的在题后括号内打“√”，错的打“×”。每小题1分，共10分) 1.秘书工作，是指协助领导决策与管理所进行的各项辅助性工作。(√ )
2.曹丕对诏策、章表、议对、檄移等11种公文体裁的起源、特色、写作技法作了研究与探索，可视为中国秘书史上第一个系统研究公文写作理论的专家。(× )
3.广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门，一般冠以“办公”字样。(√)
4.以秘书的工作职责来划分，主要有机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、公务秘书、外事秘书等。(√ )
5.典型调查，是指在一定的总体范围内，根据调查目的，选择有代表性的单位进行调查，以推论总体，是深入了解社会情况的重要方法。(√) 6.从逻辑学的角度讲，分类的第一条逻辑规则是：每一次分类必须按同一原则进行。(× ) 7.按人对信息的感知方式分，信息可分成直接信息与间接信息。(√ )
8.作为协调者，秘书人员必须具备一定的素质，一要有良好的政治素质和道德修养;二要忠于职守，有高度的事业心和强烈的责任感;三要有丰富的知识。(× ) 9.会议的内容要素包括会议指导思想、会议目的和会议任务等。(√ )
10.信访工作的原则主要有：
一、坚持实事求是，一切从实际出发;
二、依照政策法令办事;
三、分级负责，归口办理;
四、处理实际问题与进行思想教育相结合;
五、及时办理，就地解决信访问题。(√ )
三、填空题(每空1分，共15分)
1.秘书学具有政治性、综合性与应用性的特点。
2.最早的秘书人员称为“史”。
3.秘书部门是介于单位领导层和职能层之间的.中介层。
4.虽然机关、团体及企事业单位的秘书工作各有侧重，不尽一致，但就总体而言，秘书工作一般包括十项具体任务。
5.以个性特征与能力划分，秘书可分为参谋型秘书、秀才型秘书，公关型秘书和办事型秘书。
6. 情感是人的喜怒哀乐等心理状态。
7.智能结构即知识和能力的综合反映。
8.人际关系一般具有三个特点：第一是个体性，第二是情感性，第三是对应性。
9.专项调查是指专门就某一项目、某一问题或某一事件进行的调查。
10.按信息载体分，可分成语言信息与非语言信息。
11.公文撰拟，即公文写作，是公文办理的基本环节。
12.在协调过程中，既要讲政策、讲原则，也要讲灵活、讲感情。
13.做好督查工作，一是有利于保证决策顺利、有效的实施。
14.会议的作用，主要包括：决策指挥作用、组织协调作用、动员教育作用和信息交流作用。
15.根据会议的进程，一般把会务工作分为会前准备工作、会间调度工作和会后整理服务工作三个阶段。
四、名词解释(每小题5分，共20分) 1.秘书的表达能力
秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文。
2.个别访谈
个别访谈，是指有选择地对一个存在特定社会关系和环境的具有生动个性的特定个体的访问。 3.协调
就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关，都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调，才能使之有序运转，齐心协力，相互配合，共同完成任务。
4.会见
会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。
五、简答题(每小题6分，共24分) 1.秘书机构的设置，必须遵循的原则。
秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效的原则。所谓适应性原则，是指秘书机构的设置，要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。其次，秘书机构设置的适应性还表现在要因时、因地、因条件而异，具有一定的弹性。所谓精简性原则，是指秘书机构必须精简。其目的是减少层次、减少环节，有利于高效运转。
所谓高效性原则，是指秘书机构的设置，要力求高效。要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效能。
2.秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，
最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。
3.会议的性质
会议是贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式;是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代管理职能必不可少的重要手段;是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径。
4.保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时 间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时 间性与一定的区域性(即保密范围)而言。
六、案例题(共16分)
你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?
答：外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。
首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。
其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。 参考答案
一、单项选择题(每小题1分，共15分)
1.C 2.A 3.B 4.B 5.C 6.D 7.A 8.A 9.B 10.C 11.B 12.A 13.C 14.D 15.C
二、是非判断题(每小题1分，共10分) 1.√ 2.× 3.√ 4.√ 5.√ 6.× 7.√ 8.× 9.√ 10.√
三、填空题(每空1分，共15分) 1.综合性
2.史
3.中介层
4.十项
5.参谋
6.情感
7.知识和能力
8.情感
9.专项调查
10.信息载体
11.基本环节
12.感情
13.决策
14.决策指挥
15.调度工作
四、名词解释(每小题5分，共20分) 1.秘书的表达能力
秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文。
2.个别访谈
个别访谈，是指有选择地对一个存在特定社会关系和环境的具有生动个性的特定个体的访问。 3.协调
就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关，都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调，才能使之有序运转，齐心协力，相互配合，共同完成任务。
4.会见
会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。
五、简答题(每小题6分，共24分)
1.秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效的原则。
所谓适应性原则，是指秘书机构的设置，要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。其次，秘书机构设置的适应性还表现在要因时、因地、因条件而异，具有一定的弹性。所谓精简性原则，是指秘书机构必须精简。其目的是减少层次、减少环节，有利于高效运转。
所谓高效性原则，是指秘书机构的设置，要力求高效。要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效能。
2.秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。
3.会议的性质：会议是贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式;是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代管理职能必不可少的重要手段;是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径。
4.保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时 间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时 间性与一定的区域性(即保密范围)而言。
六、案例题(共16分)
外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。