我的文秘工作观

2022-09-10

大多数单位都设有文秘岗位, 文秘工作做得好不好, 事关一个单位能否有序高效运转。在这种背景下, 探究如何推进文秘工作具有现实意义。

一、文秘工作观

就笔者而言, 依据多年的工作经验对文秘工作提出自己独特的观念:

(一) 准确领会领导意图, 做好本职工作

习近平总书记办公室主任丁薛祥曾经撰文指出, “无论是办文、办会, 还是办事, 都要首先考虑党委有什么精神、领导有什么意图、怎样办才更符合党委工作要求和领导意图。如果做不到这一点, 即使花再大力气, 做了再多的工作, 也是徒劳无益。”笔者工作多年, 觉得这话非常有道理。秘书工作人员作为参谋助手, 不是干自己的活, 而是要做好别人交待的活;不是讲自己的观点, 而是讲别人的道理;不是写散文、写小说, 可以任意发挥, 而是用固定格式写公文。因此, 不管是起草讲话稿、拟制公文、操办会议, 还是完成领导交办的事情, 都会遇到如何正确把握、领会领导意图的问题。笔者曾经在基层党委办公室工作过, 在这方面办公室当时有一个好做法, 就是要求每个文秘工作人员, 无论是与领导一起检查工作、参加会议, 还是领导亲自撰写的文稿, 阅读的各种文件、报刊的批示、阅示以及对草拟材料提出的修改意见, 都要准确记录下来, 适时进行分类整理。毕竟, 领导的设想、主张、意图, 大部分都要通过言谈、批示体现出来。注意搜集领导平时比较零碎的看法、意见等, 虽然一时可能用不上, 但它往往是形成领导意图的重要过程和内容。空闲时注意多想多悟, 使用时就可信手拈来。此外, 遇到自己不明白的事情, 要多请示、多汇报, 以便把领导意图领会到位, 这样才能做到有的放矢, 少做无用功。

(二) 在大量的工作面前, 勤动笔

文秘工作非常琐碎, 而且事情经常是一桩接一桩。有时, 一些事情已经办完了, 一段时间后领导又问起此事, 如果当时没有记录, 可能就会出现一问三不知的局面。如何防止“漏项”、“缺项”, 防止“丢三落四”、“事过境迁”?笔者感觉, 最好的办法就是随时动笔, 立下字据, 做好记录, 正所谓好记性不如烂笔头。这样不仅可以避免忘事, 也可以作为备查依据。比如, 领导布置某项工作时, 要尽可能原原本本地记全、记细。又比如, 为了应对文稿起草的紧急任务, 平时就要眼观六路、耳听八方, 注重通过各种方式收集资料。俗话说:巧妇难为无米之炊, 只有掌握了大量的素材才能够起草文书。如果平时不了解相关信息, 不掌握基础材料, 文稿任务到来时就容易捉襟见肘。再比如, 文件的上传下达, 发放会议通知, 该签字的要签字, 该自己记明情况的要记清, 该登记的要及时登记, 不能为了“省事”而减化手续。尤其是对办理过程较长的事, 涉及多个部门的事, 前后交叉换手的事, 以及事过之后要查的事, 更要立据存底、搞好记录保存。

(三) 忽视细节, 容易既贻时又误事

俗话说, 细节决定成败。机关事务是依照法律授权, 以规定程序进行的行政活动。任何环节出问题, 都会直接影响机关事务的正常运转。比如, 各类会议领导参会位置的摆放, 谁前谁后看似细节, 其实里面大有学问, 处理得好与不好, 结果迥异。因此, 对于文秘工作来说, “小细节”可能是“大原则”, 把细节理顺了, 方向也就明了, 工作运行起来便会顺利一些。如果在细节面前抱着无所谓的态度, 难保不出大问题。笔者刚参加工作时, 就因为没有注重细节, 当将一份紧急材料送到某单位主要领导手中, 才发现因为时间紧没有认真检查。结果单位领导发现居然有一张空白页, 只能重新打印后再报送。本是为了图快、图方便, 结果反倒还耽搁了时间、影响了效率。实践证明, 重视细节, 可为文秘工作起“锦上添花”之效。比如, 送给领导的文稿排版要力求美观、漂亮, 装订要平整, 让人看得顺眼、觉得舒服。即便内容上质量稍微差点, 也比较容易通过。反之, 如果内容上质量比较高, 但因为装订歪歪斜斜, 或者送签时纸张上有污点, 结果也可能被打回重搞。总之在办文、办会、办事过程中, 必须重视小事、关注细节, 严之又严、细之又细、慎之又慎, 凡事要多想一想、看一看、问一问, 反复考量、反复斟酌, 这样才能有效地提升工作的品位与质地。

(四) 善作不如善改, 好文章都是改出来

文秘文秘, 文在前, 秘在后。这个观点, 主要是针对公文写作来说的。在党委办、政府办工作的人都知道, 大部分公文首先由部门代拟, 学会改公文, 在某种意义上比写公文更重要。毛泽东就是一位修改公文的“高手”, 他对每一篇公文, 从内容到形式, 从字、词、句到篇章, 都千锤百炼、精益求精。首先从内容上修改锤炼, 看看有没有和法律法规政策不相符的地方, 主题有没有扣紧, 道理有没有讲透, 措施有没有讲足。其次从框架上修改锤炼, 看看结构有没有环环相扣, 部分与部分、段与段之间逻辑顺序是否清晰。最后从语言上修改锤炼, 公文区别于散文、诗歌的最大特点在于其用词造句的鲜明性。也就是说, 公文写作不能含糊其词, 不能模棱两可, 而是要把观点、思想表达得更为准确、更为突出。修改过程中, 不少人都有一个习惯, 就是充分利用互联网, 看看别人怎么说, 提法对不对, 搭配准不准。

(五) 保持良好心态, 是适应文秘工作的前提

境由心生, 心态好, 一切都好。凤凰卫视著名财经观察员吴柯萱说:“写作, 如同苦修行。把自己关起来几天, 离群索居, 不吃不喝, 不闻世事。明明蜗居于斗室, 却妄想加入参天茂林, 青天白露下, 涣沙溪水桥头。”他虽然只提到写作, 推而广之, 文秘工作又何尝不是如此?这是一项细活, 是累活, 有时还是很“折磨人”的活。而且文秘人员身处中枢机关, 必然会遇到各种烦恼, 甚至挫折的考验。如果心态不好, 心情不舒畅、烦烦躁躁, 工作起来就会不顺心, 不顺心就静不下心, 更沉不下心。这恰恰是从事文秘工作的大忌。因此, 始终保持豁达从容的心态, 在成绩面前不得意忘形, 在困难面前不畏惧退缩, 在挫折面前不消沉失志, 对做好文秘工作非常重要。特别是面对繁重的工作任务时, 与其闷闷不乐、满腹牢骚, 不如开开心心地接受。如此不但有利于顺利完成任务, 而且有益于身心健康。当然, 喜怒哀乐乃人之常情, 遇到不如意之事, 选择适合自己的“发泄”、“放松”办法。

(六) 精诚合作, 才能真正聚合“正能量”

畅销书《包容的智慧》指出:“工作时, 必须与很多人互动、合作, 所以一定要与人和乐相处, 不可有我无人。懂得敬业乐群的人, 人生才能一帆风顺。”干工作要和谐, 做文秘工作更要讲和谐。因为秘书工作涉及方方面面, 仅靠一己之力, 是难以完成任务的。而且, 文秘人员本身就是做协调工作的, 如果不和谐, 协调就难了。比如, 领导讲话稿往往涉及到不仅一个领域的内容, 组织会议、筹备活动, 就连收集整理资料、统计数字也牵扯到许多部门, 等等。这就需要同事的相互配合, 需要与其它部门的同志一起合作。特别是筹备事关全局的大型会议和活动, 更需要多方联动协调、整体推进, 实现工作上的有效对接。这方面, 笔者在参与组织一些大型活动和会议中有深刻的体会。临时要求报材料数据或开调度会, 是一种常态。如果没有大家的支持和配合, 很多工作就难以及时完成。因此, 与同事相处也好, 与部门打交道也好, 文秘工作人员要多些沟通、多些理解, 才能真正聚合“正能量”。