办公自动化系统论文

本论文主题涵盖三篇精品范文，主要包括《办公自动化系统论文(精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。[摘要]随着全球计算机与通信网络技术突飞猛进的发展，Internet相关应用在企业日常办公中日益普及，发挥了巨大的作用。本文对企业办公自动化系统进行分析。

第一篇：办公自动化系统论文

高校办公自动化系统应用浅析

办公自动化，英文是Office Autonation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，以达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化在我国从上个世纪70年代末80年代初提出，到现在已有三十多年的发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。

近些年，我国高等教育飞速发展，办学规模持续扩大，管理方式不断改进，校区之间格局不断调整，旧的办公体制已很难满足当今信息时代的需求。借助电子科技的软、硬件快速发展，办公自动化系统成为数字化校园建设中的重要组成部分，在高等院校行政管理工作中的作用越来越重要。因此，推进和使用办公自动化系统成为高校实行现代化教育的必要环节。

一、高校使用办公自动化系统的必要性

1.办公自动化可以大大提高工作效率，规范管理流程

在高校中建设一个安全、可靠、高效的办公自动化系统，为高校管理部门提供智能化的办公环境及开放式的综合信息服务平台，是如今高校行政管理部门的重点工作之一。大多数高校办公面积较大，办公室分布比较零散，不同部门(单位)之间公文流转、会签常常要花费大量的时间，尤其在有多个校区的高校，花费时间更多。而通过办公自动化系统，从文件拟稿、修改、审核再到领导的会签、签发，都在电脑或移动手机等上进行处理，可以节约大量的时间，从而提高了办公效率。在传统办公模式中，有时发布一个会议的通知，需要工作人员逐个打电话通知，极大地拖延了时间，影响了办事效率，更造成了人力、物力、财力的浪费。而通过办公自动化系统，一个会议通知可以同时发送给所有教职工，迅速完成信息的传达。运用办公自动化系统办文、发文必须通过一定的软件应用程序，大大降低了行文过程中人为因素的干扰，从而规范了管理流程。

2.办公自动化可以减少资源浪费

伴随着办公自动化技术的广泛应用，无纸化办公变得更加绿色和环保。高校行文的流转从纸质流转变为电子化的网络方式流转，起草、审阅、修改、签批、发布、存档、查询一系列流程均可以用网络实现。无纸化办公在操作中大大减少了纸质文件的印发，节约了资源，文件的传递和查阅变得更加准确高效，管理更加方便，体现出纸质文件不可比拟的优势。

3.办公自动化可以加速信息传递

在传统办公模式中，高校师生向校领导反映问题只能通过教代会或学生座谈会等途径层层上传，时效性低，容易耽误问题的解决。而运用了办公自动化系统之后，师生们可以直接通过网络系统中的书记信箱、校长信箱等板块第一时间将工作、学习过程中遇到的困惑和发现学校管理上存在的问题反映给校领导。信箱的匿名信也可以让师生无顾虑地真实反映问题，从而推动学校民主化、和谐化进程。

4.办公自动化可以有效地实现资源共享

高校管理工作中所涉及的信息量庞大且复杂，往往信息的传达需要逐级传达、层层落实，耗费大量的时间，信息丢失、疏漏、削减情况时有发生。而通过运用办公自动化系统上传通知、文件、通讯录和教学等资源，能让高校全体师生员工根据权限第一时间充分掌握和占有相关信息，随时了解学校的运转情况，有效地减少会议的召开。

二、高校办公自动化系统实施中存在的问题

1.办公人员使用办公自动化系统的专业技能和熟练程度有待提升

办公自动化系统对网络等新的信息技术要求较高，有些高校行政管理工作人员对新技术不了解、不熟悉，导致操作失误，从而降低了工作效率。还有部分人员习惯于多年工作中养成的规律，很难脱离纸质公文流转的形式，甚至排除使用办公自动化系统，导致系统推进的初期阻力较大。

2.办公自动化模式与传统办公模式的衔接问题

目前，虽然多数高校已经启动了信息化办公，但还未全面进入常态化。许多高校办公自动化系统的使用由于缺乏对系统的管理经验，缺少完善、严格的管理机制，许多网上办公进程得不到很好的实现。例如一些文件的签发还是需要手签名，文件存档还需要存纸质版，再加上电子文档的法律效应还未完全得到公认，因此在一段很长的时间内，还是需要自动化办公与传统办公模式相并存，这样反而增加了工作量。但是完全无纸化办公依旧是社会未来发展的趋势及高校今后努力的方向。

3.办公自动化系统的网络安全问题

高校办公自动化系统的顺利运行需要强有力的安全保障支撑。在高校行政办公各个环节中包含着许多重要资料和文件，一旦系统被破坏，电子文件很容易就被复制、修改和删除，办公数据将会丢失和遭到篡改，从而给学校带来重大的损失。因此，学校必须定期加强办公自动化系统方面软、硬件的投入及建设，增强网络安全意识，使一些非法人士无机可乘，保障高校各项工作顺利开展。

三、解决方案

1.领导重视是办公自动化系统全面推广的保障

办公自动化的应用是高校发展的重要工程，也体现了高校的管理水平。高校领导如果能积极参加办公自动化系统的前期调研、论证，建设实施，推广应用，那么办公自动化在全校范围内推广会更加顺利。反之如果领导重视程度不够，自己都不太愿意尝试使用办公自动化系统，那么原本就在全校推广应用中存在的困难与阻力无形中就会增大。所以，领导如能认识到办公自动化在高校工作中的重要作用，为推行办公自动化系统营造良好的发展环境，那么办公自动化的推广和应用将会顺利进行。

2.增强教职工的服务意识

教职工的服务意识是办公自动化系统全面推广的基础，高校教职工学历层次较高，相比其他一些单位更具有信息化办公的优势，但是部分管理人员习惯了传统的办公模式，不愿主动接受新鲜事物，甚至拒绝使用网络办公。因此，增强教职工的服务意识，能够从本质上推动办公自动化系统在高校管理中的顺利运行。

3.做好全校教职工的培训和推广工作

办公自动化技术是一门新兴科学，借助电脑网络、通信技术、信息技术及多种先进的自动化设备来实现。高校工作人员必须了解相应的业务知识和掌握一定的操作技能。在办公自动化系统试运行之前，应该组织全校办公自动化系统的使用者进行全面的培训，并且根据权限、部门等不同用户做相对应的培训。学校领导、部门负责人、部门秘书、系统管理员的操作权限及内容不同，应该分别培训，做针对性的讲解。在办公自动化试运行的初期，应当从纸质文件和电子文件流转并行，过渡到只采用电子文件流转的方式，让全校使用系统的人员能够逐步适应并且熟练操作办公自动化系统的流程。对于积极学习、参与和推广的部门、单位及个人，可以进行表扬，以充分调动广大教职工的积极性。

4.电子文件与纸质文件同步运行与管理

在办公自动化系统运行的过程中，虽然纸质文件大幅度减少，学校的行政管理工作基本都以电子化办公的形式运转。但电子文件并不能在所有环节都取代纸质文件，如，在存档环节纸质文件作为实实在在存在的物质，具备原始性、真实性、永久性，这是电子文件不能取代的。还有对待某些涉密文件，根据保密法相关规定，不能通过网络进行办理、传递，还是得使用传统的纸质文件。所以高校在实际工作中，必须采取电子文件和纸质文件相结合的方式，同步运行，取长补短，建立电子方式和纸质方式一体化的办公自动化综合系统。

随着高等教育事业的快速发展，高校的行政管理工作更加复杂和繁重，在信息化的大背景下，办公自动化成为高校未来发展的必然趋势，绿色、环保的电子化、无纸化办公也必将带来管理模式的新变革。办公自动化系统的推广和应用是一项长期工程，要根据在各学校中实际运行状况随时维护和更新，不断完善。我们应该积极发挥办公自动化的优势，最大限度地发挥其管理、服务功能，提升工作效率，提高高校管理水平，使高校行政管理工作的运转达到新的高度，促进高校和谐发展。

编辑 鲁翠红

作者：李丹阳

第二篇：办公自动化系统应用分析

[摘 要]随着全球计算机与通信网络技术突飞猛进的发展，Internet相关应用在企业日常办公中日益普及，发挥了巨大的作用。本文对企业办公自动化系统进行分析。

[关键词]办公;自动化;系统;应用;企业;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.064

1 目前我国企业办公自动化现状与背景

对地方企业来说，其信息化基础相对较弱，计算机硬件、软件配置较差，员工素质参差不齐，企业经济实力也不够雄厚，地方企业的管理层和决策者对办公自动化的认识不到位。他们通常存在以下几个误区。第一，认为办公自动化只是把原先人工的形式转化为电子形式，利用先进技术即可，将企业办公自动化与Office等桌面办公系统混淆，不想加大这方面的投入，从而阻碍企业办公自动化的发展。第二，公司在运行过程中，不重视通过优化管理过程提高公司办事效率和执行效率，而是通过简化业务过程来提高生产效率。第三，有些公司为了节约资金，购买通用办公自动化软件，甚至应用免费的办公自动化软件，但是这些通用的办公自动化软件和公司的实际需求具有很大差异，且公司不能自行完成其系统维护，从而给公司的日常运作及内部数据存储埋下相当大的安全隐患。

2 企业办公自动化的基本特性

2.1 企业OA与政务OA的差异

企业OA系统(Office Automation)，是指针对企业的专门的办公应用软件系统。它不同于政务OA，虽然企业OA和政务OA都属于办公自动化系统，它们在技术领域上相同，功能也比较相似，但是在应用领域和对象上有所差别。

功能上，政务OA和企业OA有着明显的差异，其中企业OA是以企业运作为重点，主要目的是系统工作和知识管理。而政务OA是以公文为核心，其重点是围绕公文的运转展开工作。

从特性上讲，企业OA会根据企业实际，从企业自身的特点出发，注重通过OA系统展开改进企业流程的各项工作。而政务OA则主要是遵循政府部门规章制度的过程。

从目标上来看，企业OA和政务OA有着共同的目标，那就是提高整体效率，更有效、更迅速地完成各项工作。但企业OA还有另外的目标，那就是提高企业的迅速应变能力，加强知识共享和处理，进而增加企业在同行竞争中的影响力。从这一点来看，企业OA除了是一个工具应用外，还是增加盈利的一个重要手段，这是企业OA和政务OA最根本的不同。

2.2 企业OA与ERP等系统的差异

企业OA和ERP、CRM、SCM都是企业应用软件系统的重要分支，它们的作用都是提高企业信息化水平，增强企业的核心竞争力。但是它们之间也存在着细微的差别。

企业办公自动化系统主要的作用是协同工作、处理文件、管理文档、行政办公等。ERP则主要注重于企业的销售、生产、采购、经营、外贸等资源性问题。SCM注重的是供应链上下游的连接关系。CRM主要注重于客户关系的管理等。

四者最主要的不同在于目标差异。ERP、SCM、CRM主要针对企业的业务运作过程，企业办公自动化系统(OA)则更注重于企业自身的管理层面。ERP、SCM、CRM通过优化业务提高工作效率，进而提高资金使用效率，加强各方面的综合管理;企业OA则通过整合管理层面来提高企业的日常运作能力，提高企业的适应速度、决策能力，加强企业自身竞争力。

2.3 企业OA与桌面办公软件的差异

单从名称上看，企业OA和办公软件有着许多相似的地方。其实MS Office等桌面办公软件都是办公自动化的重要组成部分。但是在概念内涵上，企业OA与桌面办公自动化软件有着明显的差异。桌面办公软件也是一种便捷的办公自动化软件，但其主要用于个人办公，以提高个人办公效率。虽然当前的桌面办公软件也具备协同工作的能力，但都是比较简单的功能，无法针对企业复杂的工作。企业OA的主要功能则是提高企业整体办公效率，提高协同工作的效率和规范性，加强各部门间的联系，提高企业整体的办公效率。

3 企业办公自动化系统发展的必要性

由于办公自动化系统和企业的主要业务(比如：产品采购、加工生产、开发、销售、售后等)没有很密切的直接的联系，所以当前企业中的信息化人员并不重视办公自动化系统。但办公自动化系统能够加强部门间信息沟通和共享的能力，对于知识型企业至关重要，并能有效地提高企业的办公效率。企业办公自动化系统的发展对企业的建设有着至关重要的作用。

主要参考文献

[1]曹波.建筑企业办公自动化综合平台的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2011.

[2]叶坤华.基于企业办公自动化的知识管理系统设计[D].北京：北京邮电大学，2010.

[3]付昕.中小型企业办公自动化(OA)的研究与实现[D].成都：电子科技大学，2010.

作者：王雷

第三篇：企业办公自动化系统功能分析

摘 要从企业职能管理角度入手，在分析办公自动化系统的形成与发展的基础上，阐述现代企业办公自动化系统的功能及其对企业管理的影响。

关键词企业;OA;办公自动化系统

企业的办公自动化(OA)是企业信息化建设的重要组成部分。企业的办公自动化系是以计算机技术、行为科学、系统科学等先进科学技术为基础，不断使企业的办公业务活动借助于各种办公设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统，其目的是使企业尽可能地充分利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，从而达到规定的目标。

1办公自动化系统的形成与发展

在信息革命的浪潮中，以纸介质为主的传统办公模式显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要，在这样的背景下，办公自动化系统应运而生。

从世界范围来看，办公自动化系统建设大致经历了3个阶段。第一代OA系统出现在20世纪80年代中期到20世纪90年代中期，是以个人电脑，办公套件为主要标志的，实现了数据统计与文档写作电子化。第二代OA系统出现在90年代中期，它以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了收、发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。进入21世纪以后，知识已成为企业成长乃至经济增长和社会发展的关键性资源。在这种背景下，从以工作流程自动化为中心的第二代OA系统提升到以知识管理为核心的第三代现代企业OA系统。

可以说，办公自动化的出现是社会生产力发展的客观需要，是当代科学技术并入办公与管理系统的必然结果。

2现代企业办公自动化系统的功能分析

实施企业办公自动化系统是企业以信息化实现科学管理的必由之路。

2.1现代企业OA系统具备的基本功能

在现代企业中，一般的OA系统至少应包括以下几项基本功能：1)办公管理功能，包括公文管理、会议管理、档案管理、工作流程控制等。2)内部业务管理，包括计划管理、资产管理、客户管理、车辆管理、工程管理、人力资源管理等。3)企业文化建设，宣传企业形象，加强企业内部员工交流学习的功能，主要包含：企业形象、职工论坛、技术交流、新闻简报、电子期刊、网上教学等。4)个人事务管理，提供给办公人员一个统一的处理平台，包括个人电子邮件、日程安排、个人通讯录、个人文档等。

2.2现代企业OA系统是其它业务子系统的联接纽带

实现内外信息的有序流动和高度共享是OA系统的核心功能。为适应信息技术和知识经济的迅速发展，现在企业的OA系统具有了开放性和互联性等特征，它能够在保证信息的安全性、及时性和一致性的基础上，通过对企业内部信息流的分析，将其他有关部门和分公司的有关业务系统有机地结合起来，利用email等方式在各部门之间进行联系，最终实现信息在各个业务子系统之间安全、高效和顺畅地流动。当然，也逐步支持经理人员及决策者在异地进行远程办公，实现集团化的异地信息共享。

2.3现代企业OA系统成为企业信息系统的决策中心

OA系统的建设是以提高企业决策效能为目的的。企业通过0A系统所建立起来的开放性平台，能够快捷地查询企业文件系统、财务系统、人事系统等各个业务子系统的数据，并通过OA系统所具有的数据分类、汇总、统计、分析等功能进行加工处理，使企业管理人员能够及时准确地掌握企业经营各个环节的变化情况，为科学决策提供充分的依据。因此，可以说现代企业OA系统已经成为企业信息系统的决策中心。

3现代企业办公自动化系统对企业职能管理的影响

3.1有利于企业组织结构的扁平化

传统的企业组织是金字塔状的组织形式，决策层和操作层中间层级过多，信息传递较慢。随着经济社会的快速发展，信息的传递方式开始向多层次、全方位的网络互联模式转变。企业办公自动化系统的建设和实施可以实现信息传递由单一化到多元化转变，从而打破企业的各职能机构间的等级森严、条块分割的格局，增加管理幅度，实现金字塔状组织形式向扁平状组织形式发展。

3.2有利于提高企业的管理水平

现代企业集团一般都包括分散于不同地方的各个部门和分公司，办公场所的分散给企业的有效管理带来了困难。这种情况下，企业利用OA系统并通过现有的Internet网络，将各个部门、分公司紧密联系起来，使得企业内部各个相对独立的机构和部门都被联结成一个有机整体，各部门和机构之间的联系不断加强，信息资源的传输打破了地理位置等因素的制约，让信息流通、文件传递、资料共享、流程管理等各个方面更加方便快捷，实现各种信息和业务活动的无缝联接，最终实现企业的高效管理。

3.3提高了企业的工作效率

在传统模式下，企业的管理工作主要是由人来完成的，其权力的使用带有明显的人为特征，随意性很大。随着企业OA系统的有效运行，企业管理的执行过程被设定成一种客观化的信息流动过程，促进了企业管理工作的规范化和科学化，提高了企业的工作效率。即企业办公基于工作流，采用计算机来处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地交流和共享信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作，从而提高企业管理和工作效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中立稳脚跟并不断发展壮大。

3.4有利于提高决策的准确性、有效性

在传统模式下，信息的搜集、传输、处理和储存工作大部分是由人工完成的。在这种情况下下，信息的收集面比较狭窄，传输速度比较慢，不利于信息传递的及时性和准确性。企业OA系统的实施可以建立基于企业集团的数据库，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，实现信息在各部门的高效传递和共享，为企业的管理和决策提供科学的依据，提高领导决策的准确性和有效性。

3.5有利于降低企业的运营成本

大多数企业一直以来都采用纸质办公方式，办公物质消耗大，加上机构臃肿，人员超编和配置不合理，最终导致企业成本居高不下。企业OA系统的建设与实施可以实现一个高效的办公方式，促使办公业务活动从纸质管理迈进数字化的信息管理，提高办公效率，大幅度降低传统办公设备成本和人力资源成本，最终有效降低企业成本。

4总结

随着信息时代和知识经济的到来，企业的办公事务将会变得更加的纷繁与复杂，这要求企业各行政部门的工作效率要大大提高。建设与实施企业OA系统，可以利用信息资源，充分实现信息、资源的共享，进而提高生产效率、工作效率和工作质量，为管理人员和决策者们提供决策依据，辅助决策，最终实现企业追求的目标。

参考文献

[1]杜立东.办公自动化[M].中国财经出版社,2006.

[2]刘雁.OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值[J].科技资讯,2009,13.

[3]杜志强.办公自动化系统的现状和发展趋势[J].才智,2011,11.

[4]李春勇.浅谈办公自动化OA的发展与现状[J].黑龙江科技信息,2011,2.

[5]李竹莉.办公自动化在机关档案工作中的积极作用[J].黑龙江史志,2011,2.

作者：唐亮