新公司文件管理制度

它是实施某些管理行为的基础，是社会再生产过程顺利进行的保证。合理的管理体系可以简化管理过程，提高管理效率。以下是小编为您整理的《新公司文件管理制度》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

第一篇：新公司文件管理制度

公司文件管理制度

公司名称

文件管理制度

【编号】

1、目的:

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

2 、文件的发放：

2.1各部门需要发放实施的文件，必须将文件打好以电子文档的方式交综合部，并附部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合部，由综合部主任安排文件发放人予以发放。

2.2任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由个人亲自签字接收。

2.3需发放到主管以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关主管人员，再由主管安排发放到相关个人。

3、文件的更改：

3.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

3.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

4、文件的换页：

4.1任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并以电子文档方式传综合部，并由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

4.2所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

5、文件的回收、作废：

5.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

5.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

5.3每年12月下旬，由综合部通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。并由综合部主任统一安排销毁。

6、其它规定：

6.1任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长、总经理、财务部经理、生产技术部经理、营销部经理、设备部经理等公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

6.2无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

6.3任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

6.4所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

6.5发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

6.6文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

7、任何人未经董事长(总经理)批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担100元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

8、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

批准/日期:审核/日期:编制/日期:杨佳惠2010.04.24

第二篇：公司文件档案管理制度

公司人事档案及技术档案管理制度

总则： 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

一. 文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：

1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门：行政部)

2.上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门：行政部)

3.公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。((主要收集部门：行政部)

4.会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等;(主要收集部门：行政部)

5.公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结;;(主要收集部门：行政部)

6. 公司的请示与上级批复文件(主要收集部门： 行政部)

7.公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;(主要收集部门：行政部)

8.公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;(主要收集部门：财务部)

9.公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;

10.公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录;以及公司对外交流的文件、协议、报告等;(主要收集部门：行政部)

11.公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;(主要收集部门：财务部、行政部)

12.公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;(主要收集部门：行政部)

13.公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(主要收集部门：行政部)

14.公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部门：行政部)

15.公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇(职)等工作及干部奖惩等文件材料;(主要收集部门：行政部)

16.公司员工档案转移的介绍信及存根;(主要收集部门：人力资源及行政部)

17.公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;(主要收集部门：财务部、行政部)

18.公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;(主要收集部门：行政部)

20.公司营业执照、税务登记证等重要文件(主要收集部门：人力资源及行政部)

21.各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。(主要收集部门：晒图室)。

二.立卷归档

文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

1.平时归卷

1.1 各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。

1.2归档的文件材料必须按立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。

1.3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

1.8卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

三.档案保管

1.档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2.胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

3.底图入库要认真检查，平放或卷放。

4.库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

四.档案借阅

1.借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

2.借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

3.借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

4.归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

5.凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

6.底图一般不予外借。

五.档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

六. 档案保密

1.档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

2.不得传播、议论有关机密问题。

3.档案资料不准带到公共场所。

第三篇：1 公司文件收发制度

第一节 公司文件收发管理制度

为规范收发文效率，提高收文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司高层领导指示汇编关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。文件管理内容主要包括：外部来函、电、包裹和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则，自即日起本公司各类文件(外来和内发)统一由办公室归口管理

一、收文的管理与公文的签收

1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由办公室收发员(暂无)登记签收、拆封(由客户或集团下属企业直送的重要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(暂无)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对政府部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

二、公文的编号保管

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(暂无)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

三、 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或行政主管)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(待定)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

四、 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，一线员工，一般由有关部门定期组织学习相关文件，或由办公室通知到单位阅文。

五、 发文的规定

1.公司上报下发正式文件的权力分别集中高管办和行政办公室，各分公司和部门一律不得自行向上、向下发

送正式文件。

2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向高管办、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交高管办、行政办公室审核。高管办、行政办公室同意发文，方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由高管办批转。

3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

六、 发文的范围：

1.凡是以公司名义、高管办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.高管办、行政办公室下发文件主要用于：

(1)公布公司规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布相关奖惩决定和通报;

(6)其他相关重大事项;

3.高管办、行政办公室上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常工程、技术、管理、建设工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

七、 发文程序规定：

1.各科室需要发文，应事先向高管办、行政办公室提出申请;

2.高管办、行政办公室同意发文后，主办科室应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据高管办、行政的要求和董事长有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经高管办签署的文稿，应在交付打印前送高管办处签署;

9.文稿审核高管办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。

八、文件的借阅和清退

各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

办公室收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

文件的立卷与归档范围：

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员负责归档：

(1)上级部门来文，包括上级对本部门报告、申请的批复;

(2)高管办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、报表等;

(3)高层管理会、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录;

(4)董事长办公会议、分公司、下属子公司代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

(9)单位日志和大事记;

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

九、 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。

2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3.要坚

持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料要求在下7月份以前整理完。

十、文件的销毁

1、 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续。

2、 经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第四篇：公司文件管理规章制度（六页）

公司文件管理规章制度

第一条

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。

第二条

文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

二、收文的管理

第三条

公文的签收：

凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收

第四条

公文的编号保管：

1.办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上“外来文件流单“，并分类登记编号、保管。

2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条

公文的阅批与分转。

1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件资料和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊状况例外)。

第六条

文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露资料。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示“、“拟办意见“，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的职责，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

三、发文的管理

第七条

发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

第八条

发文的范围：

1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.下发文件主要用于：(1)公布规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;(3)公布体制机构变动或干部任免事项;(4)公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关重大事项;

3.上行文件主要用于：(1)对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定;外发文主要用于：(2)同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

4.在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5.各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，能够各业务部门名义发会议纪要。

6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。

四、发文程序与要求

第九条

发文程序规定：

1.各部门需要发文，应事先向办公室提出申请;拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期;

2.草拟文稿务必从公司角度出发，做到状况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

3.办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、资料不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿;

4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿(对文稿资料、质量负责);

5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚;

6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签;

7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印;

8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

9.文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实状况。

五、文件的借阅和清退

第十条

各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

第十一条

借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条

各部门应指定一位职责心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

六、文件的立卷与归档

第十三条

文件的归档范围：

以公司名义构成的文件统一由办公室负责归档;其它部门日常工作中构成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第十四条

立卷要求

1.文件立卷应按照资料、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，持续文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议构成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上构成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。(交接部门各留存一份备查)。

七、文件的销毁

第十五条

对于剩余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

办公室

XXXX年XX月XX日

第五篇：公司文件资料归档管理制度

为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、文件、资料的来源和范围

文件、资料的来源有两种：接收和发放。

1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。

2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。

二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类:

本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。

2、经营业务类:

公司规划、计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类:

劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、政府类：政府下发至公司的各类文件。

5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类;5财务类; 6音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+(受密级)。

例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为2013年5月3日第一份档案，其编号为: JZB12013050301(A)。

四、档案的保管、调阅与归还

1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》 ,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》 ,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档 , 须经公司经理批准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅, 并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。

5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。

五、归档保存期限

1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、计划、经营总结、技术资料、长期项目合同、财务会计报表、统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案, 统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

六、档案的销毁

1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

七、附表的管理

本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日+十位。

八、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。 本制度自签发人签字日起生效执行。 另附：附表1《文件接收登记表》 附表2《文件移交登记表》