基于信息技术的多项目管理研究

1 多项目管理的定义和特点

1.1 多项目管理的定义

多项目管理的概念目前并没有得到统一, 以下给出几个国外比较有影响的定义。这些定义之间虽然存在着区别, 但基本观点还是相似的。

1.1.1 CCTA的定义

CCTA认为, 多项目管理是为了实现组织的一系列商业目标而对一组项目进行的协同管理。在CCTA的介绍中, 指出多项目管理要帮助组织研究长期战略目标, 一旦这些目标被确定下来, 就要实施多个项目, 确保项目完成后能达到即定的收益。

1.1.2 PMG的定义

PMG认为多项目管理是对一组项目的任务和资源进行计划和监督。同时, 他们指出以下类型的组织将从多项目管理中收益和增值:同时实施多个项目;项目在地理位置上分散;项目的管理非常复杂。

1.1.3 APM的定义

A P M的定义与C C T A相似, 认为多项目管理进行中应该关注三个问题:很好地理解多项目管理中涉及的技术和概念;明确多项目管理要实现的目标;要有明确的计划。

综合国外几条定义, 多项目管理的概念可以描述如下。

对企业多个项目进行协调和控制, 合理地配置资源, 在控制每个项目投资、进度、质量目标的基础上, 注重多项目的综合管理和整体效率, 确保整体目标的实现, 为组织增值。

多项目管理是对一组相关项目进行管理和控制, 不仅要保证各个项目目标的实现, 更重要的是确保组织整体目标和利益的实现。

2 多项目管理的特点

2.1 多项目管理包含下面两层含义

(1) 多项目管理的基础是项目之间的联系。为了实现目标, 要实施多个项目, 这些项目的开展是为了一个共同的目标, 多项目管理的目的就在于对这些项目的实施进行组织和协调, 确保整体目标的高效实现。

(2) 多项目管理又存在相对独立性, 单个项目的实施是独立的, 由单个项目来控制单个项目的进度、投资和质量目标, 多项目管理关注多个项目的整体进展。

2.2 多项目管理的特点可概括如下

2.2.1 全面全过程管理

与单项目相比, 多项目管理不仅是对整个项目全过程的管理, 从一开始整个项目的定义就开始介入, 并参与整个项目的策划和实施阶段的管理, 直到项目的终止, 而且更注重多个项目间的综合管理, 与单项目相比突显了全面综合管理的理念。

2.2.2 项目管理信息化

高效的信息沟通是多项目成功实施的关键。项目多、地域广、工期长等特点为项目参与各方在信息沟通协同工作带来了问题。信息技术和网络技术的发展为项目信息沟通问题的解决创造了条件。多项目管理作为大型、复杂项目的管理方法, 项目管理信息化是其重要特征, 网络平台上的项目管理是其主要的手段。

2.2.3 传统项目管理理论仍适用于多项目管理

传统项目管理理论仍适用于多项目管理, 如:项目管理的四个阶段:定义、计划、实施、终止;项目管理的九大知识领域:范围管理、成本管理、时间管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、风险管理以及综合管理等, 这些理论知识都能应用予在多项目管理。

3 信息技术在多项目管理中应用的必要性

项目管理的发展, 信息技术将更具有战略意义, 它可以使多项目管理团队共享群体组件应用技术、多媒体技术以及企业范围的项目管理软件, 从而可以对多项目进行更协作、更快捷的管理, 也更容易实现多项目目标和组织目标。信息时代的多项目管理将极大的改善项目的管理模式。

3.1 信息技术在多项目管理中的作用

将信息技术应用于多项目管理中, 其作用可体现在以下诸方面。

3.1.1 它是组织间快速资源共享的工具

在网络时代, 每个项目都可从协作工具中受益, 它能使分散的单项目团队成员通过网络实时与组织间沟通。在项目组成员较分散时, 项目团队关于商业和技术管理方面的大量文档资料将随时可供查阅, 既方便快捷, 而且储存费用也不高, 解决了项目组经常碰面所带来的不便。

3.1.2 信息技术在管理层面上将根本改变企业的管理模式及工作方式

组织模式将向纵向层次减少、横向联系增加、交叉综合、系统集成、并行工作的体系转变。在价值链各环节上提供实时信息和知识, 实现准确、快速的反馈和调控。同时它提供了一个业主、承包商、供应商之间进行联系的平台。供应链的一体化和信息在业主、承包商以及供应商之间的自由共享有可能使得多项目参与各方的利益最大化。

3.1.3 信息技术可提高多项目管理各层组织沟通的有效性

沟通就是信息被交换的过程, 有效的沟通对于项目成功是极其重要的。多项目需要有效的沟通以确保项目组织成员在合适的时间以低代价的方式获得正确的信息。信息技术不仅可以缩短项目纵向沟通的层次, 保证信息传递的快速性和真实性, 而且还可以加强项目的横向沟通, 加强各部门的协作, 同时也可以加强与项目关系人的沟通。通过应用信息技术, 可以形成从顶层到底层、从底层到顶层以及从职能部门到职能部门的纵向和横向的反馈环路, 人人提高信息沟息的有效性。

3.2 信息技术在多项目管理中应用的必要性

多项目管理应用信息技术的必要性体现在以下方面。

3.2.1 多项目管理的复杂性需要信息技术

多项目管理最为突出的特点是它的复杂性、多样性, 不仅仅表现在技术的复杂性, 更表现在多项目组织的复杂性上, 多层次与层次中的诸多元素之间的信息传递, 就成为一个成败的关键问题, 信息技术在多项目的实施过程中扮演了越来越重要的角色。

3.2.2 多项目管理的本身的特点需要信息技术与多项目管理相结合

项目管理是一门依靠信息的科学, 从项目的产生一直到项目的结束, 所有的一切活动都需要详细、真实而及时的信息。信息技术使得信息的交互变得更快捷、更方便、更准确, 从而大幅度地提高效率。多项目管理借助信息技术, 不仅可以更加有效地对时间、绩效、成本等项目的基本目标进行管理, 而且还可以提高对项目的范围、人力资源、沟通、风险、变更等各项管理的效率。

3.2.3 信息技术是以知识为基础的多项目间必须的资源匹配工具

在信息时代, 给市场创造产品或提供服务的多项目团队需要提高估算项目开发所需要的资源和时间的能力。传统模式下的单项目估算工具往往得出的估计缺乏准确性和可靠性, 而以此为基础来分配项目资源估计量, 最终将会给项目带来巨大的损失。在信息时代, 管理者可以使用以知识为基础的资源匹配工具, 这种工具以多项目管理信息系统结合使用。

摘要：随着我国市场经济的发展, 企业所承接的项目种类越来越多, 管理也就越复杂, 项目所涉及的范围也越来越宽广, 内容也越来越复杂, 情况千变万化。纵观项目管理近年来在我国的发展过程, 随着项目和项目管理概念的拓宽, 项目管理也从以单一项目为中心转变成为以企业战略目标和企业资源总体规划指导下的多项目管理。同时, 信息技术的发展给多项目管理提供了技术上的可行性。越来越多的企业开始重视和探索多项目管理, 如多项目管理办公室及风险评估小组的出现、企业开始进行多项目管理信息系统的建立等。如今国内一些大型知名企业如:万科集团、中电投、中石油等企业正在多项目管理领域作有益探索。

关键词：信息技术