加强农业综合开发项目档案管理新探索

2022-09-10

衢州市衢江区农业综合开发办公室自1988-2014年以来, 共实施农业综合开发项目72个, 其中土地治理项目48个, 产业化经营项目24个。为加快农业综合开发项目实施进度, 必须做好农业综合开发项目工程资料的及时收集工作, 此举对做好项目档案管理起着关键的作用, 项目工程档案分为实施前、实施中、实施后3步骤。实施过程中主要有以下几个环节。

一、农业综合开发项目档案管理的基本情况

衢州市衢江区面积1748平方公里, 辖10个镇、8个乡、2个街道、1个办事处、272个行政村、3个社区, 总人口399198人。1988—2014年实施农业综合开发项目72个, 其中土地治理项目48个, 产业化经营项目24个。在推进项目建设同时, 认真做好农业综合开发项目工程档案管理, 及时收集资料, 项目工程档案收集管理工作分为实施前、实施中、实施后3步骤。

(一) 农业综合开发项目的政策与立项资料。衢江区农业综合开发项目是根据国家农业产业扶持政策和浙江省优势农产品区域布局规划, 结合当地资源优势, 进行特色优势农产品区域布局规划。对确定规划的优势主导产业, 农业综合开发产业化经营项目将通过择优选项、竞争立项的原则, 集中资金进行重点扶持, 使农业综合开发更好地发挥支持我省农业产业化发展的作用, 提高财政资金的使用效率。农业综合开发项目目前主要分为土地治理和产业化经营项目, 区农发办根据乡镇、专业合作社和产业化龙头企业申报的项目建议书, 经审查将符合条件的项目纳入项目库, 并对项目库中项目进行实地考察、评估论证, 择优选择项目, 经区农业综合开发领导小组同意, 确定拟申报项目过程中产生的有关资料。

(二) 农业综合开发项目评审、设计资料。区农发办根据乡镇、专业合作社、产业化龙头企业申报的项目申报书、可行性报告, 经审查确定符合条件的项目, 并对项目进行实地考察、评估论证, 择优选择项目, 经区农业综合开发领导小组同意确定拟申报项目所形成而收集的资料, 完成实施方案、施工设计文本、施工图集等资料, 经省农发办评审确定后, 上报计划, 省农发办给予批复。

(三) 农业综合开发项目设施建设招标投标资料。为保证项目工程建设质量, 做到公开、公平、公正地选择施工单位, 主要工程实行公开招投标, 零星和扫尾工程采用邀请招投标, 招投标工作均委托咨询公司代理完成。公开招标公告在衢州市 (区) 公共资源交易网、衢江区政府信息公开网、衢江区阳光工程等网上发布, 招标工程均在衢江区建设工程交易所开标, 衢江区招标办为招标监督单位, 衢江区监管办依法对招投标活动实施监督。水利、机耕道路和林业工程建设交易均符合《衢江区公共资源交易管理暂行办法的通知》规定的范围和形式, 50万元以上一律采用公开招标, 50万元以下10万元以上采用公开或邀请招标, 10万元以下采用直接发包。邀请招标和直接发包工程建设交易均经主管部门和区监管办审批同意。

(四) 农业综合开发项目建设公示资料。1. 事前公示资料:项目申报前, 以文件形式通过区公文交换系统下发到各乡镇街道“申报指南”和产业化项目选项结果, 在区公文交换系统进行公示, 衢江区政府信息公开、衢江区阳光工程等网上发布。2.事中公示资料:为了明确任务, 落实职责, 接受广大群众的监督, 取得社会各界对项目建设的关心和支持, 工程施工招标后, 在项目施工现场设立公示牌和图像资料, 公示内容包括工程建设内容、工程布置、质监单位、建设单位、监理单位、施工单位及监督举报电话。3. 事后公示资料:项目实施后, 在项目区设立告示牌, 公示项目建设规模、主要工程建设内容、建设资金来源等相关情况的图像资料。

(五) 农业综合开发项目工程建设资料。1. 合同资料:区农发办与中标单位签订施工合同, 建设过程中严格按照合同规定支付工程款。2. 质监资料:为加强工程的质量监督管理, 确保工程建设质量, 我区2010年以后土地治理项目纳入水利质量监督管理, 质监单位为衢江区水利水电工程质量监督站提供质量监督报告。3. 建设监理资料和一般田间工程质量管理资料:工程建设均实行监理制。2009年以前项目建设监理采用直接委托, 2010年项目工程建设监理通过招标确定, 同时项目乡镇成立田间工程质量管理小组, 由有责任心、懂技术的老干部老党员组成, 并建立完善的项目管理制度。根据项目工程建设需要, 区农发办指派专职技术员按项目区或施工标段明确责任范围, 并于年终进行考核, 确保工程建设质量。4. 工程联系单、签证资料:施工过程中联系单、签证按设计变更:由项目乡镇或施工单位提出, 监理单位同意后报区农发办, 经区农发办和设计单位确认同意后, 由设计单位出具变更联系单 (或变更施工图) , 监理和建设单位联合签发工程变更通知。施工完工后施工单位出具工程签证单, 注明工程量和费用等。工程增变更程序合规, 申请和审批签证手续完整。5. 工程变更资料:因不可预见产生的合同金额范围之内的工程量增加或减少, 由施工单位出具《工程签证单》, 经现场监理 (监督) 员和区农发办技术人员 (2人以上) 复核签字确认。合同金额范围之外的增加工程, 根据实际确需增加的, 由项目所在乡镇、村出具要求增加工程的书面申请, 上报区农发办批准, 并签订工程施工补充合同。6. 工程单价变更资料:由于工程变更或新增工程内容造成工程单价变更的, 按合同约定由监理单位出具农发办和施工单位同意的《变更项目价格签认单》。7. 隐蔽工程验收资料:由施工单位口头或书面提出隐蔽工程验收申请, 填报《隐蔽工程检查验收记录》, 区农发办技术人员和监理 (监督) 员到现场验收合格后, 由施工单位、监理 (监督) 单位、区农发办等签字 (必须2人以上签字) 认可, 否则隐蔽工程不予认可。2009年以前 (含2009年) 实施的项目联系单主要有监理、施工、农发办3方签证;2010年以后 (含2010年) 实施的项目联系单主要有项目乡镇、监理、施工、农发办共4方签证。8. 施工日志:施工日志施工管理的科学性工程。施工日志也是反映施工质量的依据。施工日志应能全面反映施工情况, 如地段设计编号、天气、温度、时间、设备、人员、工程质量、技术要点、记录人、施工详细内容与施工质量及主要问题, 特别应对施工质量部分认真做好记录。9. 监理日志:监理日志真实、准确、全面且简要地记录与工程相关的问题。凡是主要事件、施工活动、其他技术资料中未记录的均应记录。监理日志必须每天不间断记录, 停工应记录原因、时间及复工时间。所用词语专业、规范、严谨, 把监理工作中所关注的内容, 如发生的问题、解决问题的过程和结果记录清楚。

(六) 农业综合开发设施建设的后期管理资料。1. 竣工、验收档案资料:合同工程完工后, 施工单位向农发办提交完工资料, 由监理和施工单位对合同工程完工进行初验。初验通过后, 施工单位书面申请农发办验收, 农发办、项目乡镇会同质监、设计、监理、施工等相关单位组成验收组参加验收。年度项目竣工后, 由区农发办牵头, 组织财政、审计、水利、农业、林业等部门相关人员组成验收组进行项目自验。由省农发办组成项目验收小组, 对项目实施现场、资金拨付、档案资料进行检查验收。2. 移交管护档案资料:农业综合开发项目实施完工后, 办理与实施乡镇交接手续, 移交工程清册和乡镇建立工程管护制度等。

二、农业综合开发项目档案管理存在的问题及制约因素

衢江区农业综合开发档案管理是农业综合开发项目管理中的组成部分, 是项目管理的重中之重, 包括土地治理项目和产业化经营项目, 主要以农业基础设施建设为主, 涉及项目工程管理。农业综合开发项目档案管理的特点是周期长、范围广、土层结构复杂。一个项目区内涉及几个乡镇和各家各户的政策处理;项目建设根据农作物播种期来安排, 以及天气变化直接影响项目建设周期;在建设过程碰到土层结构复杂会产生工程设计变化。因此, 项目档案收集资料完整, 关系到项目申报、招标、设计、工程质量检查, 工程建设周期、结算验收, 工程管护移交。项目档案资料收集的及时关系到项目工程质量检查, 工程建设周期的监督、资金拨付进度、验收结算是否合理, 做到有据可依、有据可查。目前已逐步形成整套规范的项目档案, 但在归档的过程中, 发现有不足之处。

(一) 项目工程档案资料不够及时。在项目施工过程中形成的工程联系单、签证资料、设计变更、工程变更资料、隐蔽工程验收资料、工程单价变更资料应在形成时7个工作日内将会议纪要或纸质报送给业主, 如不送达, 则造成资料与资金拨付进度款相脱节, 无法及时掌握项目资金的使用情况, 对项目施工进度也难以把握。

(二) 项目工程档案资料不够完善。1. 工程混凝土浇筑工序质量评定表及混凝土单元工程质量评定表等资料及检验日期、评定日期存在用涂改液涂改现象;2. 有些施工单位随意使用“兰笔”等非耐久性材料填写竣工图, 甚至出现空白竣工图印章, 竣工图印章空白意味着无法追究施工单位项目经理、技术负责人、总监及现场监理人员责任。3. 监理日记气温不填, 无法判断浇筑混凝土时工程质量是否因气温造成质量问题。有些施工日记存在复印现象

(三) 项目工程施工照片档案缺失。施工单位、监理单位对内部工程结构和隐蔽工程照片档案不能同步形成积累, 一个项目工程建设过程中没有形成一张照片档案, 影响隐蔽工程质量监督和验收的准确性。

三、加强农业综合开发项目档案管理工作的建议

(一) 重视项目文件材料积累。建设单位应认真履行组织、协调项目各参建单位档案工作职能, 将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作;纳入施工管理及考核范围;纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中;纳入经济责任制。落实项目管理技术人员“三参加”制度, 要参加工作例会和工程质量评定会;参加设备开箱验收;参加工程合同的验收和项目交工验收, 严格控制工程质量, 确保试验检测资料的真实性、准确性, 并以此确保档案的形成质量。

(二) 注重项目工程资料完整。1. 竣工图由施工单位负责编制, 监理单位负责审核, 施工单位和监理单位应认真履行审核和签字认可责任, 禁止代签、代填写结论。2. 工程验收前, 建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作, 发现有不准确或短缺时, 要及时采取措施修改和补齐, 竣工图要作为工程交工验收的条件之一。要保证竣工图的质量, 做到规格统一, 图面整洁、字迹清楚, 不得用圆珠笔或其它易于褪色的墨水绘制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位, 真实反映项目竣工验收的实际情况。3. 利用施工图更改的, 应在变更处盖修正章 (修正章可直接刻上具有修正权限的责任人姓名) , 并在空白处用碳素墨水标注变更依据 (变更通知编号) 及有关数据、修改日期, 修改时应用正确的修改方法并修改到位;重新绘制的竣工图也应标注重新绘制的原因或有关变更依据 (变更内容应在竣工说明中一并反映) 。编制竣工图应有施工合同的竣工说明和本册竣工图中说明;并设置设计与竣工图数量一览表;变更一览表;重新出竣工图时按行业竣工图框格式, 严禁粘贴标题栏后作为竣工图;移交复印部分的竣工图应先复印后签字和盖章, 保证手写签认, 禁用蓝笔等非耐久性材料。

(三) 注重图片、影像等动态资料管理。施工工程照片档案应按规定同步积累并及时整理, 照片应该标注年度、项目名、拍摄者、拍摄日期、专题、机构或问题 (场地名和人物名) 体现真实性和规范性, 验收时结算资料应与隐蔽工程照片、现场结合, 把握隐蔽工程施工的准确性。

通过照片档案做到有据可查、有据可依, 在农业综合开发工程质量管理中起到重要地位, 实现管好项目工程质量, 用好项目资金, 充分发挥照片档案的作用。

摘要：农业综合开发项目档案管理是指政府为保护、支持农业发展, 改善农业生产基本条件, 优化农业和农村经济结构, 提高农业综合生产能力和综合效益, 设立专项资金对农业资源进行综合开发利用的活动, 包括土地治理项目和产业化经营项目, 在项目实施过程中产生资料形成的项目档案。

关键词：农业综合开发项目,档案管理,探讨