企业合同管理法律风险识别与防范

2022-09-12

合同管理是企业在经营发展过程中最重视的问题之一。当前,企业由于合同管理方面出现问题,引发纠纷,导致严重的后果的情况越来越多。现在很多企业已经意识到了合同管理法律风险的重要性,由以前单纯的追求利益转变成在考虑风险的基础上实现企业的长远稳定发展。很多企业认识到合同法律管理不仅仅代表法律问题,还关系到企业的经济问题,在合同管理中,要做好事前预防与事前控制工作。

在市场经济下,企业合同管理法律风险是普遍存在的,如果企业不能采取正确的方法进行防范,风险突然发生,会给企业带来严重的经济损失。

市场化程度的不断提高使企业合同管理法律风险也不断增大,所以,当前企业必须规范合同,防范合同管理法律风险[1]。

一、企业合同管理法律风险产生的原因

(一)法律意识淡薄,风险防范意识较差

一些企业为了追求利益最大化,盲目的将费用压倒最低,在企业内部没有设置专门的法律事务岗位,也不聘请外面的法律顾问,这种能省则省的态度,导致法律风险防范工作不能做好,法律意识比较淡薄,没有认识到可能发生的风险,企业存在侥幸心理。

当风险转变为法律纠纷,企业便会不知所措,严重时还会导致企业面临存亡危机[2]。还有部分企业对合同的法律约束力认识欠缺,在日常经营中,容易做出违约、违规、违法、侵权的行为,进而给企业带来较高的法律风险。

(二)忽视合同的动态管理

在我国企业合同管理中,常见的一种现象就是只对合同进行静态管理,忽略了合同的动态管理。企业把所有的精力放在合同的准备、制定及签署上,忽略了对合同的履行及归档。合同条款中的交货、验收及结算能否如约完成,整个过程中的单据及权证等是否归档,这些问题体都显得十分重要。合同订立、履行及终结都是一环扣一环的,这就要求企业管理者要妥善处理每一个环节,避免一个环节出现问题,导致整个过程都受到影响的现象发生[3]。

(三)合同管理模式落后

合同管理制度的制定必须是科学的,能适应企业发展需要,能在管理的过程中真正起到管理作用。就当前情况来看,企业合同管理制度问题很多,如执行不到位,监督力度不够,不符合企业实际情况等[4]。很多企业合同签订都由法律部门把关,实际上,法律部门只能从法律的角度对合同条款进行合理、合规的审查,对合同签订的其它情况一概不知,导致合同在执行的过程中出现问题,企业法律部门更无法在合同履行的过程中进行监督。

二、企业合同管理法律风险识别

(一)合同订立的法律风险

企业在订立合同时时,首先要考虑签订合同的对象。企业一般会考虑合同对象的信誉、经营等情况对合同的影响,却忽略了对法律主体资格、授权情况、企业治理结构及行为能力等方面的考虑,这些法律风险如果突然爆发,对企业的打击与损失是非常大的,尤其是合同欺诈对企业来说是致命的。

如果与并不存在法律意义的合同对象签订合同,企业所要付出的代价就是严重的法律风险。无权代理、超出代理权或不符合国家法律法规的签约主体签订的合同,如果签订了,将无法保证合同权利义务[5]。确定双方权利义务的直接依据是合同文本约定,及时在合同订立的过程中意境按照双方的意思,表示对合同的相关条款做了约定,但是在此过程中不能避免双方对条款的理解不一样,会在合同履行的过程中双方发生争议。违约条款是解决双方争议的重要依据,但是由于违约责任制定较为简单,缺乏细节,导致违约责任很难确定、难以实行合同解除权等风险。所以,企业要对合同的条款进行认真研究与掌握,加强对合同条款的法律审核,保障合同内容的合理性。

(二)合同履行的法律风险

确定当事人权利义务的根本依据就是合同条款,虽然在合同订立时就对合同条款进行了了解,但还是避免不了在合同履行的过程中,出现一系列问题,如条款缺失、自身理解存在歧义、当事人理解不一致等。根据合同的履行状态分类,违约行为有合同履行不适当和合同不履行,合同不履行又分为拒不履行和履行不能。

合同履行不能的原因是多种多样的,可以采取中止履行、解除合同、追究违约责任等方式进行处理。拒不履行是合同一方有履约能力,但是拒绝履行合同,拒不履行既不属于违约行为又不等同于合同已经解除[6]。

在现实中,有一些企业因为主观因素,所以不履行合同,这就要求守约方要做出准确的判断,选择正确合理的方式维护自身利益。对拒不履行的法律风险的解决,可采用追究违约责任、抗辩、解除合同等当时进行处理。合同履行不适当的情况有合同的部分履行、延迟履行及提前履行等。部分履行的债务人所面临的法律风险是承担违约行为的责任,延迟履行或提前履行的债务人根据实际情况承担相应的法律责任。对合同履行不适当的法律风险的解决,采用债务人与债权人相互沟通的方式,尽可能的按照约定履行合约。

(三)合同变更的法律风险

合同变更的法律风险通常分为合同主体的变更风险和合同内容的变更风险。合同作为一种重要的经济交易手段,对其稳定性的保持是非常重要的,而合同变更就是非稳定性的表现,如市场的变化、政策的变动及合约内容的变动,使合同的稳定性受到了影响。合同主体的变更形式为将合同的权利义务转给第三人,而第三人的能力及资质对当事人来说又会存在未知风险。在履行过程中的合同,由于各种原因使合同内容发生了变化,在履行的过程中就会出现一系列问题[7]。

实际情况的变化意境导致合同内容的变化,如果在履行原合同内容就没有任何意义了。而合同内容的变更也意味着风险的发生。变更合同会加大原合同的法律风险,所以,对需变更的合同,要以书面的形式将变更证据留下来,如补充协议、变更通知书等。

三、企业合同管理法律风险防范

(一)强化合同法律风险防范意识

强化意识是有效规避、防范风险的前提,因为企业合同风险防范意识不强,导致企业没有健全的合同管理体系。企业要树立法律意识,健全法制理念,正确认识企业合同管理法律风险。一般情况下风险防范意识不仅仅代表主观意识,还有对风险的识别、分析、防范等。

企业的发展目标为利益最大化,所以,企业利益与法律风险的平衡对企业合同管理起着重要的作用。企业在各个环节尤其是管理层,要增强法律风险意识,将防范风险与掌控风险作为管理者自觉行为,企业还可以将法律素养和风险责任意识作为对企业管理者的考察要求。在工作过程中,企业要将法律风险意识通过不同的方式、不同的手段融入到企业管理中,做好对法律风险的防范工作,由以前的被动控制转换为主动防范[8]。

(二)完善企业合同管理体系

完善的管理体系及制度的执行力是企业经营发展的重要支持力。在企业管理模式下,企业可以根据自身情况,将管理、法律、财务等相关人员组合起来,成立法律风险管理会,这个机构的建立对企业处理法律风险起着巨大的作用。

由这些人员权衡利弊,统一解决法律风险问题,并制定相关的法律风险防范规划。同时,要完善合同管理法律风险防控程序,首先,要对合同中存在的法律风险进行识别,通过分析,制定出风险控制方案。其次,在实际工作过程中,将风险控制方案落到实处。最后,对法律风险防控方案进行评估,讨论其实际效果,然后将其作为参考,再对方案进行调整。企业要对各个环节的制度进行完善与建设,合同中涉及的所有事物要全方位进行制度覆盖,对合同风险的死角及风险高发点作为重点,有效解决企业合同管理中的问题[9]。

(三)合同信息化、标准化管理

随着企业不断发展,合同的形式也多种多样,数量也在不断上升,所以,合同管理效率及质量的提高使非常有必要的。现在合同管理趋于信息化、标准化,这样的管理方式也有利于规避合同管理法律风险。合同信息化管理能够对合同对象、合同条款、合同期限等数据进行自动分析,将所有信息通过技术手段在公司内部进行统一处理。

这种方式不仅能使大量的纸质资料信息化,还有利于解决合同中的管理问题,最主要的目的是对数据及信息的处理与分析,有利于促进合同管理标准化。很长一段时间以来,合同管理主要依靠合同管理人员的经验与个人素质,导致管理效果不佳,如果企业将合同人员的管理经验总结起来制定一个标准,合同管理工作的效率与质量将会大大提高,将会成为企业合同法律风险管理发展的趋势。

(四)加强合同管理法律防范力度

企业通常比较注重合同文本这个环节,但是仅仅合同文本这个方面不能有效进行法律风险防范,也不能抵挡合同风险的所有的来源。合同的商业模式决定了合同经济型要求的满足,如果不能满足,当事人的利益就可能受到损害,在合同履行的过程中就会出现问题,所以,合同文本只会对未来可能性的预测,其区别在于可能性的大小[10]。所以,在任何标准下,合同文本都不会是完美的,合同文本只是根据经验及未来可能出现的状况做的预测。所以,就合同来说,从合同的立项到订立、谈判到审查、履行到追责,每个阶段都要将法律风险防范包含在合同管理当中,时刻做到对法律风险的防范。

四、结束语

完善的合同管理体系是企业发展的基础,企业对合同中的法律风险要有足够的认识,意识到企业合同管理的重要性与风险的危害性,并采取有效的措施识别及治理风险,将法律风险意识贯穿于各个环节中,将各个环节中的风险及防范措施详细标出来,并进行说明,利用信息化手段对合同进行管理,促进合同管理的规范化、合理化,进而促进企业利益最大化。

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事实上,公司的核心能力并非取决于其诉讼能力,而是通过一系列的管理能力提升和避免由于工作中的疏忽而引起的争议和诉讼,从而以较小的成本支出达到化解不特定法律风险的目的。

这才是企业应当采取的上策,当然,这需要企业在管理能力、人员素质上都有较大的提高。

公司作为一种组织体,从筹建到成立之后的运营时刻都处于动态之中,其所从事的决策或交易之间往往具有一定的关联性,因此法律风险的发生或法律问题的出现常常是全局运作中因果链条中的一环。在这种现状下,解决公司各种法律困境、有效预防风险,最好也最实用的手段就是融法律于公司运营的全过程,通过法律专业人士对公司运营细节的把握,堵塞法律漏洞,实现规范管理。

摘要：随着经济一体化的发展,我国的市场经济也趋于成熟,现代企业管理中,合同管理的作用越来越大,合同作为企业经济活动开展的载体,在企业的生存与发展中起着重要作用。现代企业业务往来中会涉及到各种各样的合同。我国现代企业制度的不断建立与完善,合同管理中的法律风险被重点提了出来,合同管理是公司治理与法律风险防范的重要途径及措施,当前企业合同管理法律风险的防范还存在很多不足,必须通过不断的改进与完善,才有利于促进企业长远稳定发展。本文针对企业合同管理法律风险识别与防范展开探讨。

关键词：合同管理,法律风险,识别,防范