公文处理培训讲义

第一篇：公文处理培训讲义

公文写作培训讲义

前言

公文是法定机关与共青团组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文书或者公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务，使工作正确、高效地进行。按照我们社团联合会干部日常事务的实际需要，我将简单介绍一下公文的语言特点，公文的种类以及重点介绍工作计划、工作总结、活动策划书、活动执行书、会议记录等实用文书的写作技巧。最后如果时间允许，将简单说说邀请函、贺信、证明信等的写作。

一、 公文的语言特点

团组织公文语言受限于组织公文的性质、内容、功能，因而具有独特的语体风格和表达方式，基本要求如下：

1、 真实准确

公文的准确真实性是指公文语言要恰如其分地表达思想内容，正确记载和传递信息，应该做到概念明确，判断推理正确，符合语法修辞规范。重要是要认真斟酌词句，避免产生歧义;应措辞得当，防止褒贬适当。

2、 严谨庄重

公文的严谨庄重除了要求我们不能有错别字，还要求我们使用规范化的书面语言，不要使用生僻词，要使用公文专业词语，不宜运用文学性语言。

3、 简洁平实

公文语言应简洁朴实，平实易懂，简明扼要，切忌冗长繁杂，语言平实自

1 然，切忌堆砌华丽辞藻及滥用辞格。

二、 公文的种类

公文写作按其用途可分为四大类，第一类：公务文书写作，如决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、批复和函;第二类：事务文书写作，如会议记录、工作计划、工作总结、工作规划、活动执行书、调研报告等;第三类：专用书信写作，如表扬信、感谢信、证明信、贺信、慰问信等;第四类：其他常用文书写作，如开幕词、闭幕词、邀请函等。

三、 社联常用文书写作技巧

(一)、工作计划

工作计划是指为了实现一定时期的目标而制定出总体和阶段的任务及其实施方法、步骤、和措施的事务性公文。工作计划具有预见性、指导性、可行性、............可变性。工作计划的写作一般分为标题、正文、落款三部分。 ...

1、 标题

标题是工作计划的名称，一般包括单位名称、时间、事由和文种等要素，不同要素组合构成了不同的标题。常见的标题形式有三种：

(1)时间+单位名称+事由+文种。如《2011年学生社团联合会干部培训工作计划》。

(2)时间+事由+文种。如《2011年社团文化节计划》。 (3)时间+文种。如《2010年工作计划》。

2、正文

(1)正文是一份计划的核心部分，它一般包括前言、主体和结尾三个部分。 前言是计划的纲领性内容，主要是用来说明制定计划的指导思想、依据等内容，

2 也就是说明为什么要制定计划、根据什么制定计划等，为制订计划提供前提和基础。

(2)主体部分是计划的基本内容。它包括任务目标、办法措施和步骤三个要素。

任务目标是指完成的任务和应达到的具体目标，即“做什么”，是计划的核心内容，应分清任务的主次和目标的远近，确定任务的数量及要达到的目标。

办法措施是指为完成任务和达到目标所要采取的具体办法，也就是“怎么做”，一般包括组织领导、任务分工、物质条件、政策保障、相应的手段等内容。这部分越具体，越有利于计划的执行。

步骤是指完成任务和达到目标的程序安排，即分几步走、先做什么、后做什么、主抓什么、次抓什么及每一部的时间安排。这些程序安排要顺序合理，环环相扣，切实可行，使有关人员知道在一定时间内，一定条件下，把工作做到什么程度，以便他们争取主动，协调进行。

(3)结尾时计划的辅助、补充部分。一份计划是否要结尾，计划制订者要根据实际情况灵活掌握，不必强求一致。

3、落款

落款包括计划制订单位的名称和制订日期。日期书写，一般不用阿拉伯数字，而用汉字的大写，但一些情况也有不做硬性要求的。

(二)工作总结

1、工作总结概述。工作总结是对前段实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导今后工作的一种事务文体。工作总结是工作完成情况与既定任务目标的对比和总结，主要是

3 找出差距、总结经验。工作总结分为三种：第一种，全面总结，又叫综合性总结，是一个组织、一个单位对于一段时期内各个方面的工作情况，包括成绩和经验、缺点和教训等进行全面的总结。但是全面总结也要突出重点，不能面面俱到如，《学生社团联合会第一学期工作总结》;第二种，专题总结，又叫经验总结，是对某一项或某一方面工作经验进行专题总结。突出一点、不计其余。专题总结的内容比较集中，针对性、思想性和理论性较强，对相关单位的工作具有较大的指导和借鉴作用。专题总结既可以第一人称撰写，也可以第三人称撰写，如《2010社团联合会成立大会活动总结》;第三种，个人总结，是对个人的工作、学习和政治思想方面的情况进行总结。既有全面的总结也有专题的、某一方面的总结，如《某某2010年个人工作总结》。

2、工作总结的写作技巧

总结的写作一般分为标题、前言、正文、署名和日期五个部分。 (1)标题。标题一般是根据中心内容、目的要求、总结方向来定。总结标题有单标题，一般由总结的单位名称、总结时间、总结的内容或者种类三部分组成，如《社团联合会2010工作总结》;有双标题，正标题往往揭示主题，即所需要总结提炼的东西，副标题往往指明总结的内容、单位、时间等，如《继往开来、扎实工作、促进社团联合会的事业不断发展——社团联合会2010年工作总结》。

(2)前言。前言作用在于用简练的文字概况交代总结的问题;或者说明所要总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过;或者将总结的中心内容、主要经验、成绩与效果等做概况的提示;或者将工作的工程、基本情况、突出的成绩作简洁的介绍。其目的在于让读者对总结的全貌有一个概况的了解，为

4 阅读，理解全篇打下基础。

(3)正文。正文是总结的主体，一篇总结是否抓住了事情的本质，实事求是地反映出了成绩与问题，科学地总结出了经验与教训，文章要突出重点，阐释透彻、逻辑性强、可信度高。正文一般分为三个部分：开头、主体、结尾。

(4)署名和日期。

(三)活动策划书、活动执行书

活动策划书也叫活动策划案，是活动执行前的策划性文书，是对活动的总体规划、可行性分析、执行方案、经费预算以及后备方案的一个介绍。

1、 写作技巧

一般学生活动策划书包括板块有九个，下面一一简单介绍

(1) 名称：写清策划书名称，简单明了，如“xx 活动策划书”，“xx”为活动内容或活动主题，不需要冠以协会名称。

(2) 前言，即简单介绍活动背景、目的与意义。活动背景、活动目的与活动意义要贯穿一致，突出该活动的核心构成或策划的独到之处。活动背景要求紧扣时代背景、社会背景与教育背景，鲜明体现在活动主题上;活动目的即活动举办要达到一个什么样的目标，陈述活动目的要简洁明了，要具体化;活动意义其中包括文化意义、教育意义和社会效益，及预期在活动中产生怎样的效果或影响等，书写应明确、具体、到位。(可视阅读的对象不同而选择详略部分)

(3) 活动时间与地点，该项必须详细写出，非一次性举办的常规活动、项目活动必须列出时间安排表。活动时间与地点要考虑周密，充分顾到各种客观情况，比如教室申请、场地因素、天气状况等。

5 (4) 活动开展形式，注明所开展活动的形式，比如文艺演出、文体竞赛、影视欣赏、知识宣传、展览、调查、讲座等。

(5) 活动内容，活动内容为活动举办的重要部分。活动内容要符合时代主题旋律和校园文化建设内涵，健康向上，富有教育意义与启示意义。杜绝涉及非健康文化的消极内容。要详细介绍出所开展活动的主要内容，以及活动的性质和想传达的性质效果。

(6)活动开展，即活动执行，作为策划的关键部分，表述方面要力求详尽，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表、数据等，便于统筹。活动开展应包括活动流程安排、奖项设置、时间设定等。涉及到奖项评定标准、活动规则的内容可选择以附录的形式出现。活动流程安排大致可以分为三个阶段：

(一)活动准备阶段(包括海报宣传、前期报名、赞助和经费的助经费等);

(二) 活动举办阶段(包括人员的组织配置、场地安排情况等); 注：须注明开展活动的阶段负责人(责任要到人)、指导单位、参加人数等信息。

(三) 活动后续阶段(包括结果公示、活动开展情况总结等);

(7)活动经费预算，经费预算要尽量符合实际花费;写出每一笔经费预算开支，以便于报销处理(报销时附正规发票)。如果大型活动需要资金赞助，上报主席团后，联系社联的外联部。

(8)活动中应注意的问题及细节，外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概 6 率是多少，造成的损失多大等也应在策划中加以说明。可根据实际情况，写上后备方案。(特别是天气)

(9)活动负责人及主要参与者，注明主要负责人，如果有子项目的话，写明子项目的项目负责人。项目负责参与者姓名、单位(如果是小组策划应注明小组名称、负责人)也要表标明。

2、提点：策划书的书写是根据策划活动的需要以及视阅读的对像、用途而灵活处理，如发给内部工作人员使用的，则侧重于工作安排以及人员责任分工，以简单明了，方便进行工作为原则;发给领导老师，期待他们审批活动的，则侧重于活动意义和活动经费;如果发给商家用于拉赞助的，则侧重于活动影响力以及对商家的宣传力度方面了。此外，根据经验，在活动执行方面，使用“工作节点图”是很好的办法，把活动分阶段分时段，按时按量地完成，既可以循序渐进又可检查各阶段的进展，可以避免突发事件发生时原计划被打乱。

(四)会议记录

由于部门会议或者与各社团的会议等，是需要办公室人员出席的。所以，时间允许的情况下，大概讲讲会议记录的书写。(办公室有模板的吧)

会议记录分为三部分： (1)标题

(2)会议组织情况：会议召集单位、会议次数、时间地点、出席人员、缺席人员(可以包括缺席原因)、主持人、记录人等。

(3 )会议内容：包括主持人开场讲话、议题、议程、有关文件精神和会议精神的传达或者情况报告、与会者的发言、讨论情况、主持人的总结讲话、会谈决定与决议等。

(五)邀请函

支持低碳环保生活新主意，以及节省社联内部开销，所以，建议以后的活动的邀请函，对内的可以用红纸打印(即学生会内部、团委、校内组织)，然后用“彩带拉花”绑好;对外就用邀请卡(即校级领导、校外组织)。那么，我们就有必要学习怎样书写红纸邀请函上的文字了。

邀请函一般由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。

1、

2、 标题：“邀请函”三个大字字号、字体适中，并居中。、

称谓：顶格写被邀请单位名称或者个人名字，必要是加修饰语，如“尊敬的某某书记”。提醒，注意邀请函行文方式，是上行、下行、还是平行，而定是否需要修饰语。

3、

4、 正文：写明活动的内容、时间、地点及其他应告知的事项。 敬语：一般以“敬请(恭请)光临”、“此致敬礼”等语句作为结尾。提醒，注意邀请函行文方式，是上行、下行、还是平行，而定使用那种敬语。

5、 范例 某某电视台：

兹定于五月五日晚七点半，在学术报告厅举行的仲恺农业学院学生社团联合会成立大会，届时恭请您的光临。

仲恺农业工程学院学生社团联合会 ××年×月×日

8 落款：署上邀请单位名称或者个人姓名，然后再下边署上邀请日期。

第二篇：公文写作培训讲义(演讲版)

公文写作培训讲义

一.公文写作基础 (一).公文写作的特点

1〃对象比较具体2〃格式比较固定 3〃写法比较实际(各类事务文书都是为解决问题，处理事务而撰写的，撰写事务文书要以能够满足实际需要为原则)

4〃时限比较紧迫(一项工作的完成，一个问题的解决，大都有一定的时间要求，为完成工作或解决问题而撰写的事务文书，只有在限定的时间内及时完成，才能发挥应有的作用)

(二)公文的作用

1〃贯彻政策，指导工作

2〃沟通情况，联系工作

3〃积累和提供资料

4〃宣传教育

二.公文具体类型

(一)简报

1.简报的涵义和作用

简报既情况的简要报道，是国家机关、社会团体及企业事业单位内部用来通报情况，交流信息的一种简短的文字材料。

2〃简报的格式

大都由报头、正文、报尾三个部分组成。

(1)报头部分。这个部分包括简报名称、编号、编印单位、印发日期、密级等项目。为使简报名称醒目，一般要用套红大字将其印在简报第一页上方居中的位置;编号一般是指简报的期数，即"第xx期"。期数多按依次排列，也有的是排总期数的，还有的既有总号又有分号。"增刊"的期数应单独排列。编号通常印

在简报名称的正下方;编印单位印在编号的左下方;印发日期印在编号的右下方。密级主要分"内部参考"、"秘密〃"、"绝密"等几种，印茬简报名称右上方。在报头部分与正文部分之间，常用细双红线或粗单红线隔开，以便两个部分的界限更加清晰。

(2)正文部分。正文部分主要包括标题和正文内容，有时，还有编者所加"按语"或"内容提要"。标题要能概括简报的中心意思，正文最好采用新闻消息的写法，将最重要的内容写在最前面。"按语"一般是对正文内容的评述，应印在标题的前面;"内容提要"则是对正文内容的提示，应印在标题的下面，字体与正文不同，以示区别。

(3)报尾部分。这一部分主要包括发送单位和印发份数两项内容，写在简报最后一页的末端。 3〃编写简报的要求

编写简报，必须做到精、准、快、简。

第一，选材要精当。"精"就是指选材精当。

第二，事实要准确。"准"就是指事实准确。

第三，编写要迅速及时。"快"就是指迅速及时。

第四，内容要简明扼要。"简"就是指简明扼要。

(二)计划

I〃计划的涵义和作用

计划是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。

2〃计划的写法

计划的种类很多，但不论哪种计划，一般都应当包括分析基本情况、明确任务要求及提出具体措施等几项内容，也就是要讲明"做什么"、"怎么做"及"什么时间完成"等事项。

计划通常是由标题、正文和落款三个部分构成的。

(1)标题。标题一般包括单位名称、适用期限和文种名称等几个项目。

(2)正文。正文部分一般包括基本情况、目的与要求、步骤与作法、结语等几方面内容。在"基本情况"部分，主要写明制订计划的依据;在"目的与要求"部分，要分条列项写明目标、任务及其完成时限等;在"步骤与作法"部分，要把完成任务所要经过的阶段、在各阶段所要采取的措施及人力、物力、财力的安排等写得非常具体、明确;在"结语"部分，可以总结全文，表明完成计划的决心。将作为文件下发的计划还可以提出希望，发出号召，或者指明注意事项及检查修订的办法。这部分内容也常常略去不写。

(3)落款。落款一般包括制订计划的单位名称和日期两项内容。

4〃制订计划的要求 第一，要符合政策。 第二，要从实际出发。 第三，要具体明确。 第四，要留有余地。

(三)总

结

1〃总结的涵义和作用

这里所说的总结，主要是就工作总结而言的，是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩，存在的间题，得到的经验和教训加以回顾

和分析的一种书面材料。

2〃总结的种类

总结可分为综合性总结和专题性总结两类。所谓的综合性总结，是对总结对象在一定时期内的所有情况进行全面反映和评析的总结;所谓的专题性总结，是对某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况，进行专门反映和评析的总结。

3〃总结的写法

同计划一样，总结一般也是由三个部分构成的，即标题、正文和落款。

(1)标题。标题的写法有两种，一种是包括单位名称、时间、总结对象和文种类别的标题，这种标题的写法同计划标题的写法相近;一种是新闻式标题，即概括总结的核心内容的标题。

(2)正文。正文一般包括基本情况、成绩与经验、问题与教训、今后的意见等几部分内容。

在"基本情况，即"前言"部分，一般是概述情况，或者对工作背景和开展工作的条件，作一个简要交代。

主体的第一个部分是"成绩与经验"部〃分，在此要用翔实的材料，将成绩及取得成绩的做法写清，要能够从中我出规律性的东西;主体的第二个部分是"问题与教训"部分，在此要实事求是把工作中的失误和问题写明，并深刻分析产生失误和问题的原因，指出应汲取的教训。

在"今后的意见"，即"结尾"部分，要结合经验和教训，提出改进工作的办法或下一步努力的方向。有的是在最后展望前景，表明决心。

(3)落款。同计划落款的写法完全相同。

4〃撰写总结的要求

撰写总结，必须注意以下几点: 第一，要善于分析材料，并找出规律性的东西来。

第二，要合理地取舍内容，以突出重点。

第三，要深人研究问题，以写出特色。

(四)讲话稿

1〃讲话稿的涵义和作用

讲话稿的种类很多，常用的欢迎词、欢送词〃祝酒词、开幕词以及各种会议上的致词、中心发言稿等都属于讲话稿。

2〃讲话稿的写法

讲话稿是没有固定的可供依循的写作格式的。讲话稿常用的结构形式有三种:第一种是纵式结构，即各层意思之间是迸层关系，步步深人地把要说的话说清;第二种是横式结构，即各层意思之间是并列关系，从不同的角度，不同的侧面表达内容; 第三种是总分式结构，即先总述内容，然后再分层表述。

3〃撰写讲话稿的要求

第一，针对性要强。讲话通常有着特定的场合和固定的听众，撰写讲话稿必须充分考虑讲话场合和听众对象的特点。

第二，主题要集中鲜明。

第三，内容要吸引人。一篇讲话稿的质量如何，在很大程度上取决于能否吸引听众。

第四，语言要通俗生动。

(五)策划

1.活动策划的含义

如校园歌手大赛、球类联赛、采风活动、辩论赛、演讲比赛、团日主题活动、创业大赛、学术讲座等等。我们需要制定出新颖的活动策划书以吸引学生的兴趣，提高学生的参与度，从而实现活动的目的。

2、专题活动策划的特征 1主题的单一性

在校园专题活动策划中，应该遵循“特定、单

一、直接”的原则。 2目标的针对性

1.选择合适的时间;2.针对目标群体;3.策划合适的主题; 3活动的可操作性

3.专题活动策划书的结构和内容

1.活动目的2.活动对象3.活动主题4.活动方式 5.活动时间和地点 6.前期准备 1.人员安排 2.物料准备 7.活动流程

专题活动的策划者在事先就要把活动的顺序和流程进行很好的梳理，千头万绪的细节要进行充分的考虑，以文本的形式进行确定，把各个环节安排清楚，要做到忙而不乱，有条有理。 8.费用预算

在活动策划时应该严格制订经费预算，列出总目和分目的支出内容，既方便

核算，又便于以后查对，同时也能更好地控制成本。 9.应急预案

考虑到一些有可能发生的意外情况会给专题活动的执行带来困难，如天气变化等都有可能导致活动无法顺利进行，因此必须对各个可能出现的意外事件作必要的人力、物力、财力方面的准备。

10.主办方以及承办单位 (六)新闻

一.校园新闻写作的原则

(1)坚持四项基本原则，自觉执行党的宣传纪律;(2)实事求是，用事实说话; (3)迅速及时，讲求时效;(4)在写作技巧上遵守以下10条写作规则： 在你没有理解事件本身之前，不要动笔去写;在你不知道你要说些什么之前不要动笔去写;要表现，不要陈述;把精彩的引语放在消息的前头;把精彩的实例或轶事放在消息的前头;运用具体名词和富于动作色彩的动词;尽量少用形容词，不要在动词上再加用副词;尽量避免自己去作判断和推理，让事实说话;在消息中不要提那些你回答不了的问题;写作要朴实、简洁、诚实、迅速。总之，新闻写作要做到四个字：真、新、快、活。 二.校园新闻写作素材挖掘

要挖掘校园新闻写作素材，突出新闻价值，必须从以下几个方面来做。 1. 熟悉掌握学校有关情况，把握新闻事实。 2. 面向全体师生，充分挖掘校园新闻写作素材。 三. 写出有价值的校园新闻

(1) 用心比较，发现价值。(2)用心联系，深化主题。 (3) 用心挖掘，充实材

料。(4)用心修改，精益求精。

第三篇：第二次公文写作培训讲义

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西南财经大学校团委学生会内部公文写作培训

第二讲：事务文书概述

一、事务文书概述

事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体，是应用写作的重要组成部分。主要包括工作简报、计划与总结以及调研报告。

二、工作简报

(一)定义

工作简报就是以具体的事例、简捷的文字、灵活的形式，及时、迅速地向上级反应情况、汇报工作，对下级或平级指导工作，通报状况的一种汇报性、指导性和交流性的文书。它是信息类公文中最重要、最常用的一种。

(二)分类

1、综合简报。主要用于反映工作中的动态和一般工作进展情况。它大多常年定期编发，例某高校党委、校长办公室编《××工作动态》。

2、中心工作简报。它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。中心工作简报多在一定时期内不定期制发。例某市委路线教育工作领导小组编发《路教工作简报》。

3、会议简报。在某一会议召开期间，为交流代表观点、反映会议动态而缩写的简报。例某校学代会秘书组编发的《××学代会简报》

(三)工作简报的特点

1、快。及时迅速，有时候比报刊还快。

2、简。简报必须要短小精悍，典型精粹，简明扼要。

3、准。事实上要准确无误。即人名、地名、时间、地点都要真实可靠。如果是根据其他材料编写的简报，要说明“据XX材料反映”。

4、精。反映发生的新情况、新问题、新动向、新事物。

5、新。表达形式上可以新颖。可以做综合反映，也可以做专题反映。

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(四)工作简报的篇章结构和写作要领

简报由报头、文稿、报尾组成。

1、报头

简报首页上端1/3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：①简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷; ②期数，印于简报名称正下方;

③编印机关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处(组)，要求用全称或规范化简称印于分割线右上方;

④编印日期，印于分割线左上方，要求年月日齐全。除以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级(或使用范围和要求)等要素。

2、文稿

根据文体性质和文稿来源，简报的体式可分四种：一是报道体，它及时、简明、准确地叙述、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。其文体十分类似动态消息、动态信息;二是汇篇体，这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体，其信息量大面广，能做到点面结合反映全局性情况;三是总结体，其文章即一般意义的总结，但内容有典型性有推广价值，编入简报能发挥其指导一般的作用;四是转引体，即将他单位有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。

(1)按语

按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用做出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究

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的希望等等。按语的位置在报头下，标题前。它视需要而使用，并非每篇必有。一般在转引体、总结体及重要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。

(2)标题

根据简报的体式，标题也有不同写法。动态性较强的内容多采用单行式新闻标题，简短明快地交待事实、揭示中心，在总结体简报和其他体式简报中，一般使用文章化标题。

(3)目录

简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。如是一组文章，则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇文章。

(4)正文

因体式各异，简报正文格式相去甚远。报道体、汇篇体类消息结构往往前有导语，后有主体、背景等;总结体可完整地将“总结”刊于简报;转引体则因所引文章不同，正文或可能是片断章节，也可能是整篇文稿。

开头要直接点题。要尽可能运用简洁的语言将简报所要反映的核心内容放在开头部分，及早告诉给大家。开头要简短。

3、报尾

在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简报的“报、送、发”单位名称，右侧注明本期印数。

(五)团委学生会内部工作简报写作注意事项

1、一事一报，强调活动内容而非准备过程。

2、字数严格控制，每篇简报200字左右。

3、要强化团队意识，将部门名称省去，只写校团委或校学生会。

4、时间地点人物事件要记清，领导名字必须准确无误。

6、意义要恰当升华。

例：

学生超市“巴巴购”电子商务平台正式启动

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11月19日，学生实验超市第一个全资子公司“巴巴购”电子商务平台在试运营一周后正式启动。团中央全国学联办公室主任张伟、校党委副书记杨继瑞、校学工部部长艾鸿、共青团西南财经大学委员会书记代光举、副书记杨熳霞、后勤服务总公司副经理严荣等领导和学生超市全体人员出席了此次启动仪式。这标志着超市业务范围的拓展迈出了跨越性的一步，在大学生创业的长卷上留下了浓墨重彩的一笔。

纪念改革开放三十年海报展

11月17日，“感受改革开放成果，我与祖国共奋进”海报展在我校学生街拉开帷幕。各学院制作的海报不仅展现了高超技艺，更体现了改革开放以来我国的巨大变化，对全校师生进行了一次生动形象的思想教育。其中，会计学院荣获一等奖;统计学院、国际商学院荣获二等奖;经济信息工程学院 、财税学院、证券与期货学院荣获三等奖;其他学院荣获优秀奖。

“冰红茶杯”羽毛球大赛

11月25日，“冰红茶杯”羽毛球大赛在我校顺利举办。这次比赛不仅吸引了我校羽毛球社团成员、羽毛球爱好者，更引来大学城内众多院校同学的积极参与。此次比赛，不仅为羽毛球爱好者提供了交流的机会，更体现了良好的校园风貌。

第十六届寝室之星评比活动

11月28日，寝室之星评比活动圆满落下帷幕。检查人员本着“公平公正”的原则，从“寝室成员精神风貌”、“寝室卫生状况”和“寝室之星主题”三个方面对参赛寝室打分。经过全面审查和部分抽查后，11月21日，第十六届“寝室之星”最终获奖名单确定，并于11月28日向全校同学公示。此次活动为同学们搭建了发挥创意的平台，丰富了同学们的课余生活，极大地激发了同学们的创造热情。

三、工作计划

(一)定义

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计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先做出设计安排的事务性文书。

(二)计划的种类

从性质、内容、时间等角度可划分出不同种类的计划。从形式分有以下三种：文件式计划，分目标、要求、措施、步骤等环节，写作严谨具体，内容重大并有一定篇幅;条文式计划，以列出任务为主，较少涉及措施、步骤等;表格式计划，通常用于项目较多又具共性的内容，有时辅之适当文字说明，使计划简洁明了。

计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。

规划 是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划。例：《××市城市建设总体规划》。

纲要 和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标对某个地区或某一事项做出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。例：《××市2000年经济发展纲要》。

设想 是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相对来讲，其适用时限较长。例：《××市拓展就业安置门路的设想》。

打算 也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想，它的内容范围不大且考虑近期要做的。例《××学校争创文明校园的打算》。

要点 是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较短的计划。例：《××局19××年工作要点》。

方案 从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体周密有很强可操作性的计划。方案一般适合专项性工作，其实施往往须经上级批准。例：《××市住房分配制度改革实施方案》。

意见 属粗线条计划，它适用于上级向下级布置工作任务并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。例：《××公司关于下属企业19××年扭亏增盈全面提高经济效益的意见》。

安排 是短期内要做的，且范围不大、内容单

一、布置具体的一类计划。例：《××系第×周工作安排》。

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(三)计划的写法

1、标题。计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征求意见稿、送审稿等。如《××市19××年再就业工程实施方案(讨论稿)》。

2、引言。计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。

3、主体。如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。

目标与任务 首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务具体化、明确化。

办法与措施 以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计划可操作性的关键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。

时限与步骤 工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作有序，执行无误。

4、落款。在正文右下方署名署时即可。

四、工作总结

(一)定义

总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。它要回顾的是过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。总结与计划是相辅相成的，要以工作计划为依据，订计划总是在总结经验的基础上进行的。其间有一条规律，就是：计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结。

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(二)特点

1、自我性。采用的是第一人称写法。

2、回顾性。总结是回顾过去，对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一段的工作。

3、客观性。所列举的事例和数据都必须完全可靠，确凿无误，任何夸大、缩小、随意杜撰、歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。

4、经验性。这一特性要求总结必须按照实践是检验真理的唯一标准的原则，去正确地反映客观事物的本来面目，找出正反两方面的经验，得出规律性认识。

(三)工作总结种类

1、按总结的时间分，有总结、半年总结、季度总结、学期总结。进行某项重大任务时，还要分期总结或叫阶段总结。

2、按总结的范围分，有单位总结、个人总结、综合性总结、专题总结等。

3、按总结的性质分，有工作、生产、教学、科研、实习总结等。

(四)工作总结的写法

1、标题。总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题;一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如《××村2008工作总结》、《××镇2008年党建工作总结》，有的只写《工作总结》等。非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如《增强体质，全面贯彻执行教育方针——开展多种形式的体育活动》，有的为单行标题，如《推动人才交流，培植人才资源》等。

2、正文。

(1)情况回顾

这是总结的开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。

(2)经验体会

这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。如果不是这样，就无法让人抓住要领。专题性的总结，也可以提炼出几条经验，以起到醒目、明了。

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运用这种方法要注意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有密切的内在联系，使之形成合力，共同说明基本经验。

(3)今后打算

这是总结的结尾部分。它是在上一部分总结出经验教训之后，根据已经取得的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设法、打算，成为新一年制订计划的依据。内容包括应如何发扬成绩，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来，得出新的奋斗目标。

3、结尾。作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短利索。

4、落款。一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。

(五)撰写总结应注意的问题

1、首先要有实事求是的态度。总结的特点之一“回顾的理论性”，正是反映在如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上，对成绩，不要夸大;对问题，不要轻描淡写。

2、总结要写得有理论价值。一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不要面面俱到。另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么;谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。

3、总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议说。

五、调查报告

(一)定义

调查报告，是对社会上某一个问题或事件进行专门调查研究之后，将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告。在标题中，凡以“考察报告”、“调查”、“考察”、“调查记”、“调查汇报”为文体名称的，均属调查报告一类。

(二)特点

1、内容真实，观点鲜明。

2、材料性强，夹叙夹议。

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3、结构严谨，有条不紊。

4、语言简洁，笔调明快。

(三)分类

调查报告的种类很多，按不同的分类标准可大体分为以下几类：按时间类别分为历史情况调查报告、现实情况调查报告;按范围分为单项调查报告、多项调查报告;按调查报告的内容分社会情况调查报告、经济情况调查报告、科学文化调查报告;按作用分情况性调查报告、经验性调查报告、判断性调查报告、科研型调查报告。

(四)调查报告的写法

一般来说，调查报告的内容大体有：标题、导语、概况介绍、资料统计、理性分析、总结和结论或对策、建议，以及所附的材料等。根据这些内容所形成的调查报告的结构，就包括标题、导语、正文、结尾和落款。

1、标题

调查报告的标题有单标题和双标题两类。所谓单标题，就是一个标题。其中又有公文式标题和文章式标题两种。公文标题为“事由+文种”构成，如《浙江省农村中学语文教学情况的调查报告》。文章式标题，如《××市的校办企业》;其二是标明作者通过调查所得到的观点的标题，如《调整教育政策 增加教育投入》。所谓双标题，就是两个标题，即一个正题、一个副题。如《为了造福子孙后代——××县封山育林调查报告》。

2、导语

导语又称引言。它是调查报告的前言，简洁明了地介绍有关调查的情况，或提出全文的引子，为正文写作作好铺垫。常见的导语有：

一、简介式导语。对调查的课题、对象、时间、地点、方式、经过等作简明的介绍。

二、概括式导语。对调查报告的内容(包括课题、对象、调查内容、调查结果和分析的结论等)作概括的说明。

三、交代式导语。即对课题产生的由来作简明的介绍和说明。

3、正文

正文是调查报告的主体。它对调查得来的事实和有关材料进行叙述，对所作出的分析、综合进行议论，对调查研究的结果和结论进行说明。正文的结构有不同的框架。

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根据逻辑关系安排材料的框架有：纵式结构、横式结构、纵横式结构。这三种结构，以纵横式结构常为人们采用。

按照内容表达的层次组成的框架有：“情况——成果——问题——建议”式结构，多用于反映基本情况的调查报告;“成果——具体做法——经验”式结构,多用于介绍经验的调查报告;“问题——原因——意见或建议”式结构，多用于揭露问题的调查报告;“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构，多用于揭示案件是非的调查报告。

4、结尾

结尾的内容大多是调查者对问题的看法和建议，这是分析问题和解决问题的必然结果。调查报告的结尾方式主要有补充式、深化式、建议式、激发式等。

5、落款

调查报告的落款要写明调查者、单位名称、个人姓名以及完稿时间。如果标题下面已注明调查者，则落款时可省略。

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第四篇：公文写作讲义

引 言

先讲一个小故事。某地一个足球队，总是踢不好球，领导很着急，决定高薪聘请教练。经过四处打听，终于在省体校找到了一个国家级教练，还是一名国际裁判，谈好聘用条件后，该教练走马上任，立即投入训练。在第一次训练中，队员们迫切想知道教练的水平有多高，于是再三请教练示范。该教练煞有其事的、及其严肃地对大家说，射门最要紧，我来示范一下。结果，第一脚没踢着，小伙伴们傻了;第二脚射偏了，小伙伴们笑了;教练一着急，第三脚把鞋子也踢出去了，小伙伴们都惊呆了。该教练是这样解释的，本人的知识基本来自书本和课堂，本人的证书都是认真考来的，其实本人也没上过几次赛场，如何实战、如何有效射门，还需要我们一起探讨。我今天坐在这里，也和那位教练差不多，甚至还不如那位教练，因为底气很不足，我的那么点理论知识，刚刚从南京贩卖过来，至于能不能指导大家有所提高，还真不知道。因为我自己也写不好，所以今天我们利用这个机会，一起交流研究，一起学。(幻灯片)根据我的理解，公文写作要解决3个问题：

一、公文有哪些;

二、公文怎么写;

三、公文格式要注意什么。下面我们开始第一个问题：(幻灯片)

一、 公文有哪些

这个问题的根本是公文有哪些文种。

(一)什么是文种?文种是公文处理的根，决定着公文的文

1 方向、行文方式、使用格式、公文用语、写作口气等一系列问题，一旦文种用错，一错百错，内容写得再精美也无济于事。因此，在去年新颁布的《党政机关公文处理工作条例》中单独设立一章，明确了公文文种的名称、类别、适用范围及具体要求。

新《条例》规定的公文主要种类有15个：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。由于这15个文种是通过法规形式予以确定的，学术界一般称其为“法定文种”(亦称正式、主要文种)。此外在我们机关日常工作中还使用着大量的其他文种，如计划、总结、专用书信、调查报告、讲话稿、纪实报告等，对这些一般称作“机关常用应用文”)。

与1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》相比，新《条例》在主要文种的确定上发生了重要的变化。原《条例》确定党的机关主要文种为14个，原《办法》确定行政机关主要文种为13个，党政机关合起来的主要文种为27个。在这27个文种中，名称相同的有9个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要;名称各自不同的也有9个，如命令(令)、公告、通告、议案(这4个是原《办法》中规定而原《条例》中规定而《办法》中未作规定的);两者加起来，党政机关使用的主要文种有18个。前后相比，党政机关使用的主要文种(或称“法定文种”)由原来的18个减

2 少为15个，即减去了“指示”、“条例”与“规定”。新《条例》较前减去3个主要文种，我们理解是由客观形成发生变化和避免文件分类交叉所致。

(二)怎样确定和使用文种?

确定和使用文种概括起来，主要有以下四点：

(1)文种的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定使用，不能乱起名称;(汇报改为报告)

(2)文种的确定和使用，要依据制文机关的权限加以选用，不可超越职权;(我们局，不可用公告、命令)

公告，只有党和国家的高级管理机关才有资格使用，其发文机关的级别较高。但从目前的实践来看，有些单位在行使招生、招干、征文、迁址、开业等职能时，存在着比较严重的滥用公告的做法。就实质而言，这是一种侵犯党和国家权利的越权行为。

(3)文种的确定和使用，要依据行文的关系加以选用，考虑到与收文机关的组织关系;

收文机关是上级机关的，只能采用请示、报告、意见等;向下级机关发文时，一般应选用通知、意见、决定、决议、通报以及纪要等;向平级机关或无隶属关系的机关行文时，主要应使用函。

(4)文种的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求; 例如，向上级机关行文，目的是向上级机关要钱、要物、要人员、要编制、要政策、要办法等，就应用请示或意见;用于向

3 上级机关汇报工作、反映情况的，则可用报告。

(三)怎样辨析近似文种?

公文中有些文种的性质或作用、特点是非常近似的，这就给我们在文种的选择、掌握与具体运用上带来一些难度。为此，要准确地使用公文就不能不注意对近似文种的辨析。

(1)公报与公告

这两个文种近似在“公”字上，即均是党和国家用来向国内外公开宣布、告知某一重大事项的，是非常严肃、庄重的公文。

不同点主要表现在：公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要;而公报的内容一般是比较详细、具体地报道某一些重要会议或重要事项的内容。

(2)公告与通告

这两个文种近似在“告”字上，即均属告知性的文种，它们均可以通报报纸、电台、电视台等新闻媒体或在社会上张贴以及网络等方式而公开发布。它们的不同点主要表现在：

①从使用者看，公告的制发者主要是党和国家的高级机关;通告则不然，各级党政机关、部门及社会团体均可使用。

②从发布的内容看，公告内容的重要性大于布告，更大于通告，是郑重宣布重大事件或重要事项、法定事项的;通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项的。

③从所公布的范围看，公告是面向国内外的，范围最广;通告则是针对社会的某一方面，用于局部范围。

4 (3)决定与决议

这两个文种近似在“决”字上，即均属决策性文件，都是上级机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策规定性的意见或措施、要求;决策又出自于机关的首脑或核心部位，并要求下级予以贯彻执行，故都是下行文。

它们的不同点主要表现在：决议的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的;而决定则不一定，有的决定是经过会议集体讨论通过的，也有的是由某一机关直接做出的。

(4)通知与通报

这两个文种近似在一个“通”字上。“通”字在这里是传达的意思，“知”和“报”均含知道的意思，具体方法是直陈情况与要求，所以，通知、通报均属告知性文件;按照理解的习惯，传达一般是自上而上的传递，所以又都是下行文。

其不同点主要表现在：通知的“通”字是用“知”字作补充，“知”的本意是知道，这里双引申为知道、办理。严格地讲，通知是知照性文种，它的内容侧重于直提要求、明确界限;通报的“通”字是用“报”字作补充，“报”在这里的含义是陈述情况，严格地讲它是陈述性公交，它的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步工作要求(如指导性通报)，也可以不提任何要求(如情况性通报)，而通知是必须有下一步工作的意见与要求的，否则，就失去了作为通知这一文种存在的本色。

5 (5)批示与批复

这两个文种近似在一个“批”字上，即上级对下级的公文表明意见，均属于下行文。

关于它们的不同点，批复的“复”是答复的意思，显然事先有请示，否则，就谈不到答复。所以，批复是对下级的请示批注意见后答复下级的公文文种。再看批示，“示”是指点的意思，故批与示合在一起的意思是批注意见、加以指点，既然是批注就是在下级报来的公文上书写批语，有的是针对来文的下级批注意见(这样应告知来文单位)，也有的是批转给其他部门去办的(如属此种情况就没有必要告知来文单位)，所以不同于批复。

根据上述介绍，对批复与批示的不同点我们可以理解为：①被批注意见的来文文种不同。批复是针对下级机关上报的请示做出的;批示所针对的来文则是下级没有肯定性要求答复的文种，如报告、总结、计划、调查报告、述职报告、检讨报告等②行文方式不同。批复的主送机关必然是上报请示的单位，如对其他单位也有参考价值，可列为抄送;批示如具有普遍意义，可把原行文上报的单位与其他单位一并列为主送。

(6)函与便函

“函”这两个字的本意是书信，是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务使用的。所以，函与便函的在内容实质上没有什么区别。

它们的不同点主要表现在：函是党和国家机关的法定公文文

6 种之一，而便函不是，这是两者之间的主要区别。也正因如此，函在行文时必须具备法定公文的标印格式，而便函则没有。顾名思义，便函就是简便的书信，有抬头、正文、落款、日期即可。

(7)通知与通告

这两个文种近似在“通”字上，说明都是用来传达上级机关的意图和要求的。但通告的“告”字在这里是普遍告知的，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守;通知的“知”字与“告”字虽然都是告知的意思，但“知”与“告”相比，具有特定告知的含义，有可能是告知所属全部下级单位、人员，也可能是告知部分下级单位，要求它们知照办理，这就是两个文种的主要区别点。在具体使用上，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用通告;内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项，应使用通知。

(四)常用的几个文种：

1、什么是函?(我局有专门“澄公用函”的文号;地方滥用“请示”，如向财政部门，不可用“请示”，应该用函)

新《条例》规定，函适用于不相隶属机关之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。使用函要符合公文的格式要求。没有版头、标题和发文字号的函，属于便函，不列为正式公文。函按其内容的不同，可分为答复函、申请函、询问函、商洽函与告知函;按行文方向的不同，又可分为来函与复函。

2、什么是报告?(不可用报告提意见，不可夹带请示，领

7 导可以不批示;汇报一般用于口语，正式的要用报告)例子：某小学维修校舍，在报告形式，反映了危房需维修，维修预算，顺便要钱。很久领导没反映，就去问，领导说，你的报告我看了，不用批示。所以要用请示。)

新《条例》第八条第

(十)项规定，报告适用于上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。从实际情况看，报告是按其行文的目的和作用不同，一般分为七种：一是工作报告;二是一般情况反映报告;三是要求上级批转的报告;四是错误检查报告;五是例行报告;六是答复上级机关询问事宜的报告;七是报送文件和物品的报告，一般称为文件头。报告按其表达的形式不同，可分为专题性报告与综合性报告。

3、什么是通知?

新《条例》规定，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。从实际使用情况看，其具体各类包括：公布性、批转性、转发性、指示性

4、什么是请示?(幻灯片)(一事一请，不可几样事情一起请示;结尾语“妥否，请批复。”，“当否，请批准”的区别)

新《条例》第八条第

(十一)项规定，请示适用于向上级机关请示指示、批准事项、请示属于上行文，只能于用下级向上级请示工作。这里所指的上级包括领导关系与业务指导关系的上级，例如XX市交通管理局，受市政府直接领导，同时接受省交通厅的业务指导。请示按其作用的不同，可分为呈批性请示与呈转性

8 请示。下面将第二个问题：(幻灯片)

二、 公文怎么写?

(一) 什么是公文写作?

公文写作是指在写作活动一般规律的指导下，按照公务活动的客观表现与需求，运用科学的原理、原则、技能与方法，完成对公务文书的撰写。公文写作具有很强的实用性与综合性。实用性是公文写作与文艺写作的分水岭与界碑，没有一篇公文不是为了解决公务活动所遇到的实际问题的，文艺作品当然在某种角度上讲也是为了人们使用的，但人是否直接作用于人的行为这一点看，它的实用性带有很大的蜿蜒与曲折。所以，人们把公文写作视为实用写作的范畴。综合性是讲公文写作是一项综合性的脑力劳动，往往要调动撰写者、指挥者的多方面能力与知识，诸如思想水平、政策观念、工作经验、业务知识、写作修养以及公文语法、修辞、逻辑、网络等知识，否则，很难驾驭得了一篇小小的文书。“不怕飞机大炮，就怕总结报告”，这句俗话深刻道出了我们某些同志撰写公文时所遇到的难处。

(二)公文写作的基本要求有哪些?

(1)重要的公文由领导人亲自撰写或主持撰写，一般日常公文则由秘书部或业务部门拟稿，通常是“谁主管的事，谁拟稿”。 拟稿总的要求就是毛泽东同志在《工作方法六十条》中指出的：“文章和文件都应当具有三种性质：准确性、鲜明性、生动性”。具体地说有以下几方面：

9 在内容上，要同制文机关的职权范围相一致，不可超载本机关的职权;要充分体现党和国家的方针、政策和法制要求;符合公务活动的客观规律;材料、情况要真实，观点要统一，重点内容要突出，要合乎保密要求。徐州机关事务局文件，关于机关工作人员简化车辆年审、减免费用的通知，无效;安徽要求公务员按照级别购买开发区楼盘的通知，都是违法的，无效。

在词章上，结构要合理，层次要清楚;遣词用句要准确，语言要庄重、平实;论理要合乎逻辑，用语要符合语法。

在形式上，要符合党和国家规定的公文体式(如公文名称、格式、行文关系等)，不可自造一套;坚持一文一事制度;正确地使用汉字和标点符号，使用数目字、简称用语等要规范化，不能随心所欲地另行一套;篇幅要简短，内容应言简意赅。

要实现上述要求，公文起草者首先要努力学习政治理论，至少要懂得历史唯物主义和辩证唯物主义，要懂得政治经济学，要掌握一定的有关科学社会主义的知识，就是要不违法。只有这样，才能保持清醒的政治头脑，才能在起草公文时不出现政治上、原则上的失误或不周，才能自觉地把党和国家的方针政策融会贯通到公文中去。其次，要有高度的政治责任心和认真踏实的工作作风。就是要不偏题。起草前，切切实领会与把握机关领导的制文意图，认真研究实际材料，明确包括制文原委、目的及中心思想在内的公文主旨“三要素”，即提炼出主旨来。之后，谋篇定局，列出提纲，明确先写什么、再写什么，最后写什么，每个层次的

10 中心及每个段落的段旨，还要明确在什么观点下使用哪些实际材料。在上述工作的基础上，再落笔起草，正式撰写文稿。初稿写成后，个人至少要通阅一两遍，反复斟酌修改，要做到一丝不苟。再次，要学习掌握本单位的业务知识。就是要不外行。公文的起草者，如果不了解本单位的业务知识，是业务的外行，可以说很难担负起文稿的起草工作。俗话说：“三百六十行，隔行如隔山。”要拟好文稿，起草者对本单位的业务活动、常用词语、专用知识等必须基本熟悉清楚，只有这样才能写出符合实际、针对性强、能有效地推进与指导工作的公文来。最后，要努力掌握一定的逻辑、语法、标点知识。就是要不出错。要想使自己起草的文稿准确顺畅、简明生动，不出现差误、不周、噜苏、冗长、呆板等问题，就要下功夫学点逻辑学及语法修辞常识。掌握逻辑知识极其重要，它有助于加强思维能力，使起草的公文思路清楚、文笔敏捷，准确地表达概念、判断与进行推理。

(三)公文写作的一般步骤是什么? 公文写作的一般步骤通常包括：

(1)公文写作前的准备。①明确行文目的和要求。②确立公文主题。③选定公文文种。④占有材料。⑤确定具体表达方式。

(2)撰拟文稿。①安排好结构，一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成，解决好各组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。②拟出写作提纲。最好交领导过目。③正式撰拟文稿。

11 (3)审核修改。文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。

(四)公文写作的前期准备工作包括哪些方面?

公文写作前的准备工作应该从以下几个方面着手： (1)明确公文的发文意图

任何一份公文的制发都有它特定的目的，都是为了解决一件事，某一方面的工作问题，或为了指导某些工作或公务活动开展，都有它特定的针对性。为此，明确公文的发文意图应该包括如下几个方面的写作内容：

①明确制发公文的目的。公文制发的目的性非常明确。如通过公文发布行政规章，用以整顿管理秩序，或陈述申请事项，说明理由请求批准，或要求受文机关采取行动、措施、贯彻执行，或要求受文机关了解某些工作情况，认识某些问题等。制发公文的目的是确定公文主旨，收集公文写作材料和选择文种的重要依据。因此，在公文写作前，必须首先明确目的。制发公文的目的一般是由机关领导核心确定，然后向撰稿者授意。撰稿者应当准确领会领导意图，并据此进行写作。

②明确公文的主旨。公文是用来进行公务活动的工具，不是宣传材料，也不是理论文章，拟定一份公文首先考虑的是有没有用处，发文的目的明确不明确。若是没有实际需要的公文 ，就不必写，不能发。应该说制发公文所强调的是行文的目的或者行文的用意，公文主旨就是指公文的全部内容所表达或体现出来的

12 行文目的和用意。如果行文的目的和用意不确定，那么公文则是无法拟定的。公文的主旨可以根据机关的核心领导授意和对客观实际情况全面而深入的探索结果来表述。

(2)明确公文写作的主要内容

公文写作前，对哪些方面和范围的事实应该纳入公文写作的视野内，哪些意见、要求措施等意图该写进公文，这些在公文写作前必须有大体的“成竹”在胸，并且确定了表达这些内容材料的要点与思路，使所要撰写的公文有一个明晰的轮廓。

(3)明确公文的阅读对象(主送机关)

明确了公文的主送机关，在公文写作内容的选择方面才能有所依凭和侧重，才能确定哪些内容应写进公文，哪些不适于写进公文。例如同一份工作总结，若是报送隶属上级机关，那么公文的内容应该是多反映过去那段时间机关的工作情况，工作实效及从工作中获得的规律和经验。如果是下发给所属下级机关，那么公文的内容要在回顾过去那段时间的工作情况与工作实效的同时，还应多写从过去那段工作中所获得的规律与经验或教训，及其对过去那段时间工作的指导和重要作用。另外，公文的主送机关不同，行文的语气和语言表达方式也应有所区别，以显示双方的工作关系。

(4)明确公文文种和发文机关的名义

公文文种在公务活动中的工具功能不同，公文的文种不同，所写的公文用途也就不同。例如公文的内容是请求隶属上级机关

13 批准某一事项，就该用“请示”，而公文内容是请求业务主管部门批准某一事项，就该用函。如果对某项工作作出安排，就要考虑工作是属于重大工作安排，不是一般性的布臵任务。如是前者，那么该用决定;若是后者，那么该用通知。发文机关的名义是指以部门的名义发文，还是以机关的名义发文;单独一个机关发文，还是几个机关联合发文。发文机关的名义不同，公文的内容和表述的语气也应有所不同。

(5)收集公文写作材料

材料是公文写作的基础。在明确公文的行文意图，制发公文的目的，选定文种和确定了发文机关的名义之后，就应进行深入的调查研究，收集和占有材料。写作公文是要反映公务活动，公务活动是公文撰稿者必须接触和参与的工作。它是收集积累公文写作材料一条重要途径。公务活动是十分丰富广泛的，由此决定了公文写作过程中材料收集方法的多样性。其主要的途径有：听取领导指示;现场观察询问;处理信访和接待来访;参加各种会议;承办查办工作等等。但通过直接参与公务活动所获得公文写作的直接材料还是远远不够的，公文撰写者还应当吸取别人的经验而获得间接的公文写作材料。其主要途径有：一是阅读公文。重要的文件和专业文件要认真地研读，对其他方面的公文也要有所涉猎。对于一些新的概念、新的提法，只要是文件中常用的就要熟记下来，以替换陈旧的公文写作语言。二是阅读报刊。要阅读报刊上有关时事政治、政策方面内容的文章，对于文章的重要

14 内容应进行摘录。三是收听广播、收看电视，上网查阅政治、经济、时事等方面的信息。充分利用声像和数字传播媒介拓宽公文写作者的视野，获取和占有更多的公文写作材料。

公文撰稿者在公文写作的准备阶段应当做到三点：一是积极参加公务活动，认真进行调查研究，使公文内容有真实的社会性和公务性;二是对社会和经济发展的状况及面临的形势要有清醒地认识，对其所作的分析要有科学性;三是写进公文内容中的要求、意见、对策要务实。一名公文撰稿者在公文写作准备阶段要能真正为下一阶段的公文写作打好基础，同时还应当训练这样三种能力：一是感触能力，即善于开动五官，捕捉感受的目标。这就是正确又敏锐的感觉、感受，它是认识社会政治、经济和公务活动的第一步;二是分析问题的能力，即正确分析社会经济和公务活动各个方面、各个阶段的各种情况。这是进行综合分析的前提;三是综合能力，就是能将各部分内容、本质的联系归结为一个整体。以上这三种能力都是认识能力的具体表现，在整个公文写作中起着十分重要的作用。

(五)怎样修改自己的文稿?

修改公文文稿是起草者对文稿所做的加工和润饰。修改的范围主要包括：深化主旨、审查内容、调整结构、语序、句群，修正语句和标点符号，增删格式项目。公文修改主要从以下七个方面着手：

(1)看标题。(幻灯片)看标题的事由概括得否准确，文种

15 使用是否正确。在文种方面常见的错误是相近文种混用，应予特别注意。这里我多讲一些：

1、一般的格式“某某局关于动宾词组的***”(国务院关于同意河北省设立廊坊市的批复，江阴市人民政府关于保护城市绿地的通告，等)，这里要说一下，关于对(将)****进行****的通知，是不对的。例如“公用事业管理局关于将热网工程沿线4处障碍物列入政府拆迁计划的报告”，怎么改?

一、这个应该是请示;

二、将**列入**的说法不符合要求，改为“公用事业管理局关于增列热网工程拆迁计划的请示”。

2、动词一般为“加强、稳定、做好、进行、推动、开展、批转、转发、印发、同意、表彰等，动词前可以加“进一步、切实、认真”等形容词。

3、一般不要超过3行，不要标点，一般的通知也不要书引号，只有法规、规定才可以用书引号。

(2)看主旨。公文主旨的要求是正确，深刻、有针对性。在公文主旨方面常见的问题是：看问题不切合实际，或者失之肤浅。(就是所谓的深度不够)主旨的修改是一件大事，除了本着一文一事的基本原则外，必要时还应与机关领导人、相关同志共同讨论，如果原来主旨根本不符合要求，要推倒重立新旨。

(3)看材料。材料必须根据主旨的需求来选取。修改时主要看材料是否精当、典型、真实、充分。公文材料需要修改的情况有：要更换材料，即改用那些能说明本质问题的典型材料;删繁就简，即把叙述过多的不必写的过程及该概述而用详述的材料全部删去;增添材料，即对事情过程叙述不完整，该说的没说，

16 事实不能全面说明问题的部分，有事实但无理论或政策依据的部分，或有理论但事实不足的部分，这些情况都要添增。而对在写作过程中，没有认真核实材料而用的假材料，或写错的数字、时间等内容要进行全面修改，做到修改能去伪求真。

(4)看结构。结构是为公文主旨服务的。结构有问题，必须影响主旨的表述。修改时主要看层次安排是否符合逻辑，是否符合文种的结构特点，过渡照应是否周全、严密。例如：我们有文件提交政府常务会议讨论，《关于规范城乡供水特许经营工作的意见》，领导要在会议上进行起草说明，从结构上，第一层我们什么时间进行特许经营的?第二层，特许经营签约后，完成了多少家供水企业的资产整合?第三层，公用事业局成立以来，完成了哪些?第四层，目前还有什么困难，所以要出台这个意见。

(5)看语言。(幻灯片)主要是修改不准确的词句，同时删去多余的词句。公文的语言提倡准确、简洁、庄重、朴实、得体;公文的语言反对假话、空话、套话、废话。(幻灯片)所谓“一字入公文，九牛拔不出。”看一篇古代的经典公文，一个寡妇的请示“豆蔻年华，失偶孀寡，翁尚壮，叔已大，正瓜田李下，试问：当嫁不当嫁?”，县令批复一个字“嫁”。

(6)看标点。正确使用标点能把意思、语气表达清楚。这虽然是小方面的问题，但从这些方面能看出一个人的素养。

(7)看公文的数据项目。公文的数据项目是组成一篇规范性公文的文面格式要求，它体现了公文的严肃性、庄重性。每篇

17 公文所需的数据项目缺少或多余，都会损害公文的执行效用。修改时主要看公文的基本数据项目是具备，还是看根据该篇公文的特殊需要，应选取的其他数据选择了没有，是否选对。

文章不厌百回改。写文章根本不能落笔便成，通过修改则“瑕可以瑜，瓦砾可以为珠玉”。公文是党和国家机关发布和传达方针、政策，依法行政和进行公务活动的工具，为了保证公文的质量、发挥公文的工具性功能，在公文写作过程中一定要重视公文的修改。公文修改后还要印制，然后提交主管领导人和办公室核稿，最后经领导人签发同意就转化为定稿。至此，一篇公文写作就此结束。

(幻灯片)这里还要提一下办公室审核“三关”：

1、核稿。部门完成初稿后，应交办公室核稿，主要看文种是否正确、标题、主旨、内容是否符合要求。

2、复核。部门修改定稿后，在发文稿纸上，依次签署拟稿人、核稿人、会签人、签发人姓名和日期，办公室复核签名和日期后，配文号。

3、核发。文件印刷后，办公室最后一次审核，主要审错别字、标点、格式，无误后，盖章发出。

三、 公文的格式

(一)关于字体(一般情况) 标题：华文中宋二号; 署名、日期：楷体三号;

一、黑体三号;

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(一)楷体三号;

1、仿宋三号; (1)仿宋三号

(二)关于格式(见格式文档)

今天就讲这么多，大家对以上内容有什么意见，随时和我交流;公文处理上有什么困难，随时找我们党政办;排版上有什么问题，可以发给我或者王林，也可以直接请文印中心帮忙。写作能力的提高，不是通过几次培训就能一蹴而就的，需要日积月累，更需要用心去钻研。大家都看过《笑傲江湖》和《射雕英雄传》，为什么只有岳不群能练成《葵花宝典》，为什么只有郭靖才能领悟《九阴真经》的精华?如果说，公文写作理论是武功秘籍的话，我们只有拿出岳不群“挥刀自宫”的决心和郭靖“埋头苦练”的恒心，才能在公文写作上有所提高。谢谢大家!

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第五篇：公文写作讲义

我们通过学习《黑龙江省<党政机关公文处理工作条例>实施细则》，了解了公文的概念、公文处理的原则、公文种类、公文格式、行文规则和公文拟制等规定、要求。

那么，公文写作主要包括请示、报告、通知、函、纪要5个法定公文文种和会议记录、工作总结2个虽然非法定公文，但机关常用的文种。另外，还有常用公文词语分类表、常见公文用语、容易用错的字等一些公文写作相关知识，今天我们在一起学习交流，以利提高公文写作水平。

一、公文的语言

公文语言的主要特点是： 庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。

庄重——指语言端庄，格调郑重严肃。

准确——指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。

朴实——指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。

精练——指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。

严谨——指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。

规范——指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎

1 公务活动的特殊规范性要求。

在语词方面，用规范的现代书面语言，不用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。

在语句方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义，过渡句少，一般都有表达公文主题的主题句。

在修辞方面，追求准确鲜明，质朴简洁、精炼顺达，反对含糊暧昧，繁冗堆砌，重内在美;修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。

二、公文写作的基本要求 内容——合规守法; 事件——实事求是; 观点——鲜明正确; 条理——清楚通畅; 语言——直述不曲; 用字——规范准确; 结构——严谨规范; 篇幅——言简意赅。

三、常用公文写作

请 示

请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

请示属于期复性的上行文种，是下级党政机关向上级党

2 政机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文文种，它使下级党政机关通过公文往复接受上级党政机关的决策意见，解决本党政机关、本单位在公务活动中待处理的具体问题。

一、请示的特点

(一)条件性。请示事项必须是超出本单位职权范围的事项。下级既要尊重上级的领导与指导，并及时请求上级解决问题，也要在职权范围内尽职尽责，切实办好该由自己办理的事项。

(二)超前性。请示所反映的内容、涉及的事项一般来说都是即将发生或将要遇到的，必须在事前行文，不能“先斩后奏”，这是制发请示的重要原则。下级党政机关只有得到批复后，即获得上级党政机关明确指示或批准，才能按上级的意见进行工作，处理有关问题。事前行文不仅是尊重上级的表现，也有助于提请上级对重要事项把关，避免出现重大失误。

(三)单一性。请示必须严格执行一文一事制度，确保主旨单一，以便上级机关及时答复，缩短公文办理周期，提高行文效率。

(四)时效性。请示事项多数比较急迫或关系重大，上级机关收文后应尽快批复。一旦延误时机，就可能造成较大损失，甚至失去批复的意义。

(五)定向性。请示是专门用于向上级党政机关反映困

3 难、陈述问题、提出请求的，目的在于将本党政机关、本部门在工作中遇到的困难和问题，及时反映给上级党政领导机关，请求党政领导机关给予必要的支持、帮助和明确的指示，所以只能发往固定的、明确的上级党政机关，使其予以批复。

(六)期复性。请示发出后，上级机关无论同意与否，都应予以答复，这是请示的期复性特点决定的。有请必复是上级处理请示与报告两种文件的重要区别。

二、请示的应用范围

请示这一文种适用范围较广，应用频率较高，在公务活动中的意义、作用是比较突出的。

陈述意见，请求指示。对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题;执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级党政机关说明情况并提出建设性的意见，请求上级给予明确指示。

提出问题，请求帮助。在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅即向上级反映问题，请求帮助解决。

说明情况，请求裁决。对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题，或本单位领导班子意见不一致时，应及时将处理问题的几种不同意见一并报上，请求上级给予指示。

提出疑问，请求解答。对有关政策、法规或上级党政机

4 关规定、指示的界限理解不全面、把握不准确时，要及时请求上级党政机关给予明确、具体的解释。

具体如下：

(一)遇到问题无法解决，需要上级指示。

(二)处理较为重要的事件和问题，要上报批准。

(三)遇到问题，虽有解决办法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助。

(四)对有关方针政策和上级发布指示有疑问，需要上级解答。

(五)下级机关之间在重要问题上出现意见分歧，需要上级仲裁。

(六)请上级领导参加活动，指导工作。

(七)根据规定必须履行审批手续的事项。

三、请示的类型

根据请示的不同目的，可以将其分成以下三类：

(一)请求指示类的请示。针对工作中出现的不知如何办理的具体问题，向上级说明有关理由或情况，请求予以答复或提出明确的处理意见。例如，对有关的法规精神或政策规定难以把握，工作中遇到特殊情况无所依据等等，均应请求上级给予解释或指示。行文中，应把重点放在对有关情况的说明上，可以写明本单位的建议，以便上级机关批复时参考。

5 当工作中遇到具体问题或困难需要解决，但是没有相关法律或政策为依据，也无先例可循，或者出现上级的指示规定不完全适应本单位的情况，就要请求上级交代政策依据，解释有关政策法规，或作出明确指示。作为下级，应当积极进言献策。

(二)请求批准类的请示。这是请示中最普遍的一种，即在涉及机构设臵、领导班子调整、人员编制、财务预算、重要事件或重要人物的处理时，在提出本单位处理意见或具体方案的前提下，请上级机关审核批准。行文中，要把有待批准的事项阐述清楚，重点放在处理意见、办法、方案的说明上。必要时应采用附件形式，提供有关事项的完备材料，以便上级机关了解有关情况和审核批准。

批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语，但有些极短小的请求也可不写。请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。

6 提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。

(三)请求批转类的请示。针对本单位提出的涉及重大事项的解决方案、工作部署性意见，或拟订的重要规章制度，请求上级批转在相关单位或部门范围内执行。这种请示的关键，是要针对有关单位的实际情况，注重文件的适用性。

呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来

7 写。 请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。

四、请示的主体结构和写法

无论哪一类请示，其基本结构大致相同。即要由标题、主送机关、正文、生效标识、发文时间等部分组成。此外，在公文版头部分，必须标明签发人。

(一)标题

标题通常由发文机关、事由、文种组成。如《黑龙江省农垦总局哈尔滨分局关于香坊实验农场北大荒工业园区项目立项的请示》。要特别注意文种使用上的规范，不能将“请示”写成“申请”或“请求”，“请示”与“报告”不能混用，也不能写成“请示报告”。

(二)主送单位

只能标明一个直接上级机关名称。受双重领导的机关向上级请示，应根据上级职责，主送其中一个负责答复请示的机关，抄送另一个上级机关。

(三)正文

为了保证行文效果，撰写请示的正文时一般考虑三个方面的内容：

A.简要说明请示的原因。之所以要请示，一定事出有

8 因。因此，撰写请示首先要从陈述原因开始，说明请示的理由、根据和目的，有时也要说明请示事项的背景。

B.提出解决问题的意见或建议。这是请示的主体部分。重点在于说明该怎么办，多数情况下需要提出解决问题的初步方案，供上级定夺。若有可供选择的不同方案或建议，则需提出本单位的倾向性意见。提倡积极帮助上级出谋献策的态度与做法，反对简单消极地上交矛盾的态度和做法。

C.结尾。采用征询的语气和期请的语言，提出请求上级给予指示、批准或批转的要求。通常以“以上请示当否，请批复”等惯用结语表达行文要求。

(四)落款部分

规范地标明发文机关名称，规范地用印。

(五)成文日期

用阿拉伯数字标明成文的年、月、日。

五、请示的写作要求

(一)行文之前要主动与主管领导取得联系，做好沟通工作，最好能够当面陈述有关请示意见，求得领导的同情、理解和支持。

(二)要把握好请示的内在逻辑。不论请示什么问题，也不论文字多少，请示的内在逻辑一般都包括“为什么请示”和“请示什么问题”两个层次。前一层次突出请示事项的理由，要把“有必要解决这个问题”说清楚;后一个层次突出

9 请示事项的内容，要围绕“解决问题的可能性”、“方案的可能性”或“解决问题的有利条件”做文章。

(三)请示的目的要明确，请示的内容必须具体，要求必须明确，请示的正文应情况属实，陈述清楚，理由充分，要求明确，做到提出的建议和要求具体明白，解决问题的措施、办法和要求切实可行。情况属实，是指说明情况，提出要求要实事求是，不能故意夸大实际，弄虚作假。陈述清楚，是指究竟遇到什么困难，出现什么新情况，新问题，有哪些问题自己无法解决，都要简明扼要地叙述清楚。理由充分，是指请示中对上级有什么要求要写明确、具体，切忌模棱两可。申请资金，就要写清楚要多少钱，申请人员编制，就要写清楚多少人，什么专业、特长，申请物资，就要写清楚品名、数量、型号等。

(四)严格遵行一文一事原则，不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的事项，以免拖延处理时间，贻误工作。

(五)严格按照隶属关系逐级行文，下级机关一般不得越级请示。越级请示极有可能导致行文关系混乱和政令不通，甚至引发直接主管部门和上级领导之间的矛盾。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。

(六)不能多头请示，请示只能写一个主送机关，也不

10 能主送领导者个人，尤其不要分送给几位领导(领导直接交办的事项或领导人明确要求的除外)。多头主送，极有可能因受文机关责任不清，相互推诿或产生矛盾抵触而不予回复或几个主送机关同时回复，批复意见却不一致。如需同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得送其下级机关(如：主送机关是管局，则不可抄送其下级机关管局计财处、工信委、农业局等等)。

(七)未获上级批复之前，请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。

(八)请示的篇幅应短小精悍，且必须在事前行文，切忌先斩后奏。

(九)请示与报告要严格分开，不得混用，不得将请示夹带在报告里。请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示与报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时;第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作;第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

报 告

报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况、协调工作的重要公文。它使上级党政机关能够及时了解下情，掌握下级党政机关的工作情况，听取下级党政机关对某方面工作的意见或者建议，从而更好地指导下级党政机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。

报告属于使用频率较高的上行公文，适用范围广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。

反映情况，传递信息。了解情况，掌握政策，是党政领导机关的两大职能。而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。通过报告，经常向上级党政机关反映情况，传递信息，是下级党政机关的一项重要任务。

汇报工作，争取支持。定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级党政机关及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级党政机关的支持和帮助。

说明情况，答复询问。对上级党政机关提出的询问，下级党政机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级党政机关作出决断。

一、报告的类型

根据报告的性质与用途，报告可分为4种类型：

(一)工作报告。指汇报工作的报告。它包括汇报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算，汇报完成上级机关交办事项的结果，汇报执行上级机关指示的进度等工作事项。工作报告又可分为综合报告和专题报告。

(二)情况报告。指反映情况的报告。包括反映本机关、本地区发生的重大事件，带有倾向性的新问题、新现象、新动向等。它不局限于某项具体工作，通常以陈述情况为主。一般来说，在发生特殊情况、较大事故、突发事件时，常常采用这种报告。

(三)答复报告。指答复上级机关询问事项的报告。

(四)报送报告。指向上级机关报送材料或物件时，附以的对材料或事件的介绍说明报告。

二、报告的特点

(一)行文的单向性。报告是下级党政机关对上级党政机关的行文，其目的在于帮助上级党政机关了解情况，向上级党政机关提供信息，一般不需要受文党政机关的批复和反馈，属一种单项行文。

(二)时限的不定性。报告所反映的内容、涉及的工作，是正在进行中(指一个阶段已完成)或已经完结的事项，行文可根据实际情况，随时进行，报告与工作具有相对的滞后

13 性。

(三)内容的广泛性。报告的内容一般不受限制。可以是一文一事，也可以是一文数事，反映多方面的情况。

(四)写法的灵活性。报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。报告在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。

三、报告的规范体式

(一)标题

报告的标题一般由事由和文种组成。如《关于抢险抗灾工作及灾后重建安排的报告》。

(二)主送机关

即：上级领导机关。主送机关只有一个，如还需呈送其他上级机关，应采用抄送形式。

(三)正文

开头。简明扼要地讲清发文的背景、缘由或依据，可以成为全文的提要，便于读者有个总概念。在这部分最后，通常的习惯性过渡用语是“现将有关情况报告如下：”或“为此，提出如下意见：”之类，以此引领下文。

主体。即报告事项部分，要叙述报告的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。对于工作报告，应写明做了哪些工作，取

14 得哪些成果。然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下一步工作意见。对于问题报告，侧重写明问题状况及其来龙去脉，分析问题产生的原因，说明其后果，并提出解决问题的方法和措施。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级党政机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。

结尾。通常使用以下习惯性用语：“特此报告”或“专此报告”等。比如工作报告，结语可用“以上报告，请审阅”，比如随文报告，结语一般用“请查收”之类的字样。

(四)落款

发文机关印章和成文时间。

四、报告的写作要求

(一)主题明确，思路清晰。一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的思路，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。

(二)重点突出，文字简练。报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要上级党政机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。

(三)观点鲜明，材料真实。向上级党政机关报告工作，反映问题，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。

(四)不要夹带请示事项。在公文处理中，收文党政机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的请示事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。

通 知

通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

在日常公务活动中，通知主要是下行文，但在同级党政机关、不相隶属党政机关间也可以作平行文使用，是一种比较灵活且适用范围较广、使用频率较高的文种。通知具有沟通上下、联系左右、传达知照的作用。

一、通知的特点

通知具有应用广泛、形式多样、灵活方便、使用频率高等特点，是党政机关公关活动中经常使用的文种。

(一)使用范围的广泛性。和其他下行文种相比，通知应用范围最广，使用频率最高。从国家最高行政机关，到基层单位;从宣布重大安排，到告知一般事项，都可以用通知

16 行文。

(二)应用方式的简便性。在实践中，通知的应用非常简便，结构不拘一格，语言表达亦灵活自便。涉及几个单位或部门的可以发出联合通知;遇有特殊情况时，可以发出紧急通知;一次没有讲清楚，或情况发生新变化时，还可以发出补充通知。

(三)表述语言的通俗性。通知的内容常常是一些需要广为周知或需要办理执行的事项，因此在语言表述上要考虑到可操作性，语言概念要明确具体，文字表达要简明准确，通俗易懂，在使用专业术语时，既要使用得当，又要便于各方面有关人士了解掌握，以利贯彻办理。

(四)公文办理的时效性。在所有的公文中，通知的时间性最强，从行文到办理都有一定的时间要求，有些通知，如会议通知，只在指定的一段时间里有效。

(五)受文对象的特定性。通知有特定的受文对象，具体告知的内容。通知作为知照性文种，或告诉人们有关事项，或把上级的工作意图、要求等告知下级，要求下级办理，遵照执行。

二、通知的功能和类型

根据通知的性能与用途，可分为以下几类：

(1)指示性通知。用于传达领导机关的重要指示精神，部署工作任务以及要求下级机关执行某些事项。例如：《黑

17 龙江省农垦哈尔滨管理局关于做好两节期间走访慰问和安全稳定工作的通知》。

指示性通知是通知中最重要的一种，反映了领导机关的重要指示意图。撰写这种通知要注意写清发文目的、依据或意义，有时需要交代行文背景。通知的主体内容，一般采用分条列项的方法表达，或者列出标题分别表达。可以按照从一般到具体的顺序排列内容，即从阐述指导原则或重要性入手，然后提出工作任务，讲明工作步骤、措施要求，直至提出注意事项，这是先务虚后务实的写法;也可以按照从具体到一般的排列方法，即先交代具体工作事项，然后提出要求与措施，最后说明此事的重要性或完成任务的指导思想与基本原则，这是先务实后务虚的写法。

(2)规定性通知。用于对某些方面的工作制定政策，提出规范和要求。与指示性通知相比，它侧重于操作层面的内容，规定何时做什么、应怎样做、不应怎样做，具有很强的规范作用。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局关于进一步加强会议费管理和压缩出国费等三项经费预算支出的通知》。

规定性通知属于严肃郑重的需要执行的下行文种，不用讲什么道理，比较注重规定特定事项。

(3)事务性通知。用于办理临时性的具体的工作事项。与指示性、规定性通知相比，事务性通知是在更具体的层面

18 告知人们办什么事、在哪里办、何时办理、怎样办理。这类通知的正文篇幅一般都比较简短，只要将有关要素写的准确、具体、清楚即可。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局办公室关于编写政务信息公开目录的通知》。

事务性通知旨在通知有关单位或人员去干具体的事情。拟写这种通知，要特别注意讲清有关事项的要素，突出可操作性。为了便于记忆，通常将事务性通知的要素用五个“W”和一个“H”表示，即：“Who——通知谁或哪个单位”;“Why——为了什么”;“When——在什么时间”;“Where——在什么地点”;“What——去做什么事情”;“How——怎样做这件事”。交待上述要素，要清楚简洁，不留疑问。

(4)知照性通知。用于要求有关单位周知某一临时性活动或一般事项以及沟通公务信息等。如：报送文件、召开会议、调整机构、安排节假日、变更电话号码时，可制发通知，告知有关单位和相关人员。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局关于召开管局党委(扩大)会议的通知》。

知照性通知旨在向有关机关告知有关事项或重要消息。拟写这种通知，在内容安排上要做到周到细致，表达清楚，使对方无疑可质。这种通知的正文，可以采用分层表达或篇段合一两种表述方式。无论如何，都要将需要告知的有关事项准确、简明具体的说明清楚，其内容事项要根据不同情况而定。会议通知即属于知照性通知范畴，要确保将会议时间、

19 地点、内容、参加人、要求等事项告知清楚，避免与会者或收文机关为此心存疑问。

(5)批转、转发、发布性通知。用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布条例、规定等规范性文件。例如：《黑龙江省农垦总局哈尔滨管理局办公室关于转发黑龙江省农垦总局进一步加强突发事件信息报告工作暂行规定的通知》。

批转性通知是上级机关对下级机关发文审批之后的一种转发行为。之所以称为批转性通知，是因为其具有批准该文生效和指示如何执行的性质。拟写批转性通知有两个步骤：首先，根据被批转公文的情况，写好批语部分。其次，对被批转公文做一些技术性处理，去除其眉首、公章、版记等独立行文的标志，因为它已成为批转性通知的组成部分，不再是独立行文了。批转性通知的格式相对固定，关键在于语言准确、精练，语气肯定无疑。

转发性通知是针对上级机关、同级机关来文的一种转发行为。这种通知由转发语和被转发公文组成，撰写方法与批转性通知基本相同。

发布性通知，国家党政机关公文15种：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。从这些法定公文文种中可以发现，有一些我们比较常见的文种如：规划、计划、方案、

20 总结、制度、讲话、条例、规定、办法、细则等并不在党政公文之列。在工作实践中这类公文呈报上级参考、审批或印发下级贯彻执行时，要同“报告”、“请示”、“通知”等法定公文文种结合使用，也就是加一个文件头。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局办公室关于印发2012年质监护农春雷行动方案的通知》，就是借“通知”这个国家行政机关公文文种发布《2012年质监护农春雷行动方案》。

三、通知的基本特征

(一)适用广泛;

(二)主题单纯;

(三)时效明显;

(四)便于操作;

(五)表述灵活。

四、通知的规范体式

通知都要具备标题、主送单位、正文、生效标识、成文日期等基本部分。

(一)标题

一般由发文机关、事由、文种三部分组成，一般用介词“关于”连接发文机关和事由，在文种前用结构助词“的”与前面的文字连接，表示其中的偏正关系。如《黑龙江省农垦总局哈尔滨分局关于表彰2009城镇建设工作先进单位和先进个人的通知》。

21 通知的标题要做到三要素齐备，特别要准确标明事由部分，以便下级机关准确理解、执行和办理。特殊紧急情况下的发文，可以在标题中体现紧急程度。内部会议通知等可以适当精简发文机关部分。凡属于批转、转发、发布文件的通知，标题中应写明“批转”、“转发”、“发布”、“印发”等字样，以明确所发通知的特点。在标题中除引用法律法规和行政规章时可以加书名号外，一般不加标点符号。

(二)主送机关

在正文之前的左侧顶格标明。如下达普发性通知，应当概括标明下级机关名称。例如管理局发文，经常采用“各农场、局直各单位、机关各部门”这样的统称方式。

(三)正文

正文是通知的主体部分。正文的内容依次包括三部分：通知的缘由、目的、意义或依据，通知事项，通知的执行要求和希望。具体表述时，内容简单、篇幅简短的通知，可以采用篇段合一的方式;内容重要和篇幅稍长的通知，应当采用分层表达的方式，即依次分为开头、主体和结尾。

第一，引据。先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，为什么要发该通知，然后通过承启用语，转入下文。

第二，主体。也称事项。通知的事项有的简单，有的复杂，有的长，有的短。例如一般性通知，写清什么事情，有何要求即可。任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。

22 比较复杂的通知，如指示性通知等，基本上可以概括为两种写法，一种是一气呵成的贯通式写法，直述通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题。另一种是分条列项式写法，分出层次，划清段落，使人一目了然，便于领导、理解和执行。但要注意各条、项之间的逻辑顺序，避免语无伦次，使人不得要领。

第三，结语。通知的结尾用语也因内容而异：凡内容关系到全局性的重大方针、政策或规定等，必须令行禁止，照章办事，通常用“希望照办理”、“希望照执行”;内容虽提出了政策性要求，但又允许结合本地区、本单位的实际情况办理的，通常用“请研究执行”;内容的要求只是根据一定条件提出来的，具有参考价值的意见、建议或经验，或者是应引起注意的问题，通常用“请参照执行”;内容如属于探索性的，或者法律程序不够完备的政策性问题，需要在执行中逐步完善的，通常用“请研究试行”、“希研究执行，试行中有何意见请随即告知”等。

一般来说，通知的事项应分条列项表达。不同类别的通知，其正文的写作有所不同，要根据实际情况而定。

A、批转和转发性通知

这类通知是针对被批转或转发的公文而定的，通知成了主体，原公文成了附件，主体、附件一起构成了批转和转发性通知。一般情况下，正文要写明被批转、转发的公文名称

23 及原发文单位。引用公文时，应当先引标题，后引发文字号。批注意见要写明对转发公文的态度、意见、执行要求，其按语根据附件的重要程度定长短。批转性通知的附件可能是“报告”，也可能是“请示”等。转发性通知一般情况下都是“通知”转发“通知”，正文包括：转发对象和批注意见两部分。结尾用“现批转各地执行”、“参照执行”、“望遵照执行”等结尾用语。

B、传达、要求执行、周知性通知

发布性的通知：这类通知用于直接发布规章或规范性文件，以提高规章的法定性效力，使执行单位认真贯彻。它带有命令性和规定性。它的正文简短，应写明所发布的文件名称及发文意义和目的，提出执行的要求。在正文后可不再注“附件”的字样，直接将所发布的文件附在通知后即可。

要求执行、周知性的通知：执行性通知的正文应写明白通知的原因、目的、依据、要求下级执行的事项、执行的具体要求、检查落实的方式等。周知性的通知写明周知性的事项即可。

会议通知：正文的内容应全面、周密。它包括召开会议的机关、会议的名称、会议起止时间、会议地点、会议内容、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的材料、其它要求事项等内容。

(四)生效标识和成文日期

24 准确标明发文机关名称并加盖机关印章。在发文机关署名之下，标明发文的年、月、日。

五、通知的写作要求

(一)通知事项要明确。要明确行文目的，明确为什么要写这个通知，通知的主题要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。通知的操作性很强，必须将需要传达、贯彻、落实、周知的事项交待清楚，便于接收单位理解和执行，绝不能含糊其辞，模棱两可。

(二)公文主题要集中。通知要解决实际问题，要严格执行一文一事制度，只说明一件事情、布臵一项工作，保证主题单一，让人一看就明，以便迅速执行和办理。公文主题要集中，把握住主要内容，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如命令性的通知，一般要讲清楚情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。

(三)确保清晰表达。通知以说明为主，无论采用篇段合一方式还是分层表达方式，在文字表达上都要做到准确简练，层次分明，条理清晰，使读者一目了然，不生歧义。首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

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(四)讲究发文依据。为了保证行文效果，要注意增强发文的权威性，导语部分应当尽可能将发文的政策法规依据或事实依据给予明确交代。针对问题下达的指示性通知，要注意将行文背景即正反两个方面的情况说明清楚，以增强行文的针对性。

(五)通知为下行文。不能向上级机关、同级机关和不相隶属机关发通知。但在实际工作中，有时通知的事项需要同级机关和不相隶属机关了解时，可将通知抄送给上级机关和其他单位。

(六)通知的标题要素要全面。一般不宜用“通知”、“会议通知”等直接作为标题。

六、通知写作重点掌握

1、标题要完整;

2、发布方案等非法定公文要用“通知”等法定文种发布;

3、通知的内容不要漏项。

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