企业人力资源信息化模型构建及实施

1 需求分析

企业在实施人力资源管理信息系统之前, 首先要对自身做一个客观充分的分析, 要了解企业人力资源管理当前所处的阶段、实施人力资源管理信息系统的预算以及是否需要引入管理咨询等, 然后才能确定将要实施的人力资源管理信息系统的范围与边界。不能只是要求系统简单地满足企业当前的人力资源管理需求, 而要充分考虑系统能否为人力资源管理水平的提升带来帮助。还要从企业的实际情况出发, 不能盲目地贪多求全, 追求时尚, 要尽可能做到量体裁衣。只有将自己准确定位, 才能寻找到合适的解决方案。人力资源管理信息系统可以解决人力资源管理不同层面的问题, 在提高工作效率这个层面上, 基本上不需要引入管理咨询;在优化流程并建立新的工作平台这个层面上, 如果预算允许, 而自身能力又不足以胜任, 可以引入咨询机构帮助理顺管理流程, 但一般人力资源管理信息系统在工作流程这一部分都会有一定的规范或样本, 如果预算不允许, 也可借鉴人力资源管理信息系统中固化的经验;对于决策支持层面, 指标体系的建立最好是能让有相关经验的咨询机构介入, 帮助客户提取符合企业实际情况的一批人力资源经营指标, 然后由软件供应商来实现。

2 方案设计

这个环节的主要工作是确定人力资源管理信息系统的建设方案:是自行开发, 还是外包开发。拥有信息部门的企业, 在建立人力资源管理信息系统问题上, 总是在自行开发还是外包开发之间很难抉择。企业如果有较强的技术力量自行开发人力资源管理信息系统是否更好呢?很多时候, 企业领导与信息部门因为没有深入参与到人力资源管理活动中, 不能很好理解人力资源管理的复杂程度, 会认为人力资源管理信息系统的设计与开发并不是太困难的事, 同时, 考虑到开发成本, 他们往往主张系统应该自行开发;而人力资源部门很清楚企业信息部门自行开发系统将面临的诸多难题。首先, 因为信息部门对人力资源业务不熟悉, 使人力资源管理人员必须花费很多的时间精力让技术人员去理解业务;其次, 由于没有过去积累的经验, 信息部门从系统分析设计到系统开发完成的周期, 可能会远远超出计划。这一方面影响了人力资源部门的工作, 另一方面实际投入的成本可能比外包还要高。因此, 无论企业信息部门力量如何强大, 自行开发人力资源管理信息系统的代价都会比外包给专业软件供应商大。企业最好选择一家经验丰富的人力资源管理信息系统供应商来开发系统。

3 项目实施

3.1 项目实施的过程分析

项目实施要经历系统功能定制、数据梳理与导入、应用培训三个阶段。

(1) 系统功能定制阶段:这个阶段, 对人力资源部门, 是难得的整理与完善人力资源管理运作体系的机会。人力资源部门可以将以往离散的工作规范化、系统化。对系统供应商来讲, 将客户的需求理顺, 对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此, 用户与系统供应商都应认真对待这一阶段的工作。对系统功能进行定制化改造期间, 用户应与系统供应商之间应保持频繁的沟通, 及时对需求进行分析确认, 尽量避免正式开发后不停地提出零散需求, 那样很容易导致项目进程失控与延期。这个阶段的工作还涉及到如何确定系统具体功能的问题。不论是定制开发软件还是选用套装软件, 都要明确软件具体功能需求。

(2) 数据梳理与导入阶段:这个阶段是人力资源部门在系统供应商派遣的实施顾问指导下, 整理数据, 形成各种电子表格, 构建系统数据结构和数据库的过程。传统的人事劳资管理常常使管理者身处各种繁杂的行政事务之中, 而人力资源管理信息系统要求管理者首先必需从事务性工作中摆脱出来, 超脱于具体的业务操作, 按照数据流的形成、增减、变化趋势来认真分析和控制人力资源管理各个环节的工作。数据梳理虽然工作量繁重, 不会立即产生明显的工作成效, 却是人力资源管理信息化必不可少的基础工作, 将直接影响今后工作的效率乃至最终方案的成功与否。从总体数据规划的角度采讲, 如果要实现整个企业的系统集成、信息共享, 必须经过数据流分析, 这一步工作进行的越深入, 形成的数据分析就越准确, 数据模型就越稳定, 人力资源管理信息化方案成功的可能性就越大。

(3) 应用培训阶段:由于一套完整的人力资源管理信息系统覆盖的内容十分丰富, 为尽快使用户熟悉系统的操作, 用户在正式运行系统前应接受供应商关于系统使用技能的培训。培训是否到位, 决定了用户使用系统是否熟练, 将影响系统的实际效果。不仅要对人力资源部相关人员进行培训, 还应该加强对中高层管理人员以及一般员工的培训, 才能够为全员参与的人力资源管理新模式打下牢固的基础。

3.2 项目实施中的注意事项

在企业实施人力资源管理信息系统的过程中, 需要注意以下几点: (1) 项目实施的范围是否明确。 (2) 项目组成员, 尤其是客户方项目组成员的变动, 对项目的推进会造成较大影响。 (3) 系统供应商、人力资源部、信息部门三方能否达成默契, 决定了合作过程的顺利与否。 (4) 企业网络环境、服务器性能, 将会直接影响系统的运行效率, 从而直接影响用户的使用效果。 (5) 项目实施完成后, 用户还应该与系统供应商进行售后技术支持的合作, 以确保系统能适应企业人力资源管理不断变化的需求。

4 效果评价

正如管理学家德鲁克曾经说的:无法衡量就无法管理。人力资源管理信息系统的使用效果必须要有一套标准来衡量。只有通过客观地评价系统使用效果, 加强对系统的控制和管理, 才能提升企业人力资源管理信息化投资的效益。

4.1 常见的信息系统使用效果评价方法

(1) 财务评价法:该方法将建设信息系统看作一项投资, 对这项投资进行成本—收益分析, 主要从财务角度对信息系统进行评价, 集中于成本和效益的量化和度量。 (2) 经济学评价法:最有代表性的是PBker和Benson的研究成果, 他们在1998年合著的《信息经济学》里, 从信息系统与企业经营业绩的联系角度深入研究了引入信息系统的价值。 (3) 行为科学评价法:该方法侧重于研究信息系统对个人满意度的影响, 主要是通过信息系统实施后调查用户满意度来衡量信息系统的价值。

4.2 人力资源管理信息系统使用效果评价方法

尽管目前实际应用的企业信息系统效果评价方法很多, 但专门针对人力资源管理信息系统的评价方法还不多见, 而人力资源管理信息系统作为企业提高效益, 获取竞争优势的有效工具, 对其使用效果进行全面、有效的评价是很有必要的。因此, 本论文综合以上信息系统评价方法, 推出9个维度来对人力资源管理信息系统使用效果进行评价: (1) 基本功能维度; (2) 系统可靠性维度; (3) 系统易用性维度; (4) 系统集成性维度; (5) 系统可扩展性维度; (6) 系统用户文档规范性维度; (7) 售后服务维度; (8) 系统价格维度; (9) 系统整体满意度维度。

摘要：我国企业进行人力资源管理信息化建设的关键是构建符合企业需求的人力资源管理信息系统。通过理论与实践经验的总结, 作者认为企业构建人力资源管理信息系统的模型包括需求分析、方案设计、项目实施、效果评价四大环节。下文将结合这四大环节, 详细分析模型的每个环节, 形成企业人力资源管理信息化建设的完整解决方案。

关键词：人力资源,信息化