优化与提升:升格院校档案管理本质升格的必然选择

2022-09-15

一、选题背景

笔者从事学校档案工作多年, 随着学校的发展先后经历了中专学历层次到大专学历层次办学的转型发展, 在学校升格跨越发展的脚步中感知了学校档案工作转变的艰辛和困惑:库房中保管几十年的档案资料默默无闻、无人问津;两校合并前的档案资料头绪繁多、参差不齐;合并后新资料的收集、整理任务迫在眉睫;档案人员素养亟待提高……在多年辛苦和繁琐的工作中, 笔者认识到, 优化和提升是升格院校档案管理工作提高实效的必然选择。

升格院校:随着国家高等教育办学规模日新月异的发展, 越来越多的高等学校升格为本科、专科院校或进行更名。其中也不乏院校合并的新建学校。

本质升格:笔者认为学校进行更名、合并升格挂牌后, 更需要从管理到意识、从办公软件建设到人员素养的提升进行全方位的认同、定位、上台阶, 进而实现从硬件到软件到人员的全面升级。

二、丰富收集材料, 优化档案结构

(一) 目前档案资料状况

由于两校合并、高校招生规模扩大和管理部门增加等现实因素, 行文数量随之增加, 档案收集工作也随即扩大了接收的范围, 档案数量迅速增加。在这一背景之下, 档案工作出现了一些状况:第一, 收藏案卷质量参差不一。因为需要立卷归档的材料与以往相比明显增多, 老旧档案急需整理, 但是与之相对应的专职工作人员却得不到及时补充, 归档材料堆积与专职工作人员不足的矛盾非常突出, 因此常出现兼职档案人员的情况, 由于人员的频繁变动, 归档范围模糊, 标准不一, 进而影响到案卷的质量。第二, 历史性档案有待鉴定、销毁。学校建立在建国初期, 在几十年的档案工作中, 主要任务就是收集档案, 丰富收藏, 学校档案室收集了许多具有永久保存价值的资料, 同时也留存有许多保存价值不大的短期档案;两校合并后更是有许多资料需要整理。在资料已经达到相当数量的今天, 应该思考对历史档案的鉴定和剔除, 以提高档案收藏的价值。第三, 资料内容结构不尽合理。随着学校的发展, 档案收藏工作已经有所改变, 但是收藏内容的丰富性还有所欠缺, 比如, 在收集归档的范围还是主要针对党、政、工、团等职能部门形成的文书类档案, 而科技类档案还是仅限于学校的各种出版物, 而学校科技含量比较高的科研项目材料档案、学校名人档案、有价值的实物档案往往有所疏漏。

(二) 丰富档案资料, 优化档案结构

随着社会和高校教育的发展, 高校和社会联系越来越紧密, 这给高校的档案工作带来新的要求。衡量高校档案室 (馆) 的工作质量和业绩不能简单地以拥有档案收藏数量为单一标准, 而是应该看它是不是能够全面概括地反映出学校在一定时期的整体发展情况, 并且它的收藏结构是否丰富。

1. 稳步开展档案鉴定工作, 优化档案收藏内容。

对将要失去或已经失去保存价值的档案加以剔除, 这是高校档案馆的一项重要工作。由于高校历史、合并等因素所导致的档案材料多而不精, 常常导致档案室收藏臃肿、庞杂, 以至于有价值的档案资料也随之一起被束之高阁, 给其保护、利用和科学管理带来不便。由于档案室人员、资金、库房、设备等条件有限, 更加剧了档案收藏的矛盾。从档案室科学管理的角度来说, 增加档案室收藏资料数量只是一种低水平门槛的要求, 而增强收藏资料的甄别, 提高收藏资料的质量才是科学管理的实质, 因此, 在高校档案室开展档案材料的鉴定工作是档案室建设中的一个重要组成:对期满档案进行剔除、对雷同资料进行精简、对缺失档案进行增补有利于档案收藏工作的精炼和优质。但是由于档案具有唯一性, 一旦销毁就不可能再生, 所以鉴定工作必须制定标准和依据, 对有争议的档案予以保留, 以确保档案收藏的完整。

2. 丰富收集内容, 优化收藏结构。

馆藏结构是指馆内所藏的各种类型、各种成分的档案之间搭配比例。主要包含内容结构、材料形成结构和价值结构等方面。这几项结构比例搭配是否合理, 是考核一个高校档案馆馆藏优化的一个重要指标。调整好这几种结构档案比例, 也是优化馆藏的一个重要手段。其一, 内容结构, 是指馆藏档案所涵盖的面。由于历史原因, 很多高校重视文书档案、基建档案和教学档案的收集, 忽视科研档案和专门档案的积累。随着高校科研作用的发挥, 更应加强以科研档案为主的结构体系建设, 真正体现高校的科技文化中心特点。此外, 还应重视高校自身特点和优势的档案整理工作如学校办学定位、实践基地建设、特色专业建设等档案的收集和整理。其二, 形式结构是指馆藏内容的载体形式。随着社会的进步和高校的发展, 在高校档案的馆藏中除纸质档案之外, 应该注意收集多种形式的档案材料, 如磁带、光盘、胶片、影音、电子档案等等。当然我们更应注重这些材料内容的充实性。其三, 价值结构, 它是衡量馆藏优化的一个重要指标。高校档案室 (馆) 是永久保存档案的基地, 科学的收藏应当是既有永久保存、也有长期保存, 还有短期保存的资料结构, 以永久保存为主, 尽可能压缩非永久资料, 使之形成良性循环使用的流程。

三、提升服务意识, 提高档案管理和利用效率

笔者在多年的工作中发现, 无论是两校合并前还是合并后, 档案工作常常处于完成任务的状态之中, 收集、整理、归档……, 在工作中更多地考虑的是收集的材料完整不完整?整理的材料规范不规范?归档材料完成了没有?似乎工作成了机械式的操作, 究其原因, 总是围绕档案材料找工作线索, 忽视了使用档案的人的需求, 即为了整理档案而整理档案, 过度强调规范、规则和规章, 却几乎没有从用户者的需求思考工作的方向和方式。

从高校档案工作的实质上看, 高校档案馆以充分积累、挖掘馆藏资源, 为教师、学生、社会人员等用户提供档案信息服务为宗旨, 因此, 能否满足用户的信息要求是衡量高校档案馆工作质量的重要指标。也就是说, 档案客户端是高校档案工作的服务对象, 满足客户端的需求应当是档案工作的目标和方向之一。

(一) 客户端需求与档案材料收集并重, 用需求指导材料收集

在日常工作中, 收集材料似乎是档案工作的起始, 用户的使用是档案工作的终极, 但是, 忽视了客户端需求的档案材料的收集就会缺失工作的指向性, 工作的目标也变得模糊不清。如何才能准确判断客户端的需求指向呢?就要把对客户需求的了解和研究作为档案工作的开始:完善细化档案利用登记制度, 发现客户端需求指向, 进而指导档案材料的收集。例如, 学校合并后处于快速的转型发展进程中, 收集利用好学校取得的教学、科研成果档案资源, 可为进一步提高学校教学质量、突破科研瓶颈、申报学校测评及项目提供重要支撑, 这些需求无疑是学校档案材料收集整理的方向和目标, 从而确立档案材料收集、整理工作的方向。

(二) 客户端利用与档案内容建设并重, 以需求引导内容建设

对档案客户端重点需求的资源进行重点梳理, 根据客户端需求制作专题档案和数据库, 以及档案文体, 提高档案的管理和利用效率。客户端对学生学籍卡、录取名册利用率比较高, 因此, 优先对该类档案进行数字化处理, 并设立专题档案、重点保管;学校人事任免、职称评定、工资调整、规章制度等校内文件利用率非常高, 因此在工作中对此类档案进行优先建档处理, 并建立专题档案。总之, 用客户端的需求规律来引导档案资源的的建设, 可以优化档案结构, 提高档案管理和利用的效率。

(三) 学校中心工作与档案工作并重, 以学校发展强化档案工作

高校档案室 (馆) 作为高校的行政部门之一, 当然是高校的有机组成, 高校档案工作当然是为高校发展服务的, 在高校发展的每一个阶段, 学校都有阶段性的发展主题和中心工作, 档案工作必须紧紧地围绕学校的中心工作做好前期准备。如学校建设期间对基建档案的需求、教学评估对教学档案的需求、校庆典礼校史档案的需求、学生就业对录取名册和学籍卡的需求等等, 这都要求档案工作者提供详实、准确的资料, 所以, 这就要求高校档案工作以学校发展为工作重心, 以学校中心工作为近期目标, 参考学校工作计划和工作要点, 领会和理解学校发展的档案需求, 做好前期准备工作, 强化和提高档案工作的服务质量和效率。

信息化背景下, 档案信息的类型、载体多种多样, 而且信息量急剧增加, 对于升格院校而言, 档案工作也面临着升格的任务和考验, 优化档案结构和提升服务意识是当下必须面对的问题。积极进取, 不断提高档案管理和利用的效率, 在改进中发展, 在发展中达到本质升格。

摘要：分析了目前升格院校档案工作的现状和制约因素, 提出了优化档案资料、提升服务意识的发展思路, 以便升格院校档案工作及更好地为学校和社会发展服务。

关键词：优化,提升,升格院校,档案管理,本质升格