浅析承包商的索赔管理

2022-09-10

索赔是在工程承包合同履行中, 当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务而遭受损失时, 向另一方提出赔偿要求的行为。在实际工作中, “索赔”是双向的, 建设单位和施工单位都可能提出索赔要求, 但建设单位索赔数量较小, 而且处理方便。可以通过冲帐、扣拨工程款、扣保证金等实现对施工单位的索赔;而施工单位对建设单位的索赔则比较困难一些。通常情况下, 索赔是指承包商在合同实施过程中, 对非自身原因造成的工程延期、费用增加而要求业主给予补偿损失的一种权利要求。而业主对于属于施工单位应承担责任造成的, 且实际发生了损失, 向施工单位要求赔偿, 称为反索赔。

近年来, 随着国家对建筑行业管理加大了立法强度和管理, 工程项目施工管理越来越规范化。由于我们所承建的土木工程项目基本都依靠投标竞争才能得到, 激烈的市场竞争使得我们的利润空间越来越小, 承包商们无一例外地将目光聚集在调价、索赔方面。为此, 承包商们在项目管理中不但要按照合同在工期、质量等方面进行严格地管理, 还要有效地关注调价、索赔, 以使项目获得较好的效益。同样, 企业只有得到了一定的利润, 才能发展、生存。承包商成功的开展索赔工作, 取得良好的经济效果, 应充分做好以下几点。

1 建立完整的索赔体系

施工生产展开了, 索赔事件发生了, 索赔机制和程序有没有随之启动和正常运行, 会使工程索赔的结果截然不同。要提高工程索赔的成功率, 取得良好的经济效果, 作为承办商必须高度重视, 建立一套以第一管理者为首的完整的工程索赔体系。牢固树立工程索赔是企业第二次经营开发的观念, 并配备强有力的预算人员、技术人员等, 形成强大的组织阵容。

2 从投标入手, 全面了解标书及合同条款, 找准索赔切入点

从投标入手, 深入调查, 预计工程量的增建, 运用不平衡报价法, 降低合同风险, 并为将来索赔埋下伏笔。在工程中标签订施工合同以后, 要深入研究合同文件, 特别是对可能产生索赔的有关条款要反复学习和认真分析。在索赔事件发生时, 要对有关条款逐句逐字相对照, 比较分析, 为索赔找到充分的证据。例如:我参与的某公路工程的投标报价过程中, 通过研究招标文件、招标图纸并经过详细的现场实际调查, 得出结论:由于该工程靠近既有铁路线施工, 为保证铁路行车安全, 原清单中的打拔钢板桩对铁路进行防护一项, 很可能要变更取消而采用其他防护形式, 因此, 我单位在报价中将此项清单在合理的范围内尽量报低单价, 这样, 就可以保证在总报价不提高的情况下, 提高利润额300多万元, 并为将来的索赔埋下伏笔。而该工程在实施过程中, 确实如我们所料, 应铁路部门的要求, 甲方不得不对原设计进行了修改, 并作出变更设计概算, 而我公司也在此项目中获得了较为理想的利润。

3 积累真实的索赔证据, 为以后的索赔奠定基础

索赔工作是项目管理全过程的工作, 索赔证据的积累也就必然贯穿于整个施工期间。为此, 在施工队伍一进场开始, 就要详细地对所发生的有关工程进展方面的事件进行如实地记载, 如:工程日志、工程照片、各种与工程施工有关的工程进度报表、各类计划;业主、监理、设计单位与承包商的往来函件、文件、工程变更通知单、补充图纸、试验报告、会议记录、谈判记录、会议纪要、主体及分项工程的开工报告 (在计算工期索赔时, 主体及分项工程的开工报告尤为重要) 、国家和当地政府有关向承包商征收有关费用的文件以及收集工程项目所在地造价信息等, 对于这些文件的收集要及时、准确。在施工中, 尤其要注意影响总工期的关键工序, 为此, 在出现此事件后, 一定要搞清并客观地分析出该事件形成的原因, 分析处理方法, 撰写出报告 (有时会用会议纪要的形式进行记录) , 并将报告分发有关的部门和领导, 以备将来在索赔时作为证据。我公司在某铁路站改工程施工过程中, 由于该工程为初设招标, 工程开工后, 为适应铁路大发展的需要, 铁道部就原设计运能进行了修改, 整个工程的施工方案由原来的“四台六线”变更为“六台十二线”。而在此过程中, 我公司根据建设单位的要求, 为赶工期按电子版图纸进行施工, 因此, 造成了大量工程的废弃。而我们也清楚地认识到, 如果没有后续的索赔, 那该工程就会面临亏损的压力, 因此, 我们及时收集整理, 甲方与我公司的来往函件、开工报告、会议纪要、停工通知等等基础资料, 并对废弃工程及时录制影相资料。提前与设计和建设单位沟通, 取得他们的理解和支持, 最终此项费用得到了弥补, 避免了亏损的危险。

4 以事实为基础, 编写好索赔报告

索赔报告撰写水平和质量的高与低, 直接关系到索赔的成败。因此, 索赔报告在编写时一定要结构严谨、条理清晰, 在引用其他文件作为证据时, 要根据一个事件的发生顺序, 按时间的早晚顺序将附件一一附上, 以资证明。最终得出的结论要做到言简意赅, 避免赘语连篇。索赔文件是合同管理过程中具有法律效应的文字资料, 它将涉及到业主和承包商双方的利益和荣誉, 有时很可能将矛盾激化, 所以, 应尽量避免使用埋怨或夸张的词语, 使业主产生反感, 这样更不利于索赔工作进展。

5 注意索赔的时效性, 适时地提出索赔

索赔事件时效性很强, 当某一个索赔事件发生后, 一定要及时的将索赔意向用书面的形式通知业主和监理。否则, 超过了时限, 承包商自己就丧失了该事件索赔的权利。在索赔时效上, 不同合同有着不同要求。如FIDIC合同条款要求承包商“应在引起索赔事件发生之后的28d之内, 将他的索赔意向通知工程师”, 而《公路工程国内招标文件范本》合同条款53.1则规定:“如果承包人根据本合同条款中任何条款提出附加支付的索赔时, 他应该在该索赔事件首次发生的21d之内将其索赔意向书提交监理工程师, 并抄送业主”。另外, 业主最关心的是工程的工期, 当任何工程项目进展中期时, 就到了该项目工程的施工高峰, 此时工程的工作面多, 且资金耗费也大, 很多问题已基本凸显, 为了确保工期, 业主此时也非常关注工程进展。所以, 大量的索赔事件应在这一时期得到解决。全部的索赔谈判, 也应该集中在工程项目完工的前后完成, 否则, 工程竣工交付后, 索赔要求就可能落空。

6 建好工程控制成本, 是成功索赔的关键

建好工程, 兑现投标承诺, 按照合同要求施工, 完成业主制定的阶段目标, 树立良好的企业形象。只有这样才能得到业主、监理单位各方的认可, 索赔才能具备基本的前提条件。否则, 如果只注重索赔要钱, 而不重视施工质量和信誉, 不能完成业主的阶段目标, 或工程质量和安全出现问题, 在这种情况下, 要取得索赔的成功是非常困难的, 甚至是不可能的。

严控成本, 成本管理工作是保证承包商在施工项目上获得经济效益的重要一环。在工程施工之初, 就要根据施工图纸及投标报价编制工程的计划成本, 并随时掌握施工成本情况当发现施工成本高于计划成本时, 要对照工程量清单仔细分析原因, 找出是量的问题还是价格的问题, 就能更好的掌握索赔的切入点, 采取相应的措施。

7 要不断培养高素质的索赔队伍, 为企业的发展提供强有力的人才保证

施工索赔是一门涉及面广, 融技术、经济、法律、管理、财务、公共关系为一体的边缘学科, 参与索赔的工作人员必须具备丰富的施工管理经验, 熟悉工程招投标、承发包合同、工程造价、物资、设备、法律和工程技术方面的综合知识, 承包商要对参与索赔的工程技术人员、预算人员等进行定期的培训和研讨, 不断地提高他们的索赔意识和专业水平。使他们具备强烈的索赔意识和敬业精神, 勤于思考, 积极主动, 并不失时机的开展工作, 树立企业利益第一位的思想, 这才是搞好施工索赔的根本保证。

工程项目管理的重点以往只是按质保期将工程项目做完, 如期交工就行了, 但是在市场经济的今天, 经济效益同样是工程项目管理中头等重要的大事。因为, 项目管理最终的经济效益将成为建筑业企业的“血液”, 其“血液”要源源不断的被进行补充, 其企业才有生命力, 一旦中断企业的生命也就不复存在了。按照市场经济的原则, 要搞活经济就必须“开源”。在工程项目管理中, 调价索赔就是其重要的“开源”环节。所以说, 施工索赔工作是一项综合性的复杂工作, 实践经验证明, 它的成败与否在于首先要干好在建的工程项目, 在工期、质量问题上一定让业主满意, 在这一点上决不能含糊, 其次还要有一支高素质的索赔队伍, 并建立完善的索赔体系, 承包商从上到下高度重视, 积极主动的开展索赔工作, 才能取得良好的经济效益。

摘要：索赔是现代建筑业市场中常见的一种经济行为。本文通过一些具体的实例, 从七个方面重点阐述了承包商如何主动有效的开展索赔工作, 才能取得良好的经济效果。

关键词：承包商,索赔管理