商务英语写作七原则

第一篇：商务英语写作七原则

商务英语信函的写作原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、 进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy) 、 体谅(consideration) 、 完整(completeness) 、 清楚(clarity) 、 简洁(concise-ness) 、 具体(concreteness)和正确(correctness) 。

1、礼貌原则。

礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。

业务往来难免有争端、 摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、 拒绝接受时，措词要力求客气、 心平气和、 语气委婉;在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。

首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。

其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、 祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、 更礼貌。请看下面三句话：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬;第二句太直接，有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。

2、体谅原则。

不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。

首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment .You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash. 第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。

其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 改写成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 会更好。

3、完整性原则。

在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。

4、清楚原则。 清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、 辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、 简炼的词以及正确的句子结构。

(1) 尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

(2) 起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如将其改为 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3) 在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一个“firm” 的意思是 “strong”, 第二个 “firm” 的意思是 “corporatio n” .而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。

5、简洁原则。

有力、 生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：L/ C(letter of credit 信用证) ,B/ L (bill of lading提单) ,C I F(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格) ,EAT(estimated arrival time 预计到达时间) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for you information 供你方参考) ,S/ C ( sales contract 销售合同) ,D/ D ( demand draft 票汇) ,T/ T(telegraphic trans fer 电汇) ,M/ T(mail draft 信汇) ,D/ P(documents against payment 付款交单)等。

此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其从句 “What you have requsted” 可以用一个词 “requested” 来代替，这句话改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 则更简洁。

需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、 可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。

6、具体原则。

在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No. 845 for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、 详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。

7、正确性原则。

正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成 “I shall”, “We are” ; 还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。

商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如 “advise sb.of sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “劝告” 、 “建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如 “offer” 一般表示 “提供” 、“提议” 等，在商务里可指 “发盘” 、“报盘” ;同样在保险业务中， “policy” 指“保险单”，而不是 “政策” 、 “方针”，“average” 指 “海损”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ;

“confirm” 的基本含义是 “确认”，用在信用证前面时，则表示 “保兑”，如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。

商务英语信函的写作技巧

商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

1、要选用常用的四部式的正文结构。

通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction) 、详情(details) 、应答(response)和结束语(close) 。

第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有：We re fer to y our Order No. 8 and regret to say that …Thank you for y our letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in London ,we learned that you are interested in doing business with us. 第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项;同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。

第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、 答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。

第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有：We await y our favorable reply with great interest .I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we recommend our immediate acceptance.

2、要善于使用商务信函中的习惯用法。

商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：We offer you firm subject to y our reply by 5 p. m.our time ,Monday ,3rd.Oct .The offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …当认为对方价格太高时通常的表达有：Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive. 即期信用证付款时可以这样表达：The terms of payment are by L/ C available by draft at sight .The terms of payment are L/ C payable against draftat sight . The terms of payment are by L/ C available by sight draft .类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。

第二篇：商务英语信函写作的简洁原则

随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”(摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》)所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：

Completeness(完整) Concreteness(具体) Correctness(正确) Conciseness(简洁) Clearness(明晰) Courtesy(礼貌) Conscientiousness(诚意)

这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。

我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题;语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。

在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。

一、 压缩篇幅，删繁就简。

(一) 3W式结构。

一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ;What’s the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。

1、第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：

例(1)：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment. 这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。

在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。 例(2)：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago. 这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。

2、第二部分(What’s the detailed reason?)：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如： 例(3)：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance. 简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。

3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：

例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt. 短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票;②受到支票后请通知写信人。 以上例(1)、(3)、(4)构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。

当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。

(二)避免客套罗嗦、语义重复。

如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话( cliché )和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如：

例(5)：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay. (我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。)

本句由42个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：

Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21. (如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。) 例(6): With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note. 这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为：

We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20. 你会发现原稿(英文)一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。

二、给“臃肿”的段落“瘦身”。

在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思(A paragraph for each point is a good general rule.)”(摘自周邦友《英语应用文大典》第76页)如：

例(7)：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上这封信只有一段，共有两句话。第一句39字，第二句66句。 读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点： 1. 伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证; 2. 这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消; 3. 希望对方随时告知有关情况。

按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：

It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds. Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.

We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France. 修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语，也没有改变原来句子的意思或者表达方式，只是按照意思将其恰当地划分了段落。较之原文，修改后的信函读起来比较清楚易懂，看起来也很简练，更加容易让人接受。

三、 句子精练，避长就短。

句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。(摘自檀文茹《实用商务英文写作》第9页。)

一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙--越短越好”。

通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：

(一) 按照意思拆分复合句。

长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：

例(8)：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office. 这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子： 1、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。

Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office. 2、用项目符号来划分。

Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways: ● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or

●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

(二)将一些支离破碎的简单句整理组合。

一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。”(摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第33页)。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下，如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：

例(9)：①We have received your samples you sent the samples to us on November 20. ②Thank you very much. ③That’s just what can fulfill our order plan. ④So we are pleased to place an order. ⑤And we have enclosed our order sheet with this letter. 这些单句在表达上并没有什么问题，而且也非常连贯，可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下：

Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet. 原来的五个单句共用了44个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25个，压缩掉了19个词。可能对于一篇小说或者散文来说19个词并不算什么。可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉19个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行。

(三)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。

例(10)：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.

Concise: During his speech he talked about securities. 例(11)Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations. Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations. 例(10)和例(11)中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替，同为"在...里"的意思;on the question of 可以用about来替代，同为"有关...，关于..."同理,例(11)中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢?

四、词汇运用，力求简明。

词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达;②善于运用动词，而不是那些“make类动词+名词”的表达方式;③尽量避免意义重复的修饰词;④避免使用陈旧的商业术语;⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。

(一)用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。

英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如： 例(12)：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets. (我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100台。) 如果此句中的endeavor用try来代替,approximately(大约)用about来代替，utilize 用use来代替。即使不删减任何一个单词，只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词，就会减掉17字母。或许有人认为这17个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间。可是，大家要知道，这只是一句话可以节省的，如果每句话都能减掉17个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟悉的，对于读信人来说，更加易于理解。

(二)善于运用动词。

笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence结尾的词前面加上make类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如： 例(13)：We have made shipment of your order No.632. (我方已经交运你方的632号订货)

例(14)：He put forward the suggestion that she draft the document. (他建议她起草那份文件) 例(13)中的"made shipment "可以用shipped代替都是"用船运输"的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.

(三)避免不必要的重复。

必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。

例(15)：We have begun to export our machines to the foreign countries. (我们已经开始向外国出口机器。) 例(16)：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires. (一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。)

例(15)中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个

to the foreign countries(向外国)，不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成： We have begun to export our machines.(我们已经开始出口我们的机器。)

例(16)是一个复合句，第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成：

Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改，例(15)就压缩掉了4个词，例(16)由原来的15个词压缩到了修改后的13个。

(四)避免使用陈旧的商业术语(commercial jargon)。

每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。

英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”(《牛津英汉词典》第800页)，例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。

例(17)：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示， “麻烦您……”或者“请您……”，基本上相当于“please”。可是如果把它们独立地分出来，恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人?既然这样，写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢?修改后的句子为： Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.

(五)善于运用缩略词和缩略语。

在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然. 1. 表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如: 8:00am 表示上午八点. 4:25pm 表示下午四点二十五分. 9:20pm 表示晚上九点二十分

2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如: WTO (World Trade Organization) 代表世界贸易组织 UN (United States) 代表联合国

ISO (International Standard Organization) 代表世界标准化组织 3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如: TV (Television) 电视机 CD (Compact Disk) 激光唱片机 HDTV(High-Definition television) 高清电视 VCD(Video Compact Disc) 视频高密光盘

4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如：

CAF=Cost And Freight(…named port of destination)成本加运费(……指定目的港) DAF=Delivered At Frontier (..named place) 边境交货(…指定地点)

当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。

五、 结语。

我国古代文人讲求“惜墨如金”。英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著《哈姆雷特(Hamlet)》中借Polonium之口说过“言以简洁为贵”。这两句话同样适用于商务信函写作， 因为一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件，如果他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件，很可能将其搁置一边，等自己较为空闲时再去阅读。所以写信者要在写作一封商务信函时，要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函“瘦身”，删掉罗嗦、无用的东西。用短词、写短句、作短文。

但是，千万别因此就认定应该仿效电报式的精简来写信。有时候也许还是要用到一些不见得绝对需要的文字，篇幅虽然因此而大增，但那些文字同时为整封信注入了一份温暖与亲切。我们要避免的赘字，是那些除了平白膨胀与混淆了所要表达的信息之外，别无贡献的文字。所以在写作一封商务信函时写作者要做到7个“C”并重，不能顾此失彼，不能以损害任何一个原则为代价来顾全另外一个原则。

第三篇：商务信函的写作原则及写作特点(准确)

一 前言

二 写作原则

三 写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等

四 商务信函写作时应注意的问题(加上你本来的内容，融合你的写作技巧)

五 结论与体会

商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动

本身的特点决定了商务信函的以下特点。

1.正确性(correctness)

毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其

它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。

这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整

性 ( completeness )， 清 晰 性 ( clarity )， 简 明 性

(conciseness)，具体(concreteness)，礼貌(courtesy)

等特点。

这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语

法等方面的错误，传递的信息(如时间、地点、价格、

货号、数量、信用证号码等)准确无误，而且指要使用

正确的格式等等。

更有研究者(张彦，李师君 2005：171)指出，商

务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同

表达习惯与方式都要有精确的把握。

2.完整性(completeness)商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事 项和信息。

例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、

价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠

缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。

又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、

为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希

望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问

题。

3.清晰性(clarity)

商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让

对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。

王晓英，杨靖(2005)指出，为达到这一目的，可

以采取以下措施：(1)使用简单的单词和简单的句子结

构;(2)避免使用有不同意义的单词;(3)把关系密切

的单词放在一起;(4)使用主动语态。

例如，A letter was delivered to the company 和 They

delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清

晰明了，不会引起误解。

4.简明性(conciseness)

商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将 事情说清楚。

我们常说，言简意赅乃语言之精华(Brevity is the soul of wit)，商务信函更是如此。

这里的要求是：(1)用尽量少的单词或汉字;(2)

一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说 清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点， 也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。

为达到简明扼要的目的，(1)可以用常用的简单词

来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代in the event that，用 for 来替代 for the purpose of 等等。(2)用单词 替代句子或词组。例如，我们可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 来替代，进而将句子简化为 We are returning all the broken machinery。

5.具体(concreteness)

商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信 息而不是概括性和抽象的信息。

例如，The price of our product is about 100 dollars. 这

其中的 about 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，让别人如何确定?

为了达到具体这一目的，(1)可以使用具体的修饰

词，如一些具体的数字。(2)避免使用抽象化的词，如 The price of gas has really skyrocketed recently。

6.礼貌(courtesy)

礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界， 研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech 于 1983 年(转引自何自然 1997：107-109)提出了礼貌原则， 并指出这一原则包含 6项准则：得体准则(Tact Maxim )， 慷慨准则(Generosity Maxim)，赞誉准则(Approbation Maxim)，谦逊准则(Modesty Maxim)，一致准则

(Agreement Maxim)，同情准则(Sympathy Maxim)。 事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改

善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则 对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪 作用。

为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商

务信函中：(1)使用礼貌用语，如使用 Thank you，Please 等词语。(2)从对方角度考虑问题或阐述问题，即 You-approach，而不是 I-或 We-approach。这样很容易 赢得对方的好感。(3)使用积极和正面的词以替代消极 和负面的词语，如我们可以用 The office is open until 5

o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明显，

前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。(4)即使我 们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要 平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。 汉语里有句俗语，“生意不成情义在”，很有道理。再说 了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不 定会为自己或公司赢得新的商机。

7.商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行 业术语

有研究者(张煜等 2006：151;寥瑛等 2005：111

-113)指出，商务信函中会大量出现专业性强、准确度 高的外贸专业术语和行业术语。例如，常见的有 B/L(提 单)，L/C(信用证)，FOB(装运港船上交货)，CFR(成 本加运费)等等。

而且，由于使用了这些专业术语和行业术语，会使 商务信函变得更加正式，书面语的特点显得更加突出

(二)用语正式庄重，礼貌

因为商贸函电主要用来洽谈业务，所以

用词较为正式，语句显得诚恳、自然、有礼

貌。礼貌 (Courtesy)：礼貌指有礼，它不单

表现在文章的语句上还表现出对对方的态

度，即用语文雅有礼，不伤害对方积极面

子，对待对方的态度真诚、合作、体谅。

(三)文中多用专业术语和贸易行话

1.商务信函多用于贸易谈判，谈判的主

要内容涉及产品质量、价格、包装、装船标

志、保险、等国际贸易知识。在贸易活动

中，为了交往的方便快捷，形成了一系列的

贸易术语(commercial terms)，如：

F.A.Q.(Fair Average Quality)产 品 品 质

术语，其意为“中等品质”

G.M.Q(Good merchantable quality) 产

品品质术语，其意为“适销品质”。

G S P ( G e n e r a l i z e d S y s t e m o f

Preference)，国际贸易政策术语，其意为

“普惠制”。

CIF (Cost，Insurance and Freight) 是

价格术语，表示“成本、保险加运费”。

O/C (Outward Collection) 是付款方式术

语，表示“进口托收”

TPND (Theft pilferage and Non-

Delivery) 是保险术语，表示“盗窃及提不着

货险”

2.同时在信函交往中也形成一些常用的

套语行话，如：

We are in receipt of„(兹收到)

We are willing to establish business

relations with your company(我们愿与贵公 司建立贸易联系)。

We should be oblidged if you would

send us catalogue and price list of(如 蒙 赐 寄„的目录册和价目表，我们将不胜感激)。 We are looking forward to your early

reply(盼早日复函)

(四)商贸信函有相对固定的格式

商贸信函格式相对固定，大体上由以下

几 部 分 组 成 ： 信 头 ( heading) 、 日 期 ( date) 、 称 呼 ( Salutation) 、 正 文 ( body) 、 结 束 语 ( the complimentary close)、签名(the signature)。

以下是一封拒绝承兑交单付款方式要求

的信函，从中我们可看出商务信函文体特 点。

第四篇：英语应用文写作A卷命题原则

重庆邮电大学移通学院12-13学年第二学期

英语应用文写作期末考试命题原则

本次考试包括六个部分，顺序依次为缩写全称补写、学术写作、日记写作、卡片写作、电子邮件写作和大作文。题目涵盖本学期教学计划规定的课堂教学内容（《英语应用文写作（修订版）》）。总分：100分，考试时间：120分钟。

本次考试中，教材及课堂讲授内容约占50%，课外约占50%；以主观题为主，其中含填空题、小作文和大作文。

第一部分：缩写全称补写：总分10分，共20题。要求考生写出单词或词组对应的缩写或全称。命题选自《英语应用文写作（修订版）》。（在答题纸上作答）

第二部分：学术写作：总分20分，共 10题，两段文章，选自课外，题型为填空题。考生按照APA格式要求补全文内标注。（在答题纸上作答）

第三部分：日记写作：总分15分，共1题，为小作文，80-100词。材料选自课堂授课内容。（学生在答题纸上作答）

第四部分：卡片写作：总分15分，共1题，为小作文。主要考查的卡片写作内容包括请柬、贺卡、礼卡、名片等。命题选自《英语应用文写作（修订版）》。（在答题纸上作答）

第五部分：电子邮件写作: 总分15分，共1题，为小作文，80-100词。命题选自课外。（在答题纸上作答）

第六部分：大作文: 总分25分，共1题。要求考生根据题目要求写作相应文体。考查类型主要为简历、求职信、感谢信、慰问信等。命题选自课外。（在答题纸上作答）

外国语言文学系

2013年6月20日

第五篇：如何利用微博营销之“微博写作九大原则(上篇)”——电子商务产业园

如何利用微博营销之“微博写作九大原则(上篇)”——电子商务产业园

与博客不同，现如今的人们，更喜欢也更多地操作只有140字的微博。可以说，微博的草根性更强，分布更广，无论在桌面、浏览器以至于移动终端，用户都可以进行体验与操作。同时，在140字的限制条件下，相信就算是知名作家和普通平民决艺，也将会相差无几吧!那么，面对微博的广阔天地，如何更好地运用微博进行营销活动，成为了时下商家们热议并热衷的事宜，今天，电子商务产业园每日分享的话题，也就好好说说如何利用微博营销之微博写作九大原则。

其实，虽然有着140字的限制，但是说到底中国的语言文化博大精深，五言七言的寥寥数字就可以描绘出的丰富场景换到现如今的140字，相信不会难坏大家，但是如何能将微博的力量发挥到最大，电子商务产业园的小编认为，还是有一定的技巧在里面的。

第一，言简意赅。

在140字的限制下，发表的文字越精练越好，在高度概括中心思想的同时，可以运用名人名言警句等与目标人群产生共鸣，正所谓“在有限的长度中延长深意和广度”。

第二，通俗易懂。

在文风方面，要少官腔“接地气”，熟知现时当下热门的网络热词。就好比“八股文”和“白话文”，后者更易于广大民众所接受和使用。

第三，要有情节和故事性。

要充分利用140个字及字背后的含义，把要说明的事情讲的幽默、诙谐、有层次，如果能像相声小品中的那种抖包袱般的技术，就能使微博的影响力扩大无限。

以上，仅是电子商务产业园小编的部分拙见，还望与各位同仁分享。