从河套街道志的编纂浅谈对档案保管的认识(2012山东档案增刊)

从河套街道志的编纂浅谈对档案保管的认识(2012山东档案增刊)（共2篇）

篇1：从河套街道志的编纂浅谈对档案保管的认识(2012山东档案增刊)

从《河套街道志》的编纂，浅谈对档案管理的认识

《河套街道志》自2000年4月开始启动，2007年10月完成初稿，2008年1月总纂合成。2010年8月，评审委员会对《河套街道志》进行评审，2010年10月付梓出版工作。《河套街道志》上起明洪武二年（1369年），下限断于2003年，附录止于2010年8月。全书共设30篇及概述、大事记、附录等，共百余万言、近300幅照片。

为编好《河套街道志》,编者先后查阅了1949～1999年《共和国全记录》；又先后赴即墨、崂山、城阳、胶州等区、市档案馆、党史研究室及本街道档案室查阅档案资料1426卷（件）。此外，还查阅了有关史志、报刊、《统计年鉴》、文书、家谱等资料。特别是编者在工作之余，收集和保管了1960～1981年期间的河套乡农业、商业和党史方面的档案资料。这些档案资料弥足珍贵，在河套街道志的编修过程中起到了重要的作用。正因为有了这些资料，整部志书才会显得生动，才能体现出历史发展的脉络，彰显出那个时代的特性，才更具有说服力。

通过到各级各类档案馆对档案的查询、利用，笔者发现，由于保管条件、人员素质和查阅水平的限制，不同的档案馆在档案利用、查询方面存在着很大的差别。下面，结合在编纂《河套街道志》过程中的档案资料的利用，浅谈一下对档案管理方面的几点认识。

一、加强组织领导，强化档案意识

档案不仅是历史的原始记录，是解决诸多问题的依据和凭证，而且是服务于经济建设的重要信息资源。因此，要充分发挥档案在三个文明建设中的特殊作用，必须强化社会的档案意识。各级各部门应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提，特别是强化各级领导的档案意识，通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和全体工作人员的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。要创造条件，及时解决档案工作中存在的问题，以推动工作的开展。要充分运用《档案法》宣传、讲座以及开展丰富多彩的展览等手段，克服社会对档案的迷糊认识。同时，档案人员要克服默默无闻的自我封闭状态，增强开拓创新意识，服务大局、服务中心工作，做到有位、有为，赢得社会的理解和信赖。

二、规范档案管理，实现档案工作的良性循环

随着《档案法》的贯彻实施和档案重要性的深入人心，已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。但是由于近年来机构改革、政府搬迁等方面的影响，一些正常的工作不能按常规办理，特别是一些部门尚未立卷归档的文书没有人员及时整理，给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。同时，由于以前重视文书、会计、统计类档案，忽视了照片档案的拍摄、收集和整理归档，造成即便是有照片档案，也分散保管在个人手中，因为保管条件的限制，部分照片已经严重失真，失去了作为照片档案的价值，造成了不可估量的损失。此外，由于近年来摄录设备的普及，影像档案资料的收集保管比较完备，但是照片档案的拍摄、收集归档的力度，由于关注领导活动的照片过多，造成了照片的可利用性方面有所减弱，甚至造成无照片可用的尴尬局面。因此，必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件、声像和实物档案及时归档，以形成档案工作的良性循环。

编者在《河套街道志》编纂过程中所收集的1960～1981年期间的农业、商业和党史方面的档案资料，就是在河套政府搬迁过程中，部分档案业务人员责任心不强，重资产、轻档案，把这些珍贵档案当成垃圾进行处理。如若不是编者及时发现，及时的将收集回来的档案资料进行妥善的保管，相信这批珍贵的档案早就化成浆水，消失在我们的视野当中。那么在我们编纂《河套街道志》的过程中，这些档案的遗失，无疑是会让整部志书存在很大缺陷的。同时，志书里面选用的老照片，也多是档案中没有保存，而是编者自己在从事文化工作过程中所拍摄保留的。正因为有了这些老照片，志书的资料性和可读性大大的提高了。

三、建立健全档案管理工作制度，依法治档

江泽民总书记指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。笔者发现，越是档案管理制度落实彻底，制度规定全面的档案馆，档案的完整率就越高。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是各级各部门搞好档案工作的关键。一是要用制度去规范档案工作，建立健全档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《综合档案室档案管理规范》、《部门档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入各级各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。这些制度的建立，能够有效的规范各类档案的管理工作，使档案的收集、整理、归档和保存工作有章可循，同时也使档案管理人员明确自己的职责，切实增强工作责任感。向制度要管理，向制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

四、合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设

档案管理员作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。在查阅档案的过程中，笔者发现各级各部门的档案管理人员的调动比较频繁，人心思动，工作状态不稳定，缺乏一个长效稳定的管理队伍。同时，因为频繁的调动，新入职人员没有经过档案专业知识培训、专业技能培训，能力参差不齐，档案管理工作制度的落实打了很大的折扣，很难有效和完整的将各级各类档案收集归档，工作的开展会严重滞后甚至造成不良的影响。因此，建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。一是要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；二是要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。三是努力提高档案管理人员的待遇水平，要从政治上和生活上解决档案管理人员的后顾之忧，给他们创造良好的工作环境，让他们耐得住寂寞，从而使档案管理人员队伍保持稳定性和积极性。

五、加强档案管理同现代技术的有机结合，实现档案现代化管理 档案管理工作是一门专业性很强的工作，档案信息化是社会进步发展的必然选择，是全面提升档案管理水平的重要举措。档案信息化是档案管理模式从以面向档案实体为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。档案信息化建设的核心是资源建设，通过网络等形式为人们所利用。这就要求档案管理人员除具备档案管理者应具备的服务意识外，还要掌握现代化的管理技能。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，利用计算机等现代化手段整理档案，既能降低人为因素的影响，又能发挥计算机的管理优势，提高工作效率。但是在目前条件下，传统的档案工作仍将占主导地位，这是因为档案信息化必须具备相应的条件，首先要解决好包括建立起统一的档案管理平台和网络系统，实现文档一体化管理，搞好档案数据库建设，强化标准化建设等四个方面的问题。但是要维持其正常运转，还必须强化技术力量的支持、人员素质的提高、制度的健全、经费到位四项保障措施，只有这样，才能真正实现档案工作由手工操作向现代化方向转变、由实体化管理向信息化管理发展转变。

实践证明，档案工作涉及各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高档案管理人员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。

作者单位：青岛市城阳区档案局 牟信刚

青岛市城阳区档案局 韩卫娟

联系电话：0532-87866454

篇2：浅谈对档案保管工作的认识

一、档案保管工作的意义

凡是档案管理制度健全的, 档案管理人员责任心强的, 保管条件好的, 档案的“寿命”就会延长。随着社会的发展和时间的推移, 一方面档案的数量和内容在日益增加和不断丰富, 另一方面档案又处在不断损毁的过程中。所以说寻求科学的保管档案的技术方法, 是安全保管档案的关键所在。

要做好档案的保管工作, 应抓好两方面的工作, 一是千方百计的保护好档案, 使其尽可能的延长下去;二是复制抢救已损坏的档案。目前在档案保管工作中的许多问题急待解决。比如:纸张老化、字迹褪色模糊, 有相当数量的档案纸张变黄发脆, 老化变质, 有的已成粉片, 到了不能再利用的程度。

做好档案保管工作应该首先做到“以防为主, 防治结合”。在“防”和“治”这两个方面, 我想“防”是档案保管工作中根本问题, 是主导方面。从总体上讲, 未遭损毁的档案还是大量的, 绝多数档案是完好的, 所以应该以极大的注意力, 首先保证这些档案“无病先防”, 采取有的放矢的技术措施和方法, 最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响, 从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围之内。

档案工作向我们提出了一个很尖锐的问题, 一方面要求把档案长时期地保管下去, 为维护党和国家的历史真实面貌服务, 加一方面档案的“寿命”是有限的, 为了解决这些急迫的问题, 必须加强档案的保管工作, 无论对于现在还是将来的档案事业, 都是一件百年大计, 千年大计的工作。

二、档案保管工作的任务

维护档案的完整与安全, 是档案保管工作的中心任务。它既是整个档案工作必须始终遵循的基本要求, 也是档案工作各项业务环节的共同任务。档案保管工作应该做到“四不”:不散 (不使档案分散) , 不乱 (不使档案互相混乱) , 不丢 (档案不丢失不泄密) , 不坏 (不使档案遭到破坏) 。同时还要做到“七防”防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温的要求, 密集架和金属的档案柜, 既防火又耐久, 使用方便灵巧, 利于移装及日常使用, 还有就是密集架是现代化和新时期档案保管的需要。此外是包装材料。这些卷皮、卷盒和包装纸, 它既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害, 又可以减少机械磨损。

1. 防治档案的损害

要了解和掌握档案损坏的原因和规律, 通过经常性的具体工作, 采取专门的有有效技术措施和方法, 最大限度地消除各种可能损坏档案不利因素的影响, 从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小的范围之内。

2. 延长档案的寿命

档案保管工作不仅仅在于一味地防治档案的自然损毁, 而且还要从根本上采取更积极的措施, 尽可能最大限度地延长档案的寿命。

3. 维护档案的安全

维护档案的安全, 档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去。

三、档案保管工作的要求