浅析医院固定资产帐实不符的原因及对策

2022-09-12

1 固定资产账实不符的原因

1.1 管理意识淡薄, 内控制度不健全

陈旧的管理体制造成部分医院“重资金、轻资产;重购置、轻管理”的现象较为严重, 资产管理制度不健全, 审批程序混乱, 科室臃肿、职能重叠、权限不明的情况普遍存在。包括设备科、器械科、供应科、总务科在内的许多科室没有严格的权限界定, 多头管理, 各自为营, 部门之间缺乏沟通, 一旦出现问题责任不清, 相互推诿, 无从追偿。且医院固定资产从申购、领用、调拨到报废、处置, 没有严格的审批约束机制, 缺乏对固定资产实物形态的有效监管。

1.2 申购、核销程序复杂, 时间跨度大

固定资产管理工作量大, 纷繁复杂。如大型医疗设备购置都需要分期付款, 即在购销合同签署后、货物到达目的地后、机器试运行后……这势必造成使用科室上账时间和发票到达时间不一致, 加上有些设备体积庞大、分量过重, 往往直接送到使用科室, 会计人员见不到实物, 若信息不畅又没有发票, 不能严格进行固定资产卡片、账簿的维护工作, 势必造成错记、漏记, 导致帐实不符。

其次, 固定资产报废过程也容易造成账实不符, 如仪器设备往往因为出现故障报到设备科维修, 设备科联系售后或自行检修, 但由于设备过于陈旧, 配件已经停产或设备已达规定使用年限, 可直接做报废处理, 这就造成了科室申请销账时间、市卫生局审核报废设备时间、实物资产处理时间, 均不在同一时点, 且时间跨度很大, 这就造成了设备退回设备科时已经销账, 或局里批复报废申请后仍未销账的情况, 科室众多, 日积月累, 账实难以相符。

1.3 科室迁移、改造装修对账实的影响

现代医疗水平不断提高, 不仅要求临床经验和护理水平, 更在于医院硬件质量是否过关, 为了给患者创造更好地就医环境, 近年来医院环境改造工程不断开展, 若不能及时进行清点工作, 改造后, 很多实物资产不见踪影, 有的在改造过程中损坏弃置, 有的被外来人员顺手牵羊, 有的被医院工作人员据为己有, 改造过后, 资产往往严重账实不符, 原因不明, 无从追查, 造成国有资产大量丢失。没有实物, 无法鉴定, 资产核销审批手续难以通过, 资产账面悬置。

1.4 科室合并、分立对账实的影响

由于某些原因, 部分科室需要合并、分立, 重新建立分户账。若合并, 原来两个科室职能、业务可能有所重叠, 势必造成很多实物资产重复, 科室往往会保留好的设备, 弃置差的资产, 这就造成很多资产有待退库或报废, 若处理不及时, 很可能造成本科室人员随意变卖资产, 或公物私藏。事后再办理退库或核销, 实物资产不翼而飞, 审批手续难以进行, 不能及时销账, 导致账实不符。

1.5 没有严格的交接手续

资产管理部门有会计、维修人员, 资产使用部门也有专人保管资产, 由于轮岗需要, 这些人员往往几年甚至数月就更换一次, 这就造成资产责任人对资产的认识和管理概念难以建立, 加上病房往往追逐效益, 仪器设备等资产透支使用, 保养意识淡薄, 若没有严格的交接手续, 一旦出现资产损坏、遗失等问题就相互推诿, 责任不清, 无法追偿。

1.6 现有管理方法落后

医院固定资产种类繁多, 存储量大。频繁的购置、分配、调拨是一项非常繁杂的任务。传统手工操作对各种数据进行记录、核对、汇总、分析容易出现数据计算差错和信息提供延误, 盘点前清后乱, 家底不清的现象屡见不鲜, 已不能满足现代固定资产管理的需要, 现代信息网络管理系统的应用迫在眉睫。

2 完善固定资产管理的对策

2.1 增强国有资产管理的严肃性和权威性

管理者应充分认识国有资产管理的重要性, 明确划分各科室职能:医疗器械、仪器设备、办公家居、改造工程等应归属不同的部门进行监管, 其他科室不得代为管理。各科室应分类建立固定资产数量金额式明细帐, 详细记录固定资产的购进、领用、报废、毁损、维修、转移等情况, 具体使用部门也应有专人负责领用、保管固定资产。同时, 医院要完善岗位责任制, 明确管理人员和使用人员的职责权限, 资产的安全、完整与保管人的绩效挂钩, 实行奖惩制度。造成国有资产浪费、损失的直接责任人应予以经济或行政处罚, 构成犯罪的, 由司法机关依法追究其刑事责任。特别是大型、贵重、精密的仪器设备, 应实行重点管理, 加强防范措施, 防止国有资产流失。

2.2 严格申购、核销程序

临床医技科室因开展新技术、扩大新项目购买万元以上的设备, 应经过相关专家的可行性论证和经济效益分析, 没经过深入研讨购置的设备, 一旦弃用闲置, 又不到报废程度, 很容易被变卖、丢失, 导致帐实不符, 因此应加强固定资产的申购审批制度, 确保新购置资产的物尽其用。同时, 应建立医院国有资产处置环节的控制制度。目前有些医院的国有资产处置无序, 随意性强。如履行报废手续后实物资产不上报院里, 形成科室账外资产, 科室再私自出售作为自己的“小金库”, 使国有资产残值回收工作形同虚设。因此, 医院对固定资产报废应进行专项管理, 由使用部门提出申请、技术部门审核鉴定、残值评估, 主管院长签署处理意见, 按审批权限逐层审批, 不得越权, 未经批准的资产不得处置, 不得销账。且在资产管理部门的监督协调下这一过程应尽快完成, 不宜拖沓, 一旦批准, 管理部门应在履行手续后及时冲销相关科目。

2.3 建立财产定期清查制度

固定资产应定期盘点, 坚持账物结合的方式, 以账对物, 以物对账。无论资产在用、库存或报修均应按规定登记入册;账上资产无论处于什么状态也都应存在实物。若在盘点中发现盘盈、盘亏现象必须查明原因, 落实责任, 按照医院制度严肃处理。确定资产下落后, 经领导批准应及时、如实调账, 确保账实相符。通过定期资产清查, 确保全院所有资产清晰可查, 账目与实物一致, 杜绝账外固定资产的存在和损失挂账现象的发生。同时, 医院应组织财务人员进行业务培训, 增强业务知识、管理能力、加强责任心教育, 提高财务人员素质。

2.4 建立国有资产移交审计制度

为了维护固定资产的安全完整, 防止因人去而化公为私, 必须建立固定资产移交制度。固定资产保管人员因人事调动或退休离岗, 离开前必须清点资产, 办理交接手续。由职能部门负责人和科室负责人监督, 接管人和移交人清点所管理的所有资产, 填制移交清单并签章。若是资产管理部门的领导离任, 则将其任职期间的资产使用和管理情况进行离职审计, 办理资产离职移交, 坚决杜绝换一批人换一批物的现象, 防止新领导随意处置、变卖旧的固定资产, 重新操办、添置新资产, 建立行之有效的管理制度, 避免固定资产侵占流失。