新时期档案管理现代化的创新与发展

2022-11-27

随着信息技术的广泛应用, 不仅提高了人们信息化交流方式, 也影响着新时期档案管理的现代化发展趋势。随着现代学术门类的不断增加与扩大范围领域, 增加了档案种类, 改善了传统以光盘、磁性、虚拟档案等存储方式, 丰富了档案信息化管理, 信息技术的使用, 是实现新时期档案管理现代化的主要目的。

随着时代的不断发展, 档案管理现代化是一个概念范围, 具有相对的、动态的以及持续发展的特点, 在新时期信息化的影响下, 被赋予了新的核心内容的档案管理, 无论是在理论上还是实践上都朝着信息化的方向发展, 推动着新时期档案管理现代化体系的形成与发展。

一、实现档案资源信息化

在新时期, 随着信息技术在各个领域中的应用, 逐渐成为行业发展的核心力, 推动了现代化经济与社会的发展。可以说, 档案资源信息化是实现档案信息资源社会共享的有效途径, 通过利用信息技术手段, 运用信息技术实施数据的传输, 将纸质档案转化成电子档案的形式, 实现档案信息资源的社会共享, 促进档案管理领域的实践创新与发展, 推动档案资源与档案管理信息化发展的过程, 从而推进档案资源的合理开发与利用、有效配置与运用 (1) 。档案资源信息化是新时期档案管理现代化的核心, 运用信息技术实现档案现代化管理, 主要包括以下两个方面:1.是档案资源信息化的建设, 包含了档案管理系统的开发、利用、档案信息化建设等, 有利于实现档案信息化建设, 推动档案信息资源的共享化与网络化传输;2.是档案资源信息化的建设, 以网络化技术、数字化技术为支撑, 改善传统纸质档案文本、照片档案等存储形式, 实现档案管理系统的标准化、规范化、共享化。在未来的发展过程中, 随着信息技术的不断发展, 有效促进了档案资源信息化发展。

二、实现档案保护现代化

传统档案保护形式主要是指将纸质档案存储在档案设施、档案库房当中。随着信息技术的发展, 现代化技术与设备的不断更新, 信息化档案存储介质的不断出现, 档案存储形式也发生了很大的改变, 例如传统纸质文本的档案转换为现代化电子档案、声像档案、光盘档案等, 有利于档案信息的记录与存储, 有利于档案的保护。档案现代化的发展, 新的档案形式与传统档案形式无论是在存储方面、使用方面还是档案载体方面都有着很大的不同, 新的档案形式对技术与管理有一定的要求, 因此, 为了实现档案保护的现代化发展, 将新的档案载体作为研究重点, 促进档案保护的现代化、规范化, 从而促进档案信息内容的完整性与安全性 (2) 。

三、实现管理手段现代化

档案管理手段的现代化发展主要体现在理论与技术两个方面, 也就是说档案管理现代化的各种理论基础与各种管理手段都需要以现代化信息理论与技术为支撑, 实现档案管理现代化发展。在理论方面, 档案现代化管理应借鉴现代科学的管理理论与方法, 结合档案管理的实际情况, 促进现代化档案管理理论体系的形成与发展。在技术方面, 档案管理引进先进的科学技术手段, 不断地将先进的技术手段与技术设备应用到档案管理当中, 推动档案管理的信息化、自动化、规范化。

四、实现档案管理标准化

档案管理标准化也是档案现代化发展的一项重点工程, 档案管理的标准化包括档案的存储形式、档案保护管理等方面, 需要以先进的信息技术为支撑, 实现档案管理中各项工作的标准化与规范化, 促进现代化档案的统一管理。在档案存储方面, 改善传统纸质文本档案载体、照片档案载体, 采用电子档案、光盘档案等档案载体形式, 有利于档案存储的标准化与统一化管理, 实现了档案信息资源的社会共享性 (3) 。在档案保护方面, 传统以纸质为主的档案载体, 存在着存储空间大、需要存储设备多、不利于档案信息的记录等缺点, 而采用现代化档案存储形式可以有效改善传统档案保护方面的不足, 有利于档案的信息传递, 有利于档案信息资源的共享, 有利于档案信息资源的存储等方面, 有效实现了档案保护的标准化与规范化。