浅议Office的使用技巧

2023-02-22

在每一个版本的Office组件中, 微软都会提炼出一些成熟的应用, 并增加许多灵巧的功能。但Office的许多强大功能大多数人都没有用到, 如隐藏选项、未知功能以及快捷键等。这些技巧可以让Office更强大、更高效、更易于使用, 同时还可以将Office按自己意愿进行定制。无论你是用Office XP还是Office2003, 都会在这里发现有用的技巧和窍门, 它们可以帮助你更好地使用这套应用最广泛的办公组件。

1 office中的一些内部秘密

1.1 Word中的“版本”功能

Microsoft Word的撤销 (undo) 和恢复 (redo) 功能, 相信大家非常熟悉。在实际工作中, 某些重要文件需要进行长期、反复的修改, 而撤销 (undo) 和恢复 (redo) 只对一次修订有效;虽然可以采用另存为新文件的方法, 但是不便管理。

1.2 如何给Word或者Excel文件附加打开和修改权限密码

对于Word的密码设置, 分为两种, 打开权限和修改权限密码, 这两个密码的设置可以相同也可以不同, 顾名思义, 打开权限密码就是查看文档前需要输入的密码, 修改权限就是可以编辑文档的密码。具体设置方法如下:工具→选项→保存选项卡→在下部就可以看见打开权限密码和修改密码权限的文本框, 设置自己熟悉的密码, (系统会提示输入2遍) 然后保存退出, 再次打开时就需要输入密码。这对一些比较重要的文档具有重要的保护意义。

Excel的密码设置和Word有些不同, 文件→保存 (或另存为) →工具按钮 (“×”号下) →常规选项。即可出现输入打开权限密码和修改权限密码对话框。这对财务人员来说有重要的意义, 一些重要的财务数据可以通过加密的方式来达到保密的作用。

1.3 完全隐藏工作表

实际工作中会遇到不想让别人看到某个工作表中的数据, 而又需要提供给别人使用工作簿的情况, 这时可以选择“工具→宏Visual Basie编辑器”菜单, 打开VBA编辑窗口, 按“Ctrl+R”打开“工程资源管理器”, 按“F4”打开“属性窗口”, 在“工程资源管理器”中, 选择需要隐藏的工作表, 在“属性窗口”中找到“Visible”属性条目, 选择其值为“2-Xlsheetvery hidden”, 这样所选工作表就被完全隐藏, 别人不能通过“格式→工作表→取消隐藏”菜单看到工作表。

如果将VBA工程用密码保护起来, 会更安全。方法是:在“工程资源管理器”中, 单击右键, 选择“VBA Project”属性, 菜单, 在随后出现的窗口中, 选择“保护”页面, 在“密码”和“确认密码”域中输人密码, 单击“确定”即可。

2 帮助你提高效率的诀窍

2.1 快速找到修改的位置

在文档中某个位置进行修改后, 保存文档时会记录下当前光标的位置。关闭文档, 当下次重新打开文档后, 按下Shift+F5快捷键, 即可定位到上次保存时的光标位置。

2.2 去除页眉中的横线

在文档中加入页眉时, 会在页眉的下面出现一条横线。即使不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线, 这时可执行如下的操作:确认插入点位置于页眉, 执行菜单栏中的“格式”|“边框和底纹”命令, 打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡;在“设置”选项区域中选择“无”;在“应用于”下拉列表中, 选择“段落”, 最后单击“确定”按钮即可。

2.3 创建带手很盘和菜单分配方案的W o r d命令表格

怎么知道所需的菜单或命令的快捷键是什么, 以及哪些快捷键已被分配了呢?以下方法可以将Word命令一网打尽。

(1) 单击“工具”菜单中“宏”子菜单中的“宏”命令。

(2) 在“宏的位置”框中, 选择“Word命令”项;在“宏名”框中, 单击“List Commands”命令。最后单击“运行”按钮。

(3) 在“命令列表”对话框中, 单击“当前菜单和快捷键设置”或“所有的W盯d命令”, 并“确定”。至此, word为你生成了一个新文档, 其中的表格列出了当前的菜单及其快捷键指定内容。

Power Point2002中的对象交互效果:

在Power Point2002中新建一个空演示文稿, 分别插人“对象1”、“对象2” (对象可以是图片、声音和文本等) , 我们要做的效果就是单击“对象1”时, “对象2”产生变化效果。

选中“对象2”, 单击右键设置“自定义动画”, 选取1种动画效果。单击刚才自定义动画的“效果选择”, 在弹开的对话框内, 选择“计时”选项, 单击“触发器”, 选中“单击下列对象时使用效果”, 在右边的“下拉选项”中选中“对象l”, 按“确定”即可。

让Flash在office中酷闪:

以Power Point为例, 右击工具栏, 在弹出菜单中选择“控件工具箱”, 再单击“控件工具箱”中的“其他控件”, 在弹出菜单中选择“shockwave Flash Object”, 然后用鼠标 (此时成十字形) 在页面上拉出一长方形 (该长方形大小即Flash影片大小, 可调整) , 在选中该长方形的情况下单击控件工具箱左上角的属性按钮, 在弹出的属性对话框中找到Movie一项, 在其后的空格中输人Flash影片的路径和完整文件名 (也可为URL路径) , 单击放映后即可在Power Point中放映Flash影片。在Word和Excel同样可以, 方法类似。

Excel中一列数据快速转换成m×n矩阵:

此方法也可用于其他转换, 方法很相近, 相信其他Excel爱好者都会恍然大悟吧!在使用Excel时, 常会遇到将excel中的一列数据转换成m×n矩阵的形式, 若使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”下的“转置”命令, 要复制粘贴m次才能完成m×n矩阵的转置, 当m较大时, 转换起来相当复杂。这里介绍一种方法可快速实现excel中一列数据转换成m×n矩阵。假设该列数据所占单元格为A 1、A 2、A3、……、Ak, 那么在B1单元格内输入A1, 在C1单元格内输入A2, 在B2单元格内输入A (n+1) , 在C2单元格内输入A (n+2) , 然后用鼠标将B1、C1、B2、C2四个单元格选中, 先拖动鼠标到n列, 然后到m行。接下来在“编辑”栏中选择“替换”一项, 在“替换”窗口中的“查找内容”里输入“A”, 在“替换值”里输入“=A”, 最后用鼠标点击“全部替换”即可将该列数据转换成m×n矩阵。