浅谈企业办公室工作存在的问题与对策

2022-09-10

办公室作为一种处理特定事物的地方, 是提供工作办公的场所, 不同类型的企业, 办公场所也会不同, 但办公室代表着一个企业的形象, 是企业对外服务、对内管理工作的重要地方。随着我国企业规模不断扩大, 企业办公室的作用也越来越重要了。企业办公室工作作为企业管理工作当中的一部分, 办公室工作对企业来说是非常重要的。在我国当前企业办公室工作当中, 受多种因素的影响, 工作人员总会赶到厌烦, 从而不利于企业的健康发展。如何做好企业办公室工作已成为当前企业发展过程中一项重要的任务。

一、企业办公室工作的重要性

企业作为我国市场活动的重要参与者, 其经营发展都离不开办公室, 不论是大企业还是小企业, 都不能没有办公室这一机构设置。办公室属于一个单位的行政部门之一, 它担负着承上启下、协调关系、联系各方、发号司令的任务。是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。办公室人员是领导的耳目和左右手, 要当好助手就必须熟悉上级文件精神, 了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况, 了解和掌握一个时期内职工的思想情绪。对这些情况, 办公室要及时调查收集、分析研究, 得出正确的看法, 提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考, 为领导的决策提供服务。办公室是一个单位工作运转的轴心, 是领导联系各方的纽带, 是上下级之间沟通的桥梁, 起着平衡各方关系、协调各方工作, 化解各种矛盾的作用。办公室人员必须加强政治理论的学习和各项工作的方针政策、规章制度的学习, 不断提高理论水平、思想觉悟、办事质量。做到思想敏捷、处惊不慌、沉着应对、正确衔接, 既不将复杂的问题简单化, 更不将简单的问题复杂化, 实事求是地科学有效地处理好各种关系, 为单位工作的顺利开展垫好基础。

二、我国当前企业办公室工作中存在的问题

(一) 办公室任务繁重

办公室工作对于企业来说既是企业对外形象的根本, 也是企业对内管理工作的保障。随着我国市场经济体制的完善, 企业作为市场活动的重要参与者, 企业与企业之间的联系也越来越密切。企业对外联系的加强必然会增加办公室工作的任务, 办公室工作人员在接待了一批又一批的业务时, 通常需要花费较多时间去整理, 当办公室人员处理的事情增多时, 就会造成工作出现这样那样的问题, 不能为企业准备齐全的办公资料。

(二) 办公室工作人员的工作积极性不高

办公室工作质量的好坏与办公室工作人员有着密切的关系。在我国当前企业发展过程中, 随着企业业务水平的提高, 办公室工作人员却没有得到相应的报酬, 往往是付出的劳动与得到了报酬不相符, 从而挫伤了他们工作的积极性。其次就是企业不能针对企业业务发展情况采取相应的激励性措施来提高办公室工作人员的积极性, 办公室工作人员在这样的形势下工作就会粗心大意, 不能保障办公室工作质量。

(三) 办公室工作人员的素质低

在我国当前企业发展过程中, 许多企业办公室人员秉着有事就做, 无事就等的原则, 工作主动性差, 由于办公室工作任务繁重, 许多办公室工作人员在重工作压力下容易出现不礼貌的行为, 说脏话, 不能在工作中严格律己, 从而有损企业形象, 不利于企业办公室工作的顺利开展。

三、企业办公室工作中存在问题的对策

(一) 狠抓重点工作

办公室工作直接关系到企业的发展, 对内而言, 办公室工作是企业内部工作的核心, 只有做好办公室工作才能保障企业其他各项工作的顺利进行;对外, 办公室工作是企业树立企业形象的重要依据, 企业只有做好办公室工作才能加强与外界的联系, 让外界认识到企业的实力和潜在力。针对我国当前企业办公室工作任务繁重, 首先企业要根据企业的发展规模, 对办公室工作进行层次处理, 狠抓重点工作, 分清主次矛盾和重点工作, 花更多的精神搞好政务服务。对办公室工作分清主次, 同时工作人员更要合理分配工作精力, 让自己有更多的时间和精力来处理办公室其他工作, 从而保障办公室工作效率。当企业办公室人员在接待外来业务时, 要切实做好自身的工作, 努力做好服务, 为企业树立良好的形象, 让办事人员来的舒心, 走的放心。

(二) 完善企业管理制度

办公室工作作为企业发展过程中的一项重要工作, 其工作效率以及工作质量与企业的管理制度有着极大的关联。我国当前企业要想保障办公室工作顺利开展, 首先就必须健全企业管理制度, 并在不断实践过程中加以完善。企业制度是维系企业作为独立组织存在的各种社会关系的总和。针对企业办公室工作, 企业只有制定科学、合理的管理制度, 才能有效的保障办公室工作的顺利进行, 让办公室工作处在一个健康、稳定的环境中循序渐进。其次针对企业办公室工作人员, 企业要采取相应的激励措施, 在工作人员中形成一种竞争意识, 同时给办公室工作人员进行生活上的补助, 让他们认识到企业对自己的重视, 从而提高他们工作的积极性, 为企业办公室工作的开展打下基础。

(三) 加强企业办公室人员的培训

企业办公室工作繁多, 任务重, 而员工水平参差不齐, 而且员工在人格、智力、兴趣、经验和技能方面, 均存在差异, 当员工面对任务繁重的办公室工作时, 难免会出现各种抱怨, 从而使得其在工作中不上心, 这归根结底是在于企业办公室工作人员素质不够高, 不能低于工作中所带来的困扰和磨练。为此企业应当重视办公室工作人员的培训工作。在实行训练时应该予以重视高素质的企业队伍是企业最重要的竞争因素。不仅加强企业办公室工作人员的技能培训, 同时还要加强衙门心理素质的培训, 运功只有通过培训合格后上岗就业才能在实际的工作当中发挥应有的作用。通过培训, 可以提高员工的知识水平, 提高员工的首创精神和创新能力。同时也可以提高员工工作热情和合作精神, 建立良好的工作环境和工作气氛, 提高员工的工作满意感和成就感, 从而提高员工队伍的整体素质, 增强企业竞争力。

四、结语

随着我国社会经济的发展, 企业作为我国当前社会发展重要组成部分, 其发展与办公室工作有着密不可分的关系。对于企业来说, 企业办公室工作是企业对内、对外发展的重要凭证, 是企业打响自己企业形象品牌的重要途径。企业办公室是一个企业的形象代表, 办公室工作代表着一个企业的工作实力。我国当前企业办公室工作因所种因素的制约而存在着许多问题, 从而影响力企业的正常发展。企业要想在这个竞争激烈的市场环境中稳步前进, 就必须用发展的眼光看待问题, 针对企业办公室工作中存在的问题采取积极有效的应对措施, 为企业办公室工作的开展提供保障, 从而提高企业的整体竞争力。

摘要：企业作为推动我国社会发展的重要力量, 企业的发展关系到我国经济的增长。在当前社会市场经济体制下, 企业办公室工作作为企业管理工作当中的一部分, 办公室工作起着上传下达、联系协调各部门工作的作用。办公室是企业对外的形象窗口, 是企业的门面。办公室的重要性也决定了其工作的重要性。本文对我国当前企业办公室工作中存在的问题进行了相关的分析, 并就存在的问题提出了解决的措施。

关键词：企业办公室工作,问题,对策