如何编写职位说明书

第一篇：如何编写职位说明书

如何编写岗位说明书

俗话说：人人有事做，事事有人做!在其位，就要谋其政!政从何来?所以，岗位说明书就显得犹为重要。年前的时候，我司就在和咨询公司沟通，根据德国人的观念与思维，对公司现行的岗位说明书进行大幅度修改与完善。所以，对于今天的打卡，正好对胃口，拿来主义，现学现卖，赚个吆喝先。

众所周知，岗位说明书对于职场人士来说，基本是指南针的作用，至少说有了这玩意，就能知道自己应该做什么?权限如何?需要哪些技能?有什么要求。让人一目了然心中有底，可谓一书在手，信心我有!对于岗位明书，个人的观点如下：

1、基础信息要全：

既然是岗位说明书，那么基本的信息都得写上，这个说明书既是让自己看的，也是让别人看的，至少让别人知道你是谁?什么职位?对谁负责?当然了，有时候还可以写清楚工作地点、有的还会写上待遇水平等，这个主要看公司文化。说白了，这就是代号

2、与谁合作：

岗位说明书，对于新员工来说，最为直观，让人知道需要和哪些部门打交道?与哪些人沟通?主要涉及什么事?周期多久?和打麻将一样，要看住上家，盯着下家，总不能自己一张牌扔出去，让别人来个炸湖就不好混啦。

3、理清做什么：

岗位说明书主要是告诉别人你该做什么?而不是如何做?这里就要把自己应该做的，需要做的工作项目按重要程度列出来。当然了，特别是前面列出来需要各哪些部门、人和事沟通、合作的，在工作任务中都需要进行描述，这也是自我检查的一种方式。这就是一个圈，圈内做事安全，出圈就得受别人的限制。

4、明确权限：

对于个人来说，最需要知道的就是自己做事有什么权限?什么事是执行层面，什么事有建议权?什么事有决定权?既不能占着茅坑不拉屎，也不能狗拿耗子多管闲事!不要稀里糊涂的被人忽悠而当枪使，结果狐狸没逮着，反惹一身骚!

5、工作时间：

领导不可能天天拿着秒表掐着算计你的工作，所以最好的方法就是预先确定你的工作量，测算你的工作时间，让一切尽在掌握之中。别把领导当猴耍，不想飙你，那是领导大肚能容可容之事，想打击你，再厉害的猴子也逃不出佛主的手掌心。掌握工作时间，收拾你不过是分分秒秒的事。所以，工作得悠着点，要经常猪鼻子插大葱装得挺像!

6、技能要求：

没有金钢钻就不揽瓷器活，让你来就是冲锋陷阵的，所以，选人的标准就是招之即来，来之能战，战则能胜!这就要求技能过硬、经验丰富、学历达标、证书齐全。如果有素质模型什么的都端出来吧!记住，你不是诸葛亮，老板也不是刘备，干革命还得靠真本事，所以，唐僧永远离不开孙悟空。

岗位说明书其实就是一个圈，千万别把这个圈当成自己的一亩三分田，想干啥就干啥，这个田是老板让你种西瓜的，如果你种了地瓜，那么对不起，你哪里来就回哪里去吧!

不管做什么工作，千万不能出现这种情况：种了他人田、荒了自己地!如果这样，别人高兴时说你学雷锋，说声谢谢!碰到不买账的人，还埋怨你手伸的太长!这既丢了面子，又失了里子啦!既是9527，做好书童的本份就行了，不要盯着秋香乱瞧，否则迟早会出事，毕竟像画太师那样的人还是少数呀!

凭什么来判断人岗是否匹配?岗们说明书就是第一关，在选人时，靠岗位说明书按图索骥就行，所以，做该做的事永远比做好事来得重要!

工作分析是必做的，尤其是增设新的部门和岗位时。而且工作分析是做好HR工作的基础，是一项必不可少的重要工作。

编制岗位说明书之前首先要做好科学细致的工作分析，只有工作分析做到位了，你的岗位说明书才能输出，或者输出的岗位说明书才比较科学合理。因此编制说明书的过程实质就是一次完整的工作分析的过程。

如何进行工作分析?我们普遍认为应从7W1H(WHO、WHAT、WHOM、WHY、WHEN、WHERE、What qualificatiaons、HOW)这8个要素着手，采用问卷调查、总结分析、员工记录、直接面谈、观察法等方法，按以下步骤来操作：

1、确定工作分析的目的。你的目的高度决定了你工作分析的作用大小。有些人是为了分析而分析，根本都还不清楚为什么要进行工作分析就匆忙下手，注定是要失败的。好的工作分析首先是基于为公司战略目标服务的，是要跟人力资源其它模块的工作如招聘/选拔/录用、薪酬管理、人员的晋升与异动、人力资源开发与培训发展、绩效管理紧密相关，并为之基础和服务的。

2、确定组织架构和部门职责。稳定的组织架构、清晰的工作流程和明确的部门职责是进行工作分析的前提条件。部门职责可以结合公司战略要求，通过与部门负责人的访谈而综合得出。

3、针对不同的岗位特性，选择相应的工作分析方法与工具进行调查、访谈、观察、梳理分析总结等，得出岗位应该做的事。注意，这里不是“正在做的事”。即它不是基于对现状“正在做的事”的一个简单梳理总结，而是对企业战略要求该岗位“该做什么”的分析整理，将“事”分析交待清楚。

4、然后就是分析明确要做这些该做的事需要什么样的人，即任职资格的分析确定，将“人”交待清楚。任职资格的确定，显性的如学历、专业、经验等好描述，但其所需要的核心能力和素质特长就不好确定了。这通常要根据企业的实际情况，从工作本身出发，与员工其及主管进行积极沟通、探讨、分析获得一手素质特征，再借鉴外部同行同岗位的素质模型和素质词典或与咨询机构合作来综合确定(借助外脑)。

通过以上的工作分析，基本上就可以编制岗位说明书了，编制岗位说明书的核心是两项：一项是工作职责，另一项是任职资格。转化成招聘发布职位用的话就是我们经常所说的JD。

工作职责的描述，主要是“动词+名词”，这里重点要注意动词的描述规范。可以参照各级管理人员所对应的管理职责和业务职责的动词规范，如下表：

也可根据“FAIR四角色法”来确定，所谓FAIR四角色法是指部门或者岗位在此项工作中扮演了具体四种角色，角色从低到高分为：执行者、推动者、思考者、决策者，每一种角色对应不同的动词，如下：

综上，工作分析和岗位说明书的编制不是人力资源部门或业务部门独立的事，应由人力资源部和业务部门一起来共同操作完成，强调员工的共同参与和对说明书的认同度，由浅到深、由粗到细，循序渐进来逐步制订和完善，确保其达到为战略服务，为人力资源其它应用模块服务的最终目的。

随着现在人力资源的紧缺，岗位工作分析与调整是大多数企业都避免不了的。岗位分析是根据收集该岗位的相关资料进行总结和概括;再根据岗位特点，明确岗位员工的要求、任职条件等;将以上分析成果以文字和图表加以描述，制定出岗位工作说明书。

一般岗位工作说明书内容有：

1、基本资料:包括岗位名称、岗位等级、定员标准、直接上下级等。

2、岗位职责：职现概述和职责范围。

3、监督与岗位关系：说明本岗位与其他岗位之间的横向与纵向上的联系。

4、工作内容和要求：它是岗位职责的具体化，即对本岗位所要从事的主要工作事项作出的说明。

5、工作权限：为了确保工作的正常开展，必须赋予每个岗位不同的权限，但权限必须与工作责任相协调、一致。

6、劳动条件和环境：指在一定时间空间范围工作所涉及的各和物质条件。

7、工作时间：包含工作时间长度的规定和工作轮班制的设计等两方面内容。

8、资历：由工作经验和学历条件两个方面构成。

9、身体条件：结合岗位的性质、任务对员工的身体条件做出规定，包括体格和体力两顶具体的要求。

10、心理品质要求：岗位心理品质及能力等方面要求，应紧密结合本岗位的性质和特点深入进行分析，并作出具体的规定。

11、专业知识和技能要求。

12、绩效考评：从品质、行为和绩效等多个方面对员工进行全面考核和评价。

如何编制岗位说明书?

众所周知，工作分析和编制岗位说明书是HR非常重要的基础性工作。许多企业都有做，但做的效果和深入度就因人而异了。我们今天就一起来探讨学习一下这方面的知识，那么，请问：

1、你们公司有没有做岗位的工作分析?A、有 B、没有

2、你们是如何来编制岗位说明书的?请分享你的经验 ----------------

公司每年都会做“员工岗位技能状况矩阵表”、“员工岗位技能状况确认表”、“员工岗位技能矩阵图”等员工岗位的工作分析。 明确岗位职责梳理要达到的目的：

1、明确每个岗位该干什么;

2、确保岗位之间职责不缺失，不重叠;

3、明确职责，加强责任感;

4、提升短板，改善工作质量。

首先,在做岗位说明书之前,需要搞清楚三个问题.

1、工作分析在人力资源中有什么作用?

2、哪些情况下我们要做工作分析(工作分析的应用)

3、工作分析的结果是什么?

关于这三个,可能个人有个人的不同理解,但是应该都会大同小异的.

工作分析,应该是人力资源工作的基础核心.只有确定了工作的目的,内容,才能更好的开展后面的招聘.培训等等各方面工作.

所以,我们应该明确目的是什么.得到的结果对我们又有什么用处.当然了,做人力资源的都知道,工作分析的结果就是岗位说明书.

首先制订出来合理的组织架构，然后再岗位分析，再做岗位职责说明，再制定工作流程

那么,每一步我们应该怎么去做呢?那么,工作分析具体应该分析什么.

1、工作职责分析

2、流程分析

3、关系分析

4、工作环境分析

5、权限分析

6、资格分析

具体工作应该分为四个步骤:准备、调查、分析、整理、总结

我们应该如何去准备呢?总的来说的话分成两部分:专业准备,人员准备 人员准备:工作分析切忌人力资源部闭门造车 高层:支持 中层:主力军

人力资源部:组织.专业咨询 员工:验收

专业准备指的就是专业知识的掌握.

对于部分关键岗位,我们建议面谈.中层管理设计调查问卷.基层操作岗位抽样观察.

以上为简单的介绍.

另,我们的讲师当时告诉了我们一个适合小企业,适合人力资源部人手较少的企业的办法.

大企业喜欢系统化,小企业就做精品班.

我们把流程简化,步骤简化,数量简化,抽样简化.但是该做的还是要做.精品班的第一步就是要找实验田.

部门领导相对较好说话,人员数量较少,素质相对较好,就是我们要的实验田了.这样,针对单个部门进行过实验之后,其他后续工作都比较好开展.

有些人说公司做的岗位说明书根本没用?为什么呢?

1、是因为出来的结果和员工的实际内容不相符;

2、还是做了之后没有做动态管理，不管了，没有每年回顾修订?

3、还是把工作说明书当作一个任务完成了，制定薪酬与绩效都用不上?

一个完整的工作说明书应该具有:

1、工作标识

2、工作概要(目标)

3、工作职责(任务)

4、工作关系

5、工作的绩效标准(可设可不设，如设，只设要求，不量化)

6、工作环境

7、任职资格

从规范的角度上来说，可以提高的地方是工作职责,标准的工作职责描述是:动词+名词+结果

举个例子：如果是培训经理，从制度层面如果描述工作职责才比较规范呢?

1、培训制度

(1)拟订公司培训制度

(2)拟订公司培训工作的流程及程序

(3)制定员工手册，编制企业内部培训规范

大家观察(1)、(2)、(3)，是不是符合动词+名词这样的规则? 如果要变成动词+名词+结果 我们可以改为：

(1)拟订公司培训制度，为培训组织与实施提供依据。

(2)拟订公司培训工作的流程及程序，确保培训流程标准化与清晰。 (3)制定员工手册，编制企业内部培训规范 有时候大家喜欢用：

负责、管理，这样大的词来描述一个人的工作职责

错误示范：

培训经理：负责培训的管理工作。这样就不规范，培训管理，到底是什么呢?管理包括组织、实施、评估，到底是这个培训经理都做了，还是做了一部分?我们看不清楚。

所以大家避免用模糊的字眼. 问题:

1、工作职责描述全面反映岗位任职者行为或工作活动的结果

2、部门之间工作交叉问题怎么描述呢?

交叉职责的描述办法：清楚界定，分段描述,就是拆分

不同层级我们选择不一样的动词.分为决策层,中层,执行层 决策层：制定、指导、监管、委派、交办等 中层管理：组织、拟定、制定、安排、提出等

在岗位说明书里,可以加一个表示权限分配的信息.这样在一个部门内做同一件工作,就能清晰哪一个的权限,不会产生误会.

一般来说,岗位说明书里的任职资格可以说是包含了两块.应知,应会. 应知一般指的就是知识要求,包括教育,经验. 应会是指技能,技能再细分:基本技能,也无能,管理技能,计算机技能,其他技能等

总结：工作分析是人力资源管理的基础工作。

1、经常听朋友说，这个做的形式化，那个做的没有效果，我们不妨从源头上思考，方向对了，继续前进有才意义，方向不对，越往前只会离目标越来越远;

2、工作设计意味着新的工作体系代替旧的工作体系，是一场组织变更，成败往往取决于多方面的因素;

3、大公司做系统，小公司做精品班。我们要专业中找灵活，根据具体情况，合理选择工作设计模式;

4、找准实验田、分阶段实施、逐步推进，即使失败也是一种体验。实干+巧干是试验田操作的方式

如何科学的撰写岗位说明书

很多企业存在这样一些问题：

1、岗位说明书写出来得不到员工认可。

2、岗位说明书没能有效地指导工作改善。

3、岗位说明书为“写”而“写”，写完后只“锁”不“用”。

4、岗位说明书的撰写成为“雷声大，雨点小”和“劳民伤财”的无效工程。

职位分析是人力资源管理的基础，是企业精细化管理的基础，是企业走向规范化管理及提升管理而必须完成的工程。但其效果一直不尽人意，究竟是什么原因呢。从多个企业的实践来看，关键是得不到员工认可及得不到员工重视。员工不认可，关键是岗位说明书的撰写过程不科学;员工不重视，关键是员工不清楚岗位说明书写完后有什么作用，对他们有什么好处。那么岗位说明书应该如何撰写及如何应用呢?

一、如何撰写岗位说明书?

目前岗位说明书的撰写一般有两种方法。一种是人力资源部提供模板及填写说明，各部门主管或员工撰写后交人力资源部审核、修订、定稿。一种是，人力资源部撰写初稿，后交各部门主管审核、修订、定稿。两种做法都存在一些共同的问题：

1、描述出来的基本上是现状，职责并没能得到优化。

2、过程中没有得到充分沟通、讨论，结果难以得到上下认可。

(一)岗位说明书撰写的一定是“该做的事项”，而不是“现实在做的事”。

1、现实在做的事，不一定是最合理、最科学的。多年企业辅导中，发现企业现状存在较多与岗位职能定位“错位、遗漏、重叠、交叉”的情况，也就是企业内部经常出现“扯皮或没人负责”的主要原因。

2、不思考什么是“该做的”，只是将现状描述出来，实际上是将以往错误具体化、固定化，并没能有效改变现状、提升管理。

3、什么是“该做的”，就是企业战略所需做的事，就是企业经营管理所需做的事，就是企业整体经营管理中所需本岗位承担的事。一般来说，首先要明确企业“该做什么”，进而明确设置什么部门、岗位，从而将企业“该做的事”分解到各部门、岗位承担。只有这样，才能真正撰写出员工“该做”的事，从而优化职责、优化管理。

(二)职责优化8步曲

为明确“岗位该做的事”，即体现职能、职责的优化，首先要从职能、职责现状分析及优化入手。

步骤

一、现状及问题分析。将公司各岗位职能、职责现状以系统图的形式描述出来，分析各岗位职能定位是否正确，分析相对应职能定位的职责是否存在错位、遗漏、重叠、交叉的情况。

步骤

二、选择公司核心职能。结合战略理解及公司核心能力分析，选择公司所需配置的职能(如公司战略定位于研发与销售，那生产职能就可以弱化或放弃)。

步骤

三、设置部门并明确职能定位。根据公司所需配置的职能，设置相应部门并分解到部门。

步骤

四、设置岗位并明确职能定位。根据各部门职能及工作量，设置相应岗位并分解到岗位。

步骤

五、提炼部门关键成果领域。根据各部门职能，提炼为达成职能所需工作的“关键成果领域”。

步骤

六、部门关键成果领域分解到岗位。根据部门关键成果领域，以流程展开，与岗位职能定位相对应，将各关键成果领域所涉的工作分解到各岗位，建立新的“职责系统图“，确保不再出现“错位、遗漏、重叠、交叉”等弊端。

步骤

七、选择岗位工作要项作为关键成果领域。将各岗位所涉工作中的“主导、主持、负责”部分列出来，作为该岗位的关键成果领域。

步骤

八、根据关键成果领域撰写岗位说明书。

(三)如何提高员工认同度

1、职责现状及问题分析时让员工充分参与。通过问卷调查，广泛了解各岗位任职者对所在岗位职责“错位、遗漏、重叠、交叉”问题的看法，深入了解公司员工对公司职责管理的看法。人力资源部收集、分析意见后，整理、描绘出公司职责现状系统图，将各岗位职责中“错位、遗漏、重叠、交叉”的情况描绘在同一张图中，然后分层级、分部门组织讨论，核实职责问题，统一问题认知。

2、职能分解时让员工充分参与。职能逐层分解时，让涉及到岗位的任职者参与讨论，以使各任职者深刻理解岗位职能定位及各岗位间分工协作关系。

3、关键成果领域提炼及分解时让员工充分参与。关键成果领域提炼及分解时，让涉及到岗位的任职者参与讨论，以使各任职者深刻理解岗位价值贡献所在及各岗位间分工协作关系。

4、岗位说明书让员工撰写。经过前面职能及关键成果领域的逐层分解，各岗位关键成果领域已非常明确，已明确“该做什么事”了，所以岗位说明书可以交给员工来直接撰写。明确成果导向及目标的基础上，让任职者撰写岗位说明书，实际上是让员工作出工作承诺，会进一步提高员工对岗位职责的认同度。

二、如何应用岗位说明书?

只有有用的东西，只有与员工利益相关的东西，员工才会关心并认同。所以岗位说明书的应用就成为职责才能落实的关键。

1、岗位价值评估模型的设计应与岗位说明书内容紧密结合。岗位薪酬的高低取决于岗位的价值，岗位价值的高低取决于岗位价值要素及其表现。岗位价值要素体现一个公司价值分配的哲学，应与岗位说明书紧密结合。如岗位的职责反映岗位的工作及责任大小，岗位的关键成果领域反映岗位的核心贡献，岗位管辖范围反映岗位管理的难度及广度，岗位任职资格反映岗位以往经验及知识的补偿，等等。岗位价值评估要素如果与岗位说明书内容紧密结合，岗位任职者会主动要求承担更大的职责，主动要求岗位任职条件的提高，从而促进公司职责的落实及员工能力的提升。

2、套薪规则应与岗位说明书内容紧密结合。薪点表设计后，一个岗位会对应一个职等，从而对应一定幅宽、多个职级的薪点。究竟任职者套入哪个职级呢，与任职者以往的业绩、与岗位任职资格的胜任度有关系。所以在建立套薪规则时，主动将岗位说明书的内容，尤其是任职资格要素涵盖进去，可引导员工关心岗位说明书，针对性地提高自身能力素质，提高与岗位要求的胜任度，从而促进业绩的创造。

3、考核指标应从岗位职责中提炼。考核指标除了从上级任务中直接分解外，还应从岗位职责中提炼。即分析岗位职责为哪些顾客(内部、外部)服务，有什么产出，顾客对产出有什么要求，从而提炼要完成什么考核指标。通过指标的考核来引导员工关注职责，从而确保职责的落实。

4、招聘条件从岗位说明书中提炼。撰写招聘广告时，对岗位主要工作的描述来自于岗位说明书中的“职位目的、关键成果领域及职责”，对招聘条件的描述来自于岗位说明书中的任职资格“知识、经验等硬性条件及能力素质”。实际招聘时，面试维度及面试问题的设计均来自于岗位说明书任职资格的要求。建立招聘与岗位说明书的联系，从而促进各级主管关心岗位说明书;通过岗位说明书的应用招聘到合适、高绩效的人才，可进一步提高各级主管对岗位说明书的信任及重视。

5、新员工入职时沟通、学习的工具。新员工入职时，除了员工手册、岗位说明书等资料外，部分先进企业会同时给予职责系统图。仅有岗位说明书，只了解本岗位需要做什么，并不清楚自身工作应如何与同事分工协作，是无法快速理解并做好工作的，所以一定要补充一份职责系统图。这也是大多数公司目前所欠缺的。更为欠缺的是，大多数公司主管只是将相关资料扔给员工，并没有与员工沟通，容易令员工无所适从，或经过较长时间摸索后才能步入正轨，影响了员工绩效的正常、快速创造。

从企业的成功实践来看，只要岗位说明书的撰写建立在职责优化的基础上，必能得到老板及各级主管的认可;只要职责优化及职责撰写时让员工充分参与，必能得到员工的认可;只要打通岗位说明书与薪酬设计、套薪处理、绩效考核、招聘管理、入职沟通的关系，并能严格贯彻、执行、实施，必能大大提高员工对岗位说明书的关注，从而促进职责落实。

岗位说明书的六大作用

1.为招聘、录用员工提供依据

◎确定岗位的任职条件

岗位说明书里已经确定了这个岗位的任职条件，任职条件是招聘工作的基础，招聘工作需要依照任职条件来挑选人员，不满足任职条件的人，不能用。如果企业一定要用只也能降格使用，例如工资等级要下降，或者职务要略微下降。

【案例】

某公司招聘人力资源部的人事培训专员。在岗位说明书的任职条件一栏中已经明确要求：学历是大学本科以上，工作经验要求三年以上，大中型企业或者外资企业相关岗位的工作人员。只有符合这样的条件，公司才会录用这名员工来担任人力资源部的这个职位。另外，要求应聘者具有什么样的知识，要求了解哪些业务范围，在任职条件中都会有明文规定。具体招聘的时候，只要照章办事即可。

◎岗位说明书将作为签订劳动合同的附件

岗位说明书将作为员工录用以后签订的劳动合同的附件。企业决定录用员工后，这名员工应该承担什么样的责任，以及要负责到何种程度，这些问题也已经事先在岗位说明书里约定好了，企业不需要对员工重复说明。

◎作为入职培训的教材

员工被录用以后，岗位说明书可以作为入职培训的教材。新员工在被录用以后，一般企业要进行一次入职培训。

2.对员工进行目标管理

在对员工目标管理设计的时候，依据岗位说明书所规定的职责，通过岗位说明书可以很清晰、明确地给员工下达目标，同时也便于设计目标。

◎岗位说明书是给员工下达目标的凭证

目标管理是现代企业管理的一种最有效的办法。给员工下达目标的凭据就是岗位说明书里面规定的职责。例如给人力资源部的培训专员下达的目标是培训的指标，而不能下达薪酬管理的指标。由此可见，岗位说明书是目标管理的一个基本依据。

◎依据岗位说明书可清晰设计目标

在岗位说明书中，具体某个项目有几项职责，目标应该下达给谁，都有非常清楚的说明。因此，负责目标管理的主管应该随时查阅岗位说明书，以便更明确、有效地对员工进行目标管理。

3.是绩效考核的基本依据

◎岗位说明书确定了岗位职责

在绩效考核的时候，只有通过考察岗位说明书，才会知道只有这个岗位才有这个职责，才能去考核这个岗位上工作的员工是不是尽职尽责，是不是完成了工作目标。假如在岗位说明书中根本就没有这个职责，就不能拿这个要求考核他，因为他不需要承担这样的责任。所以，岗位说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用，也是绩效考核的一个基本依据。

◎岗位说明书确定了职责范围

岗位说明书明确确定了某一项职责的范围，是全责、部分还是支持，很清楚地划分了员工的职责。当某一项工作没有完成或出现问题时，责任十分清楚。

◎岗位说明书确定了考核内容

岗位说明书还规定了考核评价内容。绩效考核的标准应该是一致的。不能是岗位说明书写的是一个样，考核标准又是另一个样。

4.为企业制定薪酬政策提供依据

直接决定薪酬的是岗位评价，所以岗位说明书所提供的依据评价是间接的。岗位评价是企业薪酬政策的基本依据，整个薪酬体系需要以岗位评价为

支撑性资料。而岗位评价的基础是岗位分析和岗位说明书，如果没有岗位说明书、岗位内涵分析、员工规格分析等资料，就无法进行岗位评价。因此，从根本上说，岗位说明书为企业制定薪酬政策提供了重要的依据。缺少了岗位说明书，企业制定薪酬政策将是很困难的。

5.员工教育与培训的依据

对员工进行培训是为了满足岗位职务的需要，有针对性地对具有一定文化素质的员工进行岗位专业知识和实际技能的培训，完备上岗任职资格，提高员工胜任本岗本职工作的能力。根据岗位说明书的具体要求，对一些任职条件不足，但其它方面优秀、符合公司急需人才要求的员工进行教育和培训，提升他本身的素质，最后使其达到岗位说明书的任职要求。

【案例】

某公司在招聘一名销售主管的时候，发现一名应聘者销售经验非常丰富，但是他的学历达不到招聘的要求。负责招聘的人力资源部经理觉得非常可惜，破例将他录用。本来是用他当销售部经理的，但由于其任职条件欠缺，所以先让他担任销售部副经理。在接下来一段时间，针对其学历不高的特点，将他送去大学进修，弥补学历上的不足。这样，经过一段时间的考察，等他自身素质有了提高，符合职位要求时，将他提升为销售部经理。

【自检】

某大型化工厂需要招聘一名员工，要求是化工专业毕业。但有一名应聘者是机械专业毕业，该化工厂实际上也有很多机械。虽然这名应聘者在本专业领域非常优秀，但他对化工行业的知识和业务了解的很少。如果你作为这次招聘的负责人，你将如何处理?请选择( )。

A.不是化工专业的，专业知识不足，拒绝录用。

B.降格录用为普通工人，让其作为一名普通化工工人。

C.破格录用，对其进行化工专业知识培训，让其担任工厂的机械工程师。

或者你如果还有其他不同于上面的做法，请具体阐述你的想法。

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6.为员工晋升与开发提供依据

人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发，就是通过一些手段使员工的素质和积极性不断提高，最大限度地发挥员工的潜能，为企业做更大贡献。员工的晋升与开发，离不开人事考核。人事考核是以员工为对象，以岗位说明书的要求为考核依据，通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价，判断他们是否称职，并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据，促进“人适其位”。因此，岗位说明书也为这项工作提供了一个依据。

员工大都愿意在一家企业长期工作，并不愿意来回跳槽。主要是看有没有发展的空间，例如现在是销售员，有没有可能做销售经理或销售总监。公司就要依据岗位说明书，有针对性地做工作。

根据岗位说明书做员工晋升路径图，作为规范化管理的一个基础文件。每一位员工都清楚，只要好好工作将来就能升到什么职位，或几年才能达到任职条件。

【案例】

某岗位要求大学本科以上学历，但是应聘者是名硕士，那么根据条件他是适合这个岗位的。因为在岗位说明书里规定本科以上即可。但是他本身有一个潜力，就是因为他上过研究生。他除了本专业以外，还学过MBA，又懂得企业管理。那么这个人将来就作为晋升预备队伍中的一员。这名员工可以在很短的时间内，经过半年或者一年的考验，晋升为部门经理，这就为他的晋升提供了一个很大的空间。

综上所述，岗位说明书有很多重要的作用。可以看出，岗位说明书是一个非常重要的基础性的文件，所以应该做好岗位说明书的编制工作，而且将岗位说明书作为一种档案长期保存起来。

【自检】

请填写下列岗位说明表和职责表。

职务说明表

职责表

在应用中动态地改进岗位说明书的内容

既然岗位说明书那么重要，一旦它被确定，并且被公布出来以后，是否还能对它的内容进行更改呢?岗位说明书应该说不是一成不变的，它应该隔一段时间进行一次修订，而且这种修订是应该和企业的人力资源规划结合在一起。这就是通常所说的规范化管理的系统性。

1.常规性调整

一家企业在3年或者5年范围内，应该重新制定一次企业的发展战略。对于传统的制造型企业和生产型企业，一般5年就可以;对于一些高新技术企业，技术进步特别快，产品更新换代速度也很快，市场形势的变化也特别快，可能经过两年或者3年就需要重新调整或者制定企业的发展战略。

2.应根据企业发展战略的调整而调整

在企业发展战略调整之后，可能会引起组织结构的调整和变化，例如产品有变化，原来某产品的事业部取消了;也可能增加了一个新的产品，那么就会增加一个新的部门;或者研发力量要加大，需要增设新的研发部门，那么这时组织结构就变了，职能变了，当然岗位也变了，会出现一些新的岗位，或者有一些老岗位消失，此外，有些岗位的内容职责也会有所变化。

提倡根据企业发展战略的调整，企业组织结构的变化，岗位的变化，来重新修订岗位说明书。这个时间应该基本上和企业发展战略制定的时间相吻合。如果说每一年有小的变化，就应该做一些微调，例如某个人的职责会减少几项，另外一个人可能岗位的职责会增加一两项。这项工作由人力资源部主持，和相关的部门来研究决定，研究以后要进行总的调整。

“过期”的职位说明书

“玛丽，我真不知道你到底需要怎样的机械操作工?”高尔夫机械制造有限公司人力资源部经理约翰?安德森说道：“我已经为你送去了四个人给你面试，并且这四个人看上去都大致符合所需岗位说明书的要求，可是，你却将他们全部拒之于门外。”

“符合岗位说明书的要求?”玛丽颇为惊讶地回答道：“可我所要找的却是那种一录用，就能够直接上手做事的人;而你送给我的人，都不能够胜任实际操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就没瞧见你所说的什么岗位说明书。”

闻听此言，约翰二话没说地为玛丽拿来岗位说明书的复印件。当他们将岗位说明书与现实所需岗位逐条加以对照时，才发现问题之所在：原来这些岗位说明书已经严重地脱离实际，也就是说，岗位说明书没有将实际工作中的变动写进去。例如，岗位说明书要求从业人员具备旧式钻探机的工作经验，而实际工作却已经采用了数控机床的最新技术。因此，工人们为了更有效率地使用新机器，必须得具备更多的数学知识。

在听完玛丽描述机械操作工作所需的技能以及从业人员需要履行的职责后，约翰喜形于色地说道：“我想我们现在能够写出一份准确描述该项工作的岗位说明书，并且使用这份岗位说明书作为指导，一定能够找到你所需要的合适人选。我坚信，只要我们的工作更加紧密地配合，上述那种不愉快的事情，决不会再发生了。”

(问题分析)首先，必须要认识到，虽然岗位说明书在上述案例中，不能非常准确无误地界定出招聘岗位所要求的职责与技能，但是，人力资源部经理约翰.安德森没有岗位说明书的帮助，就很难确定出所需岗位应该具备何种专业技能了。通过以上案例，可以发现这具有普遍规律性的人力资源管理问题，那就是岗位说明书所描述的岗位与实际工作当中的岗位并不是绝对同一的概念。

尽管在当今二十一世纪，科技发展神速、工作岗位的内涵和要求变化如此之快，使得那些一成不变的岗位说明书，在实际工作当中起到的作用是如此的苍白，甚至于起到适得其反的作用。但是，除上述案例列举的要求人力资源部与用人单位亲密无间地协作外，持续不断地岗位分析工作也可以用来规避岗位说明书的负面影响外。

众所周知，岗位分析作为人力资源管理的一项基础性工作，即使连用于编制岗位说明书的全套资料，也全都来源于通过科学的岗位分析所采集到的信息。根据现代科学管理理论，岗位分析就是指科学地规划出组织体系中的各个岗位在从业的过程中，应该履行哪些职责，具备哪些知识，需要何种技能的管理过程系统。

如上述岗位分析的质界定义与量化案例观，岗位分析并不是一项一劳永逸的孤立人力资源管理的基础性工作，而是一个具有重复性行为而就高于原有行为的管理过程系统。最少要在如下三种情形中，必须要进行岗位分析这一人力资源管理工作。

第一种情形是在初创组织体系时，着手进行岗位分析便是企业的第一次岗位分析行为了。其次，企业新增工作岗位，要进行岗位分析。最后一种情形通常是，由于新技术、新方法、新工艺、新系统的使用，导致岗位工作内容的变动，也应进行岗位分析。而岗位分析的信息、资料通常被用来厘定工作规范或编制岗位说明书了。

一、岗位分析

岗位分析是指对某工作进行完整的描述或说明，以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信息，从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源管理的基础性活动。很多企业由于缺乏准确的工作说明而付出了很大的代价，结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性，难以开展。那么如何制订岗位工作说明书呢?岗位分析要从以下八个要素开始着手进行分析，即(7W1H):

WHO:谁从事此项工作，责任人是谁，对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。

WHAT:在雇员要完成的工作任务当位中，哪些是属于体力劳动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢?

WHOM:为谁做，即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户，也指企业内部的员工，包括与从事该工作的人有直接关系的人：直接上级、下级、同事、客户等。

WHY:为什么做，即工作对从事该岗位工作者的意义所在。

WHEN:工作任务应该被要求在什么时候完成呢?

WHERE:工作的地点、环境等。

What qualificatiaons：从事这项工作的雇员应该具备哪些资质条件呢?

HOW:如何从事或者要求如何从事此项工作，即工作程序、规范以及为从事该工作所需要的权利。

岗位分析是一项复杂的系统工程，企业进行岗位分析，必须统筹规划，分阶段、按步骤地进行。进行岗位分析通常使用的方法有：问卷调查、总结分析、员工记录、直接面谈、观察法等方法。有了岗位分析的结果以后，我们就可以着手制定岗位工作说明书了。

二、岗位工作说明书

也称岗位说明书，是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定，而且在编制时，要注意文字简单明了，并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好，避免形式化、书面化。

另外，在实际工作当中，随着公司规模的不断扩大，岗位说明书在制定之后，还要在一定的时间内，有必要给予一定程度的修正和补充，以便与公司的实际发展状况保持同步。而且，岗位工作说明书的基本格式，也要因不同的情况而异，但是大多数情况下，岗位说明书应该包括以下的主要内容：

1.岗位基本资料：包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。

2.岗位分析日期：目的是为了避免使用过期的岗位说明书。

3.岗位工作概述：简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限;执行的依据等。

4.岗位工作责任：包括直接责任与领导责任(非管理岗位则没有此项内容)，要逐项列出任职者工作职责。

5.岗位工作资格：即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。

岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料，加以整理、分析、判断所得出的结论，编写成的一种文件，是岗位分析的结果。此外，有必要注意的是，岗位工作说明书的内容，可依据岗位分析的目标加以调整，内容可繁可简。

岗位工作说明书的外在形式，是根据一项工作编制一份书面材料，可用表格显示，也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的目的，是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务，提供原始资料和科学依据。

岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档管理。尔后，岗位工作说明书的编写，也并不是一劳永逸的工作。实际中，当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况，更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动，甚至于每一次工作信息的变动，都应该要求及时记录在案，并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。在遇到岗位工作说明书要加以调整的情况下，一般由岗位所在部门的负责人，向人力资源部提出申请，并填写标 ...

第二篇：如何写职位说明书

职位说明书(Job descriptions，亦称工作描述或职位说明书)是工作分析(Job analysis)的结果之一。

通过职位说明书，可以明确得到任职者的信息，如报告关系、工作总目的、升迁和降级渠道、 职级等级、薪酬等级、主要责任、权力、义务、任务、工作环境和工作条件等。

与职位说明书密切相关的是职位规范(Job Specification，亦叫工作规范)，它说明什么类型的人能够胜任本职位工作，主要内容包括：职位名称、知识要求、能力要求、素质要求、技能要求、身体条件要求、职业道德要求等等。

将工作描述和职位规范结合在一起，便于操作，这种结合体称为职位说明书。为什么要编制职位说明书?它有什么作用呢?

职位说明书是企业人力资源管理的基础文件，也是人力资源管理的重要信息来源，而且职位分析设计也是人力资源管理中比较难做的工作之一。

一、对编制人员的要求

1、编制工作者(人力资源部门的工作人员)需要有必要的专业知识和专业经验。

2、有较强的文字表达能力和分析能力，能够将工作规范准确地用文字表达清晰。

3、职位说明书不可能单独由人力资源部门完成，它必须与职位所在部门共同描述。

4、编制人员必须随着工作条件、任务要求、职位调整与合并等变化而适时对职位说明书进行变动。

5、编制人员必须真正了解职位所涉及的工作范围、要求、流程和工艺等基本要素。

二、职位说明书的主要作用：

组织作用：确定本职位工作在组织中的地位，是本职位人员及其相关人员明确在本职位工作的目的、作用。

招募与选拔作用：使人力资源管理部门依据本职位说明书的条件，对本职位人员的具体要求，甄选该岗位的工作人员，便于熟悉与掌握选拔和用人的条件。

契约规范作用：使企业在人员选拔与任用上，有据可依，公平、公正、透明，以免引起内部纠纷和法律诉讼，也是本职位人员依照工作内容和职责有所遵循。

绩效管理作用：提供了设置岗位目标的基本构架，为企业进行全面绩效管理提供重要衡量标准。

薪酬管理作用：职位说明书是企业进行工作评价与分级的重要工具，通过对工作进行评价与分级，可衡量每个工作岗位对企业的贡献，从而为薪酬的级档确定提供参考。培训作用：职位说明书中必须明确提出岗位对知识、技能、经验和能力的要求，如果新招聘或现岗人员不具备职位说明书上所列要求，人力资源部门和所在岗位部门就要提出相应培训计划。

三、职位说明书的格式与内容

职位说明书的格式根据企业不同需要，而格式有别。有的采用事件或任务罗列式，将职位的主要责任与任务按主次一一列出;有的采用因素归类法，把职位的责、权、利及任职条件分成几大因素进行归类描述。

职位说明书大体上涵盖以下内容：

*职位基本信息，也称工作标识。包括职位名称、所在部门、直接上级、管辖下属部门、定员、部门编码、职位编码、薪金等次、职位批准人等。

*工作目标与职责。重点描述从事该职位的工作所要达到的工作目标，以及该职位的主要职责和权限等。

*工作内容。这是职位说明书最重要的内容，应该详细描述本职位所从事的具体工作，并全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作。包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。还可以将工作中需要的工作环境和条件、工具设备等进行描述。工作内容应该从主要工作、重要工作开始，到此重要工作逐一列出。

*个人必备的工作能力和专业技能、证书。主要反映从事该职位应具有的技术能力和水平，为某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。比如作“投资部主管”，如果没有证券、财务会计等相关基础知识以及国家金融政策法规知识，就根本无法开展工作。而相比之下另一些职位则对某些能力要求更为明确，比如“市场部主管”职位，要求有较强的公关能力、语言表达能力等。

*适应该职位的教育背景。从事该职位目前应具备的最低学历要求。在确定教育背景时应考虑，如果让一位新员工担任本职工作，他应该具备什么学历，而不一定是当前在职员工的学历。

*工作时间特征。要反映出该职位通常表现的工作时间特征。例如，在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业需要经常加班;销售人员经常要出差，一般管理人员则要正常上下班等。 *工作经历。反映该职位之前，应具有的最起码的工作经验要求。一般包括两个方面，一是专业经历要求，即相关的知识经验背景;二是可能需要的是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的中、高层管理职位，在担任这些管理职位之前，通常要求再组织其它职位上工作过或对其他职位的工作有一定了解，才可能胜任该职位。

*公司为该职位提供的工作条件和环境、装备。为了保证该职位能够顺利工作，公司提供的物质装备和较好的工作环境条件。

*工作完成结果及建议考核标准。 反映该职位完成的标准，以及如何根据完成工作情况，进行考核。具体内容通常与该组织的考核制度相结合。

*专门培训。反映从事该职位前，应进行的基本专业培训，否则将不允许上岗或不能胜任工作。具体是指导员工在具备了教育水平、工作经历、技能要求之后，还必须经过哪些方面的培训。

*体能要求。对体力劳动型的工作，这项非常重要。要求身体条件必须要适应本职位工作要求。

四、职位分析的工作方法

职位分析法，也就是指收集信息和分析本职位的相关信息的方法。企业在实际运用中可以结合自身特点自行定制和修改，以下是几种比较常用的职位分析方法。

1、观察法。观察法是职位分析人员在工作现场，通过对员工实际工作过程进行观察，用文字或图表形式记录本职位在一个阶段的工作内容、形式、程序和方法，获取必要的工作信息，并通过对信息的比较、分析、汇总等方式，得出职务分析成果的方法。并依据观察对象的工作周期和阶段性的不同，观察法具体可分为字节观察法、阶段性观察法。

(1)直接观察法。职务分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察法适用于工作周期短的职务。如每天在重复一个简单的工作职位。例如：城市公交车驾驶员，他在自己线路上每出车一趟就是一个周期，职位分析人员可以随车进行直接观察并记录这个过程。

(2)阶段观察法。企业内部有些职位的工作具有较长的周期性，如董事会秘书工作，每年的不同周期可能会有着不同的工作内容，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须相应于工作的每一个阶段进行观察。

观察法适用于大量标准化、周期短和以体力劳动为主或事务性较强的工作，对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位进行观察分析较为适用。但对脑力劳动为主的工作、不确定因素较多的工作，就不适用观察法。比如企业高层职位，工作内容大多属于

心理、思想活动过程，需要运用分析能力和创造性思维，观察法对其几乎是没有作用，或作用很小。

(3)问卷调查法。这是职位分析比较常用的一种方法，就是采用问卷收集职务分析所需要的资料信息。问卷大多是要求调查对象对有关的内容、工作特征和工作人员特征的重要和频率评定等级。如：“轻、较轻、一般、较重、重”或“偶尔、经常、很频繁”等。问卷法币观察法速度快，节省时间和人力;分析的样本量可以很大，可以对很多职务同时进行分析;分析的资料可以数量化，便于统计和分析。

问卷法适用于脑力劳动、管理职位或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。

(4)访谈法。也称采访法，即通过职位分析人员与任职员工面对面的交谈来收集职位信息资料的方法。这对一些不可能通过观察来了解的工作，或通过分析人员亲自实践来体会的工作尤其适用，如果企业高层职位获高级技术职位的工作分析。

访谈法的特点是操作比较简单，及时发现新情况，可控性强。

其他还有工作实践法、工作日志法等，在此不再一一论述。

五、职位分析的工作步骤

职位分析的工作步骤、程序的描述是多种多样的，我们应该从企业实际操作运用的角度出发，进行职位分析。较为常用的步骤大致有五个阶段：准备阶段、设计阶段、信息收集、信息分析阶段和结果表达阶段。

(一)准备阶段。准备阶段是职位分析的第一阶段。这一阶段工作的步骤是：

(1)确定职位分析的目的;

(2)确定职位分析的工作范围;

(3)报批工作方案与向员工宣传的方式;

(4)组建工作班子。

1、确定职位分析的目的。在企业管理中，解决不同的管理问题所需要的信息及其组合各部相同。职位分析信息对于不同目的的需求也是不一样的。因此，进行职位分析功，首先要明确设定想做什么?要解决哪方面的问题?做到什么程度?怎样去做?这样才能使整个工作有章有序，有的放矢。

2、确定职位分析的工作范围。为了避免多余的工作量并确保信息的质量，要限定信息收集范围。事先根据工作目的确定所需信息搜集的种类与范围。一般来说职位分析的信息类型有以下几个方面：

(1)职位的工作任务内容;

(2)职位在工作中使用的工具设备与辅助设施;

(3)工作条件;

(4)本职位任职资格的要求。

3、报批工作方案与宣传工作的方式。职位分析工作作为企业管理的一项正式的和重要的工作，必须得到企业决策者的批准，并要取得企业内部各部门的合作。

(1)上报初步设想方案。由人力资源部门负责，上述工作确定后，人力资源部门要拟订初步工作设想方案，得到决策者同意并审批。经过批准后才能正式开展工作。

(2)宣传解释。职位分析工作涉及面广，工作计划获得批准后，要向有关部门及人员进行宣传，将职位分析的作用作出详细、清楚的解释，以获得支持和配合。

4、组建工作班子。职位分析工作量大、时间长，而且人员素质水平要求高，企业一般的做法是聘请职务分析专家或在企业内挑选有知识、能力等素质较好的员工组成职位分析工作小组。

(二)设计阶段

准备工作完成后，就可以进入职位分析的具体工作计划和方案设计阶段，制定详细的职位分析实施时间表，编写具体的“职务分析计划方案”的工作步骤是：

1、选择分析的样本。要从工作岗位的重要性、完成任务性的难度、工作内容变化三个方面确定职位分析的样本。职位分析的样本包括：

*关键的职务;

*工作难度大，知识技能要求高的职务;

*工作内容发生变化，原来制定的职务描述出现差异的职务;

*企业新设置的工作岗位。

2、选择信息来源。

信息的来源有很多种，选择的目的是寻找可信度最高的来源，避免信息失真。例如，不要在任何任职人员中提取有关工作负荷、薪酬待遇等方面的信息，因为切身利益的关系，分析对象往往会夸大自己工作的重要性。选择的原则就是不要从可能有利害关系的来源提取信息。

3、设计信息收集方式与实施内容

根据职务分析的目的要求，确定采用那一种或多种结合的信息收集方法，并设计出具体的职务分析实施内容。企业操作中较多采用问卷调查法和访谈法，此处以这两种方法为例加以说明。

(1)问卷调查法设计。

就是编写一份详细的问卷调查表，也可称为“职务分析调查表”。调查表一般说来要能够比较全面的反映出该职务的工作内容、工作职责、职务任职资格等内容。但企业实际操作中，可根据确定的职务分析信息收集的种类与范围而有所侧重。

(2)访谈法设计。

也就是拟出一个有效和完整的“访谈提纲”，访谈提纲的内容和职务分析调查表的内容基本相同。

4、编写职务分析工作计划

工作计划的内容包括：职务分析工作的时间安排实施分析的职位名称和任职员工的人数、分析人员数和所需条件、分析过程的责任划分等。

(三)信息收集阶段

这一阶段是按前述步骤所规定的范围和方法收集信息。仍以问卷调查法和访谈法为例介绍收集阶段的工作的步骤。

1、 问卷调查法工作步骤

(1)操作步骤

*事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持;

*向样本员工讲解职务分析的意义，并说明填写调查表的注意事项;

*鼓励样本员工消除顾虑，真实客观的填写问卷调查表;

*职务分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题。

*样本员工填写完毕后，职务分析人员要检查是否有漏填、误填等：

*发现问卷填写有疑问，职务分析人员应该立即向样本员工提问;

*问卷填写检查无误后，信息收集工作完成。

(2)访谈法工作步骤

*事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持;

*向样本员工讲解职务分析的意义，并介绍访谈的大体内容：

*鼓励样本员工真实、客观地回答问题;

*职务分析人员按照面谈提纲的顺序。由浅至深地进行提问：

*营造轻松的气氛，使样本员工畅所欲言;

*控制谈话内容，防止样本员工跑题;

*做谈话记录时注意不要影响样本员工的谈话;

*访谈结束时，让样本员工查看并认可谈话记录：

*访谈记录检查无误后，完成信息收集工作。

除了上述两种信息收集方法外，还要注意其他方法对企业的适用度。此外还可以收集企业的组织结构图、工作流程图、设备维修记录等原始资料，尤其是以前的职位说明书，这都是职位分析的重要信息来源。

(四)信息分析阶段

1、这一阶段是将收集到的信息进行统计、分析研究、归类。信息分析的内容包括：

(1)基本信息分析：对职务名称、所属部门、职务等级等的分析。

(2)工作活动和工作程序分析：对工作任务、职责范围、工作设备及工具、工作流程、工作关系、管理状态等的分析。

(3)工作环境分析：对工作场所、工作安全环境、工一时间、劳动强度等的分析。

(4)生理素质分析：对体能要求、健康状况、感觉器司的灵敏性等的分析。

(5)综合素质分析：对语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等的分析。

2、操作步骤

(1)根据职务分析的目的确定分析项目;

(2)求取样本员工直属上级的帮助，确保所收集的信息没有疑问;

(3)结合企业以前的职位分析资料和同行业同职位的相关职务分析资料，对信息分析归类。

(五)结果表达阶段

这一阶段的工作是将前一阶段的分析结果用文字的形式表达出来，使其成为可以使用的管理文件——职务说明书。

1、职务说明书的构成

职位说明书由两大部分组成：职务描述和职务规范(也可称为职务说明与职务资格要求)。职务描述要具体说明从事某一职务工作的活动特点、环境特点和任职特点;而职位规范则是要说明从事某一职务工作的人员必须具备的生理要求和心理要求。

2、 职位说明书编写步骤

结果表达阶段的工作主要是编写职描述和职位规范。具体步骤如下：

(1)职务分析人员以职务分析的成果为依据，编写职务描述和职务规范的初稿;

(2)与样本员工、样本员工上级、企业高层管理人员讨论职务描述和职务规范的具体内容;

(3)确定试行稿;

(4)试行期使用无误后确定为正式文件。

职位说明书是企业管理工作中的一项基础工具，主要目的是为了更好地激励员工，创造一个公平、公正、合理的机制，充分发挥员工的主观能动性。

职位说明书就是让员工知道他们在企业需要做什么?做到什么程度?工作的得好坏会是不同的结果，并根据自己的职位作出符合企业发展的目标和成绩。因此职位说明书要通俗易懂，条理明晰，具体细致，便于操作和执行。

第三篇：如何撰写职位说明书

通过工作分析，建立职位评价体系

以企业的发展战略为导向，以业务流程和管理流程为基础，对所有的业务工作和管理工作进行分析，在保持现有的工作岗位相对基本稳定的前提下对岗位进行整合，并对岗位所体现出来的贡献价值进行比较与评价，建立职位评价体系。

以职位评价为基础找对人用对人

把职位评价体系作为人力资源战略性配置的基础，按岗位价值的要求来寻找合适的人员，以满足岗位说明书所要求的素质资力、工作经验、工作技能、知识水平等，也就是说真正实现按岗配人和用人，既要找对人又要避免浪费人才，做到人适其岗、岗尽人才。

通过岗位竟聘作为“找对人”的补偿机制

前述所说的更多的是企业层面在主导人力资源的管理，为了发挥员工的自主管理的积极性，企业通过岗位竟聘这一方式来作为“找对人”的补偿机制，充分地挖掘和发现人才，让那些不能通过正常渠道竞升的有识之士有充足的机会让企业“找对人”。通过轮岗作为“用对人”的补偿机制

企业对人才培养是在实践中炼就真金，这是一个过程，为了真正做好适才适岗工作，让每一个岗位都“找对人”，让每一个人都“找对岗”，需要通过轮岗作为“用对人”的补偿机制。通过轮岗一方面让员工找到自我、找到自信，另一方面让有识之士历经磨练，提高自我的知识与技能，进入企业人才建设梯队。总之，轮岗能将“找对人”和“用对人”有机地关联起来。

职位说明书撰写六大问题及解决对策

一、部门职责分解不充分、不完全(在下属职位中没有得到充分的分解，部分职责没有相关职位具体承担)

1、对部门所有职位职责进行汇总合并，与部门职责对比，然后明确责任职位进行填充;

2、对同一部门职责，不同层级的职位可能担负责任不一样，必须进行分级详细的描述;

3、如是部门经理和业务口主管，请添加补充组织建设相关内容。

二、工作领域的划分不合理、不全面(某些职位从头到尾只有一个领域，某些职位一条职责对应一个领域)

1、准确理解职位主要职责;

2、可参考部门工作领域对本职位进行划分;

3、如本职位是负责部门工作领域中的单个领域，请根据具体的职责用合并属性同类项的方式进行领域划分。

三、职责描述不符合要求(不规范、不准确、不全面，有重复、交叉现象)

1、请统一按“动词+内容+目的”的方式进行规范、准确、全面地描述，做到无重复、无交叉，以利于体现职位价值和提取绩能衡量指标。

2、 “应负的职责及目的”是指做哪一类的事，这个职位负什么样的责任，完成这项职责的目的是什么。

四、职位概要描述不符合要求(不规范、不准确、不全面)

1、准确理解职位主要职责;

2、按要求描述;

3、从主要工作领域中组合职位概要描述中的主要内容

五、学历与经验要求过高或过低(某些职位的学历与经验是写的编写者个人的学历与经

验)

1、职位说明是针对职位的，不是针对个人的。

2、学科专业描述要符合规范。

六、基本素质和知识技能混淆/重叠

1、要对基本素质与知识、技能做出明确规定，什么是基本素质，什么是知识，什么是技能;

2、描述完认真检查、核实无重叠。

由于全球金融危机的影响，不少企业纷纷酝酿实施裁员。从企业经营管理的角度来看，在企业经营环境不佳的情况下实施裁员，只要不违反相关法律法规本无可厚非，而且裁员也是企业大幅缩减成本支出最为直接有效的方法。但裁员是否进一步实现企业的“人岗匹配”，进而提升企业的业绩和整体实力，却是一个值得我们在裁员过程中深思的问题。

“人岗匹配”，就是按照“岗得其人”“人适其岗”的原则，根据不同的人个体间不同的素质将不同的人安排在各自最合适的岗位上，从而做到“人尽其才，物尽其用”。众所周知，企业与个人是一个利益共同体，企业是个人职业生涯的舞台，为岗位挑选合

适的人;人适合干什么，就尽量安排他到适合的岗位，充分发挥他的才能。只有这样，人才能在舞台上尽心表演，舞台才会精彩。

“人岗匹配”一方面，对人的职业发展有莫大的好处，另一方面对公司而言，把人才的作用最大化了，公司也会得到相应的回报，企业和个人才能实现真正的双赢。那么，如何实现在企业实现“人岗匹配”呢?

笔者认为：真正有效的“人岗匹配”至少需要经历：知岗、知人、匹配三步曲。知岗：工作分析

“人岗匹配”的起点应该是知岗，因为只有了解了岗位的我们才能去选择适合岗位的人，这样才能实现“人岗匹配”。如果脱离了岗位的要求和特点，“人岗匹配”就成会成为“空中楼阁”，失去根本。

知岗最基础也是最重要工具就是工作分析。所谓工作分析，是对某项工作，就其有关内容与责任的资料，给予汇集及研究、分析的程序。

要做的“人岗匹配”，就必须对工作人员的素质先行订立标准，而为了建立人员的素质标准，就必须对工作的职务与责任加以研究。经过工作分析所产生的岗位说明书是人力资源管理科学化的基础，在“人岗匹配”中它至少有以下四个作用：

1、明确岗位所需人员的条件;

2、确定岗位招聘人员所需的资历;

3、根据其岗位职责确定其岗位薪资;

4、根据岗位所需技能制定该岗位现有人员的培训发展计划。

工作分析的内容主要包括：

1、岗位名称，用简洁准确的文字对岗位的工作任务作概括。

2、岗位工作任务分析，就是调查研究企业中各岗位的任务性质、内容、形式、执行任务的步骤、方法、使用的设备、器具等。

3、岗位职责分析，包括工作任务范围、岗位责任大小、重要程度分析等。

4、岗位关系分析，就是分析相关岗位之间有何种协作关系，协作内容是什么?他受谁监督指挥，他又去监督指挥谁?这个岗位上下左右关系如何?岗位升降平调路线方向如何?

5、工作环境分析。

6、岗位对员工的知识、技能、经验、体力等必备条件的分析。

工作分析是一项复杂而又细致的工作，其工作程序主要包括准备、调查、分析总结三个阶段七个步骤：

1、收集背景资料：包括机构或企业现有的背景资料，如业务项目、组织图、各部门职责等。

2、设计岗位调查方案，明确调查目的，调查对象和单位，确定调查项目，调查表格和填写说明，调查时间地点和方法。

3、进行思想动员，说明这项工作的意义和目的，建立友好合作关系，确保大家有良好的心理准备。

4、制定行动计划，根据工作分析的任务和程序，分解成若干工作单元和环节，以便逐项完成。

5、试点先行，组织有关人员先行一步，学习并掌握岗位调查的内容，熟悉具体实施步骤和方法，先抓一两个重点岗位，进行试点，取得经验。

6、开展全面调查，根据调查方案，对岗位进行认真细致的调查研究。

7、分析总结定稿，对岗位调查结果进行深入分析和全面总结，形成岗位说明书。

工作分析的常用方法有：观察分析法、自我记录分析法、主管人员分析法、访谈分析法、记录分析法、问卷调查分析法等。

知人：胜任素质

当我们知道了岗位的特点和要求，我们就应该进入“人岗匹配”的关键环节—知人。知人的方法有很多，如履历分析、纸笔考试、心理测验、笔迹分析、面试交谈、情节模拟、评价中心技术等等。但它们或基于人，或基于事，对“人岗匹配”的帮助都不是非常明显。

在企业管理和咨询的实践中，笔者发现在知人方面，“胜任素质(Competency method)”是帮助企业实现最佳“人岗匹配”的有效工具。

胜任素质的应用起源于21世纪50年代初，著名的心理学家，哈佛大学教授麦克里兰 (McClelland) 博士是国际上公认的胜任素质的创始人。当时，美国国务院感到以智力因素为基础选拔外交官的效果不理想。许多表面上很优秀的人才，在实际工作中的表现却令人非常失望。在这种情况下，麦克里兰博士应邀帮助美国国务院设计一种能够有效地预测实际工作业绩的人员选拔方法来解决这一难题，实现“人岗匹配”。在项目过程中，麦克里兰博士应用了奠定胜任素质方法基础的一些关键性的理论和技术。例如：抛弃对人才条件的预设前提，从第一手材料出发，通过对工作表现优秀与一般的外交官的具体行为特征的比较分析，识别能够真正区分工作业绩的个人条件。

那么企业应如何通过“胜任素质”来知人，进而实现“人岗匹配”呢?笔者认为可以通过建模、定标、评价、知人四个步骤来完成。

第一步：建模

根据自身的企业文化和业务发展，建立起了符合公司自身特点的岗位胜任素质模型。胜任素质是从品质和能力层面论证个体与岗位工作绩效的关系，是个体的态度、价值观和自我形象，动机和特质等潜在的深层次特征，是将某一工作(或组织、文化)中表现优秀者和表现一般者区分开来的基础。具体方法：

1、根据岗位说明书和职位评估系统归纳总结岗位关键胜任要素，形成岗位胜任素质模型框架;

2、通过管理访谈、管理层研讨，对模型框架做有针对性的调整和修正，并细化胜任特质的典型行为;在初步的胜任素质模型基础上，形成评估要素列表，制订评估框架并选择、组合评估方法，从而建立起完整的胜任素质模型。

第二步：定标

根据胜任素质模型评估各个岗位应该具备的能力。通过外部专家、内部管理人员以及需评价岗位的直接上司、在岗人员及其下属共同对对该岗位所需要的胜任素质水平做出评估，同时，参考同类组织对相应岗位的要求，建立企业所有岗位的胜任素质标准。第三步：评价

通过对公司的管理诊断和评估，建立发展评价中心，包括心理测验(包括能力倾向测验、职业兴趣测验、动机测验、管理风格测验)、情境模拟(包括文件筐、无领导小组讨论、角色扮演、管理游戏、案例分析等)和专家面谈(包括结构化面谈、半结构化面谈和非结构化面谈)。

第四步：知人

以“人岗匹配”为原则，根据所建立胜任素质模型，应用已经建立的发展评价中心，对现有关键岗位进行人员素质评估，根据胜任素质模型和参照标准，在胜任素质的各个维度上进行比较，对不能达到任职要求的人员进行了调整和有针对性的培训。从而保证了组织调整的顺利完成，并建立起了自身独立的知人系统，将岗位胜任素质变成企业的核心竞争力之一。

匹配：知人善任

知人善任是实现“人岗匹配”的最后一步，也是能不能发现并最大限度地利用员工的优点，把合适的人放在合适的位置，尽量避免人才浪费的最关键的一步，“没有平庸的人，只有平庸的管理”。每个人都有自己的特点和特长，知人善任，让自己的下属去做他们适合的事情，这样才能充分发挥他们的工作潜能，实现人才的有效利用。许多成功的管理者都善于识人，并把人才放在适当的位置上。

汉高祖刘邦就是一个知人善任的高手，他善于发现每一个人的特长，根据人才的特长，将其安排到合适的岗位，“人岗匹配”，让他们最大限度地、充分地发挥自己的积极性和作用，真正做到了“职得其人”“人适其职”，如用韩信带兵，张良出谋，萧何保后，都安排得有条不紊，正如他所说的：“运筹帷帐之中，决胜千里之外，吾不如子房;镇国家，抚百姓，给馈赏，不绝粮道，吾不如萧何，连百万之众，战必胜，攻必取，吾不如韩信。”这是刘邦在楚汉相争中最后获胜的根本原因。

作为一名管理者，首先要对员工的才能、兴趣等了然于胸，有了透彻的了解，才能针对某项特定的岗位选择适合的人选，让合适的人做合适的事，这样才能“岗得其人”“人适其岗”，达到人岗匹配的效果。当然，善任不是管理者的随心所欲，而是要按规律办事，在最适合的时机把最适合的工作分配给最适合的人，达到“人尽其才，才尽其用”。

牛根生曾经说过：从人本管理的角度看，人人都是人才，就看放的是不是地方，这是一个人岗匹配的问题。所以，在蒙牛选卫生工的时候，不会选那些文化程度高的，或者是家庭条件特别好的，因为这样的人对自己职业的目标绝对不是一个卫生工，也许他关心的是世界经济的发展，也许他想知道人民币汇率升降对国内投资者的影响„„唯独不关心工厂的卫生，从而导致他们不会把自己全部的精力放在简单的卫生工作上。蒙牛选择的是老实敦厚的农村妇女，因为这份工作对平常基本上没有什么经济收入的农村妇女来说显得弥足珍贵，重视自己的工作，才有可能将工作做好。这才有了蒙牛工厂纤尘不染的卫生状况，才有了每天生产的"安全、卫生、营养、健康"的蒙牛食品走向全国，甚至漂洋过海。

因此，管理者在用人的时候，应该多一些理性，少一些盲目;多一些人尽其才的意识，少一些大材小用的虚荣。管理者应以每个员工的专长为思考点，安排适当的岗位，并依照员工的优缺点，做机动性的调整，这样才能“岗得其人”“人适其岗”“人岗匹配”，达到人与岗的统一，让组织团队发挥最大的效能。

第四篇：如何制订招聘职位说明书

2014-03-17

如何制订招聘职位说明书(JD)?

招聘岗位的发布，离不开一份完整的招聘职位说明书(JD)。其包含岗位职责和任职资格两部分，好的JD应该是职责清晰、要求明确的。那么，如何制订合适的招聘JD，更好地指导我们进行招聘选人?一起来讨论交流一下吧，请问：

1、你们公司各岗位有完整清晰的招聘JD吗? A、有B、没有

2、你们是如何制订这些JD的?结合企业实际，请分享你们的经验和做法。

我们都知道，岗位说明书是人力资源部基础工作，同样，招聘职位说明书是我们开展招聘工作的基础，没有它或不完整，都可能会引起招聘工作的无序或混乱，为更好的指导招聘工作，在制订招聘职位说明书方面，有以下心得和体会。

1、定期完善职位说明书。

招聘职位说明书，主要包括岗位职责和任职条件等，这是职位说明书中的主要内容，后者还包括职位编号、直接上级、直接下属、对内对外关系、工作目标、具体的任职者姓名等基本情况，有的还设置了工作绩效目标指标等。

一般情况下，招聘职位说明书可以直接借用职位说明书中的内容，所以，我们会在年初制订工作计划，统一对全公司的职位说明书进行修改、完善、补充、新订等，平时就要求HR部门或其他部门负责人收集相关信息，主要包括随着公司组织结构、项目开展、职位职责变化、法规或客户要求变化等因素而应当完善相应职位说明书。这样，就能基本保证招聘职位说明书的完整性、准确性。

2、临时制订职位说明书。

计划总赶不上变化，特别是在那些初创或处在迅猛发展时期的公司，往往会根据领导的某个会议或临时想法，就可能突然冒出一些新职位需要招聘人才，这时，人力资源部就需要及时与领导或其他部门协商，该职位的职责、要求、条件和资格等，以及相关待遇、人数等，形成初步的职位说明书，进而指导招聘职位说明书的形成。

3、保持记录整理的习惯。

在人力资源平时的管理工作中，难免出现某些职位职责重叠或空缺的情况，或者某个会议纪要决定变更职责或资格，或者发现、听说某职位在工作中，出现低职高聘、高职低聘等情况，或者从不同渠道收集到用人部门领导或员工自己反映的职责、资格不匹配的情况。对此，人力资源部门全体人员都有此职责，及时记录这些信息，向上级反映情况，批准后去修改和完善职位说明书，这种及时修改的方式应当常用，只有这样，才能让招聘职位说明书始终保持适用性。当然，这个习惯，各部门负责人和公司领导也应当养成，并及时提醒人力资源部完善。

4、发布前及时进行确认。

这个方法虽然显得不太及时，或者有点丢人力资源部的面子，但我认为还是非常适用的。也就是，人力资源部收到用人部门经批准的招聘申请书时，及时与用人部门确认拟招聘职位的职责、资格是否有变化或增加内容等，如果有变化，是否需要领导审批，这样就保证了招聘说明书的最新颖性，同时，可以反过去修改和完善职位说明书。

5、平时多走动了解情况。

人力资源工作不应是办公室工作，而就是现场工作。我们只有经常与用人部门交流沟通，与某岗位的员工交谈，深入到他们的工作和业务流程中去，才能够了解到职位说明书中存在的细节问题，才能够了解到用人部门即将发生的某些事情或变化，才可能更客观的指导人力资源工作，这种主动性的工作方式我们是有相应要求的，而且要查看相关记录和询问相

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22014-03-17

关人员，并最终从提出的修改意见情况来考核。

这样发动人力资源部每位同事的工作积极性，不但能够保证招聘职位说明书的完整性，还能够与各部门关系起到沟通和润滑的作用。

6、相关制订事项的说明。

今天没有说制订招聘职位说明书的流程、参与人、标准表格等，我想这些都是基本的内容，而且到处都能查看到相关参考资料，每家公司之间也没有多大的借鉴性。这里，说下制订过程中的一些注意事项。

(1)人力资源部为主。对于其他部门或员工提出来的意见，HR部门首先要感谢，但并不立即肯定或否定，可以说我们会认真对待，研究后处理，不能让用人部门牵着鼻子走。

(2)提供统一的格式。不管是职位说明书或者招聘职位说明书，HR部门都应当制订适合公司实际的统一格式，不要太复杂，以至于你指导别人填写都要花很长时间，掌握一个标准，就是：制订得较好的表格，包括下面的填写注意事项，如果能够让填表人不用问你就直接能够百分之百填对，当然是在认真阅读和理解的基础上啊，也就是说，不存在理解歧义的情况出现。

(3)保留兜底的条款。有人说，岗位职责分得很清楚，就可以免去JD中职责最后一条“按照完成上级安排的其他工作”。其实，大家请看我们国家制订的许多法律法规，都有这么一条“法律法规规定的其他情形”，这说明，即使是有许多领导和专家参加的法制委员会，在制订时也不敢说照顾到了方方面面，而且随着时间的推移，怎么办?所以，这个兜底的条款还是永久保留在职位说明书和招聘职位说明书中为好。

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第五篇：如何编写一份实用的“工作说明书”

工作说明书作为组织重要的文件之一，是对某类职位分工的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和条什以及本职务任职人资格条件所作的书面记录。通过工作分析程序所获得的资料，经过归纳与整理，可撰写成工作说明书。

一、工作说明书主要内容

一般说来工作说明书编写的过程中无固定的模式.需要根据该企业职务分析的特点、目的与要求具体确定编写的条目。工作说明书一般包括以下内容：

1、工作标识

包括工作的名称、编号、工作所属部门或班组、工作地位、工作说明书的编写日期、编写人与审核人和文件确认时间等项目。

2、工作综述

描述工作的总体性质，即列出主要工作的特征以及主要工作范围。

应尽量避免在工作综述中出现笼统的描述，比如“执行需要完成的其他任务”。虽然这样的描述可以对主管人员分派工作提供更大的灵活度，但实际上，—项经常可以看到的工作内容而不被明确而清晰写进工作说明书，只是用“所分配的其他任务”一类的文字，就很容易成为回避责任找到一种托辞，这使得对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述出现有意无意的漏洞。

3.工作活动和程序

包括所要完成的工作任务、职位责任、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等。 4.工作条件与物理环境

简要地列有关的工作条件，包括工作地点的温度、湿度、光线、噪声程度、安全条件、地理位置等。

5.内外软性环境

包括工作团队中的人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、各部门之间的关系、工作现场内外的文化设施、社会习俗等。 6.工作权限

包括工作人员决策的权限和行政人事权限、对其他人员实施监督权以及审批财务经费和预算的权限等。

7.工作的绩效标准

工作说明书中还需包括有关绩教标准的内容，即完成某些任务或工作量所要达到的标准。这部分内容说明企业期望员工在执行工作说明书中的每一项任务时所达到的标准或要求。 比如，要确定绩效标准，只要把下面的话补充完整就可以了：“如果你做到这样„„，我会对你的工作很满意。”对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话指引叙述完整.自然就贴近和形成一套较完整的绩效标准。 8.聘用条件

包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修与学习的机会等。 9.工作要求

主要说明担任此职务的人员应具备的基本资格和条件，基本分为： ①一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验;

②身体要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度;

③心理要求：包括观察能力、学习能力、解决问题的能力、语言表达能力、人际交往能力、性格特点、品格气质、兴趣爱好等。

二、工作说明书编写要求

工作说明书在组织管理中的地位极为重要，是人力资源部门与相关用人部门招聘人员和考核等重要决策和参考依据。一份实用性强的工作说明书应符合下列要求：

1、清晰明白

在编写工作说明书时，对于工作的描述必须清晰透彻，让任职人员读过以后，可以准确地明白其工作内容、工作程序与工作要求等，无需再询问他人或查看其他说明材料。应避免使用原则性的评价，同时对较专业且难懂的词汇必须解释清楚，以免在理解上产生误差。这样做的目的是为了使用工作说明书的人能够清楚地理解这些职责。

2、具体细致

在说明工作的种类、复杂程度、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这些问题时，用词上应尽量选用一些具体的动词，尽量使用能够准确地表达你的意思的语言。 比如运用“安装”“加工”“设计”等词汇，避免使用笼统含糊的语言，如在一个岗位的职责描述上，使用了“处理文件”这样的文句，显然有含混不清的成份，“处理”是什么意思呢?因此，在具体的编写时，需要仔细区分到底是对文件进行分类，还是进行分发。通过使用具体的词汇，指出工作的种类、复杂程度，需任职者具备的具体技能和技巧，以及应承担的具体责任范围等。

3、简短扼要

整个工作说明书必须简短扼要，以免由于过于复杂、庞大，不便于记忆。在描述一个岗位的职责时，应该选取主要的职责进行描述，一般不超过十项为适，对于兼顾职责的可作出必要的补充或说明。

三、编写时应注意的事项

1、以符合逻辑的顺序来编写

—般说来，一个岗位通常有多项工作职责，在工作说明书中罗列这些工作职责并非是杂乱无章的、随机的，而是要按照—定的逻辑顺序来编排，这样才有助于理解和使用工作说明书。

2、尽量使用通俗易懂的语言

应尽量避免过于强调技术性的文字或概括，所描述工作说明书不仅要让上级能够理解，更重要的是上岗人员能实实在在地领会，因此，当遇到技术性的问题时，应尽量转化成较为通俗的解析。

3、应该表明各项职责重次性

许多具体的工作，所出现的频率、各项职责所占的时间比重都有所不同，因此，可考虑按重次程度自上而下排列;或者结合各项职责出现的频率高低，在对应的备注栏上说明职责在总的职责中占的比例。

要较好的编写工作说明书，不仅要清楚其岗位工作的主要内容，而且对其职责大小与次序的划分也是要明确的。在实际编写方面上，可按照各项职责的重要程度、难易程度和所任职者花费的时间等进行具体分析，关键是客观如实和达至可操作性(即做什么、如何做、做得好)。 —般来说，由于基层或生产线员工的工作更为具体，其工作说明书中的描述也应更为详细。实际上，许多企业是使用“作业指导书”和“岗位操作规程”来替代的。