如何撰写职位说明书

2022-08-23

第一篇：如何撰写职位说明书

如何写职位说明书

职位说明书(Job descriptions，亦称工作描述或职位说明书)是工作分析(Job analysis)的结果之一。

通过职位说明书，可以明确得到任职者的信息，如报告关系、工作总目的、升迁和降级渠道、职级等级、薪酬等级、主要责任、权力、义务、任务、工作环境和工作条件等。

与职位说明书密切相关的是职位规范(Job Specification，亦叫工作规范)，它说明什么类型的人能够胜任本职位工作，主要内容包括：职位名称、知识要求、能力要求、素质要求、技能要求、身体条件要求、职业道德要求等等。

将工作描述和职位规范结合在一起，便于操作，这种结合体称为职位说明书。为什么要编制职位说明书?它有什么作用呢?

职位说明书是企业人力资源管理的基础文件，也是人力资源管理的重要信息来源，而且职位分析设计也是人力资源管理中比较难做的工作之一。

一、对编制人员的要求

1、编制工作者(人力资源部门的工作人员)需要有必要的专业知识和专业经验。

2、有较强的文字表达能力和分析能力，能够将工作规范准确地用文字表达清晰。

3、职位说明书不可能单独由人力资源部门完成，它必须与职位所在部门共同描述。

4、编制人员必须随着工作条件、任务要求、职位调整与合并等变化而适时对职位说明书进行变动。

5、编制人员必须真正了解职位所涉及的工作范围、要求、流程和工艺等基本要素。

二、职位说明书的主要作用：

组织作用：确定本职位工作在组织中的地位，是本职位人员及其相关人员明确在本职位工作的目的、作用。

招募与选拔作用：使人力资源管理部门依据本职位说明书的条件，对本职位人员的具体要求，甄选该岗位的工作人员，便于熟悉与掌握选拔和用人的条件。

契约规范作用：使企业在人员选拔与任用上，有据可依，公平、公正、透明，以免引起内部纠纷和法律诉讼，也是本职位人员依照工作内容和职责有所遵循。

绩效管理作用：提供了设置岗位目标的基本构架，为企业进行全面绩效管理提供重要衡量标准。

薪酬管理作用：职位说明书是企业进行工作评价与分级的重要工具，通过对工作进行评价与分级，可衡量每个工作岗位对企业的贡献，从而为薪酬的级档确定提供参考。培训作用：职位说明书中必须明确提出岗位对知识、技能、经验和能力的要求，如果新招聘或现岗人员不具备职位说明书上所列要求，人力资源部门和所在岗位部门就要提出相应培训计划。

三、职位说明书的格式与内容

职位说明书的格式根据企业不同需要，而格式有别。有的采用事件或任务罗列式，将职位的主要责任与任务按主次一一列出;有的采用因素归类法，把职位的责、权、利及任职条件分成几大因素进行归类描述。

职位说明书大体上涵盖以下内容：

*职位基本信息，也称工作标识。包括职位名称、所在部门、直接上级、管辖下属部门、定员、部门编码、职位编码、薪金等次、职位批准人等。

*工作目标与职责。重点描述从事该职位的工作所要达到的工作目标，以及该职位的主要职责和权限等。

*工作内容。这是职位说明书最重要的内容，应该详细描述本职位所从事的具体工作，并全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作。包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。还可以将工作中需要的工作环境和条件、工具设备等进行描述。工作内容应该从主要工作、重要工作开始，到此重要工作逐一列出。

*个人必备的工作能力和专业技能、证书。主要反映从事该职位应具有的技术能力和水平，为某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。比如作“投资部主管”，如果没有证券、财务会计等相关基础知识以及国家金融政策法规知识，就根本无法开展工作。而相比之下另一些职位则对某些能力要求更为明确，比如“市场部主管”职位，要求有较强的公关能力、语言表达能力等。

*适应该职位的教育背景。从事该职位目前应具备的最低学历要求。在确定教育背景时应考虑，如果让一位新员工担任本职工作，他应该具备什么学历，而不一定是当前在职员工的学历。

*工作时间特征。要反映出该职位通常表现的工作时间特征。例如，在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业需要经常加班;销售人员经常要出差，一般管理人员则要正常上下班等。 *工作经历。反映该职位之前，应具有的最起码的工作经验要求。一般包括两个方面，一是专业经历要求，即相关的知识经验背景;二是可能需要的是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的中、高层管理职位，在担任这些管理职位之前，通常要求再组织其它职位上工作过或对其他职位的工作有一定了解，才可能胜任该职位。

*公司为该职位提供的工作条件和环境、装备。为了保证该职位能够顺利工作，公司提供的物质装备和较好的工作环境条件。

*工作完成结果及建议考核标准。反映该职位完成的标准，以及如何根据完成工作情况，进行考核。具体内容通常与该组织的考核制度相结合。

*专门培训。反映从事该职位前，应进行的基本专业培训，否则将不允许上岗或不能胜任工作。具体是指导员工在具备了教育水平、工作经历、技能要求之后，还必须经过哪些方面的培训。

*体能要求。对体力劳动型的工作，这项非常重要。要求身体条件必须要适应本职位工作要求。

四、职位分析的工作方法

职位分析法，也就是指收集信息和分析本职位的相关信息的方法。企业在实际运用中可以结合自身特点自行定制和修改，以下是几种比较常用的职位分析方法。

1、观察法。观察法是职位分析人员在工作现场，通过对员工实际工作过程进行观察，用文字或图表形式记录本职位在一个阶段的工作内容、形式、程序和方法，获取必要的工作信息，并通过对信息的比较、分析、汇总等方式，得出职务分析成果的方法。并依据观察对象的工作周期和阶段性的不同，观察法具体可分为字节观察法、阶段性观察法。

(1)直接观察法。职务分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察法适用于工作周期短的职务。如每天在重复一个简单的工作职位。例如：城市公交车驾驶员，他在自己线路上每出车一趟就是一个周期，职位分析人员可以随车进行直接观察并记录这个过程。

(2)阶段观察法。企业内部有些职位的工作具有较长的周期性，如董事会秘书工作，每年的不同周期可能会有着不同的工作内容，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须相应于工作的每一个阶段进行观察。

观察法适用于大量标准化、周期短和以体力劳动为主或事务性较强的工作，对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位进行观察分析较为适用。但对脑力劳动为主的工作、不确定因素较多的工作，就不适用观察法。比如企业高层职位，工作内容大多属于

心理、思想活动过程，需要运用分析能力和创造性思维，观察法对其几乎是没有作用，或作用很小。

(3)问卷调查法。这是职位分析比较常用的一种方法，就是采用问卷收集职务分析所需要的资料信息。问卷大多是要求调查对象对有关的内容、工作特征和工作人员特征的重要和频率评定等级。如：“轻、较轻、一般、较重、重”或“偶尔、经常、很频繁”等。问卷法币观察法速度快，节省时间和人力;分析的样本量可以很大，可以对很多职务同时进行分析;分析的资料可以数量化，便于统计和分析。

问卷法适用于脑力劳动、管理职位或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。

(4)访谈法。也称采访法，即通过职位分析人员与任职员工面对面的交谈来收集职位信息资料的方法。这对一些不可能通过观察来了解的工作，或通过分析人员亲自实践来体会的工作尤其适用，如果企业高层职位获高级技术职位的工作分析。

访谈法的特点是操作比较简单，及时发现新情况，可控性强。

其他还有工作实践法、工作日志法等，在此不再一一论述。

五、职位分析的工作步骤

职位分析的工作步骤、程序的描述是多种多样的，我们应该从企业实际操作运用的角度出发，进行职位分析。较为常用的步骤大致有五个阶段：准备阶段、设计阶段、信息收集、信息分析阶段和结果表达阶段。

(一)准备阶段。准备阶段是职位分析的第一阶段。这一阶段工作的步骤是：

(1)确定职位分析的目的;

(2)确定职位分析的工作范围;

(3)报批工作方案与向员工宣传的方式;

(4)组建工作班子。

1、确定职位分析的目的。在企业管理中，解决不同的管理问题所需要的信息及其组合各部相同。职位分析信息对于不同目的的需求也是不一样的。因此，进行职位分析功，首先要明确设定想做什么?要解决哪方面的问题?做到什么程度?怎样去做?这样才能使整个工作有章有序，有的放矢。

2、确定职位分析的工作范围。为了避免多余的工作量并确保信息的质量，要限定信息收集范围。事先根据工作目的确定所需信息搜集的种类与范围。一般来说职位分析的信息类型有以下几个方面：

(1)职位的工作任务内容;

(2)职位在工作中使用的工具设备与辅助设施;

(3)工作条件;

(4)本职位任职资格的要求。

3、报批工作方案与宣传工作的方式。职位分析工作作为企业管理的一项正式的和重要的工作，必须得到企业决策者的批准，并要取得企业内部各部门的合作。

(1)上报初步设想方案。由人力资源部门负责，上述工作确定后，人力资源部门要拟订初步工作设想方案，得到决策者同意并审批。经过批准后才能正式开展工作。

(2)宣传解释。职位分析工作涉及面广，工作计划获得批准后，要向有关部门及人员进行宣传，将职位分析的作用作出详细、清楚的解释，以获得支持和配合。

4、组建工作班子。职位分析工作量大、时间长，而且人员素质水平要求高，企业一般的做法是聘请职务分析专家或在企业内挑选有知识、能力等素质较好的员工组成职位分析工作小组。

(二)设计阶段

准备工作完成后，就可以进入职位分析的具体工作计划和方案设计阶段，制定详细的职位分析实施时间表，编写具体的“职务分析计划方案”的工作步骤是：

1、选择分析的样本。要从工作岗位的重要性、完成任务性的难度、工作内容变化三个方面确定职位分析的样本。职位分析的样本包括：

*关键的职务;

*工作难度大，知识技能要求高的职务;

*工作内容发生变化，原来制定的职务描述出现差异的职务;

*企业新设置的工作岗位。

2、选择信息来源。

信息的来源有很多种，选择的目的是寻找可信度最高的来源，避免信息失真。例如，不要在任何任职人员中提取有关工作负荷、薪酬待遇等方面的信息，因为切身利益的关系，分析对象往往会夸大自己工作的重要性。选择的原则就是不要从可能有利害关系的来源提取信息。

3、设计信息收集方式与实施内容

根据职务分析的目的要求，确定采用那一种或多种结合的信息收集方法，并设计出具体的职务分析实施内容。企业操作中较多采用问卷调查法和访谈法，此处以这两种方法为例加以说明。

(1)问卷调查法设计。

就是编写一份详细的问卷调查表，也可称为“职务分析调查表”。调查表一般说来要能够比较全面的反映出该职务的工作内容、工作职责、职务任职资格等内容。但企业实际操作中，可根据确定的职务分析信息收集的种类与范围而有所侧重。

(2)访谈法设计。

也就是拟出一个有效和完整的“访谈提纲”，访谈提纲的内容和职务分析调查表的内容基本相同。

4、编写职务分析工作计划

工作计划的内容包括：职务分析工作的时间安排实施分析的职位名称和任职员工的人数、分析人员数和所需条件、分析过程的责任划分等。

(三)信息收集阶段

这一阶段是按前述步骤所规定的范围和方法收集信息。仍以问卷调查法和访谈法为例介绍收集阶段的工作的步骤。

1、问卷调查法工作步骤

(1)操作步骤

*事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持;

*向样本员工讲解职务分析的意义，并说明填写调查表的注意事项;

*鼓励样本员工消除顾虑，真实客观的填写问卷调查表;

*职务分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题。

*样本员工填写完毕后，职务分析人员要检查是否有漏填、误填等：

*发现问卷填写有疑问，职务分析人员应该立即向样本员工提问;

*问卷填写检查无误后，信息收集工作完成。

(2)访谈法工作步骤

*事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持;

*向样本员工讲解职务分析的意义，并介绍访谈的大体内容：

*鼓励样本员工真实、客观地回答问题;

*职务分析人员按照面谈提纲的顺序。由浅至深地进行提问：

*营造轻松的气氛，使样本员工畅所欲言;

*控制谈话内容，防止样本员工跑题;

*做谈话记录时注意不要影响样本员工的谈话;

*访谈结束时，让样本员工查看并认可谈话记录：

*访谈记录检查无误后，完成信息收集工作。

除了上述两种信息收集方法外，还要注意其他方法对企业的适用度。此外还可以收集企业的组织结构图、工作流程图、设备维修记录等原始资料，尤其是以前的职位说明书，这都是职位分析的重要信息来源。

(四)信息分析阶段

1、这一阶段是将收集到的信息进行统计、分析研究、归类。信息分析的内容包括：

(1)基本信息分析：对职务名称、所属部门、职务等级等的分析。

(2)工作活动和工作程序分析：对工作任务、职责范围、工作设备及工具、工作流程、工作关系、管理状态等的分析。

(3)工作环境分析：对工作场所、工作安全环境、工一时间、劳动强度等的分析。

(4)生理素质分析：对体能要求、健康状况、感觉器司的灵敏性等的分析。

(5)综合素质分析：对语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等的分析。

2、操作步骤

(1)根据职务分析的目的确定分析项目;

(2)求取样本员工直属上级的帮助，确保所收集的信息没有疑问;

(3)结合企业以前的职位分析资料和同行业同职位的相关职务分析资料，对信息分析归类。

(五)结果表达阶段

这一阶段的工作是将前一阶段的分析结果用文字的形式表达出来，使其成为可以使用的管理文件——职务说明书。

1、职务说明书的构成

职位说明书由两大部分组成：职务描述和职务规范(也可称为职务说明与职务资格要求)。职务描述要具体说明从事某一职务工作的活动特点、环境特点和任职特点;而职位规范则是要说明从事某一职务工作的人员必须具备的生理要求和心理要求。

2、职位说明书编写步骤

结果表达阶段的工作主要是编写职描述和职位规范。具体步骤如下：

(1)职务分析人员以职务分析的成果为依据，编写职务描述和职务规范的初稿;

(2)与样本员工、样本员工上级、企业高层管理人员讨论职务描述和职务规范的具体内容;

(3)确定试行稿;

(4)试行期使用无误后确定为正式文件。

职位说明书是企业管理工作中的一项基础工具，主要目的是为了更好地激励员工，创造一个公平、公正、合理的机制，充分发挥员工的主观能动性。

职位说明书就是让员工知道他们在企业需要做什么?做到什么程度?工作的得好坏会是不同的结果，并根据自己的职位作出符合企业发展的目标和成绩。因此职位说明书要通俗易懂，条理明晰，具体细致，便于操作和执行。

第二篇：如何制订招聘职位说明书

2014-03-17

如何制订招聘职位说明书(JD)?

招聘岗位的发布，离不开一份完整的招聘职位说明书(JD)。其包含岗位职责和任职资格两部分，好的JD应该是职责清晰、要求明确的。那么，如何制订合适的招聘JD，更好地指导我们进行招聘选人?一起来讨论交流一下吧，请问：

1、你们公司各岗位有完整清晰的招聘JD吗? A、有B、没有

2、你们是如何制订这些JD的?结合企业实际，请分享你们的经验和做法。

我们都知道，岗位说明书是人力资源部基础工作，同样，招聘职位说明书是我们开展招聘工作的基础，没有它或不完整，都可能会引起招聘工作的无序或混乱，为更好的指导招聘工作，在制订招聘职位说明书方面，有以下心得和体会。

1、定期完善职位说明书。

招聘职位说明书，主要包括岗位职责和任职条件等，这是职位说明书中的主要内容，后者还包括职位编号、直接上级、直接下属、对内对外关系、工作目标、具体的任职者姓名等基本情况，有的还设置了工作绩效目标指标等。

一般情况下，招聘职位说明书可以直接借用职位说明书中的内容，所以，我们会在年初制订工作计划，统一对全公司的职位说明书进行修改、完善、补充、新订等，平时就要求HR部门或其他部门负责人收集相关信息，主要包括随着公司组织结构、项目开展、职位职责变化、法规或客户要求变化等因素而应当完善相应职位说明书。这样，就能基本保证招聘职位说明书的完整性、准确性。

2、临时制订职位说明书。

计划总赶不上变化，特别是在那些初创或处在迅猛发展时期的公司，往往会根据领导的某个会议或临时想法，就可能突然冒出一些新职位需要招聘人才，这时，人力资源部就需要及时与领导或其他部门协商，该职位的职责、要求、条件和资格等，以及相关待遇、人数等，形成初步的职位说明书，进而指导招聘职位说明书的形成。

3、保持记录整理的习惯。

在人力资源平时的管理工作中，难免出现某些职位职责重叠或空缺的情况，或者某个会议纪要决定变更职责或资格，或者发现、听说某职位在工作中，出现低职高聘、高职低聘等情况，或者从不同渠道收集到用人部门领导或员工自己反映的职责、资格不匹配的情况。对此，人力资源部门全体人员都有此职责，及时记录这些信息，向上级反映情况，批准后去修改和完善职位说明书，这种及时修改的方式应当常用，只有这样，才能让招聘职位说明书始终保持适用性。当然，这个习惯，各部门负责人和公司领导也应当养成，并及时提醒人力资源部完善。

4、发布前及时进行确认。

这个方法虽然显得不太及时，或者有点丢人力资源部的面子，但我认为还是非常适用的。也就是，人力资源部收到用人部门经批准的招聘申请书时，及时与用人部门确认拟招聘职位的职责、资格是否有变化或增加内容等，如果有变化，是否需要领导审批，这样就保证了招聘说明书的最新颖性，同时，可以反过去修改和完善职位说明书。

5、平时多走动了解情况。

人力资源工作不应是办公室工作，而就是现场工作。我们只有经常与用人部门交流沟通，与某岗位的员工交谈，深入到他们的工作和业务流程中去，才能够了解到职位说明书中存在的细节问题，才能够了解到用人部门即将发生的某些事情或变化，才可能更客观的指导人力资源工作，这种主动性的工作方式我们是有相应要求的，而且要查看相关记录和询问相

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22014-03-17

关人员，并最终从提出的修改意见情况来考核。

这样发动人力资源部每位同事的工作积极性，不但能够保证招聘职位说明书的完整性，还能够与各部门关系起到沟通和润滑的作用。

6、相关制订事项的说明。

今天没有说制订招聘职位说明书的流程、参与人、标准表格等，我想这些都是基本的内容，而且到处都能查看到相关参考资料，每家公司之间也没有多大的借鉴性。这里，说下制订过程中的一些注意事项。

(1)人力资源部为主。对于其他部门或员工提出来的意见，HR部门首先要感谢，但并不立即肯定或否定，可以说我们会认真对待，研究后处理，不能让用人部门牵着鼻子走。

(2)提供统一的格式。不管是职位说明书或者招聘职位说明书，HR部门都应当制订适合公司实际的统一格式，不要太复杂，以至于你指导别人填写都要花很长时间，掌握一个标准，就是：制订得较好的表格，包括下面的填写注意事项，如果能够让填表人不用问你就直接能够百分之百填对，当然是在认真阅读和理解的基础上啊，也就是说，不存在理解歧义的情况出现。

(3)保留兜底的条款。有人说，岗位职责分得很清楚，就可以免去JD中职责最后一条“按照完成上级安排的其他工作”。其实，大家请看我们国家制订的许多法律法规，都有这么一条“法律法规规定的其他情形”，这说明，即使是有许多领导和专家参加的法制委员会，在制订时也不敢说照顾到了方方面面，而且随着时间的推移，怎么办?所以，这个兜底的条款还是永久保留在职位说明书和招聘职位说明书中为好。

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第三篇：如何撰写专利说明书

说明书是专利申请文件中很重要的一种文件，它起着公开发明的技术内容、支持权利要求的保护范围的作用。

(1)说明书的一般要求

a.应清楚、刀整地写明发明或实用新型的内容，使所属技术领域的普通专业人员能够根据此内容实施发明创造。说明书中不能隐瞒任何实质性的技术要求。

b.说明书中各部分内容，一般以单独段落进行阐述为好。

c.说明书中要保持用词的一致性。要使用该技术领域通用的名词和术语，不要使用行话，但是其以特定意义作为定义使用时，不在此限。

d.使用国家计量部门规定的国际通用计量单位。

e.说明书中可以有化学式、数学式。说明书附图，应附在说明书之后。

f.在说明书的题目和正文中，不能使用商业性宣传用语。例如：“最新式的……”，“世界名牌……”。不能使用不确切的语言。例如：“相当轻的……”，“……左右”等。也不允许使用以地点、人名等命名的名词，例如“陆氏工具”、“孝感麻糖”。商标、产品广告、服务标志等也不允许在说明书中出现。说明书中不允许有对他人或他人的发明创造加以诽谤或有意贬低的内容。

g.涉及外文技术文献或无统一译名的技术名词时，要在译文后注明原文。

(2)说明书的结构和内容

专利法实施细则第18条规定了说明书8个部分的内容及行文的顺序，除发明或实用新型名称外，一般情况下，各部分应当至少使用一个自然段，但不用加序号和列标题。

a.发明或实用新型的名称。名称应当与请求书中名称一致，简洁、明确表达发明或实用新型的主题。名称应表明或反映发明是产品还是方法，例如“集成电路气密封方法”、“一种电池充电装置”。名称还应尽量反映出发明或实用新型对象的用途或应用领域，例如“汽车发电机”，“紧急或备用电源装置”。对于符合单一性的两项或两项以上的发明或实用新型申请，应当将它们在名称中同时反映出来，如“半导体激光器及其生产方法和其生产所用的装置”。不能使用与发明创造技术无关的词来命名，字数控制在25个以内。名称应写在说明书首页的顶部居中位置，下空一行写说明书正文。

b.发明或实用新型所属的技术领域。所属技术领域是正文的第一自然段落，一般用一句话说明该发明或实用新型所属的技术领域，或所应用的技术领域。值得注意的是，这里所指技术领域是特定的技术领域，如“半导体制造”，“碳氢化合物”，

而不是“物理”、“化学”等广义的技术领域。所属技术领域的书写可采用“本发明涉及一种…·”，或“本实用新型是关于……”的形式。

c.现有技术和背景技术。申请人在这一部分应写明就其所知，对发明或实用新型的理解、检索、审查有参考作用的现有技术，并且引证反映这些背景技术的文件。引证的如果是专利文件，应注明授权国家，公布或公告的日期，专利号及名称;如果是书刊类的现有技术，应写明该书籍或期刊的名称，著者，出版者，出版年月及被引用的章节或页码。这些现有技术中应包括相近和最接近的已有技术方案，即与申请专利的技术方案的用途相同，技术实质和使用效果接近的已有技术方案。这里特别应当突出最相近的技术方案，详细分析它的技术特征，客观指出存在的问题或不足，可能时说明这些问题或不足的原因。在这一部分也可写本技术的历史背景和现状。

d.发明或实用新型的月的。在这一部分里要针对现有技术的缺陷，说明该发明或实用新型要解决的技术课题。语言应尽可能简洁，不能用广告式宣传语言，也不能采用言过其实的语言。所提出的目的应是所提出的技术方案实际上能达到的直接结果，而不应是发明人的主观愿望。一般采用“本发明(实用新型)的目的在于避免(克服论述……中的不足(缺点)而提供一种…产品(方法)”的描述形式。

e.发明或实用新型的技术方案。这一部分应清楚、简明的写出发明或实用新型的技术方案，使所属技术领域的普通技术人员能够理解该技术方案，并能够利用该技术方案解决所提出的技术课题，达到发明或实用新型的目的。写法可采用“本发明(实用新型)的目的是通过如下措施来达到…”语句开始，紧接着用与独立权利要求相一致的措辞，将发明或实用新型的全部必要技术特征写出。然后，用诸个自然段，采用不肯定的语气记载与诸从属权利要求附加特征相一致的技术特征。在发明或实用新型简单的情况下，后一部分可不写，而在实施例中或图面说明中进行说明，但与独立权利要求一一对应的一段是必要的。

f.发明或实用新型与现有技术相比具有的优点、特点或积极效果。这一部分应清楚而有根据地说明发明或实用新型与现有技术相比，所具有的优点和积极效果，说明现有技术的缺陷，不足或存在的主要弊端。可以从方法或者产品的性能、成本、效率、使用寿命以及方便安全可靠等诸方面进行比较。评价时应当客观公正，不能以贬低现有技术来抬高自己的发明。

g.对附图的说明。如果必须用图来帮助说明发明创造技术内容时，应有附图并对每一幅图作介绍性说明，首先简要说明附图的编号和名称，例如：“图1是本发明(实用新型)的俯视图”、“图2是本发明(实用新型)A-A的剖视图”，接着可以在此逐一说明附图中的每个标注的符号，或结合附图对发明或实用新型的技术特征进一步阐述。

h.实施例或者具体的实施方式。这一部分应详细描述申请人认为实施发明或实用新型的最好方式，并将其作为一件典型实例，列出与发明要点相关的参数与条

件。必要时，可以列举多个典型、实例，有附图的应对照附图加以说明，关键要支持权利要求，而且要详细、具体。

i.如果是涉及微生物方面的申请，文件中还应当写明该微生物的特征和分类命名，并注明拉丁文名称。

前述说明书的几个部分，一般都要采用单独段落进行阐述。但对内容特别简单的发明创造，第e、g、h可以合为一段进行阐述。

(3)说明书撰写中常见的错误

a.没有按要求的8个部分来撰写。一般初学者在没有掌握正确的写法之前，容易把自己原来的职业习惯带到撰写专利文件中来。如有人用写论文的方法撰写说明书。写论文一般以理论为主，以实验装置和产品为辅，重点说明一种理论的成立，而专利说明书是以具体的技术方案为主，理论说明可有可无。有些人采用撰写产品说明书的方法来撰写专利说明书也是不对的。

b.没有充分公开。说明书对发明创造进行充分的公开，是为了说明申请的内容具有新颖性、创造性和实用性。专利局可以根据说明书给出的内容决定是否授予专利权。因此，说明书公开的内容应当给权利要求以支持，否则，就不会授予专利权。有些说明书通常说明产品和方法的功能，对实质性技术内容，如产品的结构和方法的步骤没有公开，这是不允许的，也是不能够获得专利权的。

c.说明书内容不支持权利要求。权利要求书中使用的措词和对特征的描述应与说明书完全一致。有的申请人撰写说明书时随心所欲，将一特征使用多种措词，势必造成说明书不支持权利要求。

d.发明的任务和内容不符合单一性原则。申请人往往忽略“一发明一申请”的原则，容易把一项科研全过程的成果写人一份申请中，这也是常见错误之一。

e.使用广告性宣传用语，不适当地贬低现有技术，无根据地夸大自己发明。另外写入很多与发明内容无关的文字，这也是不允许的。

(4)怎样撰写好说明书

一般来说，要撰写好专利说明书应遵循以下基本步骤：

a.全面研究、分析发明，确定发明的技术领域，深入了解发明的实质。在这个过程中，要准确确定发明的技术领域，应结合IPC国际专利分类法来进行。在分析发明的实质时，应当对发明人的“发明点”进行认真分析。如是产品发明，要深入研究产品的静态结构、动态结构以及使用操作过程。如果是方法发明，应深入研究其各个步骤和工序，以及各个工序中使用的工艺参数和条件。

b.要认真进行全面检索。做好专利申请前的检索，是申请人撰写好申请文件和顺利获得批准的前提条件。检索工作可委托湖北省专利管理局信息中心办理。申请人对检索的结果要进行分析研究，以确定哪些是属于影响新颖性的材料，哪些是影响创造性的材料，哪些仅仅是背景材料。对关键的材料要深入研究。

c.确定最接近的对比文件。在检索结果证明发明不丧失新颖性后要确定最相关的文献。特别是对于改进发明，应对发明原型的文献进人深入细致的分析，明确它的优点和不足，根据它的不足可以提出本发明的任务，同时要确定它与本发明共有的必要技术特征。

d.明确保护范围。如何确定一个合适的保护范围很重要。太宽了，审查员通不过，专利批不了，太窄了，发明人的利益不能得到充分的保护。所以应选择一个尽可能宽的、但又能够通过审查的、合适的保护范围。

e.严格按照前述介绍的起草说明书的8个部分的内容和要求撰写。

f.检查说明书和权利要求书的关系，检查说明书和附图的关系。

做好以上几个方面的工作，使说明书支持权利要求，满足已讲过的文字和内容上的要求，再通过具体的撰写实践，就能够撰写出合格的专利说明书了。

说明书(申请专利)

说明书

1.格式说明书

(写明要说明的事项)

1.……

2.……

2.说明

说明书是申请专利的重要的法律文书，当事人申请发明或者实用新专利应当提交说明书，说明应当说明的事项，说明书一式两份。说明书应当注意的问题是：

(1)发明或者实用新型专利说明书，除发明或者实用新型的性质需要用其他方式和顺序说明以外，应按下列顺序填写：

发明或者实用新型名称，该名称应与请求书中的名称一致;发明或者实用新型所属的技术领域;就申请人所知，写明对发明或者实用新型的理解、检索、审查有

参考作用的现有技术，并且引证反映该技术的文件;发明或者实用新型的目的;清

楚完整地写明发明或者实用新型的内容，以所属技术领域的普通专业人员能够实现

为准;发明或者实用新型与现有技术相比所具有的优点或者积极的效果;如有附图，

应当有图示说明;详细叙述申请人认为实现发明或者实用新型的最好方式，但不得有商业宣传用语。

(2)说明书应当打字或者印刷，字迹整洁清楚，黑色，符合制版要求，不得涂改。字高在0.3-0.4厘米之间，行距在0.3-0.4厘米之间。四周须留有空白，左侧和顶部各留2.5厘米，右侧和底部各留1.5厘米。

(3)说明书首页用此页，如写不下，可用白纸续写。续页必须与首页大小、质量相一致，横向书写，只限于使用正面，反面不得使用，四周应留有空白。发明

或者实用新型名称居中，名称与正文之间空一行。邮寄申请文件不得折叠。

第四篇：如何撰写高质量的业务需求说明书

作者：渤海银行资讯科技部张保军原文刊登于《金融电子化》

在日常工作中，银行业务部门经常提出不同的业务需求，有新产品研发需求，有对现有系统功能改进需求，有提取数据需求，有反映生产问题需求。这些需求提交给科技部门在信息系统中实现，科技部门经常说业务部门提交的业务需求涵义表达不清、内容描述不完整等，科技人员难以按照业务部门要求实现。业务需求说明成为业务与科技经常扯皮、推诿、口舌之争之标靶，影响了软件项目研发进度和质量。

撰写一份高质量的业务需求说明书真的很难吗?本文就此与大家探讨如何撰写高质量的业务需求书。

一、说明书常见问题

(1)需求过于简单。有的只是一句话，如在现行的企业网银系统中增加批量代发工资功能，可以说，只给了一个需求题目，没有内容描述，具体业务处理流程和要求没有任何说明。

(2)需求内容不完整。业务需求书洋洋洒洒写了不少，但仔细一看，整个需求说明书内容缺东少西，不是少了会计分录，就是少了统计分析;不是少了界面输入项目，就是少了业务处理过程及要输出的结果等。

(3)需求内容描述不清晰。想要什么，业务流程如何处理，定义不清，概念界定模糊，有很多疑问。如需求书中对于统计报表只是画出一个大概表样，没有给出统计口径、数据来源等详尽资料。

(4)业务需求说明书本是很严谨的文书形式，但撰写人重视程度不够。需求说明书普遍存在错别字、语句涵义表达不清楚，口语化浓厚，引用图表不准确，主题表达不够清晰。

(5)需求说明书照搬照抄。为了图省事，把一些软件公司提供的产品功能介绍文档改头换面，作为业务需求说明书提交，业内人员一看就知道不是自己写的，很多地方根本不符合本行业务处理流程和系统功能。

(6)需求说明书没有统一撰写格式，不管是研发新产品、对现有系统功能改进、还是提取数据和生产问题需求，都没有一个简单实用的需求格式，随意书写，或者提供的格式完全不符合业务人员要求，大家不愿意或根本无法使用。

二、质量不高原因分析 (1)撰写业务需求说明书时，业务部门没有很好组织人员对其需求进行认真讨论、分析，匆忙撰写，完成后没有很好斟酌修改完善，又匆匆忙忙提交给科技部门研发，事先也顾不上与科技部门做沟通，多听听科技人员的意见。 (2)业务需求通常由银行各个职能部门提出，业务部门只从自己负责的业务角度出发考虑，缺乏与其他业务部门之间必要的沟通交流，缺少整合性。许多需求仅仅是出于单个专业的需要，而不是全行整体需要，造成业务做法不能很好相互借鉴，有的甚至产生矛盾。在信息系统中相互制肘，重复又各成体系，形成不必要的内耗。

(3)业务人员对信息系统及整个银行业务处理流程及制度要求，缺乏深入了解掌握，造成撰写的需求内容描述不清楚，不准确。

(4)需求说明书没有模版，业务部门没有参照，或是科技部门提供的模版实用性不强，不符合业务要求。或更多是科技部门从技术要求方面出发，按照软件功能说明书内容格式让业务部门撰写需求。业务部门对很多技术要求不熟悉，不知道如何下手撰写。再有，模版过于教科书化。文档模版编写时，没有很好依据公司自身现状，从实际出发并实地征求业务部门意见，造成业务部门不愿意或无法按照科技部门提供的需求撰写模版撰写需求，达不到预期效果。 (5)业务与科技部门缺少需求交流机制、交流平台，大家都无法积极主动交流，无法倾听相互之间的意见。

三、提高撰写质量的措施

提高业务需求撰写质量，就要真正反映业务真实想法，和业务保持一致，并能提供科技部门软件研发需要的业务需求，确保在软件项目研发过程中，各项研发工作和需求之间的一致性，是需求管理的一项重要内容。

(1)业务与科技要建立良好的交流与合作关系。优秀的软件产品是建立在优秀的业务需求基础之上的，高质量的软件产品来源于业务人员和技术人员相互之间有效的交流与合作。业务与科技部门要建立一个良好的业务需求交流沟通渠道和机制，解决工作中有关需求不清、推诿扯皮现象的发生，以面对面交流为主，邮件、电话为辅。业务人员撰写完成业务需求后可以通过邮件的形式发给科技人员，让科技人员提出修改完善建议，相互之间交流沟通后，经过对业务需求说明书反复多次修改后再提交。

(2)科技部门要做好角色的转变，帮助业务部门其实就是帮助自己，不要认为业务需求与科技部门无关。科技部门不能只关心技术，更应该关心产品，跟踪产品应用情况，参与业务需求制订，与业务部门一起做好市场调研，参加前端性产品的研究和发展，帮助业务部门优化需求，可以提供业务需求说明书样本让业务人员参照学习。

(3)业务需求要分类管理。业务需求通常可以分为新产品研发需求、功能变更需求、数据提取需求、生产问题需求等，针对不同业务要求设计不同的业务需求撰写格式。新产品需求需要设计详细的需求撰写格式。功能变更需求、数据提取需求和生产问题需求要专题专述，变更那里则提出那里的数据，哪个系统出现了问题、出现的问题现象是什么等内容，要重点突出，内容描述简单明了。 (4)业务需求说明书撰写基本要求。①标准化：他山之石，可以借鉴，善于学习运用CMMI标准及其他软件公司好的做法，针对不同的业务需求，都要给出一个符合公司实际，行之有效的撰写标准。②易用性：业务部门撰写的业务需求说明书要便于不同岗位人员进行阅读、理解、学习和使用。③简洁性：业务需求书中描述的内容要突出主题，只反映要描述的问题，不包含其他不必要的东西，语言表达简明扼要，一清二楚，可以配以适当的图表，以增强其清晰性。④ 针对性：业务需求说明书要按不同的需求类型、面对不同的业务对象，实行差异化编制，根据实际需要进行编写。⑤一致性：业务需求说明书中的文字描述应当十分确切，对于同一业务描写，不能出现多义性的描述，应当是一致，相互之间没有矛盾。⑥完整性：业务需求说明书都应当是完整的、独立的，没有遗漏和丢失的内容。对于需求内容相同的部分，这种重复是必要的，不要图省事避免在文档中出现“见XX文档XX章节"的现象。⑦灵活性：不同的新产品研发需求，因其复杂程度和规模不同，在保持需求格式不变的情况下，也需要对需求说明书内容中不同部分描述详细程度做调整。⑧可追溯性：业务需求说明书作为软件项目研发的一个重要文档，并不是孤立的，而是与各个阶段完成的工作有密切的关系，随着研发工作的逐步延伸，具有一定的继承关系，体现出了可追溯的特性。如需求变更说明是在原来业务需求说明书基础之上的变更，软件需求说明书会在详细设计说明书、测试案例等文档中有所体现。

(5)做好业务人员的培训学习。在工作交流过程中，业务人员经常讲，“科技人员总说业务需求写得不清楚，怎样写才能符合科技要求?”因此，针对如何撰写高质量的业务需求设计开发培训课程，有针对性地对业务人员进行培训，引导和教会业务人员撰写业务需求说明书，通过工作不断沟通交流、完善修改，写出一份业务与科技都满意、高质量的业务需求也不是一件难事。