公司员工档案如何编号

公司员工档案如何编号（共5篇）

篇1：公司员工档案如何编号

公司档案编号规则及更新实施

一、目的

为了规范档案管理规范，在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

二、档案编号规则

档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年月）、流水号

1、一级目录

根据企业的情况，一级目录以部门为划分

例如：人事部（RS）、财务部(CW)、物流部(WL)。

2、二级目录

以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。如：项目（XM）、合同（HT）

3、三级目录（年月）

因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月亦为两位数，如果不能确定具体月份则以00表示

如：2013年3月—1303，2013年12月—1312，2013年—1300

4、流水号

四位数字为流水号，如0001，0033

5、例子

人事部2013年6月5日签订的办公楼装修合同：RS-HT-1306-0021

三、档案排架规则

排架顺序以部门编码字母为序，按字母前后顺序排例，具体档案架排序，以二级目录的字母顺序为序

四、新编号实施及更新

目前已有大量的档案已存档，如果要全部立即更新的话，工作量过大，耗费的时间过长，因此采取以下步骤实施及更新编号

1、在档案的台账中将已存的档案全部增加新的档案编号，同时保留旧编号

2、新增的档案只用新的编号

3、在旧档案使用时更新编号，并在台账中标注或删除旧的档案编号

4、年内完成全部编号更新的工作

5、整理档案室文件以档案排架规则排档，并在档案架内和外都作标注，便于查找

6、编制档案检索工具或台账

篇2：公司员工档案如何编号

(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)

1、主题内容与适用范围

本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。本标准适用于档案馆(室)编制档号。

2、术语 2．1 档号

档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号

档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号

全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号

馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号

产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2．7 件号

案卷内文件的顺序号。 2．8 页(张)号 案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3、档号编制原则 3．1 唯一性原则

档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则

档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5 简单性原则

档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

4、档号的结构 档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为：

全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。即：×××× „„××× ××× ××× 全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号

4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号

即：×××× ××× „„n ××× ××× 全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号

4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即：

×××ׄ„ n ××ׄ n ××× ××× 类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号

4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。

4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。全宗号的格式是： × ×××

全宗属类代码 全宗顺序号

5．1．1 全宗属类代码的编制方法 5．1．1．1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。 5．1．1．2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。

例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。 例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。

例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””

5．1．2 全宗顺序号的编制方法

5．1．2．1 全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。5．1．2．2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。 5．2 案卷目录号的编制方法 案卷目录号以三位阿伯数字标识。

5．2．1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

5．2．2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。

5．2．3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 5．3 类别号的编制方法

5．3．1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。

5．3．2 不同级位的类别之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

5．3．3 在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。5．4 项目号的编制方法

项目号引用有关管理部门编制的项目代号。 5．5 案卷号的编制方法

5．5．1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。

5．5．2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。5．5．3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。5．6 件号的编制方法

5．6．1 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。5．6．2 件号用阿拉伯数字标识。

5．6．3 卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。5．6．4 件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。5．7 页(张)号的编制方法。

5．7．1 页(张)号用阿拉伯数字标识。

篇3：档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则

一、文书档案：

2000年前的文件按“卷”整理，按-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C）一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号 全宗号：4位，如“0134” 目录号：3位，如“001” 案卷号：4位，如“0001” 顺序号：3位，如“001”

2000年后的文件按“件”整理，按-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30年（D30)、10年（D10)，在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，30年（D30)一个流水号，10年（D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号——保管期限—（组织机构或问题）—件号

全宗号：4位，如“0134” ：4位，如“2013”

保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。

篇4：物业公司员工档案管理制度

1.0目的:为确保公司人事档案的机密性、完整性和准确性，特订立本制度。2.0范围:公司所有员工的人事档案列入本办法范围。

3.0管理细则

3.1新进员工第一次建档后，日后有关个人人事资料，均要随时归档备案；

3.2进人员报到后，按“员工个人资料档案明细表”顺序进行建档，目录如下：

3.2.1职位申请表

3.2.2员工个人简历、学历证书复印件、身份证复印件、3.2.3健康体检表、计生证

3.2.4员工转正通知书

3.2.5员工奖惩记录表

3.2.6员工异动申请单

3.2.7劳务用工合同

3.2.8其他有关资料或证件

3.3管理

3.3.1所有人事档案都属于机密文件，应妥善保管，不得随意泄密；

3.3.2四职等以上主管本人亲自到行政部借阅档案方可，且仅限调阅本部门人员档案；

3.3.3任何人均不得向行政部借阅自己本人的档案。

4.0本办法的制定、修订、废止与实施

4.1本办法由行政部制定，经管理者代表核准、经理通过后公告实施；

4.2本办法由行政部负责修订、废止，经管理者代表核准、经理通过公告实施；

4.3本办法由行政部负责监督实施。

篇5：公司为员工调入档案有什么意义？

答：

一、调入员工档案对公司的主要意义在于：⑴可以了解和掌握员工的历史，免得在录用员工时，被其表象所蒙蔽。因为档案中记载了员工的主要经历及受到的重大奖惩；⑵对员工本人来说，档案很重要，公司调入它有利于约束员工规矩地工作并按正常程序调离公司，预防员工给公司造成损失后不辞而别事件的发生；⑶当需要为员工对外开证明时，经常要查阅档案，以档案中的记载作为依据；⑷为员工办理社会保险手续时，有时要用到档案。

二、外地员工的档案完全可以不调入。