信函写作常用表达

信函写作常用表达（精选6篇）

篇1：信函写作常用表达

常用公文写作之信函性文种

函

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准和答复审批事项的公文。函和请示都有“请求批准”的用途，函和请示的区别在于，函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业

务上的主管和被主管关系的单位之间。

根据主动与被动，函有发（去、问）函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。

一、公函的类别

（一）联系函

1．商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：《北京联合大学旅游学院关于商洽×××同志调动工作事宜的函》。

2．询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《教育部科技司关于询问贯彻×××工作会议情况的函》。

（二）请批函向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：《×××学报关于申请广告许可证的函》。

（三）告知函主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例：《北京联合大学旅游学院关于×××结果的函》。

二、公函的写法

（一）标题函的标题有多种写法，一种是发文机关、事由、回复函对象、文种，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》，这是较重要复函常用的标题。另一种是只写事由、文种，省略发文机关，如《关于请求增拨设备维修费的函》、《关于拨款举办“×××节”的复函》，前例为发函标题，后例为复函标题。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。还有一种是省略事由的，如《××省高级人民法院函》，这种情形不多见。

（二）主送机关顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

（三）正文函的正文包括原由、事项、结语三部分。原由，指发出本函的原因，一般简明扼要，一两句话说明即可。例如复函的原由一般写：“你单位××××年××月××日关于××××××的来函收悉”，等等。事项，指函的主体内容。发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。不管写哪种函，事项必须清楚、具体、明确、扼要，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。结语，指函的结尾，一般使用公文术语，如：“特此函告”，“特此函达”，“专此函告”，“敬请函复”，“请复”，等等；复函多用“特此函复”，“此复”，等等。尾语应根据内容、要求来拟写。

（四）落款正文右下方署名并盖公章。

【 范 文 一 】

中国科学院××研究所

致××大学商洽建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持，取得了令人满意的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果，取得更大的成就，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流；共同分析国内外同行的项目动态和发展趋势；互相参加对方组织的学术年会及专家讲学活动；互派专家参加对方的学术组织对科研发展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。协作形式和办法视课题性质和双方条件，制定单项协议。

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助，所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。校、所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作，享受同原单位职称相应的待遇。

四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向，协调分工，避免重复。共商协作项目，使双方有所侧重与分工。

五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备，在可能情况下向对方提供利用，并协助做好测试工作。双方的附设工厂车间，相互给予科研和实验设备加工的方便。

六、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，请即研究函复。

中国科学院××研究所

一九××年×月×日

【 范 文 二 】

国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函

国办函〔2000〕16号

安徽省人民政府：

你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》(皖政秘〔1999〕138号)收悉。经国务院领导同意，现函复如下：

一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区，实行现行的国家经济技术开发区的政策。

二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊，东以始信路、耕耘路、清潭路为界，西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路，南至紫蓬路，北至繁华大道、明珠广场，规划范围总用地985平方公里。

三、合肥经济技术开发区的建设和发展，纳入合肥市经济技术发展总体规划，建设发展资金由你省自筹解决。

四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针，积极改善投资环境，逐步完善综合服务功能。

五、要加强领导和管理，促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。

国务院办公厅

二○○○年二月十三日

【 范 文 三 】

××大学人事处关于

商洽×××同志调动工作事宜的函

××××制造厂人事处：

我校××学院××系××教研室×××同志，19××年从××工业大学××专业本科毕业，分配到我校任教师以来，工作认真负责，教学、科研都取得了显著成绩，于19××年被聘为讲师。

该同志一人单身在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻×××同志在贵厂工作。不但夫妻分居两地，且上有体弱多病的母亲，下有不满周岁的儿子需要照顾。根据该同志多次申请，经我校领导研究，为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难，我校同意该同志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽，并请尽快函复。若贵厂同意考虑×××同志的这一要求，接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。

××大学人事处

一九××年×月×日

【 病文分析 】

公函

××大学校长办公室：

首先，我们以××省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。

事情是这样的：最近，我们经与某某学院磋商，决定派×位老师到该院进修学习。只因该院恢复不久，在“文革”中大部分房屋遭到破坏，至今未能修盖完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，齐头并进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。

为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。

以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到贵校的答复。

此致

敬礼

××省财经学校(公章)

一九××年×月×日

这篇公函存在以下几个方面的问题：

1．格式不正规

首先是标题不规范。作为正式的公文，应该采用公文标题的常规格式，只用“公函”二字作标题，显然不合要求。

其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语，消解了公文的特色，有些不伦不类。

2．请求近乎无理

发函单位为解决自己进修教师的住宿问题，竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出，此函仅以帮助辅导、批改作业作为交换条件(他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格)，其他真正能作为对等交换的条件完全没有，其结果可想而知。

3．语言不得体、不准确

此函的语言有较多问题。

一是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口语，如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。

二是有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德”。

三是用词不当，如“宽大为怀”，应是旧时惩处时的用语，“救人之危”的说法也有些过份。最不应该的是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们以校方的名义”一句话，让人莫名其妙：难道这函不是以校方名义发出的吗？

以上种种问题使得这篇公函几乎没有达到目的的可能，应从中汲取失败的教训。

篇2：信函写作常用表达

我们认为……

We think that...

We believe that... (我们相信……)

We understand that... (我们理解……)

我们强烈地感到……

We feel strongly that...

We feel strongly that our products are the best. (我们强烈地感到我们的产品是最好的。)

我们所理解的是……

It is our understanding that...

We understand that...

我们对……完全没有异议。

We do not anticipate any objections to...

We do not anticipate any objections to your proposal. (我们对贵社的提议没有任何异议。)

我们找不到任何理由……

We can see no reason why... 直译是“我们不明白为什么必须……的理由。”Why以下是说话人认为不太合适的事情。“我们一向不认为……”、“我们对不那样做没有异议”、以这种煞有介事的语气使对方感激。

●反驳对方

我们不清楚您到底是怎么想的。

It is not (quite) clear to us what you had in mind.

It is not clear to us what you meant.

It is not clear to us what you intended.

使我们担心的一点是……

The one point that concerned us (a little) was... concern “担心，在意”。

The one point that troubled us was...

我们对……感到担心和挂念。

We have become concerned with regards to...

篇3：如何改善外贸信函写作教学

关键词：外贸函电写作,教师素质,教学模式和方法

随着中国的改革开放, 尤其是加入WTO后, 我国对外经贸往来日益频繁, 对既懂外语又懂外贸的人才的需求越来越大, 要求也越来越高。外贸信函写作课程的主要特点是英语语言技能和商务专业知识相结合。这个特点要求老师不但要在教学中培养学生的英语语言能力, 同时还要给学生讲授专业的外贸知识。因此该课程对教师素质要求及其课堂组织有着比较高的要求。将结合自己的教学经验, 谈谈改善外贸函电教学的些许建议。

1 教师素质必备

外贸函电写作的课程性质决定了教师既要具备普通英语的写作教学能力, 又要熟练了解外贸业务知识。这样对外贸英语函电老师的要求就很高。可是目前这两者兼备的教师却不可多得。因为大部分高校的外贸英语函电老师多非科班出身, 有些原是英语专业的教师。虽然来自于英语教师队伍的外函老师长时间从事英语语言教学, 而且具备一定的教学经验, 但他们的外贸专业知识严重缺乏。这些人既无厚实的外贸知识功底, 也无上岗前的培训, 往往花在这门课上的时间不少, 但教学效果甚微。很多情况下, 他们在教学中把外贸英语函电课当成是国际贸易的英译版本, 教学单调。往往是对外函中出现的英语句子沿袭英语精读课的套路对所教信函逐词逐句地释义分析, 例解翻译。而且当信函中涉及到外贸实务方面知识时, 这些教师往往不知如何讲解, 只能选择避重就轻, 或干脆避而不谈。因此, 作为这课程的教师, 其本身的素质对教学质量的提高起着至关重要的作用。外贸函电教师不仅要拥有深厚的语言知识, 而且要有丰富的相关学科的专业知识。只有这样, 教师才能够在课堂上做到游刃有余, 做出有理有据、令人信服的讲解。教师应该不断地学习、充电, 从各种不同的渠道, 提受。所以, 学生要继续重视包括语法和词汇在内的英语基本功训练, 坚持以基本功引领能力培养。在能力训练方面, 不但要重视基础写作, 还要更加强调应用文和外贸实务写作能力的提高。而在对学生英语能力的培养上, 把提高学生的英语写作能力和口头表达能力作为主攻方向。因为, 此专业的毕业生在企业里, 常常需要独挡一面, 不仅要求学生要有较强的英语应用能力, 特别是应用文写作和口头交际能力, 还要求他们具有较宽厚的外贸知识和实务操作能力。

4 以学生为中心的课堂

在传统的教学模式中, 老师是课堂的主宰者, 而学生总是被动接受者。这样的课堂很难长时间地保持学生的注意力和兴趣。因此, 教师应该根据外贸函电的特点, 灵活改换教学方法。例如:教师可以采用以学生为中心, 把教师讲授、师生互动和教师指导下的学生分组讨论相结合的教学方法, 强调一切教学活动以学生为主体, 突出教学过程的互动性。鉴于外贸函电写作教学是特定商务语境下的英语语言教学, 强调特殊语境下, 运用商务词汇和术语进行特种语言交流。教师可以结合具体的教学内容描述或展示国际贸易实践中一些真实的事例或情境, 也可以组织学生虚拟市场或公司以及相关的商业人员, 这样通过仿真的国际贸易情景演练, 可以引导学生通过案例对国际贸易各个业务流程相关的函电进行分析讨论, 从而形成感性的认识。这样的教学模式可以激起学生的新鲜感和学习兴趣。如此一来, 学生成为教学中的实践主体, 他们在商务情景训练中理论联系实际, 增强了运用知识分析和解决问题的能力。以学生为中心, 并不意味着教师作用的减弱。在课堂中, 教师作为课堂教学活动的设计者、参与者和引导者, 将花费更多的准备时间, 对教师本身也是非常大的挑战。在课堂解世界各国经济、文化、科技、风俗等方面的信息, 在这种环境中, 学生听、说、读、写、译五项技能也可以得到巩固提高。

6 培养学生的语言文化底蕴

如今, 文化背景知识在英语的学习过程中作为一种非语言因素是不可忽视的一个重要成分, 在外面函电教学中, 也不例外。为了适应我国高速发展的对外经济需要, 作为外贸函电写作的教师, 必须充分认识到文化导入对教学的影响, 并在实际的教学过程中培养学生的跨文化交际意识和交际能力, 让学生在学习基本外贸专业知识的基础上, 了解到英语国家的文化、背景、风土人情和生活方式。这样才为日后熟练运用英语语言进行涉外商务活动奠定良好的基础。可见, 外贸函电写作教学不是孤立体, 教师平时而应该拓展学生的视野, 充分了解英语国家的文化背景, 让学生注意不同国家的文化禁忌, 并且学习跨国商务交往的礼仪等等。

总之, 教师只有不断提升自己专业基本功和积累外贸方面的实践经验, 谨慎选择教材, 加强学生基本功的训练, 采用以学生为中心的教学模式, 并且培养学生的语言文化底蕴, 才能不断改善外贸函电写作的教学效果。

参考文献

[1]诸葛霖.外贸业务英文函电[M].北京:对外经济贸易出版社, 2001.

[2]隋思忠.外贸英语函电[M].大连:东北财经大学出版社, 2004.

[3]常玉田.外贸函电写作[M].北京:中国人民大学出版社, 2004.

篇4：英文信函写作误区

信件是常用文体之一，英文信件一般分为商务信件或公函和私人信件两大类，英语书信写作习惯与汉语相去甚远，本期为大家讲解英语信函写作的几个常见误区。

信函写作常见问题

首先，英文信函写作需要把握信件的整体基调，跟口语大不相同，非英语母语者很难准确把握信件语气；

其次，英文信函常见组成部分，例如称呼、正文、结束语等等存在误区。

信件风格

常见信件类型有咨询信、请求信、投诉信、感谢信等等，不同的信件类型，书写风格不同。

咨询/请求信：当写信咨询或要求某些事物时，措辞要尽量礼貌、放低姿态，例如：

Could you possibly …?

您能否……？

Is it at all possible to …?

……可以吗？

Would you be able to …?

您能否……？

投诉信：写抱怨信的时候，通常使用I expect …，例如：

I expect an apology and a full refund.

我希望得到道歉和全额赔偿；

I expect compensation for my lost luggage.

我希望对我丢失的行李进行赔偿。

道歉信：如果回绝了某些事情，通常需要表示歉意，例如：

I am sorry to say that I can't attend your talk.

很抱歉我不能出席您的演讲会了；

Unfortunately, we won’t be able to provide that service.

很遗憾，我们不能提供此项服务。

此外，在信件中表示同意的时候，一般会表达自己很高兴，很荣幸，例如：

I am delighted to say that I will be attending the conference.

我很高兴告知你们我将出席会议；

I am very pleased to tell you that the deal has gone through.

很高兴告诉您双方同意交易。

信函组成部分

称呼

首先来看信函中如何称呼对方。

误区：很多人总是用“Dear…”作为信件开头；

如果认识对方，可能常常会直呼对方的名字，如Dear Henry或Dear Maria；

如果不认识对方，或者双方为业务等正式关系，使用对方的姓，如Mr. Smith或者 Ms Kinnison。

解析：无论何种情况都要以对方的姓来称呼对方，而不要直呼对方的名；

一般情况下用Ms来称呼女士，除非了解到其偏爱其他的称呼；

如果不知道对方的姓名，一般写成Dear Sir/Madam；

如果只知道对方的性别但不知道姓名，则保留对应的称谓，即Dear Sir或者Dear Madam。

正文

正文写作需要开门见山，简单明了，条理清晰。

误区：讲述过多客套语；

解析：写商业信件时，通常在信件开头即明确陈述写信的原因，例如：

I am writing to complain about the treatment I received on your airline last week.

我写信投诉上周在贵航空公司受到的接待；

I am writing to apologize for the error we made in filling in your receipt.

我为了在填写您的收据时所犯的错误而写信致歉；

I am writing to enquire about whether a room is available next week.

我写信询问下周是否有房间。

有些私人信件也会在开头表明写信缘由，但是口气较随意，例如：

I'm just writing to say thank you for your party last week.

我写信感谢您上周的派对；

This is a quick note to say how nice it was to see you.

写便条告诉您见到您很高兴；

I'm writing to check on our plans for next week

我写信核实我们下周的计划。

注意在正规的商业信函中通常不会将I am缩写为I'm，You are缩写为you're等等。

结束语

信件结尾一般表明期待进一步联系，期待回信，不同信件类型，写作形式不同，例如：

一般的信件，通常写做Looking forward to hearing from you，即期待您的回信；

抱怨信或咨询信，通常写做I anticipate your prompt reply，即希望您尽快答复；

道歉信，通常会再次致歉，例如Once again, I apologize for … and am truly sorry for an inconvenience caused，即再一次表示歉意……，对造成的不便深表歉意。

落款

信件落款也不能一概而论，需要视情况而定，例如：

如果知道对方的姓名通常写做Yours sincerely；

不知道对方的姓名时写做Yours faithfully；

如果是更加表示友好的信件，可能会写上Best wishes或者All best wishes；

而写给家人或者好友的，则可以直接写Love一词。

篇5：雅思写作常用的书信表达

1. 一般开头

How is everything going with you? I am writing to extend my heart-felt thanks to you for

Thank you for your letter of February 8 informing me that I have been accepted by your college. But I must apologize to you for

I am writing to inform you that ...

I am writing to seek your assistance in to request to

I am writing to express my views on

I am writing in response to your

I am writing to apply for the scholarship that your department offers to students from other countries.

I am writing to see if it is possible for you to provide me with information regarding

I am writing to express my disappointment/dissatisfaction about to complain about

I am writing to lodge a claim for the suitcase I lost on my journey to

I have learned fromthat you are looking for . And I am writing to recommend for the post.

篇6：英文商务信函常用句式

We shall be very much obliged ```原义是“我们将非常感激”。在商业信函中，意思相同的套语有好几个，目前多倾向于用We shall appreciate it very much```.There is a brisk demand for these goods.对这些的需求很旺盛

询盘与请求有用句型

1.Could you please``` This company specializes in student exchanges between Europe and China.Could you please send us a copy of your summer calendar of forthcoming cultural and educational events? 本公司专门举办中欧学生的交流活动，敬请寄送暑假文化教育活动日程表一份。

You have previously supplied us with cotton piece goods.Could you please now quote for the supply of the items listed on the enclosed form? 贵公司曾向我们提供过棉匹布，现在请提供所附表格上列举的货物的报价。

2.Will you please```

Will you please quote inclusive of transportation and insurance, and inform us the delivery time.烦请贵公司提供包括运输和保险在内的报价，并告知装运时间。

Will you please send us your completed/general/latest/current catalogue and price-list? 请寄送贵公司总的、普通的、最新的、最近的目录和价格表。

3.We will be interested in```

We will be interested in discussing terms with you.When the final decision has been made, would you please tell us what discounts you offer on bulk purchased？请告知贵公司对批量购买提供的折扣率，待我方做出最终决定后与贵方洽谈具体事宜。

We will be interested in importing American furniture and would be pleased to know the specifications or details of your display cabinets together with prices and the terms of payment.我公司愿意进口美国家具，请寄送有关鬼子的价格和付款条件的详情。

4.```we are interested in```

We have been importers of shirts for many years.At present, we are interested in extending our range and appreciate your catalogues and quotations.多年来，本公司经营衬衫进口生意，现欲扩展业务范围，盼能惠赐商品目录和报价单。

Please send us your keenest quotation for snooker tables.We are interested in purchasing them but we need to have further details of the costs before making a final decision.请寄给我们贵公司台球桌的最优报价，我们有兴趣购买，但需要进一步

了解有关价格的详细情况才能作出最后决定。

5.```interest us```

Your ad in today’s China Daily interests us, and we will be glad to receive samples with your lowest prices FOB Huston.我们对你方刊登在今天的《中国日报》上的广告很感兴趣。如能寄来样品并附上最低的休斯顿离岸价格，我们将不胜欣慰。

Your corduroy cap in assorted colors interests us very much, and we confirm the order we placed with you by telephone this morning.我方很喜欢你方的杂色灯芯绒帽子，现确认今天早晨与您电话联系的订单。

6.We intend to/ want to/would like to ```

We intend to purchase two Sony TV sets before the end of the fiscal year, and we should appreciate your offering us the best price.我们有意在本财政购买2太索尼电视机，敬请贵方报出最优价格。We would like to inform you that we will be accepting orders for the new 100A and 101A models beginning March and expect to e-mail you new prices within this week.我方从三月起接受新型100A和101A的订单，并将于本周内将新价格电邮给你方，特此告知。

7.We will appreciate it very much if```

We will appreciate it very much if you’ll send us the recent ‘US Retail Trade Report’ with regard to the major trends and changes in the US retail industry.敬请贵方寄一份有关美国零售业总趋势和主要变化的《美国零售业报告》

It will be very much appreciated if you will quote your lowest prices with quantity rebate in Deutschmarks.如能报出贵方的最低价及以马克计算的批量购买折扣，将非常感谢。

8.Please inform of```

Please inform of your best prices, C.I.F.Qingdao and send us a catalogue of your product range.请您将最低青岛到岸价格报给本公司，同时将贵方所经营产品的目录提供给我方。

Please inform of your best delivery dates and the terms of payment.We would like to pay on the usual trade terms, i.e.cash 30 days after monthly statement received.请告知我们贵公司最方便的交货期和支付方式。我们愿意用通通常的贸易条件付款，即收到银行结算单后30天付款。

9.We are in the market for```

We are in the market for household linen and shall be glad to receive your best possible quotation, indicating origin, detailed specifications, packing, and quantity available.我们正欲家用亚麻制品，如蒙贵方寄来最优惠价格，注明原产地、详

细规格、包装和可供数量等，将不胜感谢。

If you are in the market for the above mentioned products, please let us know.We shall be pleased to send you our latest catalog, together with a list of our quotations, on CIF Dalian basis.如你放需购上述产品，请告知。我方将寄送最近的目录连同大连到岸报价

10.We are prepared to ``` We are prepare to purchase substantial quantity of polyester cotton blended fabrics of the following specifications, and shall appreciate your quoting us your rock bottom prices and acceptable terms of payments.蹦公司需购大量聚酯棉混纺纤维，详细规格如下。请蒙贵公司报以最低价格和可接受的付款条件，不胜感激。We are prepared to allow you a 4 % quantity discount if your order exceeds 1,000 dozen.如你放订货超过1000打，我方将给予4 %的折扣。

2.回复函

①表达对对方来信询问的感谢

⑴ Thanks for your inquiry of ```, requesting terms for bulk buying.谢谢贵方······来函询问大量购买的条件。

⑵We are pleased to learn from your letter of``` that you are interested in our```我们很高兴从你来信中得知你对我们的······很感兴趣

⑶With reference to your inquiry of``` we shall be glad to supply``` at the price of ``` 关于贵方······的询问，我方将乐于以······的价格供应·······

⑷We have received your letter of ``` and noted with pleasure that you are interested in developing business with us in``` 贵方······的函悉，很高兴贵公司愿与我方在······方面发展业务关系。

⑸Your inquiry dated``` has obtained our best and immediate attention.贵方······的询问，得到了我方迅速密切的关注。

②提供信息

⑴ Here are``` on ```现寄上我方有关······的·······

⑵ We take pleasure in enclosing a detailed quotation for```我方很高兴附上·······的报价单

⑶ Enclosed please find our catalogue and price list.随函附上我方目录及价目表。⑷Enclosed is our latest catalogue together with a revised price list showing our best possible terms.随函附上我方最新的目录及修订的价目表，从中贵方会看到我方可以提供的最佳条件。

⑸ To acquaint you with``` we handle, we are sending you a commodity list and several sample books for your reference.为使你方熟悉我方经营的·······寄上商品目录和一些样品册，供您参考。

③结尾

⑴ Please do not hesitate to write to us if you need further information.如果您需要进一步的信息，请写信给我们。

⑵Await your favor.期待您的光顾。

⑶Many thanks for your inquiry, we look forward to receiving your order in the near future.非常感谢贵方的询价函，我方期待不就收到您的订单。

⑷ We assure you that your order, which we look forward to receiving, will have our immediate attention.我方期待收到贵公司的订单，并保证将在第一时间处理贵公司的订单。

⑸We hope you will be well pleased with the goods and that we can establish a pleasant and lasting business connection with you.我们希望您会对这些货物满意，并盼望能与你们建立起愉快而持久的业务关系。

3.投诉与索赔

①.描述问题

⑴ On examination, we found all the goods were wetted.经检验，我们发现左右的货物都已受潮

⑵We checked some of the items and found they were in damaged condition.我们检查了部分产品，发现它们已严重受损。

⑶ It contained articles different from what we have ordered.这批货物与我们订购的物品不符。

⑷The goods we ordered from you on June 6 haven’t arrived yet.我们6月6日订购的货物至今仍未到达。

⑸The quality of this lot of goods is so far below the standard that we cannot use them for our purpose.这批货物的质量远远低于标准，我们无法使用。

⑹We are disappointed to find that the items delivered don’t match the samples.我们遗憾地发现所运货物与样品不符。

⑺Your incorrect delivery has caused a great deal of trouble to us.你们的错误给我们带来了巨大的麻烦

⑻Delivery of the goods ordered on March 3 is now considerably overdue.3月3日订购的货物的交付时间现已逾期甚久

⑼The goods are not up to the standard.货物没有到达标准。

⑽We regret that only 20 sets have been received to date whereas our order indicates

25.我方非常抱歉地通知您，迄今为止我们只收到了20台货物，而我们订购的是25台

②指出具体的行动来解决问题

⑴Would you please send someone to repair it today？您能今天就派人来修理吗？ ⑵Please send us the replacement no later than June 20.请于6月20日之前将替换品送来

⑶We would like someone to come and fix it now.我们希望现在有人来进行修理 ⑷Please look into this matter at once and let us know the reasons for the delay.请立即对此事进行调查，尽早通知我们延迟的原因。

⑸We hope that the goods will be sent immediately.希望货物即刻发运

③要求行动

⑴We shall be glad to learn from you that you are preparing to make some allowance for the damage.希望贵方能对我方造成的损失作出补偿

⑵We would be much pleased that the case be settled on an amicable basis.诚望此事有好解决

⑶In view of our friendly business relations, we are sure that the matter will be settled appropriately.鉴于我们之间友好的业务关系，我方相信此事定会得到妥善解决。⑷We are looking forward to a satisfactory conclusion of the matter.我方期待此事有一个令人满意的结局。

⑸Your quick dispatch will be most appreciated.请尽快发运，我方不胜感激 ④强烈要求行动

⑴If you cannot deliver the goods within ten days, we’ll reluctantly turn this matter to our attorney.如果在10日内不能送达货物，我们不得不付诸法律。

⑵Unless your assignment reaches us no later than```, we will cancel our order.除非你们的货物在······前到达，我们将取消订单。

⑶If you cannot provide qualified goods within 3 days, we ’ll ask for a refundment.如果在3日内不能提供合格产品，我们将要求退还货款。

⑷You’ll have to make compensation for all our costs.你们要赔偿我们的全部损失 ⑸I hereby inform you that I am lodging a formal complaint with your company.特此通知贵方，我公司将正式投诉贵公司。

4.理赔与拒绝函

①开头

接受索赔：

⑴···should reach you in three days```

⑵The attached check for``` is Newton’s way of assuring you that your satisfaction is very important to us.⑶By```(time), your three Dove Bicycles should reach you at ```shop.拒绝索赔：

⑴We understand your concern about the ```As always, we are willing to do as much as we reasonably can to make things right.⑵You were right in assuming that ```We are always interested in doing whatever we can to make our sales satisfactory.⑶Your order and request are sincerely appreciated.We are always grateful for the opportunity of serving you in the best way we can.②间接拒绝索赔

⑴The best we can do is```

⑵```permit us to serve you only as a cash customer

⑶We feel at this time you will be acting in your own interest by```