公司文印费管理办法（通用9篇）
篇1：公司文印费管理办法
文印管理办法
为了规范本矿文印管理，有效控制文印费用开支，提高文印质量和工作效率，推进文印工作标准化、集约化建设，制定以下管理办法。
一、文印工作归口管理。
本矿文印工作实行统一归口管理，由党政办公室对文印工作进行管理。
二、文印工作原则。
1．准确。文件、文字材料的内容要做到仔细核对，准确无误。
2．及时。文件印制必须快捷，紧急文件立即印制，有时限要求的文件要按规定从快印制。
3．节约。文印工作要坚持勤俭节约的原则，充分考虑印制方式、数量、时效、费用等因素，能在OA上传递的不要打印分发；能双面印制的不要单面打印，尽可能将纸张背面二次利用。
三、文印控制范围
各科室、各区队办公文件、文字材料的打印、复印，所有个人材料一律不予复印。
四、文印管理流程
1．打印、复印管理。各部室需打印（复印）10张及10张以下的文字材料在本部室打印机上打印。需打印（复印）10张以上100张以下的文字材料，由部室负责人向办公室提出申请，办公室权衡所需文字材料的质量、数量、时效等因素，填写文字材料申请书，然后交党政办审批后，天隆彩印公司彩印中心进行打印（复印）。
2．纸张类耗材管理。各部室领用纸张类耗材时，填写文印纸张领用申请单，经部室负责人审核、主管领导批准后到办公室领取。
四、文印费用管理
每月月初，由文印室对各单位上一月的文印费用进行核算并通报。费用超出核定部分，由各单位统一上交至矿财务科。
注：私人证件一律不予打印复印。
篇2：公司文印费管理办法
第一条文印工作由办公室管理，凡需要打印、复印的文件、材料，一律交由办公室按轻、重、缓、急有序地安排。
第二条打印、复印的文件、材料要进行登记，记载所打印文件的时间、名称、标题、字数、页数、份数，以备查考并作为考核打字员的工作实绩依据。
第三条打印复印应励行节约，要从工作需要出发，一般可以不打印复印的要少打印或复印，对个人撰写的论文等，不予打印、复印。
第四条打字员当日没有打印完的文件、材料要妥善保管，下班时，应整理清楚，核对份数、页数，放进柜里锁好。打印完的文件、材料，将原稿和打印的文件、材料放在一起，点清份数，送交办公室，及时发出，不要存放在打字室里，以免误事。
第五条打印文件、材料的过程中，留下废蜡纸和废页，不能随便乱扔或送到外边的垃圾箱里，平时把这些废物堆放在一起，然后集中销毁，以免泄密。
第六条打字员要经常保养好打印、复印等设备，认真做好设备维护工作，如发现机件磨损，要及时报告，安排修理、更换，以保证日常工作的正常运行。
第七条打印室设备要摆放合理整齐，打印用的纸张和各种文件刊头要分类摆放，坚持每日清扫，以保持清洁、干净、文明的工作环境。
篇3：公司文印费管理办法
一、非现金收付的实现方式
非现金收付是指保险公司通过非现金形式收付资金的形式, 主要包括银行 (邮政) 转账、银行代收、支 (汇) 票、POS机刷卡、网上支付等。银行 (邮政) 转账业务主要适用于保险公司与各商业银行、邮局签订保险费代扣代付协议, 通过商业银行、邮政进行批量转账业务。银行代收适用于通过银行柜面直接收取保费的转账业务。支 (汇) 票适用于客户或保险公司通过转账支票 (汇票) 交纳保费或支付保险金。POS机刷卡适用于客户直接到保险公司柜面通过银联POS机交费或保险公司通过移动POS机上门收取保费。网上支付适用于客户通过网上银行或支付宝等第三方支付工具支付保险费或提取保险金。
二、非现金收付费管理模式应用面临的困难
(一) 认识、宣传工作不到位。
由于在传统保险业务操作中存在一定比例的现金收付费方式, 即业务员收取客户保费后到保险公司柜面交费, 或由业务员领取客户保险金后送交客户, 而实行非现金收付费操作要求业务员不能直接接触客户资金, 这无形中给原来已经习惯现金收付的双方带来了一定的不便。例如, 当采用银行转账方式时, 因扣款时间延迟而影响出单速度等情况, 使得部分公司和业务员在思想上还不能完全转变到非现金收付款模式。此外, 推行非现金收付模式, 会对保险契约和财务对账工作环节的操作准确性提出新的挑战。如会出现业务各环节操作员由于操作失误导致划款不成功、转保续期失败、保险金无法及时到达客户账户等不良现象。
(二) 合作平台无法满足需要。
由于非现金收付费模式需要银行、银联或邮政等多家单位的合作支撑, 合作双方的合作意向、合作范围、操作流程等需要经过反复讨论与沟通, 同时代理平台的搭建、测试都需要合作双方的积极配合, 某一方或某一个环节工作不到位均会拖延项目进展, 因此需要有一个不断摸索与积累经验的过程。
(三) 部分地区金融基础条件不够完善。
虽然我国大多数城市都已具备较为完善的银行网点和银联网络系统以满足客户通过银行账户和POS机刷卡进行缴款、入账等交易, 但在广大的农村地区和偏远地区因银行网点少、网络不完善, 推行非现金收付模式有一定困难。
三、建议
(一) 提高对非现金收付模式重要性的认识。
可将其列入公司重要日程, 并按照既定工作部署来认真实施。此外, 上级公司应将各分公司非现金收付费率纳入绩效考核, 并将此项工作的执行和贯彻情况作为年度执行力重要考核项目。
(二) 进一步创新收付费手段, 拓宽服务渠道。
一方面, 随着网上银行和第三方互联网支付系统的日趋成熟, 大众已经逐渐适应网络消费。因此, 积极探索、推广网上保险营销、网上自助缴纳保险费必将成为未来新收付模式的一个重要补充。另一方面, 应积极拓展农村支付途径, 例如通过邮政汇兑等方式实现农村营销服务部的代收代付, 从而为农村客户缴领款提供多渠道、更便捷、更安全的资金收付方式和服务渠道, 同时也为公司资金风险控制从源头上构建新的管理手段。在大力推广银行 (邮政) 转账实现批量代收代付的同时, 在风险可控的前提下, 积极探索ATM机自助缴费、网上缴费等新型结算方式。
(三) 要加强银、邮、保三方合作渠道, 加大收付费集中处理力度。
篇4：利盟:文印管理方兴未艾
在新的打印环境下，CIO不再把打印机看成简单的打印输出工具，而更多地将其融入企业业务系统；同时，交付打印和成像的各种信息，也被CIO以更科学、有效的方法管理起来。
这种需求的碰撞，激励着打印市场日益向应用和服务转型。例如，打印管理服务（Managed Print Services）是近年来打印市场的新宠，它能够帮助各种规模的企业关注与打印相关的基础设施成本。一套完善的打印管理服务流程，不仅可为企业削减最低30%的成本，还有助于企业实现规范化管理及办公环境的可持续发展。美国研究评测机构Photizo Group调查显示，过去几年，打印管理服务市场的增速令人咋舌，从2006年的95亿美元增长到2009年的200.3亿美元。预计到2013年，这一市场总额将达597亿美元，占图像业务市场的50%以上。
此外，定制化、个性化的服务需求，同样成为打印市场的新亮点。利盟为飞机制造商波音公司提供的完整打印解决方案就是一个成功案例，在实施利盟的方案后，波音公司的打印量从以前的每年1亿张降到现在的6000万张，一年打印成本节省40%。利盟的分布式文件输出管理服务，可以将分布在全球的打印机打造成一个网络，企业在进行IT管理时，任何时候都可以看到网络的健康状况和供给量状况。
可惜的是，这些新产品、服务和理念在中国尚未完全落地。在国外，超过70%的企业把文印业务外包，在中国，这一比例尚不到10%，大多数国内企业还没有意识到文印管理巨大的隐形成本。如何进一步推动打印新应用的普及，推动行业用户打印效率，近日，本报总编辑许传朝与利盟国际大中华区总裁李建民就文印管理等问题进行了探讨。
改进业务流程
许传朝：我记得2003〜2005年，利盟在市场上是很活跃的一家公司，但这几年来似乎在业内显得相对低调，最近才频繁在业内发声。这段时间利盟发生了哪些变化？
李建民：利盟经历了一个转型。此前，我们的业务重点是家用喷墨机，在国内市场占比曾高达30%；后来我们发现，利盟的产品和技术在商用市场更具优势，因此从2007年开始，利盟的业务中心开始向商用客户偏移。2010年，我们又把原来负责喷墨的ISD部门和负责激光的PSSD部门合并为ISS（成像解决方案和服务）部门，将喷墨、激光两项技术集中在一个平台上，为商用客户提供更多样化的选择。
更重要的是，在后台，利盟提供更多的服务和应用，逐渐从一个传统的打印机厂商转型为以硬件为载体，提供打印输出、影像处理、信息管理等完整解决方案的厂商。
许传朝：在我看来，这样的转型也跟进了市场需求。近年来不少企业都在大兴IT体系的流程再造，改进原有的IT系统。利盟的这种转型，应该能为这些企业起到很大的帮助。
李建民：确实是这样。企业对打印机智能化、个性化的要求越来越高，对打印机提升业务效率的期许也越来越高。这也是利盟近年来在软件研发上投入大量资金的原因。去年，利盟花了2.8亿美金收购了从事影像处理的专业公司Perspective Software，进一步提升了在影像处理方面的技术优势。
这些涉及工作流的软件，能给客户带来难以想象的便利。举例来说，在美国，由于医院与药店是相互分离的，病人需要拿着医生处方到药店购买药品。如果你丢了处方也不要紧，因为利盟为医院体系开发了一套软件，可以通过影像系统传输处方，利盟的打印设备在95%的美国药店都有配置，病人只需在药店就可以把处方打印出来。
此外，利盟的解决方案还能在很大程度上解决打印安全问题。根据不同的行业和用户，公司对文档的安全性有不同层次的需求。举例来说，银行或律师事务所会有相关的法律规定，必须保证一些特定文件的安全性。在这些情况下，配备有读卡器的利盟打印机，只供被授权的员工使用。
满足个性化需求
许传朝：无论是产品的创新还是服务的创新，最终目的都是更好地与客户业务结合到一起。在这个过程中，个性化、定制化的需求必然日益增多，对此利盟有什么对策？
李建民：每个企业有自己的特点和需求，行业同样如此。利盟要做的就是为不同客户提供最适合的方案，做到“量体裁衣”。例如在金融领域，不少银行从前的业务流程都基于纸张，一个流程下来，纸质资料要多处流转，起码要花2〜3天的时间。而利盟帮助银行定制的缩短业务流程、提高效率的信贷文档影像解决方案，通过将信贷档案资料经过影像处理嵌入信贷业务流程以实现电子化档案流转，省去了纸质资料的递送环节，能缩短80%的处理时间，还能降低在递送资料过程中发生信息泄漏的可能性。
再比如利盟的考试阅卷方案，可以将学生信息与考卷灵活结合在一起，在打印考卷时将学生的信息合并进来。学生答题完毕后，系统能对考卷进行自动评分并汇聚成信息众多的分析报告。这种方案的实施，不仅使教师可以当场了解学生的成绩，还能了解哪道题学生答错率更高，进而科学、全面地掌握学生的学习表现。
许传朝：您说的这些是从产品和服务角度上的支持，那么在业务架构和业务模式上，利盟是如何满足企业定制化和个性化需求的呢？
李建民：利盟不仅希望把硬件卖给客户，更希望客户能根据需要合理使用硬件。我们的优势是技术顾问团队，这个团队是围绕商用客户组建的，涵盖医疗、金融、教育等多个不同行业，为客户提供贴身服务。
此外，在全球，利盟还设立了一个面向最终用户和代理商的软件中心，这个模式有点像苹果的软件商店，全球的技术人员会不断地把好的应用软件放到商店中去，代理商、合作伙伴和客户通过授权可以登陆我们的软件商店，去看哪些应用是比较有用的，直接下载后打印机屏幕上就会产生一个按键，一点这个按键就可以把这个功能调出来。
看好中国市场
许传朝：在打印应用方面，中国客户似乎还尚未把打印作为一种方案来看待。对中国打印服务市场的未来，您怎么看？
李建民：虽然在现阶段还只是一部分客户重视打印方案的建设，但在我看来，中国企业接受新鲜事物非常快。中国市场已经做好了接受全面打印解决方案和高端技术的准备，我非常看好中国市场。最早，以精细化管理著称的沃尔玛在中国的所有卖场都使用了利盟的服务系统，现在，利盟在中国已经从最早的沃尔玛一家客户，发展到拥有戴尔、联想等数十家跨国公司和国内大企业的高端用户群。
利盟早在2006年就把MPS模式引入中国市场。我们认为，MPS将是商用领域的趋势。这几年来，中国MPS用户增长非常迅速，在这个过程中我们也发现，客户引进MPS的目的并不相同。有的客户希望降低整体使用成本，避免浪费，有的客户希望在控制成本的同时，提升对打印的管理。因此提供差异化的产品和服务非常重要。
许传朝：既然如此，在2011年，利盟中国在产品和渠道上将如何进一步开拓创新？
李建民：尽管中国市场目前还没能跻身利盟全球销售额前十，却在利盟未来规划中占据非常重要的地位。利盟CEO每个月都会关注中国的市场状况，以协调资源支持中国市场发展。在2010年，利盟在全国范围内大力发展渠道建设，青海、新疆等地区均已纳入利盟中国的销售网络。
2011年我们将继续关注渠道。利盟的销售有95%以上来自渠道，今年我们会更关注电子商务和3C卖场。电子商务方面，利盟已和卓越亚马逊等网站合作，在去年年底还入驻了京东商城，销量增长超出了我们的预期。今年，我们还会入驻国美、苏宁等3C卖场，通过在传统渠道、电子商务和3C三个方面发力，利盟今年在用户的曝光度将进一步提高。
在产品方面，2011年，利盟将掀起“A4风暴”，着力推出更环保、更节能、更智能、性价比更高的A4打印机。根据IDC的调查，在过去的一年里，不少厂商仍在不遗余力地推广A3多功能产品，其中也包括A3幅面的喷墨一体机，不过用户实际应用A3的比例不到3%，其余97%都是在使用A4幅面。A3的利用率非常低，产品笨重、能耗高、价格贵，而A4同样速度的打印机价格只是A3打印机价格的一半。所以，我们需要更加节能、轻巧而高效的A4文印解决方案，我们已经推出了以X466为代表机型的X系列A4幅面打印机，以提高产品使用率与客户利益最大化。
总编观察
创新是企业可持续发展的源泉
去年在美国学习期间，IDG全球CEO Bob先生在培训的开始就着力强调创新和转型，IDG在40多年的发展历程中，正是勇于创新并抓住每次转型机遇，才有了今天的成功。IBM等多家基业长青的企业也佐证了勇于创新和成功转型是企业可持续发展的动力和源泉。
打印机领域正处于转型期，从单纯的打印输出向信息流管理和打印管理服务转型，李总和其领导的利盟大中华区同样要面对转型，从业务模式、市场营销、渠道到产品、服务，都要应对信息技术应用和市场整体环境，进行转变和调整。
面对一个成熟市场，一家成熟企业的转型并非要轰轰烈烈，需要的是品牌内涵和业务务实、理性的调整和积累。从打印设备提供到成像解决方案和服务提供是利盟战略方向和业务方向的转变，而要真正实现这样的转变，需要踏踏实实地储备和执行。
作为打印领域的“老人”，李总需要面对的挑战很多，从单纯的打印市场跨界到OA市场、解决方案和服务提供市场，无论是产品、渠道、用户还是管理都需要调整。在交流中，我可以强烈地感受到李总的务实和踏实，这是转型期最需要的。
此外，A4产品的选择也是一种务实，这是对打印市场需求的准确理解和把握，通过“A4风暴”实现利盟的达到率，是利盟品牌积累的重要组成部分。
篇5：公司文印费管理办法
物业公司关于落实拖欠费问题解决办法的通知提要：各管理处欠费问题解决办法详见附件一，其中注明通过发催款函方式解决的，请各管理处按附件二、三、四的催款函模板准确填写完整。
s市K物业管理有限公司文件
k物管〔20**〕——号 签发人：z
篇6：公司文印费管理办法
为了丰富职工生活，展示我部门职工多才多艺积极进取的精神风貌，调动职工参与公司组织的各项活动的积极性，同时确保工会各种职能的落实，积极做好关系职工工作，现制定物资部职工参与公司活动的奖励及职工慰问费发放办法，内容如下：
一、参加公司级活动（指公司党委、公司工会、公司团委组织的各项文体活动）
1、凡获得集体文艺活动比赛前一、二、三等奖，分别奖励10元/人、8元/人、5元/人（含领队、教练）；凡获得文艺活动个人单项前三名，分别奖励12元、10元、8元，获得第四至第六名的奖励5元，获得第七到以后名次的奖励3元。
2、凡获得集体体育活动比赛前一、二、三等奖，分别奖励12元/人、10元/人、8元/人（含领队、教练）。凡获得体育比赛个人单项前三名，分别奖励15元、12元、10元，获得第四名至第六名奖励5元、获得第七名以后名次的奖励3元。
3、参加文体活动训练每人每次补助1元，周末及法定假日每人每天补助3元。
4、参加文体比赛活动每天补助1元/人。
5、参加公司级组织的各项比赛训练，期间每天补助2元/人。
6、对于参加各类文体活动迟到或早退，不能全程参与活动的职工，将不予发放奖励。
二、职工慰问费发放
1、对经济困难的职工或其他需要慰问的同志进行慰问，慰问金(或物品)一般不超过200元。
2、女职工生育，部门派代表探望，慰问品价值不超过200元。
3、职工生病住院，部门派代表探望，慰问金(或物品)一般不超过200元。
4、每年“三八”节，给予女职工发放200元慰问金(或物品)。
5、职工结婚、办喜事，部门派代表贺喜，金额(或物品)不超过200元。
6、职工父母亲丧事，部门派代表慰问，一般不超过200元，爱人父母慰问金200元。
本办法自职代会通过后，从2015年4月起执行。办法的解释权属物资供应部。
篇7：优化高校文印管理
关键词：文印管理,优化,质量
案例:美国3M公司在过去的时间里, 文印管理比较混乱, 曾需支付过高的打印、复印和传真成本, 而且无法满足客户的实际需要。于是3M和惠普签署了打印管理服务, 在全球范围统一采用由惠普多功能一体机和激光打印机构成的“输出快车”取代陈旧的个人打印机和多功能一体机, 全球设备总量减少了47%, 不仅节约了维护费用, 还改善了服务质量。此外, 3M还加入了惠普地球合作伙伴回收计划, 百分之百地回收公司的打印硒鼓, 一年期间回收利用17, 000只硒鼓, 避免了硒鼓对环境的污染。在与惠普签订5年期合同的前两年, 3M就因此节约了超过300万美元。
一、高校文印管理现状及存在的问题
1、成本控制
高校文印管理工作包括图书馆文印室管理和各职能部门文印设备管理等。目前多数高校取分散自主式文印管理模式。文印室隶属于图书馆, 负责印刷教学和行政工作相关的资料、试卷和各类文件等, 任务重、数量多, 等待的时间相对比较久。各职能部门、各系部等“各自为政”, 独立结算, 需要时直接申报计划购买打印机, 没有考虑到实用性。这样导致各职能部门或办公室需要打印机或多功能一体机时就随意决定购买一台, 这种依靠自我约束的传统文印管理确实方便, 但也逐渐暴露出一些方面的问题, 随意购买打印机和多功能一体机, 致使打印机和多功能一体机等机器品牌和型号不尽相同, 维修时需要找不同的厂商提供服务, 有些过了保修期的机器维护起来更是耗费管理人员的精力[1]。办公成本包括耗材、纸张、机器的维修维护费用等。大量的资金投向操作成本极其高昂的个人打印机, 更换这些打印机的硒鼓等其他零部件的开支也非常昂贵, 导致文印办公成本一直居高不下, 这与国家倡导的绿色办公不相符合。行政、IT、采购、财务部门均须介入, 相关的办公费用不清晰, 用量无法控制, 难以进行科学预算和成本控制, 容易出现设备采购和运行费用高的现象。
2、信息安全
由于多功能一体机和打印机分布比较混乱, 文件整个生命周期中缺乏有效的文件信息安全控制手段, 有些涉密文印的安全性得不到保障, 很难实施统一组织结构管理。
3、办公效率
设备功能与业务需求不匹配, 容易导致闲置浪费与超负荷运转的情况多, 不能提高日常办公效率。
4、环境投入
老旧设备运行、没有及时保养维护, 非必要打印时忘记关闭打印机, 带来资源浪费和高碳排放。
5、人员健康
硒鼓、碳盒的非专业处理造成固体废物排放, 数量众多的小型打印机增加了排放碳粉微粒和臭氧对人体的潜在危害。
6、满意度
设备功能不足或使用不便, 从人员分类来看:教师、学生、行政管理人员及其他人员, 涉及不同的权限, 增加了管理难度, 故障率高等情况影响员工使用满意度。
二、优化文印管理的主要内容
1、文印室外包
国家民委计财司资产处处长宋立坤认为, 作为一种新的绿色办公文印服务模式, 文印服务外包有其节约、高效、安全、环保、健康的优点, 值得采购单位重点关注和支持。江苏省政府采购中心主任顾岳良也表示, 政府采购一直对环保节能的产品分外关照, 文件服务外包从目前的市场表现来看, 的确可以有效地提高工作效率, 并降低能耗。他认为, 政府用户在一些领域完全可以支持这种新的模式。如3M公司和惠普签订文印管理服务协议, 使3M公司文印成本急剧下降, 无疑是双赢的管理方式。
文印外包的常见模式有三种, 第一种是全外包模式, 所有的硬件、耗材、维护和服务都外包, 客户不需要拥有设备的所有权, 原有的老旧设备都可以由打印外包服务提供商折旧收购, 所有的支出都集中在打印或复印一张纸的费用上, 从而免去了管理固定资产的麻烦。在同等印量的情况下, 文件管理外包服务可使耗材、零件、维保、设备、人工等文件处理成本比原先低10%~25%。第二种是客户自己买机器不买耗材的外包服务, 还有一种是机器、耗材都由企业自己买, 仅外包维修服务。当然, 不同的外包模式, 费用是不同的。学院可以选择办公信息系统管理外包服务方面有丰富经验的公司, 与外包公司签订协议, 通过量身为学院制定一整套包含办公文印系统的专业咨询与整合优化设计的绿色文印办公管理等解决方案。这样, 外包公司将直接参与学院文印室和各职能部门办公文印系统的运营维护和管理。学院向外包公司提供各个部门办公任务与教职工人数, 根据实际需要在各个部门提供相应数量的打印机和多功能一体机, 设置设备的使用权限, 保证只有被赋予使用权限的用户才可以通过该设备进行文档输出。外包公司定时进行机器保养, 及时更换硒鼓油墨等耗材, 同时必须保证印刷资料立等可取, 保质保量。这样既省去信息中心人员维修打印机时间, 也方便教职工打印, 提高工作效率, 提高工作满意度。
2、坚持无纸化办公
目前很多高校教职工认为电子版不方便阅读, 打印几张纸顶多几毛钱而已, 把电子稿打印出来, 打印过程中不注意双面打印, 纸张耗材消耗大;有些会议资料印刷份数较多, 基本人手一份, 会后没有及时收回, 这些纸张只用一次, 不能循环再利用, 这与中央政府提出的节约意识不相符合。
无纸化办公, 是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具, 可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从二十世纪末开始, 在本世纪初逐渐增加。学院平时应大力倡导节约意识, 倡导无纸化办公, 平时会议注意节约用纸, 有些资料可多人一份, 或者提前发至校园网或个人邮箱, 让与会人员及时阅读, 减少印刷份数。平时部门之间的办公资料可以通过邮件、网络传输阅读, 如建立QQ群, 设立公众邮箱等, 必须印刷的资料尽量双面印刷, 印刷资料的份数进行控制在合理范围内, 走低碳环保之路。无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务, 整体提高了单位办事效率和对信息的可控性, 降低办公成本, 提高执行力, 使管理趋于完善。通过信息化建设, 快速提升核心竞争力。
3、做好文印统计, 具体到部门、个人
目前高校老师打印资料比较随意, 无论个人或者工作资料都在办公室打印, 比较浪费纸张。学院与外包公司签订合同后, 每月可以生成打印报表[2], 清楚显示每个部门、每位教职工印刷数量, 对照印刷数量, 衡量运转成本, 对于一些印刷资料过多的部门或个人, 要检查印刷内容, 这样无形中可以控制教职工乱打印, 浪费纸张的现象。
4、设置公共多功能一体机, 一卡通复印
对于老师和学生如果需要复印办公以外的其他资料, 可将多功能一体机与一卡通结合起来, 多功能一体机备注使用说明, 刷卡复印。
三、优化文印管理的意义
1、帮助学院了解打印需求, 控制成本
目前高校对文印管理不够重视, 认为文印管理只是投入少部分钱, 但是日积月累会造成很大浪费。优化文印管理后, 根据每月打印的报表, 可以统计学院总体和各个部门的文印量, 便于控制文印成本。
2、节能降耗
全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字, 在纸张背后的能源消耗, 更是一个追寻可持续发展所必须关注的问题。优化文印管理后, 会减少墨盒、碳粉等耗材消耗, 创造良好的办公环境。
3、优化管理流程, 加快信息沟通, 极大提高工作效率
在高校文印中, 普遍存在这样的现象, 如某位老师急需打印下午开会用的资料, 遇到机器卡纸, 或者硒鼓漏墨等一些问题, 这时候需要联系厂家维修, 还需等挺长时间, 造成工作延迟。有时天气潮湿或者油墨的不当保存会使字体印刷模糊, 影响美观和阅读。无形中, 文件的印刷速度和质量都会影响工作效率。通过优化文印管理, 教职工可以随时打印急需的资料, 减少不必要担心, 提高工作效率。领导下达的文件、通知、任务可以很快同时传达到相关人员, 无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层, 便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流, 建立融洽的团队关系和单位文化。
4、借助文印管理方案, 使设备、纸张及其他资源得到整合, 以便有效利用
通过优化文印管理, 可以及时了解学院文印成本和文印需求, 设备、纸张可以得到有效利用。老师能够从繁琐的文印流程中解放出来, 投入到其他更有意义的工作中。
总之, 优化文印管理是高校管理的一个重要方面, 我们应该加大高校文印管理质量, 向数码印刷转型, 提高服务质量。
参考文献
[1]企业的文印管理[J].办公自动化, 2009, 1:54-55.
[2]唐跃秋, 刘曦葳.锐意探索求创新善用外包谋发展[J].中国教育信息化, 2010, 5:87.
篇8：加强文印管理安全高效办公
如何能够在文件输出这一环节加强企业的信息安全管理呢?以富士施乐的打印管理解决方案为例, 在富士施乐的数码复合机上安装IC卡读卡器并配备AWMS管理套件, 便可以有效管理文印设备的使用。
富士施乐的IC卡读卡器支持主流的非接触式卡, 如MIFARE和HID卡, 也可以和员工的门禁卡整合成一张卡。当员工需要操作数码复合机时, 只需在设备上进行刷卡认证, 然后进行所需操作, 如在打印队列中选取所需打印的文件, 删除不需要输出的文件, 这种随刷、随打、随取的认证式操作, 既可避免文件打印后遗忘在设备上造成被误拿或信息泄露的问题, 又可避免因误打印或在发送打印指令后再次修改而造成的浪费, 大大提高了企业打印的安全性, 同时降低文印成本。
加强管理成本可控
富士施乐打印管理解决方案不仅能够提供文件信息的安全保障, 并可以帮助企业加强办公设备的管理, 有效控制成本。
在应用该方案后, IT管理员可轻松设置每个用户或部门对设备的使用权限, 保证只有被赋予使用权限的用户才可以通过该设备进行文档输出;另外, 可以根据员工的级别设置不同的操作权限, 例如是否可以进行彩色输出及彩色输出的额度、可进行单功能打印还是可以进行包括复印、扫描在内的多功能输出的权限。设置后, IT管理员通过运用AWMS管理套件中的AM认证管理模块实现通过网络定期获取所有多功能设备或打印机的复印/打印/扫描/传真日志, 清晰掌握每个用户、每个部门、每台机器的实际打印、复印量, 并根据每个部门使用的会计模式生成统计报告, 以便公司掌握文印输出成本信息。
确保效率
打印管理解决方案为用户在文印信息安全、有效成本控制两个方面上了双重保险。但是遇到办公设备输出繁忙, 无法实现即时的文档输出时, 办公效率如何得到保障呢?
富士施乐“随心印”方案给出了解决方案。“随心印”方案由两台以上的多功能设备组成, 每台组成设备都具有认证功能。同时设备之间的文印作业通讯设置为即时同步, 当用户从电脑上发送打印任务后, 通过一台设备进行刷卡认证打印。如果这台设备非常繁忙, 并不能立即执行打印指令。那么, 用户可以使用公司网络内任意一台空闲的设备, 只需进行刷卡认证后即可轻松打印, 无需回到座位向另一台设备重新发送打印任务, 既节省了用户等待时间, 更提高了办公效率。
篇9：加强机关文印质量管理研究
1 质量管理特点
由于机关文印的特殊性,它具有以下几方面特点:①时间要求越来越紧;②保密要求越来越高;③错误要求越来越少;④质量要求越来越好;⑤品种多、印量少。
为了确保机关行政工作的高效性,原则上要求机关文印必须是“零差错”。所以对机关文印工作的质量管理显得尤其重要。
2 文印质量管理的难点
机关文印所承接的印刷业务一般都是短版快印类印件,印刷的品种多、印刷量少;时间要求很急;保密要求很高;同时要求不能出错,一旦出错,能挽救的机会不多,会造成很大的工作影响和直接经济损失。笔者所在的单位,每个月平均有1 000多个不同要求的施工单,完成1 000多个不同要求的印刷任务,所有的员工都要面对1 000多种不同的印刷要求,对员工来讲,10分钟前做这种工作,10分钟后做另外的工作,要及时转换思维方式,并拥有不同的工作技能,就像要求外科医生具有全科技能,这台手术做骨科手术,下台手术要做眼科手术那样。除此之外,还要求操作者速度快、效率高。在兼顾保密要求时,调用的人员要控制在规定的人数内,即要求不能太多的人参与。这些工作特点成了机关文印质量管理上的一大难点。
3 控制路径
3.1 设计合理的工作流程
建立一个合理的工作流程,按规范的加工步骤和标准,确保印件在施工过程中不易出错。我们通常做法是先规范好总的生产流程,再规范好部门工作流程,同时围绕生产流程和工作流程建立标准,再围绕标准建立制度,进而设置岗位、配置人员。流程设计不合理,会让员工疲于重复,漏洞多,易造成工作失误。工作流程如图1所示。
3.1.1 总工作流程管理
在设计过程要考虑本单位特点,包括要考虑人员素质高低、技术水平高低、设备情况、场地周转情况等,尽量减少印件在本单位的生产周期;同时,为了高效率,要运用适合自己的ERP管理软件进行流程管理。
以上每个方框里都有各自工作标准和要求的制度,方框内的员工必须按标准工作,用制度来约束自己,并严格按流程流转工作。
3.1.2 部门流程管理
在设计过程中,要根据所有印件要求,归类建立完成印件的标准化流程,充分考虑完成印件的最少工序岗位设计,围绕这些岗位制定完成工作标准,量化考核内容,做到以下方面:①能满足印件要求;②又能最大限度发挥效率;③方便操作;缺一不可。
在部门工作流程主要分两类,一类是密件的流程,严格按照密件流程管理执行;另一类是非密件施工流程。按密件施工流程施工时,除了做到正常非密件施工要求外,还要在流程中查找风险点,对风险点可能造成的危害程度进行分级防控,从人员、设备、技术方面着手进行防控。部门工作流程制定出来后,对流程中每个方框工序岗位,制定岗位职责、施工规范性标准要求(其中包括密件和非密件),同时还有奖惩办法。流程的流转、交接必须符合三方面要求:①能满足印件要求;②最大限度发挥效率;③方便操作。
图2是笔者所在单位电排车间工作流程图,能最大限度满足多品种短版快印要求,并且方便操作,能在工作过程中实时以点带面进行监控。图中“车间值班主管”和“校对检验”是监控重点。
3.2 加强培训,不断提高员工技能
有了合理的流程制度,还要依靠员工去按制度规范操作,履行岗位职责到位才行。要求每个员工在自己的工作岗位上,具有能很好履行职责、胜任岗位工作、高效率完成工作任务的技能。而技能必须依靠反复培训才能提高。
我们一般培训员工三方面技能,一是培训规范性流程操作,让他知道如何与上、下工序岗位的工作交接,本岗位的工作要求;二是培训本岗位操作技能,包括各种软件运用,机器设备操作、维修保养等;三是本部门跨岗位操作技能,方便紧急时能换岗补位。
培训办法多种多样,有外请老师来培训,有部门制定培训计划进行培训,有师傅带徒弟式培训。不管采取哪种培训,都有计划、有时间、有考核、与收入挂钩。如“数码印刷”岗位,2008年全年外请专家进行12次培训,几乎每月一次,每次培训后都进行考核,与当月工资挂钩,由车间就考核情况对他们工资进行二次分配,奖优罚差。每年都要制定培训计划,每年都要进行培训,不要因为以前培训过了就可以放松要求。根据经验,一线员工由于思想素质、接受能力等种种原因,会放松对自己的要求,如果某种技能30天不用,等他再用时,往往效率低或易造成工作失误。所以针对员工的反复培训是必要的,是提高其工作技能,降低差错率的重要保障之一。
3.3 经常教育,树立员工强烈的责任心
责任心是一种具有责任感的态度,一个有强烈责任心的员工,做任何工作都能全力以赴、都能遵守规范、都能一丝不苟、都能勇于负责去履行责任到位。许多质量问题,几乎都是因为员工的责任心不够造成的。笔者统计本单位20年的质量错情,发现由于责任心原因而造成的质量错情多达90%。
责任心是可以通过反复培养教育而获得提高的。可通过一对一反复谈心谈话、小组反复学习互动、集体户外活动、部门读书活动等教育方式,去改变员工的人格特质,提高他们的工作责任心。如何谈话、如何开展读书活动等很重要,也非常花时间。总之通过开展经常反复教育活动,让员工明白在工作中必须做到以下方面:①对他人负责,不能辜负上工序委托,不能影响下工序工作;②对自己负责,要爱自己,在自己手里不能出错,不能让自己丢脸;③对小组负责,不能因自己过错影响小组利益和荣誉。
3.4 用先进设备和技术进行保障
随着社会发展进步,传统印刷工艺很难满足机关文印的发展的要求。传统印刷工艺由于流程长、工序环节多,在工作过程中存在较多不确定性,需要更多监控保障手段去控制质量,这些工作都要靠人去实现,而人是复杂高智商生物,会受很多因素影响,造成质量控制的复杂性。数码印刷设备和技术的出现,给机关文印工作的质量控制进一步提高带来了新的转机。我们把这新设备和技术统称为数码印刷。
数码印刷就是计算机与数码印刷机直接相连,无需制版而直接将计算机数据输出为印刷品,该技术作为目前印刷技术中最新技术之一,可以达到印刷界梦寐以求的按需印刷、可变印刷、个性印刷以及所见即所得等多种需求。与传统印刷相比,数码印刷大大简化了生产流程。二者的工艺流程对比如下:
传统印刷:①录排、制作→拼版→打样→出片→制版→上版→印刷→装订→成品(9道工序);②录排、制作→拼版→打样→CTP制版→上版→印刷→装订→成品(8道工序)。
数码印刷:录排、制作→印刷→装订→成品(4道工序)。
由于数码印刷工艺流程短,工序环节少,减少了人为因素的影响,有利于进行质量监控,提高印刷品的质量水准。
数码印刷由计算机控制,只要设定完毕,印刷的质量就十分稳定,不受人的出错概率技能高低等因素影响。其易操作性如同傻瓜数码照相机,员工只要经过一定培训,很快就能完全掌握。
总之,使用先进数码设备和技术进行生产,是提高印刷质量的保障之一。
3.5 制定合理有效的奖惩机制
在质量控制中,有效合理的奖惩机制会激发员工的工作激情,规范员工的行为准则。人都有弱点,如果没有严格的要求和规范,大多数员工都会选择轻松方便的方式去工作,或者选择利益最大化的方式去工作,不会把工作质量好坏放在重要位置考虑,这样难度在工作找不到人去做。前面四个方面是质量控制的重要手段,而奖惩机制则是质量控制的必要手段。要处罚、奖励相结合。
(1)对于处罚,分两种,一种是金钱处罚,另一种是面子处罚。金钱处罚,在质量管理制度中设定处罚方法和标准,并把这些方法和标准公布,让所有员工都学习,一旦出现质量差错,不用管理者说,他自己都知道会被处罚多少金额。面子处罚,制定出错上墙公布板,所有员工名字都在公布板上,一年内都不会更换,凡是出质量差错员工,当月在其名字下贴一颗星星,这样一年内,谁的星星多,谁出错就多,有时面子处罚会比金钱处罚更能提高他们的质量意识。
笔者根据本单位的实际设定的处罚计价标准和处罚方式见表1、2、3。
个人当月错情处罚金额累计在1 000元以内(含1 000元),由当事人个人承担;处罚金额累计在2 000元以内(含2 000元),超过1 000元的部分,由当事人所在部门、小组共同承担;处罚金额累计超过2 000元的部分,由工厂承担。
(2)对于奖励,要让员工抱团工作,除了自己努力外,还要靠团队力量互帮互助,互相检查提醒,共同把质量工作做好。
根据工作职责范围,把本单位分成不同的工作小组,小组由组长领导,抓本组生产、质量、技术等工作。如果当月小组没有人出质量差错,则小组成员每人获得单位奖励100元,如果小组中有1人出质量差错,则本月小组组员,都不能享受每人100元的奖励。
4 结语
从事文印工作多年,服务200多家机关、事业、企业单位,平均每月要开1 000多张施工单,印件五花八门,要求各不相同,最要紧是时间都很急,如果没有有效的质量控制机制,根本无法保证完成工作任务。
参考文献
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