应付账款管理系统

应付账款管理系统（精选6篇）

篇1：应付账款管理系统

应付账款管理细则

第一章 总 则

第一条 为加强公司应付账款的管理，结合公司的实际情况,制定本管理细则。

第二条 应付账款是企业因购买原材料、辅助材料、维修备件、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第二章 应付账款的管理

第三条 应付账款由财务部材料会计管理 第四条 应付账款的确认和计量应真实和可靠

1、应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票（或收据）、供应商的送货单、仓库入库单、必要的验收单、磅码单等。

2、应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第五条

应付账款必须及时登记到集团财务软件中去

1、应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账，分管审核的会计及时审核凭证。

2、应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算。

第六条 财务部收到集团采购中心转来的供应商开具的发票及入库单等后，应及时冲抵预付账款。

第七条 正确确认、计量和记录折扣。集团采购中心将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，及时办理相关手续，保证相关折扣和 赠送传递到财务部进行账务处理。

第八条 应付账款的支付。

1、月结物资供应商：集团采购中心按合同规定，次月初编制《XX月度付款申请表》，经财务部材料会计对账审核后，按规定程序签批后交财务部一份。财务部接到已签批的《货款支付单》或《XXXX付款凭证》与《XX月度付款申请表》核对无误后，应及时支付（签批必须符合签批程序，才能办理结算与支付）。

2、其它供应商：集团采购中心按合同规定支付的非月结物资供应商支付货款时，财务部接到已签批的《货款支付单》或《XXXX付款凭证》要严格审核后方可付款。审核事项：与所附合同条款是否一致、所附附件的真实性、所付款项是否合理（例如：水电气与以往几个月是否差别很大）、该业务所涉及的发票是否已经开具等等。发现问题的要及时反馈处理。

3、为保障各供应商的利益，供应商委托工作人员前来我公司收款时，必须出示“收款委托书”及“身份证”原件，经我公司财务人员核对无误后留存收款委托书及复印件，方可支付现金或票据等。

第九条 应付账款的结转。

财务部应按应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对。财务部应按账龄编制应付账款明细表与集团采购中心统计核对无误后，对供应商单位因破产等原因，公司不再支付的应付款项经公司领导签批后，及时转平供应商往来账。

第十条 应付账款的对账。

1、财务部按月与集团采购中心审核员核对应付账款及预付账款余额，若有差异应查明差异产生的原因。集团采购中心审核员按月要求供应商提 供对账单，审核员对账后将对账单原件交财务部材料会计，财务部材料会计应及时核对往来账，产生差异的要及时与审核员沟通，保证负债的真实性和准确性。凡一年以上应付而未付的款项应查找原因，对确实无法付出的应付款项报集团董事长批准后处理。

2、及时更正对账过程发现的记账错误，做到账账相符。

3、财务部分管会计定期按月装订供应商对账单，以备查。第三章 附 则

第十条

本管理细则由公司财务部负责解释和修订。

篇2：应付账款管理系统

一、总则

1、目的

为将本公司所应支付的账款处理制度化，以加强财务管理，维护公司信誉并掌控资金动向。对应付账款的请款，审核进行要求和规范，防止出错，规避风险。

2、适用范围

原材料采购产生的应付账款和外发加工所发生的加工费，均依照本办法管理。

3、权责单位

1)财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。2)总经理核准后生效。

二、应付账款产生

1、原材料应付账款

1）供应商依据本公司采购向其发出的《采购订单》之订购材料，将货品送交本公司或本公司加工厂仓库。

2）当指定货品送达本公司或本公司加工厂仓库时，仓管人员应协同IQC依据《送货单》，核对厂商名称、料号、品名、规格、数量与本公司《订购单》所载内容是否相符，并予以清点核实。

3）经清点数量无误后，仓管员在《送货单》上签收，并填制《进货日报表》，送MC及采购确认进货与订购内容是否相符。

4）验收后之《进货验收单》,连同一联《送货单》、一联《入库单》转交至财务部。5）凡依据《采购订单》送货并经IQC检验OK之进货，称为“验收”，属于已确认的应付账款。

2、外发加工费

1）工单完工指工单数量的板子已经全部入库，多领多退物料已经全部确认处理 2）按照每笔工单计算加工费

三、《付款通知书》单据要求

1、现有几种采购方式的付款单据要求

1）针对一般月结供应商的付款，货款到期前，由采购填写《付款通知书》，附上《采购单》原件、《送货单》原件、《入库单》原件、《对账单》、发票（或收据原件）； 2）先付款后交货的供应商付款，由采购填写《付款通知书》，在备注栏写明预付款，附上《采购单》原件。其它资料：《送货单》原件、《入库单》原件、发票（或收据原件），在供应商交货之后，采购补上，财务跟进单据补全；

3）芯片供应商的付款，由采购（现方佩琅兼）填写《付款通知书》，附上《采购单》原件、《送货单》原件、《入库单》原件、《对账单》、发票（或收据原件）；

4）现金采购，由采购申请借款（借款按照借款流程）购买，购买后走报销流程，填写《报销单》，附上《收据》原件（或《销货单》原件），如收据多，则另附一份《明细表》；

2、加工费付款单据要求，《外发加工单》原件、《成品入库单》、《工单领料单》、《退料单》、《工单超领单》等

四、《付款通知书》的审批流程

谁采购谁填写《付款通知书》，谁准备单据及跑单的原则。采购准备《付款通知书》---》部门审核---》应付会计复核---》财务主管复核---》总经理审批

五、应付账款入账

1、财务会计陆续收到《采购订单》、《送货单》和《进货验收单》之后，应依日期顺序按厂商别整理。

2、财务部收到《付款通知书》后，应核对《采购订单》原件、《送货单》原件、《入库单》原件、《进货验收单》、发票（或收据原件）、《对账单》。核对确定无误之后，方可进行付款程序。

3、将各级审核及总经理签字的《付款通知书》转出纳人员准备开立支票付款或转账付款。

四、处理时限

1)当月要付款的《付款通知书》单据一律在当月20日前送达财务，逾期当做次月份货款处理。

2)财务于当月25日至30日集中安排付款。

此应付账款管理办法从2014年10月1日开始执行。

批准：吴丰义 会签：陈志辉、方佩琅、杨玲

篇3：企业应付账款管理分析

一、应付账款形成的原因

(一) 市场竞争下形成的应付账款

市场竞争形成的应付账款属于商业信用, 是形成应付账款的主要原因。供应商为了提高市场占有率, 扩大销售, 在销售时往往会给出一些条件, 例如赊销。因为供应商的这些条件使得买方可以延期支付货款, 从而产生了应付账款。这种方式产生的应付账款是买卖双方都愿意发生的, 对于企业来说, 付款期限的放宽更有利于企业资金的运转。

(二) 自发原因形成的应付账款

自发原因是指由企业在购买材料, 商品或接受劳务时, 由于货物流转与单据流转并非完全同步进行, 使得买卖双方不可能完全做到“一手交钱, 一手交货”, 因此, 获得商品, 接受劳务与支付货款就会存在时间差, 而时间差越长, 自发原因形成的应付账款就会越多, 严格来说, 这部分应付账款不属于商业信用。

(三) 人为因素形成的应付账款

有些企业采购人员在采购的时候, 事先并没有对实际生产所需的原材料的数量进行详细的了解, 也没有考虑到产品更新换代的要求, 导致毫无计划地采购材料, 形成了一批应付账款。也有一些采购人员甚至只考虑到自己的利益, 接受了别人的好处费或回扣, 而大量采购材料和货物, 因而形成了不必要的应付账款。

二、企业应付账款管理常见的问题

(一) 支付不及时

应付账款属于流动负债, 原则上是在一年之内就应该偿还的款项, 而在现实生活中通常2—3个月偿还。但大多企业对应付账款管理不重视, 不及时支付的情况常有发生。

例如某公司2012年1月1日至2013年6月30日部分应付账款还款情况为: (1) 2012年9月15日购货应付款25550元, 偿还时间2013年6月25日; (2) 2013年1月20日购货应付款34 250元, 偿还时间2013年6月15日; (3) 2013年2月15日购货应付款76 800元, 2013年6月20日偿还50 000元; (4) 2013年4月2日购货应付款46 780元; (5) 2013年4月2日购货应付款34 350元。企业产生上述情况的主要原因是企业对应付账款管理的观念存在问题, 例如, 对于到期支付的应付账款, 往往会提出因为资金紧张等理由故意拖欠, 认为延后付款的实质就等于增加了公司的流动资金, 从而改善公司的资金状况, 认为可以从中获利。但是从长远看, 这种拿公司信用去换一点点利益的行为, 绝不是明智之举。故意拖欠在很大程度上会影响和破坏公司与供应商之间的正常往来关系, 会给公司日后的生产经营活动留下隐患。每一个企业都必须意识到, 市场经济应是诚信经济, 它要求市场主体以诚信为准则, 积极履行信用合约, 企业应该及时支付应付账款, 重视企业信用度的提升。

(二) 不定期对账

在实际工作中, 由于公司内部缺乏核对控制, 没有严格规定会计人员对应付账款进行定期对账, 加上公司缺少与供应商的信息沟通, 导致公司未能对应付账款进行定期对账。对于重要的供应商应该做到每个月进行对账, 对于一般往来的供应商也应该做到一个季度或半年对账一次。应付账款的定期对账有利于企业及时筹措资金, 按时支付应付账款, 以避免长期占用其他供应商的资金, 而使自己的信誉降低。

(三) 管理不善

1. 贪污现金折扣

现金折扣 (又称销售折扣) 是指债权人为了勉励债务人在规定的期限内付款, 而向债务人供给的债务扣除。债务人在不同的期限内付款可享受不同比例的折扣, 付款的时间越早, 折扣就越大。由于公司对享有现金折扣的应付账款没有进行定期核对, 对应付账款的监督力度不够, 公司的内部控制存在漏洞, 加上有些员工职业道德的缺失, 导致应付账款的管理存在较大的问题。

例如某公司于某月15日购买原材料, 价款为40 000元, 增值税税率为17%, 付款条件为2/10, N/30, 材料已验收入库, 发票已到, 货款暂欠, 正确的账务处理应该如下:

假定公司在25日或之前支付了货款:

企业可享受的现金折扣=40 000× (1+17%) ×2%=936 (元) ;支付的款项=40 000× (1+17%) -936=45 864 (元) 。会计分录为:借记“应付账款”46 800, 贷记“银行存款”45 864, 贷记“财务费用”936。

假定公司在25日之后支付了货款, 则借记“应付账款”46 800, 贷记“银行存款”46 800。

在上述业务中, 有的会计人员就会利用自己的职务之便, 在现金折扣期内 (25日之前) 按发票的原价支付货款46 800元, 然后再向供应商取回退款936元, 从中贪污现金折扣款;有的管理人员在折扣期内已经付清了货款, 却不入账, 趁机将实现的现金折扣业务隐瞒, 即不把现金折扣冲减财务费用, 而是私自纳入“小金库”, 贪污现金折扣。这样的行为都会滋生企业腐败。

2. 虚增应付账款

企业为了少交税, 有的时候竟然伪造购货发票, 虚记应付账款。公司管理人员从外地的一些企业取得虚开的增值税发票, 虚假进货涉及的资金先由公司转账或附带少量的现金支付给开票方, 再由开票方按价税合计金额的7.5%左右扣除“开票费”后, 将余款汇至公司管理人的个人账户。因为公司在购进材料时, 一般借记“原材料”、“应交税费———应交增值税 (进项税额) ”, 贷记“应付账款”。如果企业虚构材料, 就可以虚增进项税额来抵更多的销项税额, 这样就达到了少交税的目的。

三、企业改善应付账款管理的措施

(一) 讲求诚信, 科学管理

企业应付账款往往存在不及时支付的情况, 这样的行为将会影响公司的信用度, 也会使公司因为信用问题而加剧采购的难度。换句话说, 不及时支付应付账款, 会使供应商在下次交易的时候提高条件, 例如提高价格或者不提供现金折扣, 甚至会停止赊销、催收货款, 从而加剧了公司采购材料的难度。一旦公司生产产品所需的材料不能及时到位, 将会给公司的生产带来严重的损失。因此, 公司必须改变观念, 不要再认为应付账款能拖就拖, 对应付账款要做到及时支付, 维持公司的良好信用。管理好应付账款, 也是提升公司信用的一种方法。公司应该重视应付账款的管理, 牢固树立“讲求诚信, 科学管理”的思想。

为此, 公司应该设立一个信用管理部门, 建立一支专职队伍, 负责应付账款的管理工作。选拔思想素质高、业务能力强的人员专门负责应付账款管理, 保证做到应付尽付、不随意占用他人资金, 并充分运用应付账款的账龄分析表为公司的资金安排提供轻重缓急的依据, 切实维护公司的信誉。

(二) 加强内部控制

1. 实施核对控制。

应定期对应付账款进行对账, 核对应付账款总账和明细账记录, 不仅要对应付账款原始凭证中的数量、金额及日期的正确性进行验证。而且还必须与供应方取得对账单进行核对, 防止借机、漏记、弄虚作假和贪污挪用等问题的发生。另外, 公司应仔细检查带有现金折扣的应付账款, 防止公司内部人员利用应付账款隐匿和私吞现金折扣。对于供应商开出的发票, 即原始凭证, 会计人员必须保管完整并装订成册, 为应付账款的核对提供依据。

2. 实施职责分工控制。

在存货采购付款环节要贯彻不相容职务相互分离的原则, 使不同的职务分别由不同的部门或人员负责, 做到责任明确, 确保企业在采购、验收、记账和现金或银行存款的支付是由不同的部门或不同的人员独立完成的。这样做, 既为了防止错误和欺诈行为的发生, 也为了确保应付账款全额和实际验收物品价值的一致性。

3. 建立责任追究制度。

针对应付账款中的每一环节, 划分确定有关人员在应付账款管理中的职责。一旦出现虚假支付等违规行为时, 有关人员应承担相应的责任, 并对违背诚信正直、职业道德的人员给予严格处理。

(三) 严格按会计制度办事

公司的财务管理人员应严格按照《企业会计准则》等法律法规的要求办事, 具体做到以下几点: (1) 对于应付账款的记账, 会计人员必须以原始凭证为依据, 确保记账内容真实, 可靠。对于不需付或者无法付的应付账款, 要先核实情况无误才能做相关的会计处理。 (2) 会计人员应加强法律法规的学习, 提高自身的法律意识与思想道德水平, 使爱岗敬岗成为自觉行为。会计人员的思想觉悟提高了, 同时也增强了抵制不正之风、抗拒不良诱惑的能力。 (3) 会计人员应自觉提高自身的素质, 充分调动自身的积极性, 不断完善自我提升自我。俗话说:“认识有多高, 工作就有多好”, 会计人员应该接受继续教育, 不断学习新的知识, 才能为公司应付账款的管理出谋划策, 时刻为公司的利益着想。

(四) 落实负责人的会计责任, 提高信息质量

企业因管理不善而出现贪污现金折扣和虚增应付账款的行为, 从某些方面看来也并不止是因为会计人员没有按照制度办事, 有的时候也是迫于压力才违约操作。基于这种情况, 就应该贯彻落实《会计法》, 落实单位负责人的会计责任, 进一步完善法人治理结构。督促单位负责人加强内部控制和管理, 切实履行法律赋予的会计职责。在确认制造虚假会计信息的主要责任者时, 应将考虑的重点集中在虚假会计信息的利益获得者身上, 从根源上防止有关人员通过虚假信息谋取利益。此外, 要加强对单位负责人会计责任的宣传教育, 提高单位负责人的会计职业道德水平, 从根源上提高会计信息质量。

参考文献

[1]郭淑芬.应付账款的管理与控制[J].财会通讯 (学术版) , 2006, (2) .

篇4：医院应付账款的全方位管理

关键词：医院；应付账款；全方位管理

随着社会经济的飞速发展以及现代化建设的逐步完善，我国百姓在追求物质享受的同时，对健康的关注度也越来越高。应付账款是医院管理工作的重点，由于医院业务的扩张和规模的扩大，使得资金流动频繁，供需矛盾也慢慢暴露了出来。对应付账款实施全方位的管理，改善以往的工作不足，能够缓解资金不足的现状，而且有助于做好医院开支的明细记录，更好的反映资金的利用情况，为决策的正确性打下基础。

一、医院应付账款的相关概述

应付账款是医院应该支付给其他企业的资金，它主要是指医院因购买设备、医疗用品、材料物资或者雇佣员工所花费的资金，是医院花销的主要内容，属于成本开销一类。

对应付账款实施全方位的管理和控制，有助于医院更好的了解资本的运作情况，做好应付账款的管理，还能够解决账目与实际收支出现的不平衡现象，然后根据科学的手段做出预防，实现对账款的有效应用。

二、医院应付账款在管理上存在的问题

全方位管理是对资金进行的全面把控，能够掌握资本的运作，控制好资金的使用数额，降低财务报表中的错误。然而在账款的实际管理过程中，却存在很多不足，严重阻碍了医院的服务水平。

第一，应付账款挂账不及时，影响账目的准确性。医院财务系统与物资信息系统是对应存在的，各自运行，互不干涉。资产进入的时候已经在物资信息系统中进行了入库处理，可是相关管理人员却没有将发票入库的记录长传到财务系统，有的相隔几个月才进行统计，或者供应商未提供发票，后勤物资仓储部门没有对已入库但发票未到的材料入库单上报财务部门暂估入账。这样一来，就会造成财务信息与账目信息的不对等现象，在固定资产明细中无法持平，找不到资金缺乏的原因。

第二，没有设置“预付账款”科目。预付账款是医院在资金花费之前进行的预算，属于明细账目中的一类。一些医院没有按要求预付款项，在预付账款付费的时候，只能记入其他费用之中，严重阻碍了账目的稳定性，还有可能导致账款的重复发放，给医院带来不必要的经济损失。根据规定要求，应付账款与预付账款业务必须要以合理的方式为合同提供依据，并，.利用预付款项作为其间的中转项目，预防私设小金库的行为。

第三，应付账款在支付过程中存在风险。目前，利用网络转账的方式开始兴起，一些医院为了简化程序，采用网银支付的方式交款，只将经办人签字的支票存根作为付款凭据，没有同时将银行盖章确认付款的出票人回单作为付款依据，很容易引发舞弊现象。与此同时，一些外地供货单位会让业务员直接负责款项的收取，一些道德素质不高的工作人员就会从中徇私舞弊，将账目转到个人名下。

三、医院应付账款的全方位管理

想要解决以往医院应付账款管理中存在的不足，就一定要找到有效的手段实施控制，对账款实施全方位的管理，细化管理内容。

（一）严格执行“采购与付款业务”岗位职责分工控制制度

建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购、验收、储存、应付账款业务记录和货币资金的支付必须由不同的部门或人员独立办理，确保应付账款发生和核准采购业务的协调性，明确岗位责任制，实现科学分工，树立人们的职责意识。

（二）健全会计科目

会计科目的健全完善是保证医院资金合理利用，做好资金明细的关键。没有完善的科目作基础，就无法保证资金正确的分类，账目的记录也会出现问题。医院的采购部门一定要根据要求，及时将入库单、发票的原始数据传到相关部门之中，根据发票数值进行有效的处理。当发票和材料入库后，要对付款交易做出及时的记录，将数据纳入应付款项之中。此外，物资采购部门还要将手续齐全的数据送到财务部门，不符合规定的物资不能进行挂账处理，并分设二级科目，注明科目明细项目。

（三）加强内部控制管理，做好应付账款的核对工作

完善内部管理工作，是加强控制的重要环节，采购部门必须建立详细的供货明细账目表，其中要包括银行账号、开户银行、联系人地址等内容，一旦出现更改，要及时进行确认和存档工作。在药品的支付、物资款项发放之前，要经过财务部门和采购部门的同时确认，保证没有问题才能进行支付处理。对于应付款项项目发放出的票据，必须要与供货单位进行接洽，让他们清楚单据发放的原因，然后根据要求对票据进行存档处理和签字确认，从而保证资金的安全。

对应付账款进行核对是医院全方位管理中非常重要的一个环节，医院要设立专门的会计核算项目，设立账簿登记往来业务，并设立明细账目数据，定期进行检查，预防账目出现帐实不符的现象。同时，还要对供货单位进行核对，预防出现错记和漏记现象，一旦发现问题要与供货部门进行协商，即刻解决。

四、结束语

总而言之，医院建设发展是医疗改革的重点，随着医院管理项目的增多，应付账款的往来业务也随之增加。医院必须结合工作实际，找到全方位管理的有效办法，明确自身在应付账款管理中存在的不足。在此基础上，医院要进行有效的内部控制，健全完善相关科目，严格执行“采购与付款业务”岗位职责分工控制制度并做好信息的核对工作，从而对应付账款进行全方位的管理。

参考文献：

[1]胡兆礼，王喜丰，郑彩霞. 运用六西格玛管理方法提高应付账款的账账相符率[J]. 中医药管理杂志，2011，07：664-665.

[2]中国上市公司营运资金管理调查及中国上市公司营运资金管理绩效排行榜：2009[A]. 中国会计学会教育分会.中国会计学会2010年学术年会营运资金管理论坛论文集[C].中国会计学会教育分会：，2010：126.

篇5：应付账款管理制度

1目的

为加强应付账款，预付款项、其他各项应付款管理，保证付款的准确性和及时性，明确审批、记账、付款各环节的具体程序和各环节责任人的职责。

2范围

公司采购营运用原物料、办公用品、固定资产、仪器设备、其他辅助用品、接受服务、装修工程等所产生的各项应付账款、预付款项、其他应付款项的审批、记账、支付管理。

3职责

3.1业务经办部门职责

3.1.1经办人提出付款申请，填制付款申请单。

3.1.2附上付款所需的采购发票或其他业务事项的发票，物料入库单、合同、协议等原始单据。3.1.3与供应商核对当月物料采购的清单。

3.1.4业务经办部门主管对经办人提出的付款申请的真实性、金额的准确性、单据的完整性进行审批。3.2财务部职责

3.2.1应付款会计负责将付款申请进行记账，并复核所附原始发票、合同、协议等原始单据是否正确，一致，合法、合规。

3.2.2财务主管负责对付款申请进行审核签字，安排出纳支付到期应付款或预付款。3.2.3财务总监对所有预算外的付款申请进行审批。

3.2.4出纳负责对已审批的到期应付款、预付款办理支付手续。

3.2.5 应付款会计在月初结账前，编制上月末的应付款、预付款，其他应付款等往来账明细清单；每半年与供应商核对一次往来账，保证账实相符。3.3总经理职责。

3.3.1目前所有付款均需总经理签字。

4内容

4.1付款申请、审批程序 4.1.1采购项目的付款申请、审批

4.1.1.1采购项目的应付款项：指公司采购部门依据经批准的《物料采购申请审批表》或《固定资产采购申请审批表》，实施采购工作，采购物品经验收入库后形成的采购应付款。

4.1.1.2与采购的申请、审批、询价、供应商的选择、采购订单、合同的审批及签订、原物料的验 收入库等工作的实施与管理，参见《采购管理制度》。

4.1.1.3 为有效实施采购与付款的监督与管理，减少部分纸质单据的传递，同时又能保证工作的各项纪录单据的方便监管查询。对原物料、办公用品采购除在K3系统外执行采购申请、审批、订购、验收入库等工作外，同时在K3系统执行采购与付款的流程管理及账务处理。《物料采购申请审批表》经批准后，采购人员在K3系统的采购管理中输入《采购申请单》并经采购主管审核；常规采购项目在合格供应商中选择确定或采购询价后确定供应商及采购单价后，采购人员在K3系统通过下推《采购申请单》生成《采购订单》并经采购主管审核；实施采购后，在K3系统，依据实际入库数量，仓管人员下推《采购订单》生成《采购入库单》；采购经办人依据《采购入库单》下推生成《采购发票》；应付款会计依据经采购部门主管、总监审核后的《付款申请单》，及所付原始发票、入库单等附件对K3的《采购发票》进行审核并与K3的《采购入库单》勾稽入账生成采购记账凭证。在K3系统中所有单据的生成均是由上一级单据下推生成，并由部门主管或其他部门人员依据纸质原始单据实

施审核，减少了差错，同时增强了各部门的相互监督及文件资料的可追溯性。

4.1.1.4 应付款项的申请：采购经办人在收到供应商开具的增值税发票、仓管部门开具的入库单后，填制《付款申请单》，申请单上详细填列供应商名称，采购项目、应付款金额、收款银行及账号，付款方式、按合同确定的应付款日期等。并附上增值税发票联，入库单记账联，对2000元以上的采购项目还需附上采购订单或合同复印件（原件由财务主管查阅后由采购人员交档案室保管），如果是固定资产、办公设备的付款申请还应附上《固定资产、低值易耗品质量验收报告》。采购经办人将《付款申请单》交采购主管审核，部门总监审核。付款申请单经审核后，采购经办人在K3系统做采购入库单下推生成采购发票，然后交财务部。对于属于固定资产的采购项目，采购人员不需要在K3采购系统做单据流程处理，直接交会计人员做固定资产入账。

4.1.1.5为了保证当月进项税发票税务认证抵扣与财务入账的进项税额的一致性，进项税额抵扣联与付款申请一起交财务。各采购人员收到采购发票后必须及时办理付款申请审批手续，并及时交财务审核、入账。每月28号开始财务不再受理当月的申请，应付账款的确认时间相应顺延至下月。4.1.1.6 财务部收到采购人员递交的《付款申请单》及进项发票后，首先由应付账款会计对付款申请单内容与所付原始单据核对，对其真实性、合法性、正确性及单证的衔接一致性进行复核确认，以保证财务数据的真实准确，并与K3系统同步核对一致，如有任何不一致的退回采购人员，如核对相符交财务主管审核签字。如采购项目是预算范围内并在1万元以下的，由应付款会计在K3系统审核采购发票并与采购入库单勾稽入账，制作记账凭证增加应付款。对预算外的采购付款必须交财务总监审核，如采购项目是预算外或采购项目金额在1万元以上的还必须经总经理审批后才能确认应 付账款，目前所有《付款申请单》均必须经总经理签字方能付款。《付款申请单》一式两联，经审批后财务主管将付款申请单的第一联交给出纳，目前所有《付款申请单》均必须经总经理签字后将第一联交出纳保管。第二联与其余原始凭证交应付账款会计归入对应的转账凭证后存档。

4.1.2基建、大型设备购买应付款管理：对于基建项目，装修工程项目，购买大型设备等所支付应付款，由相关经办人员填写《付款申请单》，由部门主管审核，部门总监审核，财务主管审核，总经理批准，如金额较大超过董事会授权还需经董事会批准。《付款申请单》后附上发票、订单或合同复印件（原件查阅后交档案室存档）、经监理确认的工程进度表（基建、装修），设备付款还必须附上设备调试验收报告，合格证书复印将（原件查阅后归入设备档案资料）。

4.1.3除采购项目、基建项目、大型设备购买外，其他各项付款由经办人填制《付款申请单》、部门主管审核、部门总监审核、财务主管审核后由出纳在付款到期日付款。附件资料除发票、合同外还需要附上其他原始单据，如：付运费时：运输快递单；付订餐费：送餐签收单；接受维修服务的，必须附上经使用人签字确认的维修报告。目前所有《付款申请单》均必须经总经理签字方能付款 4.2 应付账款管理及付款

4.2.1 应付账款会计在K3系统里对应付账款按供应商进行明细核算，并经总账会计对记账凭证进行审核确认。每月结账前，首先对应付账款系统的明细账与总账系统进行对账，如发现有入账错误的及时纠正，保证应付账款的正确性。

4.2.2公司对供应商进行评审，评审合格的纳入合格供应商目录，公司向该批供应商采购货物一般采用赊销的方式。当月采购的货物，在月底前采购员与供应商核对采购物品的数量、单价、金额等，核对一致后，由供应商开具增值税专用发票。

4.2.3赊销付款期分为月结，月结30、60、90天。月结款指当月货款在下月初支付；月结30天指当月货款在下月底前支付。月结60天指当月货款在第二个月底前支付；月结90天指当月货款在第三个月底前支付。具体预计付款日期由采购员在填制付款申请单时注明。当月货款的认定以发票到达财务并入账的日期为准计算。

4.2.4出纳对应付款的管理：出纳接到经审批核准的《付款申请单》第一联后，根据供应商名称及预计付款时间编制应付款清单，并与应付款会计编制的《应付账款明细表》核对，核对无误后依付款到期时间安排支付。在支付前，出纳将付款到期的《付款申请单》交财务主管确认后，每周安排1天进行集中支付。采购付款除零星采购用现金支付外，其余均用网上银行转账支付，应尽可能减少用支票或其他票据。

4.2.5 付款：出纳依据已到期的《付款申请单》，在网上银行提交付款申请，并由网银复核人员进行审核，确认后完成支付，如金额在5万元以上的付款，还必须由二级复核人员进行审核确认，付款 审核后，会计在《付款申请单》上加盖“银行付讫”章。如果用支票或其他票据进行支付，管理操作程序见《收付款管理制度》。

4.2.6 记账：付款后，出纳登记银行存款日记账，应付款会计依据《付款申请单》、银行付款水单在K3应付系统制作记账凭证，核销减少应付款。

4.2.7 每月初，结账前，应付款会计编制《应付账款明细表》、《预付账款明细表》、《其他应付款明细表》，用于付款备查及对账。每半年及年末与供应商核对往来账，由财务出具各供应商的《应付账款对账单》交采购人员发给供应商核对，确认应付款、预付账款金额并回传，《应付账款对账单》回执由财务存档，不一致的双方查明原因加以纠正。对供应商主动发来的对账单，应付款会计首先核对，然后交财务主管审核确认并盖章。通过双方的对账，保证账实相符。

4.2.8 对于原物料、办公用品已入库，但供应商还未开具发票的，会计人员在月底做应付账款暂估入账，在结账前编制《应付账款暂估入账明细表》，并将该表每月发给相应采购人员核对，核对无误的由采购人员通知供应商及时开发票。收到发票后按上述流程进行审批、记账、付款，会计人员冲销暂估账，按实际开票情况记录应付款。

4.3预付账款的管理

4.3.1预付款的控制：对于采购由供应商独家代理或其他具有垄断性质货物时，对方要求采取预付款的支付方式，为降低采购货物的质量风险，和财务付款风险，采购人员应尽量控制预付款的比例，以防上当受骗。

4.3.2 预付款申请：采购人员需要预付货款时，填写《付款申请单》，并附采购订单（采购材料预付款）、订货合同（如工程设备预付款）并依审批程序经核准，审批程序见4.1。经核准后将付款申请单第一联交出纳付款，第二联退回采购员用于发票收到核销预付款。预付款申请单采购人员应提前1天交到财务。

4.3.3 预付款支付后的管理：预付货款后，采购人员应在15天内向供应商索取增值税发票。发票收到后采购人员将原《付款申请单》第二联与增值税发票、原物料《采购入库单》记账联、交采购主管审核，审核后采购员在K3系统依据入库单下推生成发票；然后交应付款会计复核单据并在K3系统审核发票勾稽入库单，核销预付款，制作记账凭证。对于部分预付款的发票，收到后还需按发票金额减去预付款金额后填制付款申请单，并按上述进行审批及账务处理。

4.3.4预付款后，不能在合同规定的时间到货并收取发票的，又无正当理由的。会计人员将该笔预付款作为经办人的借款转入，按借款进行管理，必要时通知人事从工资中扣回该笔款项。4.4单据信息管理：

4.4.1为保证所有采购业务凭证的合法性，所有付款发票必须为税务局统一印制的增值税发票或普 通发票，非正规发票或收据一律不予接收。

4.4.2发票如有遗失，发票复印件不得作为记账凭证依据，采购人员应要求对方出具加盖公章与发票专用章的发票存根联复印件。如为增值税发票遗失，除提供上述发票复印件外，同时要提交对方税务局出具的发票已申报缴税的证明，财务人员方可记账，同时进行进项发票抵扣。4.4.3 付款的收款单位必须与合同、订单、发票一致，不得转付其他单位。

4.4.4所有传递到财务的付款单据、如发票、入库单、其他附件等一律为原件，对采购合同、协议原件财务主管审核后，留复印件，原件退申请部门交档案室。

4.4.5供应商收款信息的管理：为保障供应商收款信息的准确性，新增供应商或老供应商信息变更，如供应商公司名称、开户银行、账号等信息变更，采购人员应填写供应商信息变更表及时递交出纳，后附由供应商出具的加盖印章的变更说明。如因变更资料未及时送至财务而导致付款错误，采购人员应承担由此造成的损失及相关费用。

5表单

篇6：应付账款管理系统

1． 制定目的为了加强与供应商之间的战略合作降低采购成本，统筹安排公司运营中的各项资金需求，保证准确、及时、有序支付各项到期应付账款，特制定本制度。

2． 适用范围

本制度适用于公司各部门与原材料购买、商品采购、物资采购及接受劳务有关的付款活动。

3． 具体内容

3．1采购招标

事业部根据经营预算制定全年采购计划，报总公司审批同意后方可安排采购业务。50万元以上的大额采购必须实行招标制度，备选供应商不得低于三家，招标委员会必须由财务、法务、采购部门共同参加。采购必须遵循“同质价优先，同价质优先”的原则。

3．2合同控制

除1万元以下一次性的零星物品采购之外，采购金额在1万元以上、经常性发生的、涉及原材料、商品的采购，都必须签订书面的采购合同，合同必须载明具体付款条件、付款时间及付款金额。所有采购合同必须由事业部、法务部、财务部共同会签，无采购合同，仓库不予办理入库，财务不得办理货款支付。

3．3入账审核

商品采购部门收到供应商发票后，与采购审批单、仓库验收入库单、采购合同一起，三天内提交财务部门。财务收到发票后，审核发票明细与采购审批单、仓库验收入库单、采购合同是否相符。对审核不相符的发票，注明原因后及时退还商品采购部门及供应商。对审核无误的发票及时登记入账，并按合同账期安排付款计划。

3．4请款审批

到期的应付款项，由采购部门填写请款单报经事业部总经理审批，财务部门负责审核是否已到付款期。对已到付款期的货款，由财务部门纳入当月的资金支出计划。所有对外付款，除1000元以下个人零星采购外，一律通过网银支付。付款前，财务经理需严格审核请款单金额与账面到期款是否一致，并复核应付款单位名称、账号是否正确。

3．5账龄分析