政机关公文格式国家标准

政机关公文格式国家标准（精选8篇）

篇1：政机关公文格式国家标准

国家机关公文格式

1.范围

本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

2.引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性:GB/T 148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸.3.定义

本标准采用下列定义。

3.1 字 word

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

3.2 行 line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

4.公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%?90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5--9.5。.公文用纸幅面及版面尺寸

5．1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。

5.2 公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm

版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码）.公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

7.排版规格与印装要求

7.1 排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

7.2 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7.3 印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

7.4 装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书 间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。8.公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

8.1 眉首

8.1.1 公文份数序号

公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。

8.1.2 秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

篇2：政机关公文格式国家标准

A 13

GB

中华人民共和国国家标准

GB/T 9704—2012

代替 GB/T 9704—1999

党政机关公文格式

Layout key for official document of Party and government organs

2012-06-29 发布

2012-07-01 实施

––1 ––

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局

发 布

中国国家标准化管理委员会

GB/T 9704— 2012

目 次

前言

范围规范性引用文件术语和定义公文用纸主要技术指标公文用纸幅面尺寸及版面要求

5.1

幅面尺寸

5.2

版面

5.2.1

页边与版心尺寸

5.2.2

字体和字号

5.2.3

行数和字数

5.2.4

文字的颜色

印制装订要求

6.1

制版要求

6.2

印刷要求

6.3

装订要求

公文格式各要素编排规则

7.1

公文格式各要素的划分

7.2

版头

7.2.1

份号

7.2.2

密级和保密期限

7.2.3

紧急程度

7.2.4

发文机关标志

7.2.5

发文字号

7.2.6

签发人

7.2.7

版头中的分隔线

7.3

主体

7.3.1

标题

7.3.2

主送机关

篇3：政机关公文格式国家标准

1 信函式格式的使用使公文格式不统一

1.1 形成便函、函、信函三种格式并存局面

“函”是不相隶属机关,平行机关之间相互联系工作、商洽有关问题、处理事务的一种文字工具,在我国被各级各类机关、群团、企事业单位广泛使用。据《辞源》(商务印书馆,1979年修订本)记载,“函”指称书信始于汉代,《三国志·魏书·刘晔传》记载:“(曹操)每有疑事,辄以函问晔,至一夜数十至耳。”不过那时的函主要用于私务。用于公务的函,其前身是封建社会官署衙门之间、平级官员之间相互往来的平行公文,如“关”、“刺”、“移”、“解”、“碟”、“咨”等。1912年11月6日北洋军阀政府颁发的《公文程式条例》中规定:“行政各官署无隶属关系者之往复文书,以公函行之。”1957年国务院秘书厅的《关于公文名称和体式问题的几点意见》出台后,“公函”改称“函”。自此“函”被列为正式文种,并开始在我国被广泛使用。新中国成立后,将“函”列为常用或主要文种。20世纪80年代末起,国内选用“函”文种行文时基本上采用便函和函两种形式;但自新国标出台后,用“函”文种行文时,出现了三种格式并存的局面。

一是“便函”形式。长期以来,在我国各级各类机关、人民团体、企事业单位,为方便起见,在介绍、商洽、询问、催办等有关事宜时,往往用一种与书信大体相同的“便函”行文。这类便函格式上只有版头和主体两部分,缺版记部分;两大部分中公文格式的要素往往不完整,而且格式要素标识随意性很大,如:公文印制时使用版头标印有机关全称或简称下有一条红色反线的便笺纸,无发文字号,大多无公文标题,有的虽有公文标题,标题直接为“公函”、“邀请函”、“拜访函”、“约稿函”、“征求意见函”等等。

二是“红头文件”形式,即选用“函”这一公文文种行文时,以正式红头文件格式标印。自1996年5月3日《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)及1989年3月1日《国家机关公文格式》(GB9704—1988)标准试行后,我国各级党政机关按照统一、规范的要求,普遍采用公文格式标准中规定的公文格式要素来印制公文。每件公文中格式的三大部分(版头、主体、版记)较完整,各要素较齐全,如党的机关公文使用“函”这个法定文种行文时,版头一般都标印机关全称或规范化简称后加括号内标注“函”字,如“××××××(函)”;发文字号三要素之一机关代码中都标识“函”字,如“×委函”、“×委办函”,“×政函”、“×政办函”等。唯一区别的是印制此类公文时,行政机关的公文版头统一由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。就全国而言,使用“函”文种行文时,公文格式逐步朝着统一、规范的方向迈进。

三是“信函式格式”的形式。1999年底,修订发布了新国标,新国标第11条第1款信函式格式中规定:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。2000年1月1日起,全国各级行政机关大量的公文使用此格式标印,有的党政机关也参照此格式标印公文。自此,国内出现了便函、函、信函三种不同公文格式的版本,原已趋向统一、规范的局面被打破。

1.2 产生的矛盾与问题

1.2.1“文件格式”与“信函式格式”的差异

一是公文格式要素上的差异。表现在构成要素上的不完整性,如:前者的公文版头由发文机关全称(或规范化简称)+“文件”二字组成,后者只标识发文机关全称,没有“文件”二字;前者版记部分标注印发机关名称及印发日期,后者版记部分不标识印发机关名称及印发日期。二是版式不同。公文页边与版心尺寸大小不一。前者的上白边为37mm,后者缩小为30mm;前者在发文机关标识下标印一条156mm的红色反线,后者在发文机关全称下4mm处及在距下页边20mm处分别标印上下两条长度为170mm的武文、文武线。三是格式要素标识的位置不一,如:通常行政机关印发的下行文、平行文,发文字号标识在发文机关标识的下方居中位置;印发的上行文,发文字号标注在红色反线的左上方位置,秘密等级、缓急时限依次标注在公文首页发文机关标识的右上角;而信函式格式的发文字号标注在上一条武文线右下方位置,秘密等级、缓急时限则依次标注在上一条武文线的左下方位置。

1.2.2使用同一文种印制公文时出现红头文件格式与信函式格式两种不同的公文格式的矛盾

众所周知,列入《条例》中的公文主要种类共有14种,列入《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中的公文主要种类共有13种。两个法规合计共有18种公文种类,其中可在新闻媒体、网页公布和在社会公共场所张贴的公文文种有“公报”、“公告”、“通告”和“会议纪要”及“命令(令)”这5种公文种类外,选用其他12种公文种类(决定、决议、请示、报告、批复、通知、通报、意见、议案、条例、规定、指示)行文时,都按正式的“红头文件”格式标印。而自2000年1月1日,信函式格式出现后,打破了这一格局,加剧了公文格式的混乱现象,出现了许许多多问题。

一是导致了“通知”与“函”不分、“请示”与“函”不分、“批复”与“函”不分、“意见”与“函”不分、“通报”与“函”不分、“报告”与“函”不分、“议案”与“函”不分等,同时也出现了“函代请示”、“函代批复”、“函代通知”、“函代意见”等的现象。二是出现大量使用同一文种而用两种不同公文格式印制公文的情况。全国各级行政机关行文的实际情况显见这一现象。例如:《关于印发医药卫生体制五项重要改革2009年工作安排的通知》(国办函〔2009〕75号)、《关于2009年5月份税收收入情况的通报》(闽政税函〔2009〕139号)、《关于对需调整有关地区省级人员出访计划的意见》(外外管函〔2009〕129号)、《关于8月1日“摩的”司机集体上访情况的报告》、《关于支持和加强海峡西岸经济区文化建设的批复》(文港澳台函〔2009〕2322号)、《关于提请<中华人民共和国×××法(草案)>的议案》(国函〔2009〕×号)皆用信函式格式来印制,甚至连任免令、嘉奖令亦用信函式格式印制,如:《关于晋升××同志海关副总监关衔的命令》(国函〔2003〕116号)、《关于给×××同志记一等功的命令》(国函〔2006〕35号);这种使用信函式格式来印制公文的做法还波及党的机关,例如:《关于表彰全国机要交通业务质量竞赛“十连冠”优胜单位的通报》(厅函〔2008〕18号)、《关于接待香港惠安同乡总会海西参访团的请示》(闽委统联函〔2009〕52号)等。以上选择“通知”、“通报”、“意见”、“报告”、“批复”、“议案”、“命令”、“请示”文种行文时使用信函式格式印制的公文,与所谓“红头文件”格式印制的公文的版面,差别很大,形成鲜明的对比,使公文的严肃性、权威性大打折扣。

2 导致公文格式混乱局面的原因分析

2000年初信函式格式启用以来,导致了公文格式更加混乱、不统一的局面。主要原因如下。

2.1 尚未给“函”一个准确的定位,认识上的误区所致

《办法》第四章第十五条规定:“政府各部门……除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。”2001年1月1日《国务院办公厅关于实施<办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)对“函的形式”作出解释,即“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致,与公文内容相符的文种。《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》一书在解释“信函格式”时指出:“信函式公文格式是针对非普发性公文所采用的一种格式,主要用于答复、解释或说明某种具体事项……这种在眉首只标识发文机关名称而不标识‘文件’二字的‘信函式’公文,用于处理日常事务的平行文或下行文……”国务院公报2008年第5号刊载的《国务院办公厅关于精简会议文件改进会风文风的意见》中谈到控制文件规格时,要求“能以函的形式印发的,不以文件形式印发”。纵观上述条文释义,不但对“函的形式”的确切含义没有明示,而且对特定格式的适用范围和具体使用等有关问题未作明确说明,导致了对“函”的形式的理解上产生分歧,产生出“信函”是不是“函”,属不属于“红头文件”范畴;信函是不是正式行文,正式行文与非正式行文如何界定,若是非正式行文,它有无法定效力;具体事务、日常事务如何区分等许多问题和疑问。

一是从行文规则来看,行文时不按隶属关系和职权范围来选用文种,而是按其内容的重要程度和是否普发来确定。

二是从行文方向看,“函的形式”主要用于平行文,有时也用于处理一般具体、日常事务的下行文;而“文件格式”主要用于普发性的下行文以及上行文。

三是从公文内容上看,以“函的形式”行文主要是用于非普发性行文,处理具体事项和日常事务的一般问题;而用“文件格式”行文涉及的都是法规性、政策性事项或者比较重要的事项。孰轻孰重如何区分、辨别。

四是从所用的文种看,“函”是现行党政机关一种常用的公文文种,而“信函”只是法定公文文种的一种载体。将“函”这个在《条例》、《办法》中列入常用或主要的文种游离于法定文种之外,成为非正式公文。正式公文与非正式公文凭什么界定。

五是从使用范围看,用信函式格式行文在各级行政机关和部门党的机关较为普遍,信函式格式区别于文件格式,那么信函是否属“红头文件”范畴。

2.2 以公文的发文字号中的“发文机关代字”来界定公文格式所致

分析国家行政机关的公文格式细则,不难看出,是以“发文机关代字”来区分公文格式要素的,如:“×发”、“×办发”的公文格式是按照“国标”中第5～9条规定的公文格式的要素标识的,而发文字号为“×函”、“×办函”的,则是按“国标”中第11条第1款“信函式格式”这一特定的公文格式来标识公文格式要素的。这种划分的依据是什么、是否合理,都值得商榷。

3 治理公文格式混乱局面的对策建议

全国三大机关(党、政、军)或是七大系统(党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院)的公文格式,主要有以下7种类型。

一是《条例》、《办法》等规定的公文格式。众所周知,发文机关标识(或称版头)套红标印这是“红头文件”的标志。《条例》、《办法》中规定的公文版式有两种,一种是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;另一种是党的机关公文也可由发文机关全称加括弧标注文种组成。

二是“民用标准”(指新国标)与“军用标准”(指《军队机关公文格式》GJB 5100—2005)中共增加的5种特定公文格式,即:“民用标准”中的“信函式格式”、“命令(令)格式”、“会议纪要格式”和“军用标准”中的“印发、转发和批转的公文”、“代拟稿”、“会议纪要”3种特定公文格式。

三是简报式公文格式。如:党的机关印发时“×办通报”,国家行政机关印发的“内部情况通报”,纪委部门印发的“××××通报”。这些亦属“红头文件”范畴。

四是在新闻媒体上,互联网上发布或在社会上公共场所使用特殊纸张印制张贴的公文,如“公报”、“公告”、“通告”。

五是各级人大代表建议、政协委员提案的答复格式。

六是建国以来在我国社会广泛使用的便函格式。

七是分别用4种不同颜色标印的所谓“红头文件”、“绿头文件”、“白头文件”、“黑头文件”,即:自20世纪60年代以来发文机关标识用红色大字居中套印的“红头文件”,包括用红色大字套印的“密码电报”报头(电报属文件范畴);2009年1月1日启用的用绿色大字套印的“内部明电”报头的“绿头文件”;还有各级党政机关频繁印发的“白头文件”,以及各级各类机关擅自印发或复制的“黑头文件”。

以上仅从公文的版头或首页版面来看,公文格式的混乱现象就不言而喻。这五花八门的各类公文格式,使“红头文件”的权威性和严肃性受到严峻挑战,实有治理整顿之必要。

一是要统一。全国各级机关尤其是上级机关要根植一体化理念,要有与时俱进精神,强化统一性意识,不能对全国公文格式多样性视而不见,抱无所谓的态度。要充分认识公文格式的不统一已严重影响了我国各级各类机关制发的“红头文件”的严肃性和权威性,损害了机关的形象。特别要处理好特殊性与统一性的关系。笔者认为,必须在国标修订中作出正确的抉择。一是目前的“民用标准”与“军用标准”并存实不可取,再也不能强调其他机关的特殊性又出现其他国标了,若政出多门,必然混乱局面依旧。二是各类机关制定了《条例》、《办法》、《规定》中关于公文格式的要素必须统一服从于“国标”,不能从某个机关局部需要来考虑问题,应该有全国一盘棋的意识。三是作为国标一个国家只能有一个,尤其是公文格式国家标准。以往的《国家机关公文格式》和《国家行政机关公文格式》名称都不合适,前者局限在机关,后者更局限在行政机关。国标的名称应为《国家公文格式》为宜,它能涵盖全国范围,即机关、人民团体、企事业单位等。同时,鉴于目前全国各类机关电报格式也不统一的现状,笔者认为,亦很有必要制定出台电报格式国家标准。

二是要规范。公文格式规范须靠国标来约束。首先,国标要严谨规范,对公文格式的每一要素,每一要素的标识位置、每一要素的字体字号等都要作出规范的定义和解释,如:对用少数民族语言印刷公文的排印格式作出具体规定说明(据了解,目前新疆、西藏、内蒙古等地印制此类公文时,排印体式有所不同);又如:对在新闻媒体或互联网上刊登或在社会上张贴的“公报”、“公告”、“通报”的公文格式作出具体规定说明;再如:对简报式、会议纪要式的公文格式各要素作出具体规定说明;同时对使用命令(令)这一文种制发的公文格式要素作出规定说明(据了解,目前在标印此类公文时,行政机关与军队机关标印的格式也有不少差别),等等。若国标不规范,表述不严谨、准确,将无所适从,难免为印制公文格式不规范留下空间,甚至将其视为不规范标印公文格式要素、公文格式混乱的理由。

三是要权威。公文格式是外在形式结构的组织与安排,是显示公文权威性和严肃性的重要标志。因此,修订颁发的公文格式国标要有权威。权威必须建立在制定的国标是合理和科学的基础之上。一是修订公文格式国家标准必须遵循统一、规范的原则。二是加强调研。修订国标时不能闭门造车,要加强在全国范围内的调研工作,不但要考虑上级机关或中央、国家机关的需求,更要通盘考虑省、市、县基层各级各类机关以及人民团体、企事业单位的实际情况,在充分调研的基础上,着手修订;三是广泛听证,集思广益。“国标”这一规范性、专业性较强的文件在修订稿出来后,要进行广泛听证,甚至可以公开征求意见,通过报纸、网络等新闻媒体等公开发布,在全国范围内征求广大文秘工作者的意见;亦可通过召开座谈会、征求意见会等形式,广泛听取上下级机关、业务部门的意见和公文学界、秘书学界、专家学者的意见,集思广益,使之符合我国国情,产生出一个既合理科学又便于操作的统一规范的国家公文格式标准。

篇4：政机关公文格式国家标准

关键词：通用公文；格式；标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献：

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

篇5：国家行政机关公文格式

一、公文正文格式

（一）页边距（在页面设置）

上边为37mm，下边为35mm，左边为28mm，右边为26mm。（注：该公文格式页边距为双面打印时的设置，如果我们单面打印，可以把左右页边距都调整为27mm）

（二）排版数据（在“页面设置”的排版）基础字号为3号字，行距为固定值28磅。

（三）正文各要素

1.正文字号：均为3号方正仿宋简体（各级标题除外）。2.各级标题字号：文件标题为2号方正小标宋简体。内题分四级：

（1）一级标题为3号方正小标宋简体； 例如：“

一、国家行政机关公文格式”

（2）二级标题为3号方正黑体简体，居左前空2字排； 例如：“

（一）国家行政机关公文格式 ”

（3）三级标题为3号方正楷体简体，居左前空2字排； 例如：“1.国家行政机关公文格式”

1（4）四级标题为3号方正仿宋简体（可加粗处理）,居左前空2字排。

例如：“（1）国家行政机关公文格式 ”

（四）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号方正仿宋简体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“.”

例如: 附件：1.2.（五）页码（点击插入）

页码为外侧设置，单页码在右，双页码在左，用宋体4号半角阿拉伯数字标识，数字左右各放一条宋体4号“—”字线，并与数字间前后各空半个字。（注：单面打印时，页码设置为页面底端居中）

2.各级标题依次是：

一、（二）1.（1），不允许类似： a ㈠ ① ●这样的符号出现。要注意各级标题的数字大小写和后面的标点符号。

（六）装订

篇6：政机关公文格式国家标准

一、标题排版

标题：小标宋体2号居中（宋体加粗）

副标题3号小标宋体或黑体

正文仿宋3号字体

若分章节单独着重标明则加重处使用如下字体：

一、黑体三号

（一）楷体三号

1.仿宋3号加粗

（1）仿宋3号

①仿宋3号

二、公文版面尺寸

（一）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白头）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页面）

（二）排版规格

一般每面排22行，每行排28个字

（三）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有序号使用阿拉伯数字（如：“附件：1.******”）；附件名称后不加标点符号。

（四）行间距

段落行距：一般为固定值：28磅

篇7：国家行政机关公文格式释义

本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。

(1)内容范围

内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。

(2)适用范围

本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。

(3)特定范围

《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。

2引用标准

GB／T148—1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

在本标准中引用的国家标准GB／T148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。因此GB／T9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB／T148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。

3定义

本标准采用下列定义。

3．1字Word

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

3．2行line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。

在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7／8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。

4公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％一90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5。

由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。

公文用纸的质量为60g／M2—80g／m2的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g／m2的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g／m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。

公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。

横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。

不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。

pH值为7．5—9．5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。

这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7．5—9．5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。

5公文用纸幅面及版面尺寸5．1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T148。

5．2公文页边与版心足寸

公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm

公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)

本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。

作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：

(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势

国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准，即ISO262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型(2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。

鉴于A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用A4型纸作为公文用纸。

(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件

我国在1987年和1988年分别等效ISO6716和ISO216制定了我国国家标准GB／T788和GB／T148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T148和GB／T788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基矗

(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析

长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。

用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l6开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里买到的A4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。

将公文用纸由l6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。

目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。

6公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。

7排版规格与印制装订要求

7．1排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

7．2制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。

7．3印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

7．4装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。

长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。

(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。

(2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。

(3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。

(4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。

8公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用，“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。

主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称之为“主体”有其道理。

版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。

用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。

8．1眉首

8．1．1公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。

并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如xx文件都编有份数序号。

编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。

本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。

一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。

8．1．2秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：绝

密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。

8．1．3紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定，紧

急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。

如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级

在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。

8．1．4发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特

定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上

边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关

全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。

有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如xx就有“xx任免通知”红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。

发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。

发文机关标识的字号，本标准以22mm×15mm为高限，现行“xx文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限，就是要求除“xx文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“xx文件”，以显示xx作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。

关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm＝62mm的距离。

第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至

版心上边缘为80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm＝117mm。

各行政机关在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即

平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm，上行文发文机关标识距上页边为117mm。

关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称

右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这

一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联

合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。

8，1．5发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识

下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔]”括入；序号不编虚

位(即1不编为O01)，不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如xx发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代xx，而“发”和“函”则代“xx文件”和“xx函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。

年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。

序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第”(有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。

发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。

8，1．6签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而又是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的．附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此，本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定，正文后的附件标识要与正文空l行，左空2字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。

8．2，5成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见8．2．6。

成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“O”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、发捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“O”比较协调。

由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，这一点在8，2．6条会分别介绍。

8．2．6公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

8．2，6．1单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；力g盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的特定功能，《中华人民共和国刑法．》第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑”。为了保证印章的真实性，提高印章的防伪性，本标准对印章的格式做了详密的规定。

对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处(即成文日期之上)不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文l行之内，也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文，因为如果空白

过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变造”公文。

本标准规定印章加盖要端正、居个(即居成文日期之中)。此话说来简单，但执行起来却要认真对待，特别是手工加盖印章，稍一随意就可能不符合标准。国家行政机关的印章均带有国微，把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即使是采用印刷技术加盖印章，制版时也要严肃认真，严格按本标准执行。

本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是，印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行xx文件和本标准所附的样式来掌握。之所以这样规定，一是显示印章的庄严性，特别是完整地显示国徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因图案或文字(特别是国徽)压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。

8．2．6．2联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各

空7字；主力、机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

两个单位联合行文，本标准规定应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。其余要求均同一个印章。

三个单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备，其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此，如果公文出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，本标准做了这样的规定：所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个，这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时，应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置，右空2个字。同样应保证印章间既不相切也不相交，每排印章中心线对齐。

本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。

8．2．6．3特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

现行公文常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，需将印章加盖在下一空白页上，于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。

这样做是考虑到了防止在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口，本标准作了规定，即在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定，出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后，各单位要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。

8．2．7附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。

附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。

8．3版记

8．3．1主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由xx办公厅编制的《xx主题词表》规定。

本标准规定主题词居左顶格标识，“主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同，同时要注意词目之间不要加顿号，而是空l字。

8．3．2抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

本标准规定抄送机关标识于主题词之下，要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行

时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。

如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，前面所讲的主送机关过多而使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要”文种时会发生这种情况。本标准特别说明，标识方法与抄送机关的标识方法相同，即也要注意上面提到的三点。

8．3．3印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；

用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅(室，)或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门，也可标识发文机关。

标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明·了印发日期以公文付印的时间为准，是为了界定生效时间与印发时间的区别。通过了解生效时间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。

本标准规定印发机关左空1字，印发时间右空l字，并且只能占一行位置。因此，印发机关如果字数太多，可以自行简化；本标准规定印发日期用阿拉伯数码标识，也有尽量缩小位置的考虑，以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。

8．3．4版记中的反线

版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线，具体标识方法可参见标准中的图4。

8，3．5版记的位置

版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。

本标准规定版记置于最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是本标准规定的版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：

(1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。

(2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。

(3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。

9页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

本标准规定页码分别置于公文左下角或右下角，并在页码左右各放一字线，是为了方便阅读。

规定空白页和空白页以后的页不标识页码(包括印有版记的那面)是为了防止在空白页私加文字。也就是说，页码只标识到公文主体部分结束的那页。如果想在公文主体部分之后私加文字而冒充公文的主体，就需要在该页标识页码，印有版记的那面也就要标识页码，这样，真假公文一相对照，假公文在页码上就会露出马脚。

10公文中表格

公文如需附表，对横排A45氏型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码

表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，又当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封印上。

在实际工作中，有些公文需要附一些表格。为使表格装排得规范，本标准对表格如何放置作了较为明确的规定。对于横排A4表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边，阅读公文就要反复颠倒来看，很不方便。

公文如需附A3表格，也就是表格的开本比较大，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，所以应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。

ll公文的特定格式

11．1信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

在制发机关公文的实践今，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。为此，本标准为这种“信函式”公文设计了格式，具体为：

(1)发文机关名称上边缘距上页迫30mm，也就是打破了本标准规定的“文件式”公文上白边为37mm的界限，将“信函式”公文的上白边缩小为30mm，然后在30mm之下标识发文机关名称。由于不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如xx这种，“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国xx”，而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“xx文件”。

(2)在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距”下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，线的长度为170mm。这样设计，可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致，只不过将发文机关标识移出了版心。

(3)“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放

在武文线下版心左上角顶格(一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项)，发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码，最后一行(第22行)文字下边缘与文武线距离6mm。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。

11．2命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号白发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；

正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。

命令(令)可以说是国家行政机关发文的最高级形式。《办法》规定，命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规定；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。因此本标准特别规定了命令(令)的格式，而且是比照xx命令(令)的现行格式设计的。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。本标准对命令(令)的格式规定具体为：

(1)发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如xx今的发文机关名称就是“中华人民共和国xx令”。因此命令(令)的发文机关应以批准本机关成立文件核定的全称为准。发文机关名称后加“命令(令)”字。发文机关标识用红色小标宋体字；字号由发文机关酌定，但要掌握在不超过上级机关的字号的程度，可以同等大小，但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算：上白边37mm十20mm即57mm下标识。如果是联合发布命令(令)，在首位的发文机关也要在此处标识，其余机关下移，“命令(令)”字右侧上下居中。

(2)在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第×号”。令号的编制自发第1号令开始，不受限制，这与发文字号不同，发文字号序号以为限。

(3)令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。

(4)正文之下空l行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导；如果是联合命令，职务

应标全称，此时可用简称，如“××部部长”，因为发文机关标识已使用全称了。

(5)签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。

(6)命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式，这一点要注意。

11．3会议纪要格式

会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8．1．4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。

国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关的决策事项，并以固定形式的会议纪要印发，有鉴于此，本标准对此类会议纪要格式做了统一规定。

本标准规定会议纪要的标识用红色小标宋体字，字号由发文机关自定。位置同“文件式”发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm。会议纪要不加盖印章。此类会议纪要的其他要素本标准只作了原则规定，即如果会议纪要具有本标准规定的要素，那就按本标准对该要素的规定办。

12式样

A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式l见图5；联合行文公文末页版式2见图6。

篇8：政机关公文格式国家标准

一、份号

新《国标》对版头中左上角三要素中的其他两要素标注方式规定为3号黑体字, 而对份号仅规定了字号为3号字, 未规定字体。这是为手工打号留有操作空间。但份号与公文其他要素同时印制时, 其字体该如何标注呢?新《国标》“5.2.2字体和字号”规定:“如无特殊说明, 公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特殊情况可以作适当调整”。据此, 份号可标注为:

通过上图可以看出, 版头左上角三要素字体上的不同, 尤其是份号的数字与保密期限的数字字体不同, 让页面显得不和谐、不统一, 不符合公文“庄重美观”的原则。故份号直接印制时, 可采用与其他两要素相同的标注方法, 即三号黑体字, 如图2所示:

份号标注的位数, 新《国标》规定为6位阿拉伯数字。《应用指南》推荐采用3~6位。这是随意扩大了新《国标》规定的外延, 不可取。

二、密级和保密期限

新《国标》对“密级和保密期限”的规定, 未提及同时标注密级和保密期限时, 是否标注“★”, “★”如何标注的相关内容。《应用指南》对该项的条款释义中指出, “一般密级和保密期限之间可用‘★’分隔, 如‘秘密★1年’……”。但在附录A《2012版国家标准与99版国家标准全文对照表》中又指出“密级和保密期限去掉‘★’”。而在新《国标》与《应用指南》所有示例中, 同时标注密级和保密期限时, 均标注有“★”。这给实际应用带来很大困扰, 二者间的“★”究竟该不该标?还是可标可不标?

密级和保密期限在新《国标》中虽定义为一个要素, 但实际是两项内容。中间标注“★”主要有两个作用:第一, 对这两项内容进行区分。第二, 最主要的, 为了加以强调、突出显示。《国家秘密定密管理暂行规定》中规定:“国家秘密标志形式为‘密级★保密期限’、‘密级★解密时间’或者‘密级★解密条件’”。故密级和保密期限之间的“★”, 不是可标可不标, 而是必须标。

根据《国家秘密定密管理暂行规定》对在国家秘密载体上作出国家秘密标志的规定可以看出, 标注方式有两种:一, “密级+★+时间或条件”。二, “未标明保密期限或者解密条件”的, “密级+★”。无论哪一种, 都需要标注“★”。换句话说, “★”才是表明某份载体涉密与否的标志。那么, 新《国标》给出的仅标注密级不标注“★”的示例, 在《国家秘密定密管理暂行规定》颁布施行之后, 应当不再采用。

三、版头中的分隔线

新《国标》对党的机关、行政机关的分隔线未加区分。新《国标》与《应用指南》给出的示例也仅有不加“★”的一种分隔线。长期以来, 党的机关公文版头分隔线居中位置标有“★”, 而行政机关没有。在新《国标》施行后, 行政机关继续沿用不标注“★”的做法;党的机关公文版头分隔线中, 有的标有“★”, 有的没有。如2014年1月19日印发的《中共中央办公厅印发〈关于开展第二批党的群众路线教育实践活动的指导意见〉的通知》 (中办发[2014]4号) 标有“★”。而2014年3月4日印发的《中共中央组织部办公厅等关于做好2014年青年拔尖人才支持计划申报推荐工作的通知》 (组厅字[2014]17号) 没有标“★”。这让各基层单位实际操作时莫衷一是。

在新《国标》发布施行的背景下, 党的机关与行政机关公文各要素格式已统一。而笔者认为, 版头分隔线标不标注“★”, 是唯一可对党的机关、行政机关公文进行区分的地方。因此, 在实际工作中, 建议保留党的机关公文版头分隔线标注“★”的做法。如图2所示。

同时, 对团的机关公文也可进行单独标注, 示例如图3:

四、附件的附件

附件的附件在公文中大量存在, 虽大部分不需要单独作附件说明, 但仍有部分是需要特别标注出来, 起主要或特殊作用的。附件的附件如何标注, 在新《国标》中未予明确, 新《国标》和《应用指南》中也无示例。

笔者认为, 应按附件说明与附件的标注方式, 结合层次标注的方式进行标注。具体形式如图4、图5:

五、“正文”的定义

新《国标》表述严谨, 对可以进行调整的地方都单独做了说明, 但仍存在个别随意改变定义内涵的地方。

“7.3.7附件”部分, 共出现了3次“正文”。第一次出现表述为:“附件应当另面编排, 并在版记之前, 与公文一起装订。”这里的“正文” (下称“正文A”) 指的是附件之前的所有部分, 含版头至附注之间的内容。第三次出现表述为:“如附件与正文不能一起装订……”这里的“正文” (下称“正文B”) 指的是正文A加上版记的内容。而除开“7.3.7附件”部分, 新《国标》中其他提到“正文” (下称“正文C”) 的地方, 所指与《党政机关公文处理工作条例》定义相同, 为“公文的主体, 用来表述公文的内容”, 即指主送机关与附件说明之间的部分。

那么, “7.3.7附件”中第二次出现“正文“时, 表述为“附件格式要求同正文”。这里的“正文”究竟指正文A (正文B对格式的要求同正文A) ?还是正文C?采用正文A或C对附件其他要素格式无影响, 但对附件标题格式的要求则不同。如采用正文A, 附件的标题应按“5.2.2字体和字号”的规定, 使用3号仿宋体字。

如采用正文C, 附件的标题应按“7.3.1标题”的规定, 使用2号小标宋体字。虽然第二次出现“正文”与正文A在同一段文字中, 但笔者认为, 在考虑公文“庄重美观”的原则下, 这里的“正文”所指应与正文C格式要求相同, 采用2号小标宋体字。这样做, 一是在文面结构上显得平衡, 不头轻脚重。二是突出显示了附件的主旨。如图5所示。

六、页码一字线

新《国标》对页码一字线仅规定了标注位置, 未规定具体的标注格式。如按“5.2.2字体和字号”规定应采用3号字大小。但为了公文页面整体的协调统一, 笔者认为页码的一字线应与其所附属的页码数字格式统一, 标注为4号字大小。

七、横排表格页码

新《国标》仅规定了横排表格的标注位置, 未对标注具体方式进行规定。《应用指南》也只给出了横排表格的示例, 而未给出横排表格页码的示例。按正常的阅读方法, 在有横排表格的页面中, 页码也应该与表格内容的阅读方向一致。

标注页码是为了保证公文的有效性和完整性, 对公文进行查阅、统计、检索、印制、装订, 甚至防伪。在实际工作中, 尤其是公文成为档案的过程中, 还存在不看公文内容单独使用页码的情况。横排表格页页码与其他页页码方向不同, 利用起来很不方便, 不利于保证公文的依次顺序向下看。

八、纪要的附件说明、附注

纪要是新《国标》中格式最为灵活的一种。格式虽然灵活, 但公文各要素仍应具备。新《国标》对纪要的附件说明、附注标注位置未作规定。通过《应用指南》纪要条款释义可以看出, 附件说明应标注在正文与出席人员之间, 上下各空一行;但仍未对附注标注位置予以说明。新《国标》和《应用指南》中也无二者示例。

除特定格式之外的其他公文有附注的, 应“居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行”。但纪要成文日期一般标注在版头分隔线之上或标题之下。纪要正文或附件说明下空一行是出席人员。那么附注应该标注在附件说明之下还是出席、请假、列席人员之下呢?

根据《党政机关公文处理工作条例》的定义, 附注是“公文印发传达范围等需要说明的事项”。而纪要的印发传达范围, 一般为参会的单位、人员, 或其下级单位。合乎逻辑的做法是, 应在对参会人员进行说明后, 再对纪要发放范围等事项进行说明。所以, 附注应标注在出席、请假、列席人员之后。

九、公文中图、表的标题

根据新《国标》规定, 在同一份公文中, 已经出现了7种不同的字体、字号。在同一页公文中, 最多则可能出现6种字体、字号。随意增加新《国标》规定之外其他字体的做法不可取。在新《国标》已规定的字体中, 与公文正文字体有所区别、又不会引起层次上的歧义的字体, 为宋体。标题的字号以略小于正文为宜, 可采用4号。