《党政机关公文格式》实际应用缺憾浅析

GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》于2012年7月1日期开始施行。新《国标》施行2年来, 已有各专家学者与工作人员对公文格式的各方面进行了大量的讨论。本文拟将未做讨论的地方及在工作中发现的一些实际存在但新《国标》和《GB/T 9704-2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》未涵盖的地方, 同时, 新《国标》与《应用指南》存在矛盾的地方指出来, 提出解决办法, 以期对公文格式的实际应用有所帮助。

一、份号

新《国标》对版头中左上角三要素中的其他两要素标注方式规定为3号黑体字, 而对份号仅规定了字号为3号字, 未规定字体。这是为手工打号留有操作空间。但份号与公文其他要素同时印制时, 其字体该如何标注呢?新《国标》“5.2.2字体和字号”规定:“如无特殊说明, 公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特殊情况可以作适当调整”。据此, 份号可标注为:

通过上图可以看出, 版头左上角三要素字体上的不同, 尤其是份号的数字与保密期限的数字字体不同, 让页面显得不和谐、不统一, 不符合公文“庄重美观”的原则。故份号直接印制时, 可采用与其他两要素相同的标注方法, 即三号黑体字, 如图2所示:

份号标注的位数, 新《国标》规定为6位阿拉伯数字。《应用指南》推荐采用3~6位。这是随意扩大了新《国标》规定的外延, 不可取。

二、密级和保密期限

新《国标》对“密级和保密期限”的规定, 未提及同时标注密级和保密期限时, 是否标注“★”, “★”如何标注的相关内容。《应用指南》对该项的条款释义中指出, “一般密级和保密期限之间可用‘★’分隔, 如‘秘密★1年’……”。但在附录A《2012版国家标准与99版国家标准全文对照表》中又指出“密级和保密期限去掉‘★’”。而在新《国标》与《应用指南》所有示例中, 同时标注密级和保密期限时, 均标注有“★”。这给实际应用带来很大困扰, 二者间的“★”究竟该不该标?还是可标可不标?

密级和保密期限在新《国标》中虽定义为一个要素, 但实际是两项内容。中间标注“★”主要有两个作用:第一, 对这两项内容进行区分。第二, 最主要的, 为了加以强调、突出显示。《国家秘密定密管理暂行规定》中规定:“国家秘密标志形式为‘密级★保密期限’、‘密级★解密时间’或者‘密级★解密条件’”。故密级和保密期限之间的“★”, 不是可标可不标, 而是必须标。

根据《国家秘密定密管理暂行规定》对在国家秘密载体上作出国家秘密标志的规定可以看出, 标注方式有两种:一, “密级+★+时间或条件”。二, “未标明保密期限或者解密条件”的, “密级+★”。无论哪一种, 都需要标注“★”。换句话说, “★”才是表明某份载体涉密与否的标志。那么, 新《国标》给出的仅标注密级不标注“★”的示例, 在《国家秘密定密管理暂行规定》颁布施行之后, 应当不再采用。

三、版头中的分隔线

新《国标》对党的机关、行政机关的分隔线未加区分。新《国标》与《应用指南》给出的示例也仅有不加“★”的一种分隔线。长期以来, 党的机关公文版头分隔线居中位置标有“★”, 而行政机关没有。在新《国标》施行后, 行政机关继续沿用不标注“★”的做法;党的机关公文版头分隔线中, 有的标有“★”, 有的没有。如2014年1月19日印发的《中共中央办公厅印发〈关于开展第二批党的群众路线教育实践活动的指导意见〉的通知》 (中办发[2014]4号) 标有“★”。而2014年3月4日印发的《中共中央组织部办公厅等关于做好2014年青年拔尖人才支持计划申报推荐工作的通知》 (组厅字[2014]17号) 没有标“★”。这让各基层单位实际操作时莫衷一是。

在新《国标》发布施行的背景下, 党的机关与行政机关公文各要素格式已统一。而笔者认为, 版头分隔线标不标注“★”, 是唯一可对党的机关、行政机关公文进行区分的地方。因此, 在实际工作中, 建议保留党的机关公文版头分隔线标注“★”的做法。如图2所示。

同时, 对团的机关公文也可进行单独标注, 示例如图3:

四、附件的附件

附件的附件在公文中大量存在, 虽大部分不需要单独作附件说明, 但仍有部分是需要特别标注出来, 起主要或特殊作用的。附件的附件如何标注, 在新《国标》中未予明确, 新《国标》和《应用指南》中也无示例。

笔者认为, 应按附件说明与附件的标注方式, 结合层次标注的方式进行标注。具体形式如图4、图5:

五、“正文”的定义

新《国标》表述严谨, 对可以进行调整的地方都单独做了说明, 但仍存在个别随意改变定义内涵的地方。

“7.3.7附件”部分, 共出现了3次“正文”。第一次出现表述为:“附件应当另面编排, 并在版记之前, 与公文一起装订。”这里的“正文” (下称“正文A”) 指的是附件之前的所有部分, 含版头至附注之间的内容。第三次出现表述为:“如附件与正文不能一起装订……”这里的“正文” (下称“正文B”) 指的是正文A加上版记的内容。而除开“7.3.7附件”部分, 新《国标》中其他提到“正文” (下称“正文C”) 的地方, 所指与《党政机关公文处理工作条例》定义相同, 为“公文的主体, 用来表述公文的内容”, 即指主送机关与附件说明之间的部分。

那么, “7.3.7附件”中第二次出现“正文“时, 表述为“附件格式要求同正文”。这里的“正文”究竟指正文A (正文B对格式的要求同正文A) ?还是正文C?采用正文A或C对附件其他要素格式无影响, 但对附件标题格式的要求则不同。如采用正文A, 附件的标题应按“5.2.2字体和字号”的规定, 使用3号仿宋体字。

如采用正文C, 附件的标题应按“7.3.1标题”的规定, 使用2号小标宋体字。虽然第二次出现“正文”与正文A在同一段文字中, 但笔者认为, 在考虑公文“庄重美观”的原则下, 这里的“正文”所指应与正文C格式要求相同, 采用2号小标宋体字。这样做, 一是在文面结构上显得平衡, 不头轻脚重。二是突出显示了附件的主旨。如图5所示。

六、页码一字线

新《国标》对页码一字线仅规定了标注位置, 未规定具体的标注格式。如按“5.2.2字体和字号”规定应采用3号字大小。但为了公文页面整体的协调统一, 笔者认为页码的一字线应与其所附属的页码数字格式统一, 标注为4号字大小。

七、横排表格页码

新《国标》仅规定了横排表格的标注位置, 未对标注具体方式进行规定。《应用指南》也只给出了横排表格的示例, 而未给出横排表格页码的示例。按正常的阅读方法, 在有横排表格的页面中, 页码也应该与表格内容的阅读方向一致。

标注页码是为了保证公文的有效性和完整性, 对公文进行查阅、统计、检索、印制、装订, 甚至防伪。在实际工作中, 尤其是公文成为档案的过程中, 还存在不看公文内容单独使用页码的情况。横排表格页页码与其他页页码方向不同, 利用起来很不方便, 不利于保证公文的依次顺序向下看。

八、纪要的附件说明、附注

纪要是新《国标》中格式最为灵活的一种。格式虽然灵活, 但公文各要素仍应具备。新《国标》对纪要的附件说明、附注标注位置未作规定。通过《应用指南》纪要条款释义可以看出, 附件说明应标注在正文与出席人员之间, 上下各空一行;但仍未对附注标注位置予以说明。新《国标》和《应用指南》中也无二者示例。

除特定格式之外的其他公文有附注的, 应“居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行”。但纪要成文日期一般标注在版头分隔线之上或标题之下。纪要正文或附件说明下空一行是出席人员。那么附注应该标注在附件说明之下还是出席、请假、列席人员之下呢?

根据《党政机关公文处理工作条例》的定义, 附注是“公文印发传达范围等需要说明的事项”。而纪要的印发传达范围, 一般为参会的单位、人员, 或其下级单位。合乎逻辑的做法是, 应在对参会人员进行说明后, 再对纪要发放范围等事项进行说明。所以, 附注应标注在出席、请假、列席人员之后。

九、公文中图、表的标题

根据新《国标》规定, 在同一份公文中, 已经出现了7种不同的字体、字号。在同一页公文中, 最多则可能出现6种字体、字号。随意增加新《国标》规定之外其他字体的做法不可取。在新《国标》已规定的字体中, 与公文正文字体有所区别、又不会引起层次上的歧义的字体, 为宋体。标题的字号以略小于正文为宜, 可采用4号。

纵观整个新《国标》, 有3个刚性规定:一是首页必须有正文, 二是首排印章必须同正文 (或附件说明) 在同一页, 三是空白页不加页码。在尊重新《国标》这3个刚性规定的前提下, 尽可能地做到统一、规范, 既可充分体现公文的美观性, 又突显了权威和严肃的效果, 可以更好地为各级党政机关服务。