行政秘书工作说明书

行政秘书工作说明书（精选8篇）

篇1：行政秘书工作说明书

岗位描述

行政秘书

岗位名称：

行政秘书

直接上级：

秘书室主管

本职工作：

办理日常行政事务和程序化工作。

工作责任：

（1）认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。

（2）办理公司文件、信函的邮寄工作。（3）办理报刊、杂志的订阅。

（4）办理来、发文登记，填写文件传阅单。（5）做好公司通知工作。（6）办公室文件的传递及催办。（7）定期向秘书室主管述职。

（8）积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。（9）做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。（10）完成秘书室主管交办的其它工作。

篇2：行政秘书工作说明书

（1）职位的基本资料：

职位名称：行政秘书

所在部门：综合管理部

直接上级职位：综合管理部经理

直接下级职位：无

职位类别：管理类

（2）职位的本职工作：

协助管理层的工作，保证公司形象维护与公关工作；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。

（3）职位的直接工作责任：

1、负责日常行政秘书工作，安排领导的日常行程及会议议程，协助组织和安排管理层会议，提供会议记录与整理，通报会议结论并跟中会议议决的实施情况

2、负责有关文书资料的起草、打印、登记、存档等工作；

3、协助领导进行对外交流沟通，翻译（中英互译）相关的文档资料；

4、办公室的日常接待工作，根据需要，负责来客接待的用车、住宿、用餐等安排；

5、履行办公日常职责，如办公用品采买、管理和分发，维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等；

6、收集、筛选、整理行业有关信息，保证公司内外的信息畅通；

7、负责会议室的安排、联系和使用登记；

8、负责部室外来人员来访的接待工作；

9、负责接待室的安排、布置，提出接待用品、礼品的购置计划；

10、安排公司各种会务和组织员工各种活动，员工出差计划和预算审核，协助行程安排、交通工具安排、及其他书序办理，出差旅程记录审核、报销费用审核，考核计算扣假工资和加班工资等；

11、处理和维护主管日程，准备和完成各类文件报表；

12、阅读和分析各类信息，制定工作计划，做好时间分配；

13、协助审核、修订行政管理规章制度，执行日常行政工作；

14、办理各种行政事务和手续，比如填报报表、公司年检、复印打印等。

（4）职务的任职资格：

1、工程师/经济师/政工师职称或者同等职业资格

2、精通综合事务管理知识，熟悉公司业务，掌握行政管理、法律等知识，了解通信建设知识，熟练使用办公软件，具备基本的网络知识，具有较强的阅读、写作和表达能力

3、具有较强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、策划与执行能力，具备良好的心理素质和素养。

（5）职位的工作环境：

篇3：刍议独立学院行政秘书工作的作用

近年来, 随着社会对于独立学院教学管理工作模式和人才培养模式的广泛认可, 各类独立学院进入了新的发展机遇期。独立学院的数量逐年增加, 办学类型更加丰富, 院校行政管理工作效率逐步提高, 独立学院已经成为我国高等教育的重要组成部分。在独立学院的日常行政管理工作中, 行政秘书的作用十分重要。笔者认为, 独立学院在进一步完善院校行政管理体制的过程中, 应当充分发挥行政秘书的职能和作用。

一、行政秘书在独立学院行政管理工作中的重要作用

行政秘书是为学院领导提供服务的行政工作人员, 属于独立学院行政管理工作者队伍。与普通全日制高校相比, 独立学院行政秘书具有非常重要的作用, 具体体现在以下几方面。

1. 独立学院的行政秘书是领导的参谋和助手。

独立学院的行政秘书承担了大量的日常行政工作, 还要交办学院领导交待的行政工作事物, 接受领导关于学院行政管理工作的询问, 并为领导的决策行为提供有价值的参考意见。秘书的工作性质始终带有辅助性、参与性与支持性的性质, 秘书必须做到领会领导的意图, 积极主动地执行领导的任何安排, 保证做到不越位、不错位、不出位。同时独立学院虽然属于民办性质, 但是在工作上行政秘书要淡化自己与学院的雇佣关系, 增进主人翁意识和责任感, 这样才能在日常工作中真正融入自己的角色, 为学院的发展考虑, 辅助领导做好学院的管理工作, 为独立学院的科学管理及发展贡献自己的一份力量[2]。由此可见, 行政秘书是学院领导的直接参谋和助手, 在独立学院行政管理体系中具有十分重要而突出的作用。

2. 行政秘书是连接学院领导与师生之间的桥梁和纽带。

独立学院行政秘书的另一项重要的工作是联系学院内部各部门、专业 (系) 、专业教师、思想政治辅导员、后勤管理人员以及学生群体。通过与这些群体建立广泛的联系, 各类信息能够及时地通过行政秘书反馈给学院领导, 学院领导的决定也能够及时地传递给相关部门或群体, 这样就极大地提高了独立学院行政管理工作效率, 也能够有效地整合院校管理资源。

3. 行政秘书是独立学院教学管理工作的重要力量。

独立学院的行政秘书不仅要承担辅助性的行政工作, 还应当成为学院教学管理工作的实施主体之一。行政秘书参与教学管理工作的主要形式包括授课、参与科研活动、课题研究等等, 在学生思想政治教育、德育教育等方面发挥积极作用。从这个意义上说, 行政秘书具备了行政工作者和教学工作者的双重身份, 工作任务较为繁重。

二、独立学院行政秘书应当具备的基本素质

笔者认为, 为了更加有效地承担独立学院行政秘书的工作职责, 行政秘书应当具备下列几项基本素质。

1. 良好的政治敏锐感和使命感。

良好的政治敏锐性和使命感是高等教育工作人员必备的素质。对于独立学院的行政秘书来说, 这个基本素质显得尤为重要。独立学院的行政秘书工作内容繁杂, 包含了对内对外的各种联系工作, 言行很大程度上代表着学院领导的态度和观点。从这个意义上说, 独立学院的行政秘书必须要有良好的政治敏感, 避免因自身的失误所引发严重的问题, 给学院发展带来不利影响。

2. 良好的人际沟通能力和协调能力。

正如前文所述, 独立学院的行政秘书要作为联系学院领导与校内师生的桥梁, 因此行政秘书必须要具备良好的人际沟通和协调能力, 能够将大量纷繁复杂的事物逐一理顺清楚, 并进行有效地处理。行政秘书要善于与不同的人群沟通和交流, 倾听他们的诉求, 并将不同群体的诉求与学院整体发展规划和思路有机地结合起来。

3. 处理应急突发状况的能力。

独立学院行政管理工作头绪复杂, 存在突发情况的可能性非常大, 不可遇见的困难和问题也非常多。特别是在某些情况下, 学院领导不能够第一时间处理突发事件, 这就要求行政秘书必须要具备处理突发事件的能力, 采取有针对性地措施, 最大限度地降低危害和损失, 维护师生和学院的权益。

4. 良好的心理素质。

对于独立学院的行政秘书来说, 良好的心理素质是必不可少的。很多复杂的人际关系、工作内容、事物都要牵扯他们大量的精力, 对他们的心理健康状况和心理素质也是严峻的考验。行政秘书只有具备良好的心理素质, 才能从容不迫地应付各种困难和问题, 高质量完成本职工作。

5. 扎实的基本功和文化素养。

独立学院行政秘书的基本功包括良好的教育程度、外语水平、文字能力、驾驶技术、计算机技术等等。此外, 还要求行政秘书具有良好的逻辑思维能力、分析判断力、记忆力、理解能力等等, 以便于及时准确地为领导提供辅助和参考。为了有效地达到这个要求, 行政秘书要养成良好的工作习惯, 多动脑、多动手, 及时丰富和更新自身的知识结构, 善于学习, 勤于思考, 乐于总结。

参考文献

[1]教育部.独立学院设置与管理办法.[教育部令26号], 2008 (2) :22.

篇4：行政秘书工作说明书

摘要：如一般组织企业相同，高校组织的运行离不开综合行政及秘书岗位来参谋、协调对内对外各项事务的有序开展。本文就高校综合行政（秘书）工作存在的具体问题和优化对策进行探讨，以引起对这一群体及其工作内容的关注及优化。

关键词：综合行政 秘书 队伍建设

高校综合行政（秘书）人员，是指在学校或部门学院，承担辅助决策、文书会务、接待组织协调等的办公室工作人员，诸如党校办、各部门学院综合办的工作人员。他们是高校行政管理队伍中的重要构成部分，为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。因此，如何做好综合行政（秘书）人员的管理和队伍建设工作，成为高校管理体制改革中需要面对思考的问题。

1 高校综合行政（秘书）工作中存在的问题

1.1 重视程度和认同度不足 高校的主要职能决定综合行政管理（秘书）的辅助地位，导致学校对其地位重视程度不足，教学科研主体对其认同感不强。传统观念认为综合行政管理（秘书）岗位主要负责传达、沟通、协调等辅助型事务，大多数人都可以胜任，没有必要强配优配。同时，作为学校主体的教学科研人员对综合行政管理（秘书）的认同感不强，可有可无甚至稀释收入，这也是众多高校普遍存在的问题。这些观念的存在，使得人们对综合行政（秘书）工作缺乏正确的认识和评价，从而导致其参谋助手、组织建议等作用难以充分展现，这又反过来影响其地位作用。

1.2 从业人员素质参差不齐 高校的综合行政（秘书）人员大多非科班出身，没有接受过正式的行政管理及秘书职业培训，甚至有些是在高校合并浪潮中，无法胜任教学科研人员的出路。他们对综合行政（秘书）工作的目标职责缺乏主动思考和责任意识，很难有效完成岗位应有职责，出现了“人多活慢”的低效率现象。

1.3 工作内容单一繁杂 随着高校规模的扩大、功能的增多，行政管理的内容囊括了人、财、物、事等方方面面，再加之受限于岗位编制数量，使得综合行政（秘书）人员承接着繁重的具体事务，重复性强、内容单一，时间一长容易产生懈怠情绪。加之综合行政（秘书）岗位职责范围宽泛，师生遇到问题，都习惯找他们处理，致使正常工作受到干扰，本职工作往往做不到位。

1.4 队伍建设不稳定 在工资待遇上，综合行政（秘书）人员的工资收入不如同级的专业技术岗位；在职务晋升上，由于岗位编制有限，综合行政（秘书）人员晋升的机会也很少；在专业技术职称评聘上，高校综合行政（秘书）人员不像专业技术岗位有相应的职称系列评聘等等，这就使得一些综合行政（秘书）队伍人心不稳，很多人转岗到其他岗位，或通过考博成为专业技术人员，导致优秀人才的不断流失。

2 加强高校综合行政（秘书）工作的建议

2.1 转变思想观念，加强人文关怀 高校应进一步提升综合行政（秘书）工作的地位，更加重视综合行政（秘书）工作，要给予他们更多的重视和人文关怀。加大综合行政（秘书）技术支撑、培训学习的投入；及时肯定表扬其工作成绩；关心照顾其生活和发展等等。通过一系列的重视和关怀，使得综合行政（秘书）人员获得信心、看到希望，满怀热心投入到综合行政（秘书）工作中来。

2.2 加强培训学习，提升技能素质 “打铁还需自身硬”，做好综合行政（秘书）工作，从业者自身必须要提高技能素质和职业道德。高校综合行政（秘书）人员要重视和提高自身的理论政治修养，认真学习党的理论政策，学习国家领导人的相关重要讲话精神，掌握国家教育的路线方针和政策，了解教育大局、学习规章制度、熟悉校史校情。与此同时，高校综合行政（秘书）要热爱本职工作，树立良好的职业道德，有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神，耐得住寂寞，立志在本职岗位上做出贡献、做出成绩。

综合行政（秘书）人员自身要提升专业技术能力。高校综合行政（秘书）人员要适应高校发展需求，就必须要与时俱进，具备深厚的业务功底，提升专业技术能力。一要拓宽知识面，对公文写作、国家方针、教育政策、教学科研等方面的知识要有广泛涉足和积累；二要提高组织协调能力，讲究协调沟通的技巧，充分做好上传下达、沟通协调工作，发挥好“桥梁”和“纽带”的作用；三要积极引入和熟悉OA、微信、APP等现代办公系统和手段，提升工作效率。

建立健全学习培训机制。高校要把综合行政（秘书）人员的培养纳入师资培养计划内，为综合行政（秘书）人员提供不同形式的学习和培训机会。包括在岗业务培训、校外（校地、校企、校校）交流学习。

2.3 明确岗位职责，提高工作效能 为避免综合行政（秘书）岗位被职责不清的各类事务所束缚，学校和各部门就要通过职能梳理，对各部门的职责进行规范划界。同时，对综合行政（秘书）人员的工作职责予以规范明确，从而保证综合行政（秘书）工作合理有序和高效运行。

综合行政（秘书）人员要讲究工作方法和技巧。面对繁杂的日常事务，要善于总结整理，常规性工作要预先规划、类同性事务要归类批次处理、多方面事务要理清脉络分清轻重缓急、突发性事务要提早做好预案准备。

2.4 建立健全职务发展规划 解决综合行政（秘书）队伍的懈怠情绪，可以通过平级岗位调动、更新工作环境，以及职务待遇晋升等措施健全其个人发展规划。科级干部轮岗制度是在全校范围内，在同一岗位工作5年以上、35岁以下的科级干部进行有组织的轮岗换岗。这将大大增强学校基层管理人员的活力，促进一批科级干部快速成长，加强部门间的沟通交流，也促进打破部门间的利益壁垒，利于复合型管理人才的培养。

另一方面，面对职数不足“僧多粥少”的难题，我们可以借鉴国家公务员工资薪级改革方向模式，划分层级的职务晋升模式，使得资深科员薪酬可能赶超科长，破解职数匮乏的束缚。

参考文献：

[1]陈瑶，陈卫.浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用[J].商情，2012（2）：153.

[2]汪洋，张继革.当前高校行政管理改革刍议[J].兰州大学学报（社会科学版），2007，35（4）：143-146.

[3]陈超.关于高校行政管理队伍建设的几点思考旧[J].党史文苑，2005（24）：14-16.

[4]王冰.试论高校行政管理存在的问题及改革方式[J].文艺生活，2013（08）：227-228.

[5]刘缙.高校秘书工作中存在的问题与对策研究[J].高教前沿，2010（11）：83-84.

作者简介：

篇5：系教学秘书、行政秘书工作职责

行政秘书是系主任的工作助理，其任务是协助各教研室领导搞好教学行政及管理工作

1、负责系部的常规教学管理工作，参与教学活动的协调与管理。

2、负责系部的日常行政及人事管理工作。

3、负责教学文件资料、行政文件的起草、发放和归档工作。

4、负责学院各部门文件、通知的收发、归档工作，包括课程表、教学进程表等。

5、督促教研室做好授课计划、教师工作手册、试卷、教师业务档案、成绩单等的收取，并登记造册。

6、协助系领导检查教学计划执行情况。

7、督促教研室做好实习、毕业环节相关学生资料的收取。

8、负责教师工作量的计算并保存记录。

9、负责学期教师工作量的统计、教研室期初、期中、期末教学检查表、教材选用表、教师评学表、教材评价表、系和教研室教师质量考核表的归档。

10、负责考勤及报送考勤表。

11、负责外聘教师的协议、证件复印件等的保管和报送。

12、负责系内各种用品的购置及报帐。

13、负责办公用品的领取、购置、发放。

14、负责对外接待及报帐。

15、负责系固定资产的登记造册。

16、完成系主任布置的其它教学管理和其它临时性行政事务工作

17、根据评估办的要求，按照教学评估资料目录做好教学评估资料的收集、整理、分类、归档、保存。并定期检查评估资料的保存情况发现问题及时报告处理。

电气工程系

2010.2教学秘书工作职责

教学秘书是系主任的教务工作助理，其任务是协助各教研室主任搞好教学管理工作，教学秘书业务上受系主任及教务处的双重领导。

1、开学前和学期末的教学准备工作

2、负责新学期校历的领取和分发。

3、负责与教材部门联系新学期的教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门；及时通知教师领取教材。

4、开学前，负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。

5、学期末，负责通知本系学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。

6、学期末，向教务处提供编排好的新学期教学任务书（总教学任务书和个人教学任务书），并于开学前将确定的课程表发给师生。

7、将本系不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。

8、根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。

9、根据新学期的课程及教学要求，做好新学期的教材订购工作。

10、维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题，按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。

11、协助系主任，在学期中期上报下学期本系任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。

12、考试的协调与成绩管理

13、协助教务处做好各类考试的考务工作。

14、收齐本系学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本系学生成绩总表。对无授课教师和系主任签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时要求系主任更正或补填。

电气工程系

篇6：总经理秘书工作说明书

一、基本资料

1、职务名称：总经理秘书

2、直接上级职位：总经理

3、所属部门：办公室

4、工资水平：2000~30005、工作性质：高级文秘

二：工作概要

1、协助总经理处理行政事务、董事会的秘书性工作。总经理活动日程安排，内

务管理，接待事务服务与处理，讲话稿的起草，有关讲话录音、记录及整理，来

信来访处理，日常文档处理，有关会议通知、记录公司领导工作计划安排，临时

交办事项，总经理办公室保密管理对各种文件、讲话、资料要保密。

2、职务说明：

（1）按要求时间完成月、季、公司工作总结及工作计 划起草

（2）按要求起草总经理的工作报告。

（3）参加指定的公司会议，做好记录。记录要全面准确，有争议的问题，双方观点要记清楚。

（4）根据会议要求和需要，及时整理会议纪要，按规定范围下发。

（5）对会议决定的事项和布置的工作，进行检查督办，并及时向总经理汇报

（6）了解总经理的主要活动情况，做好总经理的工作日程安排。

（7）负责企业大事记的登录与归档。

（8）及时向直接上级汇报本岗位工作的真实情况和有关数据。

（9）定期向直接上级述职。

（10）完成直接上级交办的其它工作。

三：任职资格

（1）必备知识

①具有经济、管理或文秘类专业本科以上学历，并有较强的自学能力。

②取得经济类初级，文秘四级以上专业技术任职资格。

③熟悉公司法、合同法、档案法、税收、工商管理等法律、法规知识，熟悉公司经营策略、经营计划、各部门职责分工及各部门的经营目标。

（2）技能要求

①能全面领会工作指令和工作要求。

②能撰写工作报告、总结、报告、指示、会议纪要、发言稿等。

③思维敏捷，有较强的语言表达能力和公共关系能力，能够大方得体地接

待来宾。

④能独立进行专题调查，并能撰写调查报告。

⑤能熟练操作微机。

⑥能熟练使用现代办公设备，并进行简单维护。

⑦具有一定的英语水平，英语六级以上。

四：工作环境

1、工作场所：室内80%室外20%

2、工作姿势：站立15%走动25%坐60%

3、体力消耗：小脑力消耗：大

4、视觉精力：集中程度60%紧张程度60%

5、危险性：小

6、工作时间：上午9：00~下午5：007、加班情况：一般不加班，除特殊情况外

篇7：行政秘书工作职责

一、行政秘书在办公室主任领导下负责处理办公室的日常行政工作。

二、负责党政文件的收发，及时送部门领导阅示，并妥善保存。

三、负责接待并处理校内外来人、来访、来电等有关事宜，四、做好文秘和会务工作，协助部门领导做好会议的通知、会务和会议记录工作。

五、负责系报刊杂志订阅、收发和公务信函等工作。

六、协助办公室主任做好二级管理的各项工作。

七、做好电话的接听、记录、转达工作。

八、负责办公用品和物资的保管工作，建立并严格执行对办公用品的登记签字制度，杜绝浪费。

九、协助部门主任做好对教师考核工作。

十、运用办公自动化系统处理好各种电子资料、图片资料及保存工作。

十一、负责行政公章的使用、管理工作。

十二、负责部门的档案收集管理工作。

篇8：行政秘书工作说明书

关键词：高职院校,行政秘书,工作现状,对策

高职院校行政秘书既是学校教学管理层的参谋和助手, 又是管理层与师生间交流的纽带和桥梁, 是管理部门中必不可少的一支力量。但院校行政秘书尚未得到应有的重视, 而且工作以广而多、杂而乱、细而碎“著称”, 工作中缺少交流, 引发很多问题, 影响了师生之间的关系和工作效率。因此, 通过对高职院校行政秘书工作的现状进行分析, 提出改进的对策, 从而更好地开展行政工作。

一行政秘书的工作职能

1. 文书工作

协助领导要求, 撰写各项档案材料, 制订相关工作计划;批转传阅上级相关文件和其他事项的通知;校园对内对外文稿的草拟、审校、打印和发布, 如年度工作计划、工作总结、通知和申请报告等;负责上报各类档案的校对、呈送和存档管理工作;会议纪要的整理, 校园动态更新等。

2. 人事工作

完成校园教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动工作;负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发手续等工作。

3. 行政工作

主要涉及各类信息资料、来函的归档和保存;根据校园建设要求, 进行人员培训;协助领导督促各项工作计划、制度实施落实;会议安排、会务筹备的工作;审核有关文档的签署, 证明材料;掌握学生的休学、复学、转学、退学等信息, 并及时做好归档备查工作。

二行政秘书的工作特点

1. 辅助性

行政秘书工作不能脱离领导而独立存在。行政秘书工作是围绕领导以及相关上级部门的工作内容展开, 协助完成教学相关内容, 这是秘书工作中最核心的职能。校领导不仅要负责行政工作, 还要兼顾其他事件处理、访问学习, 因此工作不能面面俱到。这就需要行政秘书帮助督促与跟进领导布置的工作, 及时反馈在教学管理中的重大事件, 做到提醒与汇报。

2. 协调性

行政秘书的协调工作主要是辅助领导化解纠纷、理顺关系、提高工作效率, 保持最优化的过程。行政秘书是处在管理层、教师、学生中的一个信息交汇处, 各项工作要在各个部门、多方面的配合下完成。在工作中, 行政秘书要主动收集上级下达的指示, 与部门领导进行沟通做出方案安排, 将工作要求及时准确地传达到各个部门, 并在执行过程中做到答疑和督促工作。

3. 服务性

服务是行政秘书工作的核心表现, 既要服务领导、服务教师, 也要服务学生。行政秘书比教师更直接地接触到领导, 要在领导与教师间做好沟通工作, 将上级的工作要求完整准确地传达给教师, 并将其间的工作难题转达给上级。对学生的服务, 要考虑到学生的年龄、心智, 进行最有效的沟通, 耐心地解答学生的问题, 不能出现厌烦情绪。

4. 规律性

行政秘书的主要工作是协助上级处理好日常教学管理工作, 主要包括工作情况统计, 档案整理及归类、汇总等。工作杂、数量多, 属于常规工作, 每天都会有各种琐碎的事务要处理, 因此每项工作都要安排好时间, 做好备忘, 不能拖拖拉拉。

三高职院校行政秘书工作中存在的问题

1. 学校方面

第一, 领导对行政秘书的重视度和承认度不够。由于一些传统的思想观念, 大多数人轻视文秘工作, 把它单一地理解为接电话、收发文档等事务工作, 更有人称之“花瓶职业”。在校园中, 有些教师歧视秘书工作, 认为学历水平低, 教学能力不达标的人才会应聘教辅工作。行政秘书也往往会把这一阶段作为跳板, 等到有能力进行教学时, 努力转到教学编制。因此, 行政秘书在平常的岗位中失去了原有的工作热情, 并且缺少成就感。

第二, 学校在对行政秘书利益分配和评定职称方面存在不合理现象。在校园评定秘书职称中, 往往忽视了秘书的特殊性。对于教师的评定有一套完整的评价体系, 通过取得不同的职称来提高个人收入, 得到工作上的满足。但是行政秘书的评定却恰恰相反, 工作量巨大也得不到相应的尊重和理解, 相对应的工资和升值空间也很难得到, 这使得许多行政秘书在岗位上感觉前途渺茫, 在转岗和转行中做抉择。

第三, 行政秘书的专业能力较弱, 学历层次和技术职称偏低、现代管理知识缺乏。“据统计, 我国16所重点高校的教学管理人员年龄在45岁以上的占总数的52.5%, 大专以上学历占72%, 学过现代管理知识的仅占11.6%。” (1) 有资料显示, 绝大多数教学秘书所学专业与所从事的工作不一致, 而大多数教学秘书的学历在专科以下, 技术职称在中初级, 甚至没有技术职称。据了解, 大多数行政秘书没有接受过专业的秘书上岗培训。

第四, 行政秘书的工作压力大, 项目多且繁杂。行政秘书的大多数工作都属于事务性工作, 这些工作没有过多的技术性, 对职位的要求也不高, 导致了工作的创新能力下降。长时间从事这样的工作, 将影响自身价值的体现, 容易产生厌烦心理。

2. 个人方面

第一, 工作效率低。高职院校行政秘书的工作涉及各个方面, 每天从安排会议、传阅档、接待来访者, 到整理各项档案, 并要完成领导布置的一些临时事务, 使得行政秘书不能专注一件事务。比如, 在统计一项获奖数据时, 会有一些学生需要重新办理或是注册学生证, 或是上级有重要文件需要签发, 这就严重耽误了数据统计的工作进度, 甚至影响该项工作的精确度。

第二, 人际关系紧张。行政秘书作为领导的参谋, 与领导关系密切, 地位自然变得微妙。当行政秘书下发一项工作时, 班主任会有习惯性的抵触心理, 因为他们不仅每天有多节课要教学, 还要负责管理一个班级, 而且不太认可行政秘书的职务, 所以一般的行政秘书刚上岗时会有一段时间的调适期。要尽力做好与班主任和学生的沟通工作, 做到互相理解, 要时刻摆正自己的位置, 做到参谋而不越权, 始终以学校规章制度办事, 不以个人喜好作为评价标准。

第三, 身心健康受损。根据著名心理学家洛克的定义, 工作满足感是“对一个人的工作或工作经验的评价所产生的一种愉快的或有益的情绪状态”。工作满足程度取决于员工个体对工作及其回报的期望值和实际值的差异。对工作的期望主要包括对工作环境、管理环境、工作重要性、工作挑战性和工作优越性等的期望;工作回报的期望主要包括对工作报酬、工作评价、工作奖励等的期望。但是行政秘书的工作烦琐而细微, 常常得不到领导和老师的尊重, 影响了自身的工作兴趣。

四改进高职院校行政秘书工作的对策

1. 端正态度, 明确自身工作定位

工作本身没有贵贱之分, 只有分工不同。行政秘书必须做到合理的角色定位, 才能积极化解困境, 充分发挥主观能动性和积极开展工作。高职院校行政秘书是一个服务性的岗位, 要快速定位自己的角色, 不给来访者、老师和学生摆架子, 做到和善对人。在日常生活中, 做到对老师、对学生热情主动;在他们需要帮助时, 主动伸出援助之手, 尽自己最大努力做好服务。

在工作中, 通过改变自己的工作环境, 改善自己的工作方式, 来提高自己的积极性。在遇到困难时, 尽快找到解决办法, 并及时通知领导, 给出相应的指导意见, 在经过长期的磨炼后会越来越熟悉自己的工作。

2. 加强自身修养, 提高综合能力

行政秘书大多是半路出家, 与自身的专业没有多少交集, 这就要加强自身素质建设, 不断提高专业水平和工作能力。

行政秘书必须加强公文处理能力, 提高公文处理工作的质量和效率;加强文字撰写能力, 熟悉文稿格式, 准确、规范、得体地完成文稿的撰写工作;提高信息调研能力, 确保领导能获得高质量的信息;提高创新意识, 运用创新性思维方法开展工作。

学习是人生的永恒主题, 要牢固树立终身学习理念, 自觉地把学习作为一种思想境界、一种精神追求、一种生活方式, 做到时时、处处、事事注重学习, 努力提高自身的学习能力、实践能力和创新能力, 成为做好本职工作的行家里手。

沟通是感情的桥梁, 能缩短心灵的距离;沟通是情感的火焰, 能够融化心灵的冰块;沟通是情感的纽带, 能建立起相互的信任。在实际工作中, 秘书与领导的沟通, 秘书与教师的沟通, 秘书与学生的沟通和秘书之间的沟通, 决定了一项工作的执行效率、完成水平。

3. 加强行政人员培训, 提高工资待遇

虽然行政秘书不像教师一样, 经常要准备课题报告、撰写论文等科研工作, 但在管理能力、工作分配能力上有着较高的要求, 学校应定期开展行政秘书的培训讲座, 使他们能在工作中较好地运用学到的技能推动工作, 提高工作效率。校领导要自觉加强对行政人员的关注, 强调他们在校园管理中的地位和重要性, 提高行政秘书的待遇, 包括行政待遇和工资待遇。在晋升、评定、培训等方面要与老师有相同的机会, 消除行政秘书在工作中的不稳定感。制定有效的激励政策, 对优秀的行政人员给予适当的奖励和补助。

有一支稳定、专业的行政团队是现代高职院校的必备硬件, 面对新挑战、新形势, 高职院校要对行政秘书做出重点的培养。行政秘书只有在和谐的环境中, 有充分的工作热情, 才能出色地完成秘书工作。

参考文献

[1]饶舒、刘睿、饶良辉.高校行政秘书岗位之体析[J].科技信息, 2009 (12) :46

[2]单国雷.做好新时期高校院系行政秘书工作的几点思考[J].安徽农学通报 (下半月) , 2010 (6)