商务邮件写作范文

商务邮件写作范文（精选8篇）

篇1：商务邮件写作范文

敬启者：

贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即将于8~10天内制作完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共和国中国银行开出不可撒销信用证时付款。

我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结账凭据。

敬上

篇2：商务邮件写作范文

在现今的商业社会中，电子邮件已成为当今世界上使用最频繁的商务通讯工具。根据国际数据公司(IDC)2006年的统计，全球每天发送约840亿封电子邮件。然而，在全球每天发送几百亿封电子邮件的今天，人们却很难感受到电子邮件的高效性。阅读、撰写、管理电子邮件会占据人们大量的时间。美国管理协会（American Management Association）和电子政策研究所（The ePolicy Institute）进行的调查表明：如今人们每天花30分钟到4个小时甚至更多的时间来处理电子邮件。垃圾邮件是造成该问题的原因之一。但另一个更重要的原因是人们不知电子邮件的注意事项和写作技巧。如果邮件中充满了错误、矛盾、难懂的语言，读者就会失去阅读的耐心，而且这种毫无纪律、没有重点、无法让人信任的沟通会使你面临信誉扫地的危险，也可能会导致公司商机的丧失。所以良好的写作技巧不仅能够改善沟通品质，提高工作效率，而且能够增加个人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域中已经得到了广泛的认同。所以在职场中，如何有效地利用电子邮件为个人和公司创造更多的机会、拥有更多竞争优势呢？职场中电子邮件的使用应该注意以下问题：

一、电子邮件是不是传递该信息最合适的选择

方便绝对不是使用电子邮件传递某些信息的好理由。电子邮件是一种公共媒介。每次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以，邮件内容要格外谨慎。一般不要通过电子邮件传送以下信息：

（一）公司或个人的秘密信息

电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前，要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。

（二）敏感的话题

电子邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用，你无法意识到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以，如果发送前不考虑收件人的感受，会很容易使人产生负面情绪。

（三）复杂的信息

信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需要回复的问题不只一个时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如MSN、QQ或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。

二、写邮件的目的是什么

人们写电子邮件常常是出于习惯，而没有考虑为什么写。其实邮件写作的主要目的有两个：

（一）影响收件人的行为

告知或说服收件人实施某个行为。例如：

1.请于周五前将我的提议意见发给我。

2.请于会议前三天发放议事日程。

3.请重新安排我的约会。

（二）通知收件人

提供收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或决定等。例如：

1.我公司将于明年春季推出三款新产品，详细信息请参阅附件。

2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。

3.董事会于上周做出了一些重要决定，我已总结如下。

三、对收件人了解有多少

沟通是双向的——只有当你的信息被对方接受并理解后，沟通才能完成。没有能够清晰地进行交流的主要原因是没有考虑收件人的信息。收件人的信息有助于决定邮件的内容、写作的语气和写作的方式等。对收件人的考虑有：

（一）与收件人的关系。

（二）收件人是否希望收到这封邮件。

（三）收件人对这一主题的信息。

（四）收件人读信后的反应。

（五）收件人对这一主题的兴趣。

（六）收件人收到这封信的感受。

如果给了解的人写信，上述问题就容易回答多了。但是如果给了解不多甚至是毫无了解的人写信时，就需要根据一些其他信息，如此人工作单位、职位、与你或你单位的关系来做一些假设。这些假设会让你的邮件更具有针对性并且获得好的效果。例如：

如果收件人是对你公司的产品进行询问的潜在客户，说明他们对你们的业务有所了解但需要更详细的信息来确定产品是否符合他们的需求。如果收件人是另一行业询问有关项目信息的经理，说明他所感兴趣的是有关项目的主要观点而不是每个细节，并且他可能已具有一些相关但并不那么专业的知识。

四、邮件中的重要讯息是什么

在今天的职场中，人们每天都需要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时，人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。

下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。

（一）要询问什么问题？

（二）要发送什么文件？为什么要发给对方？

（三）要陈述什么观点？

（四）要征询什么意见？

（五）要给予什么建议？为什么对方要接受？

（六）要推销什么产品？为什么对方要购买？

（七）为什么要表示感谢？

用两三个能简洁地表达主要观点的句子来开始你的邮件。但是有时候需要几个词或一两个短句来引出要点。例如：

1.约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展情况？

2.很高兴在上周的会议中与您相识。我对您关于明年四月份举办筹款活动的建议非常感兴趣。

如果你回复一个问题，可以先将这个问题陈述或概括一下，然后再进入要点。例如：

你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。据我方估计，开销将会„„

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地读邮件让我感到疲惫。为什么人们认为我应该了解跟他们一样多的东西。只要提供我需要的信息就够了，其他的就不必了。” 大多数人只是在写重要的邮件时，才会停下来思考收件人究竟想要什么样的信息。因此，我们的电子邮件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。这主要是因为我们的注意力总是集中在想让收件人了解什么样的信息而不是他们需要什么样的信息上。但是如果从收件人的角度来写邮件，你会发现邮件应该回答收件人的所有问题，而且只能是这些问题。想弄明白那些问题是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具体问题，否则得仔细考虑收件人可能问的问题。

要点和收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架，这使得写一封清晰、简洁的邮件变成一件很容易的事情。例如：

我提议小组组长们每个月举行一次自备食品工作午餐会。这样每个人能够及时了解项目最新的进展情况。此外，我们也有更多的机会讨论如何解决问题。

你的意见如何？

卡尔

六、邮件中如何组织信息

一封好的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始，其他信息都和要点相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难，不妨考虑下面因素：

（一）是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就直接写作了。

如果是这样，要试着将信息组织一下，重新安排，否则这封邮件将令人费解。

（二）是否有多余信息。尽管仔细思考了，但是大多数人还是会将所有的内容放在邮件中，好像我们所说的内容对收件人来说都很有趣。牢记：正文应该是对重要信息的支撑、解释和扩展。如果不是，就赶紧省略。

（三）是否中途变换方向。有时我们开始是让收件人做一件事，但突然间，我们跳到一个完全不同的话题。这样会使收件人困惑，也会使你困惑。

（四）是否想要呈现太多的信息。每封信都关于一个话题或主题，每封信都针对一个收件人（群）。如果想在一封信内发送所有信息，在开头列出要点，然后用标题帮助收件人（群）迅速地找到具体的细节。如果写的内容太复杂，最好独立成一个文本然后作为附件发送，而邮件仅提供简要的说明。

七、将信息写出

如果你遵循了以上建议，那么写一封清晰、简洁的邮件就像倒杯咖啡一样简单。写邮件时，需要注意：

（一）在敏感的、复杂的、机密的情况下，要再三考虑电子邮件是否是传递信息的最好方式。如果是，使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写好之前不会发送出去，而你会首先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和文本的编辑。

（二）使用清晰、简洁、主动、具体的语言使你的邮件能够尽可能快速准确地传达。避免使用行话。

（三）确信你的要点和最重要的信息放在开头。如果必要，加一些词或短句构建起上下文（如四所述）。

（四）如果发现包含很多多余的信息，再筛选一下。或许你没有充分考虑收件人的需求。

（五）不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得当，可以节省大量时间。模板提供了基本的词汇和结构，你只需根据特定的情况来改变内容即可。注意模板的使用原则：

（一）模板需根据你要不断发送的基本信息来生成。

（二）不断更新模板：删掉不需要的信息，或者修改信息。

（三）只在适合的情况下使用模板。因为有时修改模板比重新写新邮件还慢。

（四）仔细校对模板信息，确定没有陈旧的、不相关的信息，没有使用他人名字或忘记变更日期等等。

篇3：英文商务电子邮件的写作策略

关键词：英文商务电子邮件,写作,策略

1 英文商务电子邮件的写作意义

随着世界经济的蓬勃发展, 英语商务电子邮件的使用越来越广泛。它打破了电话和传统书面信件受到的时间和空间的限制。书面交流的周期缩短, 人与人之间更加直接进行交流, 提高了工作效率, 增加了工作的灵活性。在当今快速发展的经济时代, 它具备了当今任何通讯工具无可替代的优势, 传递迅速、效率高、保密性强。它作为一种日常的交际手段, 在公司企业等部门越来越重要, 写出一份语言明了、简洁、准确的电子邮件是非常迫切和关键的, 它可以较少误解, 促进沟通, 有助于商务交易的顺利进行。因此, 电子邮件写作的好坏直接关系到公司或企业的发展。

2 英语商务电子邮件写作中出现的问题

2.1 复合结构多

英语商务电子邮件是一种以电脑为媒介的交流。与传统商务信函有着明显的区别, 写作上有其特有的特点。邮件中的语言清晰简洁, 结构简单。商务工作繁忙, 高效率, 为了节省时间, 达到双方交流顺畅快捷的目的, 写作时复合结构少用, 用并列结构代替。Please tell us your house address in Washington, where we will mail the goods to you next week (wrong) .Please tell us your house address.We will mail you the goods (right) .

2.2 长句多

英文电子邮件写作需要清晰直接, 复杂的长句妨碍双方相互的沟通和交流, 也影响商务业务的正常进展。简单、直截了当的句法结构是首选。因此, 在写作上短句的使用较多, 它可以使读者清楚地理解邮件的内容。

These goods have the problem of shipment that leads to the error in transit (wrong) .These goods has the problem of shipment.It leads to the error in transit (right) .

2.3 定冠词多

商务电子邮件的写作有其自身独特的特点。指示词使用较多, 更加清晰明确指代所指内容, 免去更多的猜测和误解, 一目了然, 积极有力推进商务业务的沟通。因此在写作上, 定冠词运用较少, 指示词使用较多。You’d better keep the files in your drawer (wrong) .You’d better keep these files in your drawer (right) .

2.4 正式词多

英语电子邮件虽然采用的都是书面形式, 但其用语却大都是口语, 具有自己独特的书面语形式。正式词使用较少, 商务电子邮件的写作偏向非正式词。正式词使用较少。Drop me an email.

2.5 介词短语修饰名词多

在写作中, 商务电子邮件自身独有的特点彰显其鲜明的风格。名词修饰名词较多, 而少用介词短语修饰名词。这样会使阅读更加容易通顺, 意思更加明了和清楚。

Please give us your proposal for the bid of your fim (wrong) .Please give us your firm bid proposal (right) .

2.6 模糊词多

在英语电子邮件写作中, 用词一定要准确, 忌讳使用语义模糊, 模棱两可的词或词组, 以免产生歧义, 造成误解, 延误商务沟通和贸易。因商务业务往往业务量较大, 稍不留意会造成巨额资金的损失, 带来经济的亏损。在写作里, 模糊词忌用。The figures show a significant increase (wrong) .The figures show a 78%increase (right) .

2.7 忌讳长段落

在英语商务电子邮件写作中, 尽量使用短段落, 分段的格式使文章条理清晰, 看起来更易于理解, 一个较长的段落会使读者产生厌倦, 不愿看下去。在写作时, 做到条理清晰, 重点突出。因双方都比较繁忙, 没有太多的时间斟酌用语和段落, 短小的段落更方便于双方的业务交流和沟通。

Dear Bob:

Thanks for your offer.We check and confirm to you that we have already shipped the goods.Could you advise your customer please?

Thanks,

Tom

3 英语商务电子邮件写作采取的对策

3.1 书写特点

1) 表情符号。表情符号是指由键盘的符号和字母组成的编码, 它们所构成的图像象征面对面交流时所用到的一些表情和手势。表情符号是英语商务电子邮件最为独特的特点之一。表情符号的运用使双方之间的关系更为亲密, 拉近了彼此之间的关系, 增进了友情。表情符号所表达的内容比话语本身更加强有力, 意义更深刻和广泛。I expect my reaction was exactly the sort of thing you had hoped for–﹨ (undecided) .2) 问号和感叹号。英语商务电子邮件在电脑上进行交流, 不具备面对面谈话时的丰富情感和表情, 叹号和问号在邮件中的使用传递了人与人之间细微的情感和情绪, 使人们感到身历其境并融入语言交流中。What am I for?3) 大小写字母。在电子商务邮件中, 因双方彼此熟知, 在写作时, 彼此利用计算机媒介突破了传统的规定, 遵循了一种时尚、新颖的书写方式, 赋予了网络新意。首字母小写很常见。有时全部大写, 给读者耳目一新的感觉。money will be paid before Friday.ALLTHESE MATERIALS IMPORTANT FOR SHIPPING.4) 拼写。在当今世界经济交往中, 商务交易频繁快速。每天的商务业务往来频繁, 邮件书写成千上万, 经常会因为打字速度过快而造成拼写错误。i live in washington.

3.2 词汇特点

1) 口语体词。在英语商务电子邮件中, 口语体词使用较多。因双方彼此熟知, 交往和沟通灵活随意, 口语体词体现出灵活、生动、富于变化的特点, 增强了交往的亲密度。Can you let me know the date of the shipping?2) 缩略词。商务贸易的往来快速高效, 时间就是金钱, 加快交流节奏, 因此缩略词使用较多。体现出网络时代人们之间轻松快捷交流的特点。I will send my CR card to you.3) 商贸专业词。因是商务电子邮件的写作, 商贸专业词使用较多, 反映出商贸专业的特性, 也体现了商务往来的真实性。I hope to hear from you inquiry quickly.4) 礼貌词。在英语商务电子邮件中, 礼貌词使用较多, 因在从事贸易, 双方在交易上都应彬彬有礼, 和谐共赢, 以保持买卖上的良好交易关系。We appreciate it if you could tell me the exact date of the negotiaiton.E.复合词。随着社会的变化和进步, 新鲜事物和新鲜现象层出不穷。一些复合词应运而生, 给英语商务电子邮件的写作带来了新的活力和新意。You can contact me either by e-mail or by e-card.

3.3 句法特点

1) 省略句。商场如战场, 双方写作无需斟酌, 时间极为宝贵。省略句居多, 它反映了电子邮件写作上的即兴口语化特点, 结构简单, 逻辑清晰, 没有过多复杂的句子。Very sorry for the delay.2) 简单句。在英语商务电子邮件里, 为了节约时间和提高工作效率, 简单句使用较多。内容一目了然, 词义清晰, 意思明朗。I look forward to hearing from you.

3) 礼貌句。在英语商务电子邮件里, 交流双方在友好和善的基础上, 为了业务的进一步拓展, 礼貌客气地运用礼貌句, 进行业务交流和沟通, 增进了客户之间的感情, 为日后业务的发展打下基础。I am afraid I can not do it.4) 不规范句。在电子邮件里, 双方书写的目的是传递信息, 相互沟通, 忽略语言的正确结构和规律, 但并没有影响相互对语义的理解, 相互在顺畅沟通中达成交易。my Payment we have to be informed of cashier.5) 固定套语。固定套语是现成的语言材料, 电子邮件语言程序化较高并伴有套语, 节省时间易于理解, 有利于商务双方在商贸业务上的发展和协商。We are pleased to quote you as follows.6) 虚拟语气。在英语电子邮件书写的语言里, 虚拟语气委婉温和表达自己的观点, 不伤害任何一方。在商务洽谈上, 双方关系得到很大的改善和缓和, 减轻了彼此的负担并挽救了不利的局面。Should you wish to make enquires considering our standing, you may turn to the company.

3.4 语篇特点

1) 重复。在英语商务电子邮件中, 通过重复一些词来强调一些重要信息, 希望加深读者对这些关键信息的印象, 可以突出主题。Your shipping information so that shipment can be made on time.Shipping will come.The shipping fee can be added to the document.2) 排比。在邮件中, 排比句使用较多。它节奏鲜明, 叙事透辟, 内容集中均衡, 蕴含强烈感情。排比句起到了连句成篇, 衔接篇章纽带作用。Please deliver the goods quickly.Please investigate the things.Please find……….3) 省略。省略可以促进英语商务电子邮件简洁的特点。简单、朴素、明白是电子邮件的突出特点。省略丝毫不影响读者的阅读, 读者可以轻松、简单的阅读。We have got your mail of June 7, 2012.We are glad to know that you are eager to establish the relations with us.4) 时态。在英语电子邮件中, 情态动词的过去式常用。语气礼貌, 口气商量。委婉和善的语气可以带来商业机会并能繁荣商务业务。Could you find the problem?5) 搭配。在邮件写作中, 围绕主题的搭配词出现频率较高和集中。如主题是“sale of umbrella”.Reputable, exporters, line, business, expand, market importer等词连续出现。这些词连接了整个篇章, 起到了连锁结构效应, 为交易的快速成交打下了非常扎实的基础。

4 结束语

写好英文商务电子邮件对商务交易的成功非常重要。邮件中的书写、词汇、语句、语篇特点不但体现了邮件书写者的综合商务业务能力, 而且也体现了较高的综合文化素养, 是一个人综合能力素质的体现。通过探讨写作策略, 希冀帮助邮件书写者更好地掌握邮件的写作, 丰富语言知识, 同时也有利于提高书写着的写作水平, 顺利实现商务交际的目的。

参考文献

[1]阮绩智.电子邮件文体特征探析[J].中国科技翻译, 2002 (3) :34.

[2]丁往道, 等.英语写作手册[M].北京:外语教学与研究出版社, 1994.

篇4：商务邮件写作

具体写法：(1)开门见山，说我需要贵航空公司给我开一个证明。(2)证明中所需涵盖的内容，往往是某航班延误或取消的具体信息，注意必须详尽。(3)航班延误或取消对我造成的不利影响。

1.Customer Service Rep：客户服务代表，其中rep是representative的缩写。这也是一种最常见的词语缩写形式，即取前三个字母，再比如pro＝professional，vet＝veterinarian等。其他常用的缩写方法有取单词首尾字母，如bk＝book；省略词中元音字母保留辅音字母，如rcvd＝received。熟练掌握这些方法对于速记、听译和口译会大有帮助。

2.following：直译是跟随着，紧接着。但是这样翻译句子就很奇怪，不符合汉语的表达方式，因此需要把译文“顺”一下，表达出大意即可。可以译为，我之前打过电话，现在写信想要……

3.timeframe：时间框架，时间范围，一段时间

4.flight cancellation / interruption insurance：航班取消/延误保险

5.recoup：弥补，补偿(损失) ＝recuperate

6.claim：(根据权利在钱款方面提出的)要求

Dear Customer Service Rep1),

Following2) our phone conversation, I am writing to request a letter from Horizon Air indicating my December 14 flight from Seattle, Washington to Boise, Idaho was cancelled, and, Horizon Air was not operational in the next 24-hour timeframe3) or, if it was operational, and I think it was, there was no seat made available to me. Please know that I had to purchase a new ticket with another airline as a result of the cancellation.I had purchased flight cancellation/interruption insurance4) prior to the trip, which might enable me to recoup5) the loss of money. Your letter will serve as documentation to support my claim6). Thank you.

John Gu

Dear Mr. Gu,

Thank you for contacting Horizon Air regarding your travel to Boise.

Our records indicate that John Gu was confirmed on Horizon Air flight 2418 on 12/14/2006 from Seattle to Boise with a scheduled departure time1) of 2:15p.m. and an arrival at 4:35p.m. Regrettably, this flight was cancelled due to weather. John Gu was unable to be rebooked2) for the next available Horizon Air flight as all flights departing3) Seattle were cancelled that evening due to weather conditions. John was also not able to be confirmed on a flight December 15th as all flights departed full from Seattle to Boise.

Mr. Gu, thank you very much for writing. I hope this is sufficient for your claim.

Sincerely,

Harmony Hollenbaugh

Customer Relations Specialist

Office of the President

1.scheduled departure time：原定出发时间。后文还有一个省略形式的arrival time到达时间。

2.rebook：重新预定

篇5：商务邮件写作范文

If you don’t know the name of the person you are writing to, start business emails with either of the following:

如果你不知道邮件是写给谁的，商务信函可以用下面任意一种方式开头： Dear Sir,/Dear Madam, 尊敬的先生,/尊敬的女士, Dear Madame, is wrong.“亲爱的夫人”这种写法是错误的

If you don’t know whether you’re writing to a man or a woman use: 如果你不知道是写给先生还是女士，可以写： Dear Sir or Madam, 尊敬的先生或女士，It is not usual to start an email To whom it may concern.This should be reserved for letters of reference or similar communications when the recipient is an unknown third party.以“致相关人士”开头并不常见。这种用法一般用在推荐信或与其相似的交流中，收件人是不了解的第三方。

It is always better to use somebody’s name if you know it.If it is the first time you are writing to someone, use either of the following:

如果知道对方姓名，邮件中写上总是好的。如果这是你第一次写信给某人，可以用下面任意一种方式开头：

For men: Dear Mr XXXX, 写给男士：尊敬的XXX先生 For women: Dear Ms XXXX, 写给女士：尊敬的XXX女士

Once you get to know someone, i.e.after exchanging one or two emails or if you meet them in person, it is usually OK to use their first name.一旦你认识了对方，比如在往来一两封邮件或见过面以后，可以在邮件中称呼名字。Use Dear Sirs, if you are writing to more than one person even if the group of people includes women.如果你写邮件给两个或以上的人，即使这些人里有女士，请写“尊敬的先生们” Dear Ladies and Gentlemen, is wrong.“Ladies and Gentleman” is only used in formal speech."尊敬的女士们先生们”是错误的，这种用法只用在正式演讲中。

The word Dear may be omitted in less formal emails.Instead, you may just open with the person’s first name/people’s first names.“dear”在不是特别正式的邮件中可以省去。你可以直接以对方（个人或群组）的名字开头。

Here are some example opening sentences for emails: 下面有一些邮件开头的例句： I hope you are well.我希望你一切都好。

I hope you enjoyed your holiday and are finding it easy to settle back in to work.我希望你已经好好享受假期并且很快重新投入工作。

Thank you very much for your email.I am glad to hear that you and your family are well.非常谢谢你的邮件，我很高兴听到你和你的家人都很安康。Thank you for your prompt reply.感谢您的及时回复。

I apologize for not replying sooner, but I have been very busy these last few weeks.很抱歉没能及早回信，但是过去几周实在太忙。

Thank you for getting in touch with us about XXXX.(Less formal, more friendly)非常感谢你关于XXXX联系我们。（不是很正式,更友好）Thank you for contacting us regarding XXXX.(More formal)非常感谢您因关于XXXX的事接洽我们（更正式）

With reference to your email of [date], I would like to bring the following to your attention.关于你（时间）寄来的邮件，我有几点想跟你说的。

As a follow-up to our phone call this morning, I would like summarise the key issues.关于你早上的电话，我想总结下关键几点。Phrases best avoided: 请最好避免：

篇6：商务邮件写作范文

关键词：商务英语写作，电子邮件，写作方法

1.国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析

传统的国际商务信函一般由信头、日期、封内地址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本成分构成。论文参考网。与传统的商务函电相比，商务电子邮件的结构趋向于更加简单明了且重点突出。原商务信函中的信头和封内地址演变为发件人和收件人的电子邮箱地址，而发信日期则由系统自动生成，不需另外添加。主题栏的作用得到强化，其位置不再位于称呼的下面，而是被提到了收件人的电子邮箱下面，显得更加突出和重要。论文参考网。国际商务电子邮件一般仍然采用较正式的称呼, 如：“Dear

Ms. Johnson”, “Dear Mr. Smith”。但如果对方是多年的业务合作伙伴或老客户，则可以省去“Dear”, 直呼对方的名字, 如：“Hello,Victor”, “Hi, Jenny”。若不能确定具体的收件人,仍可以用“Dear Sirs”或“Ladies and Gentlemen”来称呼对方。在邮件的结尾部分，传统的结尾敬语如“Yours faithfully”，“Sincerely yours”等已很少用，现在人们多用bye, best regards，cheers等来作结束语，反映出网络时代人际沟通轻松随意的特点。署名可以使用邮件程序中的自动签名功能，把发信人的签名、公司名、电话和传真号码或其他联络方式自动添加到邮件的结尾处。

2.国际商务电子邮件的写作原则

为了使贸易双方达到预期的沟通目的，增强邮件的有效性，电子邮件的写作和信函的写作一样，要遵循七个C原则，即简洁(Conciseness)、清晰(Clearness)、礼貌(Courtesy)、完整(Completeness)、具体(Concreteness)、正确(Correctness)和体谅(Consideration)。

2.1简洁(Conciseness)

简洁被认为是邮件写作最重要的原则。一封邮件应精辟清楚地表达发件人想要表达的观点和内容。因此，在书写电子邮件时，应长话短说，尽量使用常用的词汇、短语、结构简单的短句，避免使用难词和陈词滥调，不用长句或从句。

2.2清晰(Clearness)

清晰是邮件的主要语言特点之一。清晰是指作者思路清晰，行文明了，邮件内容不会被对方误解。要清楚地表达邮件的要义，必须避免使用意义上模棱两可的词语和句子，注意修饰语的位置、语义的连贯性和邮件全文的逻辑性。例如：“The steamer is sailing directly from Shanghai to Los Angelesbimonthly.”在此句中，“bimonthly”这个词就要避免使用，因为它既有“两个月一次”的含义，又表示“一个月两次”。

2.3礼貌(Courtesy)

礼貌是指发件人在措辞和表达方式上通过使用虚拟语气，委婉语气等方法及运用一些语用策略，婉转、迂回、和缓地表达观点，提出要求，从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象，使对方容易接受一些请求并愿意进行合作。例如：句子“We did request that you send us by registered mail.”就比“You forgot to send us the report by registered mail.”要更加礼貌。

2.4完整(Completeness)

完整是指发件人要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出的所有问题并争取满足其提出的一切要求。同时，还要注意在格式上邮件的基本组成部分缺一不可。例如买方在表示接受卖方的报盘时，要详细说明接受条件并引述受盘的依据，如报价单，产品目录、宣传册或某日的邮件内容等。

2.5具体(Concreteness)

每一封邮件都应有一个具体、明确的主题，尽量避免含糊、笼统、抽象的表述。必须强调具体的事实、数据和时间，以使收件人阅件后采取具体的行动，解决具体的问题。例如对某一商品报盘时，必须详细地说明品名、价格、数量、包装方式、支付条件、装运时间、装运港等具体的交易条件和发盘的有效时限。

例如：

Hi,Johnson:

Wehave received your mail of April 6 and now we are in a position to offer youwoolen blankets as follows:

Quantity:“Peacock” Brand Woolen Blanket

Size:66 x 78inches

Weight:6 lbs

Color:Red and Brown

Quantity:5000 pcs

Price:US $ 30 each piece CIF Montreal

Shipment:During August to September

Termsof Payment: Draft at 30 days under irrevocable L/C

Thisoffer is firm subject to your immediate reply reaching us not late than the endof this month.

Bestregards,

Linda

Director

2.6正确(Correctness)

由于商务电子邮件涉及到商务活动双方的权利和义务关系，因此，其准确性对双方的沟通至关重要。具体而言，不仅电邮的内容要叙述准确，其格式、语法、标点符号和拼写也要做到准确无误，以免引起误会，造成纠纷。校对很关键，尤其是日期、数字和收件人的信箱不能弄错。

2.7体谅(Consideration)

起草邮件时，一定要设身处地为收件人着想，考虑他们的感情、希望、要求和利益等，给收件人留下好感和深刻的印象，从而极大地提高邮件的有效性。应尽量以积极的态度，从“对方角度”来进行表达。例如：“We feel sure that you will be entirely satisfied.” 就比 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 态度上要显得更积极;“You earn a 3% discount when you pay cash.” 要比 “ We allow you a 3% discount for cash payment.” 显得更易被接受且更富有人情味。

3.商务电子邮件的写作注意事项

3.1设置电子邮箱时，最好包含发件人的具体姓名，方便收件人辨认信件的来源，把重要的或正期待的邮件与垃圾邮件区分开来。

3.2邮件的标题应当简洁明了。邮件的标题是邮件主要内容的浓缩, 简明的标题可起到内容索引的作用, 决定了收件人浏览邮箱时是否阅读邮件，便于收件人在大量的邮件中去寻找需要的信息，可以极大地提高收件人处理邮件的效率。因此, 为了确保收件人能及时阅读邮件, 邮件的标题一定要引人注目并争取用最精练的语言概括出邮件的要旨，以满足收件人对邮件的合理预期。标题通常用名词短语或动名词短语来表示，这是为了使邮件信息清晰具体、一目了然，例如：“Your Meeting in New York”, “Your Order No. 933”, “Complaints about PoorPacking” 等。

3.3邮件内容的主流书写格式是平头式(或叫齐头式)。平头式是指邮件内容的各部分都从每行的最左边开始, 不需空格。由于商务人士每天要处理大量的邮件，采用这种格式写作，便于提高打字速度和办公效率。

3.4正文的写作。正文是电子邮件的核心部分, 通常由两三个或三四个简短的段落构成。每个段落只表达一个主题。表述内容时一定要完整清楚，得体自然，尽量多用英语主动语态，少用被动语态。另外，可以适时、适量地使用商贸行业常用的缩略语。例如，S/C(销售合同)、 B/L (提单)、 ASAP(尽快)、C/O(原产地证)、LCL (拼箱)等。在内容较为严肃或是文体较为正式的电子邮件中，应避免使用表情符号。

3.5附件的应用。由于篇幅的原因，难以在正文中包含的内容最好放在附件中来发送。用于附件的文档应该选用WORD、EXCEL等广泛使用且功能强大的文字或图表处理软件，避免收件人在软件兼容方面出现问题。

3.6邮件的回复。论文参考网。由于人们交流频繁，每天可能会处理数十封乃至上百封邮件，不可能清楚记得所有邮件的内容。回复邮件时，发件人应利用“回复”功能将对方发来的邮件附上，方便对方回忆相关邮件的内容，从而节省时间，提高效率。

4.结语

商务英语写作课程的教学目标就是要提高学生的应用写作水平，让学生写出高质量的商务电子邮件，在将来的涉外商务交流中给对方留下美好的第一印象。商务邮件的写作要遵循七个C的原则。得体、规范的电子邮件，有助于交易双方建立和巩固良好的国际商务合作关系，对最终取得交易的成功将起到重要的推动作用。

参考文献

[1]廖瑛,莫再树. 国际商务英语语言与翻译研究[M].北京：机械工业出版社，：21-53.

[2]李波, 温建平.国际商务电子邮件的写作[J].国际商务研究, ,(3):59-61.

篇7：商务邮件写作范文

日语商务写作：日文邮件措辞之通知

（一）本系列文章为大家分享日语商务写作的相关文章，包括日文报告书范文、商务日语邮件、日语商务范文、日语求职简历等内容，欢迎大家阅读!

本期推出与外部公司的邮件(社外メール)中通知书的お決まりフレーズ・常套句・言い回し使用した文例(固定短语、套话和措辞)。

1、ご通知申しあげます。

例：手続きが完了いたしましたので、ご通知申しあげます。

1、特此通知。

例句：手续已经完成，特此通知。

2、お知らせいたします。

例：住所を転居いたしましたのでお知らせいたします。

2、特此通知。

例句：已经转移住所，特此通知。

3、ご連絡いたします。

例：商品パッケージの変更について、ご連絡いたします。

3、特此通知。

例句：关于商品外包装的变更，特此通知。

4、下記へ移転いたしました。

例：このたび当社は、4月1日付けで下記へ移転致しましたことを謹んでご案内申し上げます。

4、已经迁往以下地址。

例句：此次，我公司将于4月1日起迁往以下地址，谨此通知。

5、下記のとおり移転・営業の運びとなりました。

http://bailiedu.com

例：このたび当社は、下記のとおり移転・営業の運びとなりました。

5、已经迁往以下地址营业。

例句：此次，本公司已经迁往以下地址营业。

6、業務拡大に伴い

例：このたび小社では、業務拡大に伴い、本社を下記に移転することになりましたのでご案内申し上げます。

6、伴随着业务的扩大

例句：此次，伴随着业务的扩大，弊公司总社将迁往以下地址，特此通知。

7、これまでのオフィスでは手狭になり

例：これまでのオフィスでは手狭になり、下記の通り移転することになりました。

7、之前的办公室空间太小

例句：之前的办公室空间太小，已经迁往以下地点。

8、このたび社屋を改築することに伴い

例：このたび社屋を改築することに伴い、下記の通り移転することになりました。

8、此次因为公司办公楼的改建

例句：此次因为公司办公楼的改建，(办公地点)已经迁往以下地址。

9、近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください。

例：近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください。

9、经过附近的话，请务必顺便光顾一下。

例句：经过附近的话，请务必顺便光顾一下。

10、ぜひ、一度足をお運びください。

例：新商品を多数そろえております。ぜひ、一度足をお運びください。

http://bailiedu.com

10、请务必劳步光顾一下。

例句：目前具备了许多新商品，请您务必劳步光顾一下。

11、このたび、○○することとなりました。

例：このたび、お陰様にて福井支店を開設することとなりました。

11、此次已经……

例句：此次，承蒙大家的关照福井支店得以开业。

12、○○をもちまして○○させていただきます。

例：福岡支店は3月末日をもちまして閉店させていただきます。

12、从……起，请允许……

篇8：商务邮件写作范文

一直以来, 商务英语写作都是中国高校商务英语交流系列课程中的主干课程, 目的是为了培养具有跨文化商务交际素养, 能与不同语言文化背景的人进行有效交流沟通的国际贸易从业人员。传统的商务英语写作以“外贸函电”为主, 遵从准确、完整、清晰、简练、具体、礼节、周到的7C, 确保信息的有效传达和沟通的实际效果。但在具体的教学过程中, 却过多强调了标准商务交际场合下的特例信函及常用语句, 对于不同语言及社会文化背景等特殊因素关注不够。事实上, 作为商务全球化过程中的重要通用语 (lingual franca) , 英语在与其他语言的不断接触中, 发生了包括语言、词汇、句法, 甚至语义等在内的诸多变化, 形成了各种具有浓郁社会文化特征的英语变体 (English varieties) 。

根据中国内地与中国香港地区国际商务活动的实际应用情况, 本文重点比较分析了两类商务英语电子邮件写作的风格特征, 尤其是商务英语写作中的词汇特征及其体现出的两类英语变体特征。通过搜集、整理中国东部沿海某服装进出口公司与中国香港某公司的200封进出口业务往来邮件, 构建商务英语电子邮件写作语料库, 着眼于两地同而有异的社会、文化等交际语境, 分析其各自的商务英语写作特点及异同, 总结造成各种词汇变体特征的语言、社会及文化原因。

2 研究方法

为了确保研究结果的真实性和可靠性, 本文人工搜集整理了有关国际商务交际的200封英语电子邮件。该语料库中, 100封来自于中国内地某公司国际业务从业人员, 另100封来自中国香港地区国际业务从业人员。电子邮件是双方进行贸易往来的主要媒介, 所有邮件均以英语撰写, 写作时间在2014至2016年之间。所选双方往来邮件内容主要涉及外贸纺织服装交易, 属于中国社会文化语境下的跨文化商务交际活动。

在语料库构建的基础上, 笔者对两组邮件内容进行了系统的比较研究。主要采用Word Smith 5.0对主要的词汇变体特征进行定量统计和分析比对。结合特定语料, 文章主要采用定量统计, 并结合定性分析的方法, 重点分析非英语母语者在商务电子邮件写作中的词汇变体类型及其主要分布特征。

3 结果及分析

本研究统计的200封商务英语电子邮件, 共计字数为10531字。其中, 中国大陆方邮件共计4838个字, 中国香港方邮件共计5693个字。双方贸易业务人员在英语电子邮件写作的行文规范上与传统标准化的英文写作均有一定距离, 在表述时体现了一些独特的语言风格, 尤其以词汇特征最为突出。究其原因, 主要与从业人员的英语水平、母语环境及其所处的整体社会文化环境与跨文化商务交际环境都密切相关。商务英语电子邮件写作中, 不同类型的词汇变体特征及其使用频率、分布状况等, 都体现了不用语境条件下, 非英语母语者在使用英语作为外语或第二语言进行跨文化交流过程中的特殊认知思维方式。统计分析结果如下:

3.1 语言缩略

受商务交际活动时效性特征影响, “语言缩略”在商务英语电子邮件写作中具有极高的比率, 成为所有英语词语变体形式中的最主要类型。“语言缩略”或称“缩略语”, 主要涉及各种常用英语词语的简缩表达, 但也有特定句式结构的简练化形式。比较而言, 香港地区对语言缩略形式的使用更为普遍, 几乎是内地使用比例的两倍左右。对香港的非英语母语者而言, 英语具有相当于第二外语的地位, 而且整个跨文化商务交际语境要比中国内地更为国际化, 因而其商务英语电子邮件的写作中倾向于较多地、灵活地使用各种缩略的词汇变体形式。例如,

[HKE1]Cfmedrced below fry revised price.

[HKE2]These are for color ref and we urgently need these on/before…

[HKE3]We need blk Proto samples Asap.

[HKE4]Pls advise courier no.after sent.Thanks

[MLE1]Good idea, BTW, I’ll let you know…

[MLE2]Tks&Best regards

3.2 语言顺应

“语言顺应”在中国大陆的商务英语电子邮件中是较为普遍的现象, 而在中国香港邮件中, 此类现象却异常少见。这点再次说明, 香港的非英语母语者对英语作为第二外语的熟练使用程度远高于中国内地将英语作为外语的语言使用者。因此, 对于中国内地的国际贸易从业人员来说, 其商务英语写作较多地依赖从汉语母语向英语的翻译顺应, 而中国香港的贸易从业人员则无需, 或者较少面对来自母语的干扰, 大多可以直接熟练地运用英语表达。例如,

[MLE3]if you have factory in off shore, [it]is best.

[MLE4]Please kindly note.Thank you!

[MLE5]How are you doing?Hope you are feeling better.

3.3 语义转借/仿词

“语义转借”或称“仿造”作为一种商务英语电子邮件写作中的词汇变体类型, 是指根据表达需要用英语直接翻译母语信息, 或者临时仿造词语或句式结构, 以创造性表达商务交际信息。例如,

[MLE6]Noted your requirement is fashion and need[to be]quick.

[MLE7]I’m looking forward to growing up with you.

[MLE8]And would like to give you support on samples.

[HKE9]Please kindly check and if any question, please tell me.

3.4 委婉语

英语委婉语在双方商务邮件中都有普遍应用, 比例相当, 分别为中国大陆13.6%, 香港的确14.7%。国际商务英语邮件写作中, 委婉语体现了贸易从业人员根据不同的时间和场合, 有意识选择特定英语词汇变体, 以礼貌、客气的表达方式来维系交际双方的合作关系, 促使沟通的顺利达成, 实现商务交际目标。语料统计表明, “please”, “kindly”, “thanks”频繁重复地出现在同一句子中。例如,

[HKE5]Also please kindly see enclosed new images, do you possibly have anything similar you can send to us for April intake?

[MLE6]Please kindly confirm by return.Thanks.

[KHE6]And the solid color, hope it is one of the 2 colors we have lab dipped.

3.5 命令语

语料统计还发现, 命令语气也是双方在邮件中使用频率很高的词汇变体形式。其中中国香港贸易从业人员的英语邮件中, 命令语气的使用频率要大大高于中国大陆人员在商务邮件中的使用频率, 两者之比为2.34。究其原因, 这种命令行语气词的选择偏好体现了贸易从业人员的母语背景与社会文化因素对其使用外语的影响及制约作用。例如,

[HKE6]Just double check these qualities you sent are woven, not knitted?

[HKE7]Please send us black Peony light weight denim#06030after wash for reference.We don’t want to cut the sample.

[HKE8]This Lina quality enquiry will be no more printed stripe.

4 结语及启示

研究表明, 侧重强调示例信函、函电模板、对比翻译以及固定习惯表达法等的传统商务英语写作, 已经无法满足当今高度发达的电子商务环境对商务英语电子邮件写作的客观要求。在商务英语写作的商务英语写作中应该把握当下商务全球化的现实及其发展趋势, 辨别地运用语境顺应论下的客观词汇变体, 使学生更有效地实现跨文化背景下的现代商务英语沟通。

参考文献

[1]Bremner, J.1980.Words on Words:A Dictionary for Writers and Others who Care about Words[M].New York:Columbia University Press.

[2]Jenkins, Susan&John Hinds (1987) .Business letter writing:English, French and Japanese[J].TESOL Quarterly, 121 (2) , 327-54.

[3]Verschueren J.1987.Pragmatics as a Theory of Linguistic Adaptation[A]//IprA.Working Document[C].Antwerp:International Pragmatics Association.