商务英语邮件模板

商务英语邮件模板（通用8篇）

篇1：商务英语邮件模板

发简历邮件正文范文参考模板

尊敬的人事部经理：

您好，我叫xxx，我来自xx职业学院，是机械制造业自动化专业即将走向社会的一名学生。

感感谢您在百忙之中拔冗阅读我的个人求职自荐信。扬帆远航，赖您东风助力!我写此信应聘贵公司招聘的xxxxxx。我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告，真诚期望有机会成为贵公司的一员，为贵公司的发展贡献一份力量。如蒙不弃，惠于录用，必将竭尽才智!

现将个人简历附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话xxxx

当然，我也深知，如我者甚众，胜我者恒多。无论这次我是否能被贵公司录用，我都坚信，选择贵公司是明智之举。无论今后我会在哪里工作，我都将尽心尽力做一位具有强烈责任感、与单位荣辱与共的员工，一位积极进取、脚踏实地而又具有创新意识的新型人才。

再次感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求!

此致敬礼!

应聘者

xxx

xx年xx月xx日

篇二

最佳顺序：附件—正文—标题—收件人

附件往往是邮件中最容易被遗忘的一部分。“刚才忘添附件”一类的邮件，会令印象分大打折扣。因此最好在第一时间添加附件，避免之后遗忘。

标题放在正文之后填写(因为忘写标题的话大部分的邮件系统会自动提醒)，格式应按照应聘公司的标准。若公司未定标准，可以按照“申请的职位-姓名-职位要求的工作地点”的格式填写。

收件人在确认邮件没有疏漏后，最后填写，可以避免邮件写作过程中的不小心发送。切记不可将HR作为抄送人，也不要抄送其他的无关人士。

倒金字塔的叙事方法

在邮件的开头，最好能用一段文字言简意赅地说清整篇邮件的大意。节省阅读者的时间。

此部分内容有五个要素——四个W和一个H：

Who(谁)——在邮件的开头明确邮件对应的任务所属人

What(什么)——描述清楚自己的需求或要求

When(何时)——明确需求的期限。避免使用模糊的字眼，如“尽快”。使用清晰的表达，如“x月xx日之前”

Why(为什么)——需要明确需求对于对方的重要性

How(怎么)——如果邮件内容涉及指示，需要在邮件中给出具体、明确的操作步骤指示

以上的五大要素可以根据邮件的实际内容调整。作为求职

email的开头，不可或缺的便是三方面信息：

Who——我是谁

What——我要做什么

Why——我为什么是不可或缺的条理与重点

简洁、易懂是邮件正文最基本的要求。正文内容应分条陈列重点，每个重点之间逻辑清晰，没有重复。

在描述复杂的事情时，可以将内容分成几大块，每块下面分列小点，以重要性和紧急程度排序。对于不可遗漏的重点用黄色高亮标注。

切记不要通篇的大段文字，没有分隔，没有重点。这会使阅读邮件的人非常头疼。

格式与标点

邮件的内容固然重要，但细节的重要性也不容忽视。清晰明了的格式，能为邮件加分不少。

需注意的有以下几点：

统一字体(中文常用宋体，英文常用Calibri)、字号、文字颜色

没有错别字和病句

英语的大小写、单词前后有空格

中英文标点不混用

这一部分也可以具体参考简历中的格式“小问题”

发出去的邮件，泼出去的水

要记住一旦按下按钮，发送的邮件便已无法挽回。因此，在发送之前，确认邮件的完整和正确无误非常地重要。

最后，可以按以下的列表检查自己的邮件：

附件、标题添加

收件人无误

条理、重点清晰明确

格式、标点统一

用语礼貌

到此为止，大家应该已经知道如何写出一封好邮件了吧!当然除了邮件，附件中的简历才是决定成败的关键。

篇三

一、邮件的形式

简历的投递尽量用自己的信箱将简历以正文的方式粘贴上去，而不是正文一个字没有而把简历放在附件中或是用一些网站转交等等功能(因为使用这些功能转交过来的简历很多时候显示的主题甚至内容是乱码)，当然更不要写我的简历在我的博客中然后给个链接欢迎察看，一句话：没时间。

再次强调：不要把简历放在附件中!

这样首先增加了一个hr阅读你简历的时间，因为可能你的简历不是被一个人看的，也不是只看一遍的，每一遍都要打开附件很麻烦，要是保存下来也不方便找到。这还不包括有些服务器直接将带附件的邮件屏蔽的情况。

其次，这样破坏了你的第一印象。尤其是正文没有字直接在附件中粘了一个简历的人，这样显得你的诚意实在是不足。至于那些在招聘广告中就强调了请勿以附件形式投递的职位，如果你还是用附件，那只说明了一个问题：如果你连应聘的时候都没有仔细看说明，或是看了也没有照着做的话，那怎么能证明你在工作中会认真仔细服从安排呢?所以我们抱着换位思考的心情为了自己也为了hr考虑一下，其实很简单，只要你把简历粘贴在正文中就ok了!

二、邮件的标题

关于邮件的标题问题，如果对方在招聘的时候已经声明了用哪种格式为主题，尽量照着做，因为这是它初步筛选的标准。不要认为一个hr一天收到的简历只有几份或几十份，事实上是有几百份甚至几千分应聘不同职位的信件。如果你的标题只写了“应聘”或是“求职”或是“简历”等等，这样你自己也可以想象一下你的简历的被关注程度。很可能就被忽略了!所以至少要写上你应聘的职位这样才便于hr分门别类的去筛选。而且最好在标题中就写上自己的名字，这样便于hr再次的审核你的简历。以避免其在一大群以“应聘……”为标题的简历中一个一个打开来找你的简历，这简直是对hr人员耐心的考验啊!

而且标题还有一点：用中文字写，除非应聘时要求用英文!

每天hr不仅会收到大量的简历，还会收到大量的垃圾邮件，这些邮件很多都是英文标题的，所以如果你用英文做标题，很可能就被当成垃圾邮件删除了，多可惜。如果想证明自己英文水平好的话在简历中发挥就好了，不用在题目上做文章。还有不要用一些奇怪的符号，比如“~~~”“&”“#”“****”等等，原因也是一样，都是垃圾邮件惹得祸。

所以一个标准的标题就是：你要申请的职位-你的姓名-这份职位要求的工作地点。这样至少能保证你的邮件能够被阅读。我见过的题目有“我的简历”(谁知道你是谁你要干什么啊?)“你知道我是谁吗?”(对不起我不知道也不想知道)“我要应聘！！!”(您到底要应聘什么职位呢?您的心情急迫我能了解，但也不用这么多感叹号啊!)“某某某的简历”(请问你要干什么)“感谢您的阅读!”(这和垃圾邮件的题目一模一样所以我不阅读)“某某大学应聘实习”(太大了我们请不起啊!)“某某大学硕士应聘”(职位呢?如果你非要强调你的学校可以这样写：应聘职位-姓名-来自**大学硕士)，以上是几个真实的例子，这样写的人不在少数，又没有工作经验的都有这种情况。总之很简单的一句话：大家把自己的要应聘职位和姓名写上就好了。

三、申请的职位

应聘职位的名称按公司在招聘中给出的写就肯定没问题了，不要自己随意发挥。这个问题在学生中出现的比例还是比较小的，但即使是应聘实习生的，一个大的公司也分为好几种所以他怎么写你怎么写就对了。但是以后应聘别的职位的时候一定要写清楚，比如我们招聘“渠道部总经理助理”，你偏偏要写“总经理助理”或是“渠道助理”;招聘“副总裁秘书”你偏偏要写“总裁秘书”“文秘”;招聘“培训专员”你偏偏要写“人力资源部专员”

;招聘“售后技术工程师”你偏偏要写“售后支持”“客服人员”“技术工程师”……这样的例子简直不胜枚举。很多时候你自己发明的词都没有对应的职位所以你的简历不管做得再好都得搁置在一边了。

另外很重要的一点是：你自己至少要清楚你要做什么职位，至少是哪种类型的职位。

很多人投了很多根本不相关的职位“高级核心软件开发人员”和“接线员”和“副总裁秘书”你认为是一个人都可以做的吗?我见过有一个人一天之内把我们公司招聘的所有职位都投了一遍!也许你是全才，但是很抱歉，事实上很多这样投漫无目的投简历的全才看似增加了自己的机会，其实这样的人通常都不会被考虑的，自己都不清楚自己要做那种类型的职位怎么能由公司帮你决定呢?!

还有没有在标题或简历中声明自己申请的职位，什么求职目标都没有或者只写了“市场相关职位”“软件开发相关职位”等等，这样的机会同样很少，因为公司没有这个义务也没有这个时间和精力置上百份简历于不顾而考虑你适合哪个职位。

啰里啰唆说了这么多无非是想让我们大家自己增加自己的机会，很多时候我们都会抱怨怎么投了一大堆简历连一个面试通知也没有接到呢?可能并不是你能力不够，而是你的简历根本没有被有效的阅读，而这个原因很可能就是你自己造成的!也许你自己能否应聘成功有很多因素都是我们自己控制不了的但是我们至少应该控制一下自己能够控制的因素，增加我们自己的机会。我们每一个

人都是金子，不要被动的等着别人的挖掘，自己就要努力露出地面!

为什么要用Email正文来发送简历

很多公司的邮箱容量比较小，且为了防止电脑病毒传播，很多公司的邮件系统是不允许邮件中带附件的。如果是这种情况，带附件的邮件要么是被直接删除，要么就是附件被删除。正是基于这个原因，很多公司的HR在接收简历的时候，要么选择163、Gmail、Sohu、Yahoo等公共邮箱，要么使用不能接收附件的公司邮箱。如果是不能接收附件的公司邮箱，就需要应聘者将简历以Email正文的形式发送。很多同学在求职的时候都会制作好Word、Pdf等格式的简历，如果采用Email正文发送简历，从Word、Pdf文件复制然后拷贝到邮件正文中，常常会造成简历格式混乱，HR在接收到这样的简历的时候会非常头痛，无法正常阅读。为了避免大家在采用邮件正文发送简历的时候简历格式混乱，本文将详细介绍如何将Word简历以正确格式显示在邮件正文中。

本文将以一份Word中文简历模板为例，详细讲解如何将这份Word中文简历的内容复制到邮件正文中而保持格式不变。同时，以163邮箱下的环境为例来介绍，其他邮箱(如Gmail、Yahoo等)原理与此类似。

Email中显示邮件正文的方式和原理

为了便于后续相关内容的介绍，这里先简要介绍一下Email中显示邮件正文的方式和一些术语，如果对网页html代码有了解的同学可以跳过此处。

一般来说，我们在写邮件正文的时候，可以选择以文本形式(即纯文本，不含任何格式)来写，也可以选择含格式的编辑正文形式。正常情况下，大家在用公共邮箱写邮件正文的时候，默认的邮件正文输入框都是含格式的，例如，当我们把一个网页网址粘帖到163邮箱的正文编辑框时，编辑框会自动将这个网址变成可打开链接的样式(下划线形式)，如下图所示：

其他的对邮件正文的格式编辑包括很多，例如：对字体加粗、变斜体字、变字体颜色等等，这些所有含格式的操作只有在含格式编辑框下才能进行。如果点击右上角的“纯文本”按钮，则将进入无格式即纯文本编辑框，下图是点击纯文本按钮后163邮箱的提示：

点击确定按钮则进入的是无格式的邮件正文编辑框，如下图所示：

没有格式的文本编辑框是不适合来编辑简历的，我们需要的是可格式化的编辑框。这里提到的“格式”需要说明一下，Word中的格式实现方式和邮件、网页中的格式实现方式不一样，在邮件和网页中，任何一种格式(例如字体加粗、字体颜色设为彩色等)都是通过网页html代码来解析的。而在网页中编辑邮件正文实际上也是靠网页html代码来保证格式的，还是以163邮箱为例，点击编辑框右上角的“全部功能”按钮，将所有格式按钮全部显示出来，如下图所示：

点击上图中红圈圈出的按钮，则进入编辑源码模式，在该模式下，我们可以看到所有格式的样式是怎么在网页中通过html代码

来实现的，如下图：

为了让HR在接收的邮件正文中保持我们投递的简历格式不变，我们应将制作好的Word简历以网页html代码的方式来写邮件正文和发送邮件。以下以一份中文简历为例，详细讲述如何将制作好的中文简历以网页html代码的方式来发送邮件正文。

实例演示

步骤1：制作一份格式简洁的Word中文简历

简历的格式很有讲究，关于简历模板，推荐大家到应届生论坛的简历制作版去下载，中英文简历模板都有，网址：

bbs.yingjiesheng.com/forum-58-1.html

这里我们也给出一份中文简历模板，见下页：

祝英台

电话：13816×××××(手机)021-5489××××(寝室)电子邮箱：×××××@126.com

求职意向：管理培训生Management

Trainee

教育背景

2004/9-至今

上海师范大学

文学学士

2008/7毕业

专业：英语

二外：法语

GPA:3.4

2007/1-至今

上海师范大学×××××××学院

奖励：

05-06学年上海师范大学优秀团员

04-05学年上海师范大学外语学院优秀学生干部

社会实践

2006/6——至今

上海师范大学外语学院学生会主席

●负责统筹管理,积极开拓学生更贴近社会的新路线

●组织策划过“与未来有约”系列活动邀请了“创智赢家精英会”“CASIO”“三菱”“住友”“创价咨询”“向阳职业规划”

知名国际会议口译译员等10家公司走入校园，有700余名学生参与其中

●与联想集团合作举办全国大学生英语演讲比赛等，深受联想集团老师同学的好评

2005/9——2006/6

上海师范大学外语学院外联部部长

●负责为大型活动拉赞助，邀请“易网”咨询公司，梅特林口译公司，数码广场等赞助团学活动

●为学生建立与其他院系，校级组织，学校沟通交流的平台，使同学有渠道向校级反映问题

2005/9——2006/3

上海师范大学社团联合会宣传部部长

●为个大型活动作前期宣传(制作海报传单横幅在校园网和论坛发布信息)和后期新闻稿发布

●负责各大型活动和晚会的场地和舞美设计,将创意充分发挥,融入设计

2005/2

组织了“重视被忽视的”药品安全宣传寒假社会实践活动

2004/12

担任“21世纪杯”第三届全国中学生英语口语竞赛志愿者

实习经历

2007/5/20

×××××××××××××××拍卖会陪同翻译

●协助慈善基金会与各国领事夫人沟通，成功协助××××××××××拍卖会的举办

●为领事夫人介绍产品和文化，工作得到了领事夫人们的肯定

2006/10/20——2006/10/21

担任××××建筑设计公司设计师团陪同翻译

●负责英国设计师与中方代表的协调沟通工作，对于突发状况处理得当，保证了其考察顺利进行

●兼做其导购导游，与英国设计师结下深厚友谊

2006/7——2006/8

上海×××××学校实习生任雅思助教

●负责为400余名学生组织举办留学咨询会，得到广大学生的肯定

●将各式研讨会和趣味活动融入教学，创新举措深受学生喜爱

●每天坚持与学员聊天，学员包括初高中生大学生和高级白领，为他们解决生活学习上的困难

技能及证书

英语能力良好，听说读写熟练：

TEM8

(准备中)

TEM4良好

BEC

Vantage

普通话测试二级甲等

能熟练运用OFFICE操作系统和WINDOWS操作系统

步骤2：将

Word中文简历另存为“网页*.htm”

点击word左上角的“文件”菜单，点击“另存为”按钮，在弹出的对话框中，选择保存类型为“网页(*.htm;*.html)”，点击保存按钮，将简历保存为htm格式。

步骤3：编辑邮件内容，选择“编辑源码”模式

进入163邮箱，选择写新邮件，点击编辑框右上角的“全部功能”按钮，则进入全部功能编辑框，然后点击“编辑源码”按钮，进入“编辑源码”模式，如下图所示：

步骤4：用“记事本”程序打开前面另存为的“邮件发送简历模板.htm”文件

打开后，将所有的记事本文字内容全选、复制，然后粘贴拷贝到邮件编辑框(编辑源码模式状态)中，点击上图中的红圈中的按钮，返回邮件正文正常预览模式，则编辑框中的简历格式就正常显示了，最后预览邮件正文中那个的简历内容格式，点击发送按钮，则可以将简历以正文发送至HR的邮箱中。

以下是在Gmail邮箱下查看所发送的邮件正文简历的格式，由结果能看出，简历格式被最大程度的保留。

四、相关说明

这种正文发送简历的方式是不能含图片的，也就是说简历照片、证书扫描件之类的不能发在邮件正文中。

五、其他发送正文邮件简历的方法

通过招聘网站提供的外发简历功能也可以将简历以邮件正文的形式发送至HR的邮箱。这种方式当然需要现在招聘网站上在线填写简历，填好之后，选择招聘网站的外发简历功能，输入HR的邮箱，也可以实现将简历以邮件正文形式发送至HR邮箱，而且格式也是比较美观的。

篇2：商务英语邮件模板

篇一

尊敬的XX老师：您好！我是一名想调剂到贵校XXX方向的一名学生，冒昧给老师您发邮件，想请老师指点一二。多有打扰，请老师见谅。

我是XXX，本科就读于XX大学XX专业，报考院校是XXX。这次的成绩为：排名XX，总分XX，英语XX…通过了解得知我不能进入复试，而对贵校XXX硕士培养的名声也颇有耳闻（OR谈谈想调剂的学校的专业优势），不知有没有机会调剂到XXX，成为您的弟子。

（谈谈你对调剂专业的理解、你为什么要调剂到该专业、该专业的哪一点让你着迷、你对该专业有哪些方面的了解）参考：XX专业不仅是一门科学，也是一门艺术。具体内容可以“XXX学

感悟”类似关键词百度之。

（有必要可以写写你的大学表现，有简历的同学可以一笔带过）

（谈谈为什么要选择他作为你的导师，读过他的哪些论文，有什么感受。）我在网上查阅了您的有关资料，对您的研究方向—XXX—很感兴趣。不知道有没有机会成为您的学生，还望老师多多赐教。

恳请老师您能给我一个机会。衷心祝愿老师身体健康，万事如意。

学生：XXX

篇二

尊敬的xxx:您好！

冒昧打搅，我是XX，XX年毕业于xx大学，本科xx专业，今年报考的是金融专业硕士。政治XX分，外语XX分，数学xx分，专业课XX分，总分XX。参照历年贵校该专业复试线，我有机会参加学校的复试，并且我希望能够在您名下攻读硕士研究生，因此冒昧的给您写了这封邮件。本科期间我刻苦学习，积极实践，在老师的精心教育和大学良好的学习氛围下，取得了优异的成绩。此外我还积极参加了XXX、XXX这些实践活动，积累了一定的实践能力。我在网上查阅了与您相关的部分资料，并认真研读了您发表的部分文章，对您现在的研究方向非常感兴趣。因此，倘若有机会的话，不知能否能在您的名下度过更充实的三年研究生生涯。

最后，非常感谢您能够在百忙之中抽出时间回信。祝您身体健康，万事顺心！

此致

敬礼

学生XXX

篇3：商务英语邮件模板

一直以来, 商务英语写作都是中国高校商务英语交流系列课程中的主干课程, 目的是为了培养具有跨文化商务交际素养, 能与不同语言文化背景的人进行有效交流沟通的国际贸易从业人员。传统的商务英语写作以“外贸函电”为主, 遵从准确、完整、清晰、简练、具体、礼节、周到的7C, 确保信息的有效传达和沟通的实际效果。但在具体的教学过程中, 却过多强调了标准商务交际场合下的特例信函及常用语句, 对于不同语言及社会文化背景等特殊因素关注不够。事实上, 作为商务全球化过程中的重要通用语 (lingual franca) , 英语在与其他语言的不断接触中, 发生了包括语言、词汇、句法, 甚至语义等在内的诸多变化, 形成了各种具有浓郁社会文化特征的英语变体 (English varieties) 。

根据中国内地与中国香港地区国际商务活动的实际应用情况, 本文重点比较分析了两类商务英语电子邮件写作的风格特征, 尤其是商务英语写作中的词汇特征及其体现出的两类英语变体特征。通过搜集、整理中国东部沿海某服装进出口公司与中国香港某公司的200封进出口业务往来邮件, 构建商务英语电子邮件写作语料库, 着眼于两地同而有异的社会、文化等交际语境, 分析其各自的商务英语写作特点及异同, 总结造成各种词汇变体特征的语言、社会及文化原因。

2 研究方法

为了确保研究结果的真实性和可靠性, 本文人工搜集整理了有关国际商务交际的200封英语电子邮件。该语料库中, 100封来自于中国内地某公司国际业务从业人员, 另100封来自中国香港地区国际业务从业人员。电子邮件是双方进行贸易往来的主要媒介, 所有邮件均以英语撰写, 写作时间在2014至2016年之间。所选双方往来邮件内容主要涉及外贸纺织服装交易, 属于中国社会文化语境下的跨文化商务交际活动。

在语料库构建的基础上, 笔者对两组邮件内容进行了系统的比较研究。主要采用Word Smith 5.0对主要的词汇变体特征进行定量统计和分析比对。结合特定语料, 文章主要采用定量统计, 并结合定性分析的方法, 重点分析非英语母语者在商务电子邮件写作中的词汇变体类型及其主要分布特征。

3 结果及分析

本研究统计的200封商务英语电子邮件, 共计字数为10531字。其中, 中国大陆方邮件共计4838个字, 中国香港方邮件共计5693个字。双方贸易业务人员在英语电子邮件写作的行文规范上与传统标准化的英文写作均有一定距离, 在表述时体现了一些独特的语言风格, 尤其以词汇特征最为突出。究其原因, 主要与从业人员的英语水平、母语环境及其所处的整体社会文化环境与跨文化商务交际环境都密切相关。商务英语电子邮件写作中, 不同类型的词汇变体特征及其使用频率、分布状况等, 都体现了不用语境条件下, 非英语母语者在使用英语作为外语或第二语言进行跨文化交流过程中的特殊认知思维方式。统计分析结果如下:

3.1 语言缩略

受商务交际活动时效性特征影响, “语言缩略”在商务英语电子邮件写作中具有极高的比率, 成为所有英语词语变体形式中的最主要类型。“语言缩略”或称“缩略语”, 主要涉及各种常用英语词语的简缩表达, 但也有特定句式结构的简练化形式。比较而言, 香港地区对语言缩略形式的使用更为普遍, 几乎是内地使用比例的两倍左右。对香港的非英语母语者而言, 英语具有相当于第二外语的地位, 而且整个跨文化商务交际语境要比中国内地更为国际化, 因而其商务英语电子邮件的写作中倾向于较多地、灵活地使用各种缩略的词汇变体形式。例如,

[HKE1]Cfmedrced below fry revised price.

[HKE2]These are for color ref and we urgently need these on/before…

[HKE3]We need blk Proto samples Asap.

[HKE4]Pls advise courier no.after sent.Thanks

[MLE1]Good idea, BTW, I’ll let you know…

[MLE2]Tks&Best regards

3.2 语言顺应

“语言顺应”在中国大陆的商务英语电子邮件中是较为普遍的现象, 而在中国香港邮件中, 此类现象却异常少见。这点再次说明, 香港的非英语母语者对英语作为第二外语的熟练使用程度远高于中国内地将英语作为外语的语言使用者。因此, 对于中国内地的国际贸易从业人员来说, 其商务英语写作较多地依赖从汉语母语向英语的翻译顺应, 而中国香港的贸易从业人员则无需, 或者较少面对来自母语的干扰, 大多可以直接熟练地运用英语表达。例如,

[MLE3]if you have factory in off shore, [it]is best.

[MLE4]Please kindly note.Thank you!

[MLE5]How are you doing?Hope you are feeling better.

3.3 语义转借/仿词

“语义转借”或称“仿造”作为一种商务英语电子邮件写作中的词汇变体类型, 是指根据表达需要用英语直接翻译母语信息, 或者临时仿造词语或句式结构, 以创造性表达商务交际信息。例如,

[MLE6]Noted your requirement is fashion and need[to be]quick.

[MLE7]I’m looking forward to growing up with you.

[MLE8]And would like to give you support on samples.

[HKE9]Please kindly check and if any question, please tell me.

3.4 委婉语

英语委婉语在双方商务邮件中都有普遍应用, 比例相当, 分别为中国大陆13.6%, 香港的确14.7%。国际商务英语邮件写作中, 委婉语体现了贸易从业人员根据不同的时间和场合, 有意识选择特定英语词汇变体, 以礼貌、客气的表达方式来维系交际双方的合作关系, 促使沟通的顺利达成, 实现商务交际目标。语料统计表明, “please”, “kindly”, “thanks”频繁重复地出现在同一句子中。例如,

[HKE5]Also please kindly see enclosed new images, do you possibly have anything similar you can send to us for April intake?

[MLE6]Please kindly confirm by return.Thanks.

[KHE6]And the solid color, hope it is one of the 2 colors we have lab dipped.

3.5 命令语

语料统计还发现, 命令语气也是双方在邮件中使用频率很高的词汇变体形式。其中中国香港贸易从业人员的英语邮件中, 命令语气的使用频率要大大高于中国大陆人员在商务邮件中的使用频率, 两者之比为2.34。究其原因, 这种命令行语气词的选择偏好体现了贸易从业人员的母语背景与社会文化因素对其使用外语的影响及制约作用。例如,

[HKE6]Just double check these qualities you sent are woven, not knitted?

[HKE7]Please send us black Peony light weight denim#06030after wash for reference.We don’t want to cut the sample.

[HKE8]This Lina quality enquiry will be no more printed stripe.

4 结语及启示

研究表明, 侧重强调示例信函、函电模板、对比翻译以及固定习惯表达法等的传统商务英语写作, 已经无法满足当今高度发达的电子商务环境对商务英语电子邮件写作的客观要求。在商务英语写作的商务英语写作中应该把握当下商务全球化的现实及其发展趋势, 辨别地运用语境顺应论下的客观词汇变体, 使学生更有效地实现跨文化背景下的现代商务英语沟通。

参考文献

[1]Bremner, J.1980.Words on Words:A Dictionary for Writers and Others who Care about Words[M].New York:Columbia University Press.

[2]Jenkins, Susan&John Hinds (1987) .Business letter writing:English, French and Japanese[J].TESOL Quarterly, 121 (2) , 327-54.

[3]Verschueren J.1987.Pragmatics as a Theory of Linguistic Adaptation[A]//IprA.Working Document[C].Antwerp:International Pragmatics Association.

篇4：商务类邮件（上）

相关背景：1. Elizabeth Levin给John Gu来信，告知一条新信息。(这里是关于中国海关的一项新规定及其对境外至中国航空货运air shipment的影响)2. John Gu觉得这条新信息可能并不真实或准确，他试图进一步了解情况，弄清事实，因此给Elizabeth Levin回信。(具体邮件见下期)

A message to John Gu from Elizabeth Levin

Hello John,

I just wanted to provide you with a heads-up1). I have just been advised by my destination partners2) in China that Chinese customs3) has changed with regard to importing air shipments: you can no longer import an air shipment into China on a copy of the transferee’s4) passport and a copy of the inventory5) anymore. Chinese customs is now stating that an import permit must be issued before the goods being transported via air can be cleared. The import permit process can be started by the USABC Company in China prior to the transferee’s arrival to China, but the actual import permit can not be issued until the shipper6) arrives in China and this process may take several weeks after the transferee’s arrival. I’m waiting for further details with regard to this matter from my partners in China, but this new regulation will cause delays on air shipments into China and additional storage charges.

As soon as I have more details on the situation I will advise accordingly. At the present time, I am unable to forward Mr. Thomas’air shipment to China until the import permit is in place7).His sea shipment will sail as scheduled on November 30 with an ETA8) of December 20 into Shanghai, but if the import permit process is not completed by that time, demurrage9) (storage) charges will incur until the import permit is issued and the goods can clear customs and be delivered to residence.

Regards,

Elizabeth

信件分析：

Elizabeth开门见山表明了写信的目的，提醒John注意一件可能发生的事情，然后便具体叙述了事情的全过程。核心信息是中国海关出台了一项新规定，外国公司不能再凭transferee的护照复印件和货物清单复印件向中国空运进口货物，而是需要得到一个Import Permit(进口许可)。要得到这样的一个许可，首先是由USABC公司 (也就是transferee，Mr. Thomas所属的在华公司或代表处)提出申请，然后需要得到中国相关部门的批准。之后，Elizabeth表达了这项新规定对于手头Mr. Thomas的私人空运物品产生的影响：在没有进口许可的情况下，不能把货物运出去。Mr. Thomas 的海运物品可以按原计划时间运出，因为当海运物品到达时，Elizabeth估计进口许可应该就可以办好。如果届时海运物品进口许可还没有到位， 那么就得暂时扣留在寄放处，并且得付逾期费。由于是新规定，Elizabeth目前掌握的信息也并不充分，因此最后表示正在等待进一步的消息。

1.heads-up：这是从一个口语动词词组heads up变化而来的名词。Heads up是一个危险警告用语，意思是“当心，小心”。

2.destination partner：直译是“目的地合作伙伴”，也就是指紧接其后的在中国的合作伙伴。

3.customs：海关。注意需用复数形式。还有一个相关用语，clear customs(清关)，指海关检查后放行。

4.transferee：指从一个地方转移至另一个地方的人，或者准备去一个新地方的人。这里指公司外派至国外的工作人员，即被调任者。

5.inventory：货物清单，详细目录。这里指该公司外派人员需要带出境的私人物品清单。

6.shipper：托运人(运输业专用术语)，这里是指前文的transferee。

7.in place：就绪。这里是指得到import permit进口许可。

8.ETA：运输业专用术语，指estimated time of arrival预计到达时间。

篇5：商务英语邮件技巧

但往往人们忽视的便是一些细枝末节的注意事项，这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。

1. Know your email terms: 英语电子邮件发送程序有很多缩写，如果你不知道意思的话，你向老板提出的加薪请求就可能发给了整个办公室!

“Reply to all”表示你的回复将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，“cc” （carbon copy）部分指的是该邮件发给你指定的`人，即“抄送），而“bcc”指你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道，即”密送“， b代表的是“blind”（掩藏的）。如果有人要你“forward”一封邮件，意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成“fw.”

2. Use the Right Greeting:尽管用“Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白“Dear Sir” 也已经越来越过时了，

最好写成“Dear Mr. / Ms.” 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如“Dear John”）。

3. Keep it Short and Clear: 有些情况下，可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智和教育背景。而在用英语写邮件的时候，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都有代表核心观点的中心句。使用类似“first, second, next, and finally”的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似“If you have any other questions please feel free to contact me,”这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。

4. Be polite and tactful: 懂得谦逊和准确传达信息的重要性。“I want.”之类的词能避免则避免出现，相比之下，“I would like”显得更尊重对方。又如“I am interested in”是提出请求建议或寻求意见的好方法。

5. 电子邮件正确结尾： “I am looking forward to your reply,” “Thank you,”或者“Sincerely”都是给收信人留下好印象的结尾方式。

篇6：商务英语邮件写作

cathay Business Machines Import & Export Corporation

Century Boulevard Pudong, Shanghai 06, China

Tel：(021)59000000 Fax：(021) 59000001

September 5, 20**

Universal Software, Inc.

2468 Oak Street

San Francisco CA94105

U.S.A

Ladies/Gentlemen：

From the latest issue of Computer World we have learned about your Business Guide software package for IBM-compatible PCs. We would like to find out more information about the package because we think it might be appropriate to the needs of our customers.

Would you mind answering the following questions?

1. Is the program an integrated package, or does it come in several modules?

2. Can the user swith from function to funtion without down-loading?

3. Can the user customize the billing periods?

4. Is there any provision for security?

5. What is the price of the software?

If you have a brochure that describes the package, we would appreciate you sending it along.

Sincerely yours.

SHEN Husheng(Mr.)

篇7：英语商务邮件

Appology

Dear Mr. / Ms,

We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which you asked in your letter of March 10. Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.

Yours faithfully

道歉

尊敬的先生/小姐，

对三月十日来信所要目录和价格单，很抱歉不能马上寄去。印刷商两周后供货，一旦收到，我们将给您寄去一份。

您诚挚的

Explanation

Dear Mr. / Ms,

I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.

On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion. The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.

I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay. I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime. These arrangements should see the installation completed by next weekend.

Yours faithfully

解释

尊敬的先生/小姐，

昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。参考较早的通信，我发现我搞错了完成日期。错误完全是我的，对此我非常抱歉。

认识到我们的疏忽给你造成的不便，我们将竭尽全力避免再耽搁。我已指示这项工作优先做并让工程人员加班。这样安排会于下周完成安装。

篇8：如何写好商务电子邮件

一、商务电子邮件的语体特征

1.较多使用指示词和非正式词汇, 而很少使用定冠词和正式词汇。如:You had better keep these documents in your files in case they are needed. (指示词these) ;Just drop me a email. (非正式词汇drop)

2.较多使用简单、直接的并列结构和短句, 而很少使用复合结构和长句。

3.简写形式和缩写形式的频繁使用体现了商务电子邮件的非正式性和口语化特征。

4.语气平等、客观和口语化, 但却不失礼貌。

二、商务电子邮件的写作原则

1.用语礼貌, 态度友好

尽量避免使用令人不愉快, 不礼貌的措辞用语, 要让读者有一种被尊重、愉悦的心情。在书写之前就把握好你的语气, 要让对方感觉到具有说服力又不失诚恳, 要立场坚定而又不失亲切。恰当的语气会让对方感到温暖, 产生兴趣。礼貌是商务邮件写作的基本原则, 无论何时, 只要有必要, 别忘记说Thank you…./would you please…/We would appreciate it if….

及时回复也是一种礼貌, 让客户等待回复是不礼貌的。如果你不能立即回复一封探询信息的邮件, 那就回复给对方解释原因并应做到尽早地给予答复。

2.保持对方立场, 避免使用否定的表达

要把握书写时的“体谅”原则, 首先要求发件人持有“Y o uattitude”, 而不是“We-attitude”, 也就是要多站在对方的立场上措辞, 给予对方充分的体谅和照顾, 始终考虑到对方的愿望, 要求以及读信时的感受。你需要为了最好地传达信息、请求、希望等而精心设计好邮件的内容。最好能够做到既拒绝了对方优惠的要求又不破坏双方的友好关系, 既否定了对方打折的要求又不危及日后的往来。

即使你收到了一封不友好, 粗鲁的邮件, 也不要以同样不友好甚至有点尖刻的语气回复对方。尽量多的使用积极, 肯定的语气, 尽量少的使用否定语气。否定语气常隐含对读者的批评和指责, 不利于商务沟通。

下面举几个例子体会一下态度和语气。

a.We allow 3 percent discount for cash payment. (We-attitude)

You earn 3 percent discount when you pay cash. (You-attitude)

b.We feel sure that you will be satisfied. (Positive)

We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative)

3.避免使用意思模糊的表达

发件人必须要做到清楚地表达自己的意图, 任何文字不严密, 含糊不清的词句均应避免使用, 不能让收件方产生误解, 影响商务沟通。商务邮件写作的措辞应具体, 结构清晰, 内容清楚, 而尽量避免使用具有不同含义, 意思不确定的词语。如:

As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. (这里的bimonthly有两个基本词义:一月两次, 两月一次。这样表达会让对方迷惑不解。) 可改写为:We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

同时也要注意句子的结构安排, 使用必要的连词或短语使句子连贯起来, 要选择简单的, 直接的句式。商务电子邮件讲究简洁, 一目了然, 因此发件人还应该注意恰当地划分段落, 通常情况下, 一个段落围绕一个主题。清楚明了的邮件显得更富有诚意。

4.表述完整

商务电子邮件中应包括一切必要的信息, 否则会让对方感觉你做事不够认真, 态度不够真诚。一封不完整的邮件有时会让对方很懊恼, 从中得不到期待得到的信息。这样当然会抑制贸易往来的顺利进行, 使双方的工作都受到了延误。

要想做到邮件内容完整, 最好的办法就是站在读信人的立场, 不断地询问自己是否回答了对方的所有疑问。在发邮件之前再仔细检查一遍是完全必要的。

5.力求简洁

商务电子邮件的措辞应简洁明了, 避免写作内容拖沓冗长, 观点模糊。使用最简洁的语句表达最完整的意思。能使用单词的不使用短语, 能使用短语的不使用句子, 能用短句的不用长句。避免不必要的重复和过度的细节描述, 使传达的信息直接、一目了然。如:

用now代替at this point in time

用enclosed代替enclosed herewith

用because代替due to the fact that

最后指出的是这几个原则是相辅相成的, 在实际使用中要做到统筹兼顾。

参考文献

[1]尹小莹:外贸英语函电[M].西安交通大学出版社, 2004, 2

[2]季琼:商务电子邮件语篇特征初探[J].湖南商学院学报, 2001, 5