数字化档案交流材料

第一篇：数字化档案交流材料

小学数字化校园创建交流材料

以教育技术现代化 深入推进素质教育

——小学数字化校园创建交流材料

我校创建于1985年，学校现有24个教学班，1022名学生，专任教师54名。校园整体布局合理，育人环境优美，校园文化特色凸显。近年来，学校注重发挥自身优势，将信息化建设确定为学校管理和学校发展的主要着力点和实现教育现代化的突破口，大力加强校园文化建设和数字化校园建设，终坚持以现代教育技术为先导，以切实提高全体教师的现代教育水平为根本，以提高学校教育现代化水平和信息化程度为目标，注重学校现代化硬件建设、软件建设的同时，积极开展现代技术教育科研活动，加快推进信息技术教育和学科课程的整合，不断提高广大教师现代化教育技术素质与学校教育技术现代化的建设水平。

一、加大投入，配备一流硬件设施

建设一流的数字化校园，首先就要有一流的现代化设备作保障。我校以创建 “数学化校园”为契机，多方筹措资金，本着学校、党委政府和企业三方面共投入的方式，对全处各校的学生微机室、校园网、教师电脑进行系统的建设与更新，于 2010年投入资金60多万元，在全区率先建成了语音室新上液晶一体机多媒体教学设备24套，完善校园广播。2011年又筹措资金10多万元，添置一批专用设备，实现班班通。

1、校园网络中心。学校的网络中心由3台服务器、16台交换机、4台路由器和1台网管工作站组成，内连校内局域网，外接国际互联网和教育城域网。共有计算机网络终端215个，各教室、专用教室、计算机房、教师办公室都设有终端。现在学校班班有一套完整的多媒体播放系统，每个办公室都有计算机，有学生用计算机52台，教师用计算机55台。

2、校园广播系统。学校新建的有线广播系统，采用了智能控制器，具有独立的分区广播功能，各区域可以独立进行分区广播。控制室分为：广播室(总控室)，拥有独立的智能定时控制，可以分时间段播放各类音频信号，例如学生广播台、眼保健操、英语听力测试等。

3、学生计算机房和多媒体教室。由于学校场地的限制，现在我校只有学生计算机教室一个，计算机52台。值得一提的是，我校为每个教室都装配了整套的多媒体播放系统(含计算机、数字式视频展台、电视机)，部分弥补了计算机教室数量少的不足。

4、其它硬件设施。学校现有数码摄象机两台(为索尼专业摄象机)，数码照相机两台，激光打印机两台，扫描仪两台，光盘刻录机4个，视频采集、编辑系统4套。

二、加强培训，建设一流师资队伍

数字化校园的构建需要全校教师的共同支撑，为确保数字化校园工作的正常运转，充分发挥数字化校园的作用，我校本着投入、培训、运用同步推进的原则，在做好硬件、软件及资源建设的同时，进一步立足运用，扎实高效地加强对教师信息技术运用能力的培训。

1、重视教师培训，提高现代教育技术应用能力。为不断提高现代教育技术的普及率和现代化教学设备的利用率，我们重视抓好全体教师的现代教育技术培训，主要做了以下三方面工作：

一是普及型培训。普及层面的要求是适应性的培训，依据教师年龄段实施培训，并据要求完成作业，做好记录。通过培训，老师们基本熟练使用word、 powerpoint、excel等常用软件，同时也能利用网络教育资源进行网上的搜索、查找、筛选、加工、下载教育资源与网上通邮。

二是提高型培训。这一层面的培训对象主要是学科带头人、骨干教师和学校中青年教师。培训从教育的发展需要出发，以适应未来信息化教育的需要。培训的内容是：图形、图像处理软件，如：photoshop , flash动画制作软件。最后达到教师都会自制多媒体教学课件，并应用于教学当中。

三是新上岗教师技术培训。学校每年对新上岗教师的培训中，除了教育教学理论等内容外，还专门组织他们进行信息技术的培训，主要内容有Office系列办公软件的应用，常见的网络应有，另外还进行实地操作多媒体教学设备的培训。为保证培训的效果，新上岗教师的基本功和讲课比赛中都

会有信息技术应用水平的考核。

2、开展学科整合和新型学习模式的构建研究，推进课改实践

为促进学校教育信息化工作向更深层次、更高水平发展，通过培训和行政推动双管齐下,促进教师观念更新。近年来我们致力于“信息技术与学科整合”，重视课程与教学资源的开发与应用，抓研究、抓典型、以点带面，逐步推广。

积极尝试和探索新型的教学模式。近年来，学校探索基于网络环境下的课堂教学，要求教师根据学生特点，充分考虑新课程标准要求，合理利用各种信息技术进行教学活动设计，关注培养学生的信息加工能力、分析解决问题能力、交流合作表达能力和创新思维能力。通过实践，进一步优化了课程资源，提升了教师的网络研究水平，更有力地提高了学生的信息素养和综合能力。

重视现代教育技术的示范和辐射。学校要求学科带头人上好“示范课”，骨干教师上好“优质课”，青年教师上好“汇报课”。要求他们在上课的时候都必须利用远程教育资源进行上课。这样既给了教师压力，也给予教师动力，充分调动教师的积极性，发挥广大教师的聪明才智，形成一种应用信息技术的氛围。我校教师刘振红在全市信息技术整合和农远工程应用课堂比赛中获一等奖。

三、挖掘资源，实现共享，发挥设备的最大效用

为了进一步发挥信息技术在教育教学中的作用，学校引导教师充分利用教育信息网上的资源为我所用，并积极购买软件资源：语数外学科的每册教材均购买了教学配套光盘，语文、作文、英语购买了课外学习光盘。教师方面购买了各科课堂精彩实录等。在引进购买教育资源库的同时，学校引导鼓励教师积极开发，参与学校资源库的建设，要求青年教师自制课件不少于所带学科教材的50%，并充实到学校资源库，真正实现资源库的共建和共享。

为了提高学生的信息技术素养，我校按照教育部《课程改革实验方案》对三到六年级开设信息技术课。除用好信息技术教科书外，每个年级都补充

内容，增加学生的实际操作能力。三年级上课内容为计算机软件操作及画图软件的使用，四年级上课内word小报编辑，五年级上课内容为图像处理及幻灯片制作，六年级上课内容为上网知识及网页制作。学生上课均为一人一机。

四、完善制度，加强管理，构建数学化校园的长效机制

在创建数字化校园的过程中，建立与数字化校园建设相适应的、开放的、动态的管理制度，实行分级管理，是“数字化校园”建设的长效保障。

目前我校就数字化校园建设方面的制度包括《中心小学网络管理人员管理制度》、《中心小学网络系统安全管理制度》、《中心小学网络中心机房管理与维护制度》、《中心小学网络教室使用与管理制度》。正在完善的制度有《中心小学数字化校园工作长效保障机制》、《中心小学数字化校园工作激励制度》。尤其是后者，制度中明确规定了中青年教师必须使网络其进行无纸化办公，必须使用其进行有效上课，包括使用次数，使用效果都必须提供有效过程资料方具备绩效考核资格。通过这些制度的建设，促进了我校数字化校园网络安全、快速、高效、健康运行，努力打造绿色数字校园。

通过上述各方面的运用，广大师生体会到了网络的无处不在，体会到数字世界的魅力，同时沟通了课内与课外，教育与教学，学校、家庭与社会之间的联系，使构建学校、家庭、社会三位一体的网络教育大环境成为可能。

我们坚信：在各级领导的亲切关怀和大力支持下，我们会继续努力，抓住机遇，充分利用现代信息技术教育手段，创新适宜于每位学生发展的教育教学模式，把我校的教育信息化推向一个更高、更新的发展阶段。

第二篇：国土所推进数字化管理经验交流材料

xx省xx市xx棉花原种场是个版图面积只有18 平方公里的小农场，但因紧邻市区，在土地利用规划修编时，xx有8平方公里纳入城市规划管理。在土地管理日常工作中土地动态巡查尤为突出。

为了管好这18平方公里的土地，xx所摸索出一套“

三、

四、五”的数字管理办法。并且取得了一定的成效，为市政发展打下良好的基础，为城市规划管理做好保驾护航工作。

xx所为了强化国土动态巡查网，他们在原来5个村级动态巡查网的基础上“分解编织”出15个村小组级土地动态巡查网络。形成了“农场——村——村小组”三级联防机制。层层签订土地动态巡查责任书，发放聘书，以“保增长、保红线”为着力点，严格落实基本农田保护制度。同时由农场纳入考核一票否决制，将各个巡查点的村小组组长确定为动态巡查第一责任人。凡在辖区内瞒报或者迟报、由群众举报等违法违规用地行为，造成重大影响的，责任人就地免职。

在征地工作中坚持“四到场”。即定点放线到场;破土动工到场;基础验收到场;竣工验收到场。在土地征用过程中做到事前审查到位;事中监管到位;事后服务到位。充分发挥土地协管员的作用，从而使监控范围触及到辖区内每个角落，使管理不留死角，服务不留后遗症。把土地管理的日常工作做的有条不紊，既方便了群众又提高了单位的形象。

在日常工作中，xx所结合政风行风评议和创先争优活动，积极热情地服务于民，由以前的群众跑腿，改为“群众动嘴，我们跑腿”的新的服务理念。现在只要一个电话，国土所的工作人员就会按照预约的时间准时到现场办公。他们又改进工作方法，制定出“五公开”的办事制度。第一办事制度公开上墙;第二用地计划公开指标;第三审批结果公开公示;第四收费项目公开标准;第五违法用地公开曝光。通过一系列的公开，增加了办事的透明度，让群众明明白白来办事，高高兴兴来办事，也从根源上杜绝了腐败的产生。

通过一系列的改革措施，xx国土所的工作在这小小的18平方公里上开展的红红火火有声有色。

第三篇：扶贫信息档案工作经验交流材料

按照区委、区政府脱贫攻坚工作部署，我办事处高度重视，从解决群众最关心、最直接、最现实的问题入手，软硬结合，整体推进扶贫工作中群众关心的脱贫硬任务，同时做好了扶贫信息档案整理的软任务。现将我办事处的信息档案工作汇报如下：

一、基本情况

我办事处没有上级认定贫困村，截止到2017年底全国扶贫开发信息系统建档立卡贫困户×户，×人，全部实现了按市标脱贫，系统中另外有×户，×人已脱贫不享受政策人员。具体分析贫困人口情况，一是居住分散，涉及了×个村，不便于管理服务;二是低保人口占比高，达×%，更多的需要政策帮扶;三是老弱病残人口多，其中因病致贫占×%，有劳动能力的仅×人，自我发展能力弱，更需要我们工作细致、周到。

二、工作做法

1、加强领导，明确责任。一是充分发挥临时党委的领导核心作用，2017年相继召开了×次临时党委会议，×××同志亲自参加并安排工作。临时党委每周调度工作情况，及时通报工作进度和存在问题，指导各临时支部和包联干部入户及档案整理工作。二是印发了《关于进一步明确包联分工强化帮扶责任的通知》，明确包村包户干部是档案整理的直接责任人，要完善好所包户的信息档案整理工作，在档案整理工作中，村两委要有专人负责，包联干部严格把关，坚持半月一入户，及时掌握贫困户动态信息。

2、开展培训，统一模板。按照上级要求，根据办事处的实际情况，对村两委干部及全体包联干部进行了业务及档案整理培训，要求一户一档，发放了档案整理的目录及填写说明，对所有建档立卡的贫困户逐一建立了详实的收入台帐，并从整理好的档案中选出样本供所有包联干部及村干部学习，规范了扶贫工作的信息档案，确保了扶贫工作有据可查，实现了算账精准、措施精准和脱贫精准。

3、典型引路，分类督导。抽调骨干力量集中对所有档案进行整理分类，对档案整理示范村进行归类、升级。对不是很完善的档案要求各包联干部按类集中到扶贫办进行现场整改，扶贫办的同志及时给予了说明及督导，切实做好了精准扶贫工作中档案资料的形成、归档、整理和规范，同时较好地避免了档案内容不详、台帐不实、数据不精确及计算方法不对等问题，使办事处的扶贫工作新上了一个台阶。

三、下步打算及建议

1、完善资料。除完善干部帮扶记录外，产业项目收益、因病(因残)致贫的享受到的医疗扶贫政策措施所需要的档案资料(如健康查体、免费送药、医药费报销、大病救助等)、民政慈善部门的帮扶措施、贫困学生受到的教育帮扶措施、危房改造等其它措施，建立好一户一档帮扶措施一览表，确保政策记录真实准确。

2、政策宣传。充分利用微信、美篇、报纸及电视台等媒体平台，将扶贫政策宣传到位，让广大老百姓明白贫困户的标准是什么、贫困户在享受相关政策时需要准备哪些档案资料、扶贫过程中影像资料留存的重要性等等，做到人人明政策、工作有可依。

3、加大经费投入，改善档案保管条件

加大经费投入，增加区级配套用于购买和添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施，改善档案保管保护条件，确保档案的安全保管。

4、落实和完善精准扶贫档案目标考核工作

将精准扶贫档案工作纳入年终目标考核，年终将考核情况上报督查室，并与村干部工资挂钩，确保精准扶贫档案工作规范收集、整理、安全保管。

第四篇：档案馆数字化、数字化档案馆、数字档案馆

关于档案馆数字化建设的思考

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝 (Nicholas Negroponte)在《数字化生存》(Being Digital)一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

(一)档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化;其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库;其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

(二)数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

(三)数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

(一)档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

(二)馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化;而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件(OCR)识别，制成文本文件;第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低;若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

(三)档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

(一)建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准;面向综合性信息的处理优先采用国家标准;面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

(二)建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第

一、数据的准确性;第

二、数据项目和内容的完整性;第

三、数据的规范性;第

四、数据的稳定性。

(三)档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

(四)加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。

第五篇：审计档案的数字化

审计业务电子档案(以下简称电子档案)是审计档案的数字化形态。其制作过程大抵可以分为以下四个阶段：即资料收集整理阶段、资料数字化阶段、资料整理编辑阶段、刻录光盘阶段。 1.审计项目资料的收集整理

一是传统原始资料的收集。与传统业务档案一样，原始资料是电子档案制作的基础性工作。从资料的形态属性来说，它包括纸质资料和制作图片、音频、视频所需的原始资料(模拟方式的照片、录音带、录像带等等)，其中纸质资料是电子档案原始资料的主体。纸质资料是指审计过程中形成的以纸为载体的所有文书。在审计项目实施过程中，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等;审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计决定、审计意见采纳情况等;审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的原始性资料来收集。在收集齐全的基础上，还应对全部材料进行筛选和鉴别，以保证电子档案既完整又精炼。

二是项目电子资料的收集。电子资料是指审计过程中以电子计算机形成的文档、图表，以数码照相机、数码摄像机、数码录音机形成的数码照片、音视频资料，计算机辅助审计时采集的审计数据、分析利用原始数据时产生的计算机文件等。由于电子资料本身就是数字化生成和存储的，制作电子档案可以直接调用。基于电子资料存在形态的特殊性，立卷责任人应注意做到随时收集，随时整理，专门储存，搞好保密，同时做好备份。 2.审计业务资料的数字化

资料数字化是对传统原始资料而言。由于传统原始资料以常规的物质形态存在，要让它成为能被计算机识别的数字信号进而制作电子档案，必须有一个数字化的过程。对不同形态属性的传统原始资料，其数字化过程大概有以下几种：报告表格的OCR识别，照片的扫描输入，录音带、录像带的数字采集等。

一是OCR文字图表识别。文字图表的OCR识别是制作电子档案的一项量大、繁琐但又十分重要的工作。目前，对于审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可以通过“尚书”、“清华”等比较成熟的OCR软件转化为计算机文档。

二是照片、原件的扫描。重要的工作和物证现场照片、上级领导检查指导项目时拍摄的场景照片，需要利用扫描仪扫描成图片文件归档。审计档案中有一些资料，如有关党政领导对审计报告的批示、审计意见采纳情况的文件、原始工作底稿、分项目工作底稿、取证材料清单等不宜以文字形式归入电子档案的，也可以扫描成图片归档，以反映文件的原始面貌，做到真实可信。

三是音频、视频的采集。对审计过程中形成的录音带、录像带，证人证言及听证会纪录等音频、视频资料，可以通过数字采集卡把它转化为计算机音视频文件。这将更增加审计档案的真实性和完整性，是传统的纸质档案所无法比拟的。 3.资料整理编辑

一是定制模版。模板是体现电子档案内在体系、组织承载资料的平台。模版应当以上级业务机关规定的格式和内容为基准，并且根据电子档案的特色和电子(包括经过数字化的)资料的需要来定制。模板格式以*.Htm为宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage编辑软件。电子档案的模板，首先，要按照审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》对档案内容和卷内顺序的规定制定;其次，科学合理地组织相关资料;第三，界面和操作使用的设计均要体现友好性。

根据上述要求，模板制作时首先要按三大类审计文书划分三个单元。并根据电子资料的文件属性构建以审计报告为中心的审计项目文档体系，把审计工作报告、审计小组报告、审计决定书、审计意见书、审计方案、审计通知书等文档串接起来;在适当部位插入图片缩略图模块，把汇总工作底稿、分项目工作底稿、原始工作底稿、取证清单、送达回证、双向承诺书、证词、上级领导指导项目的场景、重要的工作和物证现场、听证会记录等图片资料串接起来;在适当部位插入链接，把证言、听证会录音录像等音视频资料、计算机辅助审计的原始数据、分析利用原始数据时产生的计算机文档表格等归集起来。在模板中，适当运用“书签”工具设计好跳转回接，运用“背景色”、“字体色”等工具，可以格式化、美化档案页面，增加电子档案操作应用的友好性。但要注意“字体”不能随意设置，原因首先是字体花里胡哨会影响电子档案的严肃性和规范性，其次是由于在最终显示时字体是由用于浏览的计算机所决定的。

二是整理链接资料。

考虑到电子文件在电子档案中显现的规范和快捷，Microsoft Word所形成的文档*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要转换成网页*.Htm格式。转换直接应用Word或 Excel中的“文件--另存为HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中进一步编辑。电子档案编辑的最后一步，是将网页、图像等资料与模板挂接起来。对于一般性网页，只需要做好链接即可;至于图片资料，则需要制成缩略图，浏览器软件将自动把缩略图与源图片链接起来。 4.刻录光盘

经过以上步骤，电子档案基本完成。但是，制作电子档案的目的是为了便于向上级审计机关报送和档案永久保存，必须要有合适的载体来存储。CD-R光盘标准存储空间为650M，可以读取万次以上，保存期长达百年，价廉物美、经久耐用、便于携带，最适合作为存储电子档案的载体。当然，为了保证刻录的性能和速度，降低刻录失败的风险，计算机软硬件配置应当尽可能高。

光盘刻录过程需要注意三点：一是网页、音频、视频和其他格式的文件混合刻录，由于音、视频文件的发声要求刻录音轨，所以在确定光盘格式时不要选择“资料光盘”格式而应当选择“音乐光盘”格式。二是如果档案中没有音、视频资料，不需要音轨的，可以直接在Windows资源管理器中用“复制”、“粘贴”的方式刻录，刻录音轨在Easy CD Creator的“音乐光盘配置”中进行，操作方法与“资源管理器”类似。三是为了确保成功率，刻录光盘时不要进行其他的计算机操作，并从内存中卸载防火墙、自动运行伺服器等不需要的软件，尽量减少对系统资源的占用。有条件的可以安装双操作系统，利用一个干净利落的系统专门进行光盘刻录。