档案数字化加工规范

2022-08-06

第一篇：档案数字化加工规范

档案数字化加工合同

合同编号: 签订地点：

甲方：

乙方: 四川大友信息技术有限公司

一、总则

甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。第一条、服务内容 (一) 档案类别

1) 文书档案 2) 病历档案 3) …. (二) 服务内容

对

(一)所述档案进行整理、数字化加工等工作。 (三) 服务时间

开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。第二条、整理及数字化加工价款 (一) 档案整理按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计算价款。 (二) 电脑录入以每条_________元计(每条指的是每份文件需要录入内容)。 (三) 档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页______元计，超过A4幅面折算成A4幅面进行计算(按长度进行计算)，双面计两页。 (四) (五) 装订服务按每份_____元计，按照需要装订的案卷进行计算。数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计____元每页。 (六) 经过实际统计，档案整理共____盒、档案著录共_____条、数字化加工____页、档案装订_____份、档案挂接_____页，计算出整理及数字化加工服务费共_____________元，大写人民币________元。 (七) 最终结算总价款以验收时清点数量为准。

第三条、服务质量 (一) 按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 (二) 在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。 (三) 根据档案幅面的大小(A

4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 (四) 扫描分辨率要求≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片以原色彩为准用(300dpi-600dpi)彩色扫描。 (五) 存储格式为(TIFF或JPG格式、PDF);对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。 (六) 文件命名规则：根据甲方的要求进行文件命名。

第四条、验收 (一) 乙方完成数字化加工服务后向提出验收申请，甲方须在3个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。 (二) (三) 甲方可委托第三方进行验收，乙方须配合进行验收。以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 (四) 条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上(含99.9%)时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100% (五) 抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间能完成，达到验收要求。 (六) 验收合格后，甲乙双方在验收证书上进行签字确认。

第五条、后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。第六条、档案归还

在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和报纸进行自检，必须对档案实体和报纸进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报甲方进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。第七条、甲方责任 (一) 负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。 (二) 负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。 (三) 负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。 (四) 为乙方服务工作提供必要协助和配合。

第八条、乙方责任 (一) 在约定期限内为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。 (二) 委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。 (三) 负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。第九条、付款方式 (一) 甲方须在整理开工后7日内向乙方支付整理款总额的40%，其余部份款项应在全部整理结束后10日内经甲方验收合格后全部付清。 (二) 合同履行期间，合同一方擅自解除合同或无故不履行合同或不按要求履行合同的，均视为违约，除承担违约责任外，还应向对方支付合同总额的10%的违约金;一方违约造成另一方实际损失超过违约金的，对超出部分应另行赔偿。第十条、合同变更和终止

合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合同内容的，应与另一方协商，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。

第十一条、违约责任

在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约。违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。第十二条、争议解决

因履行本合同双方发生争议的，应友好协商解决。解决不了的，向达州市仲裁委员会申请仲裁。第十三条、其它 (一) 本合同未尽事宜，双方应补充约定。补充协议是本合同不可分割部分，具同等效力。补充协议与本合同冲突的，视同本合同变更，以补充协议为准。 (二)

甲方：

年

月

日

乙方：四川大友信息技术有限公司

年

月

日本合同一式两份，甲乙双方各执一份。

第二篇：房产登记档案的数字化加工

随着城市建设和房地产业的持续强劲发展，房产登记档案的数量急剧增加，房产登记档案的利用率大幅提高。由于利用率的不断提高，使得传统纸质房屋登记档案的种种局限性逐渐凸显，必然对房产登记档案的数字化、信息化以及管理部门的计算机系统和网络环境提出更高的要求。房产登记档案数字化加工是新形式下房产登记档案管理信息化、网络化、动态化的基础和核心。如何更好地实现房产登记档案的数字化加工处理，使房产登记档案管理规范、科学、标准、高效，加强内外管理，提升综合服务水平，最大限度地降低人力成本和资源消耗，是摆在我们面前的一个重要课题。

一、房产登记档案数字化加工的重要性

开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。

一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。

二、房产登记档案数字化加工的环境建设

一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。

二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。

三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。

三、房产登记档案数字化加工的内容

一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。

二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。

三是信息检测与维护。以维护数字化成果和数据库信息的完整性为主要目标，保持纸质档案与数字化加工成果、数据库信息的一致性。同时要清查数据库中的重复或无效信息，保障系统信息的唯一性、有效性和准确性。

第三篇：档案数字化加工工作流程

数字化加工工作流程

1.1.1.项目策划

在档案数字化加工项目中，项目策划阶段主要完成四个方面的工作：召开项目启动会、试扫前的准备工作、试扫工作和数字化加工前的准备工作。

1.1.1.1. 召开项目启动会

在档案数字化加工项目中，在项目正式开始实施前，需要召开由用户方领导、用户方项目负责人、用户方其他相关人员、我公司领导、我公司项目经理、我公司数字化流程各个环节负责人参加的启动会，在启动会上要明确项目的目标、范围、组织机构、注意事项等内容，并形成《项目启动会议纪要》。

1.1.1.2. 试扫前的准备工作

在档案数字化加工项目中，在进行项目试扫工作前，项目经理负责组织完成以下准备工作：

加工场地环境的准备：包括监控设备、项目横幅、项目看板、试扫人员桌椅、饮水机、电话、试扫人员岗位流程牌、管理制度等;

试扫网络环境的搭建：布线搭建数字化试扫加工现场的局域网，保证各台参与试扫的计算机都能相互访问和访问服务器;

“档案数字化管理系统”的安装、调试和初始化：项目经理(或指定人员)负责将“数字化管理系统”安装到局域网(包括服务器端和各个试扫客户端的安装)，并进行调试，保证每个试扫客户端都能访问数据库服务器，根据项目的实际情况(参照《档案数字化项目用户需求调研报告》)进行“数字化管理系统”的初始化工作，包括建立档案库、系统配置、流程设置、试扫人员管理等工作;

档案准备：打印输出标准格式的考勤表、值日表、外来人员登记表、提卷单、还卷单等。

1.1.1.3. 试扫工作

在档案数字化加工项目中，依据合同中的《档案数字化项目用户需求调研报告》，项目经理和试扫人员(由数字化加工各环节负责人组成)抽取各年度档案资料进行为期5个工作日的扫描测试，形成《扫描测试报告》，并由项目管理组对《扫描测试报告》进行评审并签字确认，依据《扫描测试报告》和用户对项目实施周期的要求，我公司数字化项目评估小组与数字化制作部经理对项目成本、所需设备、人员等进行评估，形成《项目规模评估报告》并签字确认，如果需求存在变化，则形成新的《档案数字化项目用户需求调研报告》，并提交项目管理组进行评审并签字确认，依据《项目规模评估报告》，我公司数字化制作部经理负责提供相应的设备和工作人员，项目经理负责制定《人员计划》、《设备计划》、《场地计划》、《进度计划》，质量保证组负责制定《质量保证计划》，并提交给项目管理组进行审批，如果存在问题，则需要项目经理进行修改并再次提交项目管理组评审，直至评审通过。

1.1.2.提卷出库

在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次(可以为一个工作日或者多个工作日)需要加工的档案实体，对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，保证案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，在每次提卷的过程中：1、档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记(包括出库日期、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息)，并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认;2、提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认;3、档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程;4、项目经理对进入加工现场的档案实体进行入场登记(包括入场日期、全宗号、年度、起止卷号、入场卷数等信息)，并由项目经理和提卷出库人员共同签字确认;5、项目经理在调卷记录中签字确认。项目经理接收案卷后，提卷出库人员可以利用“数字化管理系统”中的“提卷出库”功能，将提卷相关信息录入到系统中。如下图所示：1.1.3.档案查卷

在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷的检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到《流程单》，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在《流程单》相应栏中标注清楚“此件不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。最后，查卷人员将形成《流程单》加入到案卷首页，保证案卷与《流程单》的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写查卷相关信息(如查卷人、查卷时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案查卷”功能，将查卷相关信息记载到系统中。

1.1.4.编写页号

在档案数字化项目加工中，编写页号人员负责对每卷进行页号的编写(以案卷大流水为原则，即每卷一个流水号)，在编写页号的过程中，编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉、火烧痕迹……(包括破损处被修复过的痕迹)的情况详细的记载在《流程单》中，编写页号人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写编写页号相关信息(如编写人、编写时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“编写页号”功能，将编写页号相关信息记载到系统中。

1.1.5.拆除装订物

在档案数字化加工项目中，装订物拆除人员负责对每卷进行检查，如果发现装订物，如原金属装订物(如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物(如：后期装订线等)，需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具，将装订物进行拆除，但必须小心细致，不得损坏档案(档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距挂边扫描)，当完成一卷的装订物拆除工作后，装订物拆除人员需要在《流程单》上填写装订物拆除相关信息(如拆除人、拆除时间、拆除内容等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“装订物拆除”功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。

1.1.6.数据录入

在档案数字化加工项目中，数据录入人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件进行档案目录信息的录入。数据录入人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息(如数据录入人、数据录入时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，将数据录入相关信息记载到系统中。

1.1.7.数据质检

在档案数字化加工项目中，数据质检人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，系统自动记载数据错误信息和改错过程信息。数据质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息(如数据质检人、数据质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，将数据质检相关信息记载到系统中。

1.1.8.纸面处理

在档案数字化加工项目中，纸面处理是整个数字化加工工序中最难、最重要的一个环节，纸面处理的好坏，直接关系到整个数字化加工项目的质量。纸面处理工作包括：

折角、皱折问题：可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平办法、蒸汽熏蒸等方法进行处理;

霉变问题：首先可以采用清洗技术，对于清洗不掉的霉变纸张，可以采用先进行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技术，将纸张上的霉变物质进行清除;

传真件或电报件所使用的热敏纸问题：进行加深复印(扫描时只需扫描复印件即可);

原件破损缺字问题：先进行纸张修裱(扫描时需要对修裱后的纸张进行扫描)，同时在对应目录信息“备考”字段中进行注释。

在进行纸面处理的过程中，要以不损坏档案实体为原则。在完成每卷的纸面处理后，纸面处理人员需要在《流程单》上填写纸面处理相关信息(如处理人、处理时间、处理内容等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“纸面处理”功能，将纸面处理的相关信息记载到系统中。

1.1.9.档案扫描

在档案数字化加工项目中，档案扫描人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》技术要求，利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，以卷为单位逐件进行扫描，在扫描的过程中，根据档案原件的质量，需要选择不同的扫描方式(平板扫描方式、滚筒扫描方式)以及不同的扫描仪进行扫描，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果，接近原始文件色彩。档案扫描人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案扫描相关信息(如扫描人、扫描时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，将档案扫描相关信息记载到系统中。

1.1.10. 扫描抽检

在档案数字化加工项目中，为了降低后期返工的风险，将图像处理、图像质检等工序的工作量降低到最少，需要对扫描文件进行抽检，扫描抽检人员可以利用“文档数字化管理”系统中的“扫描抽检”功能，以每卷档案实体为参考，对系统中的扫描数据进行检查等操作。扫描抽检人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写扫描抽检相关信息(如抽检人、抽检时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“扫描抽检”功能，将扫描抽检相关信息记载到系统中。

1.1.11. 高清处理

在档案数字化加工项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，根据《流程记录单》，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用专业的图像处理软件将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在《流程单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量，图像处理软件功能主要包括：

去黑边、去污点、去污渍。扫描后形成的文件可能会存在黑边、零散的小黑点、大块的污渍等情况，用户可以根据不同的情况自动去除黑边、污点、污渍，并且可以对处理的阀值(自动处理的强度)进行设置;

拼接、拆分文档。可以选择将多个单页文件组合成一个文件，也可将组合成的文件再进行拆分成多个单页文件。比如在扫描时，将A3幅面的文件扫描成两张A4幅面的图像，再将A4的文件拼接成一张A3的图像;

字迹加深、字迹变浅。扫描后形成的文件由于各种原因，有可能字迹较深、较浅，影响视觉效果，可以利用此功能将选择区域的字迹作加深、变浅处理;

批量处理。系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。

图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像处理相关信息(如图像处理人、图像处理时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

1.1.12. 图像质检

在档案数字化加工项目中，图像质检人员依据《流程单》，利用“数字化管理系统”中“图像质检”功能，对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像质检相关信息(如图像质检人、图像质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“图像质检”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

1.1.13. 格式转换

在档案数字化加工项目中，格式转换人员可以利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将扫描形成的TIF格式的文件转换成“PDF”和“JPG”两种格式的电子文件，转换后的电子文件存放路径与TIF格式存放路径一致，文件名称与原文件名称一致，只是扩展名不同而已，在转换的过程中，系统自动为转换后的电子文件生成MD5校验码，并保存到数据库。格式转换人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写格式转换相关信息(如格式转换人、转换时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将格式转换相关信息记载到系统中。

1.1.14. 转换核查

在档案数字化加工项目中，转换核查人员可以利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，对格式转换的结果进行核查，核查方式包括两种：自动核查和手工核查，其中自动核查由系统自动完成，主要是核对转换后电子文件(包括PDF、JPG两种格式)的数量与源扫描文件(TIF格式)的数量是否一致，如果不一致，则自动出具不一致电子文件名称的清单;手工核查由转换核查人员手工完成，转换核查人员可以以源格式扫描文件(TIF格式)为参考，对转换后的电子文件(包括TIF和JPG格式)进行检查，发现内容是否一致，最终生成《转换核查报告》，转换核查人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写转换核查相关信息(如核查人、核查时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，将转换核查相关信息记载到系统中。

1.1.15. 档案装订

在档案数字化加工项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，档案装订人员需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格后交还给用户档案管理人员进行装盒工作，装盒结束后，再由装订人员进行粘贴卷盒脊背信息，档案装订人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案装订相关信息(如装订人、装订时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案装订”功能，将档案装订相关信息记载到系统中。

1.1.16. 总质检

在档案数字化加工项目中，总质检人员根据项目合同内所规定的验收方式，利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检(包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、报表输出情况等)，在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》;如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检，总质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写总质检相关信息(如质检人、质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，将对档案实体的总质检相关信息记载到系统中。

1.1.17. 还卷入库

在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由还卷入库人员负责与项目经理一起从加工限产提取本次(可以为一个工作日或者多个工作日)需要归还的档案实体，在每次还卷的过程中：1、项目经理负责对出场的档案实体进行《出场单》登记(包括出场日期、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息)，并由项目经理和还卷入库人员共同签字确认;2、还卷入库人员负责填写《还卷单》相关信息，包括还卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息，项目经理共同对出场的档案实体进行逐卷的清点，最后需要由还卷入库人员和项目经理一起进行签字确认;3、档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到用户库房的全过程;4、档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库登记(包括入库日期、全宗号、年度、起止卷号、入库卷数等信息)，并由档案管理人员和还卷入库人员共同签字确认;5、档案管理人员在《还卷单》中签字确认。档案管理人员接收案卷后，由档案归还人员将相关档案归还信息录入到“数字化管理系统”中。

第四篇：2018年黄山市城建档案馆馆藏档案数字化加工

项目要求

一、具体内容：

1、本次馆藏档案数字化加工总量为建设工程档案约38万页文档(A

4、A3)，约3.6万张图纸(A

2、A

1、A0)，使用《黄山市城建档案管理系统》同步完成条目著录和电子文件挂接、案卷整理(组卷)。著录内容包括项目级、工程级、案卷级、文件级;并建立相应目录数据库和电子档案数据库。做到纸质和电子档案同档同号。本次须数字化加工档案的数量为暂定量，投标单位须在投标文件中必须明确单价，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。

2、工作内容：主要包括档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验证、数据移交与提交、案卷整理、打印封面、打印卷内目录、打印备考表、打印档案盒脊背、装(换)盒、上架、刻盘、备份等工作。通过对馆藏档案进行数字化加工，建立档案全文数据库。

二、基本要求

1、项目完成全部工作任务时间不超过3个半月(从进场之日起);

2、投标单位应提供详细的数字化加工工作流程和技术措施，为保障质量和规定的时间内完成项目的组织措施要有保障，进场除满足工作需要的各类设备(特别是大图扫描仪)外，还必须有充足的人员配备，及相应的熟练员工，工作途中不得随意更换工作人员。

3、中标单位在中标后应缴纳5000元合同保证金。

4、中标单位在中标后5天内签订合同，合同签订后15天内安排人员进场进行施工，逾期视为自动放弃，采购人可重新组织本项目招标或由第二名顶替，并没收其履约合同保证金。

5、中标单位在履行合同过程中不服从采购人管理或故意拖延施工日期的，采购人可终止合同执行，其履约合同保证金不予退还上交市财政。采购人可重新组织本项目招标。施工单位自身原因导致施工日期超过合同约定的，超过日期按200元∕天标准从工程款中扣除误期赔偿费。

6、投标人须在投标文件中按档案数字化加工时的文档资料(A3及以下)和图纸(A2及以上)两档分别报单价，条目录入不另报价，折算进数字化加工中，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。

三、项目工作地点：

项目工作地点：工作的场地由业主方提供。工作环境布置、所需设备、所需软件以及所需全部耗材均由中标商自备。

四、数字化加工要求：

基本流程：档案出库、档案加工、档案著录、档案校验、档案入库等。 (1)档案整理：按照《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)并结合黄山市城建档案要求执行。主要是对准备扫描的档案资料进行核对、并对少部分整理未达标的档案资料进行规范整理后再扫描。对影响扫描质量的装订物(如订书钉、别针、其他固定器具)要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件及其顺序。

(2)档案扫描：根据档案幅面的大小(A0、A

1、A

2、A

3、A4)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。扫描分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求，文字页200dpi、图纸300 dpi、照片400dpi，生成文件为JPG、 TIF或PDF格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。以A4页面为标准，平均每页文档存储大小控制在40KB以内或适度大小。在扫描过程中对于老旧资料及有破损的资料要进行裱糊作业。目录数据(案卷目录及卷内目录)与扫描图像要形成100%正确一一对应关系。每个页幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。

(3)图像处理：保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行整体去污和局部去污处理，图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。做到图像清晰、页面完整、不歪斜、无变形、无黑边，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求。

(4)档案著录：按照《城市建设档案著录规范》、《黄山市城建档案管理系统》及招标方要求进行著录，著录满足《黄山市城建档案管理系统》的规定差错率不得大于0.1%。(注：对于复印件要在备注中标注“复印件”字样)

(5)数据迁移：要求投标单位自行准备数字化加工系统，且加工后的数据能够与《黄山市城建档案管理系统》进行对接。中标单位负责将数据迁移到《黄山市城建档案管理系统》中，且保证数据准确率达到100%。

(6)打印要求：打印案卷封面、备考表、案卷目录、文件目录、脊背要符合《建设工程文件归档整理规范》和黄山市城建档案馆具体标准的格式要求。

(7)保存备份：文件制作、保存等应符合城建档案行业标准和要求，要便于和《黄山市城建档案管理系统》对接。将扫描信息刻录到光盘上，一式三份。拷贝到移动硬盘上一式三份(移动硬盘由我馆提供)。必须包含文件信息和目录信息。同一项目信息不跨越两张光盘或移动硬盘。必须打印封面，封面上体现盘内内容、制作时间、编号、文件类型。在刻录完成后，与档案实体进行比对，以确保数字化档案文件准确无遗漏。

(8)档案扫描后需原样恢复，按原来顺序，校对整理后返回归档。 (9)档案案卷移出、移进、整理、著录、扫描等均按项目或单项工程为单位按顺序逐步完成，规范实施。

(10)以上所列未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。

五、项目技术要求：严格遵守并达到国家标准：

《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001) 《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014) 《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007) 《城市建设档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011) 《城建电子档案元数据标准》(CJJ/T187-2012) 《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002) 《磁体载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)

《电子政务业务流程设计方法通用规范》(GB/T19487-2004) 《数据元和交换格式.信息交换.日期和时间的表示法》(GB/T7408-1994) 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1～2-1999) 《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》(GB/T17679-1999) 《CAD电子文件管理》(GB/T17825.1～10-1999) 《纸质档案数字化技术规范》(DA/T-31-2005) 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002) 《安徽省城建档案信息化建设标准》(DB34/T1014-2009)

六、质量与验收要求

1、按单体工程(每栋楼)为管理单位在《黄山市城建档案管理系统》中完成著录工作，著录内容要求准确、齐全，著录完成的数据，需要通过内部移交的操作，进入采购人所提供的《黄山市城建档案管理系统》进行验证，城建档案馆将按照错误率不能高于0.1%标准抽验。

2、为保证档案电子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在扫描进行加工时，根据原始档案纸张纸质、底色、薄厚程度等因素合理设置扫描分辨率。扫描图像使用通用格式，保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

3、扫描完成后，须通过《黄山市城建档案管理系统》著录的目录数据进行一一对应挂接。确保扫描图像与案卷目录、文件目录100%挂接正确。同时应按单体工程(每栋楼)为单位及时对扫描数据进行备份。

4、档案扫描完成后，要进行细致认真整理。更换封面、卷内目录和备考表。

七、安全及管理要求

1、本项目要求中标单位将人员和设备全部安排到招标方指定地点进行工作。

2、中标单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

3、中标单位必须每周主动向招标方汇报工作情况和进度。

4、中标单位应负责对员工的消防安全知识进行培训。

5、中标单位需确保加工场所卫生干净，对于废纸的处理方式因遵循只进不出的原则。

6、在加工过程中遇到问题应及时向我馆报告，不可擅自处理。

7、扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及黄山市城建档案馆的有关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

八、其它

1、中标单位应为采购人代为培训2名人员，使其熟练掌握档案数字化加工全部过程及操作。

2、中标单位需提供免费售后服务，一年内发现电子档案质量问题，负责免费上门修正错误，在收到我方需求后，应在3个工作日内响应并解决问题。

3、本项目投标报价应含安装调试、运输费用、检测、验收税费等及其他费用。投标报价为最终报价。

二〇一八年六月十二日

第五篇：浙江省档案馆数字化加工验收办法

一、总则

档案扫描后形成影像数据及档案条目、全文数据的质量检查，采用人工校对的方式，对数据质量进行检查。核对图像是否按照《纸质档案前处理工作流程单》、《缩微档案前处理工作流程单》进行扫描，扫描页码是否完整、是否有漏扫;图像是否去污、纠偏;图像与目录的挂接是否准确;条目数据是否符合著录格式等，数据质量达不到标准要求的，应退回加工部门要求进行修改或重录。

二、条目数据

1、视档案及其条目数量的具体情况，以抽检的方式，以全宗内的目录为单元进行检查验收。

2、在一个单元内随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性对照档案实体或前处理工作单，进行逐条检查。

3、核对的文件目录主要有档号、题名、责任者、时间、文号。

4、根据上述标准进行严格检查，其中，档号(数据编号)、选择扫描的页码、与电子目录的张页号是否一致的准确率要求达到100%，如发现一条错误，全部数据退回重检。其他数据项允许差错率控制在5%以内。

5、其他项目抽检合格率达到95%以上(含95%)时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有条目进行逐条对照核对，同时停止档案发放，我方不提供错误数据。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

6、对检查情况认真填写《档案数字化质量检验工作单》。

三、图像数据

1、视图像数量的具体情况，以抽检的方式，对该全宗内的图像进行检查验收。

2、在一个单元内视数量情况，随机抽查5%的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性对照档案(照片)实体或前处理工作单，进行逐条检查。

3、图像应按规定的分辨率进行扫描，并以TIFF格式保存。图像色彩应符合规定要求。

4、对图像偏斜度、去污、失真度、图像方向等进行检查。图像倾斜度小于3度;图像方向端正(A3图像应旋转后保存)，以符合阅读习惯。

5、图像黑边裁剪内边，居中保存。图像拼接后，原分散图像不保存。

6、文件夹的命名必须与条目档号(数据编号)相一致，准确率100%;扫描图像完整性(具体参照第7条)要求100%正确。以上二项项目如发现一条错误，退回重检，我方不提供错误数据。其他数据项允许差错率控制在5%以内。

7、图像完整性：不准缺页、漏页。由于操作不当，造成扫描的图像无法清晰识别或文件不完整、有小字条遮盖等，造成信息丢失，均视为废页，要求重扫。大幅面图像扫描后的拼接处理，以不遗失档案内容为准则，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹。

8、图像排序要求：扫描图像的排列顺序与档案原件排序要求一致，对于原件排序错误,扫描中作出正确的调整,应在处理单上注明,否则作排序错误处理，退回调整。

9、其他项目抽检合格率达到95%以上(含95%)时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有图像进行逐条对照核对，同时停止图片档案发放。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。

四、全文数据

全文录入以扫描或直接录入为主。需要扫描后识别的全文，分辨率必须大于300dpi，扫描识别软件必须是“清华紫光”、“尚书等先进的文字识别软件。全文数据库的抽检率为5%，合格率为95%。如识别后文字用于后台检索用，合格率为90%。文字识别后以TXT格式保存，并进行粗校对。

五、档案整理

档案整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物(资料及档案内的成册材料不能拆)，按浙江省档案馆所提供的《纸质档案前处理工作流程单》的要求区分

3 扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理(压平或熨平等);扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。所有的档案卷内目录均进行打印，并装订到案卷最前面。卷皮破损严重的，需要调换卷皮，并按原卷皮上内容，抄写在新卷皮上。旧卷皮需全部交还档案馆。

档案验收：档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、掉页、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过。

六、光盘刻录

光盘刻录前，由信息科技处进行数据的技术检验，并出具检验报告。光盘必须确保在无病毒的条件下进行刻录。刻录前必须先对每盘光盘质量进行检验，光盘自检数据超过90%以上，此光盘才能刻录数据;数据刻录后必须封口，制作成只读光盘，不允许以后添加文件;光盘刻录后必须进行数据校验。光盘品牌应为优质产品，且在省档案馆认可之下才能刻录。

七、光盘移交与接收

检验合格后的光盘，按甲方提供的光盘号编号，同一案

4 卷和同一份文件，不得跨越二片DVD片号。光盘封面与封底需使用浙江省档案局提供的专用页面，并在相应的页面注明光盘内数据的信息。光盘交接时必须出具光盘流程单。

光盘移交档案馆后，接收人员必须对每盘光盘进行严格检查。检查内容包括：光盘病毒的检查;对光盘内的文件夹进行抽查，确保文件夹能打开;光盘刻录后必须封口，确定光盘不能再添加数据;最后检查光盘的外观，不能有划痕、磨损等现象。

八、检验人员职责

1、质检人员必须由省馆在职干部或聘任人员担任。

2、质检人员必须做到坚持原则、认真负责、秉公办事、耐心细致。

3、质检时要严格按照前处理工作单和质量标准进行检查。认真详细地填写质检记录，并签名负责。

4、验收必须严格登记，验收人员签名确认。所有验收单都需归档，同时作为省馆发放档案、接收数据和经费结算的凭证。

质量检查工作程序

一、目录数据质检

1、目录排序：根据档号(数据编号)进行排序，确定档号100%正确。