第一篇：外贸业务的基本流程图
外贸企业的基本流程
(一) 外贸企业办理出口退税的基本流程
外贸企业办理出口退税的业务流程是：
(1)向商务主管部门取得进出口经营权;(2)取得一般纳税人资格;(3)向税务机关退税部门办理出口退(免)税开业认定;(4)购进货物;(5)取得增值税专用发票;(6)报关出口;(7)取得出口货物报关单(出口退税专用);(8)作出口销售收入;(9)收汇核销;(10)凭有关单证申报退税;(11)开具收入退还书;(12)取得退税款。
(二)外贸企业申报退税的主要单证、资料
外贸企业申报出口退税，应向主管退税机关附送或提供相关的单证、资料，这些单证资料包括原始凭证和申报表两类。
申报出口退税需附送或提供的主要原始凭证包括出口货物报关单(出口退税联)、出口收汇核销单(出口退税专用联)、增值税专用发票(抵扣联)等，对于委托其他外贸企业出口的，还应提供由受托方主管出口退税的税务机关签章的“代理出口货物证明”。根据出口退税审核、审批的需要，有的外贸企业还需要提供出口货物发票、出口货物销售明细账以及主管退税机关要求附送的其他原始凭证。
外贸企业申报退税时，必须报送下列三种申报表：《出口货物退税进货凭证申报明细表》、《出口货物退税申报明细表》和《外贸企业出口退税汇总申报表》。对于实行电算化管理且采用分散录入的外贸企业，在申报出口退税时还需要报送申报软盘。
(三)外贸企业出口退税计算
1.外贸企业一般贸易出口货物退还增值税的计算
外贸企业出口货物退还增值税应依据购进货物的增值税专用发票所注明的进项金额和出口货物对应的退税率计算。
(1)外贸企业以及实行外贸企业财务制度的工贸企业收购货物出口，其出口销售环节的增值税免征;其收购货物的成本部分，因外贸企业在支付收购货款的同时也支付了生产经营该类商品的企业已纳的增值税款，因此，在货物出口后按收购成本与退税税率计算退税退还给外贸企业，征、退税之差计入企业成本。
外贸企业出口货物增值税的计算应依据购进出口货物增值税专用发票上所注明的进项金额和退税税率计算。
应退税额=外贸收购不含增值税购进金额×退税税率
(2)外贸企业收购小规模纳税人出口货物增值税的退税规定
①凡从小规模纳税人购进持普通发票特准退税的抽纱、工艺品等12类出口货物，同样实行销售出口货物的收入免税，并退还出口货物进项税额的办法。由于小规模纳税人使用的是普通发票，其销售额和应纳税额没有单独计价，小规模纳税人应纳的增值税也是价外计征的，这样，必须将合并定价的销售额先换算成不含税价格，然后据以计算出口货物退税。对出口企业购进小规模纳税人特准的12类货物出口，提供的普通发票应符合《中华人民共和国发票管理办法》的有关使用规定，否则不予办理退税。
②凡从小规模纳税人购进税务机关代开的增值税专用发票的出口货物，按规定的方法计算退税。
(3)外贸企业委托生产企业加工出口货物的退税规定
外贸企业委托生产企业加工收回后报关出口的货物，按购进国内原辅材料的增值税专用发票上注明的进项金额，依原辅材料的退税税率计算原辅材料应退税额。支付的加工费，凭受托方开具货物的退税税率，计算加工费的应退税额。
2.外贸企业进料加工复出口货物退还增值税的计算
进料加工是指有进出口经营权的企业，为了加工出口货物而从国外进口原料、材料、辅料、元器件、配套件、零部件和包装材料(以下统称进口料件) ，加工货物收回后复出口的一种贸易方式。进料加工贸易按进口料件的国内加工方式不同，可分为作价加工和委托加工两种。
作价加工复出口货物的退税计算公式:
出口退税额=出口货物的应退税额-销售进口料件的应抵扣税额
销售进口料件的应抵扣税额=销售进口料件金额×复出口货物退税率-海关已对进口料件的实征增值税税额式中，“销售进口料件金额”是指外贸企业销售进口料件的增值税专用发票上注明的金额;“复出口货物退税率”是指进口料件加工的复出口货物退税率;“海关已对进口料件的实征增值税税额”是指海关完税凭证上注明的增值税税额。
第二篇：外贸业务员的基本素质要求
第一步：作为业务人员的心态：记住该记住的，忘记该忘记的。改变能改变的，接受不能改变的。 谈业务人员的心态，就必然会涉及两个方面：招聘和应聘。如果以业务人员/销售代表的身份进入公司，工作职责就是：维护好客户，多接订单。如果以业务助理的身份进入公司，工作职责就是：做好业务经理分配的工作。两者工作内容相同，但待遇却有相差。一般来说，业务人员/销售代表是有业务提成的;而业务助理是没有提成的。在招聘和应聘时，公司与业务人员双方需就待遇问题谈好细节条件。这就对双方提出要求。对公司来说，一整套完善的业务薪资体制需要出台;对业务人员来说，不要让不确定因素模糊下去。一个连自己利益都不会去争取的业务人员会为公司争取利益吗?从发展来说，业务人员应与公司的发展同步。即，业务人员的工作为公司带来稳定的发展，得到应得的报酬。业务人员在进入公司时，就必须做好在公司工作3-5年以上的准备。因为一个业务人员从熟悉产品到积累固定的客户最好也需要1年以上。也就是说到第2年，业务人员才能真正从自己的工作成果中获利。公司的相应待遇制度也应该建立在3-5年以上而且用好业务人员的这3-5年时间，为公司谋取更大的利益。任何事都没有对与错，它是一种经历;人生也只是一种经历。所以要怎么样去做，尽管大胆地去做吧!
第二步：做到正规，注重细节 为什么要正规和注重细节? 对外贸易与其他的贸易不同，因为地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统。它就是我们在书本上学习到的那些知识和规范。从沟通的细节中客户会看到你的工作态度，工作是否严谨及是否可以信任。如何正规和注重细节? 从业务人员来说，所有与客户有接触的文件都必须符合国际惯例。它们都有其固定的格式和规范。 所以尽量使用正规的商务信函，正规的合同格式，正规的样品发票等文件。在实际操作中从以下几方面做到：
1. 对客户的回复使用正规商务信函格式。
2. 在每一封信函中正确使用签名格式
3. 努力提高英语写作水平。使用正确、简洁的语言。
4. 使用常用的字体及字号。公司如有规定，使用公司规定的字体，字号及颜色。 5. 不使用非正规缩写。如：asap. 6. 规范使用英文大小写。不使用全部大写，以方便客户阅读 7. 尊重客户，使用礼貌用语。勿出现商务忌讳用语或太粗俗语言。
第三步：熟悉产品 一个连产品都不熟悉的业务人员，能将产品推销给客户吗?会赢得客户的信任吗? 从以下方面来熟悉产品：
1. 如果是生产型企业，业务人员多到生产车间和样品制作部去;如果是贸易企业，多与工厂负责人沟通并将得来的资料进行比较。一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识。
2. 如果你是接手以前业务人员手上的工作，整理以前与客户沟通过的信函，会让你了解许多有关产品方面的知识。
3. 不懂一定要问。因为客户既然敢下订单，说明他对产品还是有一定了解的，甚至说非常了解。而你要做的就是比他更专业，因为你要卖你的产品给他。把客户当傻瓜是最不明智之举。
4. 如果还有其他业务人员，创造机会让你们成为朋友。如果他愿意帮你，你可以省很多时间和精力。
5. 做个有心人。将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并默记在心中。 公司产品知识见皮革文具及皮革制品参数标准。
第四步：做到 “分析—反馈—沟通”，“建议”和“守诺” 沟通心态及目标：将客户每个询价变成订单。即使这次沟通没有接到订单，也要让客户在下次有类似的产品询价时，第一时间想到你或你的公司。分析—反馈—沟通 在收到客户信函和询价时，第一件事就是认真阅读，然后进行分析;主要分析客户的意向是什么，客户需求什么及客户希望得到哪些方面的信息。 根据多年对客户来函的统计及汇总，可以将其分为如下几类：
1. 建立业务关系函件 这样的信函主要内容是介绍公司的情况，表达建立业务关系的意向及客户经营范围。 回复方式：感谢客户对公司的关注，简单介绍公司的服务，体现公司实力，引导客户尝试公司提供的服务。 2. 产品大类的询价函件 此类信函客户意向比较明显—他需要什么类别的产品，作途是什么等。这时，有针对性的推荐一些产品给客户并配合客户了解更全面的产品。主要以体现企业在这些产品上及服务上的专业为中心。因为要推荐产品，所以必不可少的会涉及到产品图片。什么样的产品图片是最合适的呢? 1) 产品图片规格(单个产品)：大小(以最长的一边算)不要超过24CM, 分辨率72-100 DPI为合适。这时图片大小在200K以内为好。 这样产品图片即清晰，体积也不大。通过电子邮箱发送也很方便。 如果多个产品在一个图片上，大小以不超过24CM为好，分辨率为100DPI为合适。图片大小在400K左右。这里就涉及到一些简单图片处理的知识了。在PHOTOSHOP的入门教程上有介绍。到网上搜索或到书店买本书来学习一下。
2) 单个邮件大小不要超过800K。最好在600K以内。这样方便客户接收邮件。如果超出800K，则可以分多封信函进行发送。
3) 产品图片必须给客户直接印象并让客户清楚了解产品所有细节。我们产品必须有产品合起及打开时的图片。如有增加配件需单独附上。在报价中不包括的配件，最好单独附图片。
4) 业务人员使用的产品图片必须清楚，能真实反映产品颜色，结构，配件等款式不可缺少的因素。所以要求产品在拍摄时使用正片拍摄。正片拍摄费用也不贵，正片分两种：#120和#135. 一般以120为主，个体较小的产品(如钱包等)使用135拍摄在成本控制方面较为划算。#120：50元/张， #135：30元/张。大约值，具体请与拍摄公司确认。
3. 单个或几个产品款式的询价。 这样的产品询价针对性比较强，客户已经将目标锁定到了具体的产品上。这时，第一步是满足客户的第一需求—得到报价;然后才是体现公司实力和服务的专业。当然以上所有的回复方式都是针对新客户。对于老客户就不用说太多，以实际服务质量及产品质量来说话。这里还提及一点：做个正式的报价单。报价单属企业文件的一种，也属于VIS中的一部分。越正规越好。国外客户习惯使用EXCEL文档，也可以将其做成PDF文档发送给客户。报价单文件名称方面也有进究。最能好包括产品名称，型号，数量，报价日期或客户编号。这样方面双方以后进行查找及核对。可将询价产品细分为两种： 1. ODM：即公司自行开发的产品 如果产品款式不多，可以在报价的时候附产品图片，这样方面客户通过信函直接进行比较、审核。报价需要详细，包括：价格，产品说明/描述，包装资料，样品时间，样品费用，大货。如有商标，也需要注明相关细节。 如果款式太多，可以不提供产品图片。而只提供报价。报价以表格的形式，即只提供价格而没有详细细节。待客户选择具体的款式后，再提供详细的报价。
2. OEM：即客户来款式报价。 这些款式可能是客户直接开发的，也可能是竞争对手开发的。它代表了客户需求的一种意向。 对于此类询价，除作详细的报价单外，还需将这些款式发送到公司产品设计和开发部门，作为公司开发产品的借鉴。分析：客户是否有价值。 公司投入广告就象撒网一样，拉上岸的除了鱼还有树枝，垃圾等。所以公司通过广告得来的询价并不是全部都有价值。公司需要对这些资源
进行过滤后，为真正的客户提供服务。一个公司拥有有限的资源，它只能服务一些客户并令他们满意，不可能服务所有客户并令他们满意。如何来辨别客户的价值呢?可以从以下方面进行判断：
1. 客户国别是否在贵公司主打市场范围内?
2. 客户联系方式是否符合正规公司条件：公司名称，地址，电话，传真，电子信箱，网站这些资料是否完整。电话和传真是同一个号码或者电子信箱是免费邮箱(yahoo. gmail, hotmail, aol.com等)的客户，一般是很小的公司。对于这些客户不要放过多的精力和时间去进行跟进。根据以往的经验，所有免费的邮箱会在使用1年以后失效。
3. 通过样品收费的方式过滤一部分无诚意合作的公司。2004年以前，几乎有一半的贸易公司都不接受样品费用。到2005年，接受样品费用的公司也越来越多。而且一般来说低价值的产品的样品费用都会在生产大货时退还。一般情况下收取样品费用，是对于新客户来说。而样品费用这个过滤网，也会为企业在开发大客户时成为障碍。因为绝大多数大公司是不同意支付样品费用的。这就看企业在开发客户时的取向了。这只是一个过滤网，可以对感觉比较有价值的客户采用灵活的调整。如公司订单比较缺乏时，可以通过免费样品争取到一些客户，这也是企业竞争的一个方面。制度与灵活的拿捏平衡也是很关键的。经过多次与客户的沟通及长时间的统计，但我想念肯定还会有其他的方法可以从沙中淘出金子来。这些技巧就要大家来补充了。 反馈与沟通 在订单跟进过程中，业务人员需养成即时反馈及沟通的习惯。客户发出的信息都能得到你的反馈，这样可以让客户放心。如果能让客户也养成这样的习惯，那也会减轻业务人员的工作量。沟通，不管是在订单跟进或为人处事中都是极其重要的一个手段。这里要说的沟通是确认订单前所有的细节。细节要分成两个部分。
一、业务人员方面的：即业务人员可以根据产品方面及跟单方面的知识来确认的细节。
二、客户方面的：即需要客户确认的细节。这两方面的把握也是体现业务人员跟单能力的重要因素。建议：站在客户的角度，给出你的建议。 销售最理想的高度是：顾问式的销售。站在客户的角度来考虑问题，提出你自己的建议来帮助客户。同时也帮助了你自己。从产品来说，你要比客户更了解产品，所以您的建议会比客户的想法更适合于项目中的产品。你的合理建议让客户感觉到你的专业，也感觉到你的尽职。这样还让客户给你多一份信任。这种信任关系在业务开展中是非常重要的。它会让你的客户忠诚度提高一个层次。 但合理的建议是建立在对产品的充分了解和丰富的跟单经验上的。这两个因素都是在业务开展过程中慢慢积累起来的。它也是一把双刃剑，用得好事半功倍，用不好会显得更不专业。守诺 它是业务开展的基础，也是为人处事之道。除了业务人员必须守诺，还要让公司最高领导人守诺。而为了遵守承诺，最好的办法就是少做承诺，在给客户承诺之前， 先去确认一个满足承诺的条件是否可行。而一旦做了承诺，就一定要做到。如果做不到，就要诚心地向客户道歉，不要去辩解或推卸责任。只需向客户说：这是我的错。然后想办法来弥补。
五：一定的单证操作能力。有这么个说法，要做好业务必先做好单证。对于单证的熟悉有助与你更好的衔接各个环节。
第三篇：外贸业务中的船务流程
1、 租船订仓：
1.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。
1.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
1.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
1.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
2. 安排拖柜：
2.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
2.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
2.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
3.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
4. 获得运输文件：
4.1. 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
4.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
4.3. 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
5. 准备其他文件
5.1.商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
5.2.FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
5.3.一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
5.4.装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
5.5.装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
6.交单：
6.1.采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
6.2.采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 6.3.如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
7.业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
7.1文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
第四篇：外贸业务员的几个基本功
外贸业务员的几个基本功
许多朋友在谈论做贸易如何如何困难， 有很多可以成功的贸易， 许多人都无从下手或者 比较茫然，从而失去机会。即使有一天发现信箱里收到了一个公司的询价信也成为了新闻。 那么如何做好贸易，应当是大家了解和掌握的。
首先，作为一名业务人员 首先，作为一名业务人员，这里先不指明为什么业务或贸易，但首先应当了解自己的特 点。这包括自己公司主业，强项，产品特点、特色，技术优势，产品标准，价格，包装，生 产能力等等，同时还应当了解自己的大客户。我称这个叫打基础。如果一名业务人员都不能 很好的介绍自己企业的产品， 介绍自己服务的特色， 那么你很难立刻在客户那里建立良好的 印象。 打基础是我们对每一位做业务或贸易的朋友所做的建议， 也就是所谓的 “必
性能价格比更核算。
所以，遇到这样的客户，业务人员就应该表明自己产品的特色和优点，高质高价，用材 好，成本就一定高，技术质量好，技术人员水平高，人员工资也比一般的高，所以价格高也 是应该理解的。当然，如果你仍不了解自己的产品，你也说不出个
一、
二、三，那就成了茶 壶里煮饺子，有嘴倒不出来了。
下一步的工作就是开始找客户 开始找客户了。如果可以首先建立一个自己的公司主页，把企业介绍 开始找客户 做上去，最好中、英文的。还有产品，最好有照片，规格，编号，产品标准，越细越好，对 于价格比较浮动的，可以不标价格，否则我建议你连价格也标上，当然是市场价格，对于代 理商要给予余地的，甚至是回扣。弄好了，就可以发一个小的销售商机了，当然，在你知道 的所有地方发，间断性、连续性，具有韧劲，连续半年，每个一个星期发一次。介绍要表明 你的产品特色，规格，供货量。现在你应该是可以守株待兔了。
进一步的工作是主动出击 主动出击。编写一个简短的介绍，包括企业特色，产品介绍等加上联系 主动出击 方式，向先前统计过的潜在买家发一个电子邮件。并电话跟踪。和他的销售部进行联系。通 知你的存在， 介绍你自己和企业， 并明确表明你希望向他们销售你的产品。 要求大胆和礼貌， 大大方方。应该说这一步要走出去，不要自己呆在家里做熊猫睡懒觉。要感觉客户，了解客 户，聆听客户，说服客户，和客户做朋友。
我想这是做业务或做贸易都应该有的基本功吧。
第五篇：外贸业务员的详细工作流程。
步骤/方法 1.
一、接到询盘
1、认真报价
(1)与工厂核对最新产品价格
(2)查当日最新汇率
(3)核算FOB价格
(4)与货代联系询最新海运价格
(5)报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量
(6)付款方式要确认
2、做样品
(1)安排工厂打样
(2)一定要客户确认样品在下单
二、客户下单
1、做PI
(1)公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查
(2)订单号，PI的时间一定要正确
(3)商品名称一定正确
(4)单价金额一定要核准
(5)总金额和大写金额一定要正确
(6)一定要有正确的本公司银行信息
2、做合同
(1)公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查
(2)产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误
(3)合同其他条款一定要做细做全
2.
三、安排工厂生产
1、下订单给工厂
(1)要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量
(2)索要正规报价(工厂传真过来)
(3)等收到客户银行水单再安排工厂生产
2、做采购合同
(1)合同一定要做细，合同号，以及涉及各个产品规格参数一定要写全。
(2)数量、金额要仔细核对无误
(3)验货方式要写详细、清楚
(4)确认付款方式
(5)确认出了问题的解决办法和索赔方式
3、打定金给工厂
(1)核对工厂账号信息
(2)核对本公司会计打款的账单信息
(3)电话跟踪工厂钱款是否到帐
4、跟踪生产进程
(1)随时掌握生产进程
(2)确认货物尺寸、重量
3.
四、联系货代安排运输
1、要价格(海运或空运)
(1)多找几个货代比对价格和船公司
(2)选定价格和货代公司
(3)确定好付款方式(预付还是月结)
2、快递报关单证
(1)快递报关单证给货代报关(报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单)
(2)确认报关信息
4.
五、交货运输
1、通知客户打余款
(1)通知客户货已生产完成，拍照
(2)做PI给客户打余款
(3)安排客户验货
2、打余款给工厂
(1)验货
(2)打余款给工厂
(3)要增值税invoice
(4)工厂安排送货到指定仓库
3、运输货物到目的港
(1)货物运出后要提单
(2)货到港后付货代运费
(3)货代要invoice
(4 )货代核销单和报关单
外贸出口单证流程
1. 客户询盘：一般在客户下正式的Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2. 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，并发出Proforma Invoice 给客户做正式报价。
3. 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单确认Purchase Order。
4. 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5. 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，将PO制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6. 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经理确认。
7. 验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8. 制备基本文件：按照PO，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(应由业务跟单员制作，交给单证员)。
9. 商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10. 租船订仓：
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11. 安排拖柜：
11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可
靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。
如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13. 获得运输文件：
13.1. 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3. 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14. 准备其他文件
14.1.商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2.FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15. 交单：
15.1.采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2.采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3.如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17.文件存档：所有的文件包括PO、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。