外贸业务员的工作流程

第一篇：外贸业务员的工作流程

外贸业务员的详细工作流程。

步骤/方法

一、接到询盘

1、认真报价

(1)与工厂核对最新产品价格

(2)查当日最新汇率

(3)核算FOB价格

(4)与货代联系询最新海运价格

(5)报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量

(6)付款方式要确认

2、做样品

(1)安排工厂打样

(2)一定要客户确认样品在下单

2

二、客户下单

1、做PI

(1)公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查

(2)订单号，PI的时间一定要正确

(3)商品名称一定正确

(4)单价金额一定要核准

(5)总金额和大写金额一定要正确

(6)一定要有正确的本公司银行信息

2、做合同

(1)公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查

(2)产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没

有错误

(3)合同其他条款一定要做细做全

三、安排工厂生产

1、下订单给工厂

(1)要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量

(2)索要正规报价(工厂传真过来)

(3)等收到客户银行水单再安排工厂生产

2、做采购合同

(1)合同一定要做细，合同号，以及涉及各个产品规格参数一定要写全。

(2)数量、金额要仔细核对无误

(3)验货方式要写详细、清楚

(4)确认付款方式

(5)确认出了问题的解决办法和索赔方式

3、打定金给工厂

(1)核对工厂账号信息

(2)核对本公司会计打款的账单信息

(3)电话跟踪工厂钱款是否到帐

4、跟踪生产进程

(1)随时掌握生产进程

(2)确认货物尺寸、重量

四、联系货代安排运输

1、要价格(海运或空运)

(1)多找几个货代比对价格和船公司

(2)选定价格和货代公司

(3)确定好付款方式(预付还是月结)

2、快递报关单证

(1)快递报关单证给货代报关(报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单)

(2)确认报关信息

五、交货运输

1、通知客户打余款

(1)通知客户货已生产完成，拍照

(2)做PI给客户打余款

(3)安排客户验货

2、打余款给工厂

(1)验货

(2)打余款给工厂

(3)要增值税invoice

(4)工厂安排送货到指定仓库

3、运输货物到目的港

(1)货物运出后要提单

(2)货到港后付货代运费

(3)货代要invoice

(4 )货代核销单和报关单

一、接受货主询价

1、海运询价：

a.需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格; b.主要船公司船期信息;

c.需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。(水路危规)

2、陆运询价：(人民币费用)

a.需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格;

b.各港区装箱价格;

c.报关费、商检、动植检收费标准。

3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。

二、接单(接受货主委托)

接受货主委托后(一般为传真件)需明确的重点信息：

1、船期、件数

2、箱型、箱量

3、毛重

4、体积

各项型最大体积为：(长*宽*高)可装体积，可装重量

1×20’GP=31CBM6*2.38*2.382517MT

1×40’GP=67CBM12*2.38*2.385525MT

1×40’HC=76CBM12*2.7*2.38

1×45’GP=86CBM

(注：GPgeneralpurpose普通箱;CBMcubicmetre立方米;MTmetricton公吨;HChighcubic高箱)

5、付费条款、货主联系方法

6、做箱情况，门到门还是内装

三、订舱

1、缮制委托书(十联单);

制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。

2、加盖公司订舱章订舱：

需提供订舱附件的(如船公司价格确认件)，应一并备齐方能去订舱。

3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。

四、做箱

1、门到门：

填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日(船期前两天)1~2天排好车班。

2、内装：

填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日(船期前两天)1~2天排好车班。

3、取得两种做箱方法所得的装箱单(CLP)

五、报关(有时同时、有时先于做箱)

1、了解常出口货物报关所需资料。

a.需商检

b.需配额

c.需许可证

d.需产地证

e.需提供商标授权、商标品名

f.出口香港地区货值超过万，其他地区超过万，核销时需提供结汇水单(复印件) g.需提供商会核价章

2、填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packinglist)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性(单证一致)。

3、显示报关单所在货物的“中文品名”，对照编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单(十联单第五联以后)，更改单(需要的话)和其他所需资料，于截关前一天通关。

5、跟踪场站收据，确保配载上船。

6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便(报运部)顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。

六、提单确认和修改

1、问明顾客“提单”的发放形式：

a.电放：

需顾客提供正本“电放保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司电放。 b.预借(如可行)

需顾客提供正本“预借保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司预借。 c.倒签(如可行)

需顾客提供正本“倒签保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司倒签。 *此种情况下，多半是签发HOUSEB/L.

d.分单：

应等船开以后3~4天(候舱单送达海关，以保证退税)，再将一票关单拆成多票关单。 e.并单：

应等船开以后3~4天(候舱单送达海关，以保证退税)，再将多票关单合成一票关单 f.异地放单：

须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。

2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。

七、签单

1、查看每张正本提单是否都签全了证章。

2、是否需要手签。

八、航次费用结算

1、海运费

a.预付(FREIGHTPREPAID)

b.到付(FREIGHTCOLLECT)

2、陆运费

a订舱

b.报关(包括返关之前己经报关的费用)

c.做箱(内装/门到门)

d.其他应考虑的费用：

冲港费/冲关费

商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改

九、提单、发票发放(提单样本)

1、货主自来取件的,需签收

2、通过EMS和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号"等要素以备日后查证

十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”

第二篇：外贸业务员的工作内容

外贸工作千头万绪，做为主心骨的业务人员，只有清晰地了解自己的工作内容，认识工作职责，才能更好地完成工作。针对外贸业务人员日常工作，总结出以下十四个方面。

一、业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。这项工作，随着外贸管理软件的研发应用，信息化工具的不断完善，已经能够自动化统计显示。在富通天下、畅想等外贸管理软件中，都具备这样的功能，相对富通天下在这个功能挖掘得更深一些，做得更成熟一些。

二、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复;特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。外贸业务员工作繁杂，询盘邮件众多，难免有遗忘的时候。但是随着富通天下等外贸管理软件功能不断完善，系统能自动提醒业务人员：哪些邮件未回复?哪些邮件已经多时未跟踪?这很好地起到了一个提示的作用。

三、对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表(外销)执行;公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。

四、对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施;部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。

五、对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。

六、对于外商的寄样要求，原则上要求到付;对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。

七、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求;样品需要部门经理审核后寄出;外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。

八、付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。

九、原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。

十、在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决;或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。

十一、对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜;一般在船期前二日，安排装柜、运输。

十二、需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理;办理过程中，业务人员可以协助。

十三、收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。

十四、 全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。

外贸业务员工作职责

一.外贸业务工作流程：

1. 整理报价：

针对不同客户询盘，提供相关报价资料。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来，并由经理签字存档。

2. 处理样品：

制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样品尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。另，针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况下，汇报上级，达成解决之道。寄样需记录相关寄件信息，以便及时追踪和后查。

3. 订货(签约)：

贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。合同需由业务和经理审批，填入“出口合同审核表(订单跟踪表)”，尽可能将各种预计费用都列明。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。

4. 收取订金或信用证：

4.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

4.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

5. 下国内生产定单：

在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。根据订单制定生产计划单，经过审批后，下达到生产部进行生产。如需要，应同时下条码贴纸的生产单给工厂，此类印刷品应要求工厂提供倍品，并确保扫读OK，以免影响出货。

6. 追踪和验货：

在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周，通知公司验货员验货。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 注：每次新产品出货，需有大货样品留底。

7. 租船订舱：

7.1.在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询 价，确定本次出运的货代公司。

7.2、在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据报来的装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。通常在开船

一周前可拿到定仓纸。

7.3、单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。

7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费用后，准备全套报关单据(出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等)寄到货代公司用于报关、出运;

7.5、在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库)。

8. 报检：

国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。

9. 申领核销单：

单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。

10. 出口报关：

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。

10.1单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收到上述单据。

10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。

10.3公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。

11. 收款：

11.1.准备文件：督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件(商业发票/一般原产地证/装箱单等)。

11.2. 交单：

采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。

12.核销退税：

一般在报关之日起90天内核销，核销后公司方可到税务局申报退税。

13.业务登记/存档：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

14.售后问题的处理：

因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。

注：以上业务处理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并应同单证报关人员紧密配合工作，处理好相关交接工作，以免产生问题。

二.现有客户维护和新客户开发：

1.现有客户关系维护

1)处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系

2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。

3)在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。

2.新客户开发

通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。

三.其他相关职责：

1.外事接待

2.建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。

3.留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。

4.提交月/季度报表和总结。

5.注意不断提高业务员自身知识和素养。

第三篇：外贸业务员的个人工作计划

在此我订立了工作计划，以便自己在新的一年里又更大的进步和成绩。一：熟悉公司的规章制度和工程管理的开展，熟悉自己工作岗位的业务流程。

二：增强责任感、增强服务意识、增强团队意识。积极主动地把工作做到点上、落到实处。我将尽我最大的能力减轻领导的压力。明确自己的工作职责，遇到问题时要及时的去分析问题，解决问题，服从上级的安排。

三：公司在不断的改革，订立了新的规定，作为公司的一员，必须以身作则，遵守公司的规定。

如何开展工作：

1.以寻找目标市场的商业网站、行业协会网站、商会网站及产品专业网站为方向，了解并联系目标市场知名度高销售网络庞大的进口商。

2.基于目前手头联系的较多的客户，打算先从其着手，了解的途径主要按照上述说明的方向。通过谷歌和百度等网络搜索引擎找到相关网站网址。

3.准确知道其他国家一些大采购商的联系方式后，接下来就是如何将他们开发成为我们的客户了。

4.认真对待收到的每封询盘，及时处理并跟进客户。必要时做好相应笔记。在一些免费的b2b平台上，发布产品信息，推广我们的产品。

同时在与客户沟通的过程中，挖掘他们国家同行业进口的信息。至于能收获多少，看沟通方式和客户的意愿等因素了。

5.对已经下单的客户，制作客户维护跟进表，详细记录跟进信息，了解产品使用反馈信息，掌握变动。

6.对意向客户，多多保持联系，有计划有区别的发送邮件，并电话联系。

7.对意向不明确的客户，按照开发信模板，每两天发一封邮件。8.每周五做好工作总结

以上是我针对201X年的工作计划和发展方向，我会更加努力、认真负责的去对待本岗位的工作，希望通过自己的努力和他人的协助能够成功的达成计划并突破，取得更好的成绩并提高自己。

第四篇：外贸业务员的工作职责[推荐]

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外贸业务员的工作职责

业务管理办法(含业务员考核奖励办法)

目标：稳定销售队伍，调动业务员积极性，扩大销售，提高订单执行力度。 起因：

1) 原政策只考虑销售回款额，未考虑风险责任和销售利润。 2) 鼓励业务员参与业务执行过程，包括采购、验收、生产、质检、发货全程。监督订单执行，避免质量问题。

随着公司外贸业务的不断发展，为了进一步拓宽国际市场，扩大外贸销售，实现公司的对外销售的长远计划，同时明确外贸业务员的工作职责，特制订此办法。 方案：

1)与业务员签订销售任务指标100万美元(他们的基本工资是否一样?如果一样的话可以下统一任务量。如果不一样。根据基本工资的不同 划定不同的任务量)

2) 根据销售指标完成率、销售回款额和销售利润三项制订管理办法，为保证队伍稳定，还是以销售回款额作为主要指标。 业务提成=销售提成+利润提成

销售提成=销售回款额*2 % *任务完成率(任务率如何划定?可否细化)

利润提成=销售利润*提成比例10% --------------------------精品

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销售利润=收入-成本-费用(直接费用+管理费)(是否有价格评审表?公司给个底价。业务员的销售利润=销售额-订单的操作费用。即超低价部分)

3)鼓励客户要求的相关产品外购，自家能生产的原则上下达生产任务单，不能生产或产品暂时达不到客户要求的，由业务员根据客户要求，联系样品并经客户确认后，对外采购。(可以操作，但是要有相应的政策)

4)客户要求的产品如果超出目前生产经营范围，由自己的进出口公司出口，提成方式不变。

5)公司为业务员提供业务支持包括：业务技能培训、国内外参展、网站宣传、样本印刷、打样快递等。

6)业务统计以录入额孚盟软件数据作为考核依据，未入软件的业务不予计入。

随着公司外贸业务的不断发展，为了进一步拓宽国际市场，扩大外贸销售，实现公司的对外销售的长远计划，同时明确外贸业务员的工作职责，特制订此办法。

1. 对于现有公司的老客户，相关外贸业务员应积极配合好生产部门，做好沟通协调，跟单工作，并做好客户维护，做好售前，售中，售后的各方面服务工作，以建立长期的合作。

2. 外贸价格一般每个月作一次调整(特殊情况除外)，业务员要严格按既定的价格操作，低于既定价格的要由主管确认后才能执行。

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对需要外购的产品，由个人申请，经批准同意，由采购部办理，业务员负责跟踪质量交货期。

3. 业务员要经常通报联系的客户情况，以避免重复联系客户以及其他不良影响。业务员之间要团结，相互学习，多交流。

4. 外贸业务员接到订单，由主管签字后，方可将订单下达到采购部门安排定料，下达生产通知及交货等手续。

5.外贸业务员应熟悉掌握公司的各种产品，同时要准确了解客户所需的产品性能，同各部门多沟通，及时掌握生产进度和大货状况，并向客户通报。货物出口后，如客户有反馈的问题，应及时向主管领导以及相关部门汇报。必要时参加分析会议。

6.外贸业务员应充分利用各种信息资源，拓宽渠道，积极主动联系客户，对于客户的电话，传真，邮件所咨询的信息，应及时准确向客户反映。邮件或阿里巴巴上的询盘尽量要在当天给与客户回复。 7.外贸业务员所负责的客户，必须首先安全确保公司资金安全，对于所签订的订单细则，特别是付款条件必须由主管批准，每出口销售一笔货物，应及时向主管部门领导以及公司财务部门汇报货款结汇情况，确保每一批货物如数及时收取货款(应该有汇款跟踪单 业务员和操作部和外贸部负责人共同签字确认)

8.各外贸业务员应对自己所操作的客户每一批订单负责，对于信用证条款下的，应审核信用证上的各种单据要求，配合单证员做好单证工作，确保单证准确无误，同时应同物流部门协调好船期，并跟踪好每--------------------------精品

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批货物的核销工作，确保每批业务的顺利进行。对于其他有风险的付款方式，原则上签约前做新客户信用风险评估，投保信用险。(信用证有业务员审核、单证员评审、外贸部负责人签字。具体有信用证评审表)

9.外贸业务员用孚盟软件做好客户关系管理、邮件管理、合同制作。恪守职业道德，严守公司商业机密，不得将公司客户等重要业务信息外泄。如有发现违规，公司有权追究个人责任。

10.新提成方案从4月1日起执行，原办法适用到3月31日。

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第五篇：外贸业务员的职业要求和工作细则

外贸业务员的职业要求

一般要求大专以上学历，贸易类、语言类、金融类相关专业，而外销员从业资格证、报关员资格证书、国际贸易单证员证书等相关资格证明则显得更为重要。

充分了解产品性能，预见产品可能出现的问题，并能提出相应的解决方案，以及在以后的外贸洽谈中，准确回答客户提出的各种问题;熟悉外贸流程，能够独立操作订单，并日益形成广泛而较稳定的采购对象和客户资源，具备优秀的外语听说与写作能力，能胜任与客户之间的商业信件联系和商务谈判，具有较强的人际交往和沟通协调能力，一定的随机应变和灵活处事意识，强烈的责任意识和积极的工作状态，最重要的是诚信的基本素质和良好的个人修养。

外贸业务员工作细则

办理客户业务前的准备工作

1.

妥。

(一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理。

(二)营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需要。

(三)营业助理应客户所需,代订饭店房间、并于前一天应再与饭店联络,不可有误。

(四)营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥OOL。

(五)如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。

2. 客户接待工作

(一)如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。

(二)如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程。

(三)如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。

3. 客户来访接待

(一)赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。

(二)如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。

(三)如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。

4. 客户接洽业务

(一)营业部经理及助理陪客户挑选样品。

(二)经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格。如有必要,得与有关科长协调报价。如客户是以C&F或CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。

(三)与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大孝尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图。

(四)如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑眩(保留期限不得超过一星期)。

(五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处。 营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办

(六)客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并告以何时答复。

(七)与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。

5. 整理报价单

(一)应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。

(二)客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。如是C&F或CIF时,报价单上的材数不予打出。

(三)营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押助理。

(四)所有寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。

6. 开国内订单

营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。

(一)订单上唛头可采用下列方式:

1.刻章。

2.打字。

3.由营业助理书写清楚。

(二)如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出"订单更改通知",并与原国内订单留底联装订一起。

(三)如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,"本订单是原订单号重开,原订单作废"并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。

(四)原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下:

KR-1021 (此为改开订单号码)

K-1021 (此为原订单号码)

(五)需动退的货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂。

(六)如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。

(七)印制样品请款时,务必附上样品才可付款。

(八)订单一个ITEM在￥5,000以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责。

(九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货。

7. 开妥国内订单

(一)国内订单开妥后,须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。

(二)开妥国内订单送主管经理核阅签名后:

1.留底联存查。

2.工厂联及签回联及验货联交管制中心。

3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。

4.签回联逾10天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美金2000元或人民币8万元以上者,通知有关副(助)理或外务员负责签回,(如金额未超过以上金额者不必硬性签回),如超过美金5,000元者,务必由各有关科长签回。

5.管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。