市政工程档案

市政工程档案（精选十篇）

市政工程档案 篇1

一、档案信息化的涵义

档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础, 以档案信息的资源化为主导, 以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程:一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程;二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发、使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程;三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。

综上可以看出, 档案信息化具有以下两方面涵义:一方面, 档案信息化是一种社会发展形态, 是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述, 而不是某一时刻的结果。在这一过程中, 档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面, 因此, 要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待, 它属于社会信息化中的应用性工程之一;另一方面, 档案信息化又是一个不断完善和发展的过程, 在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力, 开发与有效利用档案信息资源的能力, 进而实现资源共享是目的, 为此, 这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之, 档案信息化作为一个运动过程, 它是一个动态概念, 它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。

二、档案信息化的实质

档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础, 也就是说, 我们要运用一定的技术手段, 创造适宜的社会条件, 将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说, 档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段, 使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”, 实现真正意义上的信息利用社会化, 这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素:

(1) 档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源, 在量的积累上要达到一定高度, 经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域, 且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的基础;

(2) 信息技术在档案工作实践领域的有效利用, 使档案信息能够实现技术意义上的资源化 (数字化) 是实现档案信息化的前提;

(3) 档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源, 实现档案信息化的重要条件。

档案信息化的核心是档案信息资源的建设, 在档案信息资源建设量的积累过程中, 使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。

三、档案信息化改变传统的档案管理方式

计算机辅助设计在我国工程设计领域的广泛应用, 利用计算机这种先进的技术工具, 产出规范、准确、美观的设计成品, 即工程图纸, 是设计人员心血的凝聚、智慧的结晶, 也是社会的宝贵财富, 妥善保管与有效利用是至关重要的。

历来, 设计者要花费大量的时间和精力查找已有的图纸档案, 对有些相同工程或修改极少的图纸, 为了提高设计效率, 只能用调底图再晒蓝图的方法, 在蓝图上进行修改。这样成本高, 图纸不美观, 设计人员带来不便, 增加重复劳动时间。随着档案信息技术的深入推广, 网络技术的普遍应用, 光盘存储技术的日益成熟, 使得档案信息的生成、发行、传递、复制、更改、存储变得十分方便, 一种产品的几百页资料和图纸浓缩在一张光盘上, 联网传递时间以微秒计, 而且准确无误。

四、档案信息化具体运作——工程档案计算机管理

(一) 运用计算机管理工程档案对数据库的要求

计算机的管理程序中必须有专门用于实现各种文字资料、各种幅面的工程图纸、文件、图片等计算机管理的综合系统;它集档案管理、图纸录入、净化、修改、输出、矢量化等图像处理于一体, 建立无纸档案库。该档案库可以放置在硬盘上或光盘上, 可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料;可以随意移动、放大、缩小图纸和文字资料, 档案人员可以对相关数据进行修改、编号, 并对各种资料进行无失真输出。实现文书档案与科技档案的互通渠道, 解决单位内有关生产、技术部门对各种文件图纸的网络共享、查阅等问题;通过良好的接口界面, 使得设计部门的设计图纸、生技部门所出的竣工图纸传送到档案室, 由档案人员进行整理、归档, 并通过网络进行借阅;经过生技科的核准, 提供竣工图给生产技术人员进行检修后的修改, 使得技术人员在施工现场就能借阅工程图纸及有关档案。

(二) 档案管理数据库应符合以下几种技术指标

(1) 该系统标准符合档案的有关标准和规程。

(2) 支持包括图纸、文档等在内的多种类型的档案。

(3) 可擦写光盘压缩存储。

(4) 图纸幅面不限, 能通过扫描仪迅速方便地进行输入和处理。

图纸档案既可以在喷墨绘图仪上输出, 也可以在打印机上迅速方便地输出, 输出后的图纸档案可以大小不限。

(5) 系统对图纸进行数据库管理, 并可进行查询、浏览、编辑、数据维护及输出;同时具有档案的保密机制, 使不同用户按授权访问不同图纸。

(6) 提供图纸处理工具箱, 可以对图纸进行灰度及彩色过滤、净化、缩放、修改、拼接等操作;具有多窗口编辑能力, 可对图纸的误差进行调整和修正。

(7) 网络吞吐量大, 系统支持大型投影设备, 可将图像清晰地显示在大屏幕上。

(三) 实现工程档案计算机管理必须解决的问题

(1) 用户授权及保密机制, 不同的用户具有不同的权限, 以防止非法侵入。

(2) 多种检索方式, 提供灵活的分类检索及模糊检索方式。

(3) 档案记录的显示与漫游。

(4) 档案统计、用户借阅管理, 可对数据库中的图纸、文字材料进行跟踪管理, 记录图纸的借阅历史, 统计图纸的使用频率, 明确图纸的损坏、遗失的责任;借阅图纸时, 建立图纸借阅记录, 对借阅进行检索和统计。

(5) 可无限量保存图纸;文档、工程图纸等可以打印输出。

(6) 档案库的维护;可任意创建档案库;有完善的备份与恢复功能。

(7) 可以进行档案销毁管理, 并且可以预先对需要销毁的档案进行鉴定。

市政工程档案管理工作 篇2

【摘 要】随着中国城市建设步伐的日益加快，大规模的城市改建、扩建产生了大量的市政档案。市政档案管理的好

坏，将直接关系到城市的运行、发展和延续。加强市政档案管理工作，充分发挥其在城市建设中的重要作

用，是个急需解决的重要问题。本文分析了市政工程档案管理工作。

【关键词】市政工程 档案管理 城市建设

一、市政档案在城市建设与管理工作中的重要作用

市政档案是一个城市规划、建设与管理工作的结晶，也是整个城市的缩影。管好用好市政档案，可以及时发现并随时解决城市日常运转中出现的故障，可以准确判断市政设施的利用价值，科学管理市政设施，减少勘测设计及试验费用，节约建设资金，提高社会效益和经济效益，创造良好的投资环

境。

（一）市政档案是城市规划编制和调整的基础资料

在城市建设过程中，规划是龙头，而市政档案资料是城市科学规划的依据。没有市政档案，市政规划编制、调整、完善只能是纸上谈兵。不管是新城建设，还是旧城改造;不管是新规划的开始，还是旧规划的调整，市政专业规划作为城市总体规划的重要组成部分，都需要掌握城市所有的道路交通状况、地下管网情况、供水、供热、排水及城市防洪抗灾能力等，而这些资料都是靠市政档案提供的二只有搞好市政档案管理，提供准确的、真实的原始资料，才能保证规划编制和调整的合理性、科学

性和准确性。

（二）市政档案是市政工程质量保证体系的重要组成部分

在《城市建设档案管理规定》中规定:“列人城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前应当请市政档案管理机构对工程进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”这就明确规定了如果工程档案不合格，将无法进行竣工验收。《建设工程质量管理条例》中也规定:“要建立健全项目档案”，“违反本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上、10万元以下的罚款。”这就为加强市政档案管理堵塞了管理工作上的漏洞，为严格控制工程质量提供了“尚方宝剑”。由此可见，市政工程档案，是市政工程质量保证体系的重要组成部分。

（三）市政档案是市政工程管理、养护和维修工作的依据

市政档案既是市政工程的履历表，又是市政工程的“健康档案”。科学分析市政设施现状，根据其不同

特点，才能制定出科学合理的管养经济责任制。道路路况档案为道路大中 2010年第1期·

51修或改建提供决策资料，以其确定工程的投资规模及见效程度。特别是地下管线及构筑物，哪里发生故障，确定怎样的维修方案，必须查找准确的档案同时，维修改造后的成果，又组成了新的市政档案，为下一步的管养提供最新的依据。没有准确的市政档案就不能实现城市的可持续发展。

（四）市政档案工作是科技资源的储备手段

搞市政建设.不但要有充分的物质资源和资金，而且要有设计文件，勘测、施工和预算资料等科技资源。利用

原有的档案资料，可以启迪思践，开阔视野，促进科研工作的发展.通过原有资料的分析比较，有助于探索市政建设的发展变狂规律，为领导决策提供依据，为科研指明方向。

二、搞好市政档案管理工作的几点建议

市政档案与市政建设是相辅相成的关系，市政档案是市政建设的基础，市政建设的水平，要通过市政档案反映出 论文网

来。

（一）各部门及各级领导要认真学习并贯彻执行《城市建设档案管理

规定》从我做起.从现在做起，严格按《规定》办事，从档案的收集、整理、归档上抓好落实，确保档案人馆的及时性、准确性、完整性。

（二）建立标准化档案

档案标准化是规范化管理的基础，建立统一标准化档案是国家的要求，也是城市可持续发展的需要特别是市政档案更应该按《建设工程文件档案整理规范》的要求，从收集整理到人卷、归档验收、移交严格把关，必须达到档案的标准化。

（三）保证市政档案的延续性

随着城市的发展，城市对市政工程的要求越来越高，市政工程日新月异，市政档案必须不断更新。城市的点、线、面有所变化，市政档案必须跟上，确保其延续性。

（四）档案管理的自动化

随着办公条件的提高。档案管理工作更应该走上自动化，把原有文件、图纸、文字性的纸张编入计算机管理体系，建立地下管网监测网络，可及时有效地解决城市中不同时间、不同地点出现的各种问题，从而提高档案的利用率和经济效益。

（五）建立档案检查和调审制度，确保档案的准确性

档案是市政工作建、管、养工作实践的具体活动的真实记录，所以要求档案要有真实性，如果不能准确反映工作实践活动，那么档案就失去了它的作用和价值因此，应定期对重点项目的档案进行检查和调审，确保档案的准确性和真实性。

三、结论

市政工程档案作为城建工作，具有非常丰富的信息资源，对市政工程档案进行开发、利用，就是通过各种方式使工程档案中储存的信息尽快转化为现实生产力，让它从保管状态变为利用状

态，发挥出它的技术效用和社会、经济效益。除传统的借阅服务利用外，还可通过网络开发、编研开发等方式。计算机网络系统为信息资源的共享提供了广阔便捷的平台，它可以让各档

案馆之间

进行资源共享，也可让档案馆和建设单

市政工程设计档案管理研究 篇3

一、工程设计档案的主要特性

（一）组成的成套性

设计单位是以一个独立的工程项目作为设计工作对象，各专业的设计人员按照设计程序开展设计工作，形成具体设计文件材料整体，从而决定了设计档案的成套性。一项工程设计最终组成一套完整、准确、系统的档案，其中的图纸、文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案的收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，按照工程项目将设计文件材料收集齐全归纳、有头有尾、完整无缺，如实地反映一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，按项目完整、系统地保存。

（二）形成的阶段性

根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计准备前期阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。

（三）内容的专业性

一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体的设计作业，又相互配合共同完成的，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。因此，工程设计档案在分类、编号、编制检索工具时，都要考虑设计文件材料的专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、编号的结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程项目与设计阶段之间的隶属关系，比如齐齐哈尔市政工程设计研究院主要有给排水、道路桥梁、工业民用建筑等专业工程设计，对于档案人员管理就要熟悉本院各个专业的特点，掌握必要的专业知识，才能更好地管理本院工程设计档案。

（四）修改补充的多变性

工程设计图纸文件是设计人员科学技术构思的产品，在施工过程中经常出现设计变更，需要对设计文件进行必要的修改和补充。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的，这是工程档案有别于其他一些档案重要特点。当设计变更时，必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图，并相应地做好施工现场和库存蓝图的修改工作，做到底图和蓝图一致，图纸与施工安装现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套整理，使工程设计档案准确、完整。

（五）使用的通用性

设计是一项继承性和创造性很强的工作，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，往往是量大、面广、共性多、通用性强，使有关图纸文件具有广为复用的条件，这也就决定了工程设计档案通用性的特点。借鉴套用其中一部分甚至全部图纸文件，这样大大避免了重复劳动，缩短了设计周期，可加快设计速度，为整个工程建设赢得时间，提高工程效率。

（六）数量的浩繁性

工程建设产品本身具有整体性的特点，内容繁多，它们千差万别，各自有它独特的结构、形式和要求，并相应形成多种多样独立设计的图纸文件。因而设计单位在设计技术活动中形成的图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房；要有足够的橱、柜、架、盒、夹等设备及装具；现在已经采用自动检索及光盘技术等现代化管理手段，提高了贮存密度和检索效益。

（七）效益的社会性

工程设计档案，是为工程项目的建设提供设计图纸文件，作为施工的必要条件，也是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。为此保存工程设计档案完全是为满足生产建设的需要向社会提供服务的。设计档案的这一特点，在档案管理中必须克服技术封锁、保护主义。面向社会技术市场及时准确方便有效地提供档案资料，让工程设计档案最大限度充分发挥经济社会效益。

（八）使用价值的时效性

工程设计档案用于工程项目第一次实现使用价值后，还会若干次地被利用，因而说它具有长期使用价值。工程设计档案按其使用价值有它的活跃到衰减规律。即其利用价值和它保管的时间成反比例。这说明工程设计档案的使用价值不是无限期地保持不变，而是具有一定的时效性。

综上所述，工程设计档案的特点是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定的。认识并掌握设计档案的这些特点，有利于不断改进管理方法和提高服务质量，以便最大限度地发挥工程设计档案的作用。

二、工程设计档案管理发展趋势

档案管理信息化。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，提高档案信息利用的时效性。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，数据只需一次录入可以多次利用，可在档案管理内部进行数据共享，提高工作效率。

检索查询便捷化。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而成为设计研究院内部的信息中心。

原工程设计档案管理是用记账式管理的，只记录卷册信息用于各种档案类型的帐目、卡片以提供工程设计人员的查询、检索,档案信息的管理只停留在档案室内部执行，管理的只是纸质档案，计算机所生成的图形文件及文字类工程文件均未收集。将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备。

档案信息化在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。档案信息实现“三化”是企业现代化的重要标志，是档案管理发展的必然趋势，而档案是各种有价值信息的核心，它不只是对各种资料、数据、文件和信息的储存和记录，而且要对归档的大量信息进行分类、组织和整编，以便于更好的利用。所以，电子档案管理系统是企业信息管理系统的重要组成部分，也是目前信息管理系统当中的薄弱环节。作为设计单位工程设计所带来的大量电子文件都具有可参考的再利用价值，对这些文件的存储管理和网上利用已成为信息管理所急需解决的问题。

市政工程档案 篇4

关键词：市政工程,档案,采集,管理,利用

市政工程档案是维持市政基础设施正常运转的重要参考依据。随着城市现代化进程加快,市政工程档案产生的速度和数量也呈直线上升趋势,然而,尚不完善的档案收集体系、管理体系对市政工程档案利用造成了困难和阻碍。如果这些问题得不到有效解决,将直接影响未来市政基础设施的顺利运转、维护和管理。因此,有必要分析市政档案在收集、管理和利用中存在问题,并对此类问题提出相应改进对策。

1 市政工程档案的收集

1.1 市政工程档案收集的现状

1.1.1 档案采集拖沓低效

为保证城建档案质量,工程竣工前,建筑单位应当通知城建档案馆对档案进行预验收,城建档案馆预验收后,对档案提出改进意见,建筑单位再参照意见对工程档案加以补充或修改。但是,实际上,许多城市竣工验收备案管理制度并不健全,导致预验收环节无法落实,档案采集拖沓低效。

1.1.2 档案接收内容不完整

由于市政工程大多为政府工程,一些项目存在先开工后办手续的问题,直接导致档案缺失或前后信息不对应。另外,由于市政档案收集方面的法规不健全,一些市政工程没有正规的规划文件作指导,形成的档案资料参考价值低。

1.1.3 采集意识薄弱

市政档案的采集需要耗费大量时间和精力,去粗取精。这给档案采集人员提出了更高要求,档案采集人员要具备识别和筛选有价值的资料信息的意识及能力。但是,在实际工作中,档案采集工作人员大多是从工程建设方抽调来的,并不具备上述素养和能力,档案采集意识薄弱。

1.2 改善要点

1.2.1 健全工程竣工验收备案管理制度,提高档案采集效率

首先,要建立健全市政工程竣工验收备案管理制度,城市行政管理部门积极配合和办理建设工程竣工验收备案,对档案收集的各个环节进行严格把关,提高档案采集效率。其次,要切实根据市政基础设施建设规律,逐步完善收集程序。对大型城市建设工程的档案收集,要严密跟进工程进度,实行分阶段、全方位覆盖的资料采集。最后,要关注工程验收后产生的数据和资料,对有利用价值的文件,要悉心整理归档。

1.2.2 增强市政部门之间的沟通协作,建立健全相关法律法规

政府和建设行政部门要加强对市政基础设施档案采集工作的重视,促进各部门间的沟通协作,尤其是规划、建管等直接相关部门,使其积极参与市政工程档案的收集和移交工作。只有先获得各职能部门的合同协作,才能疏通工程档案的收集渠道。此外,要完善市政工程档案的政策和制度保证,工程档案的收集、保管、整理和移交,要坚决明确责任人,建立管理工作责任追究制度,从而提高市政工程文件材料的收集水平

1.2.3 强化采集意识

首先,档案工作者要用专业标准来规范自己的工作,主动学习新技术、新方法,用先进的工作方式武装自己。其次,档案采集人员要深入市政工程各环节,监督、指导相关数据、图纸、模型的生成,积极协助项目单位收集和编制文件材料,发挥工程技术施工人员在处理市政工程资料中的作用。最后,要举办宣传教育。一方面,宣传档案的重要性,呼吁相关部门单位重视档案的采集和整理工作;另一方面,对档案工作成绩突出的个人和单位作出表扬奖励,从而激发档案工作者的工作热情。

2 市政工程档案的管理

2.1 市政工程档案管理的现状

2.1.1 管理水平低下

在市政工程建设中,档案管理不受重视。在许多建设项目中,档案管理甚至弱化为可有可无的环节。档案管理手段传统、落后,导致市政工程档案残缺失真现象频发,直接降低档案的参考和利用价值。管理水平低下的另一个表现是信息化程度低。随着计算机技术、网络信息技术的普遍应用,档案管理要实现信息化以适应时代需求,需要为硬件配套现代化设施装备。但是,这涉及诸多部门人力和财力上的配合,大多数城市档案馆还不具备这个条件。

2.1.2 市政工程档案相关法规制度欠缺

现阶段,我国关于档案管理的规则章程,如《电子文件归档及电子档案管理规范》,只要切实按照文件要求来管理档案,就可以保证档案管理效率。但是,在实际操作过程中,普遍存在执法不严、违章违规的现象,规则和章程形同虚设。这主要是由于规整对违规惩处力度低,责任认定不明确等。加之当前档案管理工作尚缺乏明确和健全的行业标准,无形中增加档案管理的难度。

2.1.3 从业人员管理技能不足

现今的市政工程档案不再像过去以纸质为主,取而代之的是更丰富的形式,包括音像资料、模型、电子文件等。这对现代市政工程档案管理人员提出了更高要求,其既要具备熟练的计算机操作技能,又要有一定档案管理专业素养。但是,在实际中,市政工程档案管理人员中很少有从事过档案科研开发的专业人员,对档案分类汇编和信息检索也不专业。

2.2 市政工程档案管理的基本要求

2.2.1 保证市政工程档案完整、准确、及时

市政工程档案首先应当是完整的。档案的收集要从工程施工开始,跟踪到竣工验收后。这一过程中产生的任何数据资料,应当客观真实,严格如实地反映实际情况。对工程档案的处理和归档要及时,以便有需要时随时调用查阅。

2.2.2 保证市政工程档案管理标准化

标准化是市政工程档案管理的基本要求。“无规矩不成方圆”,具体到工程档案管理上,意味着从档案收集、整理,到归档验收、移交,都要遵循档案管理的标准要求。

2.2.3 保证市政工程档案的延续性

市政工程档案发挥的作用并不止于工程结束,往往在其后一段时间内,甚至若干年后仍然存在利用价值。城市基础设施重新规划、翻修等,都需要调用曾经的工程档案,因此,要保证市政工程档案的延续性,使其具有可调余地。

2.2.4 逐步实现市政工程档案的自动化

现代社会的市政工程管理工作量大,程序繁杂,人工操作无论在效率和准确性上,都不能满足市政工程的高速进程。实现市政工程档案自动化管理,将市政管理档案纳入计算机管理体系,有效提高工程档案管理和利用效率。

2.3 改善要点

2.3.1 逐步推进档案管理信息化建设

首先,对传统馆藏档案进行信息化处理,对馆藏档案采取按需扫描的模式过滤掉利用价值低的档案,具体可根据借阅信息和馆藏档案的对比分析结论,摘取利用价值高的档案,扫描下来并建立信息化档案目录,并将此目录和经过信息化处理的档案内容相关联,再输入互联网供用户使用。其次,依照不同地区的经济情况,提出不同的信息化发展目标。条件好的地区和档案部门,可率先完成信息化建设任务,并开发本地区的档案管理软件,建设档案管理局域网。缺乏条件的地区和档案部门,可先构建局域网,提高信息化建设的外在条件,达到信息化建设的要求后,再结合实际,逐步完成各阶段任务。

2.3.2 完善管理制度,形成统一标准

要实现档案管理的平稳有序,就要建立统一的行业标准。首先,应当加强档案管理技术规范,主要包括档案管理软件和硬件的施工标准。其次,加强业务流程的操作规范,兼并过多管理层次以减少繁琐的业务流程,增加档案管理的强度和幅度,提升管理效能。最后,完善档案管理运行机制,形成以国家档案局为首,各地区、档案部门为分支的档案管理体系,由上到下地健全档案管理制度和管理绩效评价体系,严格根据法律法规执行档案管理工作。

2.3.3 加强人才培训,提升档案管理人员的专业素养

现代化市政工程档案管理工作,无论是自动化,还是人工操作,都离不开人的参与,可以说档案管理人员的知识素养和操作能力直接决定档案管理工作的成效。提升档案管理人员的专业素养,首先,要对他们进行理论培训,使管理人员从理念上意识到现代化档案管理与传统档案管理的区别,及从事这项工作应具备的技能;其次,要对他们进行操作能力培训,由专业档案管理人员带头操作示范,展示新型档案管理的具体操作方法;最后,动员档案管理人员进行持续学习,了解档案学基础理论,加深对现代化档案管理理论的理解。

3 市政工程档案的利用

3.1 市政工程档案利用的现状

3.1.1 利用程度低

市政工程档案在城市建设和管理中的作用不可小觑,每一个建设工程项目产生的档案材料为日后城市管理、扩建和改造提供直接的依据和凭证。但是,第一,由于目前社会上对市政工程档案认识不足,且没有充分了解其重要性和存在价值,导致市政工程档案往往被束之高阁。第二,虽然有档案法和其他法律法规,但由于缺少具体法律诉讼细节而导致执法不力;第三,市政工程档案自身存在半封闭的管理方法,使其与外界产生隔膜;第四,社会宣传程度不够。这些原因都造成市政工程档案长期以来利用程度低的问题。

3.1.2 可供利用的市政档案馆藏不全,利用价值低

馆藏不全主要有以下几方面原因。第一,目前,在大多数工程中,施工员兼职档案员,其缺乏档案管理专业素养,没有明确的收集目的和整理能力,在工程施工过程中不能主动生成档案资料,一旦发生资料遗失,缺乏合理途径找回。第二,档案收集过于被动。档案馆和市政部门坐等档案上门,延误档案进馆时间,造成时间上的错位而导致文件资料难以补齐,一些市政工程项目如电力、水利等档案资料,目前还是空白领域。第三,档案馆一味追求馆藏数量而忽视档案利用价值,无论重要项目还是小微项目,其产生的档案资料一律接纳入馆,不仅降低档案的整体价值,还浪费大量人力、物力和财力。

3.1.3 档案馆服务手段落后

随着城市化进程不断加快,市政工程档案利用范围不断扩大,档案利用者需要在最短时间内以最快速度找到需要的材料,这对档案管理人员的工作方式和工作能力提出了更高要求。档案管理人员要根据使用者的需求协助他们准确快速地找到目标档案,在使用者进行口头咨询时,要有能力做出口头或书面答复,并且还要熟悉档案馆藏资料的种类、数量,熟练掌握各种硬件设施的使用方法。但是,目前,档案馆在咨询服务和智能服务方面还很滞后,仍然以提供文献为主要服务方式。同时,对档案利用者的需求研究十分被动,很少进行宣传、讲座、展览。城建档案本身的保密保护政策也使它的利用方式始终以馆内利用为主,共享程度低。

3.2 改善要点

3.2.1 扩大社会影响,开发利用市政工程档案资源

首先,要通过有效宣传,使群众意识到市政工程档案的重要性,既要宣传使用市政档案的效益,又要宣传忽略市政档案的损失,潜移默化地提高群众档案意识。其次,注意提高档案的实用性,通过提供档案原件、编研等服务,挖掘目标用户,使更多的人有机会使用市政档案。最后,要将档案意识上升为法律意识,依法合法地使用档案。相关部门要建立健全档案法律规章体系,营造依法治档的社会氛围,从根本上使人们意识到市政档案存在的严肃性和重要性。

3.2.2 提供专业化业务指导,提高市政工程档案的利用价值

完整性和准确性是档案利用价值的基本体现,档案工作人员应当采取有效手段,保证市政档案的完整性和准确性。首先,可以通过行政手段,规范各部门单位的档案工作职责。当前,我国有许多相关法规,如《建设工程文件归档整理规范》《建设工程质量管理条例》等,都是职能单位工作行为的参考依据。其次,以专业手段保证市政工程档案的范围和质量。档案工作者切实依照档案专业知识对档案进行收集、整理、归档,从而保证档案效能。最后,紧跟城市建设动态,对要及时归档的文件材料,绝不延误到工程竣工后,同时,要把好鉴定质量关,确保档案的完整性和准确性。

3.2.3 改善服务手段,丰富服务方式

做好工程档案管理提高档案管理水平 篇5

做好工程档案管理提高档案管理水平

改革开放以来,我国的建设事业发展迅速,以此同时,也形成了大量的业内资料即工程档案.如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的`需要,也是档案部门的要求.本文重点对建筑企业工程档案的分类、意义进行了阐述,同时也提出了加强建筑工程档案管理的看法.

作 者：刘宇平陈焱辉 作者单位：广东省第四建筑工程公司,广东,广州,510100刊 名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI年，卷(期)：“”(12)分类号：G27关键词：建筑企业 工程档案 管理 建议

浅谈档案信息化建设与工程档案管理 篇6

关键词：档案 信息化 工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、促进档案信息化建设的几点建议

1、档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、提高档案信息化水平技术

2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3、提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

1、加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

工程档案归档工作探析 篇7

一、在思想上要重视工程档案归档工作

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况, 到工程完工即将交工验收时, 才开始应付整理, 这给档案归档带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中, 企业对工程档案在思想上重视程度不够。因此, 档案管理部门要加强对施工单位、建设单位相关人员的培训, 提高他们对档案管理工作的认识, 了解档案归档工作的范围及要求, 及时、主动、规范地进行档案资料的收集、保管、归档工作。企业在与施工单位签订的合同中, 应对资料的整编责任、内容、深度、特殊要求、资料原件及复印份数、移交时间等予以明确规定。对于分包的工程项目在合同中, 更要明确职责分工, 把竣工档案的收集归档工作列入合同条款, 严格实施竣工档案保证金制度, 将创优质工程质量和创优质竣工档案同等对待, 从而为竣工档案的归档工作扫清路障。

二、在制度上要注重可行性和执行力

只有制定切实可行的编制与归档办法, 并从制度上加以规范和约束, 才能从根本上保证工程竣工资料的完整与准确, 并使其编制与归档实现标准化。如攀钢集团依据国家有关规定, 借鉴以往的宝贵经验, 制定了新的《工程竣工资料的编制和交付归档实施细则》, 使攀钢工程竣工资料编制与归档的做法和要求以文件的形式确定下来, 使之制度化、规范化, 做到了统一规范、科学管理。工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任, 做到工程建设与资料整理同步进行, 切忌先完成施工任务, 而后补资料的现象发生, 档案资料管理人员要经常深入施工现场, 对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查, 建立过程控制奖罚制度, 督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案的归档工作。

三、在管理上要保证工程档案的系统性

档案工作在传统上属于工作流程的最末端, 在工作层面上处于后台位置, 档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件, 就必须转变工作思路, 提前介入到工作流程的前端。“三同步”即工程立项开始与档案跟踪收集同步、工程建设过程与档案形成同步、工程竣工验收与档案验收同步。在工作中, 档案工作无法对项目建设进行同步跟踪, 关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。为此, 可实行备案和通报制度来解决这一问题。首先, 建立项目档案备案制度。项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案, 使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训, 一方面培养他们的档案意识, 另一方面使其掌握必要的档案管理技能。其次, 建立项目档案工作信息通报制度, 强化对项目档案工作的监督指导, 做到事中管控。强化档案全过程管理, 把各方面的力量集聚起来, 形成齐抓共管的整体合力, 坚持对工程档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则, 保证工程档案的完整、准确、系统, 为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。

四、在人员上要全面强化档案人员、技术人员及施工队伍的综合素质

要想提高工程档案质量, 提高档案人员、技术人员、施工单位项目管理人员的素质是一项有力措施。加强对施工单位、建设单位的工前指导, 使工程管理人员、项目负责人和档案人员在增强档案意识的同时也增加了档案业务知识, 尤其要重点做好档案人员从业素质的培养和提高。档案人员除了要有高度的责任心, 牢固树立爱岗敬业的思想外, 还应熟练掌握业务知识, 在钻研档案学理论的同时, 进一步扩大自已的知识面。在实际工作中, 要注意不断学习工程项目的专业知识, 及时与现场工程技术人员进行沟通和学习, 提高自身的专业审核能力, 使施工技术材料记录齐全、签署完备, 做到竣工档案与实际相符。如审核土建方面档案时, 就要重点审核验槽及隐藏记录、土岩试验及处理记录、基坑回填压实记录、桩基的施工记录和检测报告、建筑材料及构件的合格证、配合比及试验报告等;审核管道方面档案时要审核各种管道的焊接、探伤、脱脂、试压、清洗、吹扫等试验记录及分项质量评定表, 审核电气资料时重点把握高压柜的试验记录, 变压器的安装调试记录, 电缆敷设记录, 绝缘电阻、接地电阻的测试记录等。

浅谈档案信息化建设与工程档案管理 篇8

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”, 这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息, 它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化, 就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化, 就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以, 档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下, 一方面促进档案本身信息进入社会交流系统, 在社会中广为传播, 另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用, 在社会中传播, 广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的, 而是相互联系, 相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用, 狭义的档案资源信息化, 必然与社会发生普遍的联系, 必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播, 形成另外形式的信息, 即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性, 一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响, 成为档案信息化建设的基本推动力。所以, 档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量, 他们的能动性事关信息化建设的成败, 只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识, 认识到档案信息化建设的重要性, 档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心, 才会主动关心档案信息化建设事业, 认真做好信息化过程中的各项工作, 主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合, 促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合, 共同发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。

系统软件的开发应用或完善, 可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广, 逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。

档案信息数据输入是目录中心的基础性工作, 对各职能部门每年移交的大量成果档案资料, 边整理边输入, 从信息源头抓起, 建立统一的数据格式标准, 实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式, 避免重复劳动, 不但能节约人力和财力, 而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。

首先制订密级标准, 对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证, 对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限, 以保障软件系统的安全。

2.3 提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进, 使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今, 在计算机管理渗透的形式下, 计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网, 添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等, 在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.3.1 随着电子文件的大量产生, 如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。

早在2002年, 国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此, 选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件, 有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2档案管理软件的对象是电子文件, 通过选取合适的档案管理软件, 不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的, 而且电子文件作为信息资源, 经过软件的整合和开发, 既是电子文件形成单位的有益积累, 又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3“工欲善其事, 必先利其器”, 选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。

信息化建设理念, 需要科学的档案管理软件作支撑, 单纯以传统方式管理大量电子文件, 绝非明智之举, 档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身, 是疏通信息化建设管理脉络, 提高档案工作质量和效率的关键环节, 在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4从安全角度来说, 优良的档案管理软件自身的安全设置, 如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块, 已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障, 能有效地确保档案信息安全。

3 推行档案信息化管理, 确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程, 这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段, 档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的, 这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度, 信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1加强工程档案信息化建设, 选用适合企业档案管理的软件, 制定工程档案信息化管理的规章制度, 改革不适应档案信息化要求的管理体制, 打破地域和部门分割, 提高工程信息交换及共享水平, 创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度, 逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识, 只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解, 才能参与本单位的软件开发工作, 才能提出正确信息需求, 使系统运行保持在良好状态之中。

3.4数据质量是计算机管理系统成败的关键, 要严把数据关, 保证所输入的数据是全面和准确的, 否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度, 在数据输入之前对数据进行审核, 在数据输入之后进行认真校对。

4 结束语

市政档案管理对市政建设的作用 篇9

关键词：市政档案管理,市政建设,养护和维修,基础资料

市政档案管理的效率,将直接影响整个城市的运行、发展和延续。加强市政档案管理工作,充分发挥其在城市建设中的作用,具有非常重要的现实意义。以通化市市政建设为例,由于汽车拥有量的增多及货车超载等因素,造成通化市市区道路损毁非常严重。2004年至2010年通化市进行了路面升级改造。由于市政工程中大部分是隐蔽工程,埋在地下看不见、摸不着。为了避免在建设施工中挖断电缆、新旧管线相撞、挖坏下水道或堵塞等事故的发生,工程设计人员调阅了大量市政档案,并以此为依据,大大提高了工程设计和施工质量,提升了工程效率,为通化市成为宜居城市作出了贡献。

1 市政档案管理的重要作用

1)市政档案是城市总体规划的基础。在城市建设过程中,市政专业规划是城市总体规划的重要组成部分。不论是新城建设,还是旧城改造,都需要掌握城市所有的道路交通状况、地下管网情况(供水、供热、排水等)及城市防洪抗灾能力等。这些信息的来源与市政档案密不可分。只有做好市政档案管理工作,提供准确详实的基础资料,才能保证规划编制和调整的合理性、科学性和准确性。

2)市政档案是市政工程质量保证体系的重要组成部分。我国国务院审议通过并颁发的《建设工程质量管理条例》中明文规定:“要建立健全项目档案,违反本条例规定,建设工程竣工验收后,建设单位未向建设行政主管部门或其他有关部门移交建设项目档案的,责令改正,处1万元以上,10万元以下的罚款。”我国建设部颁发的《城市建设档案管理规定》中明文规定:“列入城建档案馆档案接收范围的工程,建设单位在组织竣工验收前应当提请市政档案管理机构对工程进行预验收。预验收合格后,由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”这就明确规定了如果工程档案不合格,将无法进行竣工验收,为加强市政档案管理堵塞了管理工作上的漏洞,为严格控制工程质量提供了“尚方宝剑”。由此可见,市政档案是市政工程质量保证体系的重要组成部分。

3)市政档案是市政工程管理、养护和维修工作的依据。市政档案既是市政工程的履历表,又是市政工程的“健康档案”。科学分析市政设施现状,根据不同特点,制定出科学合理的管理养护制度。例如,道路路况档案为道路大中修或改建提供了决策资料,确定了工程的投资规模及见效程度。特别是地下管线及构筑物,哪里发生故障,确定怎样的维修方案,必须查找准确的市政档案。同时,维修改造后的成果,又组成了新的市政档案,为下一步的管理养护工作提供最新的依据。可以说,没有准确详实的市政档案就无法实现城市的可持续发展。

4)市政档案是科技资源的储备库。从事市政建设工作,不但需要充分的物质资源和资金,同时需要设计文件、勘测、施工和预算资料等科技资源。利用现有的市政档案资料,可以启迪思路、开阔视野,促进科研工作的发展。通过现有的市政档案资料的分析比较,有助于探索市政建设的发展变化规律,为市政建设决策者提供依据,为科研指明方向。

2 做好市政档案管理工作的几点建议

市政档案与市政建设是相辅相成的关系,市政档案是市政建设的基础;市政建设的水平,则可通过市政档案反映。

1)认真学习并贯彻执行《城市建设档案管理规定》。从市政建设工作者自身做起,从现在做起,严格按照《城市建设档案管理规定》办事,从档案的收集、整理及归档上做好落实工作,确保档案入馆的及时性、准确性和完整性。

2)建立标准化市政档案。档案标准化是规范化管理的基础,建立统一标准化档案是国家的要求,也是城市可持续发展的需要。市政档案应该严格按GB/T 50328—2001《建设工程文件档案整理规范》的要求,从收集整理到入卷、归档验收、移交,每一个步骤严格把关,必须达到档案标准化。

3)保证市政档案延续性。随着城市的发展,城市对市政工程的要求越来越高,市政工程日新月异,市政档案必须不断更新。城市的点、线、面有所变化,市政档案必须跟上,确保其延续性。

4)市政档案管理自动化。随着办公条件的提高,档案管理工作更应该实现计算机自动化。如把原有文件、图纸、文字性的纸张编入计算机管理系统,建立地下管网监测网络。它可以及时有效地解决城市中不同时间、不同地点出现的各种地下管网问题,从而提高市政档案的利用率,节约经济成本。

5)建立市政档案检查和调审制度。市政档案是市政工程建设、管理养护工作具体实践活动的真实记录,真实性是市政档案的基础与核心。如果不能准确反映工作实践活动,那么档案就失去了它的作用和价值。因此,应定期对重点项目的档案进行检查和调审,确保档案的真实性和准确性。

3 结语

浅谈档案信息化下的工程档案管理 篇10

一、档案信息化建设概念

档案信息化建设, 是指在档案管理的日常活动中应用现代信息技术, 对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。在保持原始档案内容信息不变的情况下使档案管理模式发生变化, 从以档案实体保管和利用为重点, 转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心, 从使档案工作进一步走向数字化、网络化、规范化、社会化。

二、档案信息化建设几点意见

(一) 规范建设档案信息化标准。

目前, 系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏, 而是硬件的功能并没有充分发挥。档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱, 这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃, 它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:首要的是档案业务要规范, 档案标准要建立健全和真正实施, 其中档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节。要推进档案自动化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 档案标准和规范本身也是一个系统工程, 掌握好两者互相促进、相辅相成的辩证关系

(二) 建设档案信息资源。

建设档案信息资源主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的收集。其中档案的数字化主要是指馆藏档案数据库目录建设、各种数字化档案全文数字化和录入数据库。建设档案信息化资源是建设档案信息化的核心和基础, 是一项长期的工作。档案信息是重要的战略资源之一, 它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键, 也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。

(三) 建设档案信息化人才队伍。

推动电子文件归档着眼点要高, 立足点要实, 在规划电子文件归档工作时, 应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发, 顺应其规律, 摸清信息产生的源头, 促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序, 建立归档制度。档案信息化建设, 人才是关键。它不仅需要档案专业人才, 计算机专业人才, 更需要既懂档案业务, 又熟悉信息技术的复合型人才。

(四) 建设档案信息化硬件设施。

实现档案管理信息化所必具备必要的硬件设施, 例如:网络设备、数据库服务器、安全设备、存储设备、计算机、扫描仪等, 它是档案信息交换、传输、资源共享的基础条件, 也是加快实施档案信息化建设的重要前提。

(五) 建设信息化数据库应用系统。

它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。主要包括档案数字化信息的利用、档案数字化信息的安全、档案数字化信息的收集、档案数字化信息的管理等方面。

三、明确工程档案发展的指导方向, 坚决推行档案信息化管理

工程档案的形成过程也就是工程建设的过程, 从工程立项到工程竣工验收的各个阶段, 资料的收集和整理都是由不同的单位或部门来实施的, 这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。

数据质量是计算机管理系统成败的关键, 要严把数据关, 保证所输入的数据是全面和准确的, 否则难以保证系统的正常运行。务必在数据输入之前对数据进行审核, 在数据输入之后进行认真校对。

加强工程档案信息化建设, 选用适合档案管理的软件, 制定工程档案信息化管理的规章制度, 改革不适应档案信息化要求的管理体制, 打破地域和部门分割, 提高工程信息交换及共享水平, 创造更多有利于方便公众利用的条件。

由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 需要通过组织业务学习和技术培训, 使档案管理人员掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起电子文件归档工作的重任。并建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度, 逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识, 多专业配合, 多部门协作, 多环节配套的复杂系统工程, 系统建设发展到目前阶段, 研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策, 十分必要。

摘要：看一个地区和行业档案管理现代化的水平, 主要是看其档案信息化的程度, 但档案信息化建设是不可阻挡的趋势, 现结合自身多年的工作经验, 对档案信息化管理谈几点体会。

关键词：工程建设,信息化,档案

参考文献

[1]汀蓝.档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].科技之风, 2006 (03) .

[2]夏玲.档案信息化建设与当今档案管理的几点思考[J].云南档案, 2010 (03) .