档案信息系统

档案信息系统（精选十篇）

档案信息系统 篇1

1. 以整体水平的提高为原则。

根据系统论思想和集成化的要求, 档案信息化建设的着眼点应是整个系统, 组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平, 并通过网络加以联通, 这样才能发挥整体优势, 提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍, 都可能造成系统的梗阻。鼓励和支持先进单位提高水平, 在一些单位进行较高水平的试点, 以取得值得推广的经验, 对整个系统是有利的, 但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平, 只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

2. 以档案标准化、规范化为前提。

目前, 档案信息化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱, 这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节, 其中, 首要的是档案业务要规范, 档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程, 要推进档案自动化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

3. 以适应的技术选择为基础。

在信息技术发展日新月异的情况下, 选择档案信息化系统的技术路线是十分重要的。目前, 对我国档案信息化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高, 网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促进局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。档案部门对先进技术的潜在需求很大, 但现实的需求又往往跟不上, 宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别, 因此不断发生买了设备不能充分利用、建了网络而传输量很少的情况。因此, 应当推行适应的先进技术, 使经济效益的合理性和技术的先进性相统一。

4. 以数据库建设为核心。

目前档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理系统向信息管理系统过渡的阶段, 完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的务, 要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。它需要计算机技术人员同档案业务人员协同配合, 突出重点, 由单一库向系统库发展。

5. 以管理体制的改进为动力。

档案信息化系统的管理体制, 要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前, 我国档案信息化系统的管理体制存在集中统一管理不力和使用不方便的问题, 以集中统一管理不力为甚。应下决心解决分散现象, 从管理制度上保证业务技术规范、标准的确立, 软硬件的选用, 各层次、各专业的办公自动化都纳入统一的档案信息化系统管理之中, 避免各行其是自建系统, 造成信息分割和资源浪费。

6. 以合理的资金运作为支撑。

档案信息化系统建设是档案部门投资最大的项目, 在资金筹集和管理使用方面, 较好的做法是多渠道筹措资金, 实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合。资金使用上做到按项目管理, 进行项目论证并跟踪考核。目前, 存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项, 档案信息化项目资金大多通过领导特批解决, 为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一, 定名为“金信工程”, 为档案信息化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础, 但要落到实处, 还有许多工作要做。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理, 有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用, 这都有待于今后加以改进。

7. 以信息化人才的培养为保障。

档案管理信息系统需求 篇2

一、我校档案管理信息系统的现状与存在的问题

1、现状：

2、目前存在的问题：

（1）因为档案馆软件系统（C/S结构）服务器在档案馆内部，暂时没有联上校园网，所以各个学院、部门兼职档案人员不能在网上适时归档。在档案的归档程序中，移交档案目录时采取WORD、EXECEL等设计，然后统一移交到档案部门，档案馆工作人员再导入到档案管理系统的数据库中进行归档，这样造成不必要的工作劳动，而且导入工作对专业技术要求较高。

（2）目前档案馆不能进行网上查阅，用户要利用仍然限制在馆内，利用人员必须到档案馆，档案人员在软件系统里查阅出相关档案，然后进行原文借阅管理。现只进行到档案目录的数字化这一步工作。

（3）目前设计的档案管理系统软件，没有和各个部门的子系统链接，信息不能共享。以前各种载体的档案没有数字化。

二、建设的总体目标、指导思想

1、总体目标

以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为学校党政领导、广大师生和社会提供方便、快捷的利用服务。

2、指导思想

数字化档案馆工程建设的指导思想是统筹规划、需求导引、科技创新、持续发展。

统筹规划数字化档案馆建设是长期建设的大型系统工程。工程建设需统筹规划、统一标准。

需求导引数字化档案馆建设的核心是建立各类档案信息资源库，除此之外，还涉及对档案资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程的管理。其建设内容应适应学校的需求，循序渐进，逐步发展。

科技创新数字化档案馆工程是采用现代高新技术所支持的创新工程。它要

求采用海量存储与压缩，人工智能、自动标引、多媒体制作与传输、信息隐藏、不对称加密技术等，通过科技创新，保障数字化档案馆的不断完善。

持续发展数字化档案馆工程建设是一项长期而艰巨的任务，需要纳入到学

校大力发展的信息化建设的大背景中，同时依托专业化、社会化的技术服务，实

现持续发展。

三、对新档案管理系统的需求

1、总体要求：建立基于网络平台的数字化档案馆。

（1）档案管理系统须满足档案业务全部流程全面数字化的需求，建议系统

架构为B/S方式，适应档案管理数据网络传输、共享要求，能够提供校园网、外

网不同层次利用者归档、查阅、档案业务需求使用。

（2）系统建立的数字化档案馆综合应用平台，应包括档案采集、档案管理、档案馆馆务管理、档案利用发布和安全机制等功能。

（3）与我校“数字化校园”管理系统数据同步运行，实现统一身份认证功

能。

（4）能够实现网上实时归档，即各部门兼职档案员在文件材料产生后直接

录入目录并将电子原文件传送到档案管理系统中。

（5）系统能够实现学校办公自动化系统OA等形成的电子文件及时归档，使档案收集在时限上提前成为可能。通过与数字化校园各系统的无缝衔接，以及

对各学院、部门形成的电子文件实行实时接收，用数字化手段对档案业务各流程

进行管理，从而真正意义上实现文档一体化管理，极大地促进档案管理现代化水

平的提高。

2、具体要求：

（1）确保原来使用xxxx软件录入的信息，要全部导入到新系统中。

（2）系统能够实现：档案数据进行接收、整理、归档、鉴定、打印、统计、借阅、库房管理等一系列档案业务管理。

实现了对文书档案、教学档案、财会档案、科研档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、实物档案、电子档案等多种类型的档案管理。

实现了对传统立卷、简化组卷等多种管理模式的档案管理支持。

实现声像档案、照片档案的接收和查询方式的数字化。

（3）系统应具有完善强大的电子文件管理功能，确保电子文件的安全、真

实及凭据性，确保电子原文被档案馆接收后，就不能再被更改。电子文件能够远

程、批量、高速上传，电子文件可以自动转换为PDF格式，自动提取PDF格式

电子文件内容。

（4）系统具有扫描识别功能，可直接连接高速扫描仪。在数据采集过程中，通过影像扫描软件与OCR模块相结合，可轻松实现文档的快速自动录入、数据

自动采集、相关图像优化处理及自动建立索引。可对扫描后电子文件进行OCR

识别形成文本文件，用户基于此进行全文检索。

（5）系统能够实现特殊字符录入，具有文件回收站功能，可实现数据的批

量修改、删除、替换、查重、恢复，著录界面自定义等功能。

（6）系统能够提供目录检索、高级检索、全文检索、跨全宗检索等搜索功

能，查询方式类似于百度、谷歌等搜索引擎，可满足多种条件不同层次用户的查

询需求。

（7）系统能够完成《全国档案事业统计年报》及其任意字段、组合字段等

多种条件统计任务。

（8）档案整理能够实现计算机辅助立卷、提供条形码打印，并与校园一卡

通相连，实现档案借阅、归还自动化。

（9）档案接收、借阅等业务在登录用户的计算机网络平台上有接收或退回、同意下载等业务提示信息并能够设置下载权限、次数、电子文件加密等限制功能。

借出的档案，到期短信提醒，同时用户界面上能够自动提示。到期档案的信息提

示，为档案的鉴定销毁工作提供便利。

（10）系统能方便设置档案信息发布权限、发布内容，提供网上查询、预约

查档或下载、打印原文。系统提供网页式的打印输出方式，用户可以根据具体打

印要求，调整打印格式。

（11）档案管理系统与OA链接，确保文件签发单、文件阅办单、原文等完

整、准确、系统、安全归档，接口能够自动归档，并提供方便可行的中间档案管

理等归类模式。

（12）系统具有实时通信功能，在线用户显示，方便在线传送文件，工作进

度实时统计并具有档案离线输入模块。

（13）系统具有在线编研功能。系统能够提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，主动、定向服务，减少专题信息整合在线编研发布。

（13）系统能够提供中英文成绩单管理模块，方便使用和网上查询。

（14）系统能够实现人员绩效管理、考勤、统计分析。

（15）系统具有单机版本，具有涉密档案解密后安全导入方案。

（15）系统能够进行数据远程备份与恢复。并根据检索条件生成脱机运行的数据光盘，并在光盘中提供数据检索及图像浏览功能。

（17）系统具有售后服务（以后的维护、升级、修改等）。配合系统建立符合标准的数字档案标准，当今后学校档案数据需要进一步与其他管理系统实现数据共享或开放时，该系统有进一步接口升级或扩展的空间。

字段权限身份证读卡

四、对项目承担公司的要求

1、必须是长期从事电子档案领域专业研究的，具有一定规模和自主开发能力的公司；

2、具有自主的电子档案成熟产品，具有较强的项目实施能力及系统集成能力，产品有大量成功运用的案例；

3、具有相应的计算机软件著作权证书，档案管理软件通过国家档案局评测、鉴定；

4、具有涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质；

档案信息自动化系统管理分析 篇3

关键词:档案;信息;自动化;数据库

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察事业从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中，首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、有重点地抓好数据库建设

目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于与由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一部的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

四、实事求是的改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这一是研究自动化系统管理是必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务及时规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心结局方便实用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

五、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理镁用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。

六、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算仅技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给与关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。

七、科学民主决策

浅谈档案管理信息系统 篇4

从目前来看, 我院的档案管理系统已经形成一套较完备的方法, 但是存档的资料越来越多, 传统的人工管理已经不现实, 也逐渐不能满足设计人员的要求, 因此需要一套行之有效的管理手段来管理众多的档案。传统的档案管理需要大量的人和大量的时间去管理和建立繁琐的档案目录和对档案编号, 借阅也很不方便, 随着管理信息的广泛应用, 我院引进了先进的管理信息软件, 大大加强了档案信息资源的开发和利用, 充分利用现代科技来提升社会服务能力, 实现了智能化信息检索, 使档案工作真正发挥围绕中心服务设计人员的积极作用, 使档案管理上了一个新台阶。

原来档案管理处理中心进行信息管理的主要方式是基于手工处理, 最多是用计算机的文本系统打印一些清单, 信息处理工作量大, 容易出错, 时间一长, 将产生大量的文件和数据丢失, 对于查找、更新和维护都带来了不少的困难, 缺乏系统、规范的信息管理手段, 这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。随着科学技术的不断提高, 计算机科学日渐成熟, 其强大的功能已为人们深刻认识, 它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。现在建立的档案管理系统, 把档案的存档和借阅管理等日常管理工作实行计算机统一管理, 以提高工作效率和管理水平, 能随时查询档案的库存量, 以便及时、准确、方便地为设计人员提供借阅信息。作为计算机应用的一部分, 使用计算机对档案信息进行管理, 具有手工管理所无法比拟的优点, 例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高档案管理的效率, 也是企业科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。

众所周知, 在保护电子文件的利用价值上, 一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现, 只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。正如美国档案学者谢伦伯格所说, “个别文件的主题只有同有关的文件联系起来才能够充分理解。如果随意地使文件脱离彼此间的联系…文件作为文献证据的真正意义就会模糊不清, 甚至完全丧失。” (注:谢伦伯格: 《现代档案——原则与技术》)

在数字信息的海洋里, 排列顺序不能解决文件关联的问题。同时, 检索只能找到具有相同的检索要素、符合特定检索条件的文件, 并不等于这些文件之间具有必然的历史联系。一个电子文件可能因为具有许多检索要素而与不同的文件成为不同条件的检索结果, 但与其具有历史联系的文件却是固定不变的。在这种情况下, 如果脱离了历史联系, 电子文件就会像撕碎的照片一样, 是历史的真实记录, 但难以再现历史的真实。案卷正是从保持历史联系的角度成为电子文件利用价值的守护神。

档案信息体系是有层次的。层次高, 则信息量小;层次低, 则信息量大。案卷作为一个中间层次, 具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势, 是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径, 也是提供利用档案信息的重要途径。

一、企业信息集成系统下的档案工作

现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。计算机进行产品的辅助设计 (CAD) 、辅助制造 (CAM) 和辅助数控编程 (CAPP) , 计算机参与企业管理系统的制作文件、统计和数据处理, 进而发展到集合3C的产品数据管理系统 (PDM) 与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统 (MIS) 和制造资源计划系统 (MRP) 等组合在一起的企业信息集成系统。

置身于企业信息集成系统中, 企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后, 适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸, 而其中许多又要承袭老产品的大部分成果, 因此电子图纸显示了比纸质图纸更旺盛的生命力, 保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。此外, 在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中, 如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程, 文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去, 则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确, 无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》, 提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中, 要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息, 要在不同的版本上注明当前的有效资料, 以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台, 要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具, 更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心, 找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息, 在正确的时间、以正确的方式, 传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求, 档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者;档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。

二、电子商务活动中的档案工作

何为“电子商务”呢?电子商务即通过电子手段完成整个商品贸易活动的过程。也就是通过网络来实现从原材料的查询、采购, 产品的展示、定购, 到出品储运以及电子支付等一系列贸易活动。电子商务强调的是在网络计算机环境下, 把买家、卖家、厂商和合作伙伴在因特网 (Internet) 、企业内部网、和企业外部网结合起来的应用。电子商务的核心内容是信息的互相沟通和交流。

伴随着企业电子商务时代的到来, 企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。企业档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的企业内部网而扩展到地区、国内乃至国际范围的整个网络。在这一新的网络环境下, 档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管, 要更多的了解企业需求, 扩大服务内容。一方面配合现代企业的营销手段, 档案人员应同企业领导及专业人员一道, 建立企业信息资料库, 选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网, 宣传自己和展示自己, 吸引客户和占领市场;另一方面从网上获取有效信息为企业领导经营决策和企业生产建设发展提供服务。主动的、全过程地提供产、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息, 建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。这的确给企业档案工作者提出又一次挑战。总之, 档案工作者只有审时度势, 善于用新的思维、新的思路、新的方法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题, 不断挑战规则, 才能永葆档案工作的生机与活力, 不断提高服务水平。

档案信息系统 篇5

一、建设免疫规划系统是档案服务民生的迫切需要

免疫规划工作是疾病预防控制工作的重要组成部分，湖北省自实行儿童免疫规划以来，疫苗针对传染病的控制工作取得了显著成绩。但是随着经济社会的发展，免疫规划档案信息工作与社会发展呈现不平衡的问题，大部分地区免疫规划服务和管理工作停留在简单、落后的手工登记、统计分析的原始手段上，其报告的真实性、准确性和及时性得不到保障，传统落后的免疫规划档案信息的录入和管理方式已难以适应免疫规划实际工作的需要。流动人口的剧增，群众预防接种意识的增强，业务管理模式的不一致，数据标准、编码、接口的不统一，不能实现异地接种和档案信息共享等问题直接影响着民众需求和免疫事业发展。如何建立动态监测的档案信息，提供科学严谨、及时准确的各类免疫规划相关数据，解决异地接种，实现数据共享，为管理部门决策提供依据，更好的为社会服务，为人民大众服务，成为免疫规划工作新的难点和工作重点。2005年省疾病预防控制中心开始免疫规划信息管理系统的开发建设工作。

二、收集档案信息是建设免疫规划系统的基本前提

根据卫生部《关于儿童预防接种信息报告管理工作规范（试行）》（卫疾控发[2006]512号）和湖北省卫生厅《关于开展儿童预防接种信息报告管理系统建设的通知》（鄂卫办发[2007]24号）要求，湖北省自2005年开始实施信息化试点工作，将儿童接种档案的收集纳入信息化工作和免疫规划系统建设。

一是从2006年开始，全面组织全省儿童预防接种信息档案的普查统计工作，组织数据录入，建立报告管理系统；

二是从2008年开始，完成平台权限开通工作，实现客户端系统市、县、乡镇三个100%覆盖，实现2005年以来出生儿童个人档案覆盖率达到98%以上；

三是2009年狠抓客户端数据的覆盖率和数据质量、增大经费投入加快省市两级平台建设，在进一步完善档案信息数据录入的基础上，全面更新全省免疫规划信息化设备、加强人员培训和加大系统维护经费的支持力度；

四是2010年重点抓好省级信息化平台建设工作，2010年6月，湖北省预防接种信息化管理系统平台开通并试运行，12月，全省全面启动各类医疗卫生机构产科接种点新生儿预防接种信息化系统建设工作；2011年4月25日湖北省免疫规划信息系统正式启动。

三、通过免疫规划信息系统提升民生档案服务能力

免疫规划信息管理系统以接种单位儿童预防接种信息管理系统客户端软件为基础，包括湖北省免疫规划之窗、预防接种信息管理平台、免疫规划办公自动化系统、免疫规划gis系统、免疫规划信息服务中心等五个部分，其主要的功能就是服务儿童免疫防疫工作，服务民生工作。

1、湖北省免疫规划之窗。湖北省免疫规划之窗由首页、工作动态、免疫预防知识、接种门诊、接种查询、专家咨询、公众投诉等7个界面组成，以简洁的展示风格，紧握“实施免疫规划、保障和谐、促进健康的主题”。建设以事务链为中心的网站展示系统，体现服务型单位形象；整合网上服务项目，实现对人民群众的“一站式”服务，建立方便、高效的渠道，使人民群众能够获取相关信息知识，逐步实现单位与人民群众的互动式交流。

2、湖北省预防接种信息管理平台。湖北省预防接种信息管理平台是解决免疫规划的业务应用平台，由新生儿接种、基本信息、常规接种、群体接种、免疫监测、疫苗流通等6个子系统组成。覆盖了省、市、区（县）卫生行政部门和疾病预防控制机构、乡级预防接种机构、医疗卫生机构产科接种点等相关部门，及时、准确和完整的收集免疫接种情况、疾病监测情况、单位情况、人员情况、辖区人口情况等基本信息，通过计算机技术对数据进行利用和深度挖掘，对全省的免疫接种、发病和疫苗使用等情况进行统计分析汇总，为管理部门提供决策依据，实现免疫规划工作的一体化管理。

3、湖北省免疫规划办公自动化系统。湖北省免疫规划办公自动化系统由个人办公、在线交流、意见建议、工作动态、文件流转、工作任务、文档共享、车辆管理、会议管理、人员管理、网站管理、数据字典、系统管理等13个功能模块组成。通过办公自动化系统，无缝连接各级下属机构；建成手段先进、反应灵敏、制度规范、队伍健全、运行高效的集档案信息采集、分析、交流、发布为一体的，满足对日常工作业务要求的系统信息化体系。同时以网络为依托，建立起符合免疫规划管理体系和科学的宏观决策体系。

5、湖北省免疫规划信息服务中心。湖北省免疫规划信息服务中心由最新通知、帮助中心、程序下载、联系我们等5部分组成，帮助用户及时了解最新信息及动态，发布软件操作指南，软件故障处理小教程，发布软件升级及相关升级用的软件模块，方便用户尽快的联系相关部门解决问题及疑惑。

四、免疫规划信息系统建设推动档案事业科学发展

1、在为接种机构服务中完善档案信息资源。全省近2500个接种点，分布在乡/街道、村/社区，利用pc机和读卡设备，使用客户端软件，完成数据采集、处理和管理等功能。产科新生儿接种管理，完成新生儿卡介苗、乙肝第一针接种管理和新生儿基本个人档案信息的采集。全省17个市州，市级应用覆盖率为100%；全省102个县（市、区），县（市、区）级覆盖率为100%；全省1300个乡镇（街道）应用覆盖率达到98%以上；全省1831个接种门诊应用覆盖率达100%；全省医疗机构产科1567个应用覆盖率达100%。

2、在为管理和决策机构服务中加大档案资源建设。通过免疫规划系统数据中心实现数据共享，利用建立的gis地理信息系统、办公自动化系统、预防接种信息管理系统进行管理、分析、决策。通过平台建立预防接种儿童个人档案，实现接种信息登记、通知服务。全省0～6岁实施预防接种的儿童，收集个案为4187259人，2005年以来个案覆盖率达98%以上；成人接种（特别是甲流应急接种）收集个案达430多万，覆盖率达85%以上。全省1745个接种机构，进行了异地儿童接种数据交换，交换儿童数达379478个。

浅谈商业系统档案管理信息化 篇6

一、档案管理信息化的重要性

（一）符合信息化时代要求

随着现代科学技术的发展、信息化时代的到来，人们对电子信息资源的使用和要求越来越大。如果我们不充分认识档案管理信息化的必要性和迫切性，会大大地阻碍我们自身档案管理水平的进步，而且，也不符合信息化时代的要求。

（二）可以大大增加信息存储量

传统的档案存储一般是以纸质为载体，这种载体有以下几个弊端：第一，只能记录文字、图表和图形等信息；第二，不易于保存。纸张很容易受潮、被虫子咬，导致字迹不清、无法辨认；第三，传播速度慢。而电子档案可以保存大量的信息，它除了能够记录下文字、图表、图形外，还可以附有各种声音、动画等媒体信息，传播速度也要远远超过纸张。它给人们的直观性、易操作性是传统的纸质档案载体所没有的。

档案管理信息化是一个循序渐进的过程，我们既要重视传统技术的研究和改造，又要开发、利用现代化技术，最终使传统和现代技术有机结合，顺利实现档案管理信息化。

二、档案管理信息化工作的现状

（一）档案管理信息化的重视程度不够

长期以来，很多人都认为，档案管理工作就是抄抄写写，把存档的材料保管好，不丢失，不泄密就行了，没有什么技术含量，谁都可以做。甚至有些单位的领导，对此也是这种看法，严重影响了档案管理信息化工作的进程。

（二）档案管理信息化的水平不够

要想实现档案管理信息化，就要有具备现代化管理水平的档案管理者。然而，从目前我国商业系统档案管理人员来看，大部分在本科或专科阶段都不是学习档案管理专业或计算机专业的，他们缺乏专业的档案和计算机管理知识，对档案管理的重要意义以及档案管理工作都不是很了解，更别提现代化的管理水平了。

（三）档案管理信息化的设备落后

由于对档案管理信息化的重视程度不够，缺乏信息化管理水平的管理者，就导致很多单位的档案管理部门不受重视，很多资金流入是朝向购买更先进的设备仪器、优化办公条件，这就导致档案管理设备无法及时更新，先进技术及高端管理人才无法引进，这样的结果，只能使档案管理更加落后。

（四）档案管理现代化的制度不健全

很多部门，仍然采用手抄、纸质存档，即便使用电子文档，在存储、 保密方面，也达不到标准化、规范化的要求，对电子档案的“原始性”缺乏重视。

时代的进步，社会的发展，科学技术的飞跃，已使档案管理信息化成为必然。但笔者通过对目前商业系统档案管理工作现状的分析，认为要实现档案管理的信息化，仍有很长的路要走，有很多工作要做。

三、档案管理信息化的对策

（一）档案管理者要具备现代化的管理水平

换句话说，信息化的档案管理者，除了要求具有专业的档案管理知识、熟练的档案管理操作技能外，还应该在思想上具有现代化的管理意识，具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前商业系统的档案管理人员普遍存在这样的问题：计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄。所以，加强对档案管理人员在计算机及信息技术方面的培训，提高综合素质，是档案管理现代化进程首要解决的问题。

（二）档案管理设备要及时更新

设备是档案管理现代化的基础，技术是档案管理现代化的支撑。有了新的设备，才能引进新的技术，才能聘请高端人才来管理，才能逐步实现档案管理现代化。这几方面密不可分，也至关重要。

（三）配备使用的档案管理软件

档案信息系统安全方面存在问题剖析 篇7

一、档案信息系统存在的不安全因素

1. 档案信息系统自身的不安全因素。

一是档案信息集中化带来的风险。在信息时代, 海量数字档案信息的存储需求越来越大, 这就使得档案信息不断趋于集中化。在一定程度上, 档案信息的集中减少了档案信息系统的管理成本, 促进了档案信息的资源共享, 提供了进一步挖掘档案信息资源价值的可能。但与此同时, 数据大集中也给档案信息系统的安全带来了更大的风险, 一旦档案信息系统所在地遭受灾难, 将会使整个地区的档案事业陷入困境, 产生灾难性后果。二是档案信息载体的脆弱性。随着现代信息技术的不断发展, 档案部门早已不再单一地使用纸质档案载体进行存储, 磁带、磁盘、光盘、硬盘等新型存储载体已越来越多地在档案部门普及开来。这些载体的出现, 在一定程度上给档案信息的存储提供了便利, 但由于这些载体本身极容易受到磁场、温度、湿度、灰尘等环境条件的影响而失去可用性, 所以存储于其上的档案信息也极容易受损或丢失。因此, 在平时的工作中, 针对这些存储载体的脆弱性, 必须充分做好档案信息系统的备份工作, 以防止档案信息内容的丢失与损毁。三是档案信息对系统的依赖性。由于档案信息系统是完全构架在计算机、网络和交换设备、存储设备等庞大的、复杂的软硬件系统之上的, 档案信息一旦离开这些系统, 后果不堪设想。一方面, 随着计算机技术的进步, 软硬件系统不断地更新换代, 原有的系统由于过时而被淘汰, 而存储于原有系统上的档案信息极有可能会由于系统的兼容性问题而无法识读。另一方面, 档案信息赖以生存的计算机系统也会由于种种原因发生故障, 若平时没有对档案信息系统进行备份, 那么灾难一旦发生, 后果不堪设想。

2. 档案信息系统外部的不安全因素。

通过对影响档案信息系统安全因素的详细分析, 我们可以看到, 一些自然的或人为的灾难无时无刻都在威胁着档案信息系统的安全, 这些灾难一旦发生, 将会给档案信息系统带来巨大的损失, 有些损失甚至无法弥补, 但目前档案信息系统的灾难备份现状却不容乐观。

二、档案信息系统灾难备份存在的问题

(室) 系统内很少有对档案信息进行跨城域异地保存的单位, 大部分档案部门还只是停留在本地备份的阶段上。由此我们可以看到:现如今对档案信息系统完全不采取备份措施的部门已经不多, 但备份不足的却较为普遍。参照国际SHARE78标准所规定的容灾级别来看, 我国的灾备工作仍旧处在级别的最低端, 事实上这一层根本不具备真正灾难恢复的能力, 因此, 一旦档案信息系统遭遇地震、战争等大规模的灾难, 这种本地备份的方式根本没有任何的抗灾能力。

2. 备份技术落后。

目前来看, 档案信息系统的备份技术多采用档案信息拷贝备份、磁盘阵列方式备份、双机热备份等三种备份技术。档案信息拷贝备份是指将计算机信息管理系统以及重要的档案信息部分或全部拷贝到磁盘、磁带、光盘等存储载体上, 并单独保存在专用库房。磁盘阵列方式备份是指为计算机配置多个磁盘, 其中部分磁盘可互为备份, 用以存储关键档案信息。双机热备份是指用两台服务器同时提供服务, 并且相互不断地对另一台服务器的运行状态进行监控, 出现故障后立刻将业务从一台服务器转移到另一台服务器。这三种备份技术对于平时的一些局部范围内的小灾难具有防御作用, 但由于它们本身的局限性, 一旦遇到类似汶川地震这样无法抗拒的大灾难, 是根本不具有抵御灾难的能力的。

3. 备份管理不善。

目前, 许多档案部门都认为只要对档案信息系统进行备份就可以高枕无忧, 不需要再增加投入进行灾备管理。殊不知任何存储载体的保存期限都是有限的, 若对备份不及时进行更新或转存管理, 一旦发生灾难, 需要利用备份数据恢复系统时, 许多备份就会因为载体损坏、数据无效、系统不兼容等问题而无法起到备份作用。

档案信息系统是现代社会信息系统中最重要也是直接关系人们社会活动能否正常进行的社会性信息资源系统。目前, 档案信息系统的建设正处于起步阶段, 各方面的灾难备份措施还不到位, 一旦发生一些无法预料的人为或自然灾难, 档案信息系统必将遭受重创。这值得我们高度关注并给予充分的重视, 并及时采取必要的措施予以应对, 以减少档案信息系统安全问题的出现。

参考文献

[1].周晓英.档案信息论[M].中国人民大学出版社, 2000

论档案信息自动化系统建设 篇8

1. 自动化必须提高档案标准化、规范化水平。

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2. 自动化建设要着眼于提高系统的整体水平。

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3. 有重点地抓好数据库建设。

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学管理。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，建立数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高。

4. 慎重选定技术路线。

在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

5. 实事求是地改进管理体制。

档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力,不具备这些条件,从集中向分散过渡,反倒有可能退回到分散式。

6. 充分发挥系统建设资金的使用效益。

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。

7. 构建网络实体,配备管理软件。

将档案信息自动转化为数字化信息,就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源,要实现这一点,必须依靠网络。构建档案馆内部局域网,并接入外部网或者互联网,是信息化建设得以进行的必要基础。只要有足够的资金,购买充足的设备,很容易按照自身要求构建起网络实体。

浅析医院档案中病案管理信息系统 篇9

一、病案管理信息系统

病案信息贯穿医院的整个医疗过程始终, 按照病案的形成和使用规律, 归档文字、图表、影像等材料, 把医疗工作中每个环节产生的大量信息资源, 进行收集、整理、加工、统计、分析、查询及推断大量数据等进行的病人住院资料的管理, 是医院实行医疗活动的所有记录。随着医院档案管理现代化的发展, 病案管理日益显示出它的重要性, 具体表现在:病案是医院管理的重要信息资料, 病案是医师对疾病情况充分调查研究后进行综合分析和整理的记录, 病案是各类医疗统计资料的原始依据, 对医疗水平的提高具有直接的促进作用, 通过病案可以了解医疗质量, 进行质量分析和经济评估, 能对医学临床案例进行分析研究, 对医疗纠纷、伤残事故的处理提供重要依据, 对医学事业发展起着推动作用。

病案管理信息系统利用计算机相关技术及管理手段对医院档案中的病案信息实行的现代化管理系统。它包括了病人主索引录入与查询、病案首页编目、医疗数据统计和病案流通为一体的网络化管理系统, 是医院档案管理信息系统中一个重要的子系统。它能实现病案信息资源的共享、能促进病案管理的工作效率和病案与统计的一体化、病案流通的追踪化、信息查询的网络化、病案管理的标准化等功能, 真正成为了医院信息管理的中枢。

病案管理信息系统涉及内容广泛、复杂, 注重国外病案管理软件的先进性, 包括四个子系统:即病人信息、病案编目、医疗统计、病案流通。病人信息子系统实现患者住院基本信息的主索引录入、查询、合并等功能, 病案编目子系统实现病案首页录入、病案检索、疾病和手术字典库维护等功能, 医疗统计子系统主要实现各种统计, 病案流通子系统实现病案流通统计。

在国内, 大多数医院病案管理部门已经运行计算机管理, 但在具体执行时还有所欠缺。存在着系统缺乏开放性和适应性, 开发效率及质量低下, 软件发展模式呈断续性, 没有一个长期更新、完善的机制等问题。

二、病案管理信息系统技术

病案信息体现了医院各个主要工作部门的信息聚合, 是一个相对比较规范化的行业, 是医院信息最主要节点和信息源, 能真实准确地反映每位病人的诊断、治疗、护理等信息, 在医院所有信息中数量最大, 使用频率最高, 它要求系统必须具备充分的开放性和适应性, 因此病案管理信息系统应具有如下功能:标准化、规范化的信息分类代码, 移植性和扩充性。一致性和完整性, 数据容错校验与恢复再生功能, 开放性和适应性, 兼容性和通用性并且管理系统应采用多级密码管理, 保证系统功能的扩展、完善和后期字典维护。保证数据的唯一性和准确性, 充分考虑未来业务发展对整个系统的影响, 符合医院档案别管理信息系统的要求。

病案管理工作的特点对系统设计高, 所以做病案管理信息系统开发时要严格遵循软件工程规范实施, 采用对用户开放的设计方法, 做到系统的规范化和标准化, 系统的实用性和方便性, 系统的扩展性和灵活性, 系统的舒适性和易用性, 病案管理软件大量使用容错技术, 在系统安全性功能方面避免误操作的错误和损失。保证系统的稳定性和可恢复性以及系统的安全性和保密性。真正做到系统设计思想和代码标准与医院信息系统的核心平台一致, 能体现医院整体的医疗水平和效果, 实现医疗数据的高度共享。保证用户录入顺畅、方便、快捷、易查找, 并充分考虑未来业务发展对整个系统的影响, 提高数据的录入速度, 从而提高病案管理的工作效率。提高医疗信息的统计质量, 尽可能使系统发生故障的机会降低, 并保证系统中数据的安全。

三、病案管理信息系统的系统设计

病案管理信息系统采用结构化系统开发方法, 是目前最成熟、应用最广泛的方法。其阶段划分为系统开发准备阶段、调查研究及可行性分析阶段、系统分析阶段、系统设计阶段、系统实施阶段、系统运行管理及评价。要力求完整、明确, 并提交可行性报告, 构造出新系统的逻辑模型, 进行物理模型设计, 把系统设计阶段的工作付诸实现, 最后确定系统目标的实现程度, 对系统建成产生的效益进行全面评估。

它包括病案管理信息系统数据库设计、系统体系结构设计和系统功能模块设计。

在病案管理信息系统数据库设计中必须严格执行系统数据库设计原则, 要符合卫生部《医院信息系统基本功能规范》的要求, 病案与统计在同一子系统中, 生成报表数据库, 规范的疾病名称代码信息库, 能支持上千张床位的大型综合医院的大批量数据处理, 大量数据查询快速定位的设计以及系统协调一致性的设计;系统数据库结构特点必须从病案数据自身的特点分析, 按照关系数据库规范化理论进行数据库设计, 并且病案数据中, 有许多数据项有标准编码;对于系统关系数据表的设计必须使表设计要满足数据库设计的3NF要求, Oracle数据库管理系统要求每个表的主键值必须唯一, 要使应用系统的容量体现在某些表的某些字段上, 并根据系统的数据流图进行系统数据分析, 根据各模块的实际要求保证数据的完整性。

系统体系结构设计要求有一个较大的存储共享空间, 并采用集中处理式结构和分散处理式结构进行实施。系统需要稳定可靠, 要具有较大的性能价格比, 管理信息系统软件完全一致的C/S体系结构。

系统功能模块设计主要分为病人信息、病案编目、医疗统计、病案流通。病人信息子系统同时安装在住院登记处和病案室, 病案室与住院处实现病人信息的共享, 统计模块实现病人索引总数的工作量统计等。编目模块主要为病案编码管理功能, 病案查询模块实现病案检索等。

参考文献

智能档案库房管理信息系统结构设计 篇10

我国现有国家重点档案1200万卷, 有重要保存和参考价值。对于损毁后的修复不仅费用贵, 而且有些无法修复, 将造成非常重大的损失。因此在档案损毁前做好预防保护工作异常重要。

一、构建智能档案库房管理信息系统的重要意义

近几年来, 各类档案库房建设已经越来越受重视, 档案的保护工作有所加强, 但总的情况却不容乐观。关于库房的保护措施, 制度规定, 库房条件设定还很不理想。据调查, 档案安全工作符合要求的仅约占60%, 其余40%的档案安全工作都存在或多或少的问题。

(一) 影响因素众多, 传统管理模式困难

影响档案安全的因素特别多, 不论哪一个因素被忽略会导致严重问题。

1. 温度和湿度

温度和湿度对文档而言至关重要, 文档的保存必须在适当的温湿度下。不适当的温湿度对纸张、字迹、胶片、磁带等档案载体材料有着破坏作用。不仅如此, 温湿度是否稳定也影响文档的保存。

2. 强烈光线

强烈光线对档案也有较强的破坏作用。光线强射, 时间一久, 可使案卷渐渐变质、变脆, 文件字迹褪色。

3. 火灾

火灾会对档案造成无法补救的损失。档案库房电线老化, 电路设备超负荷运载, 这些都可能成为火灾诱因。如果工作人员忘记关水断电, 就极有可能发生火灾, 造成严重后果。

4. 害虫蛀蚀

由于档案绝大多数都是纸质保存, 这就很难避免虫蛀。全国各个地方的档案都受到不同程度的虫蛀, 尤其是高温潮湿的南部地区, 受害虫蛀蚀就越发严重。

(二) 智能化管理提高工作效率, 最大程度保护档案安全

传统的手工管理或者半自动管理的方式, 主要依据人来观测库房环境是否在规定范围内, 不仅增大了人员的工作量, 而且不能及时的发现问题。采取智能档案库房管理信息系统, 能有效避免传统的手工或半自动管理方式的弊病, 节约运行成本和管理成本, 从而提高档案管理的工作效率。通过采用智能库房管理信息系统, 可以使工作人员更高效的工作, 档案行业也将更好更快的发展。

二、智能库房管理信息系统结构设计

(一) 智能档案库房管理信息系统的功能

智能档案库房管理信息系统的目的是及时发现库房可能出现的异常, 以确保将由于环境导致的档案资料损失降到最低。为实现这一目的, 智能档案库房管理信息系统必须具有的职能有:

1. 信息收集

智能控制工作必须建立在掌握了充分的信息基础之上, 脱离于信息的控制工作是无法开展的。信息收集是前提, 只有在掌握了充分的信息资料的基础上, 才能进行有效的信息分析与决策。因此, 信息收集必然成为智能档案库房管理信息系统必须实现的首要职能。智能传感器收集的对象主要是上文提到的影响库房环境的若干因素。

2. 智能分析

通过监测所得到的库房环境的各种数据需要进行危险性质和危险程度的分析判断。如果数据出现变动, 系统必须能够对监测结果进行识别并做出控制。如果是合理范围内的变动, 记录数据并分析变化的规律。如果已经超出了合理范围则必须马上进行调控。

3. 智能控制

系统能够分辨是自动调控环境还是需要档案管理人员的干预。对于异常数据需要告知档案管理人员, 从而了解整个库房的情况。

4. 自学习

跟踪监控已经应对的危险信息, 将此类信息反馈回数据仓库, 并持续监控直至该信息相对稳定。通过对结果的反馈, 能有效预防危险的产生。

能自动学习专家应对危险情况采取的措施。下次遇到类似问题, 系统可以自动完成。

(二) 信息收集子系统

库房环境信息的数据收集是否全面直接影响到整个系统的效率。一套完善的智能化信息收集系统, 实现管理工作的全智能化。

目前对于档案库房环境监测预防很多都是采用使用温湿度计, 放置消防器材等方法, 导致整个库房设备繁多, 各自独立, 使用起来非常困难, 耗时耗力。而且不能及时的发现库房环境异常, 导致重大损失。因此可建立智能传感器, 例如库房温湿度测控系统、消防自动报警系统和闭路电视监控系统。

技术的进步使智能传感器的智能程度不断提高, 例如实现神经网络分析、模糊控制和遗传算法等, 同时体积的微型化使智能传感器更便于在档案库房中使用, 实现使用一个微型设备就可监控整个库房环境。

通过智能传感器将这些环境数据都收集起来, 并进行数据的分析。

这里包括温度, 湿度, 声信号等数据的获得, 其中对于模拟信号还要进行信号数字化处理。

通过感温湿度探头的设置, 自动记录保存库房温湿度变化数据, 实现远距离的温湿度监测和报警。

虫害信息的收集更加复杂, 需要确定是否有虫害, 对于已经确定发生的库房害虫的数量, 种类及危害程度, 害虫处于幼虫还是成虫阶段。对害虫发出的吃食和爬行声信号进行分析, 从而找出有用的信息。一般害虫信号都有一定的波段频率。可以根据波段频率来确定害虫种类, 害虫所处成虫阶段。波段频率信号强度的大小来确定虫害程度。

如果库房温湿度适宜, 那么害虫繁殖加快, 害虫种类也增多, 那么检测到的声音信号将会在短时间内迅速增加。因此监测声信号强度随时间的变化率是发现库房害虫的重要技术指标, 适宜的环境温度和相对湿度是库房害虫的发生和繁殖的重要条件, 本系统也随时监测环境温度和相对湿度这两个重要的参数。将多个相关参数进行信息融合, 通过数据关联、相关和组合等方式以获得对被测环境或对象的更精确识别。

(三) 智能分析子系统

将在信息收集子系统得到的数据存入到数据仓库, 并对数据进行分析, 判断最适合档案的环境数据。

档案信息库存储的是档案库房所处的地理位置, 档案的材质, 档案已保存的时间等信息, 在进行智能分析时需要根据档案所在位置和自身材质来调节最适合的环境。

专家库中存储的是各种参数指标, 例如温湿度的合理范围。我国幅员广阔, 气候条件不一。根据国家档案局颁布的《档案馆温湿度管理暂行规定》, 档案馆库房的温湿度都是有明确的规定的。温度在14℃～24℃, 也就是说档案馆库房的温度必须介于这个期间, 是不能超过这个范围的。相对湿度45%～65%, 也是必须在这个范围内, 不能超过。在这个范围内, 由于昼夜温差湿度的波动, 温度在土2℃, 相对湿度在土5%以内。这个规定只在一般档案库房适用, 对于特殊的档案库房, 例如存放胶片、光碟等特殊材质的, 规定有所不同。所以专家库里需要有国家规定的温湿度范围, 还需要所处地理位置的温湿度范围, 对应不同材质的档案的温湿度范围。

根据测定, 在15℃左右的库房里纸张可保存100年。但在25℃的库房纸张只能保存50年。所以通过记录库房内的数据, 将档案保持在最佳的保存环境。档案库房的最佳环境数据也是智能分析子系统需要获得的。

对超过合理范围, 将需要调节的数据存入数据库并送达到智能控制子系统。

(四) 智能控制子系统

智能控制子系统主要是自动报警和联动智能控制。由智能控制器、智能报警系统、广播报警系统等组成。

如果库房发生情况, 所有智能监测装置将对现场信息进行收集, 将收集到的信号进行智能分析向智能控制子系统发送。智能控制子系统在得到相关的信息后, 根据电脑中存储的程序调用相关设备, 例如针对火灾情况, 通过联动装置来放下防火门, 自动关闭电梯, 自动打开消防水泵, 自动开启灭火装置, 打开排烟装置, 并极大限度实时寻找最优疏散路线, 将损失降为最低。库房智能化管理系统将收集实时发回的各类数据, 对数据进行分析, 汇总, 计算, 显示出火灾发生位置, 火势蔓延程度, 正在采取的措施, 并用各种手段, 例如广播, 短信, 无线电等方式将最优疏散路线发送给在场工作人员, 使工作人员能及时了解现场情况并及时采取相应的措施。

(五) 自学习子系统

跟踪监控已经应对的危险信息, 将此类信息反馈回数据仓库, 并持续监控直至该信息相对稳定。通过对结果的反馈, 能有效预防危险的产生。而且记录专家每次应对措施, 以后遇到类似事情, 将调用记录, 自动解决相关问题。

每一次的信息和调控措施都记录在数据库里, 可通过特定算法计算出最优的解决方案, 例如对于虫灾的联动控制中, 对于不同程度和不同类别的虫害, 采取哪一种灭虫方案才能最快的解决问题。

三、结束语

档案馆建设正在朝智能化迈进, 档案管理已经不是简单的文件保护, 而是馆库现代化, 设施安全信息化。档案库房管理智能化已经是档案库房, 图书馆库房等进行管理的一种全新趋势。将现代化技术运用于档案学领域是必不可少的, 专业技术人员掌握相关的智能化知识和了解相关的智能化信息系统的结构设计对其工作是非常有帮助的。随着科技的不断进步, 智能档案库房管理信息系统会不断完善, 这将成为新的发展趋势。

参考文献

[1]丛筠.加强档案安全保护之我见.山东档案, 2007 (3) .