Access数据库在企业采购管理中的应用

2023-01-11

长期以来,很多单位物资管理工作中的信息管理是采用人工的方式,要付出大量人力,填写各种表格、凭证、帐册、卡片和文件。由于信息是随着时间不断变化的,各业务部门对信息的使用要求也个不相同,所以要按照不同的分类经常不断地汇总、统计,这种手工操作的信息管理方式,不仅浪费人力,而且存在许多缺点:(1)处理速度慢,影响信息及时性。(2)容易出现错误,影响信息精确性。(3)不便于查询。(4)缺乏综合性,不能起控制作用。因此,发展以计算机为基础的物资管理信息系统已是十分迫切和必要了。

管理信息系统的建立,是一项综合性的工作,必须先制定开发计划,确定目标,再作可行性分析,合理选择计算机管理的方向和具体项目。物资管理具有以下特点。

(1)物资管理模式比较固定。在任何企业或其它组织内部的管理体系中,物资管理作为一个子系统,有相对完善的管理制度,相对确定的管理流程。在企业或其它组织中,物资管理的方法大同小异,相对统一。(2)物资管理具有比较完整的数据资料。一般物资部门都建有单据、台帐、统计报表组成的手工信息处理系统,长期积累了大量数据,完整而充足的原始数据资料,是管理信息系统开发的基础,对于系统分析、方案论证、系统设计都是十分重要的。(3)物资管理信息存储量大、输出要求高,往往一种输入信息要按不同的要求加工后作多种输出。所以物资管理适合于用计算机来管理。(4)物资管理信息系统建立的条件比较成熟。一般企业或其它组织的决策者,大都能认识到物资管理的重要性,会在开发过程中给予支持。

1 Access数据库管理系统简介

Access是一个基于关系型数据库模型基础上建立的数据库管理系统软件。数据库应用系统的开发者都是在Access数据库管理系统环境下编写相应的应用程序,以形成一个能够满足应用需求且操作尽可能简单的应用系统,被称之为二次开发。应该说,它具有良好的二次开发支持特性。无论是从应用还是开发的角度看,它都具有很多特性。

1.1 Access数据库特性简介

使信息易于查找和使用

为简便地查找信息提供易于使用的工具,可以提供与Office软件包中的其他应用程序的一致性和完整性。

(1)支持W e b功能的信息共享。A ccess2000以上版本增强了Web应用功能,使得Access可以通过企业内部网络很简单地实现信息共享,而且它可以很容易地将数据库定位到浏览器中。它将桌面数据库的功能和网站的功能结合在一起。

(2)用于信息管理的强大解决方案工具。高级用户和开发人员可以创建那些将Access界面的易用性和SQL服务器的可扩展性和可靠性结合在一起的解决方案。

(3)具有完备的数据库窗口。可在Access容纳并显示多种数据操作对象,增强了Access数据库的易用性并与Office软件包中其他软件的统一界面保持一致。

(4)提供名称自动更正功能。自A ccess2000开始,Access可以自动解决当用户重新命名数据库对象使出现的常见负面效应。例如:当用户重命名表中的字段时,Access将自动在诸如查询的相关对象中进行相应的更改。

(5)具有子数据表的功能。自Access2000开始,Access可以支持的子数据表功能可以使若干相关链的数据表显示在同一窗口中,提供了一种嵌套式视图,这样就可以在同一窗口中专注于某些特定的数据并进行编辑。

(6)可以采用拖放的方式与电子表格共享信息。用户只需要简单地Access对象从数据库容器拖放至电子表格中,即可将数据导出到电子表格中,从而方便了这两个软件的交换数据的操作。

(7)具有数据访问页功能。2000版本以上的Access具有此功能,该功能可使用户快捷方便地创建数据H T M L页,并通过数据H T M L,将数据库应用扩展到企业内部网络上。这将帮助用户可以快捷、高效的共享信息。

(8)共享组件的集成。Access利用新的Office Web组件和位于浏览器中的COM控件,为用户提供了多种查看和分析数据的方式。

(9)Microsoft SQL Server的交互性。Access支持OLE DB,使用户可以将Access界面的易用性与诸如Microsoft SQL Server的后端企业数据库的可升级性相结合。

1.2 数据库对象介绍

Access数据库由“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“宏”及“模块”6个部分组成.功能强大、操作直观.。对于本单位的用户来说.使用频率较高的有“表”、“查询”、“窗体”、“报表”4个部分。使用方便、效率高,是管理者的好帮手。“表”主要用于建立库结构。“查询”主要用于方便查找需要的内容。“窗体”输入界面,“报表”用于数据的分项分类输出。“宏“是一个或多个操作的集合,每个操作实现特定的功能。“模块”是程序的集合。

(1)表。表是数据库信息进行修改、增删的地方。它与其它几部分密切相关。如要建立数据库。Access程序库提供建“表"向导,只要跟随“向导”循序渐进即可。

(2)窗体。窗体一般作为数据信息的输入界而。通过它可以向一个窗体表或多个窗体表中输入数据信息。使用者只要遵循窗体向导就可顺利建立所需要的窗体。然后就可向窗体输入信息。

(3)查询。查询是对所有在Access数据库的项目或成果进行综合的统计分析和数据的查询。

(4)报表。报表是对数据进行查询、分析、统计后输出的载体。

(5)宏。宏可以使某些普通的、需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动完成,宏可以是包含一个操作序列的宏,也可以是若干个宏的集合所组成的宏组,一个宏或宏组的执行与否还可以用一个条件表达式的是否成立予以控制。

(6)模块。设置模块的过程也就是使用VBA编写程序的过程。在Access中,VBA有两种基本类型:类模块和标准模块。

2 管理信息系统的设计与实现

2.1 企业系统规划方法应用的工作步骤

第一步是定义四川材料与工艺研究所所企业目标,这要在各级管理部门中取得一致的看法,明确企业的方向,系统直接支持这些目标。

第二步四川材料与工艺研究所所业务流程重组,找出单位管理过程哪些是正确的,哪些是低效的,需要在信息技术支持下进行优化处理,还有哪些过程不适应计算机信息处理的特点应当取消。

第三步是定义数据类,数据类是指支持业务过程所必须的逻辑上相关的数据,对数据进行分类是按业务过程进行的,即分别从各项业务过程的角度,将与该业务过程有关的输入数据和输出数据,按逻辑相关性整理出来归纳成数据类。

第四步是定义四川材料与工艺研究所物管信息系统总体结构,定义信息系统总体结构的目的是规划未来的信息系统的框架和相应的数据类,总体结构所取的形式是一群相互有关的信息系统和要被管理的有关数据,由总体结构出发,可以识别出每一系统,具体实现可利用U/C矩阵。

2.2 物资管理信息系统实现目标

四川材料与工艺研究所物资管理信息系统的构建,以满足企业发展的需要和提高管理效益为目的。重点解决采购物资的采购计划管理、合同管理、物资采购和供应商管理的信息集成问题,达到以下目的。

该系统技术性能指标是:具有良好的开放性、高可靠性、安全保密性,具有较高工作效率,人机界面友好,易于扩展和维护。

该系统功能目标有以下几点。

(1)提高计划准确率和工作效率,疏通信息渠道,加速信息反馈,提高数据准确性,使编制计划建立在以信息为基准的科学方法上,用计算机代替手工操作,共享数据将减轻业务人员的工作负担使之从繁琐重复的劳动中解放出来,促使信息流与物流同步,促进管理科学化程序化。

(3)要让物流、数据流、控制流畅通并形成一个完整的闭环反馈系统。整个物资供应管理系统要以计划和控制为主线,充分体现物流、信息流、控制流有机集成的管理思想。同时,物资的管理效率体现在对信息的采集、传递、处理加工过程中,信息流是物资管理过程的影像。

(4)要有丰富的监控、考核、管理功能,做到事前有计划,事中有控制,事后有核算,要求每一个业务过程都要为领导(综合管理)提供丰富的决策信息和考核数据。

(5)计算机来管理物资不能照搬照抄人工管理模式,变成人工管理的翻版而是要根据物资管理的目标对人工管理的业务流程进行优化,使其合理化、科学化,要超越当前的业务,抽象出业务中的管理思想和规律。

2.3 物资管理信息系统主要功能模块与设计

采购管理是物资供应工作的核心,采购管理要做到五个恰当,即恰当的数量、恰当的时间、恰当的地点、恰当的价格、恰当的货源。四川材料与工艺研究所需用的物资有几十个种类,上万个品种,涉及众多的供货厂商及企业内部使用单位,是一项复杂的系统工程。在采购管理子系统中充分体现了物资管理工作的事中监控的功能,本系统主要功能模块如图1所示。

2.4 主要模块视图及代码

(1)计划合同科窗体。

四川材料与工艺研究所计划合同科主要工作内容和管理职责如图2所示。

(2)业务员主窗体。

下面以A组为例:业务员打开计算机便会看到自己的主窗体,根据工作需要打开相关窗体。业务科A组主窗体如图3所示。

2.5 系统改进后的效果

物资管理信息系统的应用,给四川材料与工艺研究所物资管理带来了较好的效果。

主要包括以下几个方面。

(1)提高了工作效率。

例如:四川材料与工艺研究所科研项目多、周期长、采购物资类别繁多,如果要统计某个项目的完成、资金使用情况等,计划合同科、业务科、财务科十多个人要忙2-3天。然后再进行数据汇总,得到的数据往往都不准确,应用了管理信息系统后,只需要几分钟就可以打印出统计报表。

(2)对供应商进行量化管理。

供应商管理是企业采购管理中的一项重要内容,在企业管理中占有举足轻重的地位,供应商在很大程度上影响着产品质量的可靠性。例如:现在利用管理信息系统对供应商的响应及时性、退货率、合同履约率等进行量化考核,对材料研究所比较科学的选择合格供应商、定点供应商、协议供应商奠定了基础。

(3)增加了采购的透明度。

利用物资管理信息系统,把过去的事后监督变为了事前、事中、事后全过程的监督,实现监督者与执行者分离,提高了采购物资的透明度。

(4)把握采购关键环节,降低物资采购成本。

四川材料与工艺研究所建立了价格监督网络,利用物资管理信息平台、价格信息报刊、市场搜集、生产厂直接询价等方式,建立价格信息库。对价格管理和控制采购成本具有重大意义。

(5)健全采购制度。

四川材料与工艺研究所建立物资管理信息平台,改造了业务流程,使计划、采购、合同审核、付款、验证等环节相互分离,改善了采购环境。使购买、审核、验收、付款三权分离,形成相互制约的机制。比如:计划合同科负责计划管理、合同审核、供应商管理、验证单审核,业务科负责询价、合同签定、物资调拨。

3 结语

随着我国国企改革的深入,物资管理工作在企业的生产经营过程中显得愈来越重要。应用ERP和供应链管理思想,以管理信息系统为平台,结合本单位具体情况进行业务流程再造,可以提高物资管理水平。以后需要研究的工作还有很多,包括如何最大程度的实现供应商模块和其他模块的数据交流与共享;如何实现电子商务模式;面对管理信息系统收集的大量信息,如何利用人工智能、数据挖掘等手段获得隐藏在数据中的有用信息也是大有可为的研究方向。

摘要：物资管理工作包括物资计划管理、物资采购管理和物资储备管理,物资管理工作的好坏直接影响到企业的各种经营活动和经济效益。本文应用企业系统规划方法,提出了四川材料与工艺研究所物资管理信息系统的建设目标,对物资管理工作流程进行了业务流程再造,设计了物资管理信息系统的主要模块,应用Access数据库技术实现了物资采购信息系统的建设,提高了材料研究所物资管理水平。

关键词：物资采购,信息系统,系统应用