智慧机关事务管理的探讨

2022-09-10

一、新形势下机关事务管理存在的问题及需求

机关管理是机关物资财产管理和正常运行保障, 与人员工作生活密切联系。智慧城市建设如火如荼, 机关事务管理适应日新月异的信息技术发展形势还有一定差距。

(一) 缺乏集成与创新思维

满足于采取老经验, 运用老办法, 满足于现状、求稳怕乱、原始创新能力不足成为制约智慧后勤建设专业性工作发展的重要因素。科技含量越来越高, 许多机关设施设备转型升级产品、技术都需要购买, 需要强力配套资金支持。《机关事务管理条例》等制度运行, 对机关预算和成本运行控制工作要求更高, 存在一定财政压力, 而且引进社会化资源将会带来管理和保密工作的双重压力;管理人员多数缺乏专业培训, 缺少传感器、射频识别、数据库建设等专业人才。人们生活、学习与网络息息相关, 智能手机普及应用改变了交流和信息获取方式, 已成为获取资源和交流的主要工具, 但公共网络资源不足, 机关公共区域网络登录繁琐、信号不稳定, 手机APP应用软件开发不足, 成为智慧机关建设障碍[1]。

(二) 新技术、系统应用不足

囿于技术水平等因素限制, 智慧办公新技术、系统普遍应用不足、滞后。如会议是机关工作重要方式, 但会务管理效率低下。如会议室空闲、预定情况不能及时掌握, 可能出现会议室使用撞期或者会议室闲置, 造成会议资源冲突和浪费;会议室设备凌乱、布线复杂、投入巨大, 会前设备调试繁琐、耗时耗力;会议人工协调组织特别是大型会议、临时会议协调安排工作量大, 逐一单个电话通知耗时费力, 易出现通知不到缺席、迟到情况。人员到场后纸质签到方式签到易出现排队且资料不易保存, 逐一核对统计未参会人员信息不便利, 效率低下。会议过程中可能出现会议服务不及时、同事及其他人员进入打断会议进程情况。人工会议记录工作量大且不准确。会议发放纸质资料、制作会议横幅繁琐, 人力物力浪费大;传统的打电话确认与身份证登记人工问询形式访客管理、车辆进出管理人力投入大、识别效果差, 给来访对象与被访对象造成不便。值班人员无法保证安保视频监控系统全面24小时无死角[2]。

(三) 大数据分析利用不足

机关事务领域广泛, 管理缺乏精细化、专业化手段, 劳动力需求大。后勤数据量大且系统分散, 信息整合难度大, 大多停留在单项、静态的表格管理阶段, 缺乏成体系、有配套的综合大数据信息管理系统。行政办公室、物业、设施设备运行维护管理部门、财务科内部各部门之间不同程度存在系统衔接、业务配合、数据共享上的差异与不足, 易出现决策风险、信息不对称风险和管理风险;外购服务信息不对称、责任不对等、监管手段不完善, 如设备设施维修进度无法把控, 向后勤部门领取表单提交申请盖章费时费力, 外购服务与外聘工人维修效果缺乏有效反馈;后勤服务与服务对象缺少互动交流, 服务方式单向被动, 服务对象缺乏机关事务管理具体职能的了解, 缺少诉求表达途径, 管理信息收集依靠层层上传, 信息不全不实不及时, 也不利于管理者听取意见。如果遇到管理者出差的情况, 更不利于第一时间做出决策。

二、加强智慧机关建设相关思考与建议

智能设备和信息技术提高了人们生活质量, 人们对于提升服务保障能力水平的期望值上升。顺势而为是信息时代必然选择, 也是事业发展需要。智慧机关建设核心内容是对机关事务管理进行技术改造和流程优化, 与云计算相结合整合盘活机关事务数据, 提高管理工作精确度、敏捷度和高效性。

(一) 注重机制集成建设

机关管理改革应看到智慧城市未来发展趋势, 规划建设应具有前瞻性。一是加强顶层设计。智慧机关管理不仅需要技术层面更新, 更需要管理理念制度变革与领导高层支持才能促成项目建设。应全面了解干部切身感受满意度及意见, 以科学严谨的调查结果为基础, 结合信息化建设与应用现状, 梳理办公用房和设备、差旅、信息服务、车辆服务、餐饮会议服务、物业服务、卫生绿化美化、公务接待、安全保卫、物品采购等方面梳理制度规定要求, 密切关注改革过程中的风险识别和防控问题, 避免无法达到预期便利效果、人力物力资金浪费。二是在整体规划上着眼未来, 实现基础设施与当地智慧城市建设协调, 推进一卡通系统建设, 整合统一物联网、移动互联网、手机APP、身份管理模块搭载、移植和互动操作, 整合搭建智慧机关管理平台, 实现系统对接耦合, 实现信息资源, 深度融合以社保卡或市民卡为信息载体实现水费、燃气费、公交地铁、医保、加油、图书体育馆场、单位车辆门禁道闸出入卡于一体。三是机关事务智慧管理市场巨大, 蕴含了巨大商业机会, 远期利润客观。在项目建设中可以吸引竞标争取进行系统改造升级优惠, 通过互惠合作模式争取优质供应商获得资金支持及减轻财力负担。

(二) 深化新技术、系统应用

追踪新设备技术发展, 用新科技产品替代传统的人工操作, 使服务更加人性化与精细化, 节省人力、物力、财力和时间, 推动人力解放与管理服务效能提高, 降低人工成本和用工风险。一是应用智能化会议系统。除一般大屏幕显示、影视观摩、会议楼层导览、PPT演示、远程双流视频会议功能外, 通过人机语音交互完成投影仪、幕布、窗帘、灯光、音响、空调一键开启关闭, 增加会议室预约、会议预定报名会议签到、会议人员统计、电子桌牌、会议室门口标牌会议状态显示、智能笔画触摸书写研讨, 电脑与屏幕联网无线传屏, 投票表决选举、摄像自动跟踪、会议信息资料无纸化传输接收、会议发言自动记录与语音识别文字同步转化打印、手机信号屏蔽与反监听、服务呼叫、报警系统联动等功能, 告别传统组织会议的诸多不便, 增强会议保密性和安全性, 为与会人员提供便捷、智能、个性化的现代会议体验。二是应用智慧建筑信息系统。利用物联网连接智能化传感器, 自动检测智能设备状态和报修, 远程实时监控, 根据水电用量、室温等指标参数实现即时节能调节, 进行节能型机关建设, 实现漏水监测、照明、空调智能控制应用, 对各楼宇内弱电间环境温度、档案库湿度及门窗开闭状态进行实时监测, 实现环境温度报警、湿度报警、门窗报警功能, 自动根据时间、天气进行开关操作, 提高办公建筑节能效率。还可采用太阳能装置、安装节水洗菜机, 改装节能燃气灶, 减少资源消耗和污染物排放。三是应用智慧安防系统。多系统集合, 使用GPS定位、射频识别、图像识别、人脸识别、步态识别、无线传感、遥感等技术综合监控机关环境, 各种网关、传感器、图像采集设备等终端均接入智慧机关管理平台, 用户可以通过电脑、手机APP登录控制传感器终端, 使用远程方式实施控制操作, 智能巡更, 借助监控系统分析自动识别与报警, 带来管理便利, 提高安全系数。访客管理系统可接收本系统与外系统车辆、人员信息等, 自动识别实现预登记车辆不停车放行进入, 同时保安、会议承接员、服务员等均在手机端收到提醒信息, 做好外系统人员车辆指引相关接待准备。四是应用智能印章管理。使用智能印章全程痕迹保留、使用信息自动记录, 远程领导电子审批, 防止印章无序使用, 解决领导外出用印时差审批不及时问题。

(三) 实现数据深化应用

实施机关大数据管理, 变单向管理为高效快捷的双向沟通交流互动。一是搭建智慧机关信息平台。通过二维码、射频识别等技术实现对物品识别和系统管理, 统计各类物资在采购、流转、库存、加工等各个环节进销存管理, 掌握物资利用率、时间周期、流向等。依托云端计算与大数据分析, 将人员信息、设备信息等纳入数据库, 充分挖掘分析会议安排及使用效率、车辆使用、水电使用、餐饮欢迎度、饮食偏好等管理数据, 盘活数据充分发挥数据在信息服务中的价值, 为领导决策和创新监管手段方式方法提供依据, 优先把反应强烈的问题用信息化手段解决。二是建立健全机关服务监管信息公开机制和服务评估机制, 完善后勤服务质量满意度测评机制, 听取意见建议改进提升后勤工作。统计报修、维修情况、满意度评价、耗材使用、配件设备损坏数量、配件损坏率, 故障设施率报修信息, 定期巡检某些区域, 实时监控巡查工作, 及时发现安全隐患, 为巡检工作考核提供数据支持, 实时反馈到机关管理员处理, 对维修工人维修效率、服务质量进行评价打分, 进行工作效率排行、投诉排行。

摘要：随着节约型机关建设及信息化社会发展, 机关事务管理亟需提升智能化水平。本文就如何集成融合打造智慧机关管理服务平台, 实现高效管理、人性服务进行积极探讨。

关键词：机关事务管理,智慧管理,新技术系统