水利档案管理水平提升途径研究

2023-02-19

一、水利档案概述

(一) 水利档案的内涵。

水利档案泛指水利工程相关的所有具有保存价值的文件资料和数据记录, 贯彻于工程设计施工的全过程。从项目提起, 经过立项、审批、设计、建设、施工项目管理、验收等诸多环节, 期间形成的文件资料, 包括图表、文字、声像等等形式, 都需要作为工程档案的重要组成部分而妥善保存。

水利工程项目作为国家基础建设项目之一而牵连甚广, 诸如建筑、机械、农业、市政、环保、运输等领域, 都会受到水利工程项目的影响和作用, 这就形成了水利工程档案的复杂性:根据档案内容大概分为财务档案、施工档案、声像档案、设备档案及文件档案等等;根据工程进度又可以细分为工程前、工程中和竣工期的档案管理, 具体包括施工前的项目规划、可行性分析、工程设计、招投标资料、管理决策, 施工过程中的施工质量评价、建筑用料质检评估、项目管理日志、工程签证单、附属建筑质量报告, 以及工程竣工之后的监理报告、验收报告、质量报告、试运行汇总分析资料等。其中, 可行性分析报告等由设计单位出具并提交给水利主管部门进行归档管理, 工程竣工运行的管理资料也由水利主管部门备案管理, 而工程施工中涉及的各种资料档案更多更繁复, 也需要水利主管部门进行留存和科学管理。

(二) 水利档案的特点。

1.区别于其它档案管理的复杂性。水利工程档案在具备科学性、系统性、服务性等档案的共同特征基础上, 还具有其一定的特殊性。水利工程施工涉及到的环节和领域很多, 与之对应的档案管理工作的广泛性和繁复性也较突出, 基本囊括了农业、工业、运输、环保等国家基础领域, 同时很大程度影响着电力、机械、建筑等行业, 以上都是水利工程档案复杂、宽泛的客观原因, 形成了以水利工程为中心的、多行业、多领域共同建设的发展模式, 从而形成了水利工程档案的综合性和多元性。2.不确定性与周期性差异。水利工程施工进度受多种因素的影响和干扰, 直接或间接导致施工周期的变动, 从而导致了相关工程档案的周期性不确定问题。施工环境的变动、工程效益的调整、地质条件的特殊差异等等因素的变化, 都会影响到水利工程施工的整体进度, 导致竣工时间的不确定性。通常来说, 小型水利工程, 诸如小型闸站建设、乡镇级河道疏浚、小型江河护堤等, 其设计和施工的周期相对较短, 受影响和干扰的因素也较少;而大型的河道工程、库坝建设、地区性的基础水利建设等, 因为工程量巨大和牵连的环节较多, 其设计施工的周期相对较长。由于种种原因导致水利项目整体施工进度的不确定, 也就造成了相应档案管理工作的不确定性和周期性差异。

二、水利档案的重要性

作为水利工程施工和管理的重要环节, 档案管理工作综合体现了工程整体建设质量和管理水平。与其他档案一样, 水利工程档案也具备相应的指导性和服务性功能, 主要体现在:1.是水利工程设计质量和施工建设质量进行评价认定的有效依据;2.是水利工程总体质量的有效保障;3.是水利工程和运行水平的全面反映;4.是后续水利工程的有效参考;5.是水利主管部门规划决策的重要凭借。

第一, 工程档案是水利日常管理工作审核查验的重要补充。比如, 在进行ISO内审或者外审工作时, 其评价标准的主要来源之一就是工程档案中涉及工程管理和施工项目管理的内容;水利主管部门在进行规划决策和总结分析时, 也需要工程档案资料的辅助作用。

第二, 在突发紧急情况或者进入汛期风险防范时, 工程档案也能够及时、准确、全面反映历年的人文状况和水利工程的作用, 为主管部门的风险防范和突发事件的应变解决提供有效参考。

第三, 对于水利学术研究领域而言, 全面、完善的工程档案也是重要的资料来源和经验总结。对工程档案进行调阅、分析、提炼, 能够有效降低学术研究难度和费用, 对工程档案的研究分析, 有利于相关理论研究的开展, 有利于相关学术水平的提高。

第四, 工程档案是水利工程施工建设情况的有效说明和全面反映, 为工程运行过程中出现的各种问题及解决处理提供了详实的资料依据, 同时也便于质量问题的责任追究;同时也为今后的工程维护、升级换代等工作提供必要的资料依据。

三、现阶段水利档案管理中存在的问题

(一) 水利档案管理中存在各种质量上的问题。

一般来说, 水利工程档案的具体质量主要包括两个方面的含义, 内容质量和整理质量。内容质量是档案质量的基本内容, 主要含义是资料数据的准确性、完整性、真实性;整理质量也叫案卷质量, 是档案质量的外在评价指标, 主要包资料整理的规范性、管理的系统科学性和资料文件的齐全性和完备性。

影响工程档案质量提高和作用发挥的原因很多, 主要体现在以下三个环节:1.水利工程的施工周期较长, 容易发生人为疏忽造成的遗漏、缺失问题;2.施工队伍不固定, 多是根据项目而选派人员组建队伍, 竣工后就解散, 可能导致部分档案资料的流动和缺失;3.水利工程涉及的领域和行业过于广泛, 关联的机构和部门也不少, 水利主管部门的职能限制, 无法全面收集各个行业和领域的资料, 导致了相关档案资料的缺失。

(二) 水利水管单位对当前的档案管理重视度不够。

主观认识不到位, 缺乏责任意识, 导致工程档案的不完善。部分主管部门在水利工程的建设施工中, 只关注实际的施工工作, 而忽视了相关档案的保存和管理, 相关责任和法规政策落实不到位, 缺乏行之有效的档案管理制度和机构组成。1.人员缺乏, 未配备专门、独立的档案管理人员;2.档案管理制度不科学完善, 档案管理因人而异, 缺乏系统性和连续性;3.未能根据工程变化而对档案进行及时调整修订, 档案内容陈旧落后。

(三) 水利档案管理水平普遍较低。

档案管理水平普遍较低, 规范化、标准化、制度化建设尚未完成。目前, 我国正积极开展管理体制改革, 档案管理的各个环节和要素都因此而发生变动, 但实际的档案管理工作仍然停留在以往的管理观念和方法, 未能及时引入新的管理机制, 导致管理水平的落后。特别是基层施工单位和水利主管部门, 缺乏科学完善的管理制度, 无法对工程档案的管理工作进行有效监督, 档案管理流于形式。

(四) 缺少水利档案专业人才。

人才培养力度不够, 专业的档案管理人员缺乏。目前, 大多数主管部门的档案管理人员多为兼管, 甚至是一人兼数职, 大多缺少专业的培训, 对档案管理方面缺少专业知识理论做基础, 导致管理水平的落后和不规范问题严重。

四、水利档案管理水平提升途径

(一) 确责任制, 确保档案的高质量。

严格执行档案管理工作的相关规定, 做到责任明确, 制度落实。设置专业的管理人员, 科学完成档案的收集、整理和保管, 并积极有效完成对外部施工单位档案管理工作的监督, 督促和帮助各外部单位建立完善自身的档案管理机制, 明确档案管理责任人, 认真做好各自单位的档案管理以及与主管部门工作的协调统一。

(二) 各级单位提高对水利档案的重视。

特殊的行业性质决定了水利工程的复杂性和相对档案的收集、归档难题。因此, 在进行档案收集工作时, 主管部门要充分考虑到不同工程建设的本质差异, 采取相应的、针对性的措施完成档案收集工作。常用的档案收集模式分为分阶段收集和追踪收集两种。分阶段收集针对工期长的水利工程, 有计划、及时收集整理阶段性的档案资料;追踪收集针对规模小、工期短的水利工程, 具有效率高、针对性强、资料质量高等优势。

(三) 大力发展电子文件归档, 提高档案综合管理水平。

传统的档案管理办法以纸质档案为主要形式, 这是由于文件资料中的签名和印章的法律意义所决定的。但在信息技术高速发展的今天, 电子档案技术及应用得到了极大提高和完善, 成为档案管理的另一有效模式。

自动化办公和无纸化管理等新生事物的产生和发展, 使得电子文档的应用范围和应用水平逐渐扩大提高。传统的纸质档案模式下, 缺乏电子文档的直接应用和管理, 而是需要经过打印输出再统一管理, 既浪费资源又限制了档案管理水平的提高。采用电子档案作为管理形式, 可以脱离纸质档案的限制, 提升档案管理的安全性, 降低损坏风险;也便于档案的查询和远程管理, 便于备份和重复使用;能够有效提升管理效率, 摆脱大量纸质文件的整理和保存, 减少了资源浪费和纸质档案的损耗破坏。

(四) 积极加强档案信息化建设, 实现档案管理现代化。

现代化、信息化的档案管理模式是当前工程档案管理的主流趋势。水利工程的特殊性质, 相应的档案资料规模巨大, 传统的纸质管理不仅需要大规模的存放空间, 存储介质也容易受到各种自然因素的影响而产生损耗, 影响档案保存的完整性和生命力。同时, 大量的纸质档案进行日常管理维护也是一个沉重的负担, 势必造成资源的浪费和高额的成本费用。以上种种缺点和不足, 借助无纸化的档案管理模式都能得到有效解决。档案管理的现代化建设也就是信息化建设的过程, 充分应用信息化、电子化管理模式和数字管理平台和存储媒介, 逐渐取代传统的纸质管理模式, 能够有效提高工程档案的安全性和完整性, 有效降低管理费用和资源浪费, 有效提高工作效率和管理水平, 变传统纸质管理为现代信息化管理, 推动档案管理工作的科学进步和信息化发展, 全面提高档案管理工作的科学性、规范性。

(五) 提高档案工作人员专业素养, 增强档案管理服务意识。

档案管理人员专业水平的提高和服务意识的增强是档案管理工作改革的灵魂。档案管理工作坚持以人为本, 充分发挥管理人员的主观能动, 全面落实管理制度是提高档案管理水平的唯一途径。因此, 要不断加强人员培训, 全面提升管理人员的专业水平, 强化责任意识和服务意识, 确保档案管理工作的科学性和有效性。档案管理工作日新月异, 管理人员的观念就不能止步不前, 必须紧跟时代发展, 不断提升业务水平和职业能力, 全面提升档案管理水平, 为水利工程的现代化、科学化发展尽职尽责。

摘要：我国水利事业伴随着新中国的成长壮大而不断系统完善, 相关管理制度的科学化水平也不断提高。其中, 作为工程质量控制和施工管理的重要环节, 水利工程档案管理的重要性日益突出, 是提高工程质量的有效保障。因此, 加强档案管理工作的科学性和规范性, 是全面保障水利工程总体质量的有效途径, 能够全面提高水利工程建设效率和管理效率。现阶段, 我国水利工程档案管理环节仍然存在一定问题和不足, 缺乏足够的科学性、全面性和能动性, 严重影响和制约了水利工程施工及管理水平的提升和进步, 档案管理工作的改革和优化势在必行。

关键词：水利,档案管理,提升途径